HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi 2. pitäjä Lapsiperheiden kotipalvelu ja lapsiperheiden perhetyö Sosiaali- ja terveysvirasto Toinen linja 4 PL HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Perhepalvelujen johtaja Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Lapsiperheiden kotipalvelun ja lapsiperheiden perhetyön rekisterin käyttötarkoitus on asiakkaan kotipalvelun ja/tai perhetyön järjestäminen ja toteuttaminen, hänen palveluntarvetta koskevien tietojen käsittely ja suoritetietojen kerääminen sekä kotipalvelun laskututukseen tarvittavien tietojen käsittely Lapsiperheiden kotipalvelun ja lapsiperheiden perhetyön rekisteriin kirjataan tietoja helsinkiläisten lapsiperheiden kotipalvelusta ja perhetyöstä. Pegasos potilastietojärjestelmä toimii apuvälineenä lapsiperheiden kotipalvelun ja lapsiperheiden perhetyön asiakastyössä. pidon peruste: Asiakassuhde Henkilötietolaki 523/ tietosisältö Rekisteri koostuu Pegasos-potilastietojärjestelmään lapsiperheiden kotipalvelun ja perhetyön asiakkaista tehdyistä merkinnöistä. Rekisteriin kootaan asiakkaan perustietoja, palvelun järjestämiseen liittyviä hallinnollisia tietoja, terveyttä ja sairautta koskevia tietoja, lapsiperheiden kotipalvelun ja/tai perhetyön palvelusuunnitelmia ja tietoja asiakkaan tarvitsemista palveluista, lapsiperheiden kotipalvelun päätöksistä sekä asiakaslaskutustietoja. Asiakkaan perustietoja ovat henkilö-, yhteys- ja omaistiedot sekä asiakkaan perhe-, asumis-, olosuhde- ja yhteyshenkilötiedot. Palvelun järjestämiseen liittyviä tietoja ovat mm. käynti- ja palvelujaksotiedot sekä merkintöjen tekijöiden nimi- ja tehtävätiedot. Terveyttä ja hyvinvointia koskevia tietoja ovat perheen saamaan palveluun liittyvät tiedot, käyntejä ja palvelujaksoja, palvelun suunnittelun, kulun, seurannan ja arvioinnintiedot, toimintakykytiedot ja konsultaatiopyynnöt ja -vastaukset. Lapsiperheiden kotipalvelun ja lapsiperheiden perhetyön tietoja ovat palveluntarpeen arvioinnit, palvelusuunnitelmat, tiedot asiakkaiden vastuutyöntekijöistä, kotipalvelun ja/tai perhetyön asiakkuuksista ja niiden keskeytyksistä sekä kotipalvelun asiakkaiden tuloselvitykset maksupäätöstä varten ja kotipalvelun päätöstiedot. Pegasos potilastietojärjestelmän käyttäjiksi on siirrytty alkaen. Aikaisemmat asiakastiedot on tallennettu ATJ asiakastietojärjestelmään. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Lapsiperheiden kotipalvelun ja perhetyön rekisterin tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaalta tai hänen edustajaltaan saadun tiedon perusteella sekä palveluyksiköissä syntyneiden tietojen perusteella. Helsinkiläisten asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot poimitaan väestörekisteristä ja muut tarvittavat perustiedot tallennetaan tietojärjestelmiin palvelusuhteen alkaessa. Tietojärjestelmiin päivitetään kerran viikossa muuttuneet väestörekisteritiedot. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sosiaali- ja terveysviraston tietosuojaohjeita. Rekisteristä siirretään kerran kuukaudessa asiakkaan henkilötiedot, käynti- ja lapsiperheiden kotipalveluun ja perhetyöhön liityvät asiakkuustiedot viraston ylläpitämään tilastokantaan "Hoitotietojen tietovarasto" (HoitoDW). Tietojärjestelmistä kerätyt henkilötunnukset säilytetään muusta tietosisällöstä erillisenä tauluna, johon viitataan avaimella. Tilastotietokannan tietoja käytetään ilman tunnistetietoja toiminnan johtamisessa ja tilastoinnissa

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimitayksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta