Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (kerhotoiminta)

Transkriptio

1 1 Varhaiskasvatuksen asiakastietorekisteri (kerhotoiminta) Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste ja 24 :n mukainen informointi tietojenkäsittelystä (tietosuojaseloste) 1

2 2 Rekisterin nimi Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri (kerhotoiminta) Rekisterinpitäjä Rekisterin vastuuhenkilöt Opetus- ja varhaiskasvatuslautakunta PL ESPOON KAUPUNKI Suomenkielinen varhaiskasvatus/espoonlahden palvelualue PL 3400, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Mäntytie 27 Ulla Valtonen, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/espoon keskuksen palvelualue PL 77331, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Kamreerintie 6 A Marjatta Korhonen, puh. (09) Anu Vesiluoma, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/leppävaaran palvelualue PL 3125, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Läkkisepänkuja 3 A Päivi Rasmus, puh. (09) Salla Hovi, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/matinkylä-olarin palvelualue PL 3308, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Vanha Maantie 1 A Paula Rautiola, puh. (09) Suomenkielinen varhaiskasvatus/tapiolan palvelualue PL 3200, ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Ahertajantie 2 Raili Liukkonen, puh. (09)

3 3 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt/yksiköt Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Vastuuhenkilöiden lisäksi rekisterin henkilötietoja käsittelevät Espoon kaupungilla seuraavat tahot: kerhon lastentarhanopettaja ja/tai lastenhoitaja, joille esimies on antanut käyttöoikeudet, hoitavat omiin työtehtäviinsä liittyen kerhon lasten tietojen käsittelyä suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikössä kerhoasioita hoitavat henkilöt käsittelevät tietoja omiin työtehtäviinsä liittyen (mm. varhaiskasvatuksen palvelunohjaajat) sivistystoimen esikunnassa on järjestelmän tekninen pääkäyttäjyys sekä kerhotoiminnan laskutukseen liittyvät tehtävät Rekisterin käyttötarkoituksena on lasten kerhotoiminnan järjestäminen, toteuttaminen, suunnittelu ja tilastointi. (henkilötietolaki 8 ) Rekisterin tietosisältö Lapsen nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot Huoltajien nimet ja yhteystiedot Asiointikieli Kerhopäätös Tieto kerhopaikan vastaanottamisesta Perheen ilmoittamat muut tarpeelliset lisätiedot Lapsen poissaolotiedot Muut kerhotoimintaan liittyvät tarpeelliset tiedot Säännönmukaiset tietolähteet Lapsen huoltajat Varhaiskasvatuksen työntekijät Asiakastiedot päivitetään väestörekisteristä KAR-sovelluksen (Kunnan asukasrekisteri) kautta Kerhon vaihtuminen Lapsen edellinen kerhopaikka siirtää lapsen tiedot saman kunnan alueella uuteen kerhopaikkaan Säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille henkilöille. Julkisten tietojen luovutus viranomaisen henkilörekisteristä määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 :n 3 momentin perusteella. Sen mukaan luovutuksensaajalla tulee olla oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan 3

4 4 luovuttaa vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella. (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 13 2 mom.). Tilastointia varten voimassa olevista sijoituksista, maksupäätöksistä, maksupäätösriveistä, hakemuksista, henkilöistä, perheistä, päiväkirjamerkinnöistä, yksikkötiedoista ja henkilökunnan läsnäoloista siirretään joka kuun 15. päivä Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu aineisto tietovarastopalvelimelle. Lisäksi voimassa olevista sijoituksista, henkilöistä, hakemuksista ja yksikkötiedoista siirretään Effica varhaiskasvatusjärjestelmässä muodostettu aineisto tietovarastopalvelimelle viikoittain maanantaisin. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Asiakastietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen (henkilötietolaki 32 ). Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään silppuamalla. Sähköiset asiakirjat säilytetään Effica varhaiskasvatus asiakastietojärjestelmässä, jonka tiedot on suojattu työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin. Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä Efficaa voidaan käyttää vain sosiaaliverkosta (s-verkko). S-verkko on ainoastaan osalla Espoon kaupungin työntekijöistä käytössä oleva sisäinen verkkoalue. Kaikki verkon käyttäjät hyväksyvät käyttöoikeussitoumuksen, joka sisältää mm. vaitiolositoumuksen. Palvelinlaitteisto on suojatussa ja valvotussa tilassa (palveluntuottajan konesalissa). Palvelimen ja työasemien välinen tietoliikenne on salattu ja suojattu palomuureilla ja käyttäjätunnuksilla. Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 4

5 5 Rekisteröidyn informointi Tietosuojaseloste on nähtävissä varhaiskasvatuksen toimintayksiköissä sekä Espoon kaupungin internet-sivuilla: Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolaki 26 ). Alaikäisen osalta tarkastusoikeutta käyttää hänen huoltajansa tai muu laillinen edustaja. Rekisteröidyllä/ alaikäisen huoltajalla on oikeus tutustua ja nähdä rekisteröityä koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntö toimitetaan päiväkodin johtajalle. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa (henkilötietolaki 27 ). Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 ). Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. 5

6 6 Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Korjauspyyntö toimitetaan päiväkodin johtajalle. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 6