Kokoustiedot Aika: torstai 26.5.2016 klo 17.30 18.57. Paikka: Lehtimäentie 1 D, Espoon keskus Saapuvilla olleet jäsenet: Pirjo Kemppi-Virtanen, puheenjohtaja jäsen Espoo Kaisa Alaviiri, varapj. jäsen Espoo Jan Holst jäsen Espoo Sanna Andersén jäsen Kirkkonummi Pekka Poutanen jäsen Kirkkonummi Tapani Ala-Reinikka jäsen Kauniainen Antti Kainulainen varajäsen Espoo Muut saapuvilla olleet: Tapio Siukonen, kuntayhtymän johtaja esittelijä Riikka-Maria Yli-Suomu, aikuisten oppimispalv. johtaja asiantuntija Maija Aaltola, rehtori, nuorten oppimispalvelujen johtaja asiantuntija Jarmo Tapio, tietohallintojohtaja asiantuntija 5 Matti Hissa, hankintapäällikkö asiantuntija 10 Eva Kauhanen, pääluottamusmies henkilöstön edustaja Satu Paajanen, hallintoassistentti pöytäkirjanpitäjä Allekirjoitukset Pirjo Kemppi-Virtanen puheenjohtaja Satu Paajanen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty: Espoo 26.5.2016 Jan Holst Tapani Ala-Reinikka Pöytäkirjan nähtävänä olo: Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Omnian yhtymähallinnon toimipisteessä, os. Lehtimäentie 1 D, Espoon keskus. 1
1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA 3 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 4 YHTYMÄKOKOUKSEN KOOLLE KUTSUMINEN Liite 5 TILANNEKATSAUS OMNIAN TIETOTURVAAN JA TIETOSUOJAAN Liite 6 OMN/168/00.03.01/2012 JÄRJESTÄMISLUVAN MUUTOSHAKEMUS OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖLLE 7 OMN/25/00.01.06/2016 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELUN LÄHTÖKOHDAT VUOSILLE 2017-2020 Liite 8 JAOSTEN JA TOIMIKUNTIEN PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO 9 PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJOJEN TÄYTÄNTÖÖNPANO LISÄASIA 10 OMN/38/02.07.00/2016 KIRKKONUMMEN TOIMIPISTEEN PERUSPARANNUSHANKE 2
1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Hallitus päättää valita pöytäkirjan tarkastajiksi jäsenet Niina Tapanainen ja Petri Pulkkanen (varalla jäsenet Jan Holst ja Tapani Ala-Reinikka). Hallitus valitsi pöytäkirjan tarkastajiksi Jan Holstin ja Tapani Ala-Reinikan. 3 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Hallitus päättää hyväksyä tämän kokouksen työjärjestykseksi hallitukselle lähetetyn esityslistan. Esitys hyväksyttiin siten, että hallitus päätti ottaa esityslistalla olevien asioiden lisäksi käsiteltäväkseen 10:n, Kirkkonummen toimipisteen perusparannushanke. 4 YHTYMÄKOKOUKSEN KOOLLE KUTSUMINEN Kuntayhtymän perussopimuksen 7 :n mukaan yhtymäkokouksen kutsuu koolle kuntayhtymän hallitus. Kutsu yhtymäkokoukseen toimitetaan vähintään neljätoista päivää ennen kokousta. Hallitus päättää kutsua Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian yhtymäkokouksen koolle tiistaina 13.12.2016 klo 11.00 Omnian Kirkkokatu 16 A - toimipisteen ravintola Henricukseen. 3
5 TILANNEKATSAUS OMNIAN TIETOTURVAAN JA TIETOSUOJAAN Omniassa on vahvistettu tietoturva- ja tietosuojaohjelma. Ohjelmassa määritellään tietoturvallisuuden ja tietosuojan tavoitteet, vastuut sekä toteutuskeinot. Omnian tietoturva- ja tietosuojaohjelma koskee kaikkia työntekijöitä ja opiskelijoita. Se käsittää erityisesti sähköisesti käsiteltäviä rekistereitä ja aineistoja, mutta myös muita aineistoja. Johdolla, henkilöstöllä ja opiskelijoilla on vastuu tietoturvallisuuden ja tietosuojan toteuttamisesta omalta osaltaan. Jokainen koulutuskuntayhtymän tietojenkäsittelyjärjestelmien käyttäjä on velvollinen noudattamaan koulutuskuntayhtymän käyttösääntöjä ja tieto-turva- sekä tietosuojaohjeita. Omnian tietoturvaryhmä vastaa tietoturva- ja tietosuojaohjelman laatimisesta sekä sen päivittämisestä, koulutuskuntayhtymää koskevista yleisistä ohjeistuksista sekä tietoturvan ja tietosuojan kehittämissuunnitelmasta. Tietoturvavastaava vastaa koulutuskuntayhtymän tietoturvallisuuden kartoittamisesta ja tietoturvallisuustietouden edistämisestä. Tietosuojavastaava vastaa erityisesti tietosuojan kehittämisestä, toteutuksen valvonnasta sekä tietosuojatietouden edistämisestä. Tietoturvallisuuden osalta on oma vastuuhenkilönsä. Tietoturvallisuus tarkoittaa tietojenkäsittelyn ja tietoliikenteen turvaamista. Tietoturvallisuus rakentuu tiedon luottamuksellisuudesta, eheydestä ja käytettävyydestä sekä soveltuvilta osin pääsynvalvonnasta ja kiistämättömyydestä. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että tiedot ovat sovituilla tavoilla ja sovittuun aikaan vain niiden käyttöön oikeutettujen saatavissa ja ettei tietoja paljasteta tai muutoin saateta sivullisten tietoon. Eheys tarkoittaa, että tiedot ja tietojärjestelmät ovat luotettavia, oikeellisia ja ajantasaisia eivätkä ole muuttuneet tai vahingoittuneet laitteisto- tai ohjelmistovikojen, luonnontapahtumien tai oikeudettoman inhimillisen toiminnan seurauksena. Käytettävyys tarkoittaa, että tiedot ja tietojenkäsittelyjärjestelmät ovat toiminnan kannalta hyväksyttävän ajan kuluessa käytettävissä ja käyttökelpoisia valtuutetuille käyttäjille. Kiistämättömyys tarkoittaa todisteiden luomista sen varmistamiseksi, ettei yksikään tietojen käsittelyn tai siirron osapuoli voi jälkikäteen kiistää osuuttaan siihen. Tietoturva- ja tietosuojavastaavan velvollisuutena on ilmoittaa väärinkäytöksistä tietoturvaryhmälle ja ryhtyä toimenpiteisiin havaittujen heikkouksien korjaamiseksi. Omnian tietohallintojohtaja Jarmo Tapio antaa tarkemman tilannekatsauksen kokouksessa tietoturvaan ja tietosuojaan. Asiaan liittyvä esitys on kokousmateriaalin liitteenä. Hallitus päättää merkitä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvän tilannekatsauksen tiedoksi. Jarmo Tapio poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen. 6 OMN/168/00.03.01/2012 JÄRJESTÄMISLUVAN MUUTOSHAKEMUS OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖLLE 4
Omnia kuuluu pääkaupunkiseudun urheiluakatemia Urhean yhteistyöverkostoon. Verkosto auttaa nuoria huipulle tähtääviä urheilijoita yhdistämään urheilun ja opiskelun. Pääkaupunkiseudun verkostoon kuuluu useita koulutuksen järjestäjiä sekä mm. Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupungit. Omniassa on urheiluakatemian opiskelijoita ollut vuosittain noin 40 edustaen eri urheilulajeja. Tämän lisäksi Omnian ammattiopistossa opiskelee vuosittain noin 60 nuorta ns. urheilupolulla. Omniassa on tehty erillinen ammatilliseen koulutukseen kytkeytyvä urheilupolun opetussuunnitelma. Huippu-urheilupolulle ja urheilupolulle osallistuminen on tarkoitettu kaikilla aloilla opiskeleville ja osallistumalla valmennukseen sekä oman lajin kilpailuihin nuorella on mahdollista saada opintosuorituksia. Suomessa on koulutuksen järjestäjiä, joilla on OKM:n erikseen järjestämislupaan myöntämä oikeus ammatillisen peruskoulutuksen järjestämiseksi erityisen tehtävän perusteella. Tämä järjestämisluvan muutos vahvistaisi Omnian asemaa yhteistyöverkostossa mutta myös laajemmin. Erityisen tehtävän saaminen on myös vetovoimatekijä uusien opiskelijoiden rekrytoinnin näkökulmasta. Erityisen tehtävän saaneet koulutuksen järjestäjät saavat toiminnan toteuttamiseen myös jonkin verran rahoitusta, mutta pääpaino on kuitenkin vetovoimatekijöissä. Hallituksen kokousmateriaalin liitteenä on hakemus järjestämisluvan muuttamiseksi. Hallitus päättää 1. hakea järjestämisluvan muutosta erityisen tehtävän saamiseksi osaksi ammatillisen peruskoulutuksen järjestämistä ja 2. oikeuttaa kuntayhtymän johtaja allekirjoittamaan järjestämislupamuutoshakemus. 7 OMN/25/00.01.06/2016 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELUN LÄHTÖKOHDAT VUOSILLE 2017-2020 Hallitus on kokouksessaan 8.2.2016 vahvistanut Omnian toiminnan ja talouden tasapainotus- ja uudistamisohjelma 2016-2020. Tulevassa toiminnan ja talouden suunnittelussa tulee ottaa huomioon rahoituksen valtakunnalliset leikkaukset vuodelle 2017 sekä nuorten aikuisten osaamisohjelman rahoituksen päättyminen vuoden 2017 jälkeen. Maan hallituksen kehysriihessä keväällä 2016 esitetyn perusteella, ei nykyisellä hallituskaudella ole näköpiirissä lisäleikkauksia koulutukseen. Lisäksi ammatillisen koulutuksen ja rahoituksen lainsäädännöt tulevat muuttumaan. Yhtenä maan hallituksen kärkihankkