Kokousaika Torstai 28.4.2011 klo 19.00 Kokouspaikka Käsiteltävät asiat Hartolan seurakuntatalo 1. Kokouksen avaus 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Pöytäkirjan tarkastajat 4. Työjärjestyksen hyväksyminen 5. Tilinpäätöksen hyväksyminen 6. Tilintarkastusyhteisön valinta kausiksi 2011-2014 7. Ilmoitusasiat. 8. Kokouksen päättäminen ja valitusosoitus. Kokouksen koollekutsuja Vesa Järvinen, kirkkovaltuuston puheenjohtaja
Aika Torstai 28.4.2011 klo 19.00-20.45 Paikka Seurakuntatalo, Sali 1. Läsnä Poissa Vesa Järvinen, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Boren Mirja Kalevi Hanhinen Vuokko Heikkilä Hannu Kemppi Anne Kuisma Juha Laattala Reijo Lång Hanna Oksanen Jere Porvari Marja Poukama Markku Siihola Matti Tanskanen Päivi Toivanen Veli Vesala, varajäsen Maritta Virtanen Läsnä luottamustoimen tai viran puolesta Jeremias Sankari, kirkkoherra, kirkkoneuvoston puheenjohtaja Hannu Tukiainen, talouspäällikkö, pöytäkirjanpitäjä VESA JÄRVINEN puheenjohtaja HANNU TUKIAINEN sihteeri VUOKKO HEIKKILÄ pöytäkirjantarkastajat tarkastettu 2.5.2011 HANNU KEMPPI Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 2.5.2011-3.6.2011
1 KOKOUKSEN AVAUS KJ 8 luvun 5 mukaan; n kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Jos varapuheenjohtajallakin on este, kutsun antaa kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja pidettiin alkuhartaus, laulettiin virsi 104;1-5 2 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS n kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Jos varapuheenjohtajallakin on este, kutsun antaa kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka ja siihen on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kutsu asialuetteloineen on lähetettävä kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla viikon ajan ennen kokousta. KL 7 :4,1 Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet on saapuvilla. Kokouskutsu on lähetetty 20.4.2011 Esitys (pj): todennee kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Todettiin. 3 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJAT Esitys (pj): valitsee kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat samalla ääntenlaskijoina. Valittaneen pöytäkirjan tarkastajiksi Vuokko Heikkilä ja Hannu Kemppi. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Vuokko Heikkilä ja Hannu Kemppi. 4 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esitys (pj): hyväksynee esittelylistan kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin.
5 TILINPÄÄTÖKSEN HYVÄKSYMINEN Kn 36 17.3.2011 Kirkkojärjestyksessä ja kirkkoneuvoston ohjesäännössä määrätään, että kirkkoneuvoston on laadittava kultakin kalenterivuodelta toimintakertomus seurakunnan hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta sekä annettava se kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Toiminnassa löytyi vuoden aikana ilonaiheita: yhteistyössä koulun kanssa järjestetty pääsiäisvaellus, koulutyön laajeneminen, päiväkerhossa yhteistyön lisääntyminen kunnan päivähoidon kanssa. Seurakunta päätti uudesta tansanialaisesta Msingin seurakunnasta. Toisaalta Hartolan seurakunnan väkiluku väheni 2828:aan. Väheneminen johtui kirkosta eroamisesta, joka kasvoi Hartolassakin puolitoistakertaiseksi, luonnollisesta väestön vähenemisestä sekä vähäisessä määrin muuttoliikkeestä. Väkiluvun väheneminen näkyi myös toiminnassa: messujen kävijämäärä väheni vain 58 kävijään messua kohden. Ensimmäisen kerran oli vain yksi rippikouluryhmä. Huono-osaisuus Hartolassa jatkui ja diakoniatyössä avustustarve kasvoi. Hartolan seurakunnassa vuosi 2010 merkitsi pitkäaikaisen talouspäällikkö Pertti Backmanin jäämistä eläkkeelle ja uuden talouspäällikön Hannu Tukiaisen työn alkamista. Taloudellisesti vuosi 2010 meni talousarviota paremmin