HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (7)

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (7) Laatimispäivä/Päivityspäivä Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. Rekisterin tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. Rekisterin suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä Kansainvälistä suojelua hakevien vastaanoton asiakasrekisteri Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 PL HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Metsälän vastaanottokeskuksen johtaja Metsälän vastaanottokeskuksen osalta Helsingin vastaanottokeskuksen johtaja Helsingin vastaanottokeskuksen osalta Tehtävänimike Sosiaali- ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (7) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Vastaanotolla tarkoitetaan vastaanottokeskusten sekä niiden järjestämien vastaanottopalvelujen kokonaisuutta, jonka tarkoituksena on kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan toimeentulon ja huolenpidon turvaaminen. Vastaanottopalvelut järjestää se vastaanottokeskus, jonka asiakkaaksi kansainvälistä suojelua hakeva tai tilapäistä suojelua saava on rekisteröity. Vastaanoton asiakasrekisteriin kuuluvat valtakunnallinen osarekisteri ja vastaanotto- ja järjestelykeskusten osarekisterit. Valtakunnallista osarekisteriä pidetään kansainvälistä suojelua hakevien ja tilapäistä suojelua saavien vastaanoton sekä ihmiskaupan uhrien auttamisen ohjausta, suunnittelua ja seurantaa varten. Tämän osarekisterin ylläpidosta vastaa Maahanmuuttovirasto. Vastaanotto- ja järjestelykeskusten osarekistereitä pidetään kansainvälistä suojelua hakevien ja tilapäistä suojelua saavien vastaanottopalveluiden järjestämistä sekä ihmiskaupan uhreille tarkoitettujen palvelujen ja tukitoimien järjestämistä varten. Tämän osarekisterin ylläpidosta vastaa näitä palveluja tarjoava vastaanottokeskus. Asiakasrekisteriin talletetaan asiakkaan asian, palvelujen ja tuen käsittelyn suunnittelun, järjestämisen, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset sekä riittävät tiedot. Asiakasrekisteriä voidaan käyttää myös tieteellistä tutkimusta, tilastotarkoitusta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten siten kun laissa säädetään. Rekisterin pitämisen perusteena on asiakassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö, mm. seuraavat lait ja niiden nojalla annetut asetukset: 6. Rekisterin tietosisältö Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan tunnistamisesta ja auttamisesta (746/2011) Laki säilöön otettujen ulkomaalaisten kohtelusta ja säilöönottoyksiköstä (116/2002) Ulkomaalaislaki (301/2004) Hallintolaki (434/2003) Hallintolainkäyttölaki (586/1996) Laki toimeentulotuesta (1412/1997) Lastensuojelulaki (417/2007) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (7341/1992) Henkilötietolaki (523/1999) Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009) Laki ulkomaalaisrekisteristä (1270/1997) Asiakasrekisteriin talletetaan asiakkaan asian, palvelujen ja tuen käsittelyn, suunnittelun, järjestämisen, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset sekä riittävät tiedot. Rekisteri sisältää sosiaalihuollon ja terveydenhuollon rekisterit osarekistereinä: 1. Sosiaalihuollon ammattihenkilön antamien sosiaalipalvelujen ja niihin sisältyvien tukipalvelujen arvioimiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan tarvittavat tiedot 2.Terveydenhuollon ammattihenkilön tekemät terveydentilaa, sairauden arvioimista, hoidon suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan tarvittavat tiedot. Rekisteri koostuu myös ATJ- ja Effica-tietojärjestelmiin, potilastietojärjestelmään sekä asiakas- ja potilaspapereihin tehdyistä merkinnöistä.

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (7) 7. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään rekisteröidyn ja/ tai hänen laillisen edustajan ilmoittamien tietojen sekä vastaanotto- ja järjestelykeskuksissa syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan suostumuksen tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietojen hankinnasta tulee tehdä merkintä asiakasrekisteriin. Kansainvälistä suojelua hakevien vastaanoton asiakasrekisterin pitäjien välillä ja yhteisen rekisterin sisällä tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan suostumusta asiakkaan siirtyessä vastaanottokeskuksesta toiseen. Rekisterinpitäjillä on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada Maahanmuuttovirastolta, poliisilta, rajatarkastusviranomaiselta sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta vastaanoton asiakasrekisteriä varten sille laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi välttämättömät tiedot. Sisäasiainministeriöllä, Maahanmuuttovirastolla, vastaanotto- ja järjestelykeskuksella ja kunnan viranomaisella on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä vastaanottolain 3 ja 4 luvun mukaisten tehtävien suorittamiseksi välttämättömät tiedot toisiltaan, 3 ja 4 luvun mukaisia palveluja tuottavalta yksityiseltä palvelujen tuottajalta ja ilman huoltajaa olevalle lapselle määrätyltä edustajalta. Tiedot voidaan luovuttaa siten kuin rekisterinpitäjän kanssa sovitaan, myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla, kun on selvitetty tietojen suojaaminen henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (7) 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille ja tahoille suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajan suostumukselle. Viranomaisille tai tahoille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava säädösperuste, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä asiakasrekisteriin. Tietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta, tilastotarkoitusta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai luovuttamiseen oikeuttavan nimenomaisen lainsäännöksen perusteella. Kansainvälistä suojelua hakevien vastaanoton asiakasrekisterin pitäjien välillä ja yhteisen rekisterin sisällä tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan suostumusta asiakkaan siirtyessä vastaanottokeskuksesta toiseen. Sen lisäksi, mitä muualla laissa säädetään, vastaanoton asiakasrekisteristä saa salassapitosäännösten estämättä luovuttaa Maahanmuuttovirastolle, poliisille, rajatarkastusviranomaiselle sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle tietoja, jotka ovat niille välttämättömiä kansainvälistä suojelua hakevien, tilapäistä suojelua saavien ja ihmiskaupanuhrien auttamiseen liittyvien tehtävien hoitamisessa. Sisäasiainministeriöllä, Maahanmuuttovirastolla, vastaanotto- ja järjestelykeskuksella ja kunnan viranomaisella on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä vastaanottolain 3 ja 4 luvun mukaisten tehtävien suorittamiseksi välttämättömät tiedot toisiltaan, 3 ja 4 luvun mukaisia palveluja tuottavalta yksityiseltä palvelujen tuottajalta ja ilman huoltajaa olevalle lapselle määrätyltä edustajalta. Vastaanottolain 3 ja 4 luvun mukaisia palveluja tuottavalla yksityisellä palvelujen tuottajalla, jonka asiakas turvapaikanhakija, tilapäistä suojelua saava tai ihmiskaupan uhri on, on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä Maahanmuuttovirastolta ja vastaanotto- ja järjestelykeskukselta palvelujen tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot. Ilman huoltajaa olevalle lapselle määrätyllä edustajalla on oikeus saada maksutta ja salassapitosäännösten estämättä vastaanottolain 41 :ssä tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi välttämättömät tiedot Maahanmuuttovirastolta, vastaanotto- ja järjestelykeskukselta, kunnan viranomaiselta sekä vastaanottolain 3 ja 4 luvun mukaisia palveluja tuottavalta yksityiseltä palvelujen tuottajalta. Tiedot voidaan luovuttaa myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla. Ennen tietojen luovuttamista teknisen käyttöyhteyden avulla on tietoja pyytävän esitettävä selvitys tietojen suojaamisesta henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla. Pankille toimitetaan tiedot pankkien kautta asiakkaille tai asiakkaiden puolesta maksettavista rahasuorituksista. Helsingin kaupungin taloushallintopalvelujen yleisökassaan toimitetaan tiedot yleisökassan kautta maksettavista rahasuorituksista. Asiakaslaskutustiedot toimitetaan Helsingin kaupungin taloushallinnon laskutusjärjestelmään. Asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään viraston sisäiseen tilastointijärjestelmään, jota käytetään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamisen apuna. Lisäksi tietoja luovutetaan sosiaali- ja terveysviraston myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan. Muutoin henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen laissa oikeutetuille viranomaisille noudattaen voimassaolevia tietosuojaohjeita.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (7) 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisterin ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

6 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 6 (7) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.

7 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 7 (7) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta