HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 18.8.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi 2. pitäjä Lastensuojeluilmoitusten asiakasrekisteri Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 A PL 6000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 19.4.2013 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Perhe- ja sosiaalipalvelujen osastopäällikkö Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL 6000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto 09-310 5015 (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Uusien ja asiakkaana olevien lasten lastensuojeluilmoitusten vastaanottaminen ja käsittely sekä lastensuojelutarpeen arviointi. Perusteet: Lastensuojelun tarve, asiakassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö: Lastensuojelulaki Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista Henkilötietolaki 6. tietosisältö Helsingin kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot Rekisteriin tallennetuista asiakkaista seuraavat tiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Henkilön perhetiedot Palvelun tarve Hakemustiedot ja yhteydenotot Asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit Asiakaskohtaiset suunnitelmat Palvelupäätökset sekä niiden tiedoksianto Toimintayksikkötiedot Järjestelmän käytön lokitiedot 7. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä KAR-sovelluksen kautta (Kunnan Asukas Rekisteri). Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Asiakasta koskevat tiedot syntyvät lastensuojeluilmoituksen käsittelyn aikana asiakastyöntekijän kirjaamina. Tieto ulkomaan kansalaisen oleskeluluvasta ja statuksesta tarkistetaan tarvittaessa maahanmuuttovirastosta tai se saadaan asiakkaalta asioinnin yhteydessä. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sosiaali- ja terveysviraston tietosuojaohjeita. Sosiaali- ja terveysviraston sisällä Effica-YPH:n tietoja siirretään tilastointijärjestelmiin siirtotiedostojen avulla. Lisäksi tietoja luovutetaan sosiaali- ja terveysviraston myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. suojauksen A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimintayksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) periaatteet B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jos alkutapaamisessa todetaan, että lastensuojeluilmoitus on ollut aiheeton ja perhe vaatii tietojen poistamista asiakastietojärjestelmästä, voidaan tiedot vielä poistaa. Perheen tulee tehdä kirjallinen pyyntö tietojen poistamisesta. Johtava sosiaalityöntekijä toimittaa kirjallisen pyynnön tietotekniikkayksikköön, jos hän katsoo, että pyyntö on aiheellinen ja tiedot tulee poistaa. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. 13. Kielto-oikeus Asiakas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen 19.3.2013 mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysvirasto. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta