TALOUS- JA PALKKAHALLINNON UUDELLEENJÄRJESTELYT Kunnanhallitus 23.5.2016 ( 97): Lopen kunnan talousarviossa 2016 keskushallinnon tehtäväalueelle on kirjattu palvelutuotannon muutoksia koskevaan kohtaan seuraavasti: Vuoden 2016 aikana tehdään päätös palkka- ja taloushallinnon uudelleenjärjestelystä ja aloitetaan päätöksen täytäntöönpano niin, että uusi toimintamalli voidaan ottaa käyttöön vuoden 2017 alussa. Tavoitteen taustana on ennen kaikkea kunnan talous- ja palkkahallinnon resurssien ohuus, ts. henkilöresurssien vähäisyys ja sitä kautta toiminnan haavoittuvuus. Lopen kunnan talous- ja palkkahallintoon kohdistuu myös kehittämispaineita, erityisesti toimintojen sähköistämisen ja esimiesportaan omatoimisen seuranta- ja raportointitoiminnan lisäämisen osalta. Erityisesti kunnan henkilöstöhallinnon prosesseissa on kehittämistarpeita joiden eteenpäin saattaminen edellyttää järjestelmien päivittämistä tai uudistamista. Palkka- ja taloushallinnon henkilöstön työmäärä on jo vuosien ajan ollut työlainsäädännön näkökulmasta erittäin haasteellinen. Todellista sijaisjärjestelmää ei vuosilomien tai sairauslomien ajaksi ole. Talous- ja palkkahallinnon henkilöstö ei käytännössä voi pitää mm. vuosilomiaan yhdenvertaisesti muun henkilöstön kanssa, palkka- ja taloushallinnon töiden jatkuvuuden edellyttäessä säännöllistä työssäoloa. Henkilöstölle kertyy säännönmukaisesti merkittävä määrä ylitöitä. Ylitöiden pitäminen vapaana on käytännössä mahdotonta, työtilanteen vuoksi. Kunnan henkilöstöhallinnon perusperiaatteita ovat tasapuolisuus ja oikeudenmukaisuus ja työssä jaksamisen tukeminen. Jatkuva ylikuormitus ja riittämätön resursointi eivät tue näiden perusperiaatteiden toteutumista. Nykyinen henkilöstö on tilanteeseen sopeutunut ja osoittanut ihailtavaa sitoutumista ja joustavuutta. Henkilöstön sitoutumisen ja joustamiseen varaan ei toimintaa kuitenkaan voi perustaa, vaan voimassa oleviin virka- ja työehtosopimuksiin, työlainsäädäntöön ja henkilöstön asianmukaiseen ja oikeudenmukaiseen kohteluun. Hyvinkään Riihimäen talousalueella selvitettiin laajasti vuosien 2006 2007 vaihteessa talous- ja palkkahallinnon ylikunnallista yhteistyötä. Selvityksen pohjalta tehtyjen päätösten johdosta laajennettiin seudullisen RHL-Data Oy:n toimialaa ja Hausjärven kunta, Riihimäen kaupunki ja Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymä siirsivät talous- ja palkkahallinnon tehtävät yhtiön hoidettaviksi. Lopen kunta jäi tuolloin yhteistyöhankkeesta pois, taloudellisiin ja toiminnallisiin syihin nojaten. Päätöksen johdosta kunta on tuottanut talous- ja palkkahallinnon palvelut erittäin kustannustehokkaasti, mutta toiminnallisessa mielessä kovin haavoittuvan ja erittäin niukan resurssin turvin. Vuosittain on kunnassa keskusteltu talous- ja palkkahallinnon nykyisen tuottamismallin tarkoituksenmukaisuudesta. Erityisesti palkkahallinnon osalta tilanne on jo vuosia ollut kriittinen. Kunnan palkanlaskijalla ei käytännössä ole sijaista koko toiminta on reaalisesti yhden henkilön varassa. Kriittisessä tilanteessa kunta voi sopimuksen nojaten ostaa asiantuntija-apua RHL-Data Oy:ltä, mutta yhtiö ei todellisuudessa pysty nykymallien ja käytänteiden pohjalta tarjoamaan kuin välttämättömimmän avun (käytännössä maksamaan peruspalkat edellisen kuun toteuman pohjalta, ilman niiden oikeellisuuden tarkistamista).
Talous- ja palkkahallinnon järjestelmissä on tarkoituksenmukaista lisätä merkittävässä määrin sähköistä tiedonsiirtoa ja sähköisiä toimintoja nykyiseen tilanteeseen nähden. Sähköisten toimintojen käyttöönotto tehostaa toimintaketjuja ja vapauttaa henkilöstön työaikaa kunnan ydintoimintoihin. Tällä hetkellä mm. esimiehillä menee huomattavasti työaikaa erilaisten henkilöstöhallinnollisten päätösten kirjaamiseen kyseiset toiminnot voitaisiin sähköistää mittavin osin, jolloin työaikaa vapautuisi muuhun. Sähköisten toimintojen lisääminen tuo lisää tehokkuutta ja vähentää virhemahdollisuuksia. Sähköistystä olisi mahdollista lisätä myös nykyisessä järjestelmäympäristössä, mutta toiminnan haavoittuvuutta ja resurssivajausta pelkkä sähköisyyden lisääminen ei poista. Talous- ja palkkahallinnon uudelleenjärjestelyn selvittämiseksi on oman toiminnan kehittämisen ohella tutustuttu RHL-Data Oy:n ja KuntaPro Oy:n tarjoamiin järjestelmiin ja palvelukonsepteihin ja saatu niistä alustavat tarjoukset. Kunta omistaa molempien em. yhtiöiden osakkeita, joten niiden osalta kysymyksessä on sidosyksikköhankinta (ns. in house -hankinta), joka voidaan tehdä ilman hankintalain mukaista kilpailutusta. Käynnissä oleva valtakunnallinen sote-rakenneuudistus muuttaa merkittävästi kunnan palvelu-, tuotanto- ja henkilöstörakennetta. Palkka- ja taloushallinnon uudistamisessa tulee huomioida myös tämä, lähivuosien aikana toteutuva merkittävä muutos. Käytännössä kunnalla on viisi realistista vaihtoehtoista palkka- ja taloushallinnon järjestämismallia: Oman toiminnan kehittäminen merkittävällä lisäresursoinnilla: Jatkaminen omana toimintana edellyttää talous- ja palkkahallinnon tietojärjestelmän päivittämistä tai uudistamista sekä lisähenkilöstön rekrytointia. Järjestelmäyhteistyö RHL-Data Oy:n kanssa: Toimiakseen nykyistä tilannetta paremmin järjestelmäyhteistyö edellyttää henkilöstöresurssien lisäämistä, joko palkkaamalla kuntaan omaa lisähenkilöstöä tai ostamalla osa talous- ja palkkahallinnon toiminnoista RHL-Data Oy:ltä. Palveluyhteistyö RHL-Data Oy:n kanssa: Kunta ostaa talous- ja palkkahallinnon palvelut RHL-Data Oy:ltä, muiden seudun kuntaorganisaatioiden tapaan. Kunnan talous- ja palkkahallinnon henkilöstö siirtyy yhtiön palvelukseen liikkeenluovutuksen kautta, ns. vanhoina työntekijöinä. Järjestelmäyhteistyö KuntaPro Oy:n kanssa: Toimiakseen nykyistä tilannetta paremmin järjestelmäyhteistyö edellyttää henkilöstöresurssien lisäämistä, joko palkkaamalla kuntaan omaa lisähenkilöstöä tai ostamalla osa talous- ja palkkahallinnon toiminnoista KuntaPro Oy:ltä. Palveluyhteistyö KuntaPro Oy:n kanssa: Kunta ostaa talous- ja palkkahallinnon palvelut KuntaPro Oy:ltä. Kunnan talous- ja palkkahallinnon henkilöstö siirtyy yhtiön palvelukseen liikkeenluovutuksen kautta, ns. vanhoina työntekijöinä.
Toiminnallisesti ja taloudellisesti ja koko kunnan toiminnan kuin myös seutukunnan yhtenäisyyden näkökulmasta tarkasteltuna perustelluin vaihtoehto talous- ja palkkahallinnon uudelleenorganisoimiseksi on toimintojen ulkoistaminen palveluyhteistyönä RHL-Data Oy:lle. Liitteenä 1 on kuvaus järjestämisvaihtoehdoista ja liitteenä 2 kustannusarviot. Kustannusarviot ovat suuntaa antavia. Lopulliset muutoksen toteuttamiskustannukset ja sen jälkeiset vuotuiset ns. ylläpitokustannukset selviävät vasta yksityiskohtaisen toteuttamissuunnitelman myötä. Kunnan oman toiminnan kustannukset riippuvat laskentatavasta ja huomioitavista asioista. Nykymallilla ei käytännössä voida enää pidempään jatkaa, jos kunta haluaa sitoutua työ- ja virkaehtosopimusten ja työlainsäädännön noudattamiseen. Lisäresursointi on välttämätöntä ja nostaa kustannuksia nykytasosta. Esitettävä muutos edellyttää kahden toimen (henkilöstösihteeri ja laskentasihteeri) siirtämistä liikkeenluovutuksen periaattein RHL-Data Oy:lle ja yhden toimen (pääkirjanpitäjä) lakkauttamista. Taloushallinnon alaisuuteen sijoitettu palvelusihteerin toimi jää edelleen kunnan toimeksi. Kyseisen toimen tehtävänkuva kuitenkin muuttuu osan tehtävistä (mm. laskujen skannaus sähköiseen järjestelmään) siirtyessä muutoksen myötä RHL-Data Oy:lle. Toimenhaltijalle jää kuitenkin edelleen kokoaikainen tehtävä Lopen kunnan palveluksessa, talous- ja palkkahallinnon yhteyshenkilöresurssitarpeet huomioiden. Talousjohtajan ja hallintopäällikön virkoihin ja tehtävänkuviin esitetty muutos ei vaikuta niin, että yhteistoimintalain mukainen neuvotteluvelvollisuus täyttyisi. Kunnanjohtaja on esitellyt pohjaesityksensä ja sen perusteet palkka- ja taloushallinnon henkilöstölle tiistaina 17.5.2016. Palkka- ja taloushallinnon henkilöstö on ollut koko vaihtoehtojen selvittelyprosessin ajan mukana valmistelussa, mm. kuulemassa palvelutuottajien esityksiä vaihtoehtoisista toimintamalleista. Esitetty muutos ei johda irtisanomisiin eikä heikennä kunnan palvelutuotantoa. Uudistus tuo kunnan käyttöön nykyistä tehokkaampia toimintaprosesseja, sähköisiä toimintoja ja toimintavarmuutta. Lakkautettava toimi jää luonnollisen poistuman (eläköityminen) myötä tyhjäksi. Esitetty muutos vapauttaa kunnan resursseja ydintoimintoihin. Kunnan ei myöskään tarvitse enää rekrytoida eikä perehdyttää uutta talous- ja palkkahallinnon henkilöstöä ohueen organisaatioon. Kyseisen alan ammattilaiset pääsevät osaksi asiantuntijaorganisaatiota, jossa on saatavilla kollegiaalista tukea ja jossa on resursseja läpi vuoden niin, että henkilöstö pystyy suoriutumaan töistään normaalin työajan puitteissa ja hyödyntämään täysipainoisesti mm. vuosilomaoikeutensa. Muutoksen täytäntöönpano on aloitettava ripeästi valtuuston päätöksen jälkeen. Jo ennen valtuuston päätöstä asianosasten kanssa käydään ensimmäiset viralliset yhteistoimintalain mukaiset neuvottelut, kunnanhallituksen päätöksen mukaan. Tavoitteena on, että uusi toimintamalli voidaan ottaa käyttöön porrastetusti 1.1.2017 lukien niin, että uusi toimintamalli on täysipainoisesti käytössä kesällä 2017. (Valmistelija: Kunnanjohtaja Karoliina Frank, p. 040 330 6002)
Päätösehdotus: Kunnanhallitus merkitsee tiedokseen talous- ja palkkahallinnon uudelleenjärjestämisvaihtoehdot ja esittää valtuustolle, että Lopen kunta hankkii talous- ja palkkahallinnon palvelut 1.1.2017 lukien palveluyhteistyönä RHL-Data Oy:ltä ja varaa vuoden 2017 talousarvioon määrärahan perustamis- ja käyttöönottokustannuksia varten. Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että viranhaltijajohto valtuutetaan valmistelemaan käytännön muutosta. Kunnanhallitus hyväksyy valmistelun tuloksena syntyvän lopullisen täytäntöönpanosuunnitelman ja RHL-Data Oy:n kanssa solmittavan sopimuksen syksyllä 2016. Kunnanhallitus päättää, että kuluvalle vuodelle tulevat muutoskustannukset katetaan lähtökohtaisesti kunnanhallituksen alaisen talousarvion sisältä. Mahdolliseen lisämäärärahakysymykseen palataan täytäntöönpanosuunnitelman tarkentumisen myötä syksyllä 2016. Päätös: Hyväksyttiin. Valtuusto 6.6.2016 ( 30): Liitteenä 4 on kuvaus järjestämisvaihtoehdoista ja liitteenä 5 kustannusarviot. Kunnanhallituksen päätösehdotus: Kunnanhallitus merkitsee tiedokseen talous- ja palkkahallinnon uudelleenjärjestämisvaihtoehdot ja esittää valtuustolle, että Lopen kunta hankkii talous- ja palkkahallinnon palvelut 1.1.2017 lukien palveluyhteistyönä RHL-Data Oy:ltä ja varaa vuoden 2017 talousarvioon määrärahan perustamis- ja käyttöönottokustannuksia varten. Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että viranhaltijajohto valtuutetaan valmistelemaan käytännön muutosta. Kunnanhallitus hyväksyy valmistelun tuloksena syntyvän lopullisen täytäntöönpanosuunnitelman ja RHL-Data Oy:n kanssa solmittavan sopimuksen syksyllä 2016. Kunnanhallitus päättää, että kuluvalle vuodelle tulevat muutoskustannukset katetaan lähtökohtaisesti kunnanhallituksen alaisen talousarvion sisältä. Mahdolliseen lisämäärärahakysymykseen palataan täytäntöönpanosuunnitelman tarkentumisen myötä syksyllä 2016. Päätös: Keskustelun kuluessa Raili Vuorinen teki seuraavan muutosesityksen:
Kunnanvaltuusto merkitsee tiedokseen talous- ja palkkahallinnon uudelleenjärjestämisvaihtoehdot. Kunnanhallituksen esityksestä poiketen valtuusto valtuuttaa viranhaltijajohdon valmistelemaan toimeenpanosuunnitelman esittelytekstin kahdesta ensiksi mainitusta viiden realistisen vaihtoehdon talous- ja palkkahallinnon järjestämismallista. Toimeenpanosuunnitelma sisältää mahdollisimman tarkat kustannusvaikutukset oman sähköisen järjestelmän kehittämisestä, henkilöstön sijaisjärjestelyistä ja mahdollisen järjestelmäyhteistyön hankinnasta RHL-Data Oy:stä. Suunnitelma säilyttää ko. työpaikat Lopen kunnassa. Kunnanhallitus hyväksyy valmistelun tuloksena syntyvän lopullisen täytäntöönpanosuunnitelman. Valtuusto päättää, että kuluvalle vuodelle tulevat muutoskustannukset katetaan lähtökohtaisesti kunnanhallituksen alaisen talousarvion sisältä. Mahdolliseen lisämäärärahakysymykseen palataan täytäntöönpanosuunnitelman valmistumisen myötä syksyllä 2016. Tarmo Turunen, Ossi Kollin, Marianna Rautiainen, Antti Salminen ja Eija Saksala kannattivat Raili Vuorisen tekemää esitystä. Antti Salminen teki muutosesityksen, jonka mukaan asian käsittely keskeytetään, eikä käsiteltävänä olevaa asiaa enää selvitetä. Tommi Naakka kannatti Antti Salmisen tekemää esitystä. Ennen päätöksentekoa valtuusto piti neuvottelutauon klo 18.35 18.42. Puheenjohtaja totesi, että kannatettujen muutosesitysten johdosta asia ratkaistaan äänestämällä. Puheenjohtaja esitti äänestysjärjestykseksi, että ensin vastakkain asetetaan Raili Vuorisen ja Antti Salmisen tekemät muutosesitykset ja sen jälkeen tässä äänestyksessä voittanut esitys kunnanhallituksen pohjaesitystä vastaan. Ensimmäisessä äänestyksessä Raili Vuorisen esitystä kannattaneet äänestivät JAA ja Antti Salmisen esitystä kannattaneet äänestivät EI. Äänestyksessä annettiin 30 JAA-ääntä, 2 EI-ääntä ja 3 äänesti tyhjää. Äänestysluettelo on osanottajaluettelon yhteydessä (äänestys 1). Näin ollen Raili Vuorisen tekemä esitys voitti äänestyksen. Toisessa äänestyksessä kunnanhallituksen pohjaesitystä kannattaneet äänestivät JAA ja Raili Vuorisen esitystä kannattaneet äänestivät EI. Äänestyksessä annettiin 20 JAA-ääntä, 14 EI-ääntä ja 1 äänesti tyhjää. Äänestysluettelo on osanottajaluettelon yhteydessä (äänestys 2). Puheenjohtaja totesi kunnanhallituksen päätösehdotuksen tulleen hyväksytyksi. Täytäntöönpano: Ote kirjanpito RHL-Data Oy Tiedoksi Lopen kunnan talous- ja palkkahallinnon henkilöstö