Viestintäsuunnitelma 2015 OAJ Varsinais-Suomen viestintää toteutetaan vuosittaisen viestintäsuunnitelman mukaisesti. Se noudattaa aina voimassa olevaa OAJ V-S:n viestintästrategian linjauksia. Viestintäsuunnitelma on osa yhdistyksen ja sen hyväksyy yhdistyksen vuosikokous. Alueyhdistyksen viestintä noudattaa OAJ:n graafista ohjeistusta. Verkkosivut OAJ V-S:n verkkosivujen on oltava kuin toimintamme näyteikkuna eli selkeä ja helposti hahmoteltava. Tarkoituksena on, että sieltä on löydettävä nopeasti perustiedot. Sivujen uutiset ja tapahtumat kertovat yhdistyksen toiminnan vilkkaudesta. Verkkosivujen roolina ei ole toimia kaiken viestinnän ja tiedon ainoana kanavana. Verkkosivujen sisällössä kalenteri, tapahtumat, blogi ja itse tehdyt uutiset nousevat etusijalle. Aktiivikäyttäjille sivuilta löytyy oma intra eli Tori. Sinne pääsee vain salasanalla. Torilla on jaostojen, hallituksen ja muiden toimintojen oma sisältöarkku ja arkisto. Verkkosivujen sisältöjä tuottavat jaostot, puheenjohtaja, alueasiamies, viestintävastaava sekä muut hallituksen tarvittaessa nimeämät toimijat. Jaostot saavat omat tunnuksensa kalenteripäivityksiä varten. Kokoukset ja tapahtumat siirtyvät kalenterimerkinnän myötä suoraan myös tapahtumat sivulle. 1
Viestintävastaava toimii sivujen päätoimittajana uutisten osalta. Tarkoitus on, että tapahtumien järjestäjät välittävät tapahtumista tekstiä, tietoa ja kuvia vastaavalle, joka muokkaa materiaaleista uutisia. Blogia kirjoittavat puheenjohtaja, alueasiamies ja jaostojen puheenjohtajat. Torille pääsevät kaikki ne aktiivit, joille tunnus annetaan. Verkkosivujen tunnukset ja Tori-sivujen tunnukset annetaan puheenjohtajalle, alueasiamiehelle, jaostojen puheenjohtajille, viestintävastaavalle ja verkkosivuvastaavalle. Facebook Facebookissa OAJ V-S näkyy OAJ Varsinais-Suomi -sivuilla. Facebook-sivut ovat yhteisöllisyyden ja some-aktiivisuuden näyteikkuna. Periaatteena on, että mitä enemmän ja useammin, sitä parempi. Sivut voivat toimia some-keskustelujen ja some-uutisten jakajana, yhdistyksen ja niiden vastuuhenkilöiden mielipiteiden esille tuojana sekä omien verkkosivujen aiheiden välittäjänä. FB-sivujen sisältöjä tuottavat puheenjohtaja, alueasiamies, jaostojen puheenjohtajat ja viestintävastaava. FB-sivujen tunnukset annetaan puheenjohtajalle, alueasiamiehelle, jaostojen puheenjohtajille ja viestintävastaavalle. Muu sosiaalinen media (esim. Twitter, Instagram) Sosiaalisessa mediassa OAJ V-S näkyy tunnuksella oajvs sekä #oajvs. Some-sivut ovat samalla tavalla kuin FB-sivutkin, yhteisöllisyyden ja some-aktiivisuuden näyteikkuna periaatteella mitä 2
enemmän ja OAJ Varsinais-Suomi useammin, sitä parempi. Twitter voi toimia some-keskustelujen ja some-uutisten jakajana sekä yhdistyksen mielipiteiden esille tuojana ja omien verkkosivujen aiheiden välittäjänä. Twitterissä tavoittaa hyvin päättäjät ja journalistit. Instagram ja Youtube voivat toimia toimintamme visuaalisena näyteikkunana. Näillä sovelluksilla luodaan yleensä rentoa ja henkilökohtaista julkisuuskuvaa. Markkinointi Sosiaalisen median sisältöjä tuottaa alkuvaiheessa viestintävastaava, myöhemmin myös puheenjohtaja, alueasiamies ja jaostot. Sosiaalisen median sivujen tunnukset annetaan alkuvaiheessa vain viestintävastaavalle. Oajvs / #oajvs näkyy sosiaalisessa mediassa yhtenäisenä mutta moninaisena toimijana. Kuvien muokkaaminen ja julkaisemisen vastuu on alkuvaiheessa viestintävastaavalla. OAJ Varsinais-Suomi edistää toimintaansa myös erilaisilla markkinointitoimilla. Näkyvyyttä voidaan saavuttaa esimerkiksi markkinointitempauksilla ja -lahjoilla (urheilutapahtumien isännöinti, kynät, ilmapallot jne). Markkinointitoimilla luodaan julkista OAJ-kuvaa, ja ne perustuvat visuaalisesti OAJ:n uudelle ilmeelle. Markkinointitoimet suunnitellaan vuosisuunnitelmassa, ja niistä voidaan myös päättää hallituksen päätöksellä tapauskohtaisesti. Vastuu markkinoinnista on hallituksella ja sen nimeämillä henkilöillä. 3
Lomakkeet ja graafinen ilme OAJ V-S näkyy uuden graafisen ilmeen mukaisesti mahdollisimman yhtenäisesti. Uusi logo ja siihen liittyvät kattojärjestön toimittamat sivupohjat antavat yhdistykselle mahdollisuuden uudistaa asiakirjamallit ja luoda niiden pohjalta sähköiset asiakirjamallipohjat. Tiedotteet Graafinen ilme noudattaa OAJ:n visuaalisia ohjeita. Viestintävastaava seuraa graafisen ilmeen kehitystä ja tekee tarvittavia esityksiä hallitukselle. Yhdistystiedotteilla välitetään tietoa yhdistyksen toiminnasta jäsenyhdistyksille ja niiden jäsenille. Tarkoituksena on tavoittaa mahdollisimman moni jäsen. Tiedotteita lähetetään sähköpostilla, ja myöhemmin sähköisillä kirjepohjilla, kun OAJ:n viestintä antaa alueyhdistyksille käyttöön hankkimiaan sähköisiä kirjepohjia. Lehdistötiedotteilla välitetään yhdistyksen toimintaa ja uutisia median käyttöön. Tarkoituksena on saada näkyvyyttä ja kuuluvuutta. Lehdistötiedotteita tehdään tarvittaessa, ja ajankohdan niin vaatiessa. Yhdistys- ja lehdistötiedotteita tekevät pääsääntöisesti hallitus, jaostot, puheenjohtaja ja alueasiamies. Viestintävastaava auttaa toimijoita tiedotteiden tekemisessä. 4
Viestinnän onnistuminen Viestinnän onnistumista ja tuloksellisuutta seurataan niin kuin muutakin yhdistyksen toimintaa. Vuosittaisen viestintäsuunnitelman toteutuminen kirjataan yhdistyksen toimintakertomukseen. Tämän lisäksi viestinnän onnistumista voidaan tarkastella esimerkiksi tilaisuuksien kävijämäärän muutoksilla, verkkosivujen uutisten ja mediassa näkyvyyden määrällä sekä verkkosivujen ja sosiaalisen median sivustojen kävijä- ja reaktiomäärillä. 5