HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (6)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (6) Laatimispäivä/Päivityspäivä Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. Rekisterin tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. Rekisterin suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä Vammaispalvelun asiakasrekisteri Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 A PL HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Vammaistyön johtaja Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (6) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Vammaistyön asiakasrekisteri asiakastietojärjestelmässä (ATJ) on vammaistyön asiakasrekisterin päärekisteri. Rekisteri sisältää osarekisterin TerveysEfficavammaispalvelun. Terveys-Effica on asiakastietojärjestelmä, joka sisältää useita sovelluksia, joista vammaispalveluiden käytössä ovat Hoitokertomus, Osastonhallinta ja Seuranta. Käyttöoikeuksien ja taustatietojen ylläpito tapahtuu Hallinta-ohjelmalla. Vammaistyön asiakasrekisteri (ATJ)rekisterin tarkoitus: -asiakkaan avun tarpeen arviointi -hakemusten käsittely -palvelupäätösten ja asiakasmaksupäätösten tekeminen ja tiedoksianto -muiden asiakaspalvelun dokumenttien laadinta -avustusten ja etuuksien maksatus palvelujen toteutumisen seuranta -vammaispalvelun päivätoiminnan, palveluasumisen ja asumispalvelujen laskutusaineiston tuottaminen -etuuksien perintä -velkomisesta luopuminen -asiakastilastojen keruu -lakisääteisten tilitysten ja tilastojen tuottaminen -omaishoidon suunnittelua ja seurantaa varten tarvittavat tiedot. Lisäksi omaishoitajan ja mahdollisen sijaisomaishoitajan kanssa tehdyn sopimuksen omaishoidon tuesta Asiakastietojärjestelmää käytetään sosiaali- ja terveysviraston vammaistyön tehtävien hoitamiseen. Järjestelmä on pääasiassa avopalvelun asiakastyötä palveleva kokonaisjärjestelmä. Se on myös osana viraston keskitettyä asiakas- ja päätösrekisteriä. Järjestelmää käytetään asiakastyössä sosiaali- ja terveysviraston eri toimintayksiköissä Vammaistyön asiakasrekisterin osarekisteri: TerveysEffican osarekisteri toimii vammaispalvelussa hoidon/palvelujen tuottamisen apuvälineenä. Lisäksi tietoja käytetään toiminnan suunnitteluun, tutkimukseen ja tilastointiin. Vammaistyön rekisterin peruste on asiakassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö: -Sosiaalihuoltolaki -Laki kehitysvammaisten erityishuollosta -Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista -Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista -Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista -Henkilötietolaki -Laki omaishoidon tuesta

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (6) 6. Rekisterin tietosisältö Vammaistyön asiakasrekisteriin asiakastietojärjestelmässä(atj) sisältyvät henkilötiedot: -henkilö- ja perhetiedot: -väestörekisteristä saatavat henkilötiedot (Helsingin kuntarekisteri ja väestörekisteri) -henkilötunnus, nimi, entiset nimet, osoitteet, kotipaikkatunnus, edellinen kotikunta, siviilisääty, kansalaisuus, äidinkieli, perhesuhdetiedot, huoltajuus, edunvalvojatiedot, kuolinpäivä -rekisterin asiakastiedot -osoite, puhelin, siviilisääty, asuinkunta, asumismuoto, ammatti, koulutus, sosioekonomisen aseman koodi, maahanmuuttoa koskevat tiedot, kehitysvammaisten erityishuoltopiiri, pakolaisuutta, paluumuuttoa ja sotilasvammaisuutta koskeva eritystieto -palvelu/avustus hakemukset ja yhteydenotot -yksilöhuollon päätösehdotukset ja päätökset -päätöksiä koskevat toimeenpano-ohjeet -päätöksen tiedoksiantoa ja muutoksenhakua/valitusta koskevat tiedot -asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit -asiakaskohtaiset suunnitelmat ja arvioinnit. Edellisten lisäksi rekisteriin talletetaan tarpeen mukaan seuraavat tiedot: Asiakasrekisterissä jossa hoidetaan asiakaslaskutustietojen tuottamista(atj): -laskelmat tuloista ja menoista Asiakasrekistereissä, josta on rahaliikennettä sosiaalivirastolta asiakkaalle(atj): -maksatustiedot: laskut, maksusuoritukset, maksusitoumukset, -tulot ja maksuliikenteen summatiedot -pankkiyhteystiedot Asiakasrekistereissä, joiden perusteella tuotetaan asiakaslaskutustiedot (ATJ) -laskutusten maksajatiedot -kehitysvammahuollon ja vammaisten päivätoiminnan, asumisen ja laitoshoidon laskutustietojen tuottamiseen liittyvät tiedot TerveysEffican osarekistereissä, joissa ylläpidetään palvelu-/hoitojaksotietoja (TerveysEffica-osarekisteri) -hoidon dokumentointi -asiakkaan lääkitystiedot ja raporttitulosteet -hoitojaksot, sisään, ulos ja poissaolokirjaukset -hoitoon liittyvät tilastolliset tiedot -asiakaskohtainen omaisuusluettelo Tietoja tallennetaan tarpeen mukaan Pienkassa-järjestelmään, jota käytetään asiakasvarojen hoitoon. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Sosiaalihuoltoa ja sen toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän kirjaamina. Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin Helsingin asukasrekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestörekisteristä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. TerveysEffican-osarekisterin hoitotietoja voidaan saada kotihoidosta, avoterveydenhuollosta ja muista laitoksista. Hoidon dokumentointitiedot syntyvät asiakkuuden aikana hoitotiimin jäsenten kirjaamina. Tietojärjestelmässä on käytettävissä teknisen käyttöyhteyden avulla verohallinnon luovuttamat verotustiedot Helsingissä kirjoilla olevista henkilöistä. Verohallinto luovuttaa verotuslain 80 a :n 1 momentin nojalla kunkin verovuoden verotustiedot kaupunginhallitukselle, jolta ne saadaan kerran vuodessa asiakastietojärjestelmän yhteyteen. Tieto asiakkaana olevan ulkomaan kansalaisen oleskeluluvasta ja statuksesta tarkistetaan maahanmuuttovirastosta tai se saadaan asiakkaalta asioinnin yhteydessä.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (6) 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Pankille toimitetaan tiedot pankkien kautta asiakkaille tai asiakkaiden puolesta maksettavista rahasuorituksista. Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen yleisökassaan toimitetaan tiedot yleisökassan kautta maksettavista rahasuorituksista. Asiakaslaskutustiedot toimitetaan Helsingin kaupungin taloushallinnon laskutusjärjestelmään. Asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään viraston sisäiseen tilastointijärjestelmään, jota käytetään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamisen apuna. Vuosittain asiakastietojärjestelmän avustus- ja maksatustietoja poimitaan sisäisen tarkastuksen tarpeisiin erilliseen tarkastuksen rekisteriin. Tiedot valtionhallinnolle annetaan lain sosiaali- ja terveydenhuollon suunnittelusta ja valtionosuudesta /733 mukaisesti. Lisäksi tietoja luovutetaan sosiaali- ja terveysviraston myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Muutoin henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen laissa oikeutetuille viranomaisille noudattaen voimassaolevia tietosuojaohjeita. Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisterin ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (6) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiisääteiseillä perusteella.rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.

6 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 6 (6) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta