Mervi Ruotsalainen Kajaanin AMK

Mervi Ruotsalainen Kajaanin AMK 13.09.05

2 Sisällysluettelo 1 WORD 2003:N MUKANA OLEVIEN OHJEIDEN KÄYTÖSTÄ... 4 2 WORD2003 TYÖPÖYDÄN ESITTELY... 4 3 SIVUN ASETUKSET... 6 3.1 Sivun numerointi... 6 3.2 marginaalien eli reunusten asetukset...7 3.3 Automaattinen tekstin tavutus... 8 3.4 Riviväli... 8 3.5 Kappaleen sisennys ja tasaus... 9 3.6 Riippuva sisennys... 9 4 TEKSTIN MUOTOILU... 9 4.1 Tekstin siirto (leikkaus), kopiointi, tuhoaminen... 9 4.2 Tekstin ulkoasun muokkaus... 10 5 ASIAKIRJAN AVAAMINEN JA TALLENTAMINEN... 10 5.1 Asiakirjan avaaminen... 10 5.2 Asiakirjan tallentaminen... 10 6 ASIAKIRJAPOHJAN ASETUSTEN MUUTTAMINEN... 11 6.1 Asetukset valikko... 11 7 ASIAKIRJAPOHJAN FONTTITYYLIN JA KOON MÄÄRITTÄMINEN VAKIOKSI UUDELLE ASIAKIRJALLE... 12 8 TEKSTIN KÄSITTELYSSÄ TARVITTAVIA YLEISIÄ TOIMENPITEITÄ... 13 8.1 Tekstin palstoitus... 13 8.2 Sarkainten muuttaminen ja uusien sarkainten lisäys... 13 8.3 Tekstin kehystys ulkoreunoilla... 14 9 TAULUKKO... 14 9. 1 Taulukon lisäys... 15 9.2 Taulukon ulkoasun muokkaus... 15 9.3 Solun jakaminen taulukossa... 17 10 ETSI- JA KORVAA TOIMINTO... 17 11 KIELIASUN TARKISTUS... 18 12 OIKEINKIRJOITUSKIELEN VALINTA... 18 13 ASIAKIRJATIEDOSTOJEN YHDISTÄMINEN YHDEKSI ASIAKIRJAKSI... 19 14 VALMIIN KUVATIEDOSTON/ WORDART-TEKSTIN TAI KAAVION LISÄÄMINEN ASIAKIRJAAN... 19 15 VAPAAN TEKSTIKENTÄN LISÄYS... 21 16 VIIVAN PIIRTÄMINEN ASIAKIRJAAN... 23 17 TEKSTIN KOROSTUS ANFANGIA KÄYTTÄEN... 24

3 18 SISÄLLYSLUETTELO... 24 18.1 Sisällysluettelon ja tekstin otsikoiden muoto... 25 18.2 Kappaleen otsikon merkitseminen... 26 18.3 Sisällysluettelon teko... 26 18.4 Sisällysluettelon päivitys... 27 19. ALA JA YLÄTUNNISTE... 28 20. UUDEN MALLIPOHJAN TEKEMINEN... 29 20.1 Tekstilomakekenttä:... 30 20.2 Mallin tallennus... 30 21. Näytön Zoomaus... 30

4 1 WORD 2003:N MUKANA OLEVIEN OHJEIDEN KÄYTÖSTÄ Ohjelmien valmistajat tekevät yleensä ohjelman sisälle ohjekirjan, jota voi selata ohjelman käytön aikana ja siten varsinaista ohjekirjaa ei välttämättä tarvita. Wordista löydät myös ohjeet ohjeiden käyttämisestä. Pääset selaamaan ohjetta valikkorivin kohdasta ohje sieltä Microsoft Office Word Ohje. Ohjesivun alareunassa löytyy linkki suoraan uudet ominaisuudet kohtaan. Sanahakua käytettäessä kirjoita Etsi - kenttään etsittävää aihetta kuvaava sana. Paina vihreää nuoli painiketta. Valitse listasta haluttu toimenpide. Ohje-ikkuna sulkeutuu ohje-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevasta rastista. Wordin ikkunan kokoa voi muuttaa oikeassa yläkulmassa olevista painikkeista. 2 WORD2003 TYÖPÖYDÄN ESITTELY Kaikissa ohjelmissa on näytön yläreunassa ns. valikkorivi ( kuva 2), josta voidaan ohjata ohjelman toimintoja. Valikkorivi muodostuu sanoista (Tiedosto, Muokkaa,...) ja hiirellä osoittamalla näiden alta ilmestyy ns. pudotusvalikko, josta voidaan valita edelleen haluttu toimenpide. Valikkopalkkien lisäksi ohjelmassa on erilaisia kuvakepalkkeja, joiden kuvakkeiden näkymää voi käyttäjä itse säädellä. Näytön reunoilla on myös niin sanotut rullauspalkit, joiden avulla voidaan liikuttaa näytöllä olevaa tekstiä. Valikkoriviltä aukeavat pudotusvalikot näkyvät kuvassa 2. Pudotusvalikon saa kokonaisuudessaan auki klikkaamalla nuoli-alas kuvaketta tusvalikon päällä, että koko pudotusvalikko aukeaa. tai pitämällä hiirtä niin kauan pudo-

5 Kuva 2. Valikkorivi ja pudotusvalikot Valmiit kuvakkeet muodostavat ns. työkalurivejä. Käyttäjä voi itse määritellä millaisia valmiita kuvakkeita hän haluaa näytöllään näkyvän seuraavasti esimerkiksi 1. Valitse valikosta näytä ja sieltä työkalurivit. 2. Listasta rastitaan haluttu työkalurivi ja painetaan OK 3. Vastaavasti näytöllä näkyviä työkalurivejä voidaan myös poistaa ottamalla rasti pois kyseistä kohdasta.

6 Työkalurivin kuvakkeita voidaan lisätä ja poistaa klikkaamalla kyseisen työkalurivin oikeassa päässä olevaa nuoli-alas kuvaketta (kuva 3. kohta 1)ja klikkaamalla ko kuvaketta auenneesta listasta. (Kuva 3, kohta 2). Näytä painikkeet kahdella rivillä näyttää vakiotyökalurivin kaikki kuvakkeet yhdellä rivillä. Lisää tai poista painikkeita- kohdasta voidaan työkalurivin kuvakkeisiin vaikuttaa siten, että rasti kuvakkeen edessä tarkoittaa, että kuvake näkyy työkalurivillä Kuva 3. Vakiotyökalurivin kuvakkeiden muutokset. Sarkainten tai viivainten palkki saadaan näkyville/pois valitsemalla valikosta Näytä ja sieltä viivain Työtila voidaan laittaa näytölle myös siten, että ruudulla näkyy vain pelkkä teksti. Näin saadaan näytölle enemmän tekstiä näkyville kerrallaan. Tällainen koko näyttö saadaan seuraavasti. Valitse näytä ja sieltä napauta sieltä koko näyttö tekstiä. Koko näytön saat pois joko painamalla näytölle ilmestynyttä Sulje kokonäyttö-painiketta tai osoittamalla hiirellä aivan näytön ylläreunaan jolloin valikkorivi ilmestyy näkyviin. Valitse valikosta näytä ja sieltä koko näyttö.. Harjoitus: Katsele millaisia kuvakevaihtoehto rivejä saat näytölle kokeilemalla erilaisia työkaluvaihtoehtoja. Jätä lopuksi näytölle Vakio ja muotoilu kuvakeryhmät sekä viivainpalkki 3 SIVUN ASETUKSET 3.1 Sivun numerointi *Valitse valikosta Lisää / Sivunumerot... Valitse sopiva sivun numeron paikka Sijainti: ja Tasaus: lokerosta. Rasti Näytä numero 1.sivulla antaa ensimmäiselle sivulle numeron ja rastin poistaminen ei kirjoita ensimmäisen sivun numeroa.

Muoto - painikkeen alta voidaan vaikuttaa sivunumeroiden muotoon (1,2,3,..,I, II, III,, A,B,C, jne..). Aloittava nro:-kohdasta voidaan määrittää numeron arvo, josta sivunumerointi aloitetaan. Sivunumerot sijaitsevat ylä tai alatunnistealueella. 7 *Sivunumerointi voidaan laittaa myös ylä- ja alatunnistetilaan suoraan : Valitse näytä/ ylä- ja alatunniste ja sieltä lisää sivunumero -kuvake: Täältä pääset myös muotoile sivunumerot -painikkeen muokkaamaan sivunumeron asetuksia. 3.2 marginaalien eli reunusten asetukset Valitse Tiedosto/ sivun asetukset ja sieltä Reunuksetlehti. Reunukset-kohdasta valitaan reunusten arvot. Suunta-kohdasta valitaan paperin suunta Useita sivuja: kohdasta määritetään onko kyseessä kaksivai yksipuoleinen asiakirja Käyttöalue -kohdasta valitaan koskevatko asetukset koko asiakirjaa vai kursorista alaspäin olevaa aluetta tai maalattua aluetta Oletus -painike tarkoittaa, että kyseiset asetukset tallentuvat asiakirjapohjaan ja olevat oletuksena uuden pohjan aukaisussa.

3.3 Automaattinen tekstin tavutus Valitse Työkalut / Kieli / Tavutus ja laita rasti automaattinen tavutus kohtaan. 8 3.4 Riviväli Muuta riviväliä valitsemalla Muotoile / kappale ja muuta riviväli lokeroon oikea arvo. Vaihteleva valinnalla voit valita minkä tahansa rivivälin. HUOM: jos olet jo kirjoittanut tekstiä, niin tällöin on maalattava teksti alue, jolle riviväli laitetaan. Jos koko kirjoitettuun tekstiin halutaan muuttaa sama riviväli, niin tällöin täytyy maalata koko tekstialue. Sen voi tehdä hiirellä maalaamalla tai käskyllä Muokkaa/ valitse kaikki

9 3.5 Kappaleen sisennys ja tasaus Vie kursori sen kappaleen alkuun, joka sisennetään. Voit aloittaa kappaleen sisennyksen painamalla Suurenna sisennystä-painiketta (ylhäältä) ja vastaavasti pienennä sisennystä painamalla tarvittava määrä Pienennä sisennystä - painiketta. 3.6 Riippuva sisennys Kun sivuotsikko ja sisennettävä kappale alkavat samalta riviltä ja tekstikappale jatkuu sisennettynä seuraaville riveille. Kirjoita kappale riippuvalla otsikolla. Vie kursori kappaleen alkuun ja vedä nuoli ylöspäin kuvaketta riippuvan sisennyksen aloituskohtaan (Kuva kohta 2). Vie kursori ensimmäisen rivin tekstin kohtaan, josta riippuvan sisennyksen tulisi alkaa. Paina Tabulaattori-painiketta näppäimistöstä, jolloin ensimmäinen rivikin sisentyy oikeaan kohtaan Sisennyksen saat pois viivaimella olevat painikkeet takaisin vasempaan reunaan. 4 TEKSTIN MUOTOILU 4.1 Tekstin siirto (leikkaus), kopiointi, tuhoaminen Maalaa teksti jolle haluat suorittaa toimenpiteen. Tekstin siirto eli leikkaus toiseen paikkaa tehdään seuraavasti: Maalaa teksti ota hiirellä tekstistä kiinni ja vie se haluttuun kohtaan tai valitse Muokkaa/ leikkaa ja vie tämän jälkeen kursori oikeaan kohtaa ja liitä se valitsemalla Muokkaa/ liitä (tai käytä pikapainikkeita) Tekstin kopiointi: Maalaa kopioitava alue ja valitse Muokkaa /kopioi ja vie kursori oikeaan kohtaa ja valitse Muokkaa / liitä. Tekstin poisto: Maalaa poistettava teksti ja paina DELETE-näppäintä. Edellä olevat toimenpiteet voit valita myös painamalla hiiren oikean puoleisen näppäimen alas maalatulla alueella ja valitsemalla sieltä toimenpide

10 4.2 Tekstin ulkoasun muokkaus Voit muuttaa tekstin ulkoasua maalaamalla tekstin ja sitten valitsemalla fontin ja sen koon, sekä lihavoida, alleviivata, valita tekstin värin jne... Valitsemalla Muotoile /fontti (tai käytä valmiita tekstin ulkoasun korostusnäppäimiä.) 5 ASIAKIRJAN AVAAMINEN JA TALLENTAMINEN 5.1 Asiakirjan avaaminen Avaa valmis asiakirja valitsemalla tiedosto/ avaa. Valitse Kohde (1) lokerosta asema ja nimi (2) luettelosta kansio, jossa tiedosto sijaitsee. Valitse tiedosto listasta (2). Avaa asiakirja Avaa-painikkeesta (7.) Avaamattoman asiakirjan voi myös poistaa Avaa-ikkunasta osoittamalla listasta (2) poistettava tiedosto ja valitsemalla painike poista (4). Tiedostolistan ominaisuuksia voi muuttaa 6-kohdasta näkyvästä listasta. 5.2 Asiakirjan tallentaminen Tallenna asiakirja valitsemalla Tiedosto/Tallenna nimellä tai tallenna. Tallenna nimellä vaihtoehto antaa mahdollisuuden muuttaa tiedoston nimeä ja tallennushakemistoa avatulle tiedostolle. Pelkkä tallenna vaihtoehto tallentaa samalle alkuperäiselle nimelle ilman, että kysytään kysymystä, Korvataanko vanha tiedosto. Tallenna nimellä avaa seuraavanlaisen tallennusikkunan

11 Kohde (1.) kohdasta valitaan asema, ja listasta (2.) kansio, jonne tallennus tehdään. Tiedostonimi (3. ) kohtaan annetaan tiedostolle nimi. Jos kyseessä on uuden asiakirjan tallennus, niin ohjelma tekee ehdotuksen nimestä ensimmäisen asiakirjan ensimmäisen rivin sanoista. Nimen voi muuttaa. Tiedosto nimi saa sisältää välilyöntejä ja sen pituus voi olla enemmän kuin 8 merkkiä. Tallennusmuotona on automaattisesti Word-asiakirja (.doc-pääte), mutta tallennusmuoto voidaan muuttaa ko listasta myös muuksi muodoksi, esim. WordPerfect muotoon tai Word6.0/95 muotoon). Uuden kansion voi luoda valitsemalla kuvake Luo uusi kansio (5.) Kuittaa lopuksi Tallenna-painikkeella. 6 ASIAKIRJAPOHJAN ASETUSTEN MUUTTAMINEN 6.1 Asetukset valikko Asiakirjapohjan asetuksia voidaan muokata valitsemalla valikosta Työkalut/asetukset. Tällöin avautuu lukuisa määrä erilaisia lehtiä, joita osoittamalla pääset ko. lehden sisältöä muuttamaan. Seuraavaksi esitetään vain yleisimmin käytettyjen lehtien asetuksia. TALLENNA: Avaussalasana.: Ennen asiakirjan tallentamista annetaan tähän kohti salasana. Asiakirjaa ei voi aukaista, muuten kuin antamalla kyseinen salasana asiakirjan avauksen yhteydessä. Suojauksen voi poistaa avaamalla asiakirjan salasanalla ja tämän jälkeen poistetaan salasana Avaussalasanakohdasta ja asiakirja talletetaan uudelleen. Muokkaussalasana: Tällä salasanalla asiakirja voidaan aukaista lukua varten ilman salasanan antamista tiedoston aukaisun yhteydessä. Asiakirjaan ei voi kuitenkaan tehdä muutoksia. Jos aukaisuvaiheessa annetaan salasana, niin tällöin voidaan tallentaa muutok-

12 sia. Suojauksen voi poistaa poistamalla salasanan ja tallentamalla ko. asiakirjan uudelleen Suositellaan vain lukua: Rasti tähän kohtaan => voidaan aukaista ilman salasanaa, mutta ei voida tallentaa. Tämän suojauksen voi vain kumota ottamalla rastin ko. kohdasta pois ja tallentamalla tiedoston eri nimellä. YLEISET: Mittayksikkö: Voidaan muuttaa mittayksiköiden laatu (senttimetrit tuumat) Viimeksi avattujen luettelo: arvo voi olla 0-9 välillä. Ilmoittaa, kuinka monen viimeksi avatun tiedoston nimet näkyvät Tiedostovalikossa. Sininen tausta ja valkoinen teksti: Muuttaa näytön kyseiseksi 7 ASIAKIRJAPOHJAN FONTTITYYLIN JA KOON MÄÄRITTÄMINEN VAKIOKSI UUDELLE ASIAKIRJALLE Word-asiakirjapohjassa on yleisesti asetettu oletusfontiksi Times New Roman ja koko 12. Asiakirjapohjan fonttikoko ja muoto voidaan muuttaa pysyväksi oletusfontiksi valitsemalla valikosta Muotoile / fontti.

Tästä ikkunasta valitaan fonttityyli ja koko ja painetaan alhaalla olevaa Oletus-painiketta. Huomautus kuitataan OK. Muutos säilyy vaikka Word-ohjelma lopetetaan. Fonttilehdeltä määritetään Fontti, Fonttityyli, väri sekä tehosteet: Merkkivälilehdeltä voidaan merkkeihin liittyviä asioita Tehosteet lehdeltä määritetään tekstiin liittyviä tehosteita. 13 8 TEKSTIN KÄSITTELYSSÄ TARVITTAVIA YLEISIÄ TOIMENPITEITÄ 8.1 Tekstin palstoitus Maalaa tekstialue, joka palstoitetaan. Paina palstat - painiketta tai valitse valikosta muotoile ja palstat. Valitse palstojen määrä ja palstojen koot ja palstavälit. 8.2 Sarkainten muuttaminen ja uusien sarkainten lisäys

14 Varmista, että näkyvillä on viivainpalkki. (näytä/viivain) Viivainpalkilla näkyvät oletussarkaimet 2,3 cm:n välein himmeästi. Käyttäjä voi itse säädellä sarkainten paikkaa ja tasausta seuraavasti. (HUOM: Asiakirjassa voidaan asentaa sarkaimia eri paikkoihin vaikkapa riveittäin. Jos sarkaimet pomppivat miten sattuu siirryttäessä riviltä toiselle, niin määritä sarkaimet uudelleen maalaamalla sarkainten vaikutus alue ja anna uudet sarkainten paikat). Sarkaimen tasaus valitaan viivainpalkin vasemmassa reunassa olevasta painikkeesta painamalla, kunnes haluttu tasaus tulee näkyville. Tämän jälkeen sarkaimen kohta napautetaan hiirellä viivainpalkkiin. Sarkainten kohtaa voi muuttaa myöhemmin ottamalla hiirellä kiinni sarkaimesta ja viemällä sen uuteen paikkaan. Kaikkien sarkainten asetukset saadaan näkyville valitsemalla Muotoile / sarkaimet. tällöin avautuu sarkainten inforuutu. Tässä ruudussa voidaan myös lisätä, poistaa tai muuttaa sarkainten asetuksia. Sarkaimen lisäys: Anna sarkaimen arvo ja määritä tasaus ja paina aseta painiketta Sarkaimen poisto: Valitse poistettava sarkain ja paina Tyhjennä painiketta. Sarkaimen arvon muuttaminen: Poista muutettava sarkain ja anna uuden sarkaimen arvo. 8.3 Tekstin kehystys ulkoreunoilla Paina ulkoreuna kuvaketta, jolloin saat näkyviin reunojen muotoiluvalikon (tai Näytä/ työkalurivit/ rasti taulukot tai reunat kohtaan). Muista maalata muutettava alue ennen muotoilu toimenpiteen määritystä.

15 9 TAULUKKO Taulukko koostuu soluista, joiden lukumäärä määräytyy taulukon sarakkeiden ja rivien lukumäärästä. Sarakkeet nimetään kirjaimilla A,B,C,... ja rivit numeroilla 1,2,3,... Solut nimetään A1,A2,...B1,B2,... sarake A sarake B sarake C sarake D solu A1 solu B1 solu C1 solu D1 solu A2 solu B2 solu B2 solu D2 9. 1 Taulukon lisäys Valitaan valikosta Taulukko / lisää / taulukko. Valitse sarakkeiden ja rivien määrä. Autom. muotoilu painikkeen kautta aukeaa taulukon ulkoasun muotoiluikkuna, josta valitaan haluttu taulukon ulkoasu ja kuitataan valinnat OK. Taulukon sarakkeiden välillä liikutaan joko osoittamalla hiirellä kyseistä saraketta tai tabulaattori-näppäimellä.

16 9.2 Taulukon ulkoasun muokkaus Taulukon ulkoasua voidaan muotoilla uudelleen joko poistamalla tai lisäämällä rivejä ja sarakkeita tai muuttamalla sarakkeiden tai rivien leveyksiä sekä muuttamalla taulukon viivoitusten ulkoasua. Ennen taulukon ulkoasun muokkausta täytyy muokattava taulukko valita joko maalaamalla tai laittamalla kursori johonkin taulukon soluista. Lisää toiminnot: Taulukon ulkoasun muokkaukseen päästään valitsemalla valikosta Taulukko ja sieltä Lisää. Avautuneesta pudotusvalikosta valitaan haluttu toimenpide. Esim. Lisää rivejä: Taulukosta osoitetaan ensin rivi, jonka yläpuolelle uusi rivi tulee ja valitaan toiminto Taulukko / lisää rivejä. Poista toiminnot Rivi poistetaan esim. viemällä kursori poistettavalle riville ja valitsemalla Taulukko / poista solu ja täältä valitaan poista koko rivi ja OK.

Sarakkeen poisto / lisäys: Sarakkeen lisäyksessä täytyy ensin maalata se sarake ( tai vie kursri sarakkeeseen ja valitse taulukko ja sieltä valitse sarake ), jonka vasemmalle puolelle halutaan lisätä uusi sarake. Tämän jälkeen valitaan Taulukko / Lisää sarake. Sarake poistetaan maalaamalla ensin sarake ja sitten valitsemalla Taulukko / poista sarake. 17 Taulukon korostus Taulukon korostus: Taulukon viivoitusta jne.. voidaan muuttaa osoittamalla muutettava taulukko ja valitsemalla Taulukko / Taulukon autom. muotoilu.. Listasta valitaan haluttu kaaviomalli, joka näkyy esikatseluikkunassa. Sisällön sovitus Taulukon sisältö voidaan sovittaa eri tavalla valitsemalla Taulukko ja sieltä Sovita 9.3 Solun jakaminen taulukossa Tietty solu voidaan jakaa taulukossa useammaksi soluksi seuraavasti: Vie kursori jaettavaan soluun ja valitse hiiren oikean puolen näppäimen listasta Jaa Solut ( tai valitse valikosta Taulukko ja sieltä Jaa solu). Anna Sarakkeita-kohdan arvoksi soluun tulevien sarakkeiden määrä ja rivejä-kohtaan annetaan soluun tulevien rivien lukumäärä. Edellä esitetyt taulukon muotoilun toimenpiteet voit tehdä myös seuraavasti. Osoita taulukkoa ja paina sen jälkeen hiiren oikean puoleinen näppäin alas ja valitse sopiva toiminto vasemmalla hiiren näppäimellä.

18 10 ETSI- JA KORVAA TOIMINTO Tekstistä voidaan etsiä tiettyjä sanoja tai kirjainkokonaisuuksia ja korvata ne uusilla sanoilla. Esim tekstissä esiintyvä sana Maija voidaan muuttaa vaikkapa Marjaksi Korvaa toiminnolla. Etsi tai korvaa toimintotilaan päästään valitsemalla valikosta Muokkaa / Etsi tai korvaa Etsi ja Korvaa toimintojen alta aukeaa sama ikkuna, josta valitaan Etsi- tai Korvaa- lehti valinnan mukaan. Anna etsittävä sana tai sanan alkuosa Etsittävä kenttään. Paina Etsi seuraava - painiketta, jolloin sana maalautuu tekstissä mustaksi. Tämän jälkeen voit korvata sanan uudella sanalla siirtymällä ensin korvaa lehdelle ja kirjoittamalla uuden sanan Korvaava-kenttään. Painetaan korvaa-painiketta tai korvaa -kaikki painiketta. 11 KIELIASUN TARKISTUS Kieliasun tarkistus-toiminto löytyy valikosta Työkalut / Kieliasun tarkistus. Kieliasun tarkistus tarkistaa asiakirjan tekstin ja ehdottaa korvaavia sanoja. Ohjelman olettaman virheen löytyessä avautuu seuraava ikkuna Yläikkunassa näkyy punaisella virheellinen sana ja alaikkunassa Wordin ehdotus korvaavaksi sanaksi. Listasta voidaan valita myös muu vaihtoehto tai jos mikään ei ole sopiva, niin korjaus voidaan tehdä suoraan tekstiin ja lopuksi painetaan Muuta painiketta, jolloin Word etsii seuraavan sanan. Jos sana on kirjoitettu tekstissä alun perin oikein, niin paina Ohita painiketta. 12 OIKEINKIRJOITUSKIELEN VALINTA

19 Voit valita oikeinkirjoituskielen valikosta Työkalut / Kieli / Määritä kieli Valitse avautuneesta ikkunasta tarkistuskieli 13 ASIAKIRJATIEDOSTOJEN YHDISTÄMINEN YHDEKSI ASIAKIRJAKSI Useamman yksittäisen tiedoston sisältö voidaan yhdistää yhdeksi asiakirjaksi avaamalla ensin jokin yhdistettävistä asiakirjoista ja lisäämällä muiden asiakirjatiedostojen sisältö avattuun asiakirjaan seuraavasti. 1. Avaa ensimmäinen asiakirja normaalista avaa komennolla. 2. Vie kursori siihenpaikkaan tekstiä, johon haluat tuoda toisen asiakirjan sisällön. 3. Valitse valikosta Lisää / Tiedosto.. ja valitse hakemisto ja osoita lisättävä tiedosto ja paina Lisää-painiketta 14 VALMIIN KUVATIEDOSTON/ WORDART-TEKSTIN TAI KAAVION LISÄÄMI- NEN ASIAKIRJAAN Kuvatiedosto voi olla itse tekemä tai valmis ClipArt-kuva. Ennen lisäämistä varmistetaan, että kursori on oikeassa paikassa tekstiä. Lisääminen tapahtuu valikosta Lisää ja valitsemalla sieltä kuva. Avautuneesta listasta valitaan lisättävä aihe ClipArt, Tiedostosta (oma kuva), WordArt-teksti tai kaavio