ylijäämän ollessa 3985,85. Verotuloja kertyi 566 477,78, mikä on 3 prosenttia edellisvuotta vähemmän. Henkilöstömenot kasvoivat 3,9 prosenttia ollen 538 477,13 euroa. Muuten menot kehittyivät maltillisesti. Tilivuoden ylijäämä johtui metsäsuunnitelmaan verrattuna kaksinkertaisista puunmyyntituloista 157 193,37 euroa. Nämä merkitsevät että seurakunnan talous ei ole pitkällä aikavälillä vakaa. Ainoa keino talouden vakauttamiseen on seurakunnan henkilöstömenojen selkeä vähentäminen lähivuosien aikana. Tj 9.3.2011 4 Tp: Esitän, että tilinpäätös vuodelta 2010 esitetään kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Tj: Talouspäällikön esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Taloudellisen jaoston päätösesitys: Taloudellinen jaosto esittää tilinpäätöksen vuodelta 2010 kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkoneuvosto allekirjoitti tilinpäätöksen ja antoi sen tilintarkastajille tarkastettavaksi. Esitys (kirkkoneuvosto): Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että tilinpäätös vuodelta 2010 hyväksytään. Kirkkoneuvoston esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
6 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA Kn 54 14.4.2011 KV 16.12.2010 7 Kn 100/18.11.2010 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 pykälään on tullut muutos, jonka mukaan vain ammattitilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö hoitaa seurakuntien tilintarkastuksen valtuustokaudesta 2011-2014 alkaen. Seurakuntavaaleissa 2010 valittava kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yleensä keväällä 2011 vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai näiden sijasta tilintarkastusyhteisön valtuustokauden ajaksi. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja taikka JHTT-, KHT- tai HTM- tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. on valinnut toimikaudekseen 2007-2010 Jouko Harjulan (HTM), varahenkilö Raija Virtanen (HTM) ja Eero Halmekosken, varahenkilö Reijo Sertti. Tilintarkastajien puheenjohtajaksi määrättiin Jouko Harjula. Tarkastuspalveluhankinta tehdään hankintalain (30.3.2007/348) mukaan. Mikäli tilintarkastuksen arvioidaan maksavan valtuustokauden aikana yhteensä alle 30 000 euroa ilman arvonlisäveroa, niin seurakunnalla ei ole velvollisuutta kilpailuttaa hankintaa hankintalain mukaan. Lahden alueen seurakuntien talouspäälliköt ovat keskustelleet asiasta tapaamisessaan 8.11.2010. Tapaamisessa todettiin, että tarjouksen pyytäminen kannattaa hoitaa niin, että useampi pieni seurakunta pyytää yhdessä tarjouksen tilintarkastuspalveluista. Mikäli isot seurakunnan tulisi mukaan, laissa mainittu 30.000 euron raja ylittyisi neljän vuoden aikana. Yhteiseen tarjouspyyntöön ovat lähdössä mukaan Asikkala, Hartola, Iitti, Kärkölä, Padasjoki ja Sysmä. Talouspäällikön päätösesitys Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto pyytää kirkkoneuvostoa valmistelemaan kirkkovaltuustolle esityksen tilintarkastusyhteisön valinnasta toimikaudekseen 2011-2014 hallinnon ja taloudenhoidon tarkastusta varten. Esitys (kirkkoneuvosto): Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto pyytää kirkkoneuvostoa valmistelemaan kirkkovaltuustolle esityksen tilintarkastusyhteisön valinnasta toimikaudekseen 2011-2014 hallinnon ja talouden-hoidon tarkastusta varten. hyväksyi kirkkoneuvoston esityksen. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 pykälään on tullut muutos, jonka mukaan vain ammattitilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö hoitaa seurakuntien tilintarkastuksen valtuustokaudesta 2011-2014 alkaen. Seurakuntavaaleissa 2010 valittava kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee yleensä keväällä 2011
vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai näiden sijasta tilintarkastusyhteisön valtuustokauden ajaksi. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja taikka JHTT-, KHT- tai HTM- tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. on valinnut toimikaudekseen 2007-2010 Jouko Harjulan (HTM), varahenkilö Raija Virtanen (HTM) ja Eero Halmekosken, varahenkilö Reijo Sertti. Tilintarkastajien puheenjohtajaksi määrättiin Jouko Harjula. Tarkastuspalveluhankinta tehdään hankintalain (30.3.2007/348) mukaan. Mikäli tilintarkastuksen arvioidaan maksavan valtuustokauden aikana yhteensä alle 30 000 euroa ilman arvonlisäveroa, niin seurakunnalla ei ole velvollisuutta kilpailuttaa hankintaa hankintalain mukaan. Lahden alueen seurakuntien talouspäälliköt ovat keskustelleet asiasta tapaamisessaan 8.11.2010. Tapaamisessa todettiin, että tarjouksen pyytäminen kannattaa hoitaa niin, että useampi pieni seurakunta pyytää yhdessä tarjouksen tilintarkastuspalveluista. Mikäli isot seurakunnan tulisi mukaan, laissa mainittu 30.000 euron raja ylittyisi neljän vuoden aikana. Yhteiseen tarjouspyyntöön ovat lähdössä mukaan Asikkala, Hartola, Kärkölä, Padasjoki ja Sysmä. Koska viiden seurakunnan valtuustokauden oletetut tilintarkastuspalkkiot ylittivät 30.000 euron rajan, tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa kutsukilpailuna. Lisäksi tarjouspyyntö lähetettiin suuremmille tilintarkastusyhteisöille. Tarjouspyynnössä annettiin kriteerit, joiden perusteella valinta tehdään. Seurakunnat sitoutuivat annetuilla kriteereillä yhdenmukaiseen valintaan. Määräaikaan saapui viisi tarjousta. Tarjouskuorien avaustilaisuus pidettiin Asikkalan seurakunnassa pidetyssä talouspäälliköiden kokouksessa 7.2.2011. Tarjouksen jätti määräaikaan mennessä; Audiator-yhtiöt, Deloitte & Touche Oy, Tuokko Tilintarkastus Oy, KPMG Oy Ab ja Ernst & Young. 18.3.2011 pidetyssä talouspäälliköiden kokouksessa pisteytettiin tarjoukset. Tuokko Tilintarkastus oy:n ja Ernst & Young:n jättämät tarjoukset jätettiin huomioimatta, koska tarjouksia ei oltu tehty tarjouspyynnössä pyydettyjen tilintarkastuspäivien mukaisesti. Muiden tarjouksen jättäneiden osalta kaikkien seurakuntien tarjousten koko valtuustokauden kokonaissummat laskettiin yhteen ja annettiin pisteet ennakolta ilmoitettujen kriteerien mukaisesti seuraavasti: Audiator Deloitte KPMG Hinta Hartola 4.653,32 3.895,00 5.520,00 Hinta kaikki 29.924,86 28.085,00 30.160,00 Pisteet hinta 58 60 56 Pisteet laatu 20 15 20
Pisteet tarkastaja 20 10 20 Pisteet avustaja 10 5 10 Pisteet yht 108 90 106 Vaikka kukin seurakunta valitsee itsenäisesti oman tilintarkastusyhteisönsä, tarjouspyynnön yhteydessä seurakunnat ovat sitoutuneet valitsemaan edullisimman tilintarkastusyhteisön. Kokouksessa esiteltiin Tilintarkastus Harjula Ky:n tarjous, joka todettiin liian kalliiksi. Talouspäällikön päätösesitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto valitsee toimikaudekseen 2011-2014 hallinnon ja talouden tarkastusta varten tarjouskilpailun voittaneen Audiator-yhtiöt, jonka veroton palkkio tilintarkastuskaudelle 2011-2014 on 4653,32 euroa. Talouspäällikön esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Esitys (kirkkoneuvosto): Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että kirkkovaltuusto valitsee toimikaudekseen 2011-2014 hallinnon ja talouden tarkastusta varten tarjouskilpailun voittaneen Audiator-yhtiöt, jonka veroton palkkio tilintarkastuskaudelle 2011-2014 on 4653,32 euroa. Kirkkoneuvoston esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
7 ILMOITUSASIAT Kirkkoherra ilmoitti Kirkkopäivistä, keskustelua taajaman ulkopuolella asuvista yksinäisistä vanhuksista. 8 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN JA VALITUSOSOITUS Esitys (pj):kokous antanee valitusosoituksen Puheenjohtaja antoi valitusosoituksen ja päätti kokouksen klo 20.45.