JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOSmalli Versio: 31.3.2014 Luonnos Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Johdanto... 2 2 Soveltamisala... 2 3 Viittaukset... 2 4 Termit ja lyhenteet... 3 5 Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOS-malli... 6 5.1 Yleistä TOS-mallin rakenteesta... 6 5.2 TOS-mallin metatiedot ja niiden rajaus... 6 5.3 Tehtäväluokitus... 6 5.4 Käsittelyprosessit ja toimenpiteet... 7 5.5 Metatiedot... 8 5.6 TOS-malli... 9 6 Opastavat tiedot... 9 7 Liitteet... 9 1/9
1 Johdanto Suosituksessa mallinnetaan organisaation tuki- ja ylläpitotehtävät tiedonohjaussuunnitelmaan (TOS). Suunnitelmaan on myös koottu yleisiä toimenpide- ja asiakirjamallikuvauksia. TOS-malli toimii ohjeena ja tukena niille organisaatioille, jotka tekevät tai ovat aloittamassa TOS-työn tekemistä. Mallissa kuvattuja tehtäväluokkia voidaan käyttää pohjana kuvattaessa organisaation omia tuki- ja ylläpitotehtäväluokkien prosesseja. TOS sisältää asiakirjatiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot, joita tarvitaan operatiivisissa tietojärjestelmissä. TOS ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä koko tiedon elinkaaren ajan. Se toimii keskitettynä asiakirjatietojen hallintavälineenä. Suosituksessa on esitetty suuntaviivat, joita julkisen hallinnon TOS-työssä on noudatettu ja miten itse mallisuunnitelmaa tulee ymmärtää ja soveltaa. Koska julkisen hallinnon TOS-malli koskee koko julkista hallintoa, ei rakennetta tai kuvauksia ole järkevää viedä liian tarkalle tasolle. Tehtäväryhmien nimet on pyritty pitämään mahdollisimman yleisinä, jotta ne sopisivat niin valtion- kuin kunnallishallintoon. TOSissa käytettävät arvojoukot on määritelty yhdessä julkisen hallinnon ydinsanastotyöryhmän (YSR) kanssa. Työn tulokset on sidottu myös kokonaisarkkitehtuurimalliin (JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen). Tätä suositusta on tehty samanaikaisesti JHS-työryhmän TOS-rakenne ja xml-skeema kanssa. Termit ja lyhenteet ovat samat molemmissa suosituksissa. 2 Soveltamisala Tämän suosituksen tarkoituksena on auttaa soveltamaan julkisen hallinnon TOS-mallia yleisten tuki- ja ylläpitotehtävien (jatkossa TOS-malli) osalta. Näihin tehtäviin kuuluvat yleis-, henkilöstö-, talous- sekä tiedon hallintaan ja viestintään liittyvät tehtävät. Mallia suositellaan käytettäväksi organisaation TOS-työssä. TOS-määrityksiä laaditaan ja päivitetään erityisesti, kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin, kun tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjatietojen hallinnan automaattinen ohjaus ja kun organisaatio haluaa tietojärjestelmiensä täyttävän asiakirjatiedon laatuvaatimukset (SFS-ISO 15489/1). Suositus on tarkoitettu julkisen hallinnon toiminnan ja prosessien kehittäjien, arkistonhoitajien ja TOS-vastaavien sekä järjestelmäkehityshankkeiden vetäjien, kehittäjien ja asiantuntijoiden käyttöön. 3 Viittaukset Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011). SFS-ISO 15489/1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä. Information and documentation. Records management. Part 1: General. SÄHKE2-määräys: Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Arkistolaitoksen määräys (AL 9815/07.01.01.00/2008). JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen. VAHTI 2/2010 Ohje tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöönpanosta. 2/9
4 Termit ja lyhenteet arkistonmuodostussuunnitelma fi arkistonmuodostussuunnitelma; tiedonohjaussuunnitelma organisaation asiakirjatietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen kuvaus asia fi asia tehtävän hoitamisesta syntyvä yksilöity kokonaisuus, joka muodostuu käsittelyprosessin kuvauksen mukaisesti Asia on käsittelyprosessin kuvauksen yksittäinen ilmentymä. asian käsittely fi asian käsittely tehtävän hoitaminen käsittelyprosessin kuvauksen mukaisesti asiakirjatieto fi asiakirjatieto; asiakirjallinen tieto; asiakirja organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvä tieto, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (ISO-SFS 15489-1/Asiakirja) käsittelyprosessi fi käsittelyprosessi asian käsittelyssä syntyvät toimenpiteet muodostavat käsittelyprosessin Ks. prosessi. käsittelyprosessin kuvaus fi käsittelyprosessin kuvaus tehtävän hoitamiseksi määritellyt toimenpiteet, käsittelysäännöt ja toimenpiteisiin liittyvät asiakirjatyypit käsittelyvaihe fi käsittelyvaihe käsittelyprosessin yksittäinen vaihe, joka kuvastaa käsittelyprosessin laajempaa osaa Käsittelyvaihe tallentuu tietojärjestelmään toimenpiteenä. 3/9
operatiivinen tietojärjestelmä fi operatiivinen tietojärjestelmä tietojärjestelmä, jossa asiakirjatieto syntyy, sitä käsitellään ja muokataan Operatiivisessa tietojärjestelmässä hallittava asiakirjatieto saa TOSiin määritellyt oletusmetatietoarvot. Operatiivinen järjestelmä on tyypillisesti esim. asiankäsittelyjärjestelmä. poikkihallinnollinen prosessi fi poikkihallinnollinen prosessi prosessi, jonka hoitamiseen osallistuu useita eri viranomaisia, jolloin käsittelyprosessi jakaantuu usealle eri toimijalle Ks. prosessi. prosessi fi prosessi joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja, joiden avulla syötteet muutetaan tuotoksiksi skeema fi skeema mallin määrämuotoinen esitys Skeeman avulla voidaan esittää esimerkiksi tietomalli. Skeema voi olla esimerkiksi UML-kaavio tai XMLskeema. tehtävä fi tehtävä säädöksillä, normeilla tai päätöksellä organisaatiolle tai henkilölle annettu tai otettu työ tehtäväluokitus fi tehtäväluokitus organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien luettelo tiedonohjaus fi tiedonohjaus toiminnallisuus, jolla ohjataan asiakirjatiedon käsittelyä operatiivisessa tietojärjestelmässä tuottamalla TOSiin määriteltyjä metatietoarvoja ja käsittelysääntöjä 4/9
tietomalli fi tietomalli malli, joka kuvaa tietoja ja niiden välisiä suhteita toimenpide fi toimenpide Asian käsittelyyn liittyvä yksittäinen toimi tai tapahtuma. TOS fi TOS; tiedonohjaussuunnitelma; sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eli määritys, johon kuvataan tehtävään sidottu käsittelyprosessin kuvaus, siihen liittyvät toimenpiteet ja niiden yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit, sekä näiden oletusmetatietoarvot TOS toimii tietojärjestelmän taustalla ja tuottaa asian käsittelyn edetessä automaattisesti metatietoarvoja. TOS-järjestelmä fi TOS-järjestelmä; tiedonohjausjärjestelmä; TOJ tietojärjestelmä, joka tarjoaa ohjaustietoa operatiiviseen järjestelmään TOS laaditaan ja ylläpidetään tavallisesti TOS-järjestelmässä. TOS-määritys fi TOS-määritys yhden tai useamman tahon tuottama määritys tiettyjen tehtävien tehtäväkohtaisista oletusmetatiedoista Tiedonohjaus tuottaa TOS-määritykseen määritellyt oletusmetatietoarvot operatiiviseen tietojärjestelmään. TOS-rakenne fi TOS-rakenne TOSin tietomalli, joka kertoo mistä osista TOS-rakenne muodostuu ja miten nämä osat liittyvät toisiinsa TOS-rakenneosa fi TOS-rakenneosa TOS-rakenteen yksittäinen osa TOS-rakenteen tietomallissa kukin TOS-rakenneosa esiintyy vain kerran (yksikössä). 5/9
5 Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOS-malli 5.1 Yleistä TOS-mallin rakenteesta Kuvatun TOS-mallin rakenne koostuu kahdesta osasta: tehtäväluokituksesta ja mallitoimenpiteistä. Mallitoimenpiteet on jaettu hallintolaista johdettuihin yleisiin mallitoimenpiteisiin ja mallitoimenpiteisiin. Tarkoituksena on tarjota käyttäjille mahdollisimman dynaaminen ja modulaarinen esitystapa, joka ei ole sidoksissa yksittäisen toimijan toimintatapoihin tai rakenteeseen. Käyttäjä voi omasta toiminnastaan riippuen rakentaa juuri haluamansa ja näköisensä asiankäsittelykokonaisuuden, lukittumatta ennalta määriteltyihin toimintatapoihin tai määritettyihin rakenteisiin. TOS-malli kohdistuu yksinomaan sähköisesti tuotetun tiedon hallintaan. 5.2 TOS-mallin metatiedot ja niiden rajaus Asiakirjatiedolle määritettävät SÄHKE2:n mukaiset metatiedot määräytyvät sen tehtävän mukaan, johon asiakirja on liitetty. TOS-mallissa ei asiakirjoille/asiakirjatasolle ole määritelty metatietoja. Jokaisen organisaation on itse määriteltävä puuttuvat SÄHKE2-metatiedot tehtäville, toimenpiteille ja asiakirjoille. Metatiedot määritellään lähtökohtaisesti tehtävälle, josta ne periytyvät toimenpiteille ja asiakirjoille. Mallin käyttäjien on tästä johtuen kiinnitettävä erityistä tarkkuutta niihin asiakirjoihin, joissa metatietoarvot (julkisuus, säilytysaika jne.) eroavat tehtävätasolle kuvatusta. 5.2.1 Säilytysaika tehtäväluokituksessa Säilytysaika on kuvattu tehtäväluokituksessa kunkin tehtävän yhteyteen. Säilytysaika on sidottu tehtäväluokkaan ja määräytyy tämän mukaan. Arkistolaitoksen seulontastrategian mukaisesti sähköisesti tuotetulle aineistolle tulee määritellä säilytysajat tehtäväkohtaisesti, josta arvot periytyvät tehtävän yhteydessä syntyviin asiakirjatietoihin. Tehtävän yhteydessä syntyvällä yksittäisellä asiakirjatiedolla voi kuitenkin olla tehtävän yleisestä säilytysajasta poikkeava säilytysaika. 5.2.2 Muut luokitukset ja metatiedot Tehtäväluokitus on luotu asiakirjahallinnon tarpeesta, jonka painoalueena on asiakirjatiedon talteen ottaminen ja hallinta. Toisin sanoen keskiössä on asiakirjatiedon hallinta, ei niinkään tiedon (esim. päätöksen) tuloksena syntyvien palveluiden suoritteiden seuraaminen. Asiakirjatiedon jäsentely ja esittäminen muulla tavoin on mahdollista käyttäen metatietoja ja ym. luokituksia, organisaation tarpeen ja tietojärjestelmäkohtaisten mahdollisuuksien mukaan. 5.3 Tehtäväluokitus Kuvatussa TOS-mallissa tehtäväluokitus kuvaa pelkästään tunnistettuja ja yhteisiä yleis- ja tukitehtäviä (Yleis-, henkilöstö- ja taloushallinto), joissa julkishallinnon organisaatioilla on yhteisiä tehtäviä. Kaikki toimialariippuvaiset tai jonkun tietyn yksittäisen toimijan tehtäväalueeseen kuuluvat tehtävät on pyritty rajaamaan pois suosituksesta. Myös ns. yleisiin tehtäväluokkiin sijoittuvat toimialariippuvaiset tehtävät on poistettu luokituksesta. Tehtäväluokitus on pyritty kuvaamaan mahdollisimman kattavasti ja yleisesti vain kolmannelle tasolle asti, jotta se olisi organisaatioriippumaton. Tämä ohje suosittaa, että kolmannelle tasolle asti luokitusta ei muuteta. Kolmannen tason alapuolelle organisaatio voi lisätä tehtäviä tarpeen mukaan. Tehtäväluokituksen lisätietoihin on kerätty tietoja niistä asioista, jotka on katsottu kuuluvan kyseiseen tehtäväryhmään. 6/9
5.3.1 Kohteen esittäminen tehtäväluokituksessa Tehtäväluokituksen rakenteessa on pyritty mahdollisimman yksinkertaiseen ja ylläpidon kannalta helppoon kuvaukseen. Tarkoituksena on ollut välttää tilannetta, jossa sama prosessi on esitetty monessa eri paikassa jaoteltuna esimerkiksi toimialan mukaan, tästä esimerkkinä voidaan mainita hankintatoimi ja hankinnat. Hankinnoille on annettu yksi paikka tehtäväluokituksessa hankintaa hoitavasta toimialasta riippumatta. Näin sijoiteltuna itse kuvausta ei tarvitse päivittää kuin yhteen paikkaan käsittelyprosessien tai lain muuttuessa. Vastaavalla tavalla kaikille esimerkiksi organisaation sisäiseen ohjaukseen ja organisoimiseen liittyville johtosäännölle, työjärjestykselle, ohjeille, sisäisille politiikoille tai linjauksille ja muille vastaaville asiakirjoille on varattu oma kohtansa tehtäväluokituksesta, toimialasta riippumatta. Syntyvät asiakirjat voidaan erottaa toimialan tai palvelun mukaan käyttämällä muita asiakirjoja kuvaavia metatietoja esim. asiasanoja tai palveluluokkaa. Organisaatio voi täydentää annettuja luokkia syventävästi omalla tarkentavilla luokillaan ja prosesseillaan. Mallin tehtäväluokituksen luokkatietoja voidaan myös käyttää viitteenä tai metatietona organisaation omassa ao. kohtaa käsittelevässä tehtäväluokituskaavassa. Tehtäväluokka päätöksenteko on pääasiassa tarkoitettu kunnallisille organisaatioille, mutta sitä voidaan tarvittaessa myös hyödyntää muualla. Luokkaan kuvataan päätöksentekoprosessi ja kootaan mahdollisesti päätöksentekoon liittyvät päätösluettelot. Tarve ja toiminta saattaa myös olla tietojärjestelmäkohtaista, joten luokan käyttö ja järjestelmän toiminta on selvitettävä tapaus- ja järjestelmäkohtaisesti. Pääasiassa yksittäiset päätökset tulee kuvata itse käsittelyprosessin yhteyteen. Oikaisu ja muutoksenhaku kuvataan aina käsittelyprosessin yhteyteen. 5.4 Käsittelyprosessit ja toimenpiteet TOS-mallissa käsittelyprosessit ja toimenpiteet on kuvattu tehtäväluokituksesta erillisinä ns. mallitoimenpiteinä, eikä näitä ole liitetty suoraan tehtäväluokitukseen. Tarkoituksena on, että jokainen organisaatio itse voi rakentaa näköisensä ja omiin tarpeisiinsa soveltuvat käsittelyprosessit. Lähtökohtana on, että malli on dynaaminen ja taipuu eri organisaatioiden tarpeisiin ympäristöistä riippuen. Mallitoimenpiteet käsittävät hallintolaista johdetut mallitoimenpiteet (ohjaus, vireillepano, valmistelu jne.) sekä muihin asioihin liittyvät mallitoimenpiteet. Kuhunkin mallitoimenpiteeseen on valmiiksi liitetty tarkentava toimenpide (valinnainen ks. alla) sekä asiakirjamalli. Vähimmäisvaatimuksena on, että rakenteeseen kuuluu vähintäänkin yksi toimenpidetaso. Toimenpidetason alle voidaan suoraan liittää asiakirjoja. Toimenpiteen alle voidaan tarvittaessa liittää tarkentavia toimenpiteitä. Toimenpiteet voidaan nimetä vapaasti, tukemaan tosiasiallista käsittelyprosessia. Yleisten hallintolaista johdettujen toimenpiteiden nimiä (ohjaus, vireillepano, valmistelu jne.) voidaan käyttää yleishallinnollisten asioiden osalta, joihin kyseiset toimenpiteet sopivat. Muissa asioissa, esimerkiksi henkilöstö- tai taloushallinnon asioissa, joihin hallintolain mukaiset mallitoimenpiteet huonosti sopivat, voidaan kunkin käsittelyprosessin osalta vapaasti käyttää sellaisia toimenpidenimityksiä, jotka parhaiten kuvaavat itse toimenpidettä. 7/9
Päätehtävä Tehtävä Alatehtävä Käsittelyprosessi Toimenpide (pakollinen) Tarkentava toimenpide (valinnainen) Asiakirja (asiakirjan tyyppi) Kuva 1. Esimerkki TOS-rakenteesta. Tietyissä käsittelyprosessikuvauksissa saattaa olla kuvattuna vaiheita, jotka eivät ole käytössä tai sovellu yksittäisen organisaation tapaan käsitellä asioita. Näissä tapauksissa organisaatio voi itse valita mitkä osat organisaatio ottaa käyttöön ja mitkä poistetaan tai muutetaan. Toimenpiteitä voi vapaasti muuttaa, poistaa tai lisätä. Kuvaukset toimivat suuntaa antavina malleina ja suunnitelman laadinnan tukena. Yleiset mallit on numeroitu suunnitelman loppuun. Malleja ei tule käyttää sellaisenaan vaan ne tule aina liittää jonkin tehtävän yhteyteen. Lisäksi sekä tehtäville että asiakirjoille tulee määritellä tarvittavat SÄHKE2-metatiedot. 5.5 Metatiedot 5.5.1 Julkisuusluokka Julkisuusluokka tallennetaan, jos jokin asiakirja oletusarvoisesti on salassa pidettävä. Arvo tulee muuttaa, mikäli tosiasiallinen asiakirja eroaa mallista. Julkisuusluokka on aina tarkistettava asiakirjakohtaisesti. Salassapidon tulee aina perustua lakiin. 5.5.2 Julkisuusluokan muutos Kohtaan on kuvattu julkisuuslain mukainen asiakirjan julkiseksi tuleminen. 5.5.3 Salassapitoaika Kohtaan on kuvattu julkisuuslain mukainen salassapitoaika. Yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Henkilöön kohdistuvien arkaluontoisten henkilötietojen osalta 50 tai 100 vuotta. 5.5.4 Salassapitoperuste Kuvataan yleisimmin esiintyvä ja vahvin salassapitoperuste. Todellisuudessa salassapitoperusteita voi olla useampia. Salassapitoperuste on aina tarkistettava suunnitelmakohtaisesti. 5.5.5 Henkilötietoluonne Kohtaan merkitään mikäli asiakirja sisältää henkilötietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja. 8/9
5.5.6 Suojaustaso Suojaustaso koskee pääasiassa valtionhallintoa. Se merkitään kaikkiin salassa pidettäviin asiakirjoihin. Tarkempi ohjeistus löytyy VAHTI-ohjeesta 2/2010. Kohtaan merkitään ainoastaan suojaustasoluokka, ellei asiakirja kuulu turvallisuusluokituksen piiriin (ks. yllä). 5.5.7 Turvallisuusluokka Turvallisuusluokka koskee pääasiassa valtionhallintoa. Merkitään yksinomaan sellaisiin salassa pidettäviin asiakirjoihin, jotka ovat salassa pidettäviä Julkisuuslain (621/1999) 24 :n 1 momentin 2,7-10 mukaan, ja joiden tietojen oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa vahinkoa Suomen kansainvälisille suhteille, henkilöiden, rakennusten tms. turvajärjestelyille, onnettomuuksiin tai poikkeusoloihin varautumiselle tai onnettomuuksien selvittämiselle, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muille yleisille eduille. Turvallisuusluokka merkinnän yhteyteen on aina merkittävä vastaava suojaustasoluokka. (VAHTI 2/2010). 5.5.8 Säilytysaika Merkitään säilytysaika tehtävätasolle. Säilytysaika määräytyy tehtävän mukaan. Joissakin tehtäviin sisältyvissä asiakirjoissa saattaa olla tehtäväkohtaisesta säilytysajasta poikkeavia aikoja. Yksittäisen poikkeavan asiakirjan säilytysaika määritellään erikseen. 5.5.9 Säilytysajan peruste Kohtaan merkitään mihin säilytysaika perustuu. Kyseessä voi olla Arkistolaitoksen päätös tai määräys tai yksittäiseen lakiin perustuva peruste. Säilytysajan peruste on aina merkittävä suunnitelmaan. Arvo tulee tarkistaa suunnitelmakohtaisesti. 5.6 TOS-malli TOS-malli on kuvattu tämän suosituksen liitteessä 1. Mallit on tehty yleis-, henkilöstö-, talous- sekä tietohallinnon tehtävistä. Mallit on työstetty erillisessä TOS/TOJ-työkalussa. 6 Opastavat tiedot Tätä suositusta ylläpitää Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA, puh. 0295 16001, sähköposti: jhs-sihteeri@jhs-suositukset.fi. JHS-järjestelmän verkkosivut: www.jhs-suositukset.fi Arkistolaitos ylläpitää omilla verkkosivuillaan TOS-määritysten laadintaan liittyvää ohjeistusta, jota voidaan hyödyntää, kun määritellään TOS-rakenteen mukaisia TOS-määrityksiä. Arkistolaitoksen verkkosivut: www.arkisto.fi 7 Liitteet Liite 1. TOS-tuloste 9/9