YLIOPISTOJEN SÄHKÖINEN HAKUJÄRJESTELMÄ JA VALTAKUNNALLINEN YHTEISHAKU Vilho Kolehmainen ESITYS YLIOPISTOJEN HAKUSEMINAARISSA 7.1.2008 Osaamisen ja sivistyksen asialla
HAKUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO SYKSYLLÄ 2008 YHTEISHAKU KEVÄÄLLÄ 2009 u Yliopistojen sähköinen hakujärjestelmä käytössä ensimmäistä kertaa syksyllä 2008. syksyllä järjestettävät päävalinnat erillisillä hakulomakkeilla myös syksyn erillisvalinnat yliopistojen niin halutessa u Yliopistojen valtakunnallinen yhteishaku ensimmäistä kertaa keväällä 2009. koskee kaikkia päävalintoja 2 Osaamisen ja sivistyksen asialla
KÄYTTÖÖNOTTO 1/3 u OPM:n ohjekirje yhteishausta ja sähköisen hakujärjestelmän käytöstä tammikuu 2008 u OPH:n tarkempi ohjeistus sähköisen hakujärjestelmän käyttöönottoon ja yhteishakuun liittyvistä aikatauluista ja tehtävistä tammikuu 2008 u Hakukohteiden asiasanaston laatiminen ja käyttöönotto lokakuu 2007 - toukokuu 2008 u Hakulomakkeelle ja hakuinfoon tarvittavien tietojen kieliversioinnit opiskelukielen mukaisesti tammikuu 2008 toukokuu 2008 3 Osaamisen ja sivistyksen asialla
KÄYTTÖÖNOTTO 2/3 u Hakulomakkeen ja hakuinfon muodostamiseen vaadittava toiminnallisuus HAREKissa ja YO-OPAS sovelluksessa Hyväksymistestaus helmi-maaliskuussa 2008 Koulutus elokuusta 2008 alkaen Tuotantokäyttö syyskuusta 2008 alkaen u Hakijan toiminnallisuus (hakulomake ja hakijapalvelu) Hyväksymistestaus helmi-maaliskuussa.2008 Demo hakulomakkeesta ja hakijapalvelusta huhtikuusta 2008 alkaen Tuotantokäyttö syyskuusta 2008 alkaen 4 Osaamisen ja sivistyksen asialla
KÄYTTÖÖNOTTO 3/3 u Hakulomakkeiden käsittelyyn vaadittavat virkailijan toiminnot YSHJ:ssä Hyväksymistestaus huhti-toukokuussa 2008 Koulutus elokuussa 2008 Tuotantokäyttö syys-lokakuusta 2008 alkaen u Muutokset HAREKin eräsiirtotietueisiin ja HAREKlisäpalvelutasoon Valmis keväällä 2008 Tuotantokäyttö syyskuusta 2008 alkaen u Yliopistojen oman toiminnan organisointi yhteishaun ja sähköisen hakujärjestelmän prosessien mukaisesti Elokuuhun 2008 mennessä 5 Osaamisen ja sivistyksen asialla
YLIOPISTOILLE TULEVAT TEHTÄVÄT KÄYTTÖÖNOTOSSA 1/2 u Toiminnan organisointi sähköisen hakujärjestelmän ja yhteishaun prosessien mukaisesti Yhteishaun kokonaisprosessi kuvattu prosessikaaviossa ja siihen liittyvässä tehtäväkuvausdokumentissa (löytyy osoitteesta www.yliopistohaku.fi) Aikataulut ja tehtävienjako yliopistojen ja OPH:n välillä määritellään OPM:n ohjekirjeessä ja sen pohjalta tehdyssä OPH:n tarkemman tason ohjeistuksessa (Huom! Vastuut jossain määrin erilaiset yhteishaussa ja erillishauissa) 6 Osaamisen ja sivistyksen asialla
YLIOPISTOILLE TULEVAT TEHTÄVÄT KÄYTTÖÖNOTOSSA 2/2 u Keskeiset tehtävät Hakutoimiston perustaminen Yhtenäinen nimeämistapa kaikissa yliopistoissa Yhteystiedot valmiina kesällä 2008 Yliopiston omien YSHJ -käyttäjien koulutus HAREK -koulutuksen yhteydessä (OPH kouluttaa Yliopiston pääkäyttäjät) Tietojen päivittäminen HAREKin ja YO-OPAS -sovelluksen kautta Kuten ennekin, mutta tietosisältö laajempi ajankohta aikaisempi Uudet käsitteet: hakukohteen asiasanat, hakukohteiden täydentävät tiedot, hakukohderyhmät, opiskelukieli Kaikki tutkintoon tähtäävä koulutus vietävä YO-OPAS sovellukseen! HAREK -eräsiirtoihin ja lisäpalvelutasoon tehtävät muutokset Koskee opiskelijavalinta- ja opiskelijatietojärjestelmiä 7 Osaamisen ja sivistyksen asialla
HAREKIIN JA YO-OPAS SOVELLUKSEEN TULEVAT MUUTOKSET u Uudet näytöt ja muutoksia olemassa oleville näytöille u Uudet raportit ja muutoksia olemassa oleville raporteille u Muutokset eräsiirtoihin ja lisäpalvelutasoon Tietosisällön laajentuminen Hakemustietojen siirto yliopistolta HAREKiin poistuu! u Lisätietoa HAREKista kohdasta ohjeet/dokumentit dokumentti HAREK-YSHJ muutokset.doc 8 Osaamisen ja sivistyksen asialla
YSHJ SOVELLUKSEEN TULEVAT TOIMINNOT u Sovelluksen näyttökokonaisuudet Hakijan tilaaman hakulomakkeen muodostamiseen ja tulostamiseen liittyvät näytöt Paperisten hakulomakkeiden ja liitteiden tallennukseen liittyvät näytöt Hakulomakkeen tarkastelu ja muokkaus Henkilötunnuksettomien hakulomakkeiden käsittelyyn liittyvät näytöt Sähköpostien lähettäminen hakijoille Raporttien käynnistysnäyttö u Raportit Raportti hakijoista, joilla yli 9 hakukohdetta Raportti hetuttomista hakijoista Raportti hakijoista ja hakulomakkeista Valinnan tulostiedote Hakijan hakulomake Lista hakijalta vaadittavista liitteistä Hakijat, joilta puuttuu pakolliset liitteet u Lisätietoa http://www.yliopistohaku.fi 9 Osaamisen ja sivistyksen asialla
PYSYVÄT VAIKUTUKSET YLIOPISTOJEN TOIMINTAAN u Uusitut toimintamallit ja uuden tietojärjestelmän käyttö u Aikataulumuutokset yhteishaun hakuajat valintaperusteet nykyistä aikaisemmin: lokakuussa kevään hakua varten ja maaliskuussa syksyn hakua varten (tarvitaan hakulomakkeen ja hakuinfon muodostamiseen) u Kokonaistyömäärän ja kustannusten väheneminen u Entistä paremmin valikoituneet ja motivoituneemmat opiskelijat 10 Osaamisen ja sivistyksen asialla
TULEVAISUUDEN KEHITYSTÄ u Yliopistoon kirjoittautuminen u Haku- ja valintaprosessin seuraaminen nykyistä tarkemmin u Kaikille hakujärjestelmille yhteinen dokumenttikanta? u Kansalaisten asiointitilin hyödyntäminen? Asiointitilin toteuttaminen on osa valtiovarainministeriön koordinoimaa sähköisen asioinnin alusta hanketta u Opinto-oikeus- ja tutkintorekisterin hyödyntäminen? u Koko korkeakoulusektorin yhteinen hakuportaali /- järjestelmä? YSHJ, FUNIMA, AMK -sektorin hakujärjestelmät? 11 Osaamisen ja sivistyksen asialla
KESKEISET SIDOSRYHMÄT JA - JÄRJESTELMÄT Keskeiset toimijatahot ja muut sidosryhmät Opetushallitus Ohjaus- ja Opetusministerikeskus Enator Tilasto- Tieto- Yliopistot neuvontatahot Kela YTL Hakijat WM-data Pankit OPH:n laiteympäistössä sijaitsevat järjestelmät YO-OPAS HAREK YSHJ AMKsektorin hakujärjes telmät AMKOREK Ulkopuoliset järjestelmät Yliopistojen opiskelijatietojärjestelmät Yliopistojen opiskelijavalintajärjestelmät VETUMA FUNIMA Dokumenttikanta Kansalaisten asiointitili 12 Osaamisen ja sivistyksen asialla
Kiitos! 13 Osaamisen ja sivistyksen asialla