VERSIO KÄYTTÖOPAS 16BITTINEN WINDOWS TM
Vastuuvapautuslauseke Novell Incorporated ei takaa, että tämän oppaan tiedot ja ohjeet ovat virheettömiä, ja torjuu nimenomaiset tai oletetut takuut tuotteen soveltuvuudesta kaupankäynnin kohteeksi tai sen sopivuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Lisäksi Novell Incorporated pidättää itsellään oikeuden tehdä julkaisuun sisältöä koskevia muutoksia milloin tahansa ilmoittamatta muutoksista kenellekään fyysiselle tai juridiselle henkilölle. Novell Incorporated ei takaa, että Novellin ohjelmistojen tiedot ja ohjeet ovat virheettömiä, ja torjuu nimenomaiset tai oletetut takuut tuotteen soveltuvuudesta kaupankäynnin kohteeksi tai sen soveltuvuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Lisäksi Novell Incorporated pidättää itsellään oikeuden tehdä Novellin ohjelmistoon sisältöä koskevia muutoksia milloin tahansa ilmoittamatta muutoksista kenellekään fyysiselle tai juridiselle henkilölle. Novell ja GroupWise ovat Novell Incorporatedin rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. C3PO, Client 32, Envoy ja GroupWise 5 ovat Novell Incorporatedin tavaramerkkejä. WordPerfect ja WordPerfect Office ovat Corel Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. QuickMenu on Corel Corporation Limitedin tavaramerkki. Franklin Day Planner on Franklin Quest Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Word Pro on Lotus Development Corporationin tavaramerkki. Windows on Microsoft Corporationin rekisteröity tavaramerkki. Excel ja Windows 95 ovat Microsoft Corporationin tavaramerkkejä. Xerox on Xerox Corporationin rekisteröity tavaramerkki. 1 Sisällys Versio 5.2 1993 1997 Novell Incorporated Kaikki oikeudet pidätetään. Painettu Yhdysvalloissa. 100004133001 Mitään tämän julkaisun osaa ei saa jäljentää, kopioida, tallentaa hakupalvelimelle, levittää tai kääntää millekään kielelle ilman julkaisijan kirjallista lupaa. Novell Incorporated 1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 USA
Sisällys Aloittaminen GroupWisen käyttäminen Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi... 2 Tietoja tästä oppaasta... 3 GroupWisen asentaminen... 4 Ohjeiden etsiminen... 5 Ajanvaraus... 9 Ajanvarausasetukset... 13 Ajanvarausten aikamääritysten tekeminen... 13 Arkistoi... 15 Asetukset... 17 Avaa näkymä... 18 Delegoiminen... 18 Etsiminen... 19 Fontti... 21 GroupWisen Näkymäeditori... 24 Hakeminen... 26 Hylkääminen... 27 Hylly... 28 Hyväksyminen... 32 Hälytyksen asettaminen... 34 Ikkunan piilottaminen... 35 Ikkunavalikko... 35 Ilmoitusten käyttöönotto toiminnon asetukset... 36 Indeksoija... 37 Info... 52 Järjestelmän värit... 53 Kalenteri... 54 Kansioluettelon asetukset... 57 Kansiot... 57 Katseluohjelma... 61 Kiertävä viesti... 69 Kirjoittimen asetukset... 71 Kätke valikko... 73 Leikepöytä... 73 Liitetiedostot... 74 Lisäasetukset... 76 Lopettaminen... 77 Lukeminen... 77 Lähetetytkansio... 78 Lähettäminen... 82 Lähetysmääritykset... 83 Lähetä edelleen... 85 Sisällys 2
3 Sisällys Makro...86 Merkitseminen tehdyksi...90 Merkitseminen yksityiseksi...91 Muistio...92 Muistion asetukset...94 Notify...95 Näkymän tallentaminen...97 Näkymän vaihtaminen...97 Ohje...98 Oikoluku...101 OLE...109 Oletusnäkymien asetukset...112 Omat osoitteet...113 Osoitekirja...114 Painikepalkki...118 Pikaluettelo...123 Poistaminen...125 Poistoasetukset...126 Posti...127 Postisanomien ja puhelinviestien asetukset...129 Puhelinviesti...131 Päivittäminen...132 Päivämäärien ero...132 Päivämäärän asettaminen...133 Päivämäärän ja kellonajan asetukset...134 Päiväyskaava...135 Pääikkuna...148 Resurssit...149 Roskakori...152 Ryhmä...153 Saapuneet...156 Salasanaasetukset...160 Siirry päivämäärään...161 Sovellusten käynnistäminen...162 Suodatin...163 Säännöt...170 Tallentaminen...177 Tehtävä...179 Tehtävän asetukset...182 Thesaurus...183 Tiedostojen sijaintiasetukset...185 Tulosta kalenteri...185 Tulostaminen...187 Tähän päivään siirtyminen...188 Uudelleenlähettäminen...189 Valtuuksien antaminen...189 Valtuuksien käyttäminen...192 Vapaan ajan etsinnän asetukset...194
GroupWisen etäkäyttö Vapaan ajan etsintä... 195 Vastaaminen... 197 Ympäristömääritykset... 197 Ääni... 200 GroupWisen etäkäyttö... 202 GroupWisen etäkäytön levykkeet... 202 Aloitustoimien tarkistuslista... 202 GroupWisen etäkäytön vaatimukset... 203 Kuinka GroupWisen etäkäyttö toimii... 204 Yhteyden luominen GroupWisepostitoimistoon... 205 Määritystaulukko... 206 GroupWisen etäkäytön asentaminen... 209 GroupWisen etäkäytön käyttökuntoon asettaminen... 211 Modeemiyhteyden luominen... 214 Verkkoyhteyden (suora yhteys) luominen... 217 TCP/IPyhteyden luominen... 219 Yhteyksien testaaminen... 220 Tietojen hakeminen... 223 Viestien lähettäminen... 226 Etäkäytön määritysten muuttaminen... 228 Aikavyöhykkeen asettaminen tai muuttaminen... 228 Hakemisto... 232 Sisällys 4
Aloittaminen 5 Sisällys
Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi Novell GroupWisen avulla voit käydä kirjeenvaihtoa muiden saman sovelluksen käyttäjien kanssa. Voit myös sopia tapaamisia muiden käyttäjien kanssa sekä tehdä merkintöjä omaan kalenteriisi ja käsitellä niitä. Pääikkuna Voit tarkastella saapuneita ja lähetettyjä viestejä Saapuneet ja Lähetetytkansioiden avulla. Kun käynnistät GroupWisen ensimmäisen kerran, näyttöön tulee pääikkuna. Pääikkunassa voit avata muita ikkunoita lähetettyjen ja saapuneiden viestien tarkastelemista varten. Voit myös avata kalenterinäkymiä ajankäytön suunnittelua varten sekä näkymiä sähköpostin, ajanvarausten, tehtävien, muistioiden ja puhelinviestien lähettämistä varten. Voit tarkastella poistamiasi viestejä Roskakorin avulla. Kalenterin avulla voit avata kalenterinäkymiä. Ponnahdusvalikkojen avulla voit valita kuvakkeesta avattavan näkymän. Hyllyn avulla voit sijoittaa näkymiä, makroja tai sovelluksia pääikkunaan, josta voit avata ne nopeasti. Viestinäkymien kuvakepainikkeiden avulla voit avata sähköpostiviestejä, ajanvarauksia, tehtäviä, muistioita tai puhelinviestejä. GroupWisenäkymät Näkymien avulla voit tarkastella tietoja. GroupWisessa on kolme erilaista näkymätyyppiä. Kalenterinäkymän avulla voit nähdä haluamasi tapahtumat sekä niille määritetyt alkamispäivät ja määräpäivät. Kalenterinäkymässä voi olla oma ajanvarausluettelo, tehtäväluettelo, muistioluettelo, kuukausikalenteri sekä saapuneet ja lähetetyt viestit. Ryhmänäkymän avulla voit lähettää postisanoman, ajanvarauspyynnön, muistion, tehtävän tai puhelinviestin yhdelle tai usealle käyttäjälle. Voit esimerkiksi määrittää useita käyttäjiä ja resursseja samalle ajanvaraustapahtumalle. Oman näkymän avulla voit määrittää ajanvarauksia, muistioita tai tehtäviä kalenteriisi. Voit esimerkiksi luoda merkintöjä tehtäväluetteloosi. Tervetuloa GroupWisen käyttäjäksi 2
GroupWisen Näkymäeditorin avulla voit luoda omia näkymiä. Voit luoda kalenterinäkymiä, joissa näkyvät eniten käyttämäsi toiminnot, kuten ajanvarausluettelo, Saapuneetkansio tai Lähetetytkansio. Voit luoda myös omia näkymiä tai ryhmänäkymiä, jotka sisältävät yrityksesi tunnuksen, grafiikkaa, liikkuvaa kuvaa, painikkeita, ponnahdusluetteloita tai valintaruutuja. Lisäksi voit luoda mukautetun sanomaruudun. Vakionäkymä vai mukautettu näkymä? GroupWisen mukana asennetaan oletus eli vakionäkymät. Ne sijaitsevat verkossa ja näkyvät kaikkien käyttäjien ponnahdusluetteloissa. Jos luot omia näkymiä, ne näkyvät ponnahdusluettelossa erotinviivan alapuolella. Saapuneetkansio ja Lähetetytkansio Saapuneet ja Lähetetytkansioiden avulla voit tarkastella lähettämiäsi ja vastaanottamiasi viestejä. Saapuneetkansiosta voit avata vastaanotetut viestit ja poistaa viestit, joita et enää tarvitse. Lähetetytkansiosta voit peruuttaa lähettämäsi viestin tai tarkistaa, onko viesti esimerkiksi avattu, hyväksytty, hylätty tai poistettu. Kalenteri Tietoja tästä oppaasta Kalenterinäkymien avulla voit hallita aikatauluasi. Voit tarkastella päivän ajanvarauksia, tehtäviä sekä muistioita ja selvittää, mitä olet hyväksynyt ja mitä et. Jos sinulle on käsittelyä odottava viesti, voit avata ja lukea sen. Voit sitten joko hyväksyä tai hylätä viestin. Jos hylkäät viestin, se poistuu kalenteristasi ja siirtyy roskakoriin. Tässä oppaassa kuvataan kaikki GroupWisen toiminnot. Toiminnot ovat aakkosjärjestyksessä, joten ne on helppo löytää. Merkintätavat Kuvakkeet Kaikkien GroupWisen kuvakkeiden nimet eivät näy käyttöliittymässä. Vaiheittaisissa toimintaohjeissa on sen kuvakkeen kuva, joka sinun on valittava tehtävän suorittamiseksi. Seuraava vaihe on esimerkki oppaan sisällöstä. 1 Valitse Valtuuksien käyttö ja valitse sitten valtuuksien antajan nimi. Lihavoidut sanat Lihavoidut sanat vaiheissa tai selityksissä osoittavat, mitä pitää valita kussakin vaiheessa. Seuraavassa vaiheessa on esimerkki tällaisesta. 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. 3 Tietoja tästä oppaasta
GroupWisen asentaminen Tarvitset tämän jakson tietoja aloittaessasi GroupWisen käytön. Windowstyöaseman järjestelmävaatimukset Seuraavassa taulukossa on järjestelmävaatimukset, kun GroupWisea käytetään Windows 3.1 käyttöjärjestelmää käyttävässä työasemassa. Laitteisto/ohjelmisto Prosessori Windowsversio Muisti Kiintolevytila Vaatimukset 80486/25 tai tehokkaampi 3.1 tai uudempi 8 megatavua Työasemassa 2 megatavua, täydelliseen asennukseen 20 megatavua Asennusohjelman suorittaminen Ennen kuin voit käyttää GroupWisea, sinun täytyy käynnistää GroupWisen asennusohjelma. Kysy järjestelmän vastuuhenkilöltä, mistä voit käynnistää asennuksen. Asennuksen polku voi olla esimerkiksi N:\GRPWISE5\SETUP.EXE 1 Valitse Järjestelmänhallinnasta tai Tiedostonhallinnasta Tiedosto ja Käynnistä. Kirjoita sitten SETUP.EXEtiedoston hakemistopolku. TÄRKEÄÄ: On erittäin suositeltavaa, että käytät GroupWisen asennusohjelmaa. Näin voit varmistaa, että kaikki oletushakemistot ja tiedostot asennetaan oikein. 2 Valitse kieliversio ja valitse sitten OK. 3 Valitse asennustyyppi. GroupWisen asentaminen 4
Jos käytät määriteltävää asennusta, voit valita asennettavat tiedostot ja paikan, mihin ne asennetaan. Kun asennus on valmis, ohjelma pyytää sinua valitsemaan ryhmän, johon haluat GroupWisen kuvakkeiden tulevan. GroupWise 5 on jo omana ohjelmaryhmänään Järjestelmänhallinnan ryhmäruudussa. Jos haluat sijoittaa GroupWisen kuvakkeet johonkin muuhun ryhmään, kirjoita uusi ryhmän nimi. 4 Valitse OK. 5 Valitse Kyllä, jos haluat tarkastella Lueminut (Readme) tiedostoa. Kun olet lukenut haluamasi tiedot, jatka seuraavaan vaiheeseen valitsemalla Sulje. GroupWisen käynnistäminen Windowsissa Ohjeiden etsiminen GroupWisen ohjetoiminto Cool Solutions verkkolehti GroupWisen käynnistäminen 1 Kaksoisnapsauta GroupWisekuvaketta. Jos GroupWisen käytössä ilmenee ongelmia, voit saada apua useista lähteistä. GroupWisen ohjetoiminnosta löydät apua nopeasti, eikä sinun tarvitse ottaa esille erillistä käyttöopasta. Voit käyttää ohjetoimintoa aina, kun käytät GroupWisea. Seuraavassa luetellaan joitakin ohjetoiminnon monista ominaisuuksista. Lisätietoja on jaksossa Ohje. Jokaisessa valintaikkunassa on Ohjepainike, jota napsauttamalla saat tarkat tiedot kustakin valintaikkunasta. Etsivalintaikkunassa voit hakea ohjeen aiheita avainsanojen avulla. Valitse Ohje ja valitse sitten Etsi ohje aiheesta. Miten teen toiminnolla voit valita ohjeen aiheita yleisimpien tehtävien luettelosta. Valitse Ohje ja Miten teen. Luotsit auttavat sinua suorittamaan yleisiä tehtäviä vaiheittain. Valitse Ohje ja Luotsit. Cool Solutions on sähköinen englanninkielinen verkkolehti, joka auttaa sinua GroupWisen käytössä. Lehdestä löydät hyödyllisiä vihjeitä ja artikkeleita GroupWisen toimintojen käyttämisestä. Voit kopioida käyttöösi resursseja, kuten QuickStartpikaohjeita ja esittelyohjelmia, jotka auttavat sinua GroupWisen käytön aloittamisessa. Seuraavassa on esimerkki verkkolehden käytöstä. 5 Ohjeiden etsiminen
Valitse Basics, jos haluat perustietoa GroupWisesta. Cool Solutions verkkolehden avaaminen 1 Kirjoita verkkoselaimeesi WWW.GWMAG.COM Valitse The Vault, jos haluat lukea lehden edellisiä numeroita. Valitse Notify Me, jos haluat, että sinulle ilmoitetaan, kun uusia artikkeleita on saatavana. Valitse Talk to Us, jos haluat lähettää palautetta GroupWisesta. Kysymysten lähettäminen GroupWiseasiantuntijoille Ask the Experts sivulla voit esittää GroupWisea koskevia kysymyksiä. Jos jonkin GroupWisetoiminnon ohjetta ei löydy käyttöoppaista, lähetä sitä koskeva kysymys asiantuntijoille. 1 Kirjoita verkkoselaimeesi WWW.GWMAG.COM. 2 Valitse Ask the Experts ja valitse sitten Ask Us. 3 Napsauta Ask the Cool Solutions Experts. 4 Kirjoita yhteystietosi ja kysymyksesi. 5 Valitse Send. Ohjeiden etsiminen 6
Resurssien hakeminen Cool Solutions verkkolehdestä Downloadablessivulla on monia resursseja, joita voit kopioida ja käyttää yrityksessäsi. Voit hakea muun muassa esittelyohjelmia, jotka opastavat sinua GroupWisen käytössä, verkkolehden erikoisartikkeleita tai vaikkapa QuickStartpikaohjeen. 1 Kirjoita verkkoselaimeesi WWW.GWMAG.COM 2 Valitse Downloadables. 3 Valitse tuote, jonka haluat hakea, ja noudata ohjeita. Lisäapu Jos tarvitset ohjetoiminnon, tämän käyttöoppaan ja Cool Solutions verkkolehden lisäksi muuta apua, ota yhteys yrityksesi mikrotukihenkilöön tai järjestelmän vastuuhenkilöön. Jos nämä eivät voi ratkaista ongelmaasi, he voivat ottaa yhteyden tekniseen tukeen. 7 Ohjeiden etsiminen
GroupWisen käyttäminen Ohjeiden etsiminen 8
Ajanvaraus Käsitteitä Ajanvarausten avulla saat tietoja kokouksista, voit ilmoittaa kokouksista muille ja varata tarvittavat resurssit, kuten huoneen ja piirtoheittimen. Ajanvaraus lähetetään melkein samalla tavalla kuin mikä tahansa muu viesti. Ainoastaan yksittäisiin viesteihin liittyvät määritykset, kuten ajanvarauksen päivämäärän varaaminen, vaihtelevat. Tässä jaksossa selvitetään vain ajanvarauksiin liittyvien määritysten käyttöä. Jos haluat lisätietoja tehtävän lähettämisestä, katso jaksoa Lähettäminen. Ryhmäajanvaraukset Voit lähettää kokouskutsun eli ryhmäajanvarauksen itsellesi tai jollekin muulle GroupWisen käyttäjälle. Ryhmäajanvaraus tulee Lähetetytkansioosi, kun lähetät sen, ja kalenteriisi ja Saapuneetkansioosi, kun vastaanotat sen. Kun vastaanotat kokouspyynnön, voit hyväksyä tai hylätä sen. 9 Ajanvaraus
Omat ajanvaraukset Oma ajanvaraus on aikatauluun sovitettu tapahtuma, joka sijoitetaan vain omaan kalenteriisi. Sitä ei ole Lähetetytkansiossasi eikä muiden käyttäjien Saapuneetkansioissa. Oma ajanvaraus eroaa ryhmäajanvarauksesta siinä, että osoiteruudut eivät ole näkyvissä. Resurssien varaaminen Vapaiden aikojen tarkistaminen 1 Valitse pääikkunan Ajanvarauksetponnahdusluettelosta kokouskutsu tai muu ryhmälle lähetettävä näkymä. 2 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoitteet. 3 Avaa resurssiluetteloruutu valitsemalla Resurssit. 4 Kaksoisnapsauta resursseja, jotka haluat varata kokousta varten. 5 Sulje osoitekirja ja palaa viestinäkymään valitsemalla OK. Valitsemasi resurssit ja käyttäjien nimet tulevat Jakeluruutuun. Jos olet varannut neuvotteluhuoneen, jonka järjestelmän vastuuhenkilö on määrittänyt paikaksi, sen kuvaus tulee Paikkaruutuun. 1 Valitse pääikkunan Ajanvarauksetponnahdusluettelosta kokouskutsu tai muu ryhmälle lähetettävä näkymä. 2 Valitse ajanvaraukseen liittyvät henkilöt ja resurssit. 3 Valitse Vapaana? Lisätietoja vapaan ajan etsimisen määrityksistä on jaksossa Vapaan ajan etsiminen. 4 Valitsemalla OK saat näkyviin osoiteruuduissa lueteltujen henkilöiden ja resurssien vapaat ajat. 5 Siirrä Yhteenvetorivillä oleva ruutu sopivaan ajankohtaan. Voit venyttää ruutua, jos ajanvaraus on pitkä. 6 Valitse OK. Kellonaika ja päivämäärä tulevat näkyviin Aloituspäivämääräruutuihin. Ajanvaraus 10
Päivämäärän, kellonajan ja tapahtuman keston määrittäminen itse Napsauta päivämäärää, jolle haluat tehdä ajanvarauksen. Voit siirtyä kuukauden eteen tai taaksepäin painikkeilla, joissa on yksi nuolisymboli. Voit siirtyä vuoden eteentai taaksepäin painikkeilla, joissa on kaksi nuolisymbolia. Jos tiedät ajanvarauksen ajankohdan eikä sinun tarvitse etsiä vapaata aikaa, voit kirjoittaa päivämäärän, kellonajan ja tapahtuman keston suoraan Aloituspäivämääräruutuihin. Voit valita päivämäärän ja ajankohdan myös Aseta päivä ja Aikavälin valinta valintaikkunoiden avulla. Aseta päivä 1 Valitse näkymässä Aseta päivämäärä painike. Kellonajan syöttäminen Tämä päivä palauttaa päivämääräksi nykyisen päivän. Päiväyskaavalla voit ajoittaa toistuvia kokouksia yhdellä ajanvarauksella. 1 Valitse Aikavälin valinta painike näkymässä. Määritä alkamisaika vetämällä vasemmanpuoleista nuolta. Harmaa alue osoittaa Määritä päättymisaika vetämällä oikeanpuoleista nuolta. Alkaen, Päättyen ja Kesto osoittavat, mitä näkymän vastaaviin ruutuihin tulee. Oman ajanvarauksen luominen 1 Valitse pääikkunan Kalenteriponnahdusluettelosta Päivä. 2 Valitse ajankohta Ajanvarauksetluettelosta vetämällä. 3 Kirjoita kuvaus. Kun aloitat kirjoittamisen, näyttöön tulee tekstiruutu. 4 Ajanvaraus siirtyy kalenteriisi, kun napsautat jotakin kohtaa tekstiruudun ulkopuolella. 5 Jos haluat muokata kuvausta, kaksoisnapsauta ajanvarausta, jolloin omien ajanvarausten näkymä avautuu. 11 Ajanvaraus
Ajanvarauksen hyväksyminen Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet tai Kalenteri. Oletusarvon mukaan omat ajanvaraukset eivät näy Saapuneetkansiossasi. 2 Kaksoisnapsauta odottavaa ajanvarausta viestiluetteloruudussa tai ajanvarausten luetteloruudussa. 3 Valitse Hyväksy. Lisätietoja on jaksoissa Hyväksyminen ja Hylkääminen. Ajanvarausilmaisimet Ajanvarauskuvakkeista tai Saapuneetkansiossasi ja kalenterissasi näkyvästä tekstistä voit nähdä ajanvarauksen tilan seuraavasti: Ilmaisin (Vain Saapuneetkansio) Tila Et ole vielä avannut ajanvarausta. (Vain Saapuneetkansio) Tehtävän teksti on kursivoitu (vain kalenteri). Olet avannut ajanvarauksen. Tämä on ryhmäajanvaraus, jota et ole vielä hylännyt tai hyväksynyt kalenteriisi. Tämä on ryhmäajanvaraus, jonka olet hyväksynyt. (Vain ajanvarausluettelo) Ajanvaraus on merkitty yksityiseksi. Kun hylkäät ajanvarauksen, viesti siirtyy roskakoriin. Jos haluat myöhemmin hyväksyä aikaisemmin hylkäämäsi ajanvarauksen, voit palauttaa sen roskakorista ja hyväksyä sen sitten. Lisätietoja on jaksoissa Hyväksyminen, Hylkääminen ja Roskakori. Ajanvarausten delegoiminen Kun järjestelmän käyttäjä varaa sinulta ajan jotakin tilaisuutta varten, voit delegoida ajanvarauksen jollekin toiselle käyttäjälle. Kun delegoit ajanvarauksen, sekä vastaanottaja että alkuperäinen lähettäjä saavat tiedon siirrosta. Lisätietoja on jaksossa Delegoiminen. Ajanvarausten muuttaminen Voit määrittää ajanvarauksen ajankohdaksi toisen päivän tai ajankohdan tai muuttaa ajanvarauksen kestoa, jos olet sen alkuperäinen määrittäjä. Lisätietoja on jaksossa Kalenteri. Toistuvat ajanvaraukset Voit tehdä toistuvat ajanvaraukset samassa ajanvarausnäkymässä. Päiväyskaavatoiminnolla voit esimerkiksi luoda määrityksen, joka ajoittaa ajanvarauksen joka kuukauden kolmannelle perjantaille. Lisätietoja on jaksossa Päiväyskaava. Ajanvaraus 12
Ajanvarausasetukset Asetuksettoiminnon ajanvarauksen lähetysmääritysten avulla voit määrittää, millaisina ajanvarauksesi lähetetään. Voit halutessasi muuttaa määrityksiä yksittäisen ajanvarauksen osalta. Lisätietoja on jaksossa Lähetysmääritykset. Ajanvarauksen lähetysmääritysten asettaminen Tässä määrittämäsi tilatiedot tulevat näyttöön, kun avaat infoikkunan seurataksesi ajoittamiasi ajanvarauksia. Määritä tässä, haluatko saada ilmoituksen, palautusviestin tai molemmat 1 Valitse Tiedostovalikosta Aseta. Ajanvarausten aikamääritysten tekeminen 2 Avaa Ajanvarauksen lähetysmääritykset valintaikkuna kaksoisnapsauttamalla Ajanvaraus. Viestiluettelossa oleva viestin kuvake on punainen viestin ollessa tärkeä, oletusvärinen tärkeyden ollessa normaali ja harmaa, jos tärkeys on pieni. Voit määrittää vastaanottajille tulemaan ilmoituksen, kun lähetät viestin. Vastaanottajilla tulee olla Notify käynnissä, jotta tämä asetus toimisi. 3 Valitse haluamasi määritykset, valitse OK ja sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Ajanvarausten aikamääritysten avulla voit määrittää ajanvarausnäkymien oletusaikaasetukset, oletushälytysasetukset ja kalenterinäkymien Ajanvarauksetluettelon oletusasetukset. Ajanvarausten aikamääritysten valitseminen 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. 13 Ajanvarausasetukset
Voit valita, että ajanvarausnäkymissä näytetään ajanvvarauksen kestotai päättymisaika. Voit määrittää, että hälytys asetetaan automaattisesti jokaiselle hyväksymällesi ajanvaraukselle sekä miten kauan ennen ajanvarausta hälytys tapahtuu. 2 Kaksoisnapsauta Ajanvarausten ajat, jolloin Ajanvarausten aikamääritykset valintaikkuna avautuu. Voit määrittää ajoittamiesi ajanvarausten oletuspituuden. Voit määrittää Päivän aloitusaika ruutuun ajanvarausluettelon alkamisajan kalenterinäkymissäsi. Voit määrittää Näyttötiheyden minuutteina. 3 Valitse haluamasi määritykset. Valintaikkunan vaihtoehdot kuvataan seuraavassa taulukossa. Ajanvarauksen aikamääritys Kesto Lopetusajankohta Varauksen oletuskesto Käytä hälytystä ennen varauksen alkua Kuvaus Valitse Kesto, jos haluat, että ajanvarausnäkymissä näkyy ajanvarauksen kesto asettamastasi alkamispäivämäärästä ja kellonajasta lähtien. Valitse Lopetusajankohta, jos haluat, että ajanvarausnäkymissä näkyy ajanvarauksen tarkka päättymisaika keston sijasta. Voit määrittää ajanvaraukselle keskimääräisen keston. Näin kesto tarvitsee määrittää erikseen näkymässä vain, jos se poikkeaa oletuskestosta. Asettaa hälytyksen jokaista hyväksymääsi ajanvarausta varten. Tuntia Minuuttia Vaikka Käytä hälytystä ennen varauksen alkua asetusta ei ole valittu, voit asettaa hälytykset tietyille ajanvarauksille, kun olet hyväksynyt ne. Tuntia ja Minuuttiakohtiin asettamasi aika on oletusarvo sille, kuinka kauan ennen varauksen alkamista Notify antaa hälytysäänen. Ajanvarausten aikamääritysten tekeminen 14
Arkistoi Käsitteitä Oman arkistohakemiston luominen Kellonaikojen näyttö Päivän aloitusaika Näyttötiheys Jos et valitse kellonaikojen näyttöä, näet vain kalenterissa olevien ajanvarausten ajankohdat. Voit tehdä kalenterinäkymiisi ensimmäiset merkinnät. Ajanvarauksetluettelossa on ensimmäisenä tähän tekstiruutuun määrittämäsi kellonaika. Voit määrittää Ajanvarauksetluettelossa näkyvien kellonaikojen näyttövälin. 4 Valitse OK ja sulje sen jälkeen Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Jos teet muutoksia Ajanvarausten näyttö ryhmäikkunassa kalenterin ollessa avoinna, muutokset toteutuvat vasta, kun kalenteri suljetaan ja avataan uudelleen. Arkistoitoiminnolla voit siirtää viestit postilaatikosta arkistotietokantaan. Arkistoimalla viestit voit säästää tilaa verkkopalvelimella niin, ettei sinun tarvitsee poistaa tärkeitä tietoja. Tiedostopalvelimen tilan säästäminen Voit arkistoida viestejä kiintolevyllä, levykkeellä tai verkossa olevaan arkistohakemistoon, eikä sinun siis tarvitse poistaa tärkeitä tietoja. Tietoturvan lisääminen Voit lisätä viestien tietoturvaa arkistoimalla ne. Valtuutetut käyttäjät eivät esimerkiksi voi avata kiintolevyllesi arkistoituja viestejä muualta kuin sinun työasemastasi. 1 Valitse pääikkunan Tiedostovalikosta Aseta. 2 Valitse Tiedostojen sijainti. 3 Kirjoita polku Arkistotekstiruutuun. TAI Avaa hakemiston valintaikkuna valitsemalla valitse sitten OK.. Valitse arkistohakemisto ja 4 Valitse OK ja sulje sen jälkeen Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. Viestin arkistoiminen 15 Arkistoi 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri ja valitse viesti.
2 Valitse Käsittelevalikosta Arkistoi. GroupWise poistaa viestin Saapuneetkansiosta, Lähetetytkansiosta tai Kalenterista ja sijoittaa sen arkistotietokantaan. Arkistoviestin lukeminen Viestin poistaminen arkistosta Lisätietoja 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri. 2 Valitse Tiedostovalikosta Avaa arkisto. TÄRKEÄÄ: Arkistopostilaatikossa et voi lähettää viestejä tai luoda sääntöjä. Arkistotietokannan sisältö näkyy viestiluetteloruudussa tai ajanvaraus, tehtävätai muistioluettelossa. 3 Valitse arkistoitu viesti ja avaa se valitsemalla Käsittelevalikosta Lue. 4 Valitse Sulje, kun olet lukenut viestin. 5 Sulje arkisto ja palaa postilaatikkoosi valitsemalla Tiedostovalikosta Avaa arkisto. 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt tai Kalenteri. 2 Valitse Tiedostovalikosta Avaa arkisto. Arkistoidut viestisi näkyvät viestiluetteloruudussa tai ajanvaraus, tehtävä tai muistioluettelossa. 3 Valitse tai avaa viestit. 4 Valitse Käsittelevalikosta Arkistoi. TÄRKEÄÄ: Aiemmin arkistoitu viesti palautetaan arkistosta. GroupWise siirtää viestin sen alkuperäiseen kansioon. 5 Sulje arkisto ja palaa postilaatikkoosi valitsemalla Tiedostovalikosta Avaa arkisto. Valtuutetut ja arkistointivaltuudet Valtuutetuille käyttäjille ei kannata myöntää valtuuksia arkistoida sinulle saapuneita tai sinun lähettämiäsi viestejä. Jos kuitenkin myönnät arkistointivaltuudet, valtuutettu pystyy arkistoimaan postilaatikkosi viestit myös omalle kiintolevylleen, jolloin et enää voi käsitellä niitä. Jos haluat jakaa arkistohakemiston valtuutettujesi kanssa, voit käyttää yhteistä verkkoresurssia. Lisätietoja arkistotietokannan sijainnin määrittämisestä on jaksossa Tiedostojen sijaintiasetukset. Arkistoi 16
Asetukset Asetusten määrittäminen Arkistoinnin ja tallennuksen erot Arkistoitoiminnolla voit varastoida viestit GroupWisemuodossa tietokoneesi kiintolevylle tai johonkin verkkohakemistoosi. Arkistoitu viesti siirtyy postilaatikostasi määrittämääsi arkistohakemistoon. Tallennatoiminnolla voit tallentaa viestit tekstitiedostoina kiintolevylläsi tai verkossa olevaan hakemistoon. Tallennatoiminto jättää viestin Saapuneetkansioon tai Lähetetytkansioon ja tallentaa siitä lisäkopion tekstitiedostona määrittämääsi paikkaan. Arkistoviestit ovat GroupWisemuodossa, ja niitä voi lukea vain GroupWisen avulla. Suojaamattomia tekstitiedostoja voivat kaikki käyttäjät lukea minkä tahansa tekstinkäsittelyohjelman avulla. Arkistoviestin poistaminen Kun poistat arkistoidun viestin, se siirretään arkiston roskakoriin, joka täytyy erikseen tyhjentää. Asetusten avulla voit muuttaa muun muassa kielen, tiedostomuodon, tiedostojen sijainnin, arkiston, käyttöympäristön ja salasanan oletusasetuksia. 1 Avaa Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Tiedostovalikosta Aseta. Jokainen Asetuksetvalintaikkunan kuvake avaa eri valintaikkunan, jossa voit mukauttaa GroupWisea. 2 Kaksoisnapsauta haluamaasi kuvaketta, valitse haluamasi asetukset näyttöön tulevasta valintaikkunasta ja valitse sitten OK. Käyttöoppaan vastaavista osista löytyvät kaikkien asetusten selitykset. 3 Sulje Asetuksetvalintaikkuna valitsemalla Sulje. 17 Asetukset
Avaa näkymä Näkymän avaaminen Voit valita luomasi oman näkymän tai ohjelmanäkymän Avaa näkymä vaihtoehdon avulla. 1 Valitse Tiedostovalikosta Avaa näkymä. Delegoiminen Viestin delegoiminen 2 Kirjoita näkymän nimi Tiedostonimiruutuun. Jos et tiedä näkymän nimeä, voit valita tiedoston Tiedostonimiluetteloruudusta tai pikaluettelosta. 3 Voit tarkastella luomaasi omaa näkymää valitsemalla Avaa. Kun haluat delegoida tehtävän tai sinulle lähetetyn ajanvarauksen toiselle henkilölle, voit käyttää delegointitoimintoa. Voit delegoida myös muistioita sekä kiertäviä viestejä. Osastonjohtaja voi delegoida osastolle nimetyn viestin jollekin käyttäjälle tai ryhmälle Delegoitoiminnolla. 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet tai avaa kalenterinäkymä ja valitse sen jälkeen viesti, jonka aiot delegoida. 2 Avaa Delegoivalintaikkuna valitsemalla Käsittelevalikosta Delegoi. 3 Avaa osoitekirja valitsemalla Osoite. 4 Kaksoisnapsauta sen käyttäjän nimeä, jolle haluat delegoida tehtävän tai ajanvarauksen. Sulje osoitekirja valitsemalla OK. 5 Kirjoita selitys uudelle vastaanottajalle. 6 Valitse Lähetä. Avaa näkymä 18
Kun käyttäjä on hyväksynyt delegoimasi viestin, viestin alkuperäinen lähettäjä voi tarkistaa sen tilan Infoikkunan avulla. Delegoidun tehtävän suorittaminen 1 Kaksoisnapsauta Saapuneet tai avaa kalenterinäkymä ja valitse sen jälkeen itsellesi delegoitu viesti. 2 Kun olet suorittanut delegoidun tehtävän, valitse Valmisvalintaruutu ja sen jälkeen Sulje. TÄRKEÄÄ: Delegoidun viestin alkuperäinen lähettäjä saa tietoja viestin tilasta valitsemalla Lähetetytkansiosta Info. Viestin lähettäjä voi esimerkiksi selvittää, kuka vastaanotti tai delegoi viestin ja suoritti sen sisältämän tehtävän, sekä kaikkien tapahtumien päivämäärän ja kellonajan. Lisätietoja Etsiminen Käsitteitä Delegoiminen sääntöjen avulla Säännöttoiminnon avulla voit delegoida sellaiset itsellesi lähetetyt tehtävät ja ajanvaraukset, jotka täyttävät tietyt tehtävän tai viestin tärkeyteen sekä lähettäjään liittyvät ehdot. Lisäksi voit luoda säännön, joka delegoi esimerkiksi loman aikana saamasi viestit. Lisätietoja on jaksossa Säännöt. Etsitoiminnolla voit etsiä Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori ja Kalenterikansiosta tietynlaisia viestejä. Hakuteksti Tekstiä, jonka sijainti halutaan selvittää, sanotaan hakutekstiksi. Hakutekstissä voi olla välilyöntejä, kirjaimia, numeroita ja muita näppäimistön merkkejä (esimerkiksi &, % tai +) vapaasti valittavassa järjestyksessä. 19 Etsiminen
GroupWise ei tee eroa isojen ja pienten kirjaimien välillä. Jos haluat esimerkiksi etsiä kaikki muistiot, voit kirjoittaa hakutekstiksi "muistio" sen sijaan, että kirjoittaisit tietyn muistion nimen tarkalleen siinä muodossa kuin se on näytössä. Viestin etsiminen 1 Kaksoisnapsauta pääikkunassa Saapuneet, Lähetetyt, Roskakori tai Kalenteri. 2 Valitse kansiot, joista haluat etsiä. Valitse sen jälkeen Viestiluetteloruudusta ensimmäinen viesti. TAI Jos avoinna on kalenterinäkymä, valitse ne ajanvaraus, muistio tai tehtäväluettelot, joista haluat etsiä. Jos mitään kansiota ei valita, GroupWise etsii kaikista pääkansion viesteistä. 3 Avaa Etsivalintaikkuna valitsemalla Muokkaavalikosta Etsi. 4 Jos avasit Saapuneetkansion, kirjoita tiedot lähettäjätiedot ylimpään ruutuun. Jos avasit Lähetetytkansion, kirjoita vastaanottajatiedot ylimpään ruutuun. Kirjoita sen jälkeen tarvittavat tiedot asia ja sanomatekstistä etsittävät tekstit. 5 Voit etsiä hakutekstiä viestin jälkeen tulevasta tekstistä valitsemalla Etsi seuraava ja valittua viestiä edeltävästä tekstistä valitsemalla Etsi edellinen. Näyttöön tulee valintaikkuna, joka ilmoittaa, että etsintä on käynnissä. Voit keskeyttää etsinnän, jos haluat. GroupWise valitsee ensimmäisen hakuehdot täyttävän viestin. Jos haluat etsiä muita hakuehdot täyttäviä viestejä, valitse Muokkaavalikosta Etsi seuraava (jos haluat jatkaa etsintää eteenpäin) tai Etsi edellinen (jos haluat jatkaa etsintää taaksepäin). Tekstin etsiminen viestistä 1 Avaa viesti, josta haluat etsiä tekstiä, ja napsauta Sanomaruutua. 2 Valitse Muokkaavalikosta Etsi. 3 Kirjoita etsittävä teksti Sanomaruutuun ja valitse Etsi seuraava. GroupWise näyttää seuraavan etsittävän tekstin esiintymän korostettuna. Etsiminen 20