KOULUKURAATTORIPALVELUJEN REKISTERI

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja Rekisterinpitäjä Nurmijärven sosiaali- ja terveyslautakunta Keskustie 2 A, Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vastaava henkilö: Suvi Salin, perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Yhteyshenkilö: Riina Kontro, oppilas- ja opiskelijahuollon johtaja 3. Rekisterin nimi KOULUKURAATTORIPALVELUJEN REKISTERI 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on oppilas- ja opiskelijahuollon palvelut yksikön koulukuraattoripalvelujen asiakasasiakirjojen ylläpitäminen asiakassuhteen hoitoa varten. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Keskeinen lainsäädäntö: - Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) - Perusopetuslaki (628/1998, lisäys 31a, 477/2003). - Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) - Lastensuojelulaki ja asetus (LsL 417/2007) - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) - Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) - Henkilötietolaki (523/1999) - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Hallintolaki (434/2003)

2 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot Nurmijärven kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään (Effica) tallennetut tiedot: - Asiakkaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, perhetiedot - Asiakkuuden alkamisen syy ja aloitteentekijä - Asiakaskertomus: koulukuraattorin asiakasta koskevat muistiinpanot, koulukuraattorin asiakkaasta tekemät muistiot, lausunnot, lähetteet, ilmoitukset - Toimintayksikkötiedot ja työntekijän nimi - Järjestelmän käytön lokitiedot Manuaalisesti tallennetut tiedot - Asiakasta koskevat asiakirjat - Asiakaskäynnillä tehdyt dokumentit, joita ei siirretä sähköiseen asiakastietojärjestelmään 6. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan väestörekisteristä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Asiakaskertomuksen tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän kirjaamina. Tiedot saadaan: 1. Asiakkaalta, huoltajalta tai muulta yksityiseltä henkilöltä 2. Koulun opetus- ja oppilashuoltohenkilöstöltä opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot (Perusopetuslaki 40 ). 3. Toiselta toimintayksiköltä esim. perhetyöstä, perheneuvolasta, lastensuojelusta asiakkaan/huoltajan suostumuksella. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

3 Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa: - asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu ja yksilöity sekä mielellään kirjallinen. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen; - ilman asiakkaan suostumustakin sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla; - rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 28 ja asiakaslaki 18 5 mom.). Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus - Alaikäinen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (Sosiaalihuollon asiakaslaki 11 1 mom.). Tietojen luovuttaminen kunnan sosiaalitoimen sisällä - Koulukuraattorin luettavissa ovat mahdolliset aiemmat koulukuraattoripalvelujen asiakkuudet ja asiakasdokumentit. - Muut sosiaalitoimen työntekijät eivät pääse koulukuraattoripalvelujen rekisteriin. - Kunnan Sosiaali-Effican käyttäjät näkevät sosiaalihuoltolain (1301/2014) mukaisen palvelutarpeen arvioinnin, asiakassuunnitelman sekä sosiaalihuollon asiakkuuden alkamisajankohdan. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään.

4 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Sähköisesti tallennettu aineisto Effica-YPH asiakastietojärjestelmän rekisteri sijaitsee palveluntarjoajan palvelinlaitteistolla. Rekisteriä käytetään ainoastaan kunnan runkoverkossa olevilta työasemilta. Runkoverkon tietosuoja on hoidettu kuntatasolla. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta päättää esimies. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttöoikeuden saaminen Effica-YPH -asiakastietojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjoittautumiset ja järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Huoltajalla on oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot (Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 361/1983, 4 ). Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella sille toimialalle, missä pyynnön tekijä on asiakkaana. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava koulukuraattori toimipaikassa, jossa henkilö on asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimistossa tai tiedot annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran

5 kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi : Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää tietosuojavaltuutetun toimistosta tai kotisivuilta saatavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä sille toimialalle, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.