OHJEITA Lapin liiton rahoittamille EAKR PROJEKTEILLE LIITE

OHJEITA Lapin liiton rahoittamille EAKR PROJEKTEILLE LIITE 3 20.2.2009

2 1. RAHOITUKSEN MYÖNTÄMINEN...4 1.1 PROJEKTISUUNNITELMAN MUUTTAMINEN...4 1.2 PROJEKTIN KIRJANPITO...4 1.3 VIRANOMAISTARKASTUKSET, TUEN MAKSAMISEN LOPETTAMINEN JA TAKAISINPERINTÄ...5 2. PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA...5 2.1 ALOITUSPALAVERI...5 2.2 OHJAUSRYHMÄ...5 2.3 PROJEKTIN RAPORTOINTI JA SEURANTA...7 3. KUSTANNUSTEN HYVÄKSYTTÄVYYS...8 3.1 HENKILÖSTÖKUSTANNUKSET...8 3.2 OSTOPALVELUT...9 3.3 MATKAKUSTANNUKSET...10 3.4 KONE- JA LAITEHANKINNAT SEKÄ POISTOT...10 3.5 VUOKRAKUSTANNUKSET...11 3.6 TOIMISTOKULUT / YLEISKUSTANNUKSET...11 3.7 MUUT KUSTANNUKSET...11 3.8 LUONTOISSUORITUKSET JA OMARAHOITUSOSUUS...11 3.9 ARVONLISÄVERO...12 3.10 ESIMERKKILUETTELO TUKIKELVOTTOMISTA KUSTANNUKSISTA...13 4. TULOT...13 5. HANKKEIDEN TULOSTEN PYSYVYYS...14 6. DE MINIMIS -SÄÄNTÖ...14 7. TUEN MAKSAMINEN...15 7.1 MAKSATUSHAKEMUKSEN LAATIMINEN...15 7.2 RAHOITUSOSUUKSIEN KIRJAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEEN...16 7.3 MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET...16 8. YHTEISPROJEKTIT...17 8.1 YHTEISPROJEKTIN RAKENNE...17 8.2 YHTEISPROJEKTIN SOPIMUKSET...17 8.3 OMARAHOITUSOSUUDEN VAATIMUS YHTEISPROJEKTEISSA...18 8.4 YHTEISPROJEKTIN MAKSATUSHAKEMUS JA PÄÄTÖS...18 8.5 TUENSAAJIEN YHTEISVASTUU JA TAKAISINPERINTÄ...18 9. TIEDOTTAMINEN JA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS...18 10. ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN...19 11. PROJEKTIKANSIO...20 12. EAKR-RAHOITUSTA OHJAAVAT LAIT JA ASETUKSET SEKÄ MUUT OHJEET...20 13. YHTEYSTIEDOT...21 14. LOMAKKEET JA MALLIT...22 14.1. Malli ensimmäisen ohjausryhmän kokouksen esityslistaksi 14.2. Työaikakirjanpitomalli 14.3. Henkilöstöluettelo 14.4. Kone-, laite- ja kalustoluettelo 14.5. Luontoissuoritusten seurantalomake 14.6. De minimis todistus 14.7. Tiedotussuunnitelma-malli

3 SAATESANAT Lapin liitto on myöntänyt projektillenne tukea Pohjois-Suomen EAKR toimenpideohjelmasta. Avustuksen saajan, projektin toteuttajan, projektissa työskentelevien henkilöiden sekä ohjausryhmän jäsenten on syytä perehtyä projektipäätöksen ja suunnitelman lisäksi päätöksen säännöksiin ja ehtoihin heti toiminnan alkuvaiheessa, koska niiden tunteminen on yksi edellytys hankkeen onnistuneelle läpiviennille. Myös EURA2007-seurantajärjestelmään perehtyminen on tärkeää erityisesti projektia toteuttavalle henkilöstölle. Tähän ohjeeseen on pyritty kokoamaan projektin läpiviemisen kannalta keskeisimmät asiat. Ohje ja lomakkeet ovat saatavissa myös sähköisessä muodossa Lapin liiton internet sivuilta: www.lapinliitto.fi Onnea ja menestystä projektillenne! Lapin liitto

4 1. RAHOITUKSEN MYÖNTÄMINEN Projektinne on hyväksytty osarahoitettavaksi Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ohjelmakaudella 2007 2013. Hankkeen EAKR-tuki on myönnetty tukikelpoisiin korvattaviin nettokustannuksiin. Tukea voi saada enintään tukiprosentin määräämän osuuden kokonaiskustannuksista ja päätöksenmukaisen enimmäiseuromäärän. Projektipäätöksellä myönnettyä tukea saa käyttää vain päätöksessä vahvistetun kustannusarvion mukaisiin tukikelpoisiin kustannuksiin päätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana. Kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että ne ovat projektisuunnitelmassa hyväksytystä toiminnasta aiheutuneita, toteutuneita, todennettavissa olevia ja projektille tarpeellisia kustannuksia. Tuensaaja vastaa siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. Tuensaaja vastaa myös siitä, että muut rahoitusta myöntävät tahot tekevät projektiin osallistumisesta tarpeelliset päätökset ja että tämä rahoitus toteutuu projektisuunnitelman mukaisesti. Myös projektisuunnitelmassa mainitsemattomat mahdolliset muut tulo- ja rahoituslähteet on ilmoitettava Lapin liitolle, jolla on oikeus ottaa ne huomioon vähennyksenä omasta rahoitusosuudestaan. Tuensaaja vastaa päätökseen kirjattujen velvoitteiden täyttymisestä myös yhteistyökumppaneidensa osalta. Projektipäätökseen on kirjattu Lapin liiton nimeämä yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä kaikissa projektin toteuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. 1.1 Projektisuunnitelman muuttaminen Jos projektia tai sen osaa ei voida toteuttaa päätöksen, kustannusarvion, rahoitussuunnitelman ja/tai projektisuunnitelman mukaisesti, tuensaajan on tehtävä projektipäätöksessä hyväksytyn alkuperäisen hankeajan sisällä muutosesitys Lapin liitolle EURA2007- järjestelmän välityksellä. Tuensaaja ilmoittaa hakemuksessa muutoksesta aiheutuvat toiminnalliset ja kustannusvaikutukset sekä antaa oikeat ja riittävät tiedot muista seikoista, joita Lapin liitto tarvitsee hakemuksen ratkaisemiseksi. Muutosesitys laaditaan Eurassa, jossa se jätetään järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen esitys tulostetaan Eurasta, allekirjoitetaan ja toimitetaan Lapin liittoon. Muutosesitys pitää hyväksyä ohjausryhmässä. 1.2 Projektin kirjanpito Projektista pidetään kirjanpitolain velvoitteet täyttävää erillistä kirjanpitoa. Kirjanpidon tulee perustua tarkistettavissa oleviin tositteisiin ja sen tulee tuottaa yksityiskohtaiset tiedot rahoitetun projektin menoista ja tuloista. Kustannuspaikat nimetään tai muuten lajitellaan niin, että kirjanpidosta selviää helposti samat kustannuspaikat kuin rahoituspäätökseen on kirjattu. Kirjanpidon vientiselitteistä tulee selvästi käydä ilmi, mistä meno tai tulo on aiheutunut, esimerkiksi kenelle palkka on maksettu. Luontoissuorituksista on pidettävä erillistä seurantaa.

5 1.3 Viranomaistarkastukset, tuen maksamisen lopettaminen ja takaisinperintä Tuensaaja on velvollinen noudattamaan kaikkia rahoituspäätöksen ehtoja. Lapin liitto seuraa projektin toteutusta maksatusten yhteydessä kirjanpitotietojen sekä projektista annettujen selvitysten ja mahdollisten tarkastuskäyntien avulla. Lisäksi eri ministeriöillä, valtiontilintarkastajilla ja valtiontalouden tarkastusvirastolla on oikeus tarkastaa myönnettyjen varojen myöntämistä, maksatusta, käyttöä ja valvontaa. Projekteja valvotaan myös komission tarkastuksilla. Tuensaajan pitää avustaa tarkastuksissa. Valvontaa varten avustuksen saajan tulee esittää kaikki tiliaineisto, muut asiakirjat ja selvitykset sekä tarpeelliset muut aineistot. Tuen maksaminen voidaan määrätä lopetettavaksi tai keskeytettäväksi ja jo maksettu tuki takaisinperittäväksi, jos tuensaaja ei täytä niitä edellytyksiä ja ehtoja, jotka EY:n ja kansallisissa säädöksissä sekä projektipäätöksessä on asetettu. Tuensaaja on velvollinen palauttamaan liikaa, virheellisesti tai muutoin perusteettomasti maksetun rahoituksen korkoineen alueiden kehittämislain (602/2002) säännösten mukaisesti. Tuensaajan, Lapin liiton nimeämän yhteyshenkilön ja muiden projektissa mukana olevien tahojen on hyvä olla kiinteässä yhteistyössä koko projektin toteutuksen ajan, sillä siten voidaan edistää projektin toteutumista suunnitellulla tavalla ja välttää virheitä ja ongelmia. 2. PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA 2.1 Aloituspalaveri Projektipäätöksen saaneelle hankkeelle pidetään Lapin liiton koollekutsuma aloituspalaveri, johon osallistuvat Lapin liitosta hankkeen yhteyshenkilö ja projektin maksatuksesta vastaava taloussihteeri. Projektin toteuttajan puolelta palaveriin tulisi osallistua mahdollisuuksien mukaan kaikki projektissa toimivat henkilöt, mutta vähintäänkin toteuttajaorganisaation vastuullinen edustaja, projektipäällikkö / projektityöntekijä sekä projektin taloushallinnosta vastaava henkilö. Aloituspalaverissa käydään läpi projektipäätös ja -suunnitelma sekä projektin toimintaan liittyvät ohjeet ja säädökset. Lisäksi selvennetään rakennerahastotoimintaan liittyvää erityissanastoa ja keskustellaan muista mahdollisista hankkeeseen liittyvistä seikoista. Palaverista laaditaan muistio, joka toimitetaan palaverin molemmille osapuolille. Parhaimmillaan aloituspalaveri on jaetun kehittämisvastuun käyttöönottoa ja pelisäännöistä sopimista. 2.2 Ohjausryhmä 2.2.1. Ohjausryhmän asettaminen ja oikeudellinen asema Kaikille rahoitetuille hankkeille on Lapin liiton päätösehtojen mukaisesti nimettävä ohjausryhmä. Ohjausryhmän kokoonpanon tulisi olla sellainen, että projektin toteutuksen tukena on mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus. Ohjausryhmän jäsenet tulee valita asiantuntemuksensa perusteella ja läheltä käytännön toimintaa, jotta heillä olisi jatkuvaa intressiä osallistua ohjausryhmätoimintaan ja osaltaan saattaa projektin tulokset osaksi taustayhteisöjensä toimintaa. Kokoonpanossa on kiinnitettävä huomiota myös sukupuolten välisen tasa-arvon toteutumiseen.

6 Tuensaaja laatii ohjausryhmän asettamisesta kirjallisen päätöksen, jossa nimetään jäsenet ja heille varajäsenet. Asettamispäätöksessä nimetään puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja tai valtuutetaan ohjausryhmä valitsemaan heidät keskuudestaan ensimmäisessä kokouksessa. Puheenjohtajana ei voi toimia Lapin liiton yhteyshenkilö eikä minkään toisen projektin vetäjä. On myös suositeltavaa, ettei puheenjohtaja ole toteuttajaorganisaatiosta. Esteellisyyssyistä hankkeen projektipäällikkö ei voi olla ohjausryhmän jäsen eikä puheenjohtaja. Myös ohjausryhmän sihteeri, jona yleensä toimii hankkeen projektipäällikkö, nimetään päätöksessä. On suositeltavaa, että hankkeen henkilöstö ei toimi muiden hankkeiden ohjausryhmien varsinaisina jäseninä, vaan heidät nimetään ohjausryhmään asiantuntijajäseniksi. Sopiva koko ohjausryhmälle on 5 8 varsinaista jäsentä. Ohjausryhmä voi tarvittaessa kutsua kuultavaksi asiantuntijoita, jotka tukevat projektin tavoitteiden toteutumista ja tulosten levittämistä. Tämä voi olla tarpeen varsinkin silloin, kun projekti toimii erityisosaamista vaativalla alalla. Lapin liiton nimeämä hankkeen yhteyshenkilö kutsutaan ohjausryhmän kokouksiin ja hänelle toimitetaan kaikki ohjausryhmän kokousten aineistot. Yhteyshenkilö ei ole ohjausryhmän päätöksentekoon osallistuva jäsen tai varajäsen vaan läsnäolo- ja puheoikeuden omaava asiantuntija. Asiantuntijana hän voi antaa ryhmässä neuvoja esimerkiksi menettelytavoista. Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti projektin toiminnasta vaan vastuu on tukea saavalla organisaatiolla. Tuensaaja vastaa siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. 2.2.2. Ohjausryhmän tehtävät ja asioiden käsittely ohjausryhmässä Ohjausryhmän tehtävänä on projektisuunnitelman toteutumisen seuranta sekä toiminnan ohjaus projektipäätöksen mukaisesti. Ohjausryhmä tukee projektin toteutusta sekä projektin tulosten edelleen kehittämistä, levittämistä ja juurruttamista projektitoiminnan ulkopuolelle ja sen jälkeen. Lisäksi ohjausryhmän tulee seurata projektin sisällöllisten tavoitteiden ja vaikuttavuuden saavuttamista sekä tuloksia suhteessa suunnitelmassa esitettyihin laadullisiin ja määrällisiin indikaattoreihin. Ohjausryhmän tehtävänä on myös hankkeen talouden seuranta, mikä ei tarkoita yksittäisten tositteiden läpikäymistä ja kustannusten tukikelpoisuuden arviointia vaan lähinnä sen toteamista, että projektille myönnettyjä varoja käytetään projekti- ja rahoitussuunnitelman mukaan talousarvion rajoissa. Tukikelpoisuuden arvioi aina rahoittava viranomainen. Jos projekti ei etene projektisuunnitelman edellyttämällä tavalla ja suunnitelman muuttamiselle tulee tarve, ohjausryhmän pitää esittää projektin toiminnan uudelleen suuntaamista ja vaihtoehtoja sille tai jopa projektin lopettamista. Asia käsitellään ohjausryhmässä ennen kuin projektin toteuttaja tekee muutosesityksen Lapin liitolle. Muutosesityksestä on selkeästi käytävä ilmi muutostarpeet perusteluineen. Ohjausryhmän kokouksissa käsiteltäviä projektin toteuttamiseen liittyviä asioita ovat mm.: Projektisuunnitelman tavoitteiden ja toiminnan toteutumisen tilanne, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osoittaminen Projektin toiminnan itsearviointi Projektin toteuttajaorganisaatiolle tarvittaessa tehtävät ehdotukset projektisuunnitelman muuttamiseksi (toteuttaja tekee varsinaisen muutosesityksen Lapin liitolle)

7 Seurantatiedot Vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä tulosten hyödyntäminen Hyvien käytäntöjen levittäminen Tiedottaminen (tiedotussuunnitelma ja sen toteutuminen) Väli- ja loppuraportit Rahoitussuunnitelman toteutuminen ja maksatuksen eteneminen Tarvittaessa esitykset rahoituspäätöksen muuttamisesta (mm. jatko-aika, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman muutokset) Ohjausryhmä käsittelee ja hyväksyy projektihenkilöstön ulkomaanmatkat. Matkaraportit tulee käsitellä maksatushakemuksen yhteydessä ja lähettää rahoittajalle. Ohjausryhmä toimii ja kokoontuu säännöllisesti. Hankkeen ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa järjestäydytään sekä sovitaan työskentelytavoista ja aikataulusta. Ryhmä päättää ensimmäisessä kokouksessa myös kokouksen päätösvaltaisuudesta ja laillisuudesta. Yleinen käytäntö on, että kokous on päätösvaltainen kun jäsenistä puolet ja puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on paikalla. Kokous on laillinen, kun se on kutsuttu kokoon sovitulla tavalla. Kokouskutsu lähetetään yleensä kahta viikkoa ennen kokousta ja kokousaineisto viikkoa ennen kokousta. (kts. 14.1. malli ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen esityslistaksi). Kokouksessa käydään läpi rahoituspäätös liitteineen. Lisäksi ensimmäisessä kokouksessa esitellään hankkeen tarkennettu ja aikataulutettu toimenpidesuunnitelma (esim. ½ -1 vuodeksi eteenpäin). Hankkeen projektipäällikkö esittelee seuraavissa ohjausryhmän kokouksissa toimenpiteet, mitä on tehty edellisen kokouksen jälkeen ja kertoo, mitä toimenpiteitä on tarkoitus tehdä tulevan kauden aikana. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa, johon tehdyt ja tulevat toimenpiteet kirjataan joko suoraan tai erilliseen liitteeseen. Ohjausryhmän hyväksyttäviä kustannuksia ovat jäsenten ja asiantuntijoiden matkakulut ja kokouspalkkiot (ei viranhaltijoiden) sekä kohtuulliset kokousjärjestelykustannukset. Ohjausryhmä päättää, maksetaanko kokouspalkkiota, joka voi olla enintään 60 /henkilö/kokous. Viranhaltijoille ei makseta kokouspalkkiota. Matkakustannukset hyväksytään valtion tai kunnan matkustussäännön mukaisesti. Ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. 2.3 Projektin raportointi ja seuranta 2.3.1 Indikaattoriseuranta Rakennerahasto-ohjelmia varten on laadittu seurantalomakkeet, joilla raportoidaan määrätyt indikaattorit puolivuosittain. Tuen saajan tulee raportoida seurantatiedot Lapin liitolle kunkin vuoden alkupuoliskolta viimeistään 31.8. ja kunkin vuoden jälkimmäiseltä puoliskolta viimeistään 31.1. Raportointi tapahtuu EURA -tietojärjestelmän avulla järjestelmän käytöstä annettujen ohjeiden mukaisesti. Ellei projektin toteuttaja toimita Lapin liitolle seurantatietoja määräaikaan mennessä, voidaan rahoituksen maksaminen projektille keskeyttää. 2.3.2 Väliraportointi EAKR-projektien etenemistä seurataan väliraporttien avulla kalenterivuosittain. EURAtietojärjestelmässä on valmiina määrämuotoinen raportointipohja, jota käytetään järjestelmästä annettujen ohjeiden mukaisesti. Tämän lisäksi projektin toteuttajan on toimitettava jokaisen maksatus-

8 hakemuksen yhteydessä vapaamuotoinen lyhyt tiivistelmä kuluneen kauden toteutetuista toimenpiteistä ml. mahdolliset tarjouskilpailut sekä syntyneet kustannukset. 2.3.3 Loppuraportointi EAKR- rahoitusta saavien projektien tulee laatia toiminnastaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toiminta ja tulokset. Loppuraportti laaditaan hankeaikana Eura-tietojärjestelmän avulla, ja se käsitellään ohjausryhmässä. Raportti liitetään viimeisen maksatushakemuksen yhteyteen ja toimitetaan Lapin liittoon neljän kuukauden sisällä projektin päättymisestä. Raportin vahvistaa allekirjoituksellaan henkilö, jolla on toteuttajaorganisaation nimenkirjoitusoikeus. 3. KUSTANNUSTEN HYVÄKSYTTÄVYYS Hyväksyttävät kustannukset liittyvät projektin toteutukseen ja ovat rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman mukaisia sekä kohtuullisia. Kustannusten hyväksyttävyys alkaa rahoituspäätöksessä mainitusta toteutusajan aloituspäivämäärästä ja loppuu rahoituspäätöksessä mainittuun päättymispäivämäärään. Ostopalveluhankinnoissa kustannuksen täytyy sekä syntyä, että toteutua hankeaikana. (esim. jos ostetaan mainostilaa lehdestä, niin ei riitä, että kulu syntyy hankeaikana vaan myös mainos pitää julkaista hankeaikana). EAKR-tuki on luonteeltaan erityisavustusta projektitoimintaan eikä organisaation yleisavustusta. Tästä syystä toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuvat menot ovat tukikelvottomia. Tuensaaja ei myöskään voi toteuttaa EAKR-rahoituksella samaa (kehittämis)toimintaa toistuvasti tai pidempiä aikoja, koska tällöin toiminnan katsotaan muuttuneen organisaation tavanomaiseksi toiminnaksi. Pääsääntöisesti tukikelpoisiksi katsotaan menot, jotka ovat: Pohjois-Suomen EAKR-ohjelman 2007 2013 mukaisia projektipäätöksen mukaisia ja projektisuunnitelmaan sisältyviä projektin toteutusaikaan kohdistuvia. Menot eivät ole voineet syntyä ennen projektin projektipäätöksessä mainittua aloitusaikaa, eivätkä projektin päättymisen jälkeen, pl. tilintarkastuskustannukset, jos sitä on edellytetty. tuensaajan tosiasiallisesti maksamia, mikä on osoitettava maksukuiteilla (yleensä käytännössä todetaan pääkirjanpidosta). Poikkeuksena on lomavaraus (kts. henkilöstökustannukset) maksatuskaudella maksettuja, projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia aiheutuneet sellaisesta projektityyppisestä toiminnasta, joka eroaa organisaation vakiintuneesta, juoksevasta toiminnasta 3.1 Henkilöstökustannukset Tukikelpoisiksi henkilöstökustannuksiksi hyväksytään kirjanpitoon kirjatut, projektin edellyttämästä työstä aiheutuvat kohtuulliset palkat ja palkkoihin liittyvät lakisääteiset menot (esim. sosiaali- ja eläketurvakustannukset). Palkkojen kohtuullisuus määräytyy työhön sovellettavan virka- tai työehtosopimuksen mukaan tai jos sellaista ei ole, vastaavasta työstä yleensä maksettavan palkan perusteella. Myös projektille työtä tekevien henkilöiden lomapalkat ja lomarahavaraukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia.

9 Osa-aikaisen työntekijän palkan tukikelpoisuuden ehtona on työaikakirjanpito (kts. 14.2. Työaikakirjanpitomalli). Työaikakirjanpidosta on selvittävä työntekijän päivittäinen kokonaistyöaika, jotta hankkeelle voidaan kohdistaa tosiasiallinen osuus palkkakuluista. Lomakorvaukset ja loma-ajan palkka hyväksytään samassa suhteessa kuin henkilö on tehnyt työtä projektille. Organisaation johto on vastuussa koko organisaation toiminnasta ilman erillistä panostusta yksittäiseen projektiin ja näin ollen johdon projektille antama panostus voidaan vain poikkeuksellisesti hyväksyä projektin tukikelpoisiksi henkilöstökustannuksiksi tai tulla otetuksi huomioon yleiskustannuksissa. Koska henkilöstökulut perustuvat pääsääntöisesti normaaliin työaikaan (VES, TES, työaikalaki), voi ylityö olla tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräyksen. Kaikki palkkakustannukset ilmoitetaan henkilöstökustannuksissa hakemuksen projektisuunnitelmassa ja maksatushakemuksessa. Projektin palkansaajista pidetään yllä ns. henkilöstöluetteloa, joka toimitetaan maksatushakemuksen yhteydessä Lapin liittoon (kts. 14.3. Henkilöstöluettelo). 3.2 Ostopalvelut Projektissa tehtävät hankinnat, kuten asiantuntijapalveluiden ostot sekä kone, laite-, ohjelmistoja kalustohankinnat on kilpailutettava niin kuin laki julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetus (614/2007) edellyttävät. Kaikissa hankinnoissa on noudatettava syrjimättömyyden, avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteita hankinnan suuruudesta riippumatta. Lain mukaisena kilpailuttamisvelvollisena hankintayksikkönä pidetään mitä tahansa hankinnan tekijää silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten julkista tukea yli puolet hankinnan arvosta ja tuki on suuruudeltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä eli ilman arvonlisäveroa 15 000 euroa. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintailmoitus on toimitettava julkaistavaksi osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Alle 15 000 euron hankinnat kilpailutetaan joko hankeorganisaation omien ohjeiden mukaisesti tai seuraavia ohjeita noudattaen: Jos hankinnan suuruus on vähäinen, voidaan tyytyä vertailemaan hintoja ja sen nojalla käyttää suoraa hankintamenettelyä. Hankinnat, jotka eivät ylitä 2 000 euroa, voidaan katsoa pienhankinnoiksi. Niissä menettelyksi riittää hankinnasta riippuen puhelimitse pyydetyt tarjoukset ja vastauksista laadittu muistio, jonka perusteella hankintapäätös tehdään. Hankinnat, jotka ovat yli 2 000, mutta enintään kansallisten kynnysarvojen suuruisia edellyttävät kirjallista menettelyä. Projektin toteuttajan on pyydettävä kirjallisesti (sähköpostilla, faksilla tai kirjeitse) vähintään 3-5 tuottajalta kirjallinen tarjous. Pyynnössä tulee olla kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnan kannalta. Tarjousajan tulee olla kohtuullinen. Tarjousajan päätyttyä kaikki tarjoukset käydään läpi ja niistä tehdään kirjallinen vertailu. Valinta tapahtuu pääsääntöisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden tai halvimman hinnan perusteella. Tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös tai tilaus ja muutoksenhakuosoitus sekä muut hankintaan liittyvät asiakirjat on säilytettävä. Hankintapäätökseen ja ostopalvelutilauksiin on kirjattava perusteet, jos on käytetty suorahankintaa. Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeiden mukaan Lapin liiton on tarkastettava hankintojen yhteydessä vähintään seuraavat seikat:

10 hankinnat ovat olleet tarpeellisia hankkeen tavoitteiden kannalta hankintojen kustannukset ovat olleet kohtuullisia suhteessa saatuihin tavaroihin ja palveluihin kustannusten kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydetty riittävä määrä tarjouksia, jotka on dokumentoitu hankinnoissa on noudatettu syrjimätöntä kohtelua, avoimuutta ja suhteellisuuden periaatetta suorahankinnoille ja lisähankintana toteutettaville suorahankinnoille on kirjattu lainmukaiset perustelut tarjoukset on käsitelty tasapuolisesti ja valinta on tehty tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien nojalla sopimus vastaa tarjousta hankinnat ovat toteutuneet sopimusten mukaisesti Jos hankintaa ei ole kilpailutettu lainkaan tai kilpailutuksessa todetaan puutteita, Lapin liiton hylkää hankinnan kustannukset joko kokonaan tai osittain. 3.3 Matkakustannukset Projektin henkilöstön kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset sekä päivärahat valtion/kunnan yleisen virka- ja työehtosopimuksen matkustusliitteen mukaisesti ovat tukikelpoisia menoja. Matkojen on liityttävä oleellisesti hankkeen toteutukseen. Ohjausryhmän kotimaan matkakustannukset ovat yleensä tukikelpoisia. Mikäli ohjausryhmän jäsenen matka liittyy hänen virkatehtäviinsä ja työnantaja on velvollinen vastaamaan siitä, eivät kustannukset ole tukikelpoisia. Ulkomaan matkat (esim. opintomatkat yms.) pitää olla jo projektipäätöksessä hyväksyttyjä. Mahdolliset ennalta suunnittelemattomat, mutta projektin toimintaan oleellisesti liittyvät ja projektin toteuttamisen kannalta välttämättömät matkat hyväksytetään ennen matkalle lähtöä ohjausryhmässä sekä Lapin liiton yhteyshenkilöllä. Ulkomaanmatkoista tulee aina laatia matkaraportti, joka toimitetaan maksatushakemuksen liitteenä Lapin liitolle. Ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset eivät ole tukikelpoisia. 3.4 Kone- ja laitehankinnat sekä poistot Tukikelpoiseksi menoksi hyväksytään projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisen käyttöomaisuuden (koneet, laitteet, ohjelmistot, kalusteet, ajoneuvot yms.) hankintahinta tai poistot. Käyttöomaisuuteen liittyvät poistot voidaan hyväksyä tukikelpoisiksi kustannuksiksi, mikäli poiston kohteena olevan omaisuuden hankintaan ei ole saatu julkista tukea edellisten viiden vuoden aikana. Poisto on poikkeus siihen pääsääntöön, että menon tulee olla tuensaajan maksama. Poiston tekemisen edellytyksenä on, että sen määrä voidaan todeta kirjanpidosta ja, että poistot lasketaan kirjanpitolain (1336/1997) tai vastaavan tuensaajaa koskevan muun säännöstön perusteella. Lapin liitto arvioi hankkeen valmisteluvaiheessa, hyväksytäänkö projektin kone- ja laitehankinnat kertamenona vai poistoina. Projektissa hankituista koneista, laitteista ja kalusteista pidetään yllä luetteloa (kts. 14.4. Kone-, laite- ja kalustoluettelo). Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia menoja, mikäli voidaan todentaa, että niiden hankintaan ei edellisten viiden vuoden aikana ole saatu julkista tukea.

11 3.5 Vuokrakustannukset Projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisten toimitilojen, koneiden ja laitteiden (ml. moottoriajoneuvot) vuokraus- tai leasingkustannukset ovat tukikelpoisia menoja. Niiden kohdistamisesta projektille on tarvittaessa esitettävä laskentaperusteet, esim. toimitilojen neliövuokra. Tilapäiset, nimenomaan projektia varten vuokratut tilat kohdistetaan välittöminä kustannuksina suoraan projektille. Tilavuokran tulee olla kohtuullinen ja toimitilojen on vastattava kooltaan ja laadultaan projektissa toteutettavaa toimintaa. 3.6 Toimistokulut / yleiskustannukset Puhelimen, sähkön ja veden käytöstä aiheutuvat menot, kirjanpito-, vuokra- ja siivouskustannukset, toimistokulut sekä tietyt hallinto- ja henkilöstömenot esim. taloussihteeripalvelut jne. voidaan projektissa käsitellä joko välittöminä tai välillisinä menoina. Lapin liiton rahoittamissa hankkeissa nämä kustannukset kirjataan projektin kirjanpitoon välittöminä menoina omille kustannuspaikoilleen aina, kun se vain on mahdollista. Yleiskustannusten hyväksymisen pääperiaatteena on aiheuttamisperiaate eli kustannukset, jotka eivät ole aiheutuneet projektin toiminnasta eivät ole hyväksyttäviä. Ne yhteiskustannukset, jotka hyödyttävät projektia ovat hyväksyttäviä (esim. vahtimestaripalvelut ja sosiaali- sekä kokoustilojen käyttö ovat hyväksyttäviä siltä osin kuin projekti niistä hyötyy). Joissakin tapauksissa (esim. kunnat, oppilaitokset yms.) voi yleisten hallinnointikustannusten kohdistaminen yksittäiselle projektille olla hankalaa, koska ne hyödyttävät samalla laitoksen muitakin tulosyksiköitä. Tällaisissa tapauksissa projektin toteuttaja toimittaa Lapin liittoon yksityiskohtainen laskelman, josta käy ilmi kaikki yleiskustannuksiin mukaan luetut kustannukset sekä ko. kustannusten jyvityslaskelmat. Jos projektissa työskentelee osa-aikaisia henkilöitä, hyväksytään em. kustannuksia projektin tukikelpoisiksi kustannuksiksi samassa suhteessa, kuin henkilö on tehnyt työtä projektille. Lapin liitto arvioi, onko kustannuslaskentajärjestelmä riittävä ja rakennerahastojen tukikelpoisuussääntöjen mukainen. Jos hakijan esittämät jyvityslaskelmiin perustuvat yleiskustannukset hyväksytään projektin tukikelpoisiksi kustannuksiksi, kirjataan ne rahoitus- ja maksatushakemuksissa muihin kuluihin. 3.7 Muut kustannukset Kululajiin muut kustannukset kirjataan esim. kohtuulliset ohjausryhmän kokouskulut tms. sekä poistosuunnitelman mukaiset poistot. Työterveysmaksuista hyväksytään puolet. Tilintarkastuksesta aiheutuvat kustannukset hyväksytään vain, jos Lapin liitto on edellyttänyt tilintarkastustodistuksen liittämistä maksatushakemukseen. 3.8 Luontoissuoritukset ja omarahoitusosuus Hankkeen toteuttamiseksi tarpeelliset luontoissuoritukset voidaan hyväksyä tukikelpoisiksi kustannuksiksi, jos niiden yhteys hankkeen menoihin ja rahoitukseen on selvitetty luotettavalla tavalla jo ennen tuen myöntämistä. Luontoissuoritusten on oltava perusteltuja hankkeen sisällön tai hankkeelle asetettujen tavoitteiden kannalta. Luontoissuorituksia voivat olla palkaton vapaaehtoistyö, projektisuunnitelman mukainen talkootyö ja /tai hankkeelle luovutettu tuotantopanos esim. maan tai kiinteistön, koneiden, laitteiden tai raaka-aineiden luovuttaminen projektin käyttöön. Luontoissuorituksen arvona otetaan huomioon enintään aiheutuneet kustannukset tai vastaava maksettu palkka.

12 Rakennerahastoista maksettava osarahoitus ei koskaan saa ylittää tukikelpoisten menojen kokonaismäärää luontoissuoritusten arvolla vähennettynä. Projektipäätöksessä on hyväksytty luontoissuorituksen rahallinen arvo tai laskentaperusteet. Maksatushakemusten yhteydessä on esitettävä luontoissuorituksena laskettavasta työstä ja muiden hyödykkeiden luovutuksesta pidetty kirjanpito (kts. 14.5. Luontoissuoritusten seurantalomake), josta voidaan selvittää luontoissuorituksen rahallinen arvo. Luontoissuoritukseksi ei katsota hankkeen suunnittelua, kokouksiin osallistumista tai ohjausryhmätyöskentelyä. Ammattityön arvo otetaan huomioon luovuttajalle aiheutuneiden kustannusten tai käytetyn ajan ja tehdystä työstä yleisesti maksettavan tunti- tai päiväpalkan mukaan esim. TES:n mukaisesti. Hankkeelle tehdyn työn määrä, jonka ajalta työntekijälle on maksettu omasta työstä normaalia palkkaa, on voitava todentaa. Hankkeen kirjanpitoon ei voida merkitä todellisesta kokonaistyöaikakirjanpidosta poikkeavaa työmäärä eikä kustannus voi ylittää hankkeeseen määrätylle henkilölle tosiasiallisesti maksettua palkkaa. Mikäli hankkeelle tehdään selkeää talkootyötä (= jokamiehentyötä, joka ei edellytä erityistä ammattitaitoa tai pätevyyttä eikä talkootyö vaativuudellaan rajoita kenenkään osallistumista talkoisiin) tai työpanoksen arvon määrittely on kohtuuttoman hankalaa (esim. pienyrittäjä, joka ei maksa itselleen palkkaa), voidaan työn arvon määrittämiseksi käyttää seuraavia euromääriä: - alle 18 v. henkilöt 5,50 euroa/h - tavallinen talkootyö 8,50 euroa/h - ammattityö 13,50 euroa/h - traktori tms. 25,00 euroa/h - kaivinkone tms. 34,00 euroa/h Tuotantopanosten osalta voidaan ottaa huomioon palvelun tai tuotteen käypä arvo tai aiheutuneet kustannukset. Tarvittaessa on luontoissuorituksen määrästä esitettävä puolueeton arvio. Projektin omarahoitusosuudella tarkoitetaan projektikirjanpitoon tuensaajilta tulevia rahoituseriä. Omarahoitusosuudesta enintään 50 % voi olla luontoissuorituksia, mikäli ne on hyväksytty projektipäätöksessä. Mikäli kunnan tai kuntayhtymän työntekijä on määrätty työskentelemään tietyssä hankkeessa koko-päivätoimisesti, työtekijälle maksettava palkka voi olla hankkeeseen vaadittavaa omarahoitusta. Kunnan ko. henkilölle kuukausittain maksama palkka on todellinen, maksettu kustannus, joka voidaan käsitellä rahoituksena. Se ei siis ole luontoissuoritus, jota vastaan ei voida maksaa tukea. Tällaisessa tapauksessa työn kohdistuminen ko. hankkeelle on todennettava joko sijaisjärjestelyin tai muulla luotettavalla tavalla. Lisäksi edellytetään, että ko. työntekijä on hankkeen johdon työnohjauksen ja valvonnan alainen. 3.9 Arvonlisävero Arvonlisävero on tukikelpoinen, jos tuensaaja on maksanut veron ja se on jäänyt hänelle lopulliseksi kustannukseksi. Vähennyskelpoinen arvonlisävero ei voi olla hyväksyttävä kustannus, vaikka tuensaaja ei veroa tosiasiassa olisi vähentänyt. Kuntien harjoittaessa verollista liiketoimintaa, noudatetaan arvonlisäverolain mukaista vähennysoikeutta. Tällöin arvonlisävero ei ole tukikelpoista. Sen sijaan muusta kunnan toiminnasta aiheutuva arvonlisävero, sen jäädessä kunnan lopulliseksi kustannukseksi, on projektien tukikelpoinen meno.

13 3.10 Esimerkkiluettelo tukikelvottomista kustannuksista Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä, mutta mm. näitä kustannuksia ei voida ottaa mukaan EAKRhankkeen kokonaiskustannuksiin: 1. kustannukset, jotka eivät perustu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan tai hankkeille tehtyihin hanke- ja rahoituspäätöksiin tai niistä ei ole rahoittajaviranomaisen kanssa sovittu hankeneuvotteluissa (Huom! ohjausryhmä ei voi tehdä päätöksiä hankkeelle kuuluvista kustannuksista.) 2. tavanomaisen palkan (peruspalkka, henkilökohtainen lisä, lomaraha ja lomapalkka, vuosilomakorvaus) lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät 3. yleinen henkilöstökoulutus 4. sakot, rangaistusmaksut ja oikeudenkäyntikulut 5. Rahoitukseen liittyvät menot: luottokorttien käyttömaksut, velan korot (muut kuin hyväksytyn valtiontukijärjestelyn yhteydessä yrityksille myönnetyt lainojen korkotuet), rahoitustapahtumiin liittyvät maksut, valuutanvaihtopalkkiot ja kurssitappiot sekä muut puhtaasti rahoitukseen liittyvät kustannukset (kuten vuokraleasingkorot). Tilin avaamisesta ja hoitamisesta aiheutuvat maksut, jos tuen myöntäminen ei sitä erikseen edellytä 6. Arvonlisävero, jonka voi vähentää tai josta saa palautuksen tai joka korvataan jollain muulla tapaa 7. Ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot. 4. TULOT Alueiden kehittämislain (12.7.2002/602) pykälän 25 mukaan tukea myönnetään hankkeeseen tuen myöntäjän hyväksymän kustannusarvion mukaan tarpeellisten ja määrältään kohtuullisten menojen perusteella. Hankkeen menoista vähennetään hankkeeseen välittömästi kohdistuvat tai liittyvät tulot. Projektin yksityisiltä yrityksiltä keräämät ns. osallistumismaksut eivät ole tuloa vaan yksityistä rahoitusosuutta. Projektin tuloksi katsotaan minkä tahansa palvelun suorittamisesta saatu maksu. Projektille voi syntyä tuloa, jos projektiin osallistuvat esim. valmistavat tai tuottavat myytäviä tai vuokrattavia hyödykkeitä tai perivät käyttömaksua infrastruktuuri-investoinnista. Kaikki hankkeen toiminnasta syntyneet tulot pitää ilmoittaa Lapin liitolle maksatushakemusten yhteydessä. Tulojen seuranta päättyy siihen, kun hanke loppuu lukuun ottamatta niitä hankkeita, joiden kokonaiskustannukset ovat yli 1 000 000 euroa. Näissä hankkeissa tulojen raportointi- ja tilitysvelvoite jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen 5 vuotta. Esimerkki: Projektituella tuotetaan ja julkaistaan 1 000 kpl kirjoja ja niitä myydään hankkeen aikana 700 kpl ja hankkeen päättymisen jälkeen loput 300 kpl. Kaikki myynnistä syntyneet nettotulot pitää ilmoittaa Lapin liitolle. Mikäli mahdollista, kaikki tulot ilmoitetaan jo hakemusvaiheessa, mutta viimeistään ne pitää ilmoittaa maksatushakemusten yhteydessä. Jos kaikkia kirjoja ei ole myyty hankkeen päättymispäivämäärään mennessä, pitää niistä syntyvät tulot huomioida viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä.

14 5. HANKKEIDEN TULOSTEN PYSYVYYS Rakennerahastotoiminnan tavoitteena on saada aikaan pysyviä vaikutuksia alueen kilpailukykyyn ja työllisyyteen. Alueiden kehittämislain (12.7.2002/602) 32 :n mukaan maakunnan liiton on päätöksellään määrättävä avustuksen maksaminen lopetettavaksi sekä jo maksettu avustus takaisinperittäväksi, jos: sellaisen omaisuuden omistus- tai hallintaoikeus, jonka hankkimiseen avustus on myönnetty, on luovutettu ennen kuin viisi vuotta on kulunut avustuksen maksamispäivästä taikka avustuksen saaja on lopettanut avustuksen kohteena olleen toiminnan tai supistanut sitä olennaisesti; tai (29.12.2006/1402) perusrakenteen investointitukena maksetun avustuksen kohteena olevan toiminnan omistussuhteissa on tapahtunut viiden vuoden aikana avustuksen maksamispäivästä sellaisia olennaisia muutoksia, jotka vaikuttavat toimen luonteeseen tai täytäntöönpanon edellytyksiin taikka hyödyttävät aiheettomasti jotakin yritystä tai julkista yhteisöä. (29.12.2006/1402) Esimerkkejä: Projektissa on kehitetty tuensaajan toiminnassa hyödynnettävä uusi sähköinen toimintamalli. Jos tuensaajan toiminta lakkaa ennen kuin viisi vuotta on kulunut projektin päättymisestä, myönnetty avustus peritään takaisin. Projekti, jossa tehdään tiettyä asiaa koskeva selvitys ja jonka tuloksena syntyy asiaa koskeva julkaisu. Julkaisu on tarkoitettu yleiseen jakeluun eikä sitä hyödynnetä yksinomaan projektin toteuttajan toiminnassa. Kun julkaisu on valmistunut ja se on saatettu yleiseen tietoon, ei sillä ole enää kytkentää sen toteuttajan toimintaan. Pysyvyyssääntöä ei sovelleta. Jos selvitystyö olisi tarkoitettu yksinomaan projektin toteuttajan oman toiminnan kehittämiseksi ja on siten oman toiminnan kehittämisprojekti, sovelletaan pysyvyyssääntöä. 6. DE MINIMIS -SÄÄNTÖ EU:n määritelmän mukaan de minimis -tuki on yrityksille myönnettävää vähämerkityksellistä julkista tukea, jolla ei nähdä olevan vääristävää vaikutusta EU:n jäsenvaltioiden väliseen kilpailuun ja kaupankäyntiin. Yritykselle tai yritystoimintaa harjoittavalla organisaatiolle voidaan myöntää de minimis-tuen alaista tukea enintään 200 000 euroa kolmen verovuoden aikana. Summassa tulee huomioida kaikkien eri viranomaisten yhteensä de minimis -tukena kyseisenä ajanjaksona myöntämä rahoitus. Lapin liiton yrityksille myöntämä tuki on aina de minimis-tukea. Rahoituksen saaja vastaa siitä, että se informoi Lapin liittoa eri tahojen (ministeriöt, ministeriöiden alueorganisaatiot, Tekes, Finnvera Oyj, kunnat ja kuntayhtymät) maksamien de minimis-tukien saamisesta. (kts. 14.6. De minimis todistus). Kun tuen hakijana on useampia yrityksiä, de minimis -tuen määrä lasketaan kullekin yritykselle erikseen. Näin tehdään silloinkin, kun avustus myönnetään vain yhdelle yritykselle, joka sitten jakaa osan avustuksen määrästä edelleen muille hankkeeseen osallistuville yrityksille. On siis tärkeää erottaa toisistaan rahoituksesta hyötyvä taho, joka on tuen lopullinen saaja, ja toisaalta rahoituksen kanavoiva taho eli ns. välittäjäorganisaatio. Jos hakijana on muu kuin yritys, tulee selvittää, mikä on tai mitkä ovat tuen varsinaisena kohteena. Jos hakijana on välittäjäorganisaatio, lasketaan de minimis -tuen määrä jokaisen tuen lopullisena saajana olevalle yritykselle erikseen. Välittäjäorganisaatio voi siten

15 olla myös yksi tuen saajista eli lopullinen tuen saaja. Saman yrityksen eri toimipisteille myönnetty de minimis -tuki lasketaan yhteen. Toimintatapa niissä tapauksissa, kun rakennerahastotuki kanavoituu välittäjäorganisaation kautta edelleen yksityisille yrityksille: 1. Ennen tuen myöntämistä välittäjänä toimiva tuensaaja / hankkeen toteuttaja pyytää yritykseltä ilmoituksen kaikista muista de minimis tuista, jotka se on saanut kuluvan ja kahden edeltävän verovuoden aikana. Ilmoituksen on oltava kirjallisessa tai sähköisessä muodossa. Uuden tuen myöntäminen ei saa johtaa 200 000 euron rajan ylittymiseen. 2. Välittäjäorganisaation on ilmoitettava maksettavan tuen määrä kirjallisesti sekä tuen saavalle yritykselle, että rahoittajana toimivalle Lapin liitolle. Samalla on ilmoitettava, että kyseessä on de minimis tuki ja mainittava asetuksen täydellinen nimi ja tiedot julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä. (Säännön virallinen nimi: Komission asetus (EY) N:o 1998/2006, annettu 15 päivänä joulukuuta 2006, perustamissopimuksen 87 ja 88 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen, julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä 28.12.2006 L 379/5.) 3. Kaikki de minimis -asetuksen soveltamista koskevat tiedot on tallennettava ja koottava. Tukea koskevat asiakirjat on säilytettävä 10 vuoden ajan tuen myöntämispäivästä. Säilytettävien asiakirjojen tulee sisältää kaikki tarvittavat tiedot sen osoittamiseksi, että de minimis asetuksen vaatimuksia on noudatettu. Komission pyynnöstä tukea koskevat tiedot on voitava toimittaa 20 työpäivän kuluessa pyynnön esittämisestä. 4. Jos tukitoimenpiteeseen kuuluvien tukien yhteismäärä ylittää 200 000 euroa, ei de minimis - asetusta sovelleta tukeen edes sen osuuden osalta, joka ei ylitä tätä enimmäismäärää. Jos siis yritys on viime vuonna saanut de minimis -tukea 150 000 euroa ja sille myönnetään tänä vuonna 100 000 euroa, kohdistuu takaisinperintävelvollisuus tähän koko 100 000 euron tukeen, ei pelkästään sallitun enimmäismäärän ylittävään 50 000 euroon. 7. TUEN MAKSAMINEN 7.1 Maksatushakemuksen laatiminen Projektin tuen maksu tapahtuu jälkikäteen toteutuneita hyväksyttäviä kustannuksia vastaan. Projektin toteuttaja täyttää määrämuotoisen maksatushakemuksen sekä sen taustalomakkeet EURA 2007 -järjestelmässä. Maksatushakemus täytetään aina yksilölliselle maksatuskaudelle, jolle annetaan aloitus- ja päättymispäivämäärä. Maksatuskausien pituus on määritelty rahoituspäätöksessä. Ensimmäinen maksatuskausi voi alkaa aikaisintaan projektipäätöksessä hyväksytystä projektin aloituspäivämäärästä ja viimeinen maksatuskausi päättyy viimeistään projektipäätöksessä määriteltynä projektin päättymispäivänä. Maksatuskaudet eivät saa mennä päällekkäin eikä niiden väliin saa jäädä päivänkään aukkoja. Maksatusta voidaan hakea ainoastaan niihin kustannuslajeihin, joita on esitetty myös projektisuunnitelmassa. Projektiin mahdollisesti kohdistuvat tulot (osallistumismaksut, myyntitulot, myydyt palvelut yms.) vähennetään maksatuksen yhteydessä menoista ja tukiosuus lasketaan nettomenoista. Kun maksatushakemus on valmis, jätetään se EURA-järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Järjestelmä tarkistaa tiedot jättövaiheessa automaattisesti, eikä teknisesti virheellistä tai puutteellista lomaketta voida jättää viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen maksatushakemus tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna Lapin liittoon. Maksatushakemuksen allekirjoittaa projektin toteuttaja-

16 organisaation nimenkirjoittaja. Järjestelmään täytettyyn maksatushakemukseen on mahdollista liittää myös pdf-muotoisia tiedostoliitteitä. Lapin liitto seuraa maksatusten yhteydessä projektin etenemistä, kustannuksia, tuloja ja rahoituksen toteutumista. Maksatushakemukseen sisällytetään kaikki projektista aiheutuneet, maksetut raportointikauden kulut. Loppumaksatusta on haettava neljän kuukauden kuluessa projektin päättymisestä. Myöhästyneen hakemuksen perusteella tukea ei makseta. Maksatushakemuksen jättöpäiväksi katsotaan Lapin liiton diaarin päivämäärä. Projektin kustannuksiin ja valvontaan liittyvät asiakirjat tulee säilyttää komission saatavilla kolmen vuoden ajan komission Suomelle suorittamasta loppuerän maksusta (vähintään 31.12.2020 asti), ellei kansallinen säännöstö edellytä tätä pitempää säilytysaikaa. 7.2 Rahoitusosuuksien kirjaaminen maksatushakemukseen Jos kunta tai yksityinen rahoittaja on maksanut omaa rahoitusosuuttaan etupainotteisesti, ei tätä rahoitusosuutta saa tulouttaa hankkeen rahoitukseksi liian aikaisin. EURA-järjestelmä ei salli kirjata maksatushakemukseen suurempaa kunta- tai yksityisrahoitusosuutta kuin mitä ko. maksatushakemukseen kuuluu rahoituspäätöksen prosentuaalisten osuuksien mukaisesti. Kunta- ja yksityisrahoitusosuudet pitää siis kirjata maksatushakemukseen samassa prosentuaalisessa suhteessa kuin ne on rahoituspäätöksessäkin hyväksytty. Etupainotteisesti hankkeille maksettu rahoitusosuus on jätettävä taseeseen odottamaan aktivointia seuraavissa tilityksissä. Etupainotteinen erä on taseessa joko etumaksuna tai velkana kunnes se aktivoidaan hankkeen toteutuneiden kustannusten kattamiseksi. Viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä kaikki rahoitusosuudet tulee tilittää hankkeelle. Jos rahoitusta on saatu enemmän kuin projektilla on kuluja, tulee tuensaajan sopia Lapin liiton kanssa, katsotaanko ylimääräinen rahoitusosuus hankkeen tuloksi vai palauttaako tuensaaja liikaa maksetut rahoitusosuudet osarahoittajille. Jos taas muut rahoittajat eivät maksa omia rahoitusosuuksiaan kokonaan, kattaa tuensaaja puuttuvan osuuden omalla rahoituksellaan. 7.3 Maksatushakemuksen liitteet Jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavat liitteet: 1) Kirjanpitäjän allekirjoittama, tositekohtainen kirjanpidon raportti pääkirjasta, josta käy selville projektin kustannusten, rahoitusosuuksien ja mahdollisten tulojen todentuminen. Mikäli kirjanpidon raportista ei käy selville hyväksytyn projektisuunnitelman kustannusarvion kustannuslajien mukainen jaottelu, tulee projektin toteuttajan toimittaa liitteenä erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu/pääkirjan avain, josta tulee käydä vaivattomasti selville kustannusten toteutuminen kustannuslajeittain ja tositteittain. Huom! Viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä kirjanpito tulee toimittaa myös kumulatiivisesti koko hankeajalta. 2) Kirjallinen tiivistelmä raportointikauden toimenpiteistä ja kustannusten toteutumisesta 3) Kopiot raportointikaudella pidettyjen ohjausryhmän kokousten pöytäkirjoista 4) Kopiot yli 2.000 hankintojen kilpailuttamisasiakirjoista (tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjousten vertailu, sopimus) 5) Kopiot kaikista matkakustannusten tositteista 6) Kopiot kaikista tiedottamiskustannusten tositteista sekä mallikappaleet/kopiot tiedotus- /mainosmateriaalista

7) luontoissuorituskirjanpito (jos hankkeeseen on ko. kustannuksia hyväksytty) 8) Osa-aikaisten työntekijöiden kokonaistyöajanseurantalomake (työaikakirjanpito) 9) Selvitys De-minimis tukien toteutumisesta 17 Muut liitteet: 1. maksatuksen yhteydessä jyvityslaskelmat ja tositekopiot yleiskustannuksista 1. maksatuksen yhteydessä kone- ja kalustoluettelo sekä henkilöstöluettelo kirjallisine toimenkuvineen ja seuraavissa maksatuksissa vain, jos tiedot muuttuvat Eura-väliraportti 1 krt/vuosi Eura-indikaattoriseuranta 2 krt/vuosi viimeisen maksatuksen yhteydessä Eura-loppuraportti 8. YHTEISPROJEKTIT 8.1 Yhteisprojektin rakenne Yhteisprojekteissa tuensaajia ovat projektin päätoteuttaja ja yhteishakijana toimiva osatoteuttaja tai osatoteuttajat. Osatoteuttajia koskevat kaikki tuensaajaan sovellettavat oikeudet ja velvollisuudet lukuun ottamatta niitä rahoittajan hyväksymiä projektin hallinnointiin liittyviä toimenpiteitä, joita toteuttaa hakijoiden keskinäisen sopimuksen perusteella hakijoiden projektille valitsema ja välittävän toimielimen hyväksymä päätoteuttaja. Projektin päätoteuttaja hoitaa projektin hallinnolliset tehtävät ja voi toteuttaa osan projektiin kuuluvista toimenpiteistä itse. Lisäksi osan toimenpiteistä toteuttaa projektisuunnitelman mukaisesti yhteishakijana toimiva osatoteuttaja. Tuensaajien rahoituspäätöksessä hyväksytyt toimenpiteet korvataan jälkikäteen todellisten toteutuneiden nettokustannusten perusteella. Päätoteuttaja toimii koordinoivana tahona, jolla on tuensaajien keskinäiseen sopimukseen perustuvat tehtävät, oikeudet ja vastuut suhteessa muihin projektin tuensaajiin. Päätoteuttajan on huolehdittava siitä, että osatoteuttajat ovat tietoisia velvollisuuksistaan (esim. kirjanpidon eriyttäminen ja viranomaisten tarkastusoikeus). Osa yhteisprojektin toimenpiteistä voidaan hankkia kolmansilta osapuolilta ostopalveluna. Kaikissa hankinnoissa tulee noudattaa julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Yhteisprojektissa toteuttajien itse projektiin antamia tuotantopanoksia, tuotteita tai palveluja ei tarvitse kilpailuttaa siltä osin kuin ne on sisällytetty hakemukseen ja rahoituspäätökseen ja edellyttäen että kustannusten määrä voidaan todentaa osatoteuttajan kirjanpitolain vaatimukset täyttävästä virallisesta kirjanpidosta. Yhteisprojektille on aina yksi yhteinen rahoituspäätöksessä hyväksytty kustannusarvio, jonka mukaiset menot katetaan rahoitussuunnitelman mukaisilla rahoitusosuuksilla. Yhdenkään osatoteuttajan projektille osoittamaa rahoitusosuutta ei voida korvamerkitä käytettäväksi tiettyihin kustannuksiin vaan rahoituskokonaisuuden on oltava käytettävissä kaikkiin yhteisprojektin toteutuksesta aiheutuviin kustannuksiin. 8.2 Yhteisprojektin sopimukset Yhteisvastuullisesti toteutettavissa projekteissa yhteistyöstä tulee sopia kirjallisesti. Sopimuksessa määritellään projektin luonteesta riippuen mm. osapuolten roolit, tehtävät, vastuut, kustannukset, rahaliikenne, aikataulut, mahdolliset tekijänoikeudet, projektissa hankitun omaisuuden omistusoikeus projektin aikana ja sen jälkeen, vastuu tulosten pysyvyydestä, jne. Kirjallisella sopimuksella var-

18 mistetaan, että osapuolilla on yhteinen ymmärrys projektissa tehtävästä yhteistyön luonteesta, velvollisuuksista ja oikeuksista. 8.3 Omarahoitusosuuden vaatimus yhteisprojekteissa Tuensaajien on itse osallistuttava projektin kustannuksiin omarahoitusosuudella. Omarahoitusosuudesta osa voidaan Lapin liiton harkinnan mukaan hyväksyä luontoissuorituksena. Luontoissuoritusten hyväksyttävyys on poikkeuksellista, ja edellyttää että ne ovat perusteltuja projektin sisällön ja tavoitteiden kannalta. Yhteisprojektin tuensaajien yhteenlasketusta omarahoitusosuudesta enintään puolet voi koostua luontoissuorituksista. 8.4 Yhteisprojektin maksatushakemus ja päätös Lapin liitolle osoitettavan maksatushakemuksen kaikkien osatoteuttajien osalta täyttää, allekirjoittaa ja toimittaa viranomaiselle aina päätoteuttaja. Päätoteuttaja on velvollinen yhdistämään ja kokoamaan omansa sekä muiden osatoteuttajien virallisen kirjanpidon ja muut tarvittavat todentavat asiakirjat projektikirjanpitoon. Osatoteuttajan kulut ja tuotot kirjataan hallinnoijan ylläpitämään projektin projektikirjanpitoon todellisten osatoteuttajan kirjanpidon mukaisten kustannusten mukaisesti (nettoperiaate) ja luontoissuoritusten osalta kirjaamalla esim. tehty talkootyö (suoritteet, osallistujat, tehdyt työtunnit ja arvo). Tehty työ ja muut suoritteet on voitava todentaa. Mikäli osatoteuttajan kulut kirjataan hallinnoijan ylläpitämään kirjanpitoon yhtenä vientinä (esim. asiantuntijapalvelu) maksatushakemuksen liitteenä pitää olla kumppanin kirjanpitoraportti pääkirjasta tai vastaavan todistusvoiman omaavasta asiakirjasta vienneittäin. Lapin liitto osoittaa maksatuspäätöksen aina päätoteuttajalle. Lapin liiton päätoteuttajalle tekemän maksatuspäätöksen ja maksatuksen jälkeen päätoteuttajan ja muiden toteuttajien välinen rahaliikenne ja sen toteutusmuoto noudattaa hakemuksessa ollutta ja rahoituspäätöksessä vahvistettua toimintamallia (päätoteuttajan kautta tapahtuva rahansiirto viranomaiselta osatoteuttajalle). 8.5 Tuensaajien yhteisvastuu ja takaisinperintä Tuen takaisinperintätilanteissa päätoteuttaja ja osatoteuttajat ovat yhteisvastuullisia eli tuki voidaan periä takaisin kaikilta tuensaajilta. Päätoteuttaja ja osatoteuttajat voivat kuitenkin keskinäisellä sopimuksella rajoittaa kunkin lopullista vastuuta suhteessa muihin tuensaajiin. Tällöin osatoteuttaja voi vaatia muilta tuensaajilta osuutta, jonka se on joutunut maksamaan takaisin rahoittajalle, mutta joka tuensaajien keskinäisen sopimuksen perusteella kuuluu osittain tai kokonaan muun osatoteuttajan vastattavaksi. 9. TIEDOTTAMINEN JA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tiedottaminen on merkittävä osa projektin toteuttamista. Onnistunut tiedotus lisää projektin tunnettuutta, edistää hyvien käytäntöjen levittämistä ja kokemusten vaihtoa sekä parantaa nykyisiä ja tuo uusia yhteistyösuhteita. Tiedottamiseen ja viestintään liittyvät kustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia edellyttäen, että Euroopan Komission asetuksessa (EY) n:o 1828/2006 annettuja määräyksiä tiedotus- ja julkisuustoimenpiteistä on noudatettu.