20 ClipArt-kuva: Valitse Clipart ja oikealle puolelle aukeaa ClipArt ikkuna. Paina Siirry-painiketta, ja alapuolelle ilmestyvät kuvakkeet kuvista. Osoita hiirellä asiakirjasta paikka, johon kuva tulee ja klikkaa kuvan kuvaketta ClipArt-lkuvien ryhmästä. Sulje Clip-Art-ikkuna. (Oikea yläkulma rasti) Kuvan paikkaa asiakirjassa voit muuttaa vetämällä hiirellä kuvaketta kuvan päällä. Kuvan kokoa voit muuttaa hiirellä ottamalla kuvan nurkasta kiinni ja vetämällä sen halutun kokoiseksi. Tiedostosta, oman kuvan haku:( ( Lisää / kuva/tiedostosta) Valitse Tiedostosta ja valitse hakemisto, jossa kuva sijaitsee. Osoita kuvatiedostoa ja kuittaa OK. WordArt - teksti : ( Lisää / kuva / Word-Art) Valitse WordArt ja avautuneesta ikkunasta valitse tekstin ulkoasu ja kuittaa OK. Kirjoita teksti KIRJOITA TEKSTI TÄHÄN KOHTAAN ja valitse tekstin Fontti ja koko. Kuittaa valinnat OK. Teksti siirtyy asiakirjaan ja samalla aukeaa WordArt- tekstin muotoiluikkuna. Ikkuna sulkeutuu, kun WordArt-teksti ei ole aktivoitu.

21 Kaavio:( Lisää / kuva/ Kaavio) Kaaviolla tarkoitetaan erilasia frekvenssitaulukoiden sisällön esitystä graafisesti jana-, pylväs, piirakka-, jne- diagrammeina Kaaviovaihtoehdon valinta tuo näkyville frekvenssitaulukon ja sitä vastaavan pylväsdiagrammin. Taulukkoon täytetään halutut arvot, jotka päivittyvät kaavioon heti. Kaavion ulkoasua voidaan muokata kuten EXCEL-taulukkolaskentaohjelmassa. Ennen muokkausta on kaavio aktivoita hiiren vasemmanpuoleisella näppäimellä napsuttelemalla väh. Kaksi kertaa. Kaavion muokkaustapoja katsotaan tunnilla erikseen. 15 VAPAAN TEKSTIKENTÄN LISÄYS Tekstiin voidaan tuoda ns. vapaa tekstikenttä, johon voidaan kirjoittaa tekstiä tai liittää kuva. Tekstikentän etuna on se, että se voidaan asettaa mihin paikkaan tahansa asiakirjassa ja toisaalta sen ulkoasua voidaan muuttaa. Tekstikehyksen koko määrätään luontivaiheessa, mutta sen kokoa ja ulkoasua voidaan muuttaa myöhemmin osoittamalla hiirellä muokattavaa tekstikehystä (mustat neliöt tekstikehyksessä) ja painamalla hiiren oikean puoleista näppäintä.

Ennen tekstikehykseen kirjoittamista tulee kursori napsutella tekstikehyksen sisälle. 22 Tekstikenttä lisätään seuraavasti: Valitse valikosta Lisää / Tekstikehys (tai paina piirrospainiketta ja valitse alhaalla oleva tekstikehyskuvake). Asiakirjaan ilmestyy kehikko, jossa lukee LUO PIIRROS TÄHÄN Jos on aikomus luoda piirros, jossa on useampia tekstikehyksiä ja muita piirto-objekteja, niin silloin kannattaa luoda piirros kehyksen sisään. Se tehdään klikkaamalla kehyksen sisään.tällöin kun piirrosta liikutellaan asiakirjassa eri paikkaan, niin kokok piirros siirtyy kerralla. Jos tehdään vain yksi tekstikehys, niin silloin klikataan kehyksen ulkopuolelle, jolloin ilmestyy vain tekstikehys asiakirjaan. Tekstikentän muokkaaminen, siirtäminen ja poistaminen:: Tämä on tekstikehys Tekstikentän paikkaa voidaan siirtää valitsemalla se ensin ja ottamalla hiirellä kiinni reunan päältä ja vetämällä hiirellä se oikeaan paikkaan. Teksti kenttä poistetaan valitsemalla se reunan päältä ja painamalla DELETE-näppäintä. Tekstikehyksen muokkaaminen Aktivoi tekstikenttä ja paina hiiren oikeanpuoleista näppäintä reunan päällä. Valitse valikosta muotoile tekstikehystä, jolloin avautuu seuraava ikkuna

23 Värit ja viivat lehdeltä määritetään tekstikehyksen täyttöväri, Viivan väri, tyyli,leveys ja katkoviiva. Rivitä lehdeltä voidaan valita tekstikehyksen asettuminen asiakirjan muuhun tekstiin nähden. 16 VIIVAN PIIRTÄMINEN ASIAKIRJAAN Asiakirjaan voidaan piirtää viivoja. Viivojen paksuutta ja suuntaa voidaan muuttaa mielin määrin. Paina piirrosobjektipainiketta, jolloin piirrokseen tarvittavat työkalukuvakkeet ilmestyvät alhaalle kuvaruutuun. Osoita hiirellä sieltä Viiva-kuvake. Taaskin aukeaa kehys, jonka sisällä lukee LUO PIIR- ROS TÄHÄN. Jos ei tehdä kuin yksi piirto-objekti, niin silloin klikataan ko kehyksen ulkopuolellaja vedetään halutun pituinen viiva asiakirjaan. Viivan ulko-asua voit muokata osoittamalla viivaa ja painamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä alas. Listasta voit valita halutun toimenpiteen (muotoile automaattista muotoa.). Viivan pituutta ja suuntaa voit muuttaa joko kohdasta muotoile automaattista muotoa tai osoittamalla viivaa ja ottamalla mustasta neliöstä kiinni ja viemällä toinen pää sen haluttuun kohtaan. Koko viivan paikka muutetaan ottamalla hiirellä kiinni keskeltä viivaa.

24 17 TEKSTIN KOROSTUS ANFANGIA KÄYTTÄEN oit muotoilla kappaleen niin, että siinä on suuri, pudotettu alkukirjain eli anfangi. V Anfangi on yleensä kappaleen ensimmäinen kirjain, mutta voit lisätä anfangimuotoilun myös kappaleen ensimmäisiin sanoihin seuraavasti: 1.Vie kursori kappaleen alkuun, jonka haluat alkavan anfangilla. (Jos valitset kappaleen ensimmäisen sanan osittain tai kokonaan, ohjelma muotoilee koko sanan anfangiksi.) 2.Valitse Muotoile / Anfangi. 3.Valitse "Sijainti"-ryhmästä "Pudotettu" tai "Reunuksessa". 4. valitse fontti luettelosta. 5. Määritä anfangin korkeus kirjoittamalla haluamasi rivimäärä "Pudotuksen syvyys riveinä" -ruutuun tai valitsemalla se luettelosta. 6. Määritä anfangin ja sen jäljessä olevan tekstikappaleen etäisyys toisistaan kirjoittamalla se "Etäisyys tekstistä" -ruutuun tai valitsemalla se luettelosta. 7. Valitse OK. (Jos käytössä on normaalinäyttö, Word kehottaa vahvistamaan, että haluat siirtyä asettelunäyttöön. Asettelunäytössä voit tarkistaa, miltä anfangi näyttää asiakirjassa.) Suurten, pudotettujen alkukirjainten eli anfangien poistaminen: 1. Napsauta kappaletta, jossa on poistettava anfangi. 2. Valitse Muotoile Anfangi. 3. Valitse "Sijainti"-ryhmästä "Normaali" ja sitten OK Voit myös deletoida koko anfangi-kehyksen ja kirjoittaa kirjaimen tai tekstin uudelleen 18 SISÄLLYSLUETTELO Sisällysluettelon ulkoasu ja otsikoiden numerointitapa voidaan määrittää etukäteen tai sitä voidaan muokata myös myöhemmin. Valmiiksi luotua sisällysluetteloa voidaan myös muokata luonnin jälkeen. Tällöin muutettava kohta maalataan ja siten tehdään muutokset. Sisällysluettelo muodostuu Pääotsikoista ja niiden alaotsikoista. Word käyttää Pääotsikolle (kappaleelle) merkintää OTSIKKO 1 ja alaotsikoille merkintää OTSIKKO 2, OTSIKKO 3 jne Käyttäjä voi määritellä itse valmiiksi otsikkotyylin siten, että ohjelma itse numeroi otsikot automaattisesti tai siten, että käyttäjä itse merkkaa numeroinnin (esim. 1. Johdanto, 2. SISÄLTÖ, 3.JNE

25 1. Johdalto 2. Sisältö 3. Aihe 3.1 Aiheen alaotsikko2 3.2 Aineen alaotsikko2 3.2.1 Aineen alaotsikko3 4. Aihe 18.1 Sisällysluettelon ja tekstin otsikoiden muoto Otsikoiden muoto voidaan määrittää etukäteen valitsemalla valikosta Muotoile / tyylt ja muotoilui. Avautuu oikealle puolelle Tyylit ja muotoilut ikkuna Valitse muokattava otsikko(1) Listasta viemällä kursori valinnan päälle ja klikkaa ilmestyvää alasvetovalikkoa(2) Valitse listasta Muokkaa..(3) Avautuu Muokkaa tyyliä ikkuna Tarkista, Ominaisuudet kohdasta Nimi:, että oikea otsikko on muokattavana. Muotoilu kohdasta määritä otsikon muotoiluasetukset. Laita tarvittaessa Päivitä automaattisesti kohtaan rasti ja kuittaa muutokset OK

26 Tyylin määrittämisen jälkeen tiedot ovat tallentuneet otsikkomalleihin, jotka valitaan Vasemman yläkulman pudotusvalikosta. 18.2Kappaleen otsikon merkitseminen Vie kursori kappaleen otsikon riville ja valitse pudotusvalikosta millaisen Otsikon haluat, (pääotsikko vai alaotsikko ) Käy tällä tavalla läpi koko asiakirjan otsikot Otsikoksi merkityn rivin saat takaisin valitsemalla pudotusvalikosta tekstin muodon normaaliksi. 18.3 Sisällysluettelon teko Vie kursori siihen kohtaa tekstiä, johon haluat sisällysluettelon tulevan. Valitse valikosta Lisää / Viite / Hakemisto ja Luettelot.

27 Valitse avautuneesta ikkunasta Sisällysluettelo lehti (1). Valitse Muotoilut-kohdasta tyyli, jonka haluat sisällysluetteloon (näkyy esikatselutilassa). Kuittaa valinta OK. 18.4 Sisällysluettelon päivitys Tekstin myöhempi muokkaus voi muuttaa otsikoiden paikkoja eri sivuille. Tällöin aikaisemmin luotu sisällysluettelo tulee päivittää ajantasalle.

Vie Kursori sisällysluettelon päälle ja paina hiiren oikean puolen näppäintä ja valitse vaihtoehto Päivitä Kenttä. 28 Valitse vaihtoehto Päivitä vain sivunumerot, jos otsikoiden sisällössä ei ole tapahtunut muutoksia tai Päivitä koko luettelo, jos muutoksia on tapahtunut otskioihin ja kuittaa lopuksi OK.

29 19. ALA JA YLÄTUNNISTE Ala- ja ylätunniste voidaan luoda joko siten,että se näkyy kaikilla sivuilla tai siten että se näkyy vain joillakin sivuilla esim. ensimmäisellä sivulla. Ylä- ja Alatunniste lisätään valitsemalla valikosta Näytä / Ylä- ja Alatunniste Kursori siirtyy ylätunnistealueelle, jonne voidaan kirjoittaa tekstiä tai käyttää automaattista tekstin haku ominaisuutta ja laittaa sivunumerointi päälle. Samalla aukeaa ala- ja ylätunnistealueen asetus-ikkuna. Ylätunnistealueen teksti näkyy mustana ja asiakirjan teksti näkyy harmaana, joten tekstiä voidaan kirjoittaa vain ylä- ja alatunnistealueelle. 19.1 Ylä- tai alatunniste vain ensimmäisellä sivulla Jos olet jo laittanut ylä- tai alatunnisteen ja haluat että se näkyy vain ensimmäisellä sivulla, niin tee seuraavaa. ( Komento hävittää yleensä 1. sivulta ylä ja alatunnisteen, joten se kannattaa kopioida varalta muistiin ettei sitä tarvitse kirjoittaa uudestaan) Kopio ylä- tai alatunniste muistiin ja avaa tämän jälkeen sivunasetusikkuna valitsemalla Valikosta Tiedosto / sivunasetukset ja sieltä lehti Sivun asettelu Laita tähän ikkunaan rasti kohtaan Erilainen 1. sivu ja kuittaa OK

30 Tarkista näkyykö ensimmäisellä sivulla ylä- tai alatunnistetta. Jos ei, niin klikkaa kursori 1.suvulle ja avaa ylä- / alatunniste alue valikosta Näytä / ylä- ja alatunniste Liitä muistissa oleva ylä- tai alatunniste liitä komennolla (Muokkaa /Liitä). Siirry seuraavan sivun ylä ja alatunnistealueelle (paina ko. kuvaketta) ja poista sieltä ko tekstit. 20. UUDEN MALLIPOHJAN TEKEMINEN Malli on tavallaan valmis täytettävä kaavake, jossa on valmista tekstiä ja lokeroita, joihin voidaan kirjoittaa lisää tekstiä. Malliin voidaan asentaa vakioiksi tietyt sivun asetukset (reunukset, sivunumerointi, riviväli, fontti, koko, jne..) ja siihen voidaan laittaa tietyn kokoisia tekstikenttiä, joihin voidaan mallin avaamisen jälkeen kirjoittaa tekstiä. Mallipohjalle tehty asiakirja talletetaan normaalisti Wordin asiakirjana. 1. Uuden mallin luonti aloitetaan valitsemalla valikosta Tiedosto / Uusi 2. Avautuneesta ikkunasta valitaan alhaalta oikealta vaihtoehto Malli luo uusi kohdasta Tämän jälkeen avautuu pohja, johon mallin asetukset tehdään. Sinisessä yläpalkissa lukee Malli1 3. Tee tarvittavat asetukset (reunukset, riviväli, fontti, koko jnee..) ja kirjoita malliin tuleva teksti ja laita tekstikentät. HUOM: Tekstikentän jne.. lisäämiseen löydät valmiit työkalut valitsemalla valikosta Näytä / Työkalut / Lomake Lomakekentän painikkeet:

31 20.1 Tekstilomakekenttä: Tällä valinnalla saadaan lisättyä malliin tekstilomakekenttä, johon voidaan kirjoittaa tietoja, kun malli on avattu asiakirjaksi. Tekstikentän pituutta, ja muita ominaisuuksia voidaan muokata Lomakekenttäasetukset-kuvakkeen (Lomakkeet työkalu ja sieltä ko painike tai hiiren oikeanpuoleista painiketta painamalla luodun tekstikentän päällä ja sieltä ominaisuudet vaihtoehto))kautta = lomaketekstikenttä 20.2 Mallin tallennus Malli tallennetaan valitsemalla valikosta File / Tallenna nimellä. Mallille annetaan nimi ja Word tallentaa sen automaattisesti Mallit kansioon, mutta tarvittaessa sen voi tallentaa myös muuhunkin kansioon, josta sen voi kopioida ja siirtää toiseen kansioon. 21. Näytön Zoomaus Näyttöä voidaan Zoomata eli pienentää ja suurentaa tarpeen mukaan. Zoomaus ei muuta itse asiakirjaan kirjoitettua tekstiä, mutta se toimii ns. suurennuslasina, jolla katsoja voi muuttaa näkymää, ilman, että asiakirjaan tehdyt asetukset muuttuisivat. Zoomaus arvon voi valita joko listan valmiista arvoista, tai sen saa myös itse kirjoittaa ko lokeroon.