1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE 1 (5) Laatimispäivä: REKISTERITIEDOT 1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri 2. Rekisterinpitäjä Espoon kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta PL 202 (Kirkkojärventie 6 B, 8 krs.) ESPOON KAUPUNKI 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Rekisterin yhteyshenkilö Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa Lastensuojelupalvelujen toimistosihteeri Osoite Espoon kaupungin kirjaamo PL Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, Espoon keskus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) puhelin: Espoon kaupungin vaihde puh sähköposti: kirjaamo@espoo.fi 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen on pidettävä rekisteriä kuntaan sijoitetuista lapsista lastensuojelulain 78 :n nojalla. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ, TIETOLÄHTEET JA TIETOJEN LUOVUTUS 6. Rekisterin tietosisältö Kuntarekisteriä ylläpidetään Effica tietojärjestelmässä kuntien tekemien ilmoitusten mukaisesti. Effica tietojärjestelmästä laaditaan listaus 6-17 vuotiaista oppivelvollisista lapsista. Lista kopioidaan Excel- taulukoksi ja lähetetään kirjeitse sivistystoimelle syksyisin. Perustiedot: lapsen nimi ja henkilötunnus sijoituspäivämäärä ja sijoituksen päättymispäivä

2 TIETOSUOJASELOSTE 2 (5) sijoituspaikka yhteystietoineen lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä tai muu vastaava sijoittajakunnan yhteyshenkilö yhteystietoineen lapsen sijoituspaikka yhteyshenkilöineen 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Muut kunnat, lastensuojelulain 78 :n mukaiset ilmoitukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen vallitsevaa lainsäädäntöä. Pääsääntöisesti rekisteritietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain rekisteröidyn nimenomaisella luvalla tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi. Henkilötietolaki (523/1999) Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista Tietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus ja käyttöoikeuden saaminen edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta sekä tietoturvasitoumusta. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelusuhteen päättymisen jälkeen. Manuaalinen aineisto: Toimintayksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Arkistoidut asiakirjat siirretään toimialan päätearkiston kautta kaupunginarkistoon. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot: Rekisterin järjestelmään tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Järjestelmä sijaitsee Tieto Oyj:n palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin, työasemat ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla tietosuojan seuranta- ja valvontasuunnitelman mukaisesti.

3 TIETOSUOJASELOSTE 3 (5) Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Espoon sosiaalihuollon käyttämät laitteet ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin tietoturvaperiaatteiden mukaisesti ja sosiaalija terveystoimeen on nimetty tietosuojavastaava. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 6 luku Henkilötietolaki (523/1999) 7 luku Arkistolaki (831/1994) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) 11. Rekisteröidyn informointi Rekisteröityä (asiakasta) on informoitava rekisterinpidosta ja hänen oikeuksistaan rekisteritietoihin. Tämä tietosuojaseloste on luotu asiakkaan informointia varten. Tietosuojaseloste on saatavilla Espoon kaupungin sivuilla Tietojen rekisteröinnistä kerrotaan myös suullisesti asiakaspalvelutilanteessa asiakkaan ensikäynnin yhteydessä. 12. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden sisältö asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot huoltajalla on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille ulkopuolisella ei ole tarkastusoikeutta, vaikka häntä koskevia tietoja voi olla tallennettuna asiakasta koskeviin tietoihin Tarkastuksen toteutus tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti käynnin

4 TIETOSUOJASELOSTE 4 (5) yhteydessä tai omakätisellä allekirjoituksella tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona pyyntöä varten on laadittu lomake, jonka saa sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköstä ja se löytyy Espoon internetsivuilta /sosiaali- ja potilasasiamies. asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet tiedot annetaan ilman aiheetonta viivytystä Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jossa mainitaan kieltäytymisen syyt. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietolaki (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista Oikeus vaatia tiedon korjaamista Korjauksen sisältö rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto muutokset tehdään siten, että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on mahdollista nähdä jälkikäteen oikaisua varten on laadittu lomake, jonka saa sosiaali- ja terveystoimen toimintayksiköstä ja se löytyy Espoon internetsivuilta /sosiaali- ja potilasasiamies.. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Oikaisun toteutus rekisteröity (asiakas) esittää vaatimuksen asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan asiakkaan tulee pyynnössään yksilöidä ja perustella tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi ja mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto sekä millä tavalla korjaus pyydetään tekemään. Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan

5 TIETOSUOJASELOSTE 5 (5) näkemyksellä asiasta. Henkilötietolaki (523/1999) 29