1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston (Arkistolaitoksen) määräyksissä sekä kunnanhallituksen antamissa ohjeissa arkistotoimesta on määrätty, noudattaa tämän toimintaohjeen määräyksiä. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja - asiakirjahallinnossa. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja hyvästä tiedonhallintatavasta edellyttävät, että viranomaiset huolehtivat asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta.
2 3. ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN JA KUNNANHALLITUKSEN ROOLI 3.1. KUNNANHALLITUKSEN ROOLI 3.2. KUNNANHALLITUKSEN MÄÄRÄÄMÄ VIRANHALTIJA Kunnanhallituksen alaisena, arkistotointa johtavana viranhaltijana, toimii keskustoimistossa oleva palveluneuvoja. Tämän tehtävänä on: 1. huolehtia kunnanhallituksen arkistotehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä johtaa keskusarkistoa 2. ohjata ja tarkastaa kunnan toimintayksiköiden arkistonmuodostusta ja seulontaa sekä valvoa arkiston muodostajien hallussa olevien asiakirja-aineistojen luovutusta keskusarkistoon 3. huolehtia keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä 4. huolehtia kunnan toimintayksiköiden arkistokoulutuksesta ja arkistotoimen tiedottamisesta Vastuunalaisen arkiston hoitajan tehtävistä määrätään tarvittaessa tarkemmin toimenkuvauksella, jonka hyväksyy kunnanhallitus. 3.3. ARKISTONMUODOSTAJAN ROOLI JA VASTUU Pelkosenniemen kunnassa arkistonmuodostajia ovat kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunnat, laitokset ja yksittäiset viranhaltijat, joilla on laissa säädetty tai johtosäännössä määrätty tehtäväpiiri sekä toimikunnat lukuun ottamatta lyhytaikaista kertaluontoista tehtävää varten asetettua toimikuntaa. - Arkistonmuodostajan tulee määrätä arkistotoimen suunnittelusta, vastuusta ja käytännön hoidosta - määrätä asiakirjojen säilytysajat ja - tavat - ylläpitää asiakirjoista arkistonmuodostussuunnitelmaa - huolehtia asiakirjojen arkistokelpoisuudesta - säilyttää asiakirjat turvallisesti - hävittää tarpeettomat asiakirjat siten, että tietosuoja on varmistettu. On huolehdittava erityisesti salassa pidettävien asiakirjojen asianmukaisesta hävittämisestä, jota tulee myös noudattaa koko asiakirjan elinkaaren ajan (mm. luonnokset ja tulosteet) - siirtää pysyvästi säilytettävät asiakirjat asianomaiseen arkistoon sekä vastaa asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta ja siirtokustannuksista sekä - huolehtii asiakirjojen lainaamisesta toiselle viranomaiselle taikka arkistolaitokseen. - huolehtia asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä tietojen eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 ja asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhal-
3 lintatavasta 1030/1999). Tämä edellyttää tietojen käsittelyssä ja tietojen antamisessa tarvittavien vastuiden selkeää jakoa (päätöksenteko), toimivia käytännön menettelytapaohjeita (hallinnonalakohtaiset) ja yhteistyötä (keskushallinto ja eri hallinnonalat). Arkistonmuodostajien arkistot jakaantuvat Pelkosenniemen kunnassa seuraaviin osa-arkistoihin: - SOSIAALIOSASTO,SOSIAALILAUTAKUNTA lasten- ja perheiden palvelut ikääntyneiden palvelut vammaispalvelut päihdetyö ja raittiustyö toimeentulotuki (ehkäisevä- ja täydentävä 1.1.2017 alka en) ravintohuolto työllistämistä tukeva toiminta - SIVISTYSOSASTO, SIVISTYSLAUTAKUNTA varhaiskasvatus perusopetus perusopetuksen hankkeet kirjastopalvelut nuorisopalvelut kulttuuripalvelut kansalaisopisto musiikkiopisto - TEKNINEN TOIMI,TEKNINEN LAUTAKUNTA yhdyskuntapalvelut kiinteistötoimi muu liikeluonteinen toiminta - HALLINTO-OSASTO,KUNNANVALTUUSTO JA HALLITUS vaalit tilintarkastus hallinto-, henkilöstö- ja talouspalvelut muu yleishallinto muu kunnanhallituksen liiketoiminta elinkeinopalvelut kehittämishankkeet maaseutupalvelut joukkoliikenne rahoitus kunnanhallituksen investoinnit omaisuusarvopaperit Näitä osa-arkistoja koskevat varsinaisista arkistoista annetut määräykset
Arkistonmuodostaja huolehtii arkistotoimesta hallussaan olevan arkiston osalta ja nimeää arkistolleen vastuunalaisen hoitajan. Keskusarkisto pitää luetteloa arkistonmuodostajista ja niiden vastuunalaisista hoitajista (liite nro 1). Siihen asti, kun arkistonmuodostajan arkistolle ei ole vielä määrätty vastuunalaista hoitajaa, arkistotointa hoitaa laitoksen/lautakunnan/toimikunnan sihteeri tai puheenjohtaja. 4 3.3.1 JOHTAVAN VIRANHALTIJAN VASTUU JA TEHTÄVÄT 1. kantaa juridisen vastuun oman toimialueensa arkistotoimesta 2. huolehtii hallussaan olevien asiakirjojen toimittamisesta toimialueensa vastuunalaiselle arkistonhoitajalle 3. vastaa arkistoinnista, mikäli arkistonmuodostajan arkistolle ei ole määrätty vastuunalaista hoitajaa 4. huolehtii hallussaan olevista asiakirjoista siihen saakka, kun ne ovat hänen hallussaan. 5. antaa tiedon asiakirjasta tai siirtää tiedonsaantia koskevan asian sen viranomaisen ratkaistavaksi, joka on laatinut asiakirjan tai jonka käsiteltäväksi asia kokonaisuudessaan kuuluu. 3.3.2 HALLINTOKUNTIEN VASTUUNALAISTEN ARKISTONHOITAJIEN TEHTÄVÄT Arkiston vastuunalaisten hoitajien tehtävänä on 1. huolehtia siitä, että hänen hallussaan olevat asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti sekä siitä, että arkistonmuodostussuunnitelma pidetään ajan tasalla. 2. pitää arkistoluetteloa 3. vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja luetteloinnista sekä tietopalvelusta siihen asti, kunnes asiakirjat siirretään kunnan keskusarkistoon tai hävitetään 4. valmistella hävitettävät asiakirjat hävityskuntoon 5. siirtää pitkäaikaisesti (yli 10 v) säilytettävät asiakirjat keskusarkistoon sen hoitajan ohjeiden mukaisesti 6. tehdä arkistoon kuuluvien asiakirjojen arkistointiin liittyviä aloit-
teita sekä ilmoittaa arkistonmuodostuksessa esiintyvistä ongelmista keskusarkistonhoitajalle 5 7. huolehtia siitä, että arkistonmuodostajan toimesta laadittavissa, pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävissä asiakirjoissa käytetään tällaisiin asiakirjoihin tarkoitettua kirjoituspohjaa ja -tarvikkeita 3.3.3. JOKAISEN VIRANHALTIJAN/TOIMENHALTIJAN VASTUUT JA TEHTÄVÄT (esittelijät, valmistelijat, jokainen viranhaltija ja toimenhaltija) 4. KIRJAAMINEN Kukin esittelijä ja valmistelija huolehtii toimintayksikössään asiakirjoista niin kauan, kuin ne ovat hänen hallussaan. Pelkosenniemen kunnassa saapuvan ja lähtevän postin kirjaaminen on lähes kokonaan lopetettu. Poikkeuksena ovat juridisessa mielessä tärkeät kirjeet, jotka merkitään käytössä olevaan kirjamuotoiseen diaariin. Postin käsittelyssä ja asiakirjojen kirjaamisessa noudatetaan keskusarkistonhoitajan tarkistamia, toimintakohtaisten ohjeiden mukaisia menettelytapoja huomioon ottaen arkistonmuodostajan saapuvan ja lähtevän postin määrä, laatu, kirjattavien asioiden seurannan ja valvonnan tarve sekä mahdolliset muut asioiden rekisteröintitarpeet. Saapuneet ja lähetetyt sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen tai lähettäminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Pysyvästi säilytettävästä asiakirjasta on aina otettava paperituloste. Kirjaamisen yleisohjeet, ohjeet asiakirjojen säilytyksestä ja korjausmenetelmistä sekä Pelkosenniemen kunnanhallituksen ja -valtuuston pöytäkirjahakemiston laadintaohjeet liitteenä nro 2. 5. ARKISTOINTI 5.1. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMAT Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan laadittavalla arkistonmuodostussuunnitelmalla. Suunnitelma sisältää arkistonmuodostajittain asiakirjojen sisäistä järjestystä asiakirjasarjoissa, rekisteröintitapaa, säilytysaikaa ja säilytyspaikkaa koskevat ohjeet. Suunnitelmat on Pelkosenniemen kunnassa laadittu tehtävittäin. Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan lautakunnittain/toimintayksiköittäin tätä tarkoitusta varten laaditulle lomakkeelle. Asiakirjat tulee arkistoida arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Arkistonmuodostussuunnitelmat liitteenä nro 3 (Arkistonmuodostajat
