PYHTÄÄN KUNTA HENKILÖSTÖRAPORTTI VUODELTA 2014 Yhteistyötoimikunta 16.2.2015 Hallitus Valtuusto
SISÄLLYSLUETTELO 2 (2) Johdanto 3 1 Henkilöstöraportin keskeiset tunnusluvut 31.12. 4 2 Henkilöstön määrä ja rakenne 4 3 Työhyvinvointi 7 4 Henkilöstön tila 8 5 Työterveyshuolto 9 6 Yhteistyötoimikunta 9 7 Henkilöstömenot 12 9 Katsaus tulevaisuuteen 14
3 (2) Johdanto KATSAUS VUODEN 2014 KESKEISIIN HENKILÖSTÖASIOIHIN Henkilöstötilinpäätöksen tiedot on otettu Gognos HR-raportointiohjelmasta. Järjestelmä on yhteinen Kotkan kaupungin, Carean sekä Kotkan-Haminan seudun koulutusyhtymän kanssa. Yhteinen järjestelmä mahdollistaa vertailtavuuden eri työnantajien välillä. Uuden HR-ohjelman tarkoituksena on tukea johtoa asetettujen strategisten tavoitteiden saavuttamisessa tuottamalla oikea-aikaista tietoa. Yksityisyyden suojan vuoksi kaikki ra portin tiedot ilmoitetaan osastotasolla. Tiedot ilmoitetaan vakinaisten ja määräaikaisten työntekijöiden osalta. Määräaikaisiin sisältyvät myös sijaiset ja työllistetyt. Henkilöstömäärät esitetään raporteilla henkilöiden työaikaprosentin mukaan yhden desimaalin tarkkuudella. Näin huomioidaan paremmin osa-aikatyötä tekevien työpanos. Henkilöstöraportin kaikki päivät esitetään kalenteripäivinä. Kunnalla on käytössä sähköinen Zef riskien ja vaarojen sekä työhyvinvoinnin arviointijärjestelmä. Kolmas Zef- arviointi suoritettiin tammikuussa 2013. Johtoryhmä on ohjeistanut osastoja käsittelemään kyselyn tuloksia. Osastot ovat käyneet tulokset läpi ja tehneet toimenpidesuunnitelmat. Seuraava kysely suoritetaan alkuvuodesta 2015. Kunnanhallitus teki 11.6.2012 päätöksen, jolla päätettiin hankkia esimiesvalmennus Success Point Oy:ltä. Valmennus on jakautunut vuosille 2012 2013. Esimiesvalmennusta on jatkettu vuoden 2014 aikana ja valmennusta jatketaan vuoden 2015 aikana. Henkilöstöpäivää vietettiin 12.8.2014 Timo Teipin navetan ylisillä, aiheena oli asiakasasenne Pyhtään kunnassa. Aiheesta löytyy materiaalia intranetin etusivulta kansiosta Asiakasasenne. Koko henkilöstölle suunnattua henkilöstöpäivää on tarkoitus jatkaa myös tulevina vuosina. Tilaisuus oli vuonna 2014 lämminhenkinen ja kasasi yhteen lähestulkoon koko henkilöstön.
4 (2) 1 Henkilöstöraportin keskeiset tunnusluvut 31.12. 2010 2011 2012 2013 2014 Koko henkilöstömäärä 220 231 225 217 217 Vakituinen henkilöstö 172 178 178 178 164 Määräaikainen henkilöstö ja sijaiset 48 53 47 39 53 Henkilöstömenot/asukas 1 709 1 736 1 876 1 861 1589 Asukkaat/vakituinen henkilöstö 31,1 30,2 30,2 30,2 32,6 Asukkaat/koko henkilöstö 24,3 23,2 23,9 24,8 24,7 Naisten suhteell. osuus henkilöstöstä 86,4 85,3 84,03 83,9 82,5 Koko henkilöstön keski-ikä 47,1 45 45 46 46 Vakituisen henkilöstön keski-ikä 48,4 48 48 47 48 Sairauspoissaolopäivät/henkilö 24,0 18,4 16,6 18,6 16,72 Sairauspoissaolopäivät 5 286 4 204 3 735 4 060 4 011 Ostetut koulutuspalvelut 22 522 54 418 48 692 54 061 Käydyt tuloskeskustelut % 99 50 100 100 Liikuntasetelien käyttö kpl 1 698 1 755 2 587 2 565 Tuloskeskustelut on käyty tammi- ja helmikuussa sekä syksyllä. Keskustelut on toteutettu uudella tuloskeskustelupohjalla, joka valmistui vuoden 2012 lopulla. Liikuntaseteleiden määrä per/työntekijä on 15 kappaletta vuodessa. 2 Henkilöstön määrä ja rakenne
HENKILÖSTÖMÄÄRÄN KEHITYS 2006-2014 5 (2) Pyhtään kunnan kokonaishenkilöstön määrä pysyi samalla tasolla kuin vuonna 2013. Vakinaisen henkilöstön määrä väheni edellisen vuoden tasosta 14 henkilöllä. Taulukosta ilmenee henkilökunnan keski-ikä ja henkilöstömäärät osastoittain jaoteltuna vakinaisiin ja määräaikaisiin 31.12.2014. Määräaikaisiin luetaan kaikki määräaikaisessa työ/virkasuhteessa olevat, mm. sijaiset ja työllistetyt. Henkilöstön määrä esitetään raportilla henkilöiden työaikaprosentin mukaan. Näin huomioidaan paremmin osa-aikatyötä tekevien työpanos. Henkilöstö siirtyy aktiivisesta lepääväksi, kun henkilöllä on yhtäjaksoinen yli 21 kalenteripäivän poissaolo pois lukien loma-ajat. Henkilöstön keski-ikä on korkea kaikilla osastoilla, lukuun ottamatta valvontalautakunta, johon on rekrytoitu uusi rakennustarkastaja. Henkilöstön ikääntyessä on havaittavissa, sairauspoissaolojen lisääntyminen ja muuttuminen pitkähköiksi poissaoloiksi ja sairausajan poissaolokustannusten kasvuna.
Henkilö siirtyy aktiivista lepääväksi, kun henkilöllä on yhtäjaksoinen yli 21 kalenteripäivän poissaolo pois lukien lomat. Henkilöstö yhteensä on aktiivi + lepäävä henkilöstö huomioituna työaikaprosentilla. 6 (2)
7 (2) 3 Työhyvinvointi Yllä olevasta kaaviosta ilmenee vuoden 2014 poissaolopäivien jakautuminen. Verrattaessa poissaolopäivien jakautumaa viime vuoteen on sairauspoissaolojen määrä vähentynyt 2 % ja vuosilomavapaiden määrä pysynyt samana. Tästä johtuen kunnan lomapalkkavarauksen määrä ei kasvanut vuoden 2014 aikana. Henkilökunta on pystynyt pitämään vuosilomiaan ja säästövapaat ei ole oleellisesti lisääntyneet.
8 (2) Sairauspoissaolojen kustannukset ovat vähentyneet edellisestä vuodesta noin 6 % ja sairauspoissaolojen päivät/työntekijä ovat vähentyneet kahdella päivällä. 30 60 päivän pituisia sairauspoissaoloja oli 15 työntekijällä. Sairauspoissaolokustannukset 2014 Kumulatiivinen 2014 SPO % SPO / hlö SPO kustannus Vakit Määrä Yht. Vakit Määrä Yht. Vakit Määrä Yht. Org.kk Yhteensä 5,36% 2,32% 4,68% 19,4 7,9 16,7 203 199 24 837 228 036 425 151 YLEISHALL.- JA 2,32% 0,00% 2,10% 7,8 0,0 7,0 13 907 0 13 907 13 907 KEHIT.PALV. SIVISTYSLAUTAKUNTA 3,01% 2,33% 2,86% 11,1 7,5 10,1 52 981 9 687 62 667 121 424 SOS.- JA 4,74% 2,76% 4,21% 17,9 9,7 15,8 89 890 14 557 104 447 176 438 TERV.LAUTAKUNTA TEKNINEN LAUTAKUNTA 11,93% 0,33% 10,23% 46,2 1,1 38,6 45 119 302 45 420 111 788 VALVONTALAUTAKUNTA 3,01% 3,03% 3,02% 11,0 5,0 7,5 1 303 292 1 595 1 595 Sairauspoissaolotietoja SPO = sairauspoissaolo SPO kustannus ei sisällä sijaisten kustannuksia (määräaikaiset) eikä laskennallisia sivukustannuksia. SPO % / hlö = sairauspoissaolotunnit / teoreettisen säännöllisen työajan tunnit Org.kk = organisaation kokonaiskustannus, jossa on huomioitu sairauspoissaolon vuoksi poissaolevan henkilöstön palkkakustannukset sekä organisaatioon kohdistuvat sairauspoissaolojen sijaiskustannukset, mutta ei laskennallisia sivukustannuksia tai takautuvasti palautettavia KELA-korvauksia
4 Henkilöstön tila 9 (2) Eläketapahtumat: Vuonna 2014 jäi vanhuuseläkkeelle viisi henkilöä ja työkyvyttömyyseläkkeelle neljä henkilöä. Eläkepoistumaennusteet kuvaavat vanhuus- ja työkyvyttömyyseläkkeille lähivuosina siirtyviä. Ennusteet on laskettu virka- ja työsuhteisista sekä vakinaisista että määräaikaisista työntekijöistä, jotka ovat olleet KuEL- tai VaEL-vakuutettuina 31.12.2014. Vuosittaiset henkilömäärät ovat ennustemallin tuottamia desimaalilukuja. Pyhtään kunnan tulevien vuosien osalta eläköityminen on suurta noin 6 henkeä vuodessa, huippuvuodet osuvat vuodelle 2015 jolloin eläköityy 10 henkeä ja vuodelle 2018 jolloin eläköityy 11 henkeä. Työnantajan on huolehdittava siitä, että se pystyy rekrytoimaan tarpeeksi ammattitaitoista työvoimaa pystyäkseen tarjoamaan kuntalaisille lain edellyttämät palvelut myös tulevaisuudessa.
10 (2) 5 Työterveyshuolto Kunta ostaa työterveyspalvelut henkilöstölle Kotkan kaupungilta, joka vuoden 2002 alusta muodosti työterveyspalvelujen tuottamisen kunnalliseksi liikelaitokseksi nimeltä Kymijoen Työterveys. Sopimukseen sisältyy sekä lakisääteinen työterveyshuolto (korvausluokka I) että henkilöstölle maksuton yleislääkäritasoinen sairaanhoito (korvausluokka II) siihen liittyvine laboratorio- ja röntgentutkimuksineen. Työterveyshuollon tavoitteena on kokonaisvaltainen työpaikan muuhun toimintaan liittyvä työhyvinvoinnin edistäminen ja terveysriskien torjunta. Vuoden 2014 aikana on kehitetty sairauspoissaolojen hallintamallia sen käyttöönottoa, tuettu esimiehiä varhaisen tuen mallin ja työhön paluun tuen mallin käyttöönotossa, ja toimenpiteiden kohdentaminen tuki- ja liikuntaelinsairauksien aiheuttamien poissaolojen ennaltaehkäisyyn ja varhaisessa vaiheessa tehtäviin korjaaviin toimenpiteisiin työterveyshuollossa. Työpaikkaselvityksiä tehtiin vuoden aikana Hirvikosken, Suur-Ahvenkosken ja Pyttis Svenskan kouluihin. Ruokapalveluun ja kirjastoon tehtiin työpaikkaselvitykset,jotka liittyvät kohdennettuun terveystarkastukseen. Siltakylän palvelukeskuksen sisäilmaongelmaa on seurattu ja tähän liittyen suoritettu henkilöstölle sisäilmapiirikysely. Kohdennettuja terveystarkastusprosesseja jatkettiin ja toteutettiin lain velvoittamia määräaikaistarkastuksia. Kohdennettuun terveystarkastukseen kuuluu työpaikkaselvitys sekä yksilölliset terveystarkastukset. Näistä laaditaan yhteenveto ja palaute annetaan koko työyhteisölle. Tavoitteena on käynnistää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ennaltaehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet. Työterveyshuolto ja kunnan johtoryhmä on pitänyt yhteisen palautetilaisuuden, jonka yhteydessä on päivitetty toimintasuunnitelma. 6 Yhteistyötoimikunta Kunnan taloussuunnitelman mukaan henkilöstöpalvelujen tavoitteena on kehittää työympäristöä, työyhteisön hyvinvointia ja henkilöstön toimintakykyä sekä työn turvallisuutta ja kehittää työterveyshuoltoa yhteistyössä henkilöstön kanssa. Yhteistyötoimikunnan toiminnassa keskitytään työturvallisuuslain toteuttamiseen käytännön työssä. Työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa tarkistetaan ennalta ehkäisevää työterveydenhuoltoa painottavaksi. Yhteistyötoimikunta toimii kunnan työsuojelutoimikuntana. Yhteistyötoimikunta kokoontui 7 kertaa vuoden 2014 aikana. Asioita kirjattiin 41 kpl. Yhteistyötoimikunnan jäsenet ovat olleet 2014 kunnanhallituksen puheenjohtaja, kunnanjohtaja, hallintojohtaja, työsuojelupäällikkö, JUKO ry edustaja, JYTY ry edustaja, JHL ry edustaja, KTN ry edustaja, työsuojeluvaltuutetut 2 kpl ja hallinto- ja taloussihteeri.
11 (2) VIRKISTYSTOIMINTA Henkilöstöjuhla järjestettiin Purolan Työväentalolla 28.11.2014. Paikalla oli 102 henkilöä. Juhlassa jaettiin merkkipäiväsäännön mukaiset lahjat seuraaville henkilöille:
12 (2) Henkilökunta on saanut vuokrata kunnan Versössä olevia mökkejä edullisemmalla hinnalla kuin muut kuntalaiset. Henkilöstö saa vuosittain ilmaiseksi 15 kpl /työntekijä kulttuuri- ja liikuntaseteleitä. TYÖSUOJELUTOIMINTA Pyhtään kunnalla työnantajana on käytössä sähköinen Zef riskien ja vaarojen sekä työhyvinvoinnin arviointijärjestelmä. Kolmas Zef- arviointi tehtiin tammikuussa 2013. Kunnan johtoryhmä ohjeisti osastojen tulosten käsittelyä ja toimenpiteiden kohteiksi valittavia ongelmia sekä niiden suunnittelua. Johtoryhmä seuraa toimenpiteiden toteutumista vuosittain. Jatkossa tulee kiinnittää huomiota siihen, että kussakin yksikössä kehittämisen kohteeksi valitaan keskeiset ongelmat. Työpisteet ovat laatineet kyselyn pohjalta toimenpidesuunnitelmat vuosille 2013-2014. Kyselyn 2013 vastauksissa nousi esiin sisäilmaongelmat ja työpaikan melutaso. Verrattaessa vuosien 2011 ja 2013 kyselyn tuloksia on havaittavissa selvää parannusta työhyvinvointi asioissa, työilmapiirissä, yhteistyössä esimiehen kanssa, tiedonkulussa, työnjaon selkiintyminen ja esimiehen tuen saaminen Kunnalla työnantajana on oltava työturvallisuuslain (738/2002) 9 :n mukaan turvallisuuden ja terveellisyyden edistämiseksi ja työntekijöiden työkyvyn ylläpitämiseksi tarpeellista toimintaa varten ohjelma, joka kattaa työpaikan työolojen kehittämistarpeet ja työympäristöön liittyvien tekijöiden vaikutukset. Kunnanhallitus hyväksyi 23.5.2011 uudistetun Pyhtään kunnan työsuojelun toimintaohjelman, jonka valmistelivat työsuojelupäällikkö ja valtuutetut. Työsuojelun toimintaohjelmassa on huomioitu työturvallisuuslaki, työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta annettu laki, Pyhtään kunnan strategia ja Zef -riskien ja vaarojen arvioinnin vastaukset. Ohjelmassa työsuojelutoiminta on kuvattu tuloskorttina. Työsuojelun toimintaohjelman tavoitetasona on, että laaditut sisäiset ohjeet toimivat. Sisäisiä ohjeita ovat: Hyvä kohtelu Pyhtään kunnassa Häirinnän ja epäasiallisen kohtelun toimintamalli Toimintaohje väkivaltatilanteiden varalle Pyhtään kunnan päihdeohjelma Näyttöpäätetyötä koskeva ohje silmälasien hankinta. Osastojen tulee raportoida näiden ohjeiden mukaiset toimenpiteet vuosittain kunnan johtoryhmälle. Väkivaltatilanteista on tehty kaksi ilmoitusta. Häirintää ja epäasiallista kohtelua koskevia ilmoituksia on ilmoitettu kaksi ja todettu, että asiasta on käyty suullinen keskustelu. Alueellisena työsuojeluviranomaisena toimii Etelä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelun vastuualue. Työsuojeluviranomainen antaa toimintaohjeen asiasta, jonka tarkastaja on havainnut lainsäädännön vastaiseksi työsuojelun valvontaa ja työpaikan työsuojelutyötä koskevan lain (44/2006) 13 :n mukaan. Aluehallintoviraston työsuojelutarkastuksissa ovat mukana työyksikön edustajien lisäksi työsuojelupäällikkö ja valtuutettu. Aluehallintoviraston työsuojelutarkastuksia on tehty neljä. Niistä laaditut tarkastuskertomukset on käsitelty yhteistyötoimikunnassa. Työterveyshuollon toimintasuunnitelman muutokset on käsitelty yhteistyötoimikunnassa. Kohdennettuja terveystarkastuksia on jatkettu. Niiden pohjalta on laadittu toimenpideohjelmia kohdetyöpaikan henkilökunnan työhyvinvoinnin parantamiseksi. Kohdennetuilla terveystarkastuksilla on mukana työsuojeluvaltuutettu. Työsuojeluorganisaatio 2014 2017 Työsuojelupäällikkö Timo Hokkanen
13 (2) Hallinto-, sivistys- ja tekninen osasto: Sosiaali- ja terveysosasto Työsuojeluvaltuutettu Aki Nokka Taru Sjögren I Varavaltuutettu Tiina Tura Annika Mäntynen-Danielsbacka II Varavaltuutettu Satu Manninen Toimihenkilöt eivät ole valinneet omaa työsuojeluvaltuutettua. 7 Henkilöstömenot Henkilöstön palkkakustannukset ovat kunnan koko toimintakuluista 24,8 %. Sivukulujen osuus toimintakuluista on 7,5 %. Yhteensä henkilöstökulujen osuus toimintamenoista on 33,3 %. Määräaikaisen henkilöstön palkkakustannukset 2014 Kustannuksissa ei ole huomioitu laskennallisia sivukuluja. Määräaikaisen henkilöstön palkkauskustannukset ovat koko henkilökunnan palkkakustannuksista 20,1 %. Verrattaessa kustannuksia edelliseen vuoteen, ne ovat vähentyneet.
8 Henkilöstökulut tilinpäätöksen 2014 mukaisesti 14 (2)
15 (2) 9 Katsaus tulevaisuuteen Kunnanvaltuusto hyväksyi 15.11.2010 uuden kuntastrategian, jonka toiminta-ajatus on: Pyhtään kunta luo edellytykset hyvälle elämälle toimien tiiviissä vuorovaikutuksessa kuntalaisten, naapurikuntien, yrittäjien ja muiden toimijoiden kanssa. Pyhtään kunnan visio on vuodelle 2020: HYVÄN ELÄMÄN KUNTA. Kunnanvaltuusto hyväksyi 10.6.2013 palvelustrategian vuosille 2013-2016. Hyvin alkanutta tavoitteiden määrittelyä ja saavutettujen tulosten seuraamista tuloskorttien avulla kehitetään edelleen. Tulospalkkiojärjestelmä on käytössä kunnan johtoryhmän jäsenillä. Henkilöstön työssäjaksamiseen pitää tulevaisuudessa panostaa entistä enemmän. Sairauspoissaolopäivien kokonaismäärä laski edellisen vuoden 4 060:sta 4 011:ään. Kunnalla on käytössä sähköinen Zef riskien ja vaarojen sekä työhyvinvoinnin arviointijärjestelmä. Vuoden 2011 alusta on ollut voimassa Varhaisen tuen toimintamalli, jonka tarkoituksena on henkilöstön työhyvinvoinnin tukeminen. Tavoitteena on tukea esimiehiä työhyvinvoinnin johtamisessa siten, että työhyvinvoinnin heikkenemisen ennusmerkit osataan havaita riittävän varhain. Kunnan tulee kannustaa henkilöstöä pysymään työssä ennenaikaiselle eläkkeellesiirtymisen sijasta. Nykyisellä henkilöstöllä on paljon vuosien varrella hankittua arvokasta ns. hiljaista tietoa. KT Kuntatyönantajat ja kunta-alan pääsopijajärjestöt ovat käynnistäneet yhteisen tuloksellisuuskampanjan. Nuoret ikäluokat pienenevät, eläköityminen on nopeaa ja kilpailu osaavasta työvoimasta kiristyy. Kunta-alan työmarkkinaosapuolet pitävät tärkeänä, että kunnallisten palvelujen tuloksellisuutta tarkastellaan vaikuttavuuden, laadun, prosessien sujuvuuden ja henkilöstön aikaansaannoskyvyn näkökulmasta. Palvelujen päämääränä on kuntalaisten hyvinvointi. Laadukkaat palvelut edellyttävät, että henkilöstö voi hyvin, on osaavaa ja että työyhteisöt ovat toimivia. Kunnilla on edessään suuria, mutta mielenkiintoisia haasteita. On tärkeää, että päätöksentekijät ja työntekijät tekevät yhdessä työtä yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Toimintojen kehittämisen lähtökohtana tulee olla kuntalaisten palvelutarpeet. Kunnan palvelutuotannon turvaamiseksi nähdään, että yhteistyö kaikkien erilaisten toimijoiden kanssa on tarpeellista ja yhteistyökumppanuudet tulevat lisääntymään kaikilla sektoreilla lähivuosien aikana. Vuoden 2015 alusta kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut tuottaa Attendo Oy, kunnan henkilöstöä siirtyy 1.1.2015 noin 40 henkilöä Attendon palvelukseen. Teknisen toimen osalta ulkoistamista valmistellaan alkuvuodesta 2015 alkaen ja mahdolliset päätökset tehdään kesän aikana.
16 (2)