Opiskelijapalaute ja tietosuoja Laatutyöpaja opiskelijoille Tytti Tenhula Linnanmaa, PR 101 27.11.2008 Palautteen keruun virallisia perusteita Yliopistolain (L 645/97) 4 :n mukaan yliopistojen tulee järjestää toimintansa siten, että tutkimuksessa, koulutuksessa ja opetuksessa saavutetaan korkea kansainvälinen taso eettisiä periaatteita ja hyvää tieteellistä käytäntöä noudattaen. Viidennessä pykälässä (5 ) sanotaan, että yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan sekä taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta. Yliopistojen on myös osallistuttava ulkopuoliseen toimintansa arviointiin ja julkistettava järjestämänsä arvioinnin tulokset. Sama sanamuoto myös uudessa yliopistolakiluonnoksessa. Bolognan prosessi on 40 Euroopan maan sitoumus kehittää kansallisia koulutusjärjestelmiä yhteisesti sovittujen päämäärien mukaisesti. Yksi Bolognan prosessin tavoitteista on laadunvarmistusjärjestelmien rakentaminen yliopistoihin. Eurooppalaisia laadunvarmistuksen periaatteita ja suosituksia koskeva asiakirja Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area : http://www.enqa.eu/files/bergenreport210205.pdf. Opetusministeriön asettaman Korkeakoulutuksen laadunvarmistus -työryhmän muistio: http://www.minedu.fi/export/sites/default/opm/julkaisut/2004/liitteet/opm_226_tr06.pdf?la ng=fi%20 Opiskelijapalautteen kerääminen on yleisesti käytetty menetelmä koulutuksen arvioinnissa. Oulun yliopiston laatujärjestelmässä palaute- ja seurantatiedon kerääminen ja hyödyntäminen on keskeistä. Ks. Laatutyö Oulun yliopistossa http://www.oulu.fi/laatutyo/index.html 1
Miksi opiskelijapalautetta? Opiskelijapalaute on opetuksen onnistumisen tärkeä indikaattori. Opiskelijapalautteen avulla voidaan löytää ja paikallistaa oppimista häiritseviä ongelmia opetussuunnitelmassa, opetuksessa, opetusmenetelmissä, opetuksen järjestelyissä ja oppimistyössä. Palautteen kerääminen on osoitus opiskelijalle, että laitoksessa arvostetaan opetusta, ollaan kiinnostuneita opiskelijan oppimisesta ja halutaan kuulla hänen kehittämisideoitaan. Opiskelijakeskeinen arviointijärjestelmä tuo opiskelijat esiin asiakkaina ja vakavasti otettavina yhteistyökumppaneina - tiedeyhteisön jäseninä! tulos (=oppiminen) tehdään opettajan ja opiskelijan yhteistyönä Palautejärjestelmän tulee tuottaa relevanttia palautetietoa, joka on aidosti hyödyllistä opetustehtävän kehittämisen kannalta. Usein tämä tarkoittaa sitä, että palaute saadaan sanallisessa muodossa (avoimet kysymykset), ajantasaista tietoa opiskelijoiden opintojen etenemisestä ja heidän oppimisestaan opettajille ja laitokselle. 2
Palaute ja tietosuoja Kun koulutuksesta kerätään palautetta, kerätään samalla useimmiten henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyä ohjataan lailla (Henkilötietolaki 22.4.1999/523) Henkilötietoja (ml. palautetta) saavat käsitellä vain sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Työtehtävät määrittelee työnantaja. Jos palautetiedot ovat yhdistettävissä yksittäiseen opettajaan tai opiskelijaan, toiminnassa muodostuu henkilötietoja (henkilötietolaki 3, kohta 1). Rekisterin ylläpitäjä on velvollinen laatimaan rekisteriselosteen, jossa määritellään seuraavat asiat: kuka on rekisterinpitäjä mitä tarkoitusta varten tietoja kerätään mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan kuinka pitkään henkilötietoja sisältäviä kyselyvastauksia säilytetään (jos tietojen säilyttäminen ei ole enää toiminnan kannalta tarpeellista, ne tulee hävittää.) henkilötietojen käsittelyvastuut Yksittäisen opettajan palautetietoja (so. henkilötietoja) ei saa julkaista ilman henkilön omaa suostumusta. Julkaisemista on esimerkiksi se, jos opettajat pääsevät lukemaan toistensa palautteita ilman, että palautteisiin tutustuminen kuuluu heidän työtehtäviinsä. Palautteita saa julkaista tilastotietona tai palautekoosteena, josta ei voida tunnistaa ketään yksittäistä opettaa tai opiskelijaa. Palautetta tulee käyttää koulutuksen ja oppimisen laadun arviointiin ja kehittämiseen. Ks. Tietosuojavaltuutetun opas: Henkilötietojen kerääminen koulutuksen itsearviointiin liittyvissä kyselyissä. Hyvä tietää 1/2008. http://www.tietosuoja.fi/uploads/0a91e77.pdf Koulutuksen laadunvarmistus Oulun yliopistossa Opetuksen suunnittelu Opetuksen toteuttaminen PALAUTE- JA SEURANTATIEDON KERÄÄMINEN kurssipalaute, palaute oppimisesta, työelämäpalaute, opintojen edistymisen ja kuormittavuuden seuraaminen, jne. KEHITTÄÄ O P E T U K S E N A R V I O I N T I ORGANISOI PALAUTTEESEEN JA SEURANTATIETOON REAGOINTI Välittömiä toimenpiteitä tarvittaessa. Vaikutus opetuksen suunnitteluun ja toteutukseen. OPETUKSEN KEHITTÄMISTYÖRYHMÄ koostuu noin 5 opettajasta ja 5 opiskelijasta. Opetuksen kehittämisen ja arvioinnin koordinoija ja tukitoimija yksikössä. OKTR:n rinnalle voidaan tarvittaessa nimittää myös muita kehittämistyöryhmiä. OULUN YLIOPISTON YKSIKKÖ JÄRJESTÄÄ YHTEISTYÖSSÄ PALAUTEPÄIVÄT JA MISSÄ MENNÄÄN -TILAISUUS Opettajien, opiskelijoiden ja muiden intressiryhmien yhteisiä palaute- ja kehittämistilaisuuksia, joita järjestetään1-2 kertaa vuodessa. Tilaisuuksissa tarkastellaan opetustehtävässä onnistumista ja esille nousseita ongelmia sekä etsitään kehittämisvaihtoehtoja. OSALLISTUU LAATIMISEEN JA TIEDOTTAMISEEN TOIMINTA- SUUNNITELMAT JA -RAPORTIT Toiminnanohjauksen kokonaisuus ja raportointikäytännöt täsmentyvät tammihelmikuussa 2009 OPETUKSEN KEHITTÄMISYKSIKKÖ seuraa ja koordinoi opetuksen kehittämistä ja opetuksen laadunvarmistuksen onnistumista, laatii yhteenvedon yksiköiden raporteista ja antaa niistä palautetta. YLIOPISTON JOHTO JA HALLITUS palkitsee laadukkaasta opetuksesta (sisäiset laatuyksikkövalinnat, hyvän opettajan palkinnot) ja myöntää määrärahaa opetuksen kehittämishankkeisiin. KOULUTUSNEUVOSTO (KOTKA) laatii opetuksen kehittämisen toimintaohjelman, tekee opetuksen arviointeja ja sisäisiä auditointeja, sekä tukee laitosten opetuksen kehittämishankkeita. 3
Opiskelijapalautteen kerääminen ja oppimisen seuranta (1/2) Oulun yliopiston laatujärjestelmän ohjeissa edellytetään, että: Kaikista kursseista tulee kerätä opiskelijapalaute. Kurssipalautteen keruu toteutetaan siten, opiskelijapalautetta saadaan riittävästi ja sen hyödyntäminen tehdään opiskelijoille ja henkilökunnalle näkyväksi. Suositus on, että opiskelijoilta kerätään vähintäänkin laadullista palautetta kurssin oppimista edistävistä ja ehkäisevistä tekijöistä sekä sen kehittämisideoista. Opiskelijapalautteen keruussa suositellaan käytettävän PalauteOodia. Palautteen keruun ja hyödyntämisen menettelytavat suunnittelee opetuksen kehittämistyöryhmä. Palautetta voivat käsitellä kaikki sellaiset henkilöt, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Työtehtävät määrittelee työnantaja. Palautteen käsittely kuuluu jokaisen opettajan työhön oman kurssinsa osalta. Palautteen käsittely kuuluu laitoksissa erikseen määrättyjen henkilöiden työhön. Tällaisia henkilöitä Oulun yliopistossa tyypillisesti ovat opetuksen kehittämistyöryhmän jäsenet. Palautteen käsittely kuuluu Oulun yliopistossa laitosjohtajien (tai esimiesten) työtehtäviin. Palautteen käsittely saattaa kuulua myös muissa tehtävissä toimivien työtehtäviin, jos työhön kuuluu olennaisesti koulutuksen laadun arviointi. Asiasta päättää laitos. Opiskelijapalautteen kerääminen ja oppimisen seuranta (2/2) Palautteissa esiin nousseita (erityisesti koko yksikköä, koulutusohjelmaa tai laajempaa opiskelijaryhmää koskevia) asioita tai ongelmia suositellaan käsiteltävän myös palautepäivässä. Lukuvuosipalautteissa keskeistä on karttuvan oppimisen seurannan ohella saada tietoa siitä, onko eri opintojaksoissa aukkoja tai päällekkäisyyksiä tai onko opintojaksojen keskinäinen järjestys tarkoituksenmukainen. Yksiköiden tulee myös kiinnittää erityistä huomiota opiskelijoiden oppimisen seurantaan ja oppimispalautteen keräämiseen. Tätä suositellaan tehtäväksi: kiinnittämällä huomiota opiskelijan tenttimenestykseen, tarkastelemalla opinnäytetöitä oppimisen laadun näkökulmasta, toteuttamalla lukuvuosittaista tai lukukausittaista kumulatiivisen (karttuvan) oppimistuloksen seurantaa. Oulun yliopiston ohjeet opiskelijapalautteen käsittelyyn löytyvät osoitteesta http://www.oulu.fi/laatutyo/dokumentit/opiskelijapalautteen_ kasittelyn_ohje.pdf 4
Miten kerätä palautetta Oodi Optima W-pol (ent. Webropol) Paperilomake Palautekeskustelu Muut mahdollisuudet. Oodin etuja Sekä sanalliset, numeeriset että monivalintakysymykset mahdollisia. Oulun yliopiston yhteiset kysymykset käytössä. Oodi koostaa palautteesta automaattisesti graafisia koonteja ja yhteenvetoja: mm. keskiarvot, mediaanit ja keskihajonnat. Palaute on aina anonyymia (ellei opiskelija kirjoita omaa nimeään sanallisiin vastauksiin). Palautelomakkeiden massaluonti mahdollista. Mahdollistaa automaattisten muistutusviestien käytön: Sähköposti opiskelijoille palautteen antamisesta Sähköposti opettajalle palautteen saapumisesta Sähköpostilistaa on mahdollista käyttää myös muussa kurssitiedotuksessa. Oodiin kirjaudutaan Pajun (tai Koivun) tunnuksilla, joten erillistä käyttäjähallintaa ei tarvita. Tietosuojasta ja järjestelmän toiminnasta ja tuesta huolehtii yliopisto. Opettajan, toimistovirkailijan ja opiskelijan ei tarvitse opetella uuden järjestelmän käyttöä palautetta varten. 5
Oodin ongelmia Palautelomakkeet luodaan aina opetustapahtumalle, eli Oodissa täytyy olla kurssi, jolle opiskelijat ilmoittautuvat. Palautelomakkeita voi tehdä vain virkailijan käyttäjäoikeuksilla. Opettaja ei voi tehdä itse. Palautteen yhteenvetotietojen katsominen edellyttää makrojen asentamista koneelle. Tällä hetkellä palaute näkyy vain opettajalle itselleen. Tähän tulossa uudistus keväällä 2009: opettaja voi hyväksyä kurssinsa palautteen julkiseksi, jolloin se näkyy kaikille Oodin käyttäjille. Jos opettaja ei hyväksy palautteensa julkaisemista, laadun seuraaminen on vaikeaa. Palaute ei tule Oodissa lainkaan julkiseksi, jos palautteen antajia on viisi henkilöä tai vähemmän. Opettaja näkee palautteen vasta palautteenantoajan päättymisen jälkeen (28 pv). Järjestelmän kehittäminen tapahtuu Oodi-konsortiossa, joten pienten omiin tarpeisiin räätälöityjen kehittämisideoiden saaminen järjestelmään on hidasta tai kallista. Keskustelu Millaisia ongelmia palautteen keräämisessä ja hyödyntämisessä on ollut omissa yksiköissänne? 6
Lisätietoja Opiskelijapalautteen keräämisestä ja käsittelystä Tytti Tenhula, tytti.tenhula@oulu.fi, puh. 553 4021 Hanna Alaniska, hanna.alaniska@oulu.fi, puh. 553 4183 PalauteOodista Kaisa Yliniemelä, kaisa.yliniemela@oulu.fi, puh. 553 4058 Tiina Salmijärvi tiina.salmijarvi@oulu.fi, puh. 553 7453 Hanna Alaniska, hanna.alaniska@oulu.fi, puh. 553 4183 Oodin ohjeet http://www.oulu.fi/oodi/ 7