HANKESUUNNITELMA 13.5.2016 ekeski-pohjanmaa: Sähköisten ja videoavusteisten palveluiden kehittämishanke 1. Hankkeen tarve, tavoitteet ja kohderyhmä 1.1 Hankkeen taustalla olevat tarpeet, ongelmat ja kehittämistarpeet Hankkeen lähtökohtana on digitalisaation hyödyntäminen konkreettisin tavoin Keski-Pohjanmaan maakunnan kuntien, maakuntaviraston ja sote -toimijoiden palvelujen uudistamisessa. Hanke yhdistää kunnianhimoisella tavalla usean eri sektorin palveluiden kehittämistarpeita samaan kehittämiskokonaisuuteen, joka perustuu yhtenäisiin toimintatapoihin ja palvelualustaan. Kuvio 1: ekeski-pohjanmaa hankkeen kehittämiskokonaisuus Kuntapalvelut Kuntien tuottamia palveluja on jouduttu supistamaan ja järjestämään uusin tavoin. Palveluita tuotetaan esimerkiksi kuntien välisenä yhteistoimintana yhä enemmän. Palveluissa on painetta keskittämiselle suurempiin kokonaisuuksiin ja harvempiin asiointipisteisiin. Tässä yhteydessä kuntalaisen asiointietäisyydet kasvavat, palvelun tasa-arvoinen saavutettavuus ja usein myös palvelun laatu heikentyy. Kuntien virastoilla järjestettävien palveluiden määrä vähentyy jatkuvasti ja palveluita tulisi tuottaa uusin tavoin. Valtion hallinnon palvelut ovat viime vuosina etääntyneet alueelta julkisen sektorin taloussäästöjen sekä palvelu- ja toimintamallien uudistumisen myötä. Valmistelua, päätöksentekoa ja palvelun tuottamista tapahtuu hyvin sirpaleisesti eri paikkakunnilla pitkienkin maantieteellisten etäisyyksien päässä Keski- Pohjanmaalta. Muutos koskettaa kaikkien alueella asuvien, työskentelevien, yrittävien ja harrastavien ihmisten asiointia kuten myös kuntien, kuntayhtymien, yritysten ja yhteisöjen asiointia. 1
Asiointitavat muuttuvat yhä enemmän sähköiseen ja videoasiointiin niin kuntien kuin valtion palveluissa. Muutos on jo käynnistynyt erityisesti sähköisen asioinnin suuntaan, kuten esimerkiksi TE -toimistojen palveluprosessien uudistuksessa. Videoasiointia on sen sijaan hyödynnetty vähän. Keski-Pohjanmaalla ei ole käytössä videoavusteisia palveluja joitain pilotteja lukuun ottamatta. Tilanne on samankaltainen koko Suomessa. Digitalisaation hyödyntäminen tehokkaalla tavalla palvelutuotantoon onkin keskeisiä valtakunnallisia tavoitteita: digitalisaatio on yksi hallituksen kärkihankkeista. Yksityisellä sektorilla, kuten esimerkiksi pankkitoimialalla, digipalvelut ml. videoavusteiset palvelut ovat keskeisiä kehittämiskohteita ja niihin investoidaan tällä hetkellä voimakkaasti (esimerkiksi Nordea ja OP -ryhmä). Sähköisten palvelujen kehittämisen tarve on suuri Keski-Pohjanmaallakin. Kehittämisen tavoitteet ovat palvelujen saavutettavuudessa ja paranemisessa digitalisaatiota hyödyntämällä. Muutoksessa on tarvetta vastata palveluverkon voimakkaaseen harvenemiseen sekä valtion ja kuntien palveluiden turvaamiseen alueella. Palveluiden hajauttamista ja saatavuutta lähipalveluina pidetään tärkeänä näkökulmana. Muutosta on toisaalta ennakoitukin, sillä yhteispalvelupisteiden perustaminen on ollut jo pitkään yhtenä merkittävänä kehittämishankkeena valtionhallinnon ja kuntien välillä. Keski-Pohjanmaalla yhteispalvelupisteitä on joka kunnassa, Kokkolassa niitä on kolme. Yhteispalvelupisteiden toiminnassa on kuitenkin kehittämistarvetta, joka korostuu käynnissä olevassa sähköisen asioinnin muutoksessa. Sähköiset ja videoavusteiset palvelut edistäisivät olennaisesti yhteispalvelupisteiden toimivuutta. Yhteispalvelupisteet voisivat olla myös palvelupisteitä, joihin luodaan asiointivälineet kaikkien kuntalaisten käyttöön - myös niille, joilla ei ole kotona tietokonetta ja nettiyhteyttä. Maakuntapalvelut Hallitus on käynnistänyt aluehallintouudistuksen, joka vaikuttaa voimakkaimmin valtion aluehallinnon palvelujen uudelleenjärjestämiseen ja joka perustuu itsehallintoalueiden perustamiseen. Uudistuksen yhteydessä määritellään kuntien, itsehallintoalueiden ja valtion roolit. Kuntien ja itsehallintoalueiden tehtäväjaot ovat parhaillaan muodostumassa. Uudistus tulee vaikuttamaan olennaisella tavalla edellä kuvattuun toimintaympäristön muutokseen ja eri toimijoiden tehtäviin. Nähtävissä on, että palvelujen tuottamiseen maakunnan tasollakin tulee kehittää uusia tapoja toimia, joissa on tärkeää hyödyntää sähköisiä mahdollisuuksia / digitalisaatiota. Hanke toteutetaan siten, että se avustaa, tuottaa tietoa ja kokemuksia sekä toimintamallimahdollisuuksia maakunnallisen itsehallintoalueen kehittämis- ja valmisteluprosessille sähköisten palvelujen kehittämisen näkökulmasta. Sote -palvelut Sosiaali- ja terveydenhuollossa korostuvat lähivuosina uudet tavat toimia teknologiaa hyödyntämällä. Tavoitteena koko yhteiskunnassa ovat palveluiden tasa-arvoinen saavutettavuus, palveluiden parantaminen, säästöt ja kustannustehokkuus, Tässä yhteydessä teknologia liittyy palveluiden toteuttamiseen ja saavutettavuuteen etäyhteyksin, sähköisin järjestelmin ja videoyhteyksin. Tulevaisuudessa ja jo nyt on panostettava sosiaali- ja terveyshuollon etäpalveluihin. 2
Hallituksen käynnistämä SOTE -uudistus perustuu maakuntien pohjalle rakennettaviin SOTE alueisiin, jotka aloittavat toimintansa 1.1.2019. Maakunnallinen SOTE -alue tarkoittaa jatkossa sote-palvelujen tuottamista yhden organisaation toimesta aiempien erillisten organisaatioiden sijaan. Keski-Pohjanmaalla SOTE - uudistusta on ennakoitu ja valmisteltu aktiivisesti. Uusi yhteinen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon kuntayhtymä Soite aloittaa toimintansa 1.1.2017. Hankkeen valmistelun aikana on nähty erittäin tärkeänä se, että Keski-Pohjanmaalla on em. muutosvaiheessa erinomainen tilaisuus kehittää maakunnan tarpeisiin ja olosuhteisiin soveltuvia toimintamalleja. Sähköiset ja videoavusteiset etäpalvelut ovat toimintamallin ja palveluiden tuottamisen keskeisiä haasteita ja mahdollisuuksia. Tavoitteena maakunnallisen mallin kehittämisessä on turvata lähipalvelut alueellisesti ja paikallisesti. Maakunnallisen toimintamallin kehittäminen edellyttää myös pitkäaikaista toiminnan kehittämistä ja ennakointia, joten hankkeen suunniteltu aikataulu soveltuu erittäin hyvin muutosprosessiin. Sote-palveluiden tuottamisen kehittäminen paikasta riippumattomiksi on lyhyessä ajassa tullut realistiseksi mahdollisuudeksi. Teknologia ja ohjelmistot ovat kehittyneet parissa vuodessa siten, että välineistä ja laitteista riippumattomuus on tällä hetkellä aidosti mahdollista. Viimeisen vuoden sisällä on otettu käyttöön uusia malleja ja niistä on saatu hyödynnettävissä olevia hyviä kokemuksia, esimerkiksi Helsingissä Palmian kotihoitopalveluiden osalta. Samoin esimerkiksi videoavusteisten palvelujen tietoturvallisuus on kehittynyt siten, että niitä voidaan käyttää myös luottamuksellisissa ja salassa pidettävissä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa. Tietoturvallisuus on yksi olennaisimpia edellytyksiä palveluiden kehittämiselle. Tällä hetkellä Keski-Pohjanmaalla ei ole käytössä mitään järjestelmää videoavusteisten palvelujen tuottamiseksi. Sote-tieto hyötykäyttöön strategia 2020 tavoitteena on, että kansalainen asioi sähköisesti ja tuottaa tietoja omaan ja ammattilaisten käyttöön. Kansalaisilla on asuinpaikasta riippumaton mahdollisuus asioida sähköisesti palveluiden antajien kanssa. Sähköisen tiedonhallinnan ratkaisut lisäävät palvelujärjestelmän vaikuttavuutta ja tehokkuutta. Kansalaisen ja ammattilaisen sekä ammattilaisten välinen roolin muutos mahdollistaa järkevän työnjaon. Sähköisten ratkaisujen avulla siirrytään soveltuvin osin paljon henkilöstöä ja tilaa vaativista fyysisistä palveluista kevyempiin sähköisiin palveluihin. Palvelujen saatavuus ja esteettömyys paranevat sähköisten ratkaisujen avulla. Sähköisillä ratkaisuilla turvataan palvelujen tasaarvoinen tarjonta harvaan asutuilla alueilla ja erityisryhmille. (https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/125500/urn_isbn_978-952-00-3548-8.pdf?sequence=1) Sisäisen toiminnan uudistaminen Palveluiden toteuttamisessa olennaista on organisaation henkilöstön osaaminen, toimintatavat ja työn tekemisen työkalut. Sähköisiä ja videoavusteisia toimintamalleja ja työkaluja tulee soveltaa palveluiden tuottamisen lisäksi organisaatioiden sisällä toiminnan kehittämiseksi ja toimintamallien uudistamiseksi. Esimerkiksi kuntien sisäisissä kokouksissa ja palavereissa sekä henkilöstökoulutuksissa voitaisiin hyödyntää sähköisiä työkaluja ja videoyhteyksiä huomattavasti nykyistä enemmän. Samoin erilaisten tilaisuuksien ja seminaarien yhteydessä niitä hyödynnetään vähän. Keski-Pohjanmaalla on maakunnallisen valokuiturunkoverkon ansiosta hyvät edellytykset sekä julkisen sektorin organisaatioiden sisäisten ja organisaatioiden välisten toimintamallien uudistamiselle että 3
sähköisten palvelujen kehittämiselle ja toteuttamiselle. Runkoverkko toimii palvelualustana ja se kattaa maakunnan kaikki kunnalliset ja sote -toimipisteet. Verkko on käytännössä kuntien omistuksessa, jolloin sitä voidaan hyödyntää joustavasti ja kohtuullisin kustannuksin. Maakunnan pitkäaikaisena tavoitteena on ollut luoda sisältöjä ja sähköisiä palveluja runkoverkkoa hyödyntäen. Käsillä oleva hanke on yksi vaikuttavimmista keinoista tähän tavoitteeseen pääsemiseksi. Osaamisen ja toimintakulttuurin uudistaminen Kokemusten mukaan sähköisen asioinnin ja toimintamallien kehittämiselle on olemassa muutosvastarintaa. Muutokset koetaan haasteellisiksi niin toteuttajien kuin käyttäjien parissa. Teknologian käyttöönottaminen vaatii muun muassa osaamista, vuorovaikutusta käyttäjien ja tuottajien kanssa, kokeiluja, kokemuksia ja opastusta. Kehittämisprosessi on vastattava edellä mainittuihin haasteisiin hankkeessa, jotta uusia toimintatapoja voidaan ottaa käyttöön. Osaaminen, tavat toimia ja asenteet ovat tärkeimpiä edellytyksiä uusien toimintamallien luomiseen ja käyttöönottamiseen. Hankkeen yhteistyötahoja Hankkeessa on mukana toteuttajien lisäksi Kaustisen seutukunnan kunnat, Kannuksen kaupunki, Kokkolan kaupunki ja Keski-Pohjanmaan liitto. Hankkeessa tehdään tiivistä yhteistyötä valtionhallinnon palveluntuottajien kanssa, joista tärkeimpinä voidaan mainita Pohjanmaan, Keski-Suomen ja Etelä-Pohjanmaan ELY -keskukset, Länsi-Suomen AVI, Pohjanmaan TE-toimisto ja KELA. Muita yhteistyötahoja ovat operaattorit KaseNet ja Keskikaista, jotka ovat tärkeitä alueellisia tietoliikennepalvelujen tuottajia ja kehittäjiä. Sote -sektorilla yhteistyötä tehdään myös Kruunupyyn kunnan ja Ventuskartanon kanssa. Hankkeessa ovat tärkeässä roolissa yhteistyö ja keskustelut kehittämistoiminnan synergioista alueen koulutus- ja kehittämisorganisaatioiden kanssa. Kokkolan Yliopistokeskuksen osalta on alustavasti arvioitu, että erityisesti sosiaalityön laitoksen kanssa voisi käynnistyä yhteistyötä. Käynnissä oleva SmartHome hankkeen mahdollisia synergioita tarkastellaan myös. KPEDU:n kanssa on keskusteltu erityisesti uusien laitteiden käyttökoulutusten toteuttamisesta ja osaamisen lisäämisestä käyttäjien taholla. Myös CENTRIAlla on osaamista, jota voidaan mahdollisesti hyödyntää. Yhteistyön toimintatavat ja kohteet em. tahojen kanssa määritellään hankkeen aikana tarpeen mukaan. 1.2 Hankkeen valmistelu ja aiemmin rahoitettujen hankkeiden tulosten huomiointi Hanketta on valmisteltu Kaustisen seutukunnan kuntien, Kannuksen kaupungin, KIURU:n ja Kokkolan kaupungin yhteistyönä. Mukana on ollut johtavia viranhaltijoita ja asiantuntijoita kaikista organisaatioista. Valmistelussa on hyödynnetty Kaustisen seutukunnan kuntien ja Kannuksen kaupungin sähköisten palvelujen kehittämistä koskevaa, keväällä 2015 FCG:n toteuttamaa selvitystä. 4
Kokkolan kaupungin vanhuspalvelut on valmistellut ja käynnistänyt etäpalvelupilotin kotihoitoon 2015, joka on toiminut käsillä olevan hankkeen yhtenä keskeisenä näkökulmana ja vaikuttimena. Hankkeen valmistelua on tehty Ähtärin kaupungin etäpalveluiden pilottihankkeiden kokemuksia ja tuloksia hyödyntäen. Valmisteluryhmä on vieraillut Ähtärissä tutustumassa ko. tilanteeseen. Ähtärin kaupunki on valtakunnallinen pilottikunta sähköisten palvelujen ja videoasioinnin kehittämisessä ja se on toteuttanut useita yhteistyöhankkeita eri ministeriöiden kanssa. Ähtärin kaupunki on mukana tuottamassa Kelan, verohallinnon, työvoimahallinnon, maistraatin, oikeusavun, edunvalvonnan ja kaupungin omia palveluita videoyhteyksin. Ähtärin kaupunki on asettanut tavoitteeksi olla edelleen kehittämässä helppokäyttöistä, paikkariippumatonta ja tietoturvallista videoasiointia kansalaisten ja alueen sekä valtakunnallisten yritysten parhaaksi. Valmistelussa on hyödynnetty myös Kaustisen seutukunnan ja Kannuksen kaupungin yhteisessä ICT- ja Tahe työryhmässä käytyjä keskusteluja. Hankkeen taustalla olevia hankkeita: - Kaustisen seutukunnan ja Kannuksen kaupungin sähköisten palvelujen kehittämisselvitys (FCG 2015, Hyötyverkko-projekti, EAKR, K-P Liitto) - Keskikaistan hankkeet - Sähköisen asioinnin palvelualusta Kokkolan kaupungilla, jota ollaan päivittämässä. n. 50 palvelua. 1.3 Tavoitteet Tavoitteena ovat: Turvata lähipalveluja digitalisaation luomilla mahdollisuuksilla kehittämällä Keski-Pohjanmaalle paikkariippumattomia videoavusteista etäasiointipalveluja Mahdollistaa asiakkaalle vaivaton asiointi, jopa kotoaan, tai etäasiointipisteestä julkiselle palveluntuottajalle Rakentaa palveluiden tuottamiseen uusia videoavusteisia toimintamalleja Edistää digitalisaatiota ja osaamista kunnallisissa ja julkisissa palveluissa Uudistaa kuntien ja sote -organisaatioiden sisäisiä toimintamalleja Parantaa eri alojen ammattilaisten osaamista digipalveluiden järjestämisessä ja tuottamisessa 1.4 Hankkeen uutuus ja lisäarvo. Toimintatapojen muuttaminen. Hankkeen uutuuksia ja lisäarvoa tuottavia sisältöjä ovat: Paikasta riippumaton asiointi julkisissa palveluissa K-P:lla kehittyy ja tulee mahdolliseksi Lähipalveluiden tuotantotavat monipuolistuvat tuomalla videoasiointi asiakkaalle uutena mahdollisuutena. Videoasioinnin käyttöönottaminen mahdollistaa toiminnan tehostamisen ja palveluiden tuottamisen uusin tavoin Digitalisaatio edistyy aidosti ja konkreettisesti Kuntien sisäinen toiminta uudistuu ja käyttöön otetaan uusia sähköisiä työkaluja 5
1.5 Hankkeen varsinaiset kohderyhmät Varsinaisina kohderyhminä ovat: Keski-Pohjanmaan kunnat ja sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat sekä niiden henkilöstö Palveluiden käyttäjät Hankkeen asiakaskohderyhmänä ovat kaikki alueen asukkaat, yritykset ja yhteisöt, joilla on tarve asioida kuntaan tai sosiaali- ja terveyspalveluihin. Hankkeen palveluntuottaja kohderyhmänä ovat Keski- Pohjanmaan kunnat sekä sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat. 1.6 Hankkeen välilliset kohderyhmät Välillisinä kohderyhminä ovat: Valtion hallinnon toimijat Kolmannen sektorin toimijat Yksityisen sektorin toimijat Alueen koulutus- ja kehitysorganisaatiot 6
2 Toteutus ja tulokset 2.1 Konkreettiset toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi Hankkeen työvaiheet ovat seuraavat: Työpaketti 1: Nykytilanneselvitys Sähköisen asioinnin ja etäpalveluiden nykytilanne Keski-Pohjanmaalla Kohteina kuntapalvelut, sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut ja valtionhallinnon palvelut o hyödynnetään jo tehtyä FCG:n selvitystä mahdollisimman paljon ym. mahdollisia toteutettuja kartoituksia ja selvityksiä o hyödynnetään Kokkolan vanhuspalveluiden pilotoinnin antia arvioitaessa uuden toimintatavan hyödynnettävyyttä ja monistettavuutta muihin palveluihin sekä toimintatavan tuomia säästöjä Nykytilanneselvityksen yhteydessä käynnistetään työpaketti 4:n mukaisia toimenpiteitä tavoitteena osallistaa palveluiden käyttäjät ja tuottajat yhteiseen kehittämisprosessiin Selvitetään palvelualusta, tavoitteena yhtenäinen alusta koko maakuntaan ja kaikille sektoreille Kuntalaisten asenteet ja osaaminen digipalveluiden käyttäjinä Toimia mm: o Perehtyminen aikaisempiin selvityksiin ja kehittämishankkeisiin o Toimijoiden haastattelut ja sähköiset kyselyt o Yhteenvedon laatiminen Työpaketti 2: Kehittämis- ja toimintasuunnitelman laatiminen Uusien toimintamallien löytäminen ja kehittäminen alueelle Haetaan sektoreittain palvelut (asiakkaille) sekä organisaatioiden sisäisen toiminnan palvelut ja työtavat, joita kehitetään Tiedonhankinta ja oppiminen muilta alueilta Kehittämiskohteiden / -sektoreiden / -alueiden valinta ja toimenpiteiden määrittäminen Tuloksena laajempi kehittämissuunnitelma ja projektin aikainen, rajattujen palveluiden pilotointisuunnitelma Yhdessä palveluiden tuottajien ja asiakkaiden, yritysten ja TKI -toimijoiden kanssa (sovelletaan living lab ideaa) o Kunnat ja kaupungit; viranhaltijat 7
o KIURU o Palveluiden käyttäjät = asukkaista pieni valittu ryhmä mukaan o Operaattorit: KaseNet ja Keskikaista o Yhteistyökumppanit; laitetoimittajat, palveluiden kehittäjät ym. vastaavat o KYC, KPEDU, CENTRIA tarpeen ja tilanteen mukaan Alustavia sovelluskohteita eri palvelusektoreilla: o Sote: mm. vanhustenpalvelut, kotihoito, työterveyshuolto, sosiaalityö o Sivistyssektori: yhteiset kurssit o Tekninen sektori: neuvonta, kokoukset / työmaakokoukset Toimenpiteitä mm: o työryhmätyöskentely, seminaarit ja työpajat, tutustumismatkat, suunnitelmien laatiminen Työpaketti 3: Uusien toimintamallien ja palveluiden pilotointi Toimintamallien ja palveluiden kehittäminen yhdessä palveluiden tuottajien ja asiakkaiden, yritysten ja TKI -toimijoiden kanssa (sovelletaan living lab ideaa) Pilottipalveluiden valinta / määrittely o työ- / ohjausryhmä määrittelee pilotoitavat palvelut Teknologiavertailut ja valinnat o videoasiointiin soveltuvien teknologioiden vertailu o vertailut ja valinnat yhteistyökumppaniksi (mahdollisesti kilpailutus tai kuntahankintojen suorittamien kilpailutuksien hyödyntäminen) Pilottipalveluiden toteuttaminen ja laajentaminen suunnitelmallisesti o kehittämis- ja oppimisnäkökulma: kokeiluista oppiminen o pienimuotoinen aloitus, josta laajennetaan kierros kierrokselta o huomioidaan kaikki osapuolet o aikataulu: jokin pilotointi voi lähteä aikaisemmin liikkeelle, esim. SOTE Kokkolan alueella Organisaatioiden sisäisen toiminnan kehittäminen Toimintakulttuurin muutos kouluttamalla ja tiedottamalla henkilöstöä ja asiakkaita (Tp 4.) Toimenpiteitä mm: o kokeilut, työryhmätyöskentely, seminaarit ja työpajat Työpaketti 4: Viestintä, osaamisen lisääminen ja muutosvalmennus Projektipäällikkö tiedottaa aktiivisesti hankkeesta alueella laadittavan viestintäsuunnitelman mukaisesti Hyödynnetään monipuolisesti sekä sähköisiä että printtityökaluja o Sosiaalinen media, kuntien ja toimijoiden www-sivuja, kuntatiedotteita ym. mahdollisuuksia, jotka ovat helposti ja kustannustehokkaasti käyttöön otettavissa o Sisäisen viestinnän kanavat, kuten intranet o Printtimateriaali: esimerkiksi esitteet, julisteet, pienimuotoiset opaslehtiset o Videoita ; ohjeistusta, oppaita, esittelyä Toimintakulttuurin muutoksen edistäminen ja varmistaminen tiedon levittämisellä, lisäämällä osaamista ja järjestämällä muutosvalmennusta. Sisältöjä mm: 8
o o o o Esimerkkejä käytännöistä, kokeiluista ja käyttömahdollisuuksista Tietoturvallisuus Työtavat / soveltaminen / uusien työtapojen täysimittainen hyödyntäminen Toimenpiteitä: seminaarit yleisesti aiheesta, tiedotustilaisuudet, työpajat Työpaketti 5: Projektin toteuttamismalli ja hallinto Työpaketti sisältää projektin toteuttamiseen liittyvät hallinnolliset toimenpiteet. Hankkeessa on henkilöstöresursseja ja ostopalveluresursseja. Hankkeen projektipäällikkö toimii kehittäjän ja koordinaattorin roolissa. Projektipäällikkö vastaa projektin hallinnosta, taloudesta ja hankinnoista. Projektipäällikön apuna toimii projektisihteeri, joka toimii projektihallintoa ja taloutta sekä hankintoja avustavissa tehtävissä. Ostopalveluja käytetään tarvittavien asiantuntijapalvelujen hankkimiseen. Asiantuntijapalvelut kohdistuvat muutosprosessin läpiviemisen tukemiseen, työpajojen ja seminaarien järjestämiseen, teknisiin ja taloudellisiin selvityksiin ja tiedottamiseen liittyviin suunnittelupalveluihin Hankkeen päätoteuttajana toimii Kaustisen seutukunta ja osatoteuttajana Kokkolan kaupunki o Päätoteuttaja Kaustisen seutukunta vastaa projektin hallinnosta ja koordinoinnista sekä erityisesti kuntapalvelujen asiantuntijuudesta ja kehittämisestä o Osatoteuttaja KIURU (1.1.2017 alkaen SoiTe) vastaa erityisesti SOTE -sektorin asiantuntijuudesta ja kehittämisestä Hankkeessa on toteuttamista ja projektihenkilöstön käytännön toimintaa tukeva työryhmä, joka koostuu toteuttajien ja keskeisten yhteistyötahojen edustajista. Hankkeella on ohjausryhmä 2.2 Hankkeella aikaansaatavat tulokset sekä lyhyen ja pitkän aikavälin vaikutukset Tulokset Alueen asukkailla on mahdollisuus asioida videoasioinnin avulla useisiin eri palveluihin Alueen palveluntuottajat hyödyntävät videoasiointia monipuolisesti palveluiden tuottamiseksi alueen asukkaille Videoasiointi on tehostanut palveluprosesseja ja tuottaa kustannussäästöjä Alueen kunta- ja sote -organisaatioilla on käytössään sähköisiä ja videoavusteisia työkaluja sisäisessä toiminnassaan Lyhyen aikavälin vaikutukset Digitalisaatiota hyödynnetään palveluiden tuottamisessa ja organisaatioiden sisäisessä toiminnassa Julkisten palvelujen saatavuus paranee Etäpalvelujen kehittyminen aktivoituu Pitkän aikavälin vaikutukset Palveluiden saavutettavuus ja tasa-arvo paranee Digitalisaation hyödyntäminen laajenee palveluiden tuottamisessa Alueellisia tietoverkkoja hyödynnetään tehokkaasti 9
2.3 Toiminnan jatkaminen hankkeen päättymisen jälkeen sekä tulosten ja kokemusten hyödyntäminen Hanke aktivoi videoasioinnin käyttöön oton Keski-Pohjanmaalla ja käynnistää laajemman sähköisten palvelujen kehittämisen yhteistyön. Toimintaa jatketaan kuntien ja muiden julkisten toimijoiden välisenä yhteistyönä. Hankkeeseen osallistuneet kunnat, kaupungit ja muut toimijat hyödyntävät tuloksia toimintansa kehittämisessä ja palveluiden tuottamisessa. 10
3 Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma Projektin kustannusmallina on Flat Rate 24%. Projektin toteutusaika on 1.9.2016 31.8.2018. KUSTANNUSARVIO Päätoteuttaja Kaustisen seutukunta 2016 2017 2018 Yhteensä Henkilöstökustannukset kk 4,00 12,00 8,00 24,00 (Kuntapalvelut) Projektipäällikkö, kokoaik. 20 800,00 62 400,00 41 600,00 124 800,00 kk 0,50 1,50 1,00 3,00 Projektisihteeri, osa-aik. 2 080,00 6 240,00 4 160,00 12 480,00 Yhteensä 22 880,50 68 641,50 45 761,00 137 280,00 Ostopalvelut (hankkeen yhteiset) Asiantuntijapalvelut 20 000,00 25 000,00 5 000,00 50 000,00 Markkinointi ja tiedottaminen 2 000,00 3 000,00 1 000,00 6 000,00 Yhteensä 22 000,00 28 000,00 6 000,00 56 000,00 Flat Rate 24% henkilöstökustannuksista 5 491,32 16 473,96 10 982,64 50 078,00 Kustannusarvio yhteensä KASE 50 371,82 113 115,46 62 743,64 226 230,92 Osatoteuttaja KIURU / SOITE 2016 2017 2018 Yhteensä Henkilöstökustannukset kk 4,00 12,00 8,00 24,00 (SOTE-palvelut) Asiantuntija, kokoaikainen 20 800,00 62 400,00 41 600,00 124 800,00 Flat Rate 24% henkilöstökustannuksista 4 992,00 14 976,00 9 984,00 29 952,00 Kustannusarvio yhteensä KIURU / SOITE 25 792,00 77 376,00 51 584,00 154 752,00 KUSTANNUSARVIO KOKO HANKE YHTEENSÄ 76 163,82 190 491,46 114 327,64 380 982,92 RAHOITUSSUUNNITELMA Rahoitussuunnitelma koko hankkeelle 2016 2017 2018 Yhteensä K-P Liitto: EAKR ja valtio 70% 53 314,67 133 344,02 80 029,35 266 688,04 Kunnat 20% 15 232,76 38 098,29 22 865,53 76 196,58 Kaustisen seutukunta 45% 6 854,74 17 144,23 10 289,49 34 288,46 Kokkolan kaupunki 45% 6 854,74 17 144,23 10 289,49 34 288,46 Kannus 10% 1 523,28 3 809,83 2 286,55 7 619,66 Muu julkinen rahoitus: KIURU / SOITE 10% 7 616,38 19 049,15 11 432,76 38 098,29 RAHOITUSSUUNNITELMA KOKO HANKE YHTEENSÄ 76 163,82 190 491,46 114 327,64 380 982,92 11
4 Yhteydet muihin hankkeisiin Hanke toimii tiiviissä yhteistyössä toimijoiden kanssa ja toimijoiden toteuttamien hankkeiden kanssa 5 Hankkeen maantieteellinen kohdealue Hankkeen toteutusalueena on Keski-Pohjanmaan maakunta. Sote -palveluiden osalta Kruunupyy on mukana, koska KIURU ja perustettava kuntayhtymä SoiTe tuottavat sille terveydenhuollon palvelut. 6 Hakijan osaaminen, hankkeen riskiarviointi ja ohjausryhmä 6.1 Hakijan osaaminen ja kokemus hankkeiden toteuttamisesta ja hankesuunnitelman mukaisesta toiminnasta Seutukunnalta kuvaus liittyvät teemat ovat olleet keskeisessä osissa useimmissa seutukunnan omissa hankkeissa. KIURU:lta kuvaus 6.2 Hankkeen toteuttamisen riskit ja riskien hallinta Riski Toimenpiteet riskin toteutumisen todennäköisyyden pienentämiseksi Avainhenkilöt eivät sitoudu projektiin koko projektin Avainhenkilöiden työn tukeminen ja ohjaaminen ajalle Avainhenkilöiden vaihtumisen yhteydessä katoava osaaminen Toteuttajilla on henkilö, joka on tietoinen projektin sisällöistä, tavoitteista ja vastuista. Toteuttajat ja kumppanit seuraavat tiiviisti ja kokoontuvat tarpeeksi usein ajantasaisen tiedon varmistamiseksi Projektin toteuttamista dokumentoidaan hyvin Toimenpiteiden toteuttaminen vie aikaa ja resursseja ennakoitua enemmän. Projektin toteuttaminen viivästyy. Projektipäällikkö ja toteuttajien työryhmä arvioi jatkuvasti toteutuksen onnistumista. Mikäli työn tavoitteet ja toteutus eivät ole aikataulussa, toimintaa tehostetaan toteuttajien keskinäisellä suunnittelulla ja ohjausryhmän ohjauksessa Ohjausryhmän jäsenten ymmärrys projektin Vuorovaikutus ja tiedottaminen on jatkuvaa ja tiivistä. 12
mahdollisuuksista, tavoitteista, vaatimuksista ja toteutuksesta on erilainen. Tiedonkulkuun liittyvät ja hallinnolliset ongelmat Projektin alussa sovitaan työtavoista ja aikatauluista toiminnan ja hallinnon osalta. Toteuttajilla ja projektihenkilöstöllä on selkeät vastuualueet ja toimintasuunnitelmat Asenteiden muutos ja osaamisen kehittäminen epäonnistuu Asiakkaat, viranhaltijat ja työntekijät otetaan hankkeen toiminnassa keskiöön sekä ideoimaan ja osallistumaan kehittämistyöhän alusta alkaen 6.3 Esitys hankkeen ohjausryhmän kokoonpanoksi Ohjausryhmän kokoonpano: Kuntien edustajat, 8 henkilöä KIURU/ Soite, 2 henkilöä ELY -keskusten edustaja, 1 henkilö K-P Liitto, 2 hlö Tiivistelmä: Hankkeen nimi englannin kielellä: Hankkeen julkinen tiivistelmä englannin kielellä: 13