HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (7)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (7) Laatimispäivä/Päivityspäivä Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. Rekisterin tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. Rekisterin suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä Kansainvälistä suojelua saavien ja eräiden muiden maahanmuuttajien vastaanoton asiakasrekisteri Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 PL HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Maahanmuuttajapalvelujen päällikkö Tehtävänimike Sosiaali- ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNK Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (7) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Vastaanotolla tarkoitetaan Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston järjestämien vastaanottopalvelujen kokonaisuutta, jonka tarkoituksena on kansainvälistä suojelua saavien ja eräiden muiden, heihin rinnastettavien, maahanmuuttajien palvelutarpeiden alkukartoitus, toimeentulon ja huolenpidon turvaaminen, terveydenhuollon toteuttaminen sekä kotoutumisen tukeminen ja edistäminen. Tietoja käytetään vastaanottopalveluiden toteuttamiseksi avo- ja laitoshuollossa (alaikäisenä ilman huoltajaa tulleiden perheryhmäkoti tai muu asuinyksikkö). Asiakasrekisteriä voidaan käyttää myös tieteellistä tutkimusta, tilastotarkoitusta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten siten kun laissa säädetään. Rekisterin pitämisen perusteena on asiakas- tai potilassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö mm. seuraavat lait ja niistä annetut asetukset: Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010) Ulkomaalaislaki (301/2004) Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011) Sosiaalihuoltolaki (710/1982, 1301/2014) Laki toimeentulotuesta (1412/1997) Lastensuojelulaki (417/2007) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992) Henkilötietolaki (523/1999) Hallintolaki (434/2003) Kotikuntalaki (201/1994) Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) Laki ulkomaalaisrekisteristä (1270/1997)

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (7) 6. Rekisterin tietosisältö Asiakasrekisteriin talletetaan asiakkaan asian, palvelujen ja tuen käsittelyn suunnittelun, järjestämisen, toteuttamisen, seurannan ja valtion korvausten hakemisen (laskutus) turvaamiseksi tarpeelliset sekä riittävät tiedot. Rekisteriin tallennetuista asiakkaista seuraavat tiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, oleskelulupa, osoitteen turvakielto Henkilön perhetiedot Palvelun tarve Hakemustiedot ja yhteydenotot Asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit Asiakaskohtaiset suunnitelmat Palvelu- ja maksupäätökset sekä niiden tiedoksianto Perheryhmäkodin tai muun asuinyksikön päivittäistoimintaan liittyvät asiakastiedot Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot Perheryhmäkodissa tai muussa asuinyksikössä asuvista lapsista kerätään hoitovuorokaudet sekä laitoshoidon kustannukset. Rekisteriin tallennetuista resursseista seuraavat tiedot: Edustajien ja tukihenkilöiden nimi ja yhteystiedot (osoite ja puhelinnumero) Rekisteriin voidaan lisäksi tallettaa vastaanottopalvelujen järjestämiseksi tarpeellisia muita tietoja. Rekisteri sisältää sosiaalihuollon ja terveydenhuollon rekisterit osarekistereinä: 1. Sosiaalihuollon ammattihenkilön antamien sosiaalipalvelujen ja niihin sisältyvien tukipalvelujen arvioimiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan tarvittavat tiedot 2.Terveydenhuollon ammattihenkilön tekemät terveydentilaa, sairauden arvioimista, hoidon suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan tarvittavat tiedot. Rekisteri koostuu myös ATJ ja Efffica tietojärjestelmiin, potilastietojärjestelmään (PE- GASOS) sekä asiakas- ja potilaspapereihin tehdyistä merkinnöistä.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (7) 7. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään rekisteröidyn ja/ tai hänen laillisen edustajan ilmoittamien tietojen sekä sosiaali- ja terveysvirastossa syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan suostumuksen tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietojen hankinnasta tulee tehdä merkintä asiakasrekisteriin. Työ- ja elinkeinoministeriöllä, aluehallintovirastolla, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksella, työ- ja elinkeinotoimistolla, kunnan viranomaisella sekä Kansaneläkelaitoksella on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kotoutumisen edistämisestä annetun lain 2, 5 ja 6 luvun mukaisten tehtävien suorittamiseksi välttämättömät tiedot toisiltaan, Maahanmuuttovirastolta, vastaanotto- ja järjestelykeskukselta, kotoutumista tukevien toimenpiteiden ja palvelujen tuottajalta sekä ilman huoltajaa olevalle lapselle määrätyltä edustajalta. Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin Helsingin asukasrekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestörekisteristä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla sekä seuraavista tietolähteistä: Maahanmuuttoviraston rekisteri Asiakas- ja potilastietotietojärjestelmät (ATJ, EFFICA, PEGASOS) Vastaanottokeskukset Uudenmaan työvoima- ja elinkeinokeskus Helsingin kaupunki/sosiaali- ja terveysvirasto/osastot Muut kunnat Tiedot voidaan luovuttaa siten kuin rekisterinpitäjän kanssa sovitaan, myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla, kun on selvitetty tietojen suojaaminen henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla. Tietojärjestelmässä on käytettävissä teknisen käyttöyhteyden avulla verohallinnon luovuttamat verotustiedot Helsingissä kirjoilla olevista henkilöistä. Verohallinto luovuttaa verotuslain 80 a :n 1 momentin nojalla kunkin verovuoden verotustiedot kaupunginhallitukselle, jolta ne saadaan kerran vuodessa asiakastietojärjestelmän yhteyteen. Työmarkkinatukitiedot saadaan Kelasta kuukausittain teknisen käyttöyhteyden avulla toimeentulotukiasiakkaiden asiakastietojen yhteyteen.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (7) 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille ja tahoille suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajan suostumuksella. Viranomaisille tai tahoille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava säädösperuste, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä asiakasrekisteriin. Työ- ja elinkeinoministeriöllä, aluehallintovirastolla, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksella, työ- ja elinkeinotoimistolla, kunnan viranomaisella sekä Kansaneläkelaitoksella on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kotoutumisen edistämisestä annetun lain 2, 5 ja 6 luvun mukaisten tehtävien suorittamiseksi välttämättömät tiedot toisiltaan, Maahanmuuttovirastolta, vastaanotto- ja järjestelykeskukselta, kotoutumista tukevien toimenpiteiden ja palvelujen tuottajalta sekä ilman huoltajaa olevalle lapselle määrätyltä edustajalta. Tiedot voidaan luovuttaa myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla. Ennen tietojen luovuttamista teknisen käyttöyhteyden avulla on tietoja pyytävän esitettävä selvitys tietojen suojaamisesta henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla. Pankille toimitetaan tiedot pankkien kautta asiakkaille tai asiakkaiden puolesta maksettavista rahasuorituksista. Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen yleisökassaan toimitetaan tiedot yleisökassan kautta maksettavista rahasuorituksista. Asiakaslaskutustiedot toimitetaan Helsingin kaupungin taloushallinnon laskutusjärjestelmään. Asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään viraston sisäiseen tilastointijärjestelmään, jota käytetään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamisen apuna. Lisäksi tietoja luovutetaan sosiaali- ja terveysviraston myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisterin ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

6 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 6 (7) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.

7 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 7 (7) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta