1(17) Helsingin yliopiston hallituksen hyväksymä HELSINGIN YLIOPISTON TALOUSSÄÄNTÖ Helsingin yliopiston hallitus on tehnyt ön seuraavan muutoksen: 25 :n 6. momentti muutettu 7.12.2011 Sisällys 1. luku... 3 YLEISET MÄÄRÄYKSET... 3 1 Soveltamisala... 3 2 Toimintaperiaatteet... 3 3 Sisäinen valvonta... 3 2. luku... 4 TALOUSHALLINNON ORGANISAATIO... 4 4 Taloushallinnon toimijat... 4 5 Tilintarkastajien valinta... 4 6 Talousvastuullinen yksikkö... 4 7 Määräaikaiset projektit... 4 8 Oikeudet talous- ja henkilöstöhallinnon raportointi- ja seurantajärjestelmien tietoihin... 4 3. luku... 5 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA... 5 9 Toiminnanohjaus... 5 10 Strateginen suunnittelu... 5 11 Tiedekuntien ja erillisten laitosten tavoiteohjelmat... 5 12 Talousarvio... 6 13 Toiminnan ja talouden seuranta... 6 4. luku... 7 RAHOITUS- JA SIJOITUSTOIMINTA SEKÄ MAKSULIIKENNE... 7 14 Rahoitustoiminta... 7 15 Yliopiston sijoitustoiminta... 7 16 Maksuvalmius... 7 17 Maksuliike... 8 18 Käteiskassat... 8 19 Maksukortit ja asiakaskortit... 8 20 Perintä... 9
2(17) 5. luku... 9 MENOT... 9 21 Yleiset hankintaperiaatteet... 9 22 Menopäätöksen tekeminen... 10 23 Laskujen oikeellisuuden tarkastaminen... 10 24 Ennakkoperintärekisteri... 10 25 Menojen hyväksyminen... 11 26 Ennakot... 11 27 Matkamenot... 12 28 Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot... 12 29 Kulukorvaukset... 12 30 Apurahat... 12 31 Palkat ja palkkiot... 13 6. luku... 13 TULOT... 13 32 Tulojen laskutus... 13 33 Täydentävä rahoitus... 14 34 Täydentävää rahoitusta koskeva raportointi... 14 35 Lahjoitusten vastaanottaminen... 14 7. luku... 15 KIRJANPIDON JÄRJESTÄMINEN... 15 36 Kirjanpidon järjestäminen... 15 8. luku... 15 VARALLISUUDEN HALLINTA... 15 37 Varallisuuden hoitoon liittyvät yleiset määräykset... 15 38 Aineellisen ja aineettoman omaisuuden hankkiminen... 15 39 Aineellisen omaisuuden käytöstä poistaminen... 16 40 Vaihto-omaisuus... 16 9. luku... 16 VAKUUTTAMINEN... 16 41 Vakuuttaminen... 16 10. luku... 17 MUUT MÄÄRÄYKSET... 17 42 Taloussääntöä täydentävät ohjeet... 17 43 Voimaantulo... 17
3(17) 1. luku YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltamisala Helsingin yliopiston määrittelee edellytykset yliopiston talouden johtamiselle. Tätä ä noudatetaan kaikessa Helsingin yliopiston taloudellisessa toiminnassa ja se koskee kaikkia yliopistossa työskenteleviä henkilöitä, joilla on taloudellisiin asioihin liittyviä tehtäviä tai jotka ovat vastuussa taloudellisista asioista. Yliopiston taloudenhoidossa on noudatettava tämän taloussäännön määräyksiä sen lisäksi, mitä muutoin on säädetty taikka määrätty. Taloussääntö koskee myös Svenska social- och kommunalhögskolania. 2 Toimintaperiaatteet Yliopiston toiminnot on järjestettävä ja tehtävät hoidettava siten, että yliopistossa noudatetaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa, yliopiston hallituksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan, yliopiston talous on tasapainossa, vastuu kunkin tehtäväalueen toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä, organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta, maksuliikenne, rahoitustoiminta ja sijoitustoiminta hoidetaan turvallisesti ja taloudellisesti, lainanotto on toiminnan ja talouden näkökulmasta perusteltua taseen pääomarakenne pysyy tasapainoisena ja talousraportointi on asianmukaisesti ja ajantasaisesti järjestetty. 3 Sisäinen valvonta Sisäinen valvonta toteutetaan siten, että valvonta on osa yliopiston normaaleja toiminta- ja talousprosesseja. Yliopiston hallitus ja rehtori vastaavat sisäisen valvonnan järjestämistä. Hallitustyöskentelyn tukena toimii hallituksen tarkastusvaliokunta, jolla on hallituksen vahvistama työjärjestys. Talousvastuullisen yksikön johtajan tulee huolehtia siitä, että sisäinen valvonta otetaan huomioon toiminnan ja talouden järjestämisessä. Talousvastuullisen yksikön johtajan valvontavelvollisuus koskee kaikkea kyseisessä yksikössä toteutettavaa toimintaa ja yksikössä työskentelevän henkilöstön käytössä olevaa rahoitusta.
4(17) Talousvastuullisen yksikön johtaja vastaa siitä, että sisäisen valvonnan tuottaman tiedon tai havaittujen epäkohtien pohjalta ryhdytään tarvittaviin toimiin. 2. luku TALOUSHALLINNON ORGANISAATIO 4 Taloushallinnon toimijat Yliopiston taloudesta vastaavat hallitus ja rehtori siten kuin yliopistolaissa on säädetty ja yliopiston johtosäännössä on määrätty. Yliopiston taloushallinnosta vastaavat kvestuuri ja talousvastuulliset yksiköt siten kuin yliopiston johtosäännössä ja tässä taloussäännössä määrätään. 5 Tilintarkastajien valinta Yliopistokollegio valitsee yliopiston tilintarkastajat. 6 Talousvastuullinen yksikkö Talousvastuullisia yksiköitä ovat tiedekunnat, tiedekuntien laitokset, erilliset laitokset sekä rehtorin päättämät hallintoyksiköt. Talousvastuullisiin yksiköihin kuuluvat myös lääketieteellisen tiedekunnan tutkimusohjelmayksikkö, eläinlääketieteellisessä tiedekunnassa toimiva eläinsairaala ja Svenska social- och kommunalhögskolan. Talousvastuullisen yksikön johtaja vastaa yksikön käytössä olevasta yliopiston omaisuudesta sekä yksikön toiminnasta ja taloudesta kuten yliopiston johtosäännössä määrätään. 7 Määräaikaiset projektit Yliopiston taloushallinnon järjestelmissä voi olla määräaikaisia projekteja (wbs). Projektin perustamisesta päättää laitoksen johtaja tai laitoksettomassa tiedekunnassa dekaani, joka samalla määrää sille vastuullisen johtajan ja valvoo, että projektilla on asianmukaiset resurssit. 8 Oikeudet talous- ja henkilöstöhallinnon raportointi- ja seurantajärjestelmien tietoihin Kvestuuri ja henkilöstö- ja lakiasiaintoimiala myöntävät käyttöoikeudet vastuullaan oleviin tietojärjestelmiin sähköisen tai kirjallisen hakemuksen perusteella.
5(17) Rehtorilla, hallintojohtajalla ja kvestorilla on oikeus saada tietoonsa yliopiston kaikkien yksiköiden ja projektien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmissä olevat tiedot. Dekaanilla on vastaavat oikeudet tiedekunnan yksiköiden ja projektien tietoihin; laitoksen johtajalla kaikkiin yksikön alayksiköiden ja projektien tietoihin; erillisen laitoksen johtajalla kaikkiin laitoksella toimivien tutkimusryhmän projektien tietoihin; projektin vastuututkijalla omien projektiensa tietoihin ja rehtorin kanslian toimialajohtajalla tai hallintojohtajan alaisella päälliköllä yksikön kaikkien alayksiköiden ja projektien tietoihin. Svenska social- och kommunalhögskolanin rehtorilla ja hallintopäälliköllä on vastaavat oikeudet kaikkiin yksikön alayksiköiden ja projektien tietoihin. 3. luku TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 9 Toiminnanohjaus Hallituksen toiminnan ja talouden suunnitteluun liittyvistä tehtävistä säädetään yliopistolain (558/2009) 14 :ssä. Yliopiston johtosäännössä määrätään yliopiston toiminnan ja talouden suunnitteluprosessista. Prosessissa laadittavat asiakirjat ovat yliopiston strategia ja tiedekuntien, erillisten laitosten, Svenska social- och kommunalhögskolanin sekä keskushallinnon tavoiteohjelmat. Budjettien vahvistaminen ja tavoitteiden seuranta tapahtuvat vuosittain. 10 Strateginen suunnittelu Yliopisto laatii yliopistolain 48 :ssä tarkoitetulle opetus- ja kulttuuriministeriön sopimuskaudelle strategian, joka sisältää pidemmän aikavälin vision, päämäärät ja tavoitteet sekä keinot niiden toteuttamiseksi. Laadintaprosessi toteutetaan tiedekuntien, erillisten laitosten ja keskushallinnon yhteistyönä. Strategiaa voidaan tarkistaa myös kesken suunnittelukauden. Yliopiston strategian hyväksyy hallitus. 11 Tiedekuntien ja erillisten laitosten tavoiteohjelmat Tiedekunnat, erilliset laitokset, Svenska social- och kommunalhögskolan ja keskushallinto laativat tavoiteohjelman, joka sisältää strategisen kehyksen, tavoitteet ja toimenpiteet niiden toteuttamiseksi sekä henkilöstösuunnitelman ja budjetin.
6(17) Luonnokset tavoiteohjelmiksi toimitetaan rehtorille. Tavoiteohjelmia voidaan vuosittain muuttaa, täydentää tai tarkentaa. Rehtorin esitysten perusteella käydään sopimuskautta edeltävänä vuonna tavoiteneuvottelut, joihin osallistuvat ao. yksikön johto ja valmistelusta vastaavat asiantuntijat rehtori tai rehtorin määräämä vararehtori puheenjohtajana. Neuvottelujen perusteella tiedekunnat, erilliset laitokset, Svenska social- och kommunalhögskolan ja keskushallinto muokkaavat tavoiteohjelmansa, jotka yliopiston puolesta allekirjoittaa rehtori ja hallintojohtaja sekä yksikön puolesta dekaani tai erillisen laitoksen johtaja. Rehtorin ja keskushallinnon välisen tavoiteohjelman allekirjoittavat rehtori ja hallintojohtaja. Keskushallinnolla on valmisteluvastuu tavoiteohjelmiin ja neuvotteluihin liittyvissä asioissa. Tiedekuntien dekaanit sopivat tiedekunnan laitosten ja tiedekunnan alaisten erillisten yksiköiden kanssa tavoitteista vuosittain. Svenska social- och kommunalhögskolanin rehtori sopii vuosittain tavoitteista yksikön oppiaineiden kanssa. 12 Talousarvio Hallitus hyväksyy yliopiston talousarvion. Rehtori hyväksyy tiedekuntien, erillisten laitosten, Svenska social- och kommunalhögskolanin ja keskushallinnon talousarviot. Kvestuuri vastaa suunnitelmatietojen viemisestä taloushallinnon järjestelmiin rehtorin päätöksen mukaisesti. Talousvastuullisen yksikön on laadittava vuotuisen budjetointiprosessin yhteydessä hankinnoistaan investointibudjetti ja varmistettava, että poistot tulevat katetuiksi yksikön rahoituksen puitteissa. 13 Toiminnan ja talouden seuranta Tiedekunnat, erilliset laitokset, keskushallinto ja Svenska social- och kommunalhögskolan raportoivat rehtorille sovittujen tavoitteiden saavuttamisesta vuosittain. Yliopiston tilikausi on kalenterivuosi. Hallitus laatii tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen tilivuotta seuraavan vuoden huhtikuun 30. päivään mennessä ja antaa sen tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastajat antavat tilintarkastuskertomuksen toukokuun loppuun mennessä. Yliopistokollegio vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja rehtorille tilivuotta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä.
7(17) Hallitus tekee esityksen tilikauden tuloksen käsittelystä ja tarvittaessa talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä. Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallituksen jäsenet ja rehtori. Rehtorin kanslia vastaa tilinpäätösten ja toimintakertomuksen valmistelusta. Rehtorin kanslia vastaa toiminnan arvioinnin yleisjärjestelyistä. Yliopiston talousarvion yleisseurannasta vastaa kvestuuri. Kunkin yksikön johtaja vastaa johtamansa yksikön talousarvion käytöstä ja riittävyydestä. Talousvastuullisen yksikön johtaja vastaa johtamansa yksikön talousraportoinnin tuottamisesta. Tämän lisäksi kvestuuri tuottaa säännöllisesti tiedekuntien ja erillisten laitosten perusrahoituksen toteutumaraportit. Kvestuurin yliopistopalvelut tuottaa täydentävän rahoituksen raportit projektien vastuullisille johtajille. 4. luku RAHOITUS- JA SIJOITUSTOIMINTA SEKÄ MAKSULIIKENNE 14 Rahoitustoiminta Hallitus hyväksyy talousarvion yhteydessä yliopiston rahoitussuunnitelman, omavaraisuustavoitteen ja pitkäaikaisten lainojen nostovaltuudet. 15 Yliopiston sijoitustoiminta Yliopistolla on yliopiston johtosäännön mukainen kiinteistö- ja arvopaperisijoitustoimikunta sekä innovaatio- ja yritystoimikunta. Hallitus hyväksyy yliopiston sijoitustoiminnan periaatteet ja perusallokaation. Rehtori päättää päävastuullisen varainhoitajan. Kvestori vastaa käytännön sijoitustoiminnasta hallituksen hyväksymien sijoitustoiminnan periaatteiden mukaisesti. Sijoitustoiminnan tuloksesta raportoidaan hallitukselle neljä kertaa vuodessa. 16 Maksuvalmius Kvestori tai hänen määräämänsä huolehtii päivittäisen maksuvalmiuden riittävyydestä lyhyen ajan likviditeettisuunnittelulla ja joustavilla rahoitusinstrumenteilla.
8(17) 17 Maksuliike Maksuliike hoidetaan keskitetysti avattujen Helsingin yliopiston nimissä olevien pankkitilien kautta. Yliopiston valuuttatilien ja muiden pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttäjistä päättää rehtori kvestorin esittelystä. Kvestori voi tehdä yliopiston maksuliikettä hoitavien pankkien kanssa suoraveloitus- ja muita sopimuksia. Kvestori voi tehdä luottoyhtiön kanssa erillisen sopimuksen siitä, että yliopistolle kuuluvia tuloja kuten kongressien ulkomaisten osallistujien osallistumismaksuja ja ulkomaille tilattuja julkaisuja koskevia maksuja voidaan periä luottoyhtiön kautta yliopiston pankkitilille. Luottoyhtiön tilittämät tulot tarkastetaan ja hyväksytään niin kuin muutkin tulot ja niihin liitetään lasku tai vastaava. Konsernitilin käyttöönotosta päättää hallitus. 18 Käteiskassat Käteiskassojen tarkoituksena on vähäisen maksuliikenteen joustava hoitaminen. Uusien kassojen perustamisesta ja liittämisestä yliopiston kassajärjestelmään päättää kvestori, joka antaa myös määräykset kassoissa pidettävien varojen enimmäismäärästä. Kvestuuri pitää kassoista luetteloa. Kvestori voi myöntää pieniä käteiskassaennakoita vähäisiä, kiireellisiä hankintoja varten. Talousvastuullisen yksikön johtaja vastaa kvestorin päätöksellä perustetun kassan asianmukaisesta hoitamisesta. Kvestuuri vastaa kassojen säännöllisistä tarkastuksista. Kvestuuri antaa tarkemmat ohjeet kassojen hoidosta. 19 Maksukortit ja asiakaskortit Kvestori hyväksyy yliopiston käyttöön tulevat maksukorttisopimukset. Yritysten myöntämien asiakaskorttien asiakasedut tulevat yliopiston hyväksi. Maksukortti voidaan myöntää yliopiston palveluksessa olevalle perustellun, talousvastuullisen yksikön johtajan hyväksymän hakemuksen perusteella. Maksukortin haltija allekirjoittaa maksukortin käyttöön liittyvän sitoumuksen, jossa hän sitoutuu noudattamaan kortin myöntäjän ja yliopiston ehtoja. Maksukorttia käyttävä yksikkö vastaa siitä, että kortin käytössä noudatetaan kortin myöntäjien antamia ohjeita.
9(17) 20 Perintä Saatavien perintä ja valvonta hoidetaan keskitetysti kvestuurissa lukuun ottamatta eläinsairaalaa, Kansalliskirjastoa ja Helsingin yliopiston kirjasto, jotka hoitavat itse omien saataviensa perinnän. Perintätoimenpiteistä vastaa kvestuuri. Kvestori määrää saatavien perinnässä noudatettavista menettelytavoista. Kvestori voi tehdä saatavien perinnästä sopimuksen perintätoimiston kanssa. Palkkasaatavien perinnästä vastaa ensivaiheessa henkilöstö- ja lakiasiain toimiala ja reskontran ulkopuolella hoidettavien vuokrien perinnästä tila- ja kiinteistökeskus. Mahdollisen jatkoperinnän hoitaa kvestuuri yhteistyössä perintätoimiston kanssa. Kvestori päättää saatavien perimistoimenpiteistä luopumisesta ja luottotappioiden kirjaamisesta. 5. luku MENOT 21 Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa. Hankintojen tulee palvella yliopiston tuloksellista toimintaa ja resurssien tarkoituksenmukaista ja tehokasta käyttöä. Hankinnat kilpailutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti mahdollisimman tehokkaasti ja avoimesti ja tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti ja syrjimättä. Tietoteknisiä työasemia (tietokoneita) ja niiden yleisiä ohjelmistoja voidaan hankkia vain keskitetysti hyödyntäen yliopiston kilpailuttamia sopimuksia ja tietotekniikkakeskuksen lähitukiryhmiä. Kilpailutetuista laitevalikoimista voi poiketa ainoastaan tietohallintojohtajan luvalla ja poikkeukselle on oltava tutkimustoimintaan perustuvat syyt. Tietoteknisiä laitteita voi hankkia leasing-sopimuksin ainoastaan tietohallintojohtajan luvalla. Tarkemmat määräykset hankintojen tekemisestä annetaan rehtorin hyväksymässä hankintaohjeessa.
10(17) 22 Menopäätöksen tekeminen Menopäätöksiä voivat tehdä rehtori, vararehtori, hallintojohtaja, talousvastuullisen yksikön johtaja tai heidän kirjallisesti määräämänsä. Menopäätöksen tekijän on varmistettava menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus ja rahoituksen riittävyys. Jos asiassa tarvitaan erityinen hyväksyminen, lupa tai lausunto, on menopäätöksen tekijän varmistettava, että sellainen on saatu. Kvestuurin taloushallinnon ohjeissa on tarkemmat määräykset erilaisten kulujen hyväksyttävyydestä. Talousvastuullisen yksikön johtaja tai hänen määräämänsä voi tehdä enintään 500.000 euron suuruisia menopäätöksiä käytettävissään olevien määrärahojen puitteissa. Rehtori tai hänen määräämänsä tekee 500.000 euroa suuremmat menopäätökset 3.000.000 euroon asti ja puitejärjestelyyn perustuvat hankintapäätökset ilman euromääräistä rajaa. Rehtori tai hallintojohtaja voi päättää henkilöstölle maksettavista muista korvauksista. Näitä voivat olla esimerkiksi palvelussuhteen päättymisen johdosta maksettavat korvaukset. Hallitus tekee pitkäaikaiset ja pysyvästi kustannuksia lisäävät taloudellisesti merkittävät tilojen vuokrasopimukset sekä kokonaisarvoltaan yli 3.000.000 euron suuruiset menopäätökset. Menopäätöksen euromääräinen raja tarkoittaa päätöksen aiheuttamaa kerta- tai vuotuista kustannusta. Maksuehdoista ja laskutuksesta on sovittava menopäätöstä tehtäessä. 23 Laskujen oikeellisuuden tarkastaminen Laskelma, lasku tai muu asiakirja, johon meno perustuu, on tarkastettava. Tarkastuksessa on todettava, että menoa vastaava tavara tai palvelu on toimitettu ja vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana ja että menotosite on yliopistoa sitovan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen. 24 Ennakkoperintärekisteri Ostettaessa työsuorituksia laskuun on talousvastuullisen yksikön johtajan tai projektin vastuullisen johtajan määräämän henkilön tarkastettava, että työsuorituksen myyjä on merkitty ennakkoperintärekisteriin.
11(17) Rekisteröimättömille yhtiöille, yhdistyksille ja henkilöille maksettaviin laskuihin merkitään kommenttikenttään rekisteröimätön ja lasku reititetään kvestuuriin ennakonpidätyksen suorittamista varten. 25 Menojen hyväksyminen Meno on hyväksyttävä ennen maksamista. Hyväksyjä varmistaa, että meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen ja että tositteessa on asianmukaiset tarkastus- ja tiliöintimerkinnät. Hyväksyjä vastaa rahoituksen riittävyydestä ja varmentaa hyväksynnän allekirjoittamalla ja päiväämällä tositteen. Asiatarkastajan ja hyväksyjän on oltava eri henkilöitä. Talousvastuullisen yksikön määrärahoista maksettavat menot hyväksyy yksikön johtaja. Yksikön johtaja voi delegoida hyväksymisvaltuuden kirjallisella määräyksellä tai työjärjestyksellä. Esimies hyväksyy alaistensa laskut. Menojen hyväksyjä ei voi hyväksyä itseään koskevia menoja. Kanslerin ja rehtorin laskut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja tai hänen määräämänsä. Vararehtoreiden, dekaanien ja Svenska social- och kommunalhögskolanin rehtorin laskut hyväksyy hallintojohtaja. (Muutettu 7.12.2011.) Erillisten laitosten johtajien laskut hyväksyy johtokunnan puheenjohtaja tai johtokunnan nimeämä muu henkilö. Tasetileiltä maksettavat menot hyväksyy kvestori tai hänen määräämänsä. Jos alkuperäisen tositteen tilimerkintöjä muutetaan, muutostosite hyväksytään kuten alkuperäinen tosite. Tallennusvirheen tai muun teknisen virheen korjaamista varten laaditun tositteen hyväksyy kvestori tai hänen määräämänsä. Sisäisen laskennan massaveloitustositteet hyväksyy kvestori tai hänen määräämänsä. Kvestuuri ylläpitää luetteloa talousvastuullisten yksiköiden johtajien määräämistä hyväksyjistä. 26 Ennakot Myyjälle voidaan myöntää ennakkoa perustellusta syystä. Ennakkomaksu on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on vaadittava riittävä vakuus. Tarjouksia vertailtaessa ennakon korko otetaan huomioon hintaan vaikuttavana tekijänä. Toimittajalle
12(17) luovutetusta materiaalista on vaadittava vakuus, ellei materiaalin vähäinen arvo tai muut syyt tee vakuutta tarpeettomaksi. Menopäätöksen tekijä vastaa ennakkomaksujen asianmukaisesta sopimisesta ja riittävien vakuuksien hankkimisesta. Kaikki ennakoihin liittyvät vakuudet on toimitettava tarkastettuina ja hyväksyttyinä kvestuuriin. 27 Matkamenot Matkasuunnitelmat ja matkalaskut hyväksytään kuten menopäätökset. Kvestuuri antaa tarkemmat matkustamista ja matkamenoja koskevat ohjeet. 28 Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Yliopiston varoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi yliopiston tehtäväalueella toimiville sekä koulutus-, juhla- tai muissa vastaavissa tilaisuuksissa yliopiston omalle henkilöstölle. Edustusmenot hyväksytään kuten matkalaskut. 29 Kulukorvaukset Henkilökohtaisen omaisuuden, kuten puhelimen tai tietokoneen käytöstä työtehtäviin aiheutuneiden kulujen korvauksesta tulee sopia etukäteen talousvastuullisen yksikön johtajan kanssa. Korvauksen tulee aiheutua yliopiston vastuulla olevien tehtävien hoitamisesta. Korvauksesta on tehtävä etukäteen kirjallinen sopimus hankintapäätöksen tekoon oikeutetun ja työntekijän välillä. Työntekijän tulee maksaa itse kaikki omaisuuteensa liittyvät kiinteäluontoiset maksut. 30 Apurahat Apurahoja voidaan myöntää tieteellisen tutkimuksen tekemiseen, jatko-opintojen harjoittamiseen tai näihin liittyvien matkakulujen maksamiseen. Apurahoilla voidaan tukea erityisesti kansainvälistä liikkuvuutta. Apurahaa ei saa käyttää korvaamaan palvelussuhdetta, eikä apurahan saajalta voi edellyttää muuta toimintaa kuin mihin apuraha on myönnetty. Apurahan myöntää tiedekunnassa dekaani, erillisessä laitoksessa johtaja ja Svenska socialoch kommunalhögskolanin osalta sen rehtori. Jos henkilölle saman vuoden aikana
13(17) myönnettävien apurahojen kokonaissumma ylittää 10 000 euroa, myöntäminen edellyttää henkilöstöjohtajan hyväksymistä. Ulkopuolisen tahon yksittäiselle henkilölle myöntämä apuraha, joka halutaan maksettavaksi yliopiston kautta, ei edellytä edellisessä kappaleessa mainittua hyväksymismenettelyä. Tällaisen apurahan voi ilmoittaa maksuun se henkilö, jolla on oikeus hyväksyä yksikön tai projektin laskut. Apurahojen maksaminen hoidetaan palvelukeskuksessa vastaavalla tavalla kuin palkkojen maksaminen. Yliopiston myöntämät apurahat ovat saajalleen veronalaista tuloa siltä osin kuin yksityisiltä sekä julkisyhteisöiltä saatujen apurahojen yhteenlaskettu määrä, niistä vähennettävien menojen jälkeen, verovuonna ylittää valtion taiteilija-apurahan vuotuisen määrän. Yliopisto ei suorita ennakonpidätystä myöntämistään apurahoista. 31 Palkat ja palkkiot Palkkojen ja palkkioiden maksaminen hoidetaan henkilöstöpalveluiden kampuspalvelupisteessä. Palkat maksetaan etukäteen tehtyjen kirjallisten työsopimusten mukaisesti Palkan maksupäivä on pääsääntöisesti vakituisessa työsuhteessa olevilla kuukauden 15. päivä ja määräaikaisessa työsuhteessa olevilla kuukauden viimeinen päivä. Palkkiot sekä työ- ja käyttökorvaukset maksetaan asianmukaisesti hyväksyttyjen palkkiolomakkeiden perusteella. 6. luku TULOT 32 Tulojen laskutus Tulot laskutetaan viipymättä tai tehdyn sopimuksen, sitoumuksen tai päätöksen mukaisesti. Yliopistopalvelut vastaa laskutuksen toteuttamisesta, ellei talousvastuullisen yksikön kanssa ole tulolajikohtaisesti sovittu muusta menettelystä. Talousvastuullisen yksikön johtaja seuraa laskutuksen toteutumista ja vastaa siitä, että yksikön kaikki sopimukset ja sitoumukset on toimitettu yliopistopalveluille laskutusta varten.
14(17) Laskutuksesta vastaava yksikkö säilyttää laskutuksen perusteena olevat tilaukset tai muut asiakirjat yhtä pitkän ajan kuin kirjanpidon tositteet. Myyntilasku tai laskutuksen peruste on hyväksyttävä. Yliopistotasolla muodostuvan laskutusaineiston hyväksyy kvestori tai hänen määräämänsä. 33 Täydentävä rahoitus Täydentävää rahoitusta koskevat kotimaiset ja kansainväliset tarjoukset ja sopimukset hyväksyy ja allekirjoittaa esittelystä talousvastuullisen yksikön johtaja. Talousvastuullisen yksikön johtaja voi delegoida alle 50.000 euron arvoisia tarjouksia ja sopimuksia koskevan päätösvaltansa. Täydentävää rahoitusta koskevat sopimukset valmistellaan yhdessä rehtorin kanslian ao. toimialan kanssa. Projektin vastuututkija tai muu vastuuhenkilö sitoutuu allekirjoituksellaan sopimuksiin. 34 Täydentävää rahoitusta koskeva raportointi Vuosi- ja loppuraporttien laadinnasta vastaa se laitos tai muu yksikkö, jossa on hankkeen toteuttamisvastuu. Kvestori tai hänen määräämänsä allekirjoittaa talousraportit. Taloushallintoon liittyvät Euroopan unionin komission vaatimat asiakirjat allekirjoittaa kvestori tai hänen määräämänsä. Talousvastuullisen yksikön johtaja vastaa sopimusten ja rahoittajien ehtojen noudattamisesta sekä siitä, että yksikön liiketoiminta on kannattavaa. Kvestori antaa tarkemmat ohjeet täydentävän rahoituksen hoidosta. (linkki) 35 Lahjoitusten vastaanottaminen Rehtori hyväksyy merkittävät yliopistolle tehdyt lahjoitukset. Muut lahjoitukset hyväksyy kvestori ja yksiköiden toimintaan suunnatut tavanomaiset lahjoitukset hyväksyy talousvastuullisen yksikön johtaja ja Svenska social- och kommunalhögskolanin osalta sen rehtori. Lahjoitusten on perustuttava lahjakirjaan tai vastaavaan asiakirjaan.
15(17) 7. luku KIRJANPIDON JÄRJESTÄMINEN 36 Kirjanpidon järjestäminen Kvestori päättää kirjanpidon tileistä ja sisäisen kirjanpidon tilipuitteista sekä kirjanpitoon ja tilinpäätöslaskelmiin liittyvästä ohjeistuksesta ja aikataulutuksesta. Kvestori antaa yksityiskohtaiset ohjeet kirjanpidon vastuista ja velvoitteista. Taloushallinnon järjestelmät tulee rakentaa siten, että ne tuottavat suunnittelussa, päätöksenteossa, ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja taloustiedot. 8. luku VARALLISUUDEN HALLINTA 37 Varallisuuden hoitoon liittyvät yleiset määräykset Yliopiston varallisuutta ja omaisuutta tulee hoitaa tuottavalla ja yliopiston tehtävien ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla Kunkin talousvastuullisen yksikön käyttöön osoitetun omaisuuden hoidosta vastaa yksikön johtaja. Jokaisen yliopiston palveluksessa olevan tulee hoitaa käytössään olevaa yliopiston omaisuutta huolellisesti. Omaisuutta ei saa jättää alttiiksi sää-, varkaus- ym. vahingoille. Tutkimus- ja opetusvälineiden sekä kaluston kunnossapito tulee järjestää siten, että omaisuuden käytettävyys säilyy jatkuvasti ja että kunnossapitokustannukset pysyvät pieninä. 38 Aineellisen ja aineettoman omaisuuden hankkiminen Yliopiston aineellinen ja aineeton omaisuus, jonka hankinta-arvo on 5.000 euroa tai enemmän, merkitään käyttöomaisuusrekisteriin ja laiterekisteriin. Alle 5.000 euron arvoinen hankinta kirjataan suoraan kuluksi laitehankintojen tilille. Näistä laitteista kaikki ne, joiden arvo on yli 500 euroa, kirjataan laiterekisteriin. Myös 500 euroa halvemmat IT-laitteet, puhelimet, pienkoneet, kylmälaitteet ja muut vastaavat laitteet viedään laiterekisteriin. Alle 5.000 euron laitteita ei viedä käyttöomaisuusrekisteriin. Laitteet inventoidaan vähintään kolmen vuoden välein yksiköittäin.
16(17) Talousvastuullisten yksiköiden johtajat ja projektien vastuututkijat vastaavat siitä, että menolaskuihin merkitään käyttöomaisuus- ja laiterekisterin edellyttämät tiedot. Talousvastuullisen yksikön tulee pitää luetteloa koneista ja laitteista, jotka on luovutettu henkilökunnan käytettäviksi muualla kuin yliopiston tiloissa. 39 Aineellisen omaisuuden käytöstä poistaminen Omaisuus on poistettava käyttöarvoa vailla olevana, mikäli vanhentunut omaisuus haittaa tehokasta toimintaa, omaisuuden korjaaminen on epätaloudellista, omaisuus ei ole muuttuneiden olosuhteiden vuoksi enää tarpeellinen yliopiston toiminnalle tai sen käyttöaste on muuttunut epätaloudelliseksi tai omaisuutta ei työturvallisuuden vuoksi tai muusta syystä voida käyttää tarkoitetulla tavalla. Päätöksen yksikön irtaimen omaisuuden luovuttamisesta silloin, kun omaisuuden arvo on enintään 10.000 euroa, tekee talousvastuullisen yksikön johtaja. Yli 10.000 euron arvoisen omaisuuden luovutuksesta päättää hallintojohtaja. Svenska social- och kommunalhögskolanin rehtori tekee päätöksen yksikön irtaimen omaisuuden luovuttamisesta. Kaikkien käytöstä poistettavien tietokoneiden ja tietoteknisten laitteiden luovuttamisesta ja romuttamisesta päättää turvallisuussyistä keskitetysti tietotekniikkakeskus. 40 Vaihto-omaisuus Yliopistossa voidaan pitää vaihto-omaisuusvarastoja vain silloin, kun varastointi on toiminnan kannalta tarkoituksenmukaista ja varastoinnin taloudellinen kannattavuus on osoitettavissa. Varastoihin ei saa olla sitoutuneena enempää varoja kuin yliopiston toiminta edellyttää. 9. luku VAKUUTTAMINEN 41 Vakuuttaminen Rehtori vastaa yliopiston toiminnan kannalta riittävästä ja lakisääteisestä henkilöstön, opiskelijoiden, toiminnan, hallinnon ja omaisuuden vakuutusturvasta. Rehtorin kanslia huolehtii koko yliopistoa koskevista vakuutusten ottamisesta.
17(17) Talousvastuullisen yksikön johtaja voi poikkeustapauksessa ottaa vakuutuksen yksittäiselle kohteelle, jos vakuutuskohde ei kuulu yliopiston keskitettyjen vakuutusten piiriin. Vakuutussopimus valmistellaan yhdessä rehtorin kanslian kanssa. 10. luku MUUT MÄÄRÄYKSET 42 Taloussääntöä täydentävät ohjeet Rehtori, hallintojohtaja ja kvestori voivat antaa tarkempia ohjeita yliopiston taloudenhoidosta. 43 Voimaantulo Tämä tulee voimaan 1.1.2012.