Partnerline 2006-käyttöohje versio 2.1 Sisältö Sivu Uuden huoltotilauksen luominen 2 Tilauksen etsiminen 7 Tilauksen päättäminen 8 Tilauksen tapahtumat 9 Toimituslistat 12 Kustannusarvio 12 Ylläpito 13 Usein esitetyt kysymykset 14
Uuden huoltotilauksen luominen Uuden huoltotilauksen rekisteröinti kestää noin 30-60 sekuntia, riippuen tottumuksesta ja internet-liikenteestä. Useimmissa kentissä on valintalista, joista voit valita sopivan vaihtoehdon. Asiakas/ omistajatiedot Tähän täytetään asiakkaan yhteystiedot tai valitaan Oma laite myymälän rekisteröityessä huoltotilauksen omistajaksi. Omistaja Asiakkaan/omistajan nimi Osoite Toimitusosoite Postinumero Postinumero (5 numeroa) Postitoimipaikka Täyttyy automaattisesti kun tunnettu postinumero on syötetty. Jos kenttä ei täyty automaattisesti, anna paikkakunta. Puhelin Asiakkaan puhelinnumero kotiin tai työpaikalle Gsm Matkapuhelinnumero Viite Täytä mahdollinen c/o osoite, osasto tai tilausnumero 2
Sähköposti Täytä asiakkaan sähköpostiosoite, mikäli käytetään seuraavia toimintoja. Sähköposti asiakkaalle, kun laite on palautunut myymälään. Automaattinen sähköpostiviesti asiakkaalle, kun myymälä asettanut tilauksen tilaan Laite takaisin myymälässä Sähköposti myymälälle tilamuutoksista Myymälä saa paitsi tavalliset päivitykset, myös sähköpostiviestin tilamuutoksista. Tämä antaa mahdollisuuden seurata tilausta tarkemmin Myymälän muistiinpanot Tämä on liikkeen oma kenttä, joka ei näy korjaamolle tai asiakkaalle. Käytössä vapaille kommenteille, max 500 merkkiä. Laitetiedot Laitetiedot on mahdollista syöttää järjestelmään kahdella eri tavalla: järjestelmä pystyy hakemaan laitteen mallinimityksellä tai ne löytyvät alasvetovalikoiden kautta, valitsemalla laitteen merkin,tyypin ja mallin. 1. Laitetiedot mallinimityksellä Etsi malli Kun täydellinen mallikoodi on tiedossa, se tulee kirjoittaa kenttään Etsi malli. Järjestelmä lisää puuttuvat tiedot ja pystyt jatkamaan suoraan viankuvaukseen. Voit myös antaa ensimmäisen kirjaimen tai numeron ja valita oikean vaihtoehdon valikosta. 2. Laitetiedot alasvetovalikoiden avulla Merkki Merkkiä valitessa ilmeistyy lista, jossa näkyy valitun merkin laiteryhmät. Useat merkit löytyvät valikoimasta. Valikoiman voi asettaa liikkeen profiilin mukaan, jolloin vain laitteet, joita liike myy näkyvät. Liike-profiili asetetaan ylläpitosivuilla. 3
Laiteryhmä Valitse listalta laiteryhmä, joka parhaiten sopii tuotteelle. Malli Valitse malleista se, joka liittyy/kuuluu tuoteryhmään, minkä olet aikaisemmin valinnut. Jos haluamasi malli puuttuu, valitse Muu ja syötä Partnerlineen mallitiedot. Laitetyyppi Täyttyy automaattisesti mallikoodin perusteella. Tätä ei pysty muuttamaan. Imei/Sarjanumero Syötä tähän kenttään laitteen imei-koodi/sarjanumero. Mikäli täytät molemmat numerot, käytä erotusmerkkinä /-merkkiä. Tarvikkeet Täytä tähän, mitä lisätuotteita tulee laitteen mukana, esim. akku, johdot, kantolaukku yms. Max 50 merkkiä. Lainalaite Kohdassa Lainalaite avautuu tekstiruutu, mihin voi täyttää tiedot lainalaitteesta. Mikäli liikkeesi on avannut oman lainalaiterekisterin Partnerlineen, voit valita laitteen listalta. Muut tiedot voi täyttää vapaasti. Viankuvaus Ensin tulee valita alasvetovalikosta vikatyyppi. Mikäli listalta ei löydy sopivaa viankuvausta voit valita listalta muu vika selostettuna. Muu viankuvaus Vapaa viankuvaus tarkemmin, max 500 merkkiä. Näkyvä vaurio Valitse kyllä, mikäli tuotteessa on näkyvä vaurio. Kirjoita ilmestyvään kenttään tarkempi kuvaus vauriosta, max 50 merkkiä. 4
Korjaustyypit 1. Takuu Tuote tulee takuukorjaukseen. Ostopäivä Täytä tuotteen ostopäivä. Mikäli tuotteella on rekisteröity valmistajan takuu, Partnerline palauttaa tiedon. Tämä tieto on pakollinen. Vakuutusyhtiö Jos laitteella on takuun lisäksi vakuutus, syötä vakuutuslaji. Huolto tarvitsee tiedon voidakseen korjata vakuutuksen kattaman vian. Kuittinumero Täytä tämä, mikäli asiakkaalla on ostokuitti. 2. Ei-takuu Kustannuskatto Korjaamolle voidaan antaa huoltotyölle kustannuskatto. Kustannusarvio Kustannusarvion voi pyytää myös kustannuskaton yhteydessä. Valitse korjaamo Järjestelmä valitsee tuotteen perusteella automaattisesti korjaamon, minne tuote lähetetään huoltoon. Toimitustapa Valitse alasvetovalikosta sopiva toimitustapa. 5
Kirjaaja Pystyäksesi luomaan tilauksen, on sinun valittava tunnuksesi. Muodosta huoltotilaus Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, muodostuu huoltotilaus painamalla Muodosta huoltotilaus. Tilaus ilmestyy nyt näytölle. TÄRKEÄÄ! Muista tulostaa yksi tuloilmoituskuitti laitteen mukaan huoltoon ja toinen asiakkaallle, jotta asiakas voi seurata laitteen huollon etenemistä. 6
Tilauksen etsiminen Tarkka haku Valitse hakukriteerit ja paina Etsi. Voit hakea *- ja %-merkin avulla. Täyttämällä vain *, kaikki tilaukset näkyvät. Käytä %-merkkiä, jos tiedät vain esim. mallin alun.?-merkkiä käytetään tuntemattoman merkin kohdalla. Pikahaku / Etsi tilaus Etsi tilaus Tilausnumero on ainutlaatuinen myymälällesi. Tämä numero näkyy huoltatilauksessa. Hakutulos Hakutulokset ilmestyvät listaan, josta voit värikoodien avulla nähdä tilauksiesi tilat. Pystyt lajittelemaan hakutulokset painamalla tuloslistan otsikkoja. Yksi haku näyttää korkeintaan 250 tilausta. 7
Tilauksen päättäminen Kun korjaamo on kuitannut huoltotilauksesi, ainoastaan omistajatietoja sekä lainalaitetietoja voi muokata. Myymälässä Kun laite on palautettu, paina Myymälässä. Tilauksen tila muuttuu tilaan Vastaanotettu korjaamolta. Jos huoltotilausta tehdessä on valittu toiminta Sähköposti asiakkaalle kun laite on palautunut myymälään, asiakas saa sähköpostilla viestin, että laite on palautunut myymälään. Noudettu Kun asiakas on noutanut laitteen, paina noudettu. Omaan käyttöön Asettaa myymälän laitteen omistajaksi. Tulosta tilauskopio Tulostaa kopion tilauksesta tai luovutuskuitin, riippuen tilauksen tilasta. Tulosta tiedote valmis Muuttaa valitun korjaamon omaan huoltoon ja vaihtaa tilauksen tilan, jotta muutoksen pystyy tiedottamaan asiakkaalle. Käytetään esim. jos korjaamo ei ole ottanut vastaan tilausta tai liike tahtoo korjata laitteen itse. Kopioi Luo kopion huoltotilauksesta, esim. uusintakorjauksessa. 8
Tilauksen tapahtumat Tapahtumaloki-välilehden alta löytyy lista, jossa on huoltotilauksen kaikki tapahtumat. Jos tahdot lisätä tapahtuman, paina Muodosta tapahtuma ja lisää tiedot tapahtumakenttään. Anna tunnuksesi ja paina Talleta. Tieto tallentuu ja näkyy tapahtumalokissa. 9
Kustannukset/ tehty työ Seuraavasta välilehdestä löytyy Kustannukset/ tehty työ. Näitä tietoja pystyy muuttamaan niin kauan, kun huoltotilaus on tilassa Myymälässä. Painamalla Muuta tehty työ/kustannukset kenttää on mahdollista muokata. Näitä tietoja pystyt muuttamaan vain, kun tilaus on tilassa Myymälässä. Kun laite on luovutettu asiakkaalle, tietoja ei voi enää muuttaa. 10
Laite takaisin myymälässä Aseta tilaus tilaan Takaisin myymälässä. Asettamalla tilaus tilaan Laite takaisin myymälässä, keskeytyvät päivitykset korjaamolta. Pystyt nyt itse muokkaamaan tehtyä työtä ja kustannuksia. Kun laite palaa korjaamolta, asetat tilauksen tilaan Laite takaisin myymälässä painamalla Myymälässä. Tämä estää päivittämisen korjaamolta. Jos asiakas on valinnut sähköpostitiedotuksen, menee hänelle tiedotus automaattisesti. 11
Aseta tilaus tilaan Asiakas noutanut. Tämän jälkeen ei enää voida muokata kustannuksia tai tehtyä työtä. Kun asiakas tulee noutamaan laitteensa, painetaan Noudettu. Tämä päättää tilauksen. Mikäli tilaukseen on liitetty lainalaite, ilmestyy kysymys onko laite palautettu?. Kopioi tilaus Partnerlinessa on mahdollisuus kopioida aikaisemman tilauksen tiedot, esim. uusintakorjaustapauksessa. Paina Kopioi ja hyväksy painamalla OK. Täydennä Vikatyyppi ja tarvittaessa myös Muu viankuvaus. Valitse tunnuksesi ja luo tilaus painamallia Luo huoltotilaus. Toimituslistat Tältä sivulta voi tulostaa listat tilauksista, joita korjaamo ei ole vastaanottanut. Listat ovat muodostettu korjaamon ja toimitustavan mukaisesti. Valitse listat, jotka haluat tarkistaa painamalla Valitse korjaamon ja toimitustavan vierestä. Listalta voi valita mitä tilauksia tulostetaan. Kun toimituslista on tulostettu, sen tilauksiin tulee toimituslistanumero. Vanhoja listoja voi etsiä toimituslistanumerolla. Etsi toimituslista Tällä sivulla on kokoelma kaikista avoimista toimituslistoista. Valitse lista, jota haluat tarkastella. On myös mahdollista saada lista, jossa näkyvät kaikki tilaukset. Painamalla Näytä tilaus, voi tarkistaa yksittäiset tilaukset. Kustannusarvio Kaikki vastaamattomat tilaukset koostuvat listalle päivämääräjärjestyksessä. Painamalla Näytä tilaus, pääset valittuun tilaukseen. 12
Ylläpito Ylläpito-sivu vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjä Käyttäjä-listan alta löytyvät käyttäjien tunnukset. Voit lisätä, aktivoida ja poistaa käyttäjiä sekä muokata oikeuksia. Myymälätiedot Ensimmäisen välilehden alla voi muokata myymälän tietoja ja nähdä ajankohtaiset tilaukset. Seuraavan välilehden alla voi vaihtaa myymälän salasanan. HUOM, järjestelmä erottaa pienet ja isot kirjaimet! Kolmannen välilehden alla voi kirjoittaa tekstin, mikä näkyy tilauskuitin alaosassa. Statistiikka Partnerlinen avulla saa määrättyjä statistiikkalistoja. Listoja saa luotua valitsemalla päivämäärän, korjaustyypit, merkit ja/tai mallit jne. Lopuksi valitaan, minkä tiedon mukaan listat halutaan ryhmittää. Raportti perustuu tilauksiin, mitkä ovat vastaanotettu korjaamolla ja siirretty tilaan Noudettu. Lainalaitteet Jos myymälällä on lainalaitteita, ne voidaan syöttää Partnerlineen. Järjestelmän avulla pystyy seuraamaan, mitkä laitteet ovat lainassa ja mitkä vapaina. Lainalaitteen voi lisätä aktiiviseen tilaukseen painamalla Muuta lainaustietoja. Jos myymäläsi on syöttänyt omat lainalaitteet järjestelmään, pystyt valitsemaan ne valikosta. Muuten tiedot voi kirjoittaa viereiseen kenttään ja tallentaa lainaustiedot. Lisätessä uusi lainalaite järjestelmään, tulee syöttää laitteen imei/sarjanumero, mallitiedot tai nimi, mikä myymälällä on laitteelle.tavallisesti lainalaitteet asetetaan tilaan Vapaa. Mikäli näin ei ole tehty, voi tilaa muuttaa ylläpitosivulla. 13
Usein esitetyt kysymykset Mitä tehdä, kun laite on takaisin myymälässä, mutta edelleen samassa tilassa kuin lähtiessä? Ratkaisu: Paina Palauta tilaus. Tällä muutat tilauksen tilaan Oma huolto. Tämän jälkeen pystyy päättämään tilauksen. Käytetään esim. kun korjaamo ei ole ottanut vastaan tilausta tai kun myymälä korjaa laitteen itse. Miksi en pääse kirjautumaan sisään? Ratkaisu: Tarkista käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, järjestelmä erottaa isot ja pienet kirjaimet. Miksi en pysty kirjautumaan, vaikka olen saanut käyttäjätunnuksen ja salasanan? Ratkaisu: Paina Kirjaudu toiseen myymälään. 14