PERHENEUVOLAN ASIAKASREKISTERI

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, Sosiaali- ja terveystoimiala, Perhe-ja sosiaalipalvelut, Perheneuvola Nurmijärven sosiaali- ja terveyslautakunta Keskustie 2 A, Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vastaava henkilö: Suvi Salin, va. perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Yhteyshenkilö: Pirjo Turtia, perheneuvolan johtaja PERHENEUVOLAN ASIAKASREKISTERI 3. Rekisterin nimi 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Effica yksilö- ja perhehuolto, Perheneuvonta asiakastietojärjestelmä (Effica YPH) Rekisterin käyttötarkoituksena on asiakasasiakirjojen ylläpitäminen perheneuvolan asiakassuhteiden hoitamista varten. Lisäksi rekisteriä käytetään perheneuvolapalveluiden järjestämisen suunnitteluun ja kehittämiseen sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Keskeinen lainsäädäntö: - Sosiaalihuoltolaki 1301/ Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoita 254/ Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (asiakaslaki) 812/ Laki potilaan semasta ja oikeuksista 785/ Henkilötietolaki 523/ Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/ Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä

2 käsitelystä 159/ Hallintolaki 434/ Arkistolaki 831/ Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot Nurmijärven kunnan asukkaiden väestörekisteritiedot Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään (Effica YPH) tallennetut tiedot: - Asiakkaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, perhetiedot - Asiakkuuden alkamisen syy ja ajankohta sekä aloitteentekijä - Asiakaskertomus, yhteenvedot,lausunnot, lähetteet - Toimintayksikkötiedot ja työntekijän/työntekijöiden nimi - Järjestelmän käytön lokitiedot Manuaalisesti tallennetut tiedot - Asiakasta koskevat saapuneet sekä tulostetut asiakirjat (mahdollisesti myös skannattuna Effica YPH:oon) - Asiakastyössä tuotetut dokumentit, joita ei siirretä sähköiseen asiakastietojärjestelmään 6. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan väestörekisteristä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Asiakasta koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakasperheen tuottamina ja asiakastyöntekijän kirjaamina. Tiedot saadaan: 1. Asiakkaalta, huoltajalta tai muulta yksityiseltä henkilöltä (asiakasperheen suostumuksella asiaan liittyvältä henkilöltä) 2. Ostopalveluna tuotetulta palveluntarjoajalta 3. Toiselta toimintayksiköltä esim. terveyskeskuksesta, sairaalasta, koulusta, varhaiskasvatuksesta tai muista perhe- ja sosiaalipalveluista 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä

3 ja henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus. Tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain asiakkaiden luvalla ja yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen tietosuojaohjeita. Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa: - asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu ja yksilöity sekä mielellään kirjallinen. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen; - ilman asiakkaan suostumustakin sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla; - rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 28 ja asiakaslaki 18 5 mom.). Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus: - Alaikäinen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (Sosiaalihuollon asiakaslaki 11 1 mom.). Tietojen luovuttaminen kunnan sosiaali- ja terveystoimen sisällä: - Perheneuvolan työntekijän luettavissa ovat mahdolliset aiemmat Nurmijärven perheneuvolan asiakkuudet ja asiakasdokumentit. - Perheneuvolan asiakasrekisteriin pääsevät ainoastaan perheneuvolan työntekijät. - Kunnan SosiaaliEffican käyttäjät näkevät perheneuvolassa tehdyn sosiaalihuoltolain (1301/2014) mukaisen palvelutarpeenarvioinnin asiakkaan tiedoissa ainoastaan otsikkotasolla, ei sisältötekstiä. Nähtävissä on Lapsiperheiden

4 palvelutarpeen arvioinnin alkamis- ja päättymisajankohdat sekä sosiaalihuollon asiakkuuden alkaminen. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Sähköisesti tallennettu aineisto Effica YPH -asiakastietojärjestelmän rekisteri sijaitsee palveluntarjoajan palvelinlaitteistolla. Rekisteriä käytetään ainoastaan kunnan runkoverkossa olevilta työasemilta. Runkoverkon tietosuoja on hoidettu kuntatasolla. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta päättää perheneuvolan johtaja. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttöoikeuden saaminen Effica YPH - asiakastietojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjoittautumiset ja järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Sosiaali- ja terveystoimen toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa sekä arkistoidaan arkistolain ja asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Huoltajalla on oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot (Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 361/1983, 4 ). Alaikäisen oikeudesta kieltää itseään koskevien tietojen luovuttaminen mainitaan kohdassa 7. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle

5 tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella sille toimialalle, missä pyynnön tekijä on asiakkaana. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava työntekijä toimipaikassa, jossa henkilö on asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimistossa tai tiedot annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi : Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää tietosuojavaltuutetun toimistosta tai kotisivuilta saatavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä sille toimialalle, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.