Tutkimushankkeiden hallinnointi: vanhat kiemurat ja uudet tuulet Tutkimuspalvelupäivät 2015, Tampere Työpaja 4
Työpaja 4 ryhmät 1-3 Tekes toivoo näkemyksiä Missä asioissa me rahoittajat voimme parantaa toimintaamme ja omalta osaltamme sujuvoittaa hankehallintoa Missä asioissa ja miten rahoituksen saajat itse voivat sujuvoittaa hankkeiden hallinnointia Pohdintaa ryhmissä Ryhmä 1: Kilpaillun tutkimusrahoituksen prosessi Ryhmä 2: Hallinnolliset vaatimukset, rahoitusehdot Ryhmä 3: Asiointi
Ryhmä 1: Kilpaillun tutkimusrahoituksen prosessi Mikä toimii? - Tutkija voi soittaa Tekesiin ideastaan ja keskustella siitä. - Sähköinen asiointi helpottaa. Kehitys: - Mahdollisimman paljon palautetta hakemuksista, jotka hylätään. - Maksullinen palaute: peruspalaute sopivaan hintaan, tarkemmasta palautteesta hieman korkeampi hinta?
Ryhmä 1: Kilpaillun tutkimusrahoituksen prosessi Enemmän tietoa: Kuinka eri hakualueita painotetaan? Oliko aikaisemmassa haussa todella hyviä hakemuksia, joita ei rahoitettu, mutta jotka todennäköisesti ovat seuraavassa haussa. Enemmän tietoa hakemusten kokonaisuudesta.
Ryhmä 1: Kilpaillun tutkimusrahoituksen prosessi Tekes ja Akatemia antavat joustoa ja sujuvuutta. Kokemuksia: Tekes on maksanut pyydetyn kustannustilityssumman, mutta tarkastuksessa osa kustannuksista ei ole hyväksyttäviä -> maksetaan takaisin. Tarkastus projektin ollessa käynnissä?
Ryhmä 1: Kilpaillun tutkimusrahoituksen prosessi Miten rahoitusta hakevat voivat petrata? Rahoitusta hakevat tutkijat täytyy velvoittaa vertaismentorointiin ennen hakemuksen lähettämistä tai edes että ulkopuolinen lukee hakemuksen läpi. SA:lla arviointilomakkeet, joihin hakemusta voi verrata.
Ryhmä 2: Hallinnolliset vaatimukset, rahoitusehdot Joidenkin mielestä kaksi kertaa vuodessa riittää; toiset että kolme raportointia. Organisaatio voi itse määritellä raportointikaudet On toiveita, että Akatemiaan tehtäisiin myös sisällöllinen raportointi Akatemian laskutuksessa järkeistettävä palkkojen ilmoittamista, jos lasku tehdään suoraan Akatemian sivuilla sähköiseen järjestelmään on palkkojen oltava myös toisen kerran toimitettavissa CSV-tiedostossa (turhaa päällekkäisyyttä, miksi näin) Akatemia: Henkilöiden syntymävuosi ja kansalaisuus-> voisiko jättää pois Tiedeasiantuntijat taloushallinnon kanssa paremmin yhteistyöhön Lisätietopyynnöt myös kustannustilityksen tekijälle s-postitse Tuleeko lisätietopyynnöt myös organisaation sähköiseen asiointiin? Tilintarkastukset: tehdään yli 100 000 projekteista (kokonaisbudjetti)
Ryhmä 3: Asiointi Omien pankkitunnusten käyttö työasioissa vs. vaihtuva tekstiviestisalasana HAKA-kirjautumismahdollisuus? Sähköinen asiointi ei ollut laajasti käytössä yliopistoissa - ei toimi laskentajärjestelmänä - kenen vastuulla kustannustilitysten raportointi (mitkä kustannukset raportoidaan jne?)
Ryhmä 3: Asiointi Säästetään paperipostia kun raportoidaan sähköisesti Ilmoitus uudesta rahoituspäätöksestä (tukipalveluille) Konsortiohakemus Akatemian uuden ohjeistuksen mukaan (osaprojektit täyttävät omat hakemuksensa sis. liitteet, jonka jälkeen koordinaattori jättää hakemuksen) Sähköisen järjestelmän suullinen neuvonta voi aiheuttaa inhimillisiä erehdyksiä / väärinymmärryksiä Tekes & SA samoilla kirjallisilla ohjeilla Kiitosta SA:lle uutta haussa dokumentista sekä joka vuosi tarkemmista ohjeista
Ryhmä 3: Asiointi Päätökset maksatuksista paperisesti Voisiko tieto tulla vain sähköisesti? Kulkeutuuko tieto maksatuspäätöksestä organisaatiossa sille, joka tekee projektin seuraavan raportoinnin? Oman organisaation projektien järjestelymahdollisuus eri hakukriteereillä Mallia H2020-portaalista online-järjestelmään (sekä hakemuksen jättäminen että sopimushallinnointi) Arvioinnin läpinäkyvyys, vrt. Tekes vs. SA / H2020 Voisiko Tekes arviointi muuttua läpinäkyvämmäksi? Arviointiraportti hakijalle
Ryhmä 3: Asiointi Kustannustilityksistä sähköisesti Pdf-versioon muitakin kenttiä onlinesta kuin kuluneen kauden kulut Rahoituspäätöksessä eri budjetit kuluissa ja rahoitusbudjetissa Ei mahdollista korjata järjestelmien takia? Sähköinen projektinhallintajärjestelmä yliopistoissa & yhteys rahoittajien järjestelmiin Millaisia eri järjestelmiä yliopistoissa käytössä? Kun tieto kirjattu yhteen järjestelmään, pitäisi sen riittää.