laativat) 6 5.2. ARKISTON LUETTELOIMINEN Pysyvästi ja yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan Pelkosenniemen kunnassa tehtävittäin tietokonetta hyväksikäyttäen. (Arkistoluettelo, arkistonmuodostajat tekevät) 6. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Asiakirjojen arvonmääritykseen ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa (831/1994). Arkistolaitos määrää, mitkä arkistolain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi (Arkistol 8.3 ) Poikkeaminen pysyvästi säilytettäviksi määrättyjen asiakirjojen säilytysajasta vaatii arkistolaitoksen erillisen päätöksen. Muuten arkistonmuodostajalla on oikeus määrätä niiden tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi (ArkistoL 8 ). Säilytysajoista päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Erityislainsäädännössä voi olla säädetty asiakirjojen säilytysajoista. Samoin ministeriöillä ja eräillä keskusvirastoilla on lakiin perustuvan valtuutuksen nojalla valta antaa erillisiä määräyksiä, esimerkiksi -laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 12 (muutettu 653/2000) -sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen säilyttämisestä 298/2009 ja asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista 7.10.2015/1257, joka on voimassa 15.10.2015 alkaen. -laki sosiaalihuollon asiakkaiden asemasta ja oikeuksista 812/2000 -vaalilaki 714/1998 Säilytysajat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan kunkin asiakirjan kohdalle ja vastuu aineistojen säilyttämisestä tarvittavan ajan on ao. arkistonmuodostajilla. Arkistolaki (13 ) velvoittaa hävittämään määräajan säilytettävät asiakirjat arkistonmuodostajan niille määräämien säilytysaikojen päätyttyä siten, että tietosuoja on varmistettu. Asiakirjoja saa hävittää ainoastaan arkistonmuodostussuunnitelmaan sisältyvän säilytysajan umpeuduttua. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen hävittämisessä. Asiakirjat on pyrittävä hävittämään siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana.
7 Määräajan kuluttua hävitettävien asiakirjojen ja asiakirjoihin sisältyvien tietojen säilytysaikoja laskettaessa noudatetaan seuraavia periaatteita: Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi vastaavien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai, jollei asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet Kirjanpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat, Muunlaisten päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen on tehty viimeinen merkintä, esimerkiksi pitkän ajan kuluessa täydennettävät kortit ym Sähköisen tiedoston säilytysaika lasketaan siihen tehdystä viimeisestä päivityksestä, ellei edellisissä kohdissa esitetyistä periaatteista muuta johdu. Hävitettävät asiakirjat erotellaan vuosittain. Asiakirjat on seulottava jo arkistointivaiheessa, jotta myöhemmin ei jouduta turvautumaan jälkiseulontaan, joka on työlästä ja aikavievää. Keskusarkistoa varten laaditaan luettelo, jossa mainitaan mitä asiakirjoja, kuinka paljon ja miltä ajalta on ehdotettu hävitettäväksi. Luettelo laaditaan kahtena kappaleena, joista toinen asiakirjojen hävittämisen jälkeen palautuu hallintokunnalle ja toinen kappale jää keskusarkistoon. Asiakirjat tuhotaan joko asiakirjatuhoajalla tai polttamalla. Hävittämisen toimeenpanosta huolehtii kunkin arkistonmuodostajan nimeämä arkiston vastuunalainen hoitaja yhdessä keskusarkistonhoitajan kanssa. 7. ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA 7.1. PAPERIT JA KIRJOITUSTARVIKKEET Pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävät asiakirjat ja muut tallenteet laaditaan Arkistolaitoksen arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä antamia ohjeita noudattaen. Asiakirjan arkistokelpoisuudesta vastaa asiakirjan laatija.
8 7.2. SÄILYTYSVÄLINEET Käsi- ja lähiarkistoissa olevat asiakirjat, joita käytetään päivittäin ja joihin tulee jatkuvasti lisäyksiä, säilytetään rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävät asiakirjat säilytetään tilaa säästävissä ja kulutukselta suojaavissa arkistomapeissa tai arkistokoteloissa sen jälkeen kun ne on poistettu käsi- ja lähiarkistosta päätearkistoon siirrettäväksi. Kortistot säilytetään tarkoitukseen soveltuvissa laatikoissa ja laatikostoissa. 7.3. ASIAKIRJOJEN HUOLTO Keskusarkistonhoitaja antaa ohjeet asiakirjojen teknisestä säilyttämisestä ja korjausmenetelmistä. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijoiden tehtäväksi. 8. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON 8.1. SIIRRETTÄVÄT ASIAKIRJAT Arkistonmuodostajan kymmenen (10) vuotta vanhemmat asiakirjat siirretään kunnan keskusarkistoon, jollei arkistonmuodostussuunnitelmaan ole toisin merkitty. Lakkautetut tai toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat luetteloidaan ja siirretään keskusarkistoon välittömästi. 8.2. ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN LUOVUTUSKUNTOON 8.3. LUOVUTUSLUETTELO Keskusarkistoon siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman yhteydessä annettujen ohjeiden mukaisessa järjestyksessä. Asiakirjasiirroista on sovittava etukäteen keskusarkistonhoitajan kanssa. Siirrettävistä asiakirjoista laaditaan luettelo kahtena kappaleena, joista toinen jää keskusarkistoon ja toinen palautetaan kuitattuna luovuttajalle. Luettelossa on mainittava luovutettavat asiakirjat, sidosten tai kansioiden määrä kussakin sarjassa ja sarjojen muodostumisvuodet.
9 9. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ 9.1. ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN 9.2. ARKISTON SISÄINEN KÄYTTÖ Asiakirjoja ja muuta arkistoaineistoa pidetään tarvitsijoiden käytettävissä ottaen huomioon yleisten asiakirjojen julkisuudesta annetusta laista (621/1999) ja sen täytäntöönpanoasetuksesta sekä muusta lainsäädännöstä johtuvat rajoitukset. Julkisia asiakirjoja annetaan yksityisten käyttöön ainoastaan arkistonmuodostajan omissa tiloissa. Arkistosta lainatusta asiakirjasta on täytettävä aina lainauskuitti, jossa näkyy mitä on lainattu (tarkasti yksilöitynä), koska, kuka ja milloin palauttaa. Palautuksen jälkeen keskusarkistonhoitaja kuittaa asiakirjan palautetuksi lainauskuittiin ja säilyttää arkistossa. Lainaus tulee tapahtua aina keskusarkistonhoitajan luvalla. Palautus aina keskusarkistonhoitajalle. Asiakirjojen lainaamisesta keskusarkistosta yleisarkistoihin tai virkakäyttöön toisiin kunnallisiin toimintayksiköihin päättää keskusarkistonhoitaja. Näissäkin tapauksissa on käytettävä lainauskuittia, ja asiakirjat palautettava keskusarkistonhoitajalle. Toimintayksiköiden hallussa olevien asiakirjojen lainaamisesta päättää toimintayksikön johtava viranhaltija tai arkiston vastuunalainen hoitaja. Keskusarkistoon siirrettyjä asiakirjoja tarvittaessa hallintokuntien/toimintayksiköiden vastuunalaiset arkistonhoitajat voivat keskusarkistonhoitajan suostumuksella itse hakea asiakirjat sekä myöskin palauttaa se samaan paikkaan ilmoitettuaan siitä keskusarkistonhoitajalle. Lainauskuittia on näissäkin tapauksissa käytettävä. 9.3. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asia tai asiakirja voidaan julistaa salaiseksi lailla viranomaisen toiminnan julkisuudesta tai erityislakien nojalla. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Viranomaisen asiakirjoja ovat viranomaisen hallussa olevat asiakirjat, jotka viranomainen on laatinut tai joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdos-
ta, vaikka asiakirja ei fyysisesti olisikaan viranomaisen hallussa. 10 Asiakirjat tulevat julkisiksi lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta mukaan seuraavasti: 1. Merkintä viralliseen luetteloon heti kun se on tehty 2. Pöytäkirja, kun se on allekirjoitettu ja tarkistettu tai vastaavalla tavalla varmennettu 3. Päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus, kun se on allekirjoitettu 4. Tarjouskilpailun perusteella ratkaistavat tarjoukset, kun sopimus on tehty. 5. Tarjous-, selvitys- ja lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus tai hakemus, kun se on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu 6. Viranomaiselle tullut yksityinen asiakirja heti, kun viranomainen on sen saanut. Asiakirja tulee viimeistään julkiseksi silloin, kun sen käsittely viranomaisessa on päättynyt, mikäli asiakirja ei ole lain mukaan salassa pidettävä. Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Salassapito lakkaa 25 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä, ellei valtioneuvosto ole pidentänyt määräaikaa. Yksityiselämän suojaamiseksi salassa pidettäväksi säädetyn asiakirjan salassa pitäminen lakkaa 50 vuoden kuluttua asianomaisen henkilön kuolemasta, tai jollei tästä ole tietoa 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä tai valmistumisajasta. Tietojen antamisesta on annettu ohje kohdassa 3.3.1.5 Johtavan viranhaltijan vastuu ja tehtävät. Yleisperiaatteena voidaan pitää, että tiedon antaa se, jonka hallussa asiakirja on ja asiakirjan tiedon antamisesta päättää johtava viranhaltija. Arkistossa säilytettävistä asiakirjoista tiedon antaa arkistonhoitaja. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää hallintokunnan johtava viranhaltija ja viime kädessä kunnanhallitus. 9.4. TIETOSUOJA JA HENKILÖSTÖREKISTERIASIAT Henkilötietolaki (523/1999) rajoittaa henkilörekisterien perustamista, käyttöä ja henkilötietojen luovuttamista. Jokaisella on oikeus saada tietoja henkilörekisterin käyttötarkoituksesta sekä tietosisällöstä. Lain mukaan henkilöllä on oikeus rajoitetusti tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada virheellinen, epätäydellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto oikaistuksi. Henkilöllä on myös oikeus kieltää tietojensa luovutus ja käyttö henkilötietolaissa erikseen määriteltyihin tarkoituksiin. Atk:n avulla ylläpidettävistä henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste, jonka on oltava nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa. Myös manuaalisista rekistereistä on hyvä laatia seloste.
11 Selosteessa on oltava tiedot rekisterinpitäjästä osoitteineen ja puhelinnumeroineen, rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero, rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus sekä millaisia tietoja rekisteri sisältää. Tarpeettomat henkilörekisterit on hävitettävä. 10. ASIAKIRJOJEN SUOJELU Arkistonmuodostajat laativat hallussaan olevien asiakirjojen osalta suojelusuunnitelman. Arkistolaitoksen ohje AL 16103/07.01.00/2009 ja (ArkL 831/94) 4 ja 12 ) 11. ARKISTOTILAT Suunnitelmat liitteenä nro 6 12. ATK JA MIKROFILMAUS Harkittaessa asiakirjoille säilytystiloja on suunnitteluvaiheessa kuultava keskusarkistonhoitajaa.( KA 1386/40/2007 ja Sähköisten asiakirjojen säilytysmääräys ja ohje 126/40/01, 22.5.2001) Mikrofilmaus ei Pelkosenniemen kunnassa ole käytössä. Keskusarkisto käyttää tietokonetta luetteloinnin apukeinona. Pöytäkirjojen asiahakemistot, luottamushenkilöluettelot, arkistoluettelot ja kiinteistönluovutusilmoitukset ovat jo atk:lla ja lisää käyttömahdollisuuksia on suunnitteilla. Kaikista tietokoneella tehdyistä luetteloista otetaan paperituloste. Tämän lisäksi on otettava huomioon ohje Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.1.2003/13) ja laki sähköisistä allekirjoituksista (24.1.2003/14) 13. ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITÄMINEN JA UUSIMINEN Muutokset arkistotoimen toimintaohjeeseen tekee kunnanhallitus. Liitteitä voidaan muuttaa arkistonmuodostajan johtavan viranhaltijan päätöksellä sen jälkeen kun on haettu lausunto keskusarkistonhoitajalta. LIITTEET: 1. Pelkosenniemen kunnan arkistonmuodostajat ja arkiston vastuu-
12 henkilöt 2. Kirjaamisen yleisohjeet, ohjeet asiakirjojen säilytyksestä ja korjausmenetelmistä, ohjeet lautakunnan arkiston hoitamisesta sekä Pelkosenniemen kunnanhallituksen ja -valtuuston pöytäkirjahakemiston laadintaohje 3. Arkistonmuodostussuunnitelmat 4.Asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevat lait, asetukset ja muut asiakirjahallintaan liittyvät määräykset 5. Voimassa oleva Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisen asiakirjan valmistamiseen soveltuvista materiaaleista ja menetelmistä 6. Virastojen ja laitosten asiakirjojen suojelusuunnitelma poikkeuksellisissa oloissa tapahtuvaa suojaamista varten (hallintokunnat laativat ) 7. Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä