AUDITOINTIEN TOTEUTUMA JA YHTEENVETO 2012 Vastaanottaja Elintarviketurvallisuusvirasto Evira, Kirjaamo Mustialankatu 3 00790 Helsinki Auditoiva aluehallintovirasto Osoite Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto, Vaasan päätoimipaikka sekä Tampereen toimipaikka (josta hoidetaan myös Jyväskylän toimipaikan aluetta) PL 200, 65101 Vaasa sekä PL 242, 33101 Tampere Kyseisen vuoden (pää)auditoijat Ympäristöterveydenhuollon ylitarkastaja Merja Virtanen, läänineläinlääkäri Leena Jakala, läänineläinlääkäri Eeva Japisson, ympäristöterveydenhuollon ylitarkastaja Merja Rinta-Koski Kunnallisen elintarvikevalvonnan auditointi perustuu elintarvikelaissa aluehallintoviranomaisille asetettuun kunnallisen elintarvikevalvonnan ohjaus- ja arviointivelvoitteeseen ja sitä toteutetaan Eviran kanssa tehtyjen tulossopimusten mukaisesti. Auditoinnin tarkoitus on varmistaa, että kunnallinen elintarvikevalvonta täyttää viralliselle valvonnalle asetetut vaatimukset sekä ohjata kuntia. 1 Auditointien sisältö kyseisenä vuonna Kunnallisen elintarvikevalvonnan vaatimuksenmukaisuutta auditoitiin vuonna 2012 neljässä valvontayksikössä (YTA-lain vaatimukset täyttävissä yhteistoiminta-alueissa) Länsi- ja Sisä- Suomen aluehallintoviraston alueella. Valvontayksiköiden elintarvikevalvonnan auditoinnit sisälsivät yleisauditointien (4 kpl) lisäksi 11 kohdevalvonnan auditointikäyntiä, jotka suuntautuivat seuraavasti: kolme maitoalan laitosta, kaksi lihavalmistelaitosta, kala-alan laitos, kolme keskuskeittiötä, leipomo sekä vähittäismyymälä-eineskeittiö. Auditoitavat valvontayksiköt olivat Jyväskylän ympäristöterveydenhuollon yhteistoiminta-alue (yleisauditointi + 2 kohdevalvonnan auditointikäyntiä), Kangasalan ympäristöterveydenhuolto (1 + 2 kpl), Seinäjoen alueen ympäristöterveydenhuolto (1 + 5 kpl) ja Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä (1 + 2 kpl). Yleisauditoinnit sisälsivät Eviran ohjeen 10018/2 mukaiset aihekokonaisuudet. Kohdevalvonnan auditointikäynneillä valvontayksikköjä oli kaikkien auditointien osalta pyydetty huomioimaan mahdollisuuksien mukaan ja soveltuvin osin Eviran ohjeen 10020/2 liitteiden 1-4 mukaiset vuoden 2012 painopistealueet, jotka olivat valvontakirjanpito, viranomaisvalvonnan näytteenotto ja tutkimukset, toimijan omavalvonnan näytteitä ja tutkimuksia koskevan valvonnan arviointi, toimijan HACCP -järjestelmää koskevan valvonnan arviointi sekä pakkausmerkintöjen selvyyteen ja elintarvikkeen nimeen liittyvien vaatimusten valvonnan arviointi. Painopistealueet on huomioitu myös valvojien haastatteluissa. Lisäainevalvonta ja kontaktimateriaalivalvonta otettiin mukaan painopisteisiin ja ohjeisiin kesällä 2012 ja ne on huomioitu yhdessä syksyllä tehdyssä yleisauditoinnissa ja kohdevalvonnan auditoinneissa. Tämän lisäksi joissakin keväällä tehdyissä kohdevalvonnan auditoinneissa (mm. leipomo) tuli myös esiin ko. asioita ja ne on raportteihin kirjattu. Kirjataan auditoinnissa arvioidut aihekokonaisuudet ja mainitaan erikseen auditoinnin painopisteet kyseisen vuoden osalta. Kirjataan kuinka monessa elintarvikehuoneistossa auditoinnin yhteydessä on käyty seuraamassa tarkastuksen tekemistä. Sivu 1 / 9
2 Auditointien toteutuma kyseisenä vuonna 2.1 Auditointikäyntien määrä a) toteutunut lukumäärä 4 b) suunniteltu lukumäärä 5 2.2 Auditoinneilla seurattujen tarkastusten määrä a) toteutunut lukumäärä 11 b) suunniteltu lukumäärä 13-17 2.3 Muiden aluehallintoviranomaisten tekemille elintarvikevalvonnan auditointikäynneille osallistumisen määrä a) toteutunut lukumäärä 0 b) suunniteltu lukumäärä 0 2.4 Auditointien sisällön kattavuus verrattuna suunnitelmaan Jokaiseen auditointiin sisältyivät suunnitellut asiakokonaisuudet: valvonta-asiakirjojen läpikäynti ja tarkastelu, koko valvontahenkilöstön yhteinen haastattelu (ns. yleisauditointi) ja kohdevalvonnan auditointikäynnit (2-5 kpl/ auditoitava valvontayksikkö) sisältäen kohdetta valvovien haastattelut. Auditointiin ja asiakirjojen tarkasteluun sisältyi valvontayksiköiden elintarvikevalvontasuunnitelmien arviointi sekä valvontasuunnitelmien toteutumisen arviointi. 3 Auditointien tulokset 3.1 Viranomaistoiminnassa havaitut hyvät käytännöt Auditoinneissa havaittiin seuraavia hyviä käytäntöjä (kirjattu kaikkiaan 18 kpl jakautuen seuraavasti eri auditoinnin osa-alueille): Valvontakohdetietojen osalta: KUTI 2 on valvontayksikössä ollut käytössä jo jonkin aikaa ja laatukäsikirjassa on menettelytapaohje käytetyn tietojärjestelmän kirjauksista, mikä helpottaa ja yhtenäistää valvojien työtä. Elintarvikehuoneistojen omavalvonnan osalta: Itse laadittu käytännöllinen ja selkeä omavalvontaohje, joka helpottaa omavalvontavaatimusten yhtenäistämistä. Tarkastussuunnitelman ja riskitekijöiden arvioinnin osalta: Valvontayksiköllä on käytössä elintarvikkeiden alkutuotannon osalta riskinarviointilomakkeet ja alkutuotannon kohteiden riskinarviointeja on tehty. Erityistilanteiden osalta: Laajemmassa erityistilanteessa tehdään kohdekortti käytössä olevaan valvontatietojärjestelmään. Erityistilanteessa valvonta voi käyttää tiedotuksessa apunaan erityistä tiedottajaa. Ruokamyrkytysepidemiaepäilytilanteen selvitysohjeessa oleva liite, jossa on annettu tutkimussuositukset ruoka-aineryhmittäin. Sivu 2 / 9
Viestinnän ja tiedotuksen osalta: Toimivat nettisivut, joilta on linkkejä toimielimen pöytäkirjoihin ja joilta löytyy mm. sähköisesti lähetettävät ilmoituslomakkeet sekä elintarvikehuoneiston suunnitteluohje. Valvontayksikön alueella kaikkiin kiinteistöihin jaettavan lehden aktiivinen hyödyntäminen elintarvikevalvonnasta ja valvonnan tuloksista tiedottamiseen. Henkilöstön osaamisen varmistamisen osalta: Koulutuksista saadun materiaalin ja annin aktiivinen tuonti muidenkin käyttöön (materiaalien jako ja keskeisten asioiden läpikäyminen yhteisissä palavereissa). Valvonnan työvälineiden osalta: Laajalla alueella toimivalla yhteistoiminta-alueella samantyyppisiä kohteita valvovien säännöllinen kokoontuminen ja valvonnan yhtenäistäminen; on sovittu yhteiset tulkinnat ja menettelytavat mm. leipomoiden valvonnan osalta. 3.2 Viranomaistoiminnassa havaitut kehittämiskohteet ja kehitysehdotukset Kehittämisehdotuksia annettiin kaikkiaan 158 kpl. Tähän on kirjattu niiden kohdentuminen Eviran ohjeen 10018/2 liitteen 1 arvioitavien osa-alueiden jaottelun mukaisesti sekä kehittämiskohteet. Annettuja kehittämisehdotuksia ei ole kirjattu tähän kokonaisuudessaan. Ehdotukset ovat raporteissa kirjattuna varsin pitkiä konkreettisia toimenpide-ehdotuksia sisältäen ja ne ovat kokonaisuudessaan näkyvissä tarkemmin raporteissa. Valvonnan suunnitelmallisuus (kunnan valvontasuunnitelma) Kehitysehdotuksia valvonnan suunnitelmallisuuden osalta annettiin auditointiraporteissa kaikkiaan 11 kpl. Lisäksi auditointien yhteydessä tehdyissä, erillisesti laadituissa valvontasuunnitelman arviointiraporteissa on annettu kehittämisehdotuksia tarkemmin valvontasuunnitelman eri osa-alueista (niitä ei ole tässä huomioitu ellei ole myös auditointiraporttiin kirjattu). Kehittämiskohteita ovat olleet mm. seuraavat asiat: - Valvonnan perusteiden, laadullisten tavoitteiden ja menettelytapojen laajempi kuvaaminen valvontasuunnitelmassa ja suunnitelman täydentäminen joillakin asiakokonaisuuksilla. - Valvonnan riskiperusteisuus ja riskinarvioinnin mukainen tarve suunnitelman lähtökohtana. - Merkittävän muun elintarvikevalvontatyön kuin suunnitelmallisen valvonnan tarkempi huomioiminen ja esiin tuominen/kuvaaminen valvontasuunnitelmassa (mm. laatujärjestelmätyö, valvontaohjelman mukaiset hankkeet) sekä siihen tarvittavan resurssin arvioiminen ja varaaminen. - Voimavaralaskelma valvontayksikön riskinarvioinnin mukaisesta valvonnan tarpeesta (huomioiden myös muu elintarvikevalvontatyö) sekä käytettävissä olevista henkilövoimavaroista. Tuloksen saattaminen lautakunnan tietoon, jonka ratkaistava miten valvontavelvoitteet hoidetaan ja tilanne korjataan. - Valvontasuunnitelman vireilläolosta ilmoittaminen. - OIVA -tarkastusten huomioiminen seuraavan vuoden suunnitelmassa. Valvontakohdetiedot Kehitysehdotuksia kaikkiaan 8 kpl. Kehittämiskohteita: - KUTI 2 valmiuden varmistaminen ja kohdetietojen kirjaaminen asetetussa aikataulussa. - Tietoteknisen avun järjestäminen toimintavalmiuden ja käytettävyyden varmistamiseksi. - Elintarvikkeiden alkutuotannon valvonnan toimeenpanoa varten päivitetyt tilarekisterit. - Valvontatarpeen määrittelyä (riskinarviointi) varten riittävien tietojen sekä tarvittavien KUTI 1 tietojen kirjaaminen kohdetietojärjestelmään. Muiden dokumenttien ja Sivu 3 / 9
lomakkeiden tallentaminen kohdetietojärjestelmään. - Kontaktimateriaalitoimijoiden kartoittaminen. - Kohteen (laitoksen) toiminnan muuttumisesta ilmoitus Eviraan. Elintarvikehuoneistojen omavalvonta Kehitysehdotuksia kaikkiaan 12 kpl. Kehittämiskohteita (pääosin samansuuntaisia ehdotuksia): - Laitosvalvonnan osalta valvojan perehdytys HACCP- järjestelmään ja mikrobikriteeriasetuksen soveltamiseen, Eviran ohjeiden ja ABCD lomakkeiden käyttö valvonnan tukena sekä riittävän ajan varaaminen tarkastuksiin valmistautumiseen ja tarkastuksiin. - Asiaosaamisen (HACCP, mikrobikriteeriasetus) edellyttäminen toimijoilta/laitoksilta. - Tarkastuksella havaittujen puutteiden yksilöiminen ja kirjaaminen (ABCD lomakkeen täyttäminen). - Omavalvonnan päivitysten seuranta. - Omavalvonnan arviointikriteerit ja valvojien yhteiset linjaukset. Tarkastussuunnitelma ja riskitekijöiden arviointi Kehitysehdotuksia kaikkiaan 20 kpl. Kehittämiskohteita: - Valvontayksikön käytössä olevan riskinarviointimenetelmän ja perusteiden (mm. arvioitavat asiat) kuvaaminen valvontasuunnitelmaan. - Riskinarvioinnin yhdenmukaisen tekemisen varmistaminen ja ohjeistaminen yksikössä. - Riskinarvioinnin säännöllisyys ja sen teko koskien kaikkia valvontakohteita. - Riskinarviointimenetelmän antamien tulosten analysointi ja vertaaminen EVOn suositustiheyksiin. EVOn kanssa yhdensuuntaisten tulosten varmistaminen. - EVOsta poikkeavien tarkastustiheyksien perusteleminen (perustellut vähennykset maksimissaan - 50 %). - Tarkastussuunnitelman laatiminen riskiperusteisesti sekä riskiperusteisen tarkastussuunnitelman rinnalle käytettävissä olevilla voimavaroilla toteutettavissa oleva suunnitelma. - Tarkastajien kohdekohtaisen tarkastussuunnitelman olemassaolon kirjaaminen valvontasuunnitelmaan. Aikataulutettu valvojakohtainen suunnitelma perustuen hyväksyttyyn valvontasuunnitelmaan ja tarkastettavien kohteiden ilmeneminen suunnitelmassa. - Tarkastussuunnitelman kohteiden luokittelu. - Keskimääräisen tarkastusajan (kohdetyyppikohtainen) ilmeneminen tarkastussuunnitelmasta. - Riskinarviointi myös alkutuotantopaikkojen (maidontuotantotilat) osalta. Viranomaisvalvonnan näytteenotto- ja tutkimussuunnitelma Kehitysehdotuksia kaikkiaan 13 kpl. Kehittämiskohteita: - Viranomaisnäytteenoton perusteiden ja periaatteiden kuvaus valvontasuunnitelmaan. - Näytteenottosuunnitelman sisältö (kohteet, analyysit, näytemäärät) ja riskiperusteisuus. - Kuvaus toiminnasta huonojen näytetulosten johdosta laatukäsikirjaan. - Laatukäsikirjan näytteenottoa koskevien kuvausten päivitys tarvittaessa. - Viranomaisnäytteenoton tulosten jakelun varmistaminen. - Omavalvonnan valvomiseksi otettavien näytteiden ja projektinäytteiden selkeä erottaminen. - Viranomaisnäytteenoton kohdentaminen. Valvonnan toteuttaminen (tarkastusten sisältö ja toteuttaminen) Kehitysehdotuksia kaikkiaan 15 kpl. Kehittämiskohteita: - Menettelytapojen yhtenäistäminen ja ohjeistus liittyen tarkastusten tekemiseen ja niiden ennakkoilmoittamiseen. Tarkastukset pyrittävä tekemään pääosin ennalta ilmoittamatta. Sivu 4 / 9
- Tuotevalvonnan huomioiminen tarkastusohjeissa. - Laatukäsikirjan ohjeiden päivittäinen. - Jälkivalvonnan huomioiminen valvontasuunnitelmassa. - Jälkivalvonnan ohjeistaminen, erilaista epäkohdista annettavat määräajat, jälkivalvontatavat, jälkivalvonnan seuranta. - Eviran laatimien ohjeiden ja lomakkeiden käyttöönotto valvontayksikössä ja omien lomakkeiden yhdenmukaistaminen KUTI-lomakkeiden kanssa. - Tarkastussuunnitelman toteutumisen seuranta (valvonta-aukkojen paikkaaminen ja tarkastusten uudelleen suuntaaminen, mm. jos pitkiä sairaslomia). Valvontakirjanpito Kehitysehdotuksia kaikkiaan 23 kpl. Kehittämiskohteita: - Tarkastuksen ennalta ilmoittamisen kirjaaminen tarkastuskertomukseen. - Tarkastuskertomuksen sisältö, mm. edellisellä tarkastuksella havaittujen epäkohtien korjaantumisen kirjaaminen. - Toimenpidekehotusten kirjaaminen ja kirjaamisen selkeys (erottelu havainnoista) - Toimenpidekehotusten sitominen määräaikoihin. - Epäkohtien korjaantumisen seurantaa koskevat erilaiset menettelyt ja niiden ohjeistus/ kuvaus laatukäsikirjassa (jälkivalvonnasta myös edellisessä osa-alueessa). - Tarkastuskertomusten laadinta kaikista tarkastuksista. Hallinnollisten pakkokeinojen käyttö ja niiden delegointi Kehitysehdotuksia kaikkiaan 7 kpl. Kehittämiskohteita: - Hallinnollisten pakkokeinojen käytön tehostaminen ja käyttö silloin, kun on tarvetta (ei toistuvia kehotuksia). - Eviran ohjeiden ja malliasiakirjojen käyttöönotto yksikössä sekä malliesimerkkien laatiminen kynnyksen madaltamiseksi. - Ohjeistus yhteneväisistä menettelytavoista (milloin ryhdytään pakkokeinoihin). - Joidenkin asioiden delegointi. Valvonnasta perittävät maksut Kehitysehdotuksia kaikkiaan 5 kpl. Kehittämiskohteita: - Maksutaksan kattavuus (mistä maksuja kerätään) - Vuoden aikana riskinarvioinnin mukaan suunnitelmaan lisättävien tarkastusten maksullisuus (ei maksullisia). - Valvontayksikölle kertyneiden maksutulojen kohdentuminen. Suunnitelma erityistilanteisiin varautumisesta, terveysvaaratilanteet ja takaisinvedot Kehitysehdotuksia kaikkiaan 10 kpl. Kehittämiskohteita - Valvojien osaamisen varmistaminen huomioiden myös sijaisuudet (tietojen tilastollinen käsittely, Epi-info ohjelman käyttö ja ohjelman olemassaolo omalla koneella). - Toiminta- ja selvitysohjeiden päivittäminen. - Ohjeistus muiden terveysvaaratilanteiden varalle (muut kuin ruokamyrkytysepidemiaepäilytilanteet). - Sähköpostiryhmät ym. nopeaa tiedottamista varten. Viestintä ja tiedotus Kehitysehdotuksia kaikkiaan 8 kpl. Kehittämiskohteita: - Sisäisen ja ulkoisen viestinnän parempi kuvaus valvontasuunnitelmassa. - Viestinnän suunnittelu ja suunnitelman laadinta. - Nettisivujen sisältö ja niiden parempi hyödyntäminen (erilaiset lomakkeet, linkit valvontasuunnitelmaan ym.). - Valvonnan tuloksista tiedottaminen. Sivu 5 / 9
Voimavarat ja henkilöstön osaamisen varmistaminen Kehitysehdotuksia kaikkiaan 16 kpl. Lisäksi voimavaroihin liittyviä kehittämisehdotuksista on annettu myös kohdassa 1. Kehittämiskohteita: - Riskinarviointiin perustuva resurssitarvelaskelma huomioiden erinäiset muutkin aikaa merkittävästi vievät elintarvikevalvonnan tehtävät kuin suunnitelmalliset tarkastukset. - Riittävien resurssien turvaaminen valvonnassa (valvonnasta saadut tulot omaan käyttöön turvaamaan valvonta). - Valvontayksikön resurssitietojen päivitys VTO -järjestelmään. - Valvontahenkilöstön keskinäinen työnjako eri tehtävissä ja oheistöissä valvonnan tehostamiseksi sekä muut mahdolliset käyttöön otettavat keinot valvonnan tehostamiseksi. - Koulutuksiin pääsy ja ammattitaidon ylläpitämisen varmistaminen. - Henkilöstön osaamis- ja koulutustarvekartoitus sekä jatkokoulutuksen suunnittelu. Valvontasuunnitelman seuranta, toteutumisen arviointi ja raportointi Kehitysehdotuksia kaikkiaan 4 kpl. Kehittämiskohteita: - Suunnitelmavuoden aikana tehtävän valvontasuunnitelman toteutumisen seurannan tehostaminen ja loppuvuoden valvonnan uudelleen suuntaaminen tarvittaessa sekä osavuositietojen käyttö seuraavan vuoden suunnitelmaa laadittaessa. - Valvonnan toteutumisen analysoinnin kehittäminen (numeerinen ja sanallinen analysointi) ja johtopäätöksien teko toimielinten päätöksien pohjaksi. Valvonnan työvälineet Kehitysehdotuksia kaikkiaan 6 kpl. Kehittämiskohteita - Laatujärjestelmän täydentämien (mm. menettelytapa-, toiminta- ja työohjeet) ja laatujärjestelmän päivittäminen ja sen päivittämistarpeen säännöllinen arviointi. - Sisäinen auditointi valvonnan yhtenäistämiseksi ja laadunvarmistamiseksi. - Valvontaa tehostavien työvälineiden käyttöönotto. 3.3 Viranomaistoiminnassa havaitut poikkeamat ja niiden lukumäärä Tehdyissä neljässä auditoinnissa todettiin kaikkiaan 12 poikkeamaa kolmessa auditoidussa valvontayksikössä (poikkeamaraporteissa asioita osin yhdistelty). Todetut poikkeamat olivat seuraavat: Valvontakohdetietojen osalta: - Hakijalle ei ole kaikissa tapauksissa palautettu hyväksymispäätöksen liitteenä viranomaisen merkinnällä varustettuja hakemusasiakirjoja. Valtioneuvoston asetuksen elintarvikevalvonnasta 420/2011 7 :n mukaan toimijan on säilytettävä hakemusasiakirjat ja hyväksymispäätös. Elintarvikehuoneistojen omavalvonnan osalta: - HACCP-periaatteita ei ole sovellettu kattavasti kaikkien laitosten omavalvonnassa (elintarvikelaki 23/2006 19, 20, EU-asetus 852/2004 5 art.) Viranomaisen valvontavelvoitteesta on säädetty EU-asetuksessa 854/2004 4.artiklassa ja ETL:n 32 :ssä. - Tarkastelun kohteena olleen laitoksen omavalvonnassa ei ole sovellettu kattavasti HACCP-periaatteita (elintarvikelaki 23/2006 19, 20, EU-asetus 852/2004 5 art). - Laitoksen näytteenottosuunnitelmaan ei sisälly kaikkia lainsäädännön edellyttämiä tutkimuksia (EU:n mikrobikriteeriasetus 2073/2005) ja näytteitä oli ottamatta. Viranomaisen valvontavelvoitteesta on säädetty EU-asetuksessa 854/2004 4. art ja ETL 32 :ssä. Sivu 6 / 9
Tarkastussuunnitelman ja riskitekijöiden arvioinnin osalta: - Valvonta- ja tarkastussuunnitelma eivät perustu kohdekohtaisen riskinarvioinnin nojalla tehtyyn valvontatarpeen arviointiin. Kaikkien valvontakohteiden/kohderyhmien tarkastustiheys ei käy ilmi tarkastussuunnitelmasta eikä tarkastuksiin käytettävää aikaa ole arvioitu. Asiasta säädetään elintarvikelain 48 :ssä ja valtioneuvoston asetuksessa kunnan ympäristöterveydenhuollon valvontasuunnitelmasta 665/2006 5 6. Viranomaisvalvonnan näytteenotto- ja tutkimussuunnitelman osalta: - Valvontasuunnitelman mukaiset toimijan omavalvonnan toimivuuden varmistamiseksi otettavat viranomaisnäytteet on otettu ja tutkittu viranomaisen eikä laitoksen kustannuksella, kuten lainsäädännön mukaan tulisi tehdä (ETL 71 ). - Suunnitelmaa laitoksista otettavista viranomaisnäytteistä ei ole eikä näytteitä ole otettu. Suunnitelmasta säädetään elintarvikelain 48 :ssä ja valvontasuunnitelma-asetuksen (Vna 665/2006) 7 :ssä. Viranomaisen valvontavelvoitteesta säädetään elintarvikelain 32 :ssä ja EU.n valvonta-asetuksessa 854/2004 artiklassa 4. - Elintarvikealan toimijalle ei ole annettu aina näytteenottotodistusta (EL 50 ) Valvonnan toteuttamisen osalta: - Riskinarvioinnin (valvontasuunnitelman) mukaisia tarkastuksia on jäänyt tekemättä, joidenkin laitosten osalta tarkastusten määrä on jäänyt hyvin pieneksi. Tarkastuksia on tehty merkittävästi vähemmän kuin valtakunnallisen ohjeen mukaan tulisi tehdä ilman, että tätä on erityisesti perusteltu (ETL 32 ). - Valvontasuunnitelman mukaisista riskinarvioinnin mukaisista suunnitelluista tarkastuksista on jäänyt kahtena aikaisempana tarkasteluvuotena ja jäänee myös tänä vuonna tekemättä yli puolet ja on ilmeistä, että merkittävä osa tarvittavasta ja valvontasuunnitelmassa määritellystä elintarvikevalvontakohteiden säännöllisestä valvonnasta jää tekemättä. - Tarkastuskäyntejä ei ole tehty laitoksissa lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja valvontayksikön valvontasuunnitelman ja EVO:n mukaisesti (EU_asetus 854/2004 4. art). Voimavarojen ja henkilöstön osaamisen varmistamisen osalta: - Valvontasuunnitelmassa ei ole esitetty arviota tarvittavista ja käytettävissä olevista voimavaroista eikä selvitystä siitä kuinka voimavarat jaetaan valvontayksikössä ympäristöterveydenhuollon eri sektoreiden kesken. Tarkastussuunnitelman perusteella näyttäisi vahvasti siltä, kun vain kolmasosa valtakunnallisen elintarvikevalvontaohjelman mukaisista tarkastusmääristä (ammattikeittiöiden osalta vain viidesosa) pystytään olemassa olevilla voimavaroilla tekemään, että valvontayksikössä on merkittävä (useiden henkilötyövuosien) henkilöstövaje elintarvikevalvonnassa ja ettei valvontayksikössä ole riittävästi voimavaroja elintarviketurvallisuuden varmistamiseksi (ETL 35 ). 4 Jos auditointisuunnitelmaa ei ole noudatettu, kuinka asia aiotaan korjata Auditointisuunnitelman mukaisesta tavoitteesta jäätiin hieman. Tavoite oli asetettu osittain (Vaasan toimipaikan alueen auditointien osalta) Eviran auditointitavoitteen mukaan eli niin, että yhteistoiminta-alueiden elintarvikevalvonta saataisiin auditoitua asetetussa tavoitteessa eli kolmen vuoden välein. Toteutumaa voidaan pitää kuitenkin varsin hyvänä vaikka tavoitteesta jäätiin. Toteutumatta jääneen valvontayksikön suunniteltu auditointi siirtyy vuoteen 2013 (valvontayksikön toiveiden mukaisesti syksy 2013). Siirtynyt valvontayksikkö on auditoitu edellisen kerran vuonna 2009 ja yhteistoiminta-alue on pysynyt samanlaisena sen jälkeen. Aluehallintovirasto katsoi, että auditointia voidaan siirtää vuodella ja priorisoida ko. resurssi muihin tehtäviin (mm. eläinten terveyden ja hyvinvoinnin valvontaan sekä eläinsuojeluvalvontaan). Sivu 7 / 9
5 Yhteenveto Elintarvikevalvonta Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston alueella perustuu valvontayksiköiden hyväksyttyihin valvontasuunnitelmiin. Toteutettu valvonta on varsin hyvin säädösten ja ohjeiden mukaista, vaikka poikkeamiakin on auditoinneissa todettu varsin paljon (kaikkiaan 12 kpl) ja aikaisempia vuosia enemmän (myös ohjeistus on muuttunut). Valvontayksiköiden toimintatavoissa ja elintarvikevalvonnassa on edelleen kehitettävää ja auditointien ja valvontasuunnitelmien arviointien yhteydessä annettiin paljon kehitysehdotuksia (auditointiraporteissa kaikiaan 158 kpl, lisäksi valvontasuunnitelmien arviointia koskevissa erillisissä raporteissa annetut kehittämisehdotukset). Valvontayksiköiden valvontahenkilöstön on auditoinneissa todettu olevan pätevää sekä kokenutta ja asiantuntevaa. Henkilöstön jatkokoulutustarpeita olisi hyvä kartoittaa ja määritellä huomioiden etenkin tehtäviin erikoistuminen yhteistoiminta-alueilla. Erityisesti on tarpeen varmistaa viranhaltijoiden HACCP-järjestelmän tuntemus. Valvontayksikössä käytettävät valvontamenettelyt ovat pääosin tehokkaita ja lainsäädännön mukaisia ja omavalvonnan valvontaa on valvontayksikössä tehty pääosin järjestelmällisesti ja tehokkaasti. Valvonnan edelleen tehostamiseksi, kehittämiseksi ja yhtenäistämiseksi olisi hyvä laatia erilaisia menettelytapa-, toiminta- ja työohjeita osaksi laatujärjestelmää. Myös Eviran valvontaohjeiden ja lomakkeiden käyttöönottoa tulisi paikoin tehostaa. Käytettävissä olevat valvontayksiköiden resurssit vaikuttavat valvonnan tehokkuuteen ja kattavuuteen. Valvontasuunnitelmien riskinarvioinnin mukaisen tarpeen pohjalta laadittuja tarkastussuunnitelmia ei yleisesti pystytä toteuttamaan kovin hyvin ja resurssivajeen takia valvonnassa voi olla pahojakin aukkoja. Valvonnan toteutumisen seurantaa tulisi tehostaa sekä lautakunnille menevissä suunnitelmien toteutumaraporteissa valvontatietoja paremmin analysoida. Valvontayksiköiden välillä on vaihtelua valvontasuunnitelman laadinnan perusteissa eli laaditaanko suunnitelma käytettävissä olevien resurssien pohjalta vai riskinarvioinnin mukaisen tarpeen mukaan ja tämä vaikuttaa tietenkin myös suunnitelman toteutumiseen. Kuntien elintarvikevalvontaviranomaisille (lautakunnille) ei ole tuotu suunnitelman hyväksymisvaiheessa useinkaan riittävän selvästi esiin voimavaratilannetta koko elintarvikevalvonnan osalta eivätkä ne ole valvontasuunnitelmaa hyväksyessään ottaneet kantaa siihen miten tilanne korjataan ja valvontavelvoitteet hoidetaan. Luottamusmiehille on auditoinneissa pyritty tuomaan tamä vahvasti esiin sekä se, että lautakunta ottaa vastuun valvontasuunnitelmassa esitetystä tekemättä jäävästä valvonnasta valvontasuunnitelman hyväksyessään. Valvontayksiköiden valvontasuunnitelmissa tuodaan esiin lähinnä vain suunnitelmallinen valvonta (tarkastukset ja viranomaisnäytteenotto) ja niiden resurssit mutta muuta elintarvikevalvontatyötä ja siihen tarvittavaa resurssia ei huomioida juuri lainkaan tai vain vähän. Muuhun elintarvikevalvontatyöhön kuluu nykyisin merkittävä työaika (mm. KUTIn käyttöönotto, laatujärjestelmätyö, erilaiset valvonnan suunnitelmat, yhteistoiminta-alueiden toimintojen käynnistäminen ja valvontamenettelyjen yhdenmukaistaminen) mikä tulisi näkyä myös suunnitelmissa ja tuoda esiin lautakunnille. Yhdessä auditoidussa valvontayksikössä tarkastuksiin oli vuonna 2011 käytetty vain kuudesosa elintarvikevalvonnan kokonaistyöajasta, mutta muuta elintarvikevalvontatyötä ei oltu huomioitu suunnitelmassa juuri lainkaan. Myös jälkivalvonnan tarve tulisi paremmin huomioida valvontasuunnitelmissa ja tämä asia tulee entisestään korostumaan OIVA-tarkastusten alkaessa toimijoiden oikeusturvankin takia. Elintarvikevalvonnan kokonaistyöajan jakautumisen kehitys on muissakin valvontayksiköissä ollut samansuuntainen. Vaasan päätoimipaikan alueen valvontayksiköissä elintarvikevalvonnan kokonaistyöajasta käytettiin vain neljäsosa tarkastuksiin (muun työn osuuden kerroin oli 3,8) vuonna 2011, kun vielä kymmenen vuotta aikaisemmin tarkastusaika oli kaksi kolmasosaa elintarvikevavonnan kokonaistyöajasta (muun työn osuuden kerroin 1,5). Elintarvikevalvonnan Sivu 8 / 9
kokonaistyöaika on samana aikana pysynyt suunnilleen samansuuruisena ja tilanne kertoo siitä, että valvonnan vaatimusten lisääntymisen myötä muun valvontatyön tarpeen kasvettua ei ole saatu siihen tarvittavia lisäresursseja ja muuhun työhön kuluva aika on jouduttu ottamaan valvontayksiköiden perustyöstä eli tarkastuksista. Tähän tulisi valvontayksiköissä kiinnittää erityistä huomiota. Murrosvaiheen jälkeen vapautunee hieman resurssia takaisin tarkastuksiin ja kokonaistilannetta tulisi arvioida myös se huomioiden. Elintarvikevalvonnassa vaje on pääosin suunnitelmallisten tarkastusten toteuttamisessa. Tämä on toisaalta sitä valvontatyötä, jonka valvonnan maksullisuuden myötä tulisi kustantaa itse itsensä ja asia on auditoinneissa tuotu vahvasti esiin valvontayksiköille ja luottamusmiehille. Valvonnan maksullisuus on hyvin käytössä mutta valvonnasta saadut tulot eivät aina kohdennu valvontayksikön käyttöön valvonnan varmistamiseksi. Valtakunnallisen, yhdenmukaisen ja käytännöllisen riskinarviointitavan puuttuminen vaikeuttaa kunnallisten valvontayksiköiden toimintaa ja vie kunnilta vähäisiä voimavaroja. Käytössä olevat riskinarviointavat ovat työläitä, ne eivät sovellu kaikkien kohteiden riskianarviointiin eivätkä aina anna valtakunnalisen elintarvikevalvontaohjelman suositustiheyksien kanssa yhdensuuntaisia tuloksia eikä riskinarviointeja pystytä pitämään ajantasalla riittävällä tiheydellä. Tämä voi myös vaarantaa toimijoiden oikeusturvaa. Valvontayksiköissä on yleisesti varsin huonosti analysoitu valvontayksikössä käytössä olevan mallin antamia tuloksia ja niiden linjassa oloa EVOn suositusten kanssa. Myöskään perusteltavissa olevia mahdollisia vähennyksiä EVOn suosituksista ei ole yksiköiden valvontasuunnitelmissa useinkaan perusteltu. Viranomaisnäytteenoton osalta puutteita on ollut mm. näytteenottosuunnitelmissa ja näytteiden ottamisessa (laitokset). Projektinäytteenotossa on hyvin huomioitu mm. salaattien ja pilkottujen kasvisten mikrobiologinen laatu ja mahdollinen lisääntynyt elintarviketurvallisuusriski valmiiksi pilkottujen kasvisten lisääntyneen käytön myötä. Valvojien kokemusten mukaan näihin sekä näytteistä tehtäviin tutkimuksiin tulee myös jatkossa kiinnittää huomiota. Hallinnollisiin pakkokeinoihin ei ryhdytä kovinkaan usein vaan valvonnan tavoitteisiin päästään pääsääntöisesti ohjauksen ja kehotusten avulla. Auditiontien yhteydessä ei kuitenkaan ole pystytty paneutumaan valvontatoimenpiteiden riittävyyteen kovin syvällisesti ja sen vuoksi siitä ei ole mahdollista tehdä yleistyksiä. Auditoitavissa yksiköissä on yhteistoiminta-alueiden muodostumisen myötä tapahtunut mutoksia ja aikaisempien auditointien tuloksiin ei nyt saatuja tuloksia voida suoraan verrata. Auditoijien näkemysten mukaan auditointien ja ohjauksen myötä elintarvikevalvonta ja valvonnan suunnitelmallisuus ovat kehittyneet parempaan suuntaan. Valvontayksiköissä ja muodostuneissa isoissa yhteitoiminta-alueissa näkyy paljon halukkuutta oman toiminnan kehittämiseen ja toimintojen yhdenmukaistamiseen ja auditoinneilla on kirjattu myös hyviä käytäntöjä (kirjattu kaikkiaan 18 kpl). Kirjataan yhteenveto aluehallintoviranomaisen toimialueen elintarvikevalvonnasta. Onko alueen elintarvikevalvonta säädösten mukaista? Ovatko laaditut valvontasuunnitelmat riittäviä ja toimivatko valvontayksiköt Eviran ohjeiden ja omien suunnitelmiensa mukaisesti? Onko täytäntöönpano niin tehokasta, että sen avulla voidaan todeta noudattavatko toimijat lainsäädäntöä? Ovatko valvonnassa havaituista epäkohdista seuraavat valvontatoimenpiteet olleet oikein mitoitettuja ja riittäviä? Voidaanko todeta, että edelliseen elintarvikevalvonnan auditointiin verrattuna alueen tilanne vaikuttaa kehittyneen parempaan tai huonompaan suuntaan? 6 Päivämäärä 28.2.2013 Aluehallintoviranomaisen edustajan allekirjoitus Ympäristöterveydenhuollon ylitarkastaja Merja Rinta-Koski Sivu 9 / 9