VIESTINTÄSUUNNITELMA Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskuksen tapahtumatuotantoyksikkö Taito 2013-kykyjenetsintäkilpailu Kulttuurituotannon koulutusohjelma (10 op) Huhtikuu 2013
SISÄLLYS 1 Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskus 4 2 Taito 2013 4 2.1 Aikataulu 5 2.2 Työtiimi 5 3 Nykyinen viestintä 5 4 Työtehtävät 7 4.1 Asiakaskysely 7 4.2 Facebook-kampanja 8 6 Yhteenveto 9 LIITTEET 11 LÄHTEET 14
4 1 Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskus Helsingin kaupungin Nuorisoasiainkeskus on aktiivinen organisaatio, joka toimii moniammatillisessa toimintaympäristössä. Nuorisoasiainkeskuksen, myöhemmin Nk:n, toimintamuotoja on neljä, jotka ovat alueellinen nuorisotyö, kohdennettu nuorisotyö, kulttuurinen nuorisotyö ja nuorten kansalaistoiminta. Nk tarjoaa nuorille toiminta- ja harrastepalveluja, järjestää tapahtumia sekä tarjoaa töitä nuorille. Nuorisotalot ja monet eri muut toimipaikat ovat Nk:n organisaation sydän, joiden kautta palvelut tarjotaan. Nk työllistää yli 400 työntekijää, joista Nk:n nettisivujen mukaan yli puolet ovat nuoriso-ohjaajia. Tämän lisäksi organisaatiossa on monen alan eri osaajia, suunnittelijoista viestinnän ammattilaisiin sekä talousguruista henkilöstöalan taitajiin. Kykyjenetsintäkilpailu Taito 2013, johon tämä viestintäsuunnitelma on kohdennettu, toimii tapahtumatuotantoyksikössä. Neljän tuottajan tiimi työskentelee Helsingin keskustassa Nk:n toimistotiloissa. Suunnitelman tekohetkellä neljän tuottajan lisäksi tiimiin kuuluu kolme kulttuurituotannon opiskelijaa harjoittelijoina, joista yksi olen minä, sekä yksi työllistetty. Tuotantotiimin kanssa yhteistyössä työskentelee viestintätiimi, josta Taitotapahtumassa mukana on kolme henkilöä, tiedottaja, graafinen suunnittelija ja henkilö, joka vastaa muun muassa nettisivuista. 2 Taito 2013 Taito 2013 on Helsingin peruskoulujen välinen kykyjenetsintäkilpailu, joka huipentuu finaaliin Kulttuuriareena Gloriassa ja Nosturissa 6.-8.5. Reilu 100 Helsingin ylä- sekä alakoulua ovat järjestäneet maaliskuun 2013 loppuun mennessä karsinnat itse omissa kouluissaan ja ovat huhtikuun aikana ilmoittaneet yhden esityksen finaaliin. Kymmenen tuomariston valitsemaa esitystä pääsevät Gloriassa 8.5. pidettävään Taito-gaalaan, jossa valitaan kärkikolmikko. Gaalassa jaetaan myös kunniakirjat osallistujille. Tapahtumaan on koko ajan vapaa pääsy kaikille ja esiintyjien lisäksi paikalle odotetaan noin parisataa kannustajaa. Taito 2013-skaba järjestää Nuorisoasiainkeskus ja Opetusvirasto.
5 2.1 Aikataulu Taito 2013 järjestetään siten, että Gloriassa pidetään finaalit kolme päivää, 6.- 8.5., kello 9-16 sekä Nosturissa maanantaina 6.5. ja tiistaina 7.5. kello 9-16. Taito-gaala järjestetään Gloriassa kello 18-20. Lounastauko pidetään päivittäin kello 12.15-13.15 ja esiintyjät sekä yleisö on ohjeistettu ottamaan omat eväät mukaan, suoranaista lounastarjoilua paikalla ei tule olemaan. Esitykset ovat ajoitettu siten, että jokaisella esityksellä on 15 minuuttia aikaa tuoda rekvisiitta/lavasteet lavalle, esiintyä (noin 5 minuuttia), jonka jälkeen saadaan rakentava palaute tuomaristolta ja tämän jälkeen viedä lavasteet pois. Monet esiintyjät tuovat itse omat tarvikkeensa, kuten soittovälineet. 2.2 Työtiimi Taito 2013-kykyskaban vastuutuottaja on Tiina Toivonen sekä hänen apurinaan toimii Mari Alamikkelä. Käytännössä Tiina on vastuussa Glorian finaaleista ja Mari Nosturin. Minun lisäkseni kokopäiväisesti porukassa on mukana työllistetty Anna, joka toimii enemmän Tiinan kanssa kun taas minä olen suoraan Marin harjoittelija. Viestinnän puolelta mukana on graafinen suunnittelija Elina, tiedottaja Katri sekä pääosin nettisivuista sekä Facebooksivusta vastaava Jonna. 3 Nykyinen viestintä Vaikka Nk:lla on oma viestinnän tiimi ja tuottajien ei periaatteessa olisi tarkoitus tehdä viestintää, tuottajat tekevät hyvin paljon. Osittain tämä johtuu muutoksista organisaatiossa sekä itse tekemisen helppoudesta paljon kätevämpää on kirjoittaa infokirje itse kun odottaa että joku toinen saisi sen valmiiksi. Tämä aiheuttaa pieniä epämääräisyyksiä sekä yhtenäisyyden puutteita materiaaleissa. Yksinkertaisena esimerkkinä toimii se, että kouluille lähetettyjen tekstien fontit vaihtelevat tekijän sekä asian mukaan. Nettisivujen tekeminen ja päivittäminen oli Taito-tapahtumassa jäämässä tuottajien tehtäväksi, mutta vastuu on nyt siirretty niin minulle kuin viestintätiimille. Muunlaista verkkopresenssiä Taito-tapahtumalla on Facebookissa omalla sivulla sekä Nk:n
6 omilla sivuilla. Yhteistyössä HattuMedian kanssa tehdyt videot julkaistaan YouTube:ssa, kuten esimerkiksi tapahtuman juontajien Nuppu Stenrosin ja Rudirokin tervehdys-video. Koen hyödylliseksi sen, että minun tultua tiimiin mukaan viestintään on kiinnitetty ehkä aiempaa enemmän huomiota ja olen käynyt keskustelua aiheesta yhdessä niiden ihmisten kanssa, jotka sitä tekevät. Tällä hetkellä vaikuttaa siltä, että niin viestintä kuin myös tuottajat tietävät mitkä ovat kenenkin vastuualueita viestinnällisesti. Tapahtuman vastuutuottaja Tiina Toivonen sekä tuottaja Mari Alamikkelä ovat loppukädessä niitä henkilöitä, joilla on kokonaiskäsitys niin viestinnästä kuin tapahtuman tilanteesta, sekä ovat vastuussa kokonaisuudesta. Nämä tuottajat ovat myös niitä, jotka keräävät materiaalia, kuten asiakaskyselyitä sekä käyvät niiden tuloksia läpi. Suurimpana viestinnällisenä haasteena on tapahtuman omalaatuisuus ja uudenlaisuus. Vastaavanlaista tapahtumaa ei ole järjestetty eikä ainakaan tällaisessa mittakaavassa. Yli 100 koulun varma paikalletulo on antanut sellaisen mahdollisuuden, että tapahtumaan ei tarvitse houkutella ulkopuolisia kävijöitä. Siten kaikki viestinnälliset toimet sekä myös markkinointitoimet ovat lähes kokonaisuudessaan fiiliksen nostattamista. Tällä hetkellä viestinnässä ei kuitenkaan olla varauduttu siihen, että jos paikalle ilmestyisikin 300 ihmistä lisää seuraamaan kuka on seuraava Helsingin koulujen Taito 2013 tai ainakaan siitä ei ole keskusteltu. Tämä tarkoittaa sitä, että markkinoinnin näkökulmasta viestintää ei tehdä siis sitä varten, jotta saataisiin yleisöä paikalle vaan jotta joka tapauksessa tuleva yleisö on tietoinen tapahtumasta, sen aikataulusta, osaa ilmoittautua eikä eksy tapahtumapäivänä. Informaation tulee siis kaikin puolin olla selkeää, yksinkertaista ja mahdollisimman informatiivista. Tämän asiallisen tyylin huomaa myös nettisivuilla, joka on tarkoitettu selkeästi enemmän informatiiviseksi toisin kuin Facebook. Se toimii vain nettisivujen tukena, boostina fiiliksen luomiseen ja sitä kautta varmistetaan, että oikea info menee mahdollisimman hyvin perille. Solmukohdaksi viestinnässä voi joutua mittaamisen vaikeus, jos tavoitteet ovat näin abstrakteja. Selkeä, yksinkertainen ja mahdollisimman informatiivinen ovat
7 käsitteitä, joille ei ole selkeitä mittareita, sillä ne ovat täysin subjektiivisia. Nykyisin kovin suosittujen Facebook-tykkäysten määrä ei ole verrannollinen vertailukelpoiseen tapahtumaraporttiin. Tässä vaiheessa on siis erittäin tärkeää tuoda esille asiakaskyselyn merkitys kysymysten vastaukset ovat kutakuinkin ainoita verrattavissa olevia tietoja, joita pystyy hyödyntämään. Minulle onkin annettu myös tämän asiakaskyselyvastuu ja sitä työstetään jatkuvasti, jotta siitä saadaan mahdollisimman paljon hyötyä irti. Kysely, joka tehdään vain kysymisen hauskuuden vuoksi ei ole viestinnän tiimille eikä tuottajille millään tavoin hyödyllinen. Mielessä täytyy pitää myös Nk:n tapahtumatuotannon näkemys tapahtumiin: niitä tehdään kuin liukuhihnalla. Saattaa siis olla, että mittarien uudelleenmiettiminen sekä uusien mittareiden kehittäminen saattaa unohtua tapahtumien jalkoihin. 4 Työtehtävät Tullessani mukaan Taito 2013-tiimiin viestintäsuunnitelma oli valmis ja sitä toteutettiin parasta aikaa. Viestinnän ja tuottajien välinen yhteistyö ei kuitenkaan ollut saumaton, joten tuotantoporukassa saatiin minut hyvään väliin yhdistämään kaksi eri toimijaa. Viestinnällinen osuus jäi käytännössä tuottajilta kokonaan pois tässä tapahtumassa. Vaikka tulin mukaan niin sanotusti vain päivittämään nettisivuja ja sosiaalista mediaa, niin koen, että oma roolini on ollut rakentaa kantava silta kahteen eri suuntaan. Isoiksi kokonaisuuksiksi minulle jää kahden asiakaskyselyn luominen sekä Facebook-kilpailun suunnittelu ja toteutus yhdessä viestinnän kanssa. Tässä suunnitelmassa käyn kokonaisuudessaan läpi tämän Facebook-kilpailun, sillä olen mukana suorittamassa sitä alusta loppuun asti, sekä pystyn asettamaan sille konkreettisia tavoitteita ja mittareita. Aikataulutus toimii viestintäsuunnitelman ohessa. 4.1 Asiakaskysely Taito 2013-kilpailuun osallistuu 1.-10. luokkalaisia ympäri Helsinkiä ja tämä on yksi harvoista isoista tapahtumista, jossa pääkohderyhmänä ovat reilusti alle 15-vuotiaat. Vastaavanlaista, näin laajaa kykykilpailua ei olla järjestetty
8 aikaisemmin ja on ehdottoman tärkeää, että tapahtumasta kerätään mahdollisimman kattavaa sekä hyödyllistä palautetta. Näin jatkossa tulosten vertaaminen toimii hyvin ja selkeästi. Asiakaspalautteet suunnitellaan siten, että erityisesti esiintyjille suunnattu kysely laitetaan tietokoneisiin sekä Gloriaan että Nosturiin, johon kaikki vierailijat sekä esiintyjät pääsevät vastaamaan. Kysely keskittyy tunnelmaan ja siihen, millaisena nuori on nähnyt ja kokenut Taitotapahtuman. Tämän lisäksi heti tapahtuman jälkeen seuraavalla viikolla lähetetään opettajille suunnattu kysely, jossa keskitytään kysymään informaation saatavuudesta ja selkeydestä. Yksi tapahtuman haasteista on ollut saada mahdollisimman informatiivinen tieto eteenpäin jokaiselle taholle ja sen monimutkaisuus ollaan huomattu lukuisissa yhteydenotoissa. Jotta aikaa voidaan säästää ja kaikkiin kysymyksiin osattaisiin vastata etukäteen, informaation tulee myös olla kattavaa. Opettajille suunnatun kyselyn tarkoituksena on kehittää viestinnän selkeyttä tietylle kohderyhmälle, tässä tapauksessa kouluille. 4.2 Facebook-kampanja Taito 2013 Facebook-sivusto toimii lähinnä tukitoimintona nuoriso.hel.fi/taitonettisivuille, jota päivitetään jatkuvasti sekä huolehditaan, että sieltä löytyvät kaikki tiedot, kuten aikataulut ja ohjeet esiintyjille. Nuorison aktiivinen Facebookkäyttö on saanut myös Taito-tiimin vakuuttumaan, että sosiaalinen media on toimiva väline erityisesti tämänkaltaisissa tapahtumissa. Facebookia päivittää Nk:n viestintätiimi, joka on vastuussa loppukädessä myös nettisivuista. Facebook-kilpailu järjestetään, jotta Taito 2013-sivu saa lisää tykkäyksiä, nostattaa tunnelmaa ja siten varmistamme tiedon kulun myös itse esiintyjille. Tieto ei välttämättä aina kulje monen käden kautta selkeästi, joten ohjaamalla nuoret suoraan verkkosivuille varmistaa, että kaikki ovat kartalla. Kilpailu olisi käytännössä valokuvakilpailu, jossa nuoria pyydetään tulostamaan nettisivuiltamme Taito-logo ja ottamaan kuva sen kanssa. Muut käyttäjät pääsevät tykkäämällä valitsemaan suosikkinsa ja kilpailun loputtua eniten tykkäyksiä saanut kuva tai vaihtoehtoisesti kolme suosituinta saavat palkinnoksi esimerkiksi joko leffalippuja tai Lintsi-rannekkeita. Kilpailun toteuttamisella on
kaksi vaihtoehtoa, jotka selkeytyvät lähempänä tapahtumaa, samaten kilpailun ajankohta. 9 Ensimmäinen vaihtoehto olisi suoraan se, että kilpailuun osallistutaan lähettämällä meille sähköpostitse tai suoraan Facebook-yksityisviestillä valokuva sekä osallistujien tiedot. Me lisäämme niitä järjestelmällisesti sivuille ja fiilistelevät Facebook-päivitykset kannustaisivat nuoria tykkäämään kuvista. Tämä vaihtoehto on hyvä, sillä siten pystymme seuraamaan kuvia, eikä niitä julkaistaisi ilman sensuuria. Näin myös jokaisen kuvan osallistujien tiedot olisivat selkeästi tallennettuna. Toinen vaihtoehto olisi käyttää Meltwater-sovellusohjelmaa, josta minulla ei niinkään ole tietoa. Kyseessä on kuitenkin Facebookiin suunniteltu sovellus, jonka kautta pystyy luomaan erilaisia uusia sivuja ja juuri tällaisia kilpailuja. Tarkempi tieto ja osaaminen löytyy viesintätiimiltä. Facebook-kampanjan haasteeksi tulee ikä: alle 13-vuotiaat eivät saa liittyä Facebookiin käyttäjiksi, joten silloin emme myöskään saisi kannustaa alaikäisten liittymistä. Tapahtumaan osallistuu erittäin paljon myös alle 13- vuotiaita ja haluamme nostattaa jokaisessa ikäluokassa tunnelmaa, joten myös alle 13-vuotiaille tulisi keksiä vastaavanlainen kilpailu. Kokouksissa on kuitenkin tultu siihen tulokseen, että kilpailussa on tarkoitus viestiä ja kommunikoida Facebookin käyttäjien kanssa, joten ikä ei sinänsä ole ongelma. Sähköpostin kautta osallistuttuessa voi mukana olla myös alle 13-vuotiaita ja voittajiin ollaan yhteydessä henkilökohtaisesti puhelimitse tai sähköpostitse, eikä esimerkiksi Facebook-tilin kautta. Facebookin tilin puuttuminen ei siis pitäisi olla este osallistua kilpailuun eikä ikäraja siten vaikuta asiaan. 6 Yhteenveto Tavoitteena oli analysoida viestinnällistä toimintaa ja selkeyttää omaa roolia Taito-tapahtuman viestinnällisissä tehtävissä. Viestintäsuunnitelma toimi omana tukena lähest tapahtumapäivään asti ja sen avulla pystyin seuraamaan omaa työtäni sekä varmistaa, että kaikki tehtävät tulevat tehtyä. Suunnitelma auttoi hahmottamaan eroa tuottajan ja viestintätiimin välillä. Viestintäraportissa käsittelen laajemmin toteutunutta toimintaa sekä omaa näkemystä siitä, mitä
käytännössä tapahtui, niin tapahtuman alkujärjestelyissä kuin itse tapahtumapäivänä. 10 Yhteystiedot ja lisätiedot tapahtumasta: http://nuoriso.hel.fi/taito
LIITTEET Liite 1, Viestintäsuunnitelma/viestinnällinen aikataulu 11
12
Liite 2, Taito 2013 logo 13
LÄHTEET Suunnitelmaa tehtäessä ei käytetty tarkemmin lähteitä, mutta tukimateriaalina käytössä oli myös kurssin tenttikirja Communicare! (Elisa Juholin, 2011) 14