TULOSKORTTIVALMENNUS Vaasa 20.08.2015
2 TERVETULOA
Tänään ohjelmassa Mitä on tuloksellinen hanketoiminta? Hanketuloskortti Miksi Hanketuloskortti? Miten sitä sovelletaan hankkeen eri vaiheissa? Miten Hanketuloskortti otetaan käyttöön - sähköisen alustan esittely? Case-esimerkkejä 3
Business Arena Oy on vuonna 2000 perustettu kehittämisen asiantuntijayritys. Tuotamme organisaatioille tietoa ja ideoita kohtaamisten kautta. Rakennamme verkostoille yhteistä suuntaa. Katsomme yhteiskunnallista kehittämistä intohimolla, yrittäjän silmin. Luomme yhteisön ja yksilön kasvulle areenan. Matkallemme mahtuu yli 700 projektia, muutosprosessia, valmennusta tai oppimistapahtumaa, joihin on osallistunut yli 60 000 henkilöä. Noin puolet suomalaisista korkeakouluista ovat asiakkaitamme, samoin lukuisat aluekehittäjät ja strategiset kehityshankkeet. Tavoitteenamme on, että meille maksetaan tuloksista, ei toimenpiteistä. Mitä teemme? Tuloksellinen hanketoiminta: Teemme hankkeista tuloksellisempia. Tuomme hankkeisiin yrittäjämäistä ajattelua, ketteryyttä ja ihmisten kohtaamista. Tulevaisuuden korkeakoulu: Rakennamme oppilaitosten ja elinkeinoelämän yhteistyötä. Tuemme ideoiden kaupallistamista ja kytkemme työelämäprojektit osaksi opetusta. Oppivat verkostot: Tuotamme osallistavia ja vaikuttavia oppimistapahtumia työkaluksi verkostojen johtamiseen. Tuloksena syntyy uusia ratkaisuja, yhteinen tahtotila, intoa ja liikevoimaa.
Päivän tavoitteena Oppia näkemään Hanketuloskortin soveltamisen paikat omassa työssään Saada lisätietoa Hanketuloskortista kehittämisen työkaluna Osallistua aktiivisesti keskusteluun tuloksellisemman hanketoiminnan puolesta 5
Check In Kuka olet ja mistä tulet? Minkälaisten hankkeiden parissa toimit? Millä odotuksilla tähän päivään? 6
Edustatko.. Hankeorganisaatiota (oppilaitokset, kehitysyhtiöt tms)? Yksittäistä hanketta (projektipäällikkö) Rahoittajia (ELY, maakuntaliitto tms)? 7
Hanketuloskortti
Hanketyöntekijöiden näkökulma hankeviestintään Ei ole yhteistä kieltä / viitekehystä (hanke-suomi-hanke): on tarve ymmärtää merkityksiä samalla tavalla (tuloksellisuus, ratkaisu, hyvät käytännöt) tämä näyttäytyy myös viestinnän haasteena, vaikeuksia kiteyttää hankkeidensa konkreettisia tuloksia ja ratkaisuja Viestinnän kuilu: mitä hankkeissa oikeasti tehdään suhteessa viralliseen hallinnon viestintään (EURA) tarve epäviralliselle hankeviestinnälle Hankkeissa ei tehdä oman työn reflektointia; mikä toimi / mikä ei / mikä johti tulokseen x? Myöskään vertaisoppimista hankkeiden välillä ei ole tarpeeksi 9
Rahoittajan näkökulma: 2014-2020 ohjelmakausi Rahoituksen vähentyminen kansallisella tasolla (rakennerahastot) Vähentyneet resurssit ja rahoittajan muuttuva rooli (uusi työnkuva, 20 projektista 40-50 / hlö) Komission vaatimus: tarve lisätä hankkeiden vaikuttavuutta - parempi ROI Tarve eri osapuolten (hanketoimijat) yhteiselle alustalle ja työkalulle, jotta mahdollistetaan yhteistyö ja oppiminen 10
Mikä on Tuloskortti? Tuloskortti on rakennerahastohankkeiden parissa toimivien ammattilaisten avuksi keväällä 2014 luotu työkalu. Se on tarkoitettu strategiseen hankeviestintään hankkeiden tulosten, ratkaisujen, oppien ja hyvien käytäntöjen kuvaamiseksi sekä jakamiseksi Hankkeiden tuloskortti syntyi tarpeesta auttaa hanketoimijoita tunnistamaan oleelliset tulokset, hankkeiden hyödyt sekä hiljainen tieto, joka usein jää virallisen hankeraportoinnin taakse piiloon. Tuloskortti tehdään aina yhdestä hankkeesta tai hankekokonaisuudesta kerrallaan. Tuloskortin sisältöjä tulee päivittää hankkeen edetessä. 11 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
PÄIVITETYN TULOSKORTIN VEDOS Huom: oikea Tuloskortti tulee sijaitsemaan sähköisessä alustassa, tämä on luonnokseksi tarkoitettu mallikappale, josta selviävät sisällöt? 1) PERUSTIEDOT: 2) TULOKSET: Ω 4) HYVÄT KÄYTÄNNÖT: 3) RATKAISU: HYVÄN KÄYTÄNNÖN SIIRTOTAPA: 5) KEHITTYMISEN PAIKAT: Ennen hanketta: mikä on mennyt hyvin? mikä on mennyt huonosti? mitä olemme oppineet? mitä olemme vieneet käytäntöön? 6) TOIMINTATAVAT: 7) ERI TAHOJEN MERKITYS i Projektipäällikkö Hankkeen aikana: mikä on mennyt hyvin? mikä on mennyt huonosti? mitä olemme oppineet? Toteuttaja- organisaatio mitä olemme vieneet käytäntöön? Kumppanit Hankkeen jälkeen: mikä on mennyt hyvin? mikä on mennyt huonosti? mitä olemme oppineet? mitä olemme vieneet käytäntöön? Rahoittaja HANKETULOSKORTTI 12
Miksi Hanketuloskortti? Länsi-Suomen rakennerahastohankkeiden projektipäälliköiden ja rahoittajien yhteinen työkalu ohjelmakaudelle 2014-2020: hankkeiden itsearviointiin ja oppimisen tarkasteluun tulosten tunnistamiseen vaikuttavuuden kuvaamiseen kokonaiskuvan hahmottamiseen Sisältää Tuloskorttipohjan sekä sähköisen alustan, täydentää virallista EURA-raportointia Tuloskortin täyttämisestä ja päivittämisestä vastaa hankkeen projektipäällikkö rahoittajan ohjauksella 13 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
Mitä hankkeissa syntyykään? Hankkeiden tieto ja asiantuntemus ei pääse riittävän hyvin esiin - Länsi-Suomen hankehelmet 2014 14
Virallinen raportointi ja materiaalit
Hiljainen tieto ja kokemukset Virallinen raportointi ja materiaalit
Hiljainen tieto ja kokemukset Virallinen raportointi ja materiaalit Verkostot ja yhteydet
Hiljainen tieto ja kokemukset Virallinen raportointi ja materiaalit Verkostot ja yhteydet Ainakin nämä pitäisi saada hyödynnettyä
Esimerkkinä KOHINA-hanke: EURA-kuvaus vs. vaikuttavuuden kuvaus - kummasta saa enemmän irti? vs. Hankkeessa luotiin Ideasta Ilmiöksi tutkijoiden aktivointi- ja koulutuskonsepti. Tulokset: 6,98 miljoonan edestä hankittua kilpailtua Tekes-rahoitusta, Jyväskylän yliopisto numero 1. rahoitushaussa 5x enemmän ideailmoituksia ja keksintöjä yli 3x parempi palveluiden tunnettavuus Konsepti on siirrettävissä lisensoituna palveluna mihin tahansa korkeakouluun
20 TEHTÄVÄ: Mikä tekee hankkeiden viestimisestä vaikeaa? Keskustelkaa ryhmässä. Listatkaa kolme yleisintä kompastuskiveä.
21
Tuloskortin käyttötilanteet Kun uusi hanke käynnistyy: projektipäällikön ja rahoittajan aloituspalaverin yhteydessä tuloskortin ja käyttöohjeen läpikäynti tulosviestinnän pohdinta tuloskortin lisääminen sähköiseen alustaan Hankkeen aikana: jokaisen ohjausryhmän kohtaamisten yhteydessä jatkuva kehittymisen itsearviointi yhdessä, 4x-kysymystä: mikä on mennyt hyvin? / mikä on mennyt huonosti? / mitä olemme oppineet? / mitä olemme vieneet käytäntöön? tuloskortin päivittäminen sähköiseen alustaan Hankkeen päättyessä: projektipäällikkö ja oma hanke organisaatio sekä rahoittaja tulokset, hyvät käytännöt ja siirrettävyys (tuotteistaminen) Hankkeen päätyttyä: projektipäällikkö, ohjausryhmä ja oma hankeorganisaatio hyvät käytännöt ja siirrettävyys, toimintatavat ja eri toimijoiden merkitys tuloskortin päivittäminen sähköiseen alustaan 22 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
PÄIVITETYN TULOSKORTIN VEDOS Huom: oikea Tuloskortti tulee sijaitsemaan sähköisessä alustassa, tämä on luonnokseksi tarkoitettu mallikappale, josta selviävät sisällöt? 1) PERUSTIEDOT: 2) TULOKSET: Ω 4) HYVÄT KÄYTÄNNÖT: 3) RATKAISU: HYVÄN KÄYTÄNNÖN SIIRTOTAPA: 5) KEHITTYMISEN PAIKAT: Ennen hanketta: mikä on mennyt hyvin? mikä on mennyt huonosti? mitä olemme oppineet? mitä olemme vieneet käytäntöön? 6) TOIMINTATAVAT: 7) ERI TAHOJEN MERKITYS i Projektipäällikkö Hankkeen aikana: mikä on mennyt hyvin? mikä on mennyt huonosti? mitä olemme oppineet? Toteuttaja- organisaatio mitä olemme vieneet käytäntöön? Kumppanit Hankkeen jälkeen: mikä on mennyt hyvin? mikä on mennyt huonosti? mitä olemme oppineet? mitä olemme vieneet käytäntöön? Rahoittaja HANKETULOSKORTTI 23
1) Perustiedot Perustiedot -kohtaan tulee hanketta koskevat yleiset tiedot, sisältäen tiivistelmän omaisen kuvauksen ja taustatietoja. Näiden tietojen avulla sähköisessä Hanketuloskorttialustassa on helppo tehdä erilaisia hakuja samantyyppisistä hankkeista ja kokonaisuuksista saat nopean yleiskatsauksen siihen, mitä rakennerahastohankkeilla kehitetään Länsi-Suomessa ja missä vaiheessa työssä ollaan Yhteistyökumppaneiden löytäminen tulee helpoksi Tietoja hyödynnetään hakutoiminnossa - pitää täyttää huolellisesti 24 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
1) Perustiedot - hanketta koskevat yleiset tiedot: nimi,logo,kuvia,projektipäällikkö - hankkeen tiedot (www.sivut, rahoittaja, projektikoodi,toteuttaja org. maakunta) - kalenteri (alkamis- ja päättymispvm.) - budjetti - toimintalinja - erityistavoite - hankkeen lyhyt kuvaus - avainsanat ( Tagisanat ) 25 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
2) Tulokset Tulokset -kohtaan kuvataan hankkeen keskeisimmät tulokset. Käytä lukuja ja kuvaa konkreettisesti. Mikä muuttui? Kuinka paljon? Millä tavalla? Tulosviestintä onnistuu paremmin, mikäli hanke pystyy osoittamaan eri kohderyhmien kokemat hyödyt määrällisten lukujen kautta. Hyvät hankkeet luovat heti alkuvaiheessa omaehtoiset mittarit ja vaikuttavuuden kuvaamisen keinot. Viralliset hankeraportoinnin mittarit eivät kata aina riittävästi koko kuvaa. Viime kädessä rahaan perustuva todistusvoima on usein ehto sille, että hankkeella luotu toimintamalli jäisi pysyväksi hankkeen päätyttyä. Siksi Kuinka paljon hankkeen ratkaisu säästää / tuo resursseja? on kysymys, johon jokaisen hankkeen tulisi kyetä vastamaan todistusaineiston avulla Esimerkkejä omaehtoisesta mittareista % työllistyminen % prosessin nopeutuminen säästöt / tulot uudet työpaikat, yritykset säästö julkistaloudelle hankkeen panos-tuotos suhde Hankkeen alkuvaiheessa ei todennäköisesti vielä tiedetä, mitä hankkeen hyödyt tulevat olemaan. Etukäteen on kuitenkin jo valittava mitattavat hyödyt, jotta hankkeen vaikutuksen voi matkan varrella osoittaa. Hyötyjen osoittamiseksi voi olla hyödyllistä tarvittaessa käyttää ulkopuolista tahoa (esim. paikallinen korkeakoulu). Hankkeen on varattava tälle työlle resurssia. Myös laadullista aineistoa hyötyjen osoittamiseksi voi kerätä, mutta määrälliset hyödyt ovat helpommin perusteltavissa. 26 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
ESIMERKKEJÄ 5x panos-tuotos -suhde = kuntatalouden säästöjen (n MEUR) kautta verrattuna aikaisempaan 85% työllistyminen 4,4 / 5 tyytyväisyys 5 100 kumpaniyritystä 4,5 / 5 asiakastyytyväisyys Pysyvä toimintamalli 27
50% osallistujista työllistyy tai saa koulutuspaikan TYÖPAJAN kautta apua työllistymiseen ja kestävään kehitykseen Kuntayhtymä Kaksineuvoisen työpajahankkeet Jatkossa pajalaiset tulevat tarjoamaan muun muassa koti-, siivous-, pesula- ja muuttopalveluita 185 aikuista ja 50 nuorta on saanut apua AMMATILLISEN KUNTOUTUKSEN PALVELUINNOVAATIO Klubitalolta työurille Yritysyhteistyö on olennaista Valmis tuotteistamispaketti, jolla toimintaa on siirretty muualle Suomeen Ei auteta ihmisiä ongelmalähtöisesti, vaan luodaan heille mahdollisuuksia. 88 % kuntoutujista kokee saaneensa tarvitsemansa tuen. Nuoret aikuiset, jotka olisi muuten kirjoitettu eläkkeelle, ovat saaneet ennalta ehkäisevää apua Hankkeet mahdollistavat Hankkeet kokeilut, mahdollistavat joihin ei muuten kokeilut, joita ei muuten voitaisi voisi tartuta. toteuttaa. OSALLISUUS MONIKIELINEN MAAHANMUUTTONEUVONTA Maahanmuuttajainfo Mainio 12 kunnan maahanmuuttopalvelut yhteiseksi Alkukartoitus auttaa ottamaan tilanteen haltuun 17 eri kieltä Edelläkävijyyttä kotouttamiseen PIENTEN JÄRJESTÖJEN KEHITTÄMISTYÖN MAHDOLLISTAJA Välittäjä ja VälittäjäPlus Hanke = Strateginen vipuvarsi Hanke Pieni toimija voi hankkeen avulla kasvaa merkitykselliseksi 666 työnhakijaa 101 yritystä 88 muuta organisaatioita Välittäjän ansiosta pienet välityömarkkinoilla toimivat järjestöt pystyivät täyttämään julkisten palveluiden aukon. Pienikin voi olla kaunista. Välittäjän ansiosta hyvät ideat eivät jääneet ilman toteutusta. 28
Aloitus Hankkeen keskiväli tulee jättää auki kokeiluille...... ja oppia niistä Selkeä päämäärä TYÖLLISYYS PIKA-APUA TYÖKOKEMUSTA VAILLA VAILLE OLEVILLE KORKEAKOULUTETUILLE Tasku TASKU Projektipaja: oikeille asiakkaille tehtävä projekti Vaikutus: 50% työllistyminen TYÖHÖN- VALMENNUKSELLA PYSYVIÄ RATKAISUJA PITKÄAIKAIS- TYÖTTÖMYYTEEN 65-70% sijoittuu töihin tai koulutukseen valmennuksen jälkeen ALUMNIT MENTOROIMAAN OPISKELIJOITA Alumnista mentoriksi Toimintamalli rakennettiin benchmarkkaamalla ja soveltamalla Turun malli Seinäjoelle 28 opiskelija-mentorparia 100% opiskelijatyytyväisyys AMMATTITYÖVOIMAN TUOMINEN ULKOMAILTA Bothnia Work» Kaikki tukipalvelut osaajan tuomiseksi Suomeen» Työntekijälle kevyt lasku uuteen kotimaahan» Työnantajalle avaimet käteen palvelu MAAHANMUUTTAJIEN KOTOUTUMISEN EDISTÄMINEN Bothnia Integration» Maahanmuuttajille paremmat valmiudet kotoutua Suomeen» Hanke tiivisti eri tahojen verkostoyhteistyötä ja tehosti resurssien käyttöä» Hanke oli keskeisenä tahona käynnistämässä Welcome Office -toimintaa Edelleen sijoittaminen perustuva merkittävä ratkaisu: 1) Kunta tai yhdistys ottaa työttömän palkkalistoilleen 2) Valmentaja auttaa ja tukee 3) Työtön tekee työkokeiluja 4) Valmentaja hakee yrityksestä työpaikan, johon työtön sijoitetaan edelleen töihin 5) Yrityksellä on mahdollisuus työllistää työtön palkalliseen työsuhteeseen Luoko hanke uuden palan? VÄLITYÖMARKKINOIDEN KENTTÄ SELKEÄKSI Välkky www.valkky.fi - Konsepti on siirrettävissä mille tahansa alueelle lisäämään välityömarkkinoiden vaikuttavuutta Yli 1500 koulutukseen osallistunutta 510 uutta työpaikkaa 30 uutta yritystä Auttaa kuljettamaan asioita eteenpäin? 29
3) Ratkaisun kuvaus Ratkaisu kohtaan kuvataan hankkeen toteutustapa. Millä keinoin hanke pääsi käsiksi tulokseen? Mikä ratkaisussa oli poikkeuksellista tai uutta? Hanketta suunniteltaessa ja toteuttaessa tulisi muistaa: Ratkaisun tulee aina vastata tarvelähtöiseen asiaan. Hyvä ratkaisu saa muutkin jo pelkästään ideatasolla innostumaan. Onnistumisen kriteeri(t) on tehtävä selväksi toteuttajalle, rahoittajalle ja kumppaneille; milloin voidaan sanoa hankkeen onnistuneen? Ratkaisussa täytyy osoittaa miksi hankkeen toteuttamiseksi valjastettu taho on osaamiseltaan ja verkostoiltaan juuri oikea taho tarttumaan asiaan. Lisäosaamista voidaan myös tuoda lisää matkan varrella, kumppaneiden ja ostopalveluiden kautta. Itse ratkaisun toteutus on jätettävä riittävän avoimeksi. Kokeiluille ja kokeiluilla kehittämiselle tulisi jäädä riittävästi liikkumatilaa. 30 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
4) Hyvät käytännöt Hyvät käytännöt -kohtaan kuvataan parilla lauseella hankkeessa syntynyt hyvä käytäntö tai käytännöt. Hyvät käytännöt ovat hankkeen aikana luotuja, testauksen ja tuotteistuksen kautta hyväksi havaittuja menetelmäideoita tuote- tai palveluratkaisuja uusia avauksia Hyvät käytännöt ovat enemmän kuin vain toimintatapoja. Niiden taustalla on aina todistusaineisto hyötyjen mittarointi ja validointi - sekä paketointi Hyvän käytännön siirtotapaan tulee kuvata kuinka hyvä käytäntö ja siihen sisältyvä ratkaisu on siirrettävissä eteenpäin: esimerkiksi koulutuksena tai lisenssinä. Mitä käyttöönotto vaatii rahallisesti ja ajallisesti? Millä hyvän käytännön siirto rahoitetaan? Kuka vastaa hyvän käytännön siirtämisestä? Mitkä ovat syyt, jos hankkeesta ei ole siirtymässä pysyvää toimintaa tai hyviä käytäntöjä? 31 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
TEHTÄVÄ Keskustelkaa pöytäryhmässä oman kokemuksenne valossa: a) kuinka ymmärrettäviä kohdat 1-4 ovat? (miksi / miksei?) b) mitä Hanketuloskortissa mainitut kohdat 1-4 tarkoittavat teidän kohdallanne? Osaisitteko täyttää Hanketuloskorttia nykytiedolla. 1. Perustiedot 2. Tulokset 3. Ratkaisut 4. Hyvät käytännöt 32
5) Kehittymisen paikat Hankkeen kehittymisen seuraamista haetaan neljän itseohjautuvan oppimisen 4x-kysymyksen kautta: mikä on mennyt hyvin? mikä on mennyt huonosti? mitä olemme oppineet? mitä viemme käytäntöön? Ennen hanketta 4x-kysymyksen läpikäynti aloituspalaverissa, projektipäällikkö - rahoittaja Hankkeen aikana 4x-kysymyksen läpikäynti ja kirjaaminen ohjausryhmän tapaamisten yhteydessä Hankeen jälkeen 4x-kysymyksen läpikäynti sidosryhmien, ohjausryhmän ja hankeorganisaation kesken 33 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
6) Toimintatavat ja 7) Eri tahojen merkitys Toimintatavat -kohtaan kuvataan lyhyesti hankkeen parhaita (arjen) toimintatapoja, joita hankkeessa hyödynnettiin. Mikä toimi käytännössä hankkeen aikana hyvin? Eri tahojen merkitys kohdassa pohditaan mikä oli eri toimijoiden rooli hankkeen edistämisessä. Toteuttaja- organisaatio i Projektipäällikkö Rahoittaja Kumppanit 34 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
http://www.hanketuloskortti.fi/
36 TYÖSKENTELY
37 Miten itse voisit nyt hyödyntää Tuloskorttia?
Usein kysytyt kysymykset - UKK Kysymyksiä voi lähettää meille lisää Mikä on Tuloskortti? Mikä on sähköinen Tuloskortti-alusta? Kenelle Tuloskortti on tarkoitettu? Korvaako Tuloskortti virallisen raportoinnin? Kuka vastaa Tuloskortin päivittämisestä? Kuinka usein Tuloskorttia tulisi päivittää? Miten projektipäällikkö voi hyödyntää Tuloskorttia? Miten rahoittaja voi hyödyntää Tuloskorttia? Miten ohjausryhmien jäsenet voivat hyödyntää? Mistä saan lisätietoa? 38 Etunimi Sukunimi 1.12.2014
Kiitos Mikko Korpela Business Arena Oy mikko.korpela@businessarena.fi 0400 499 242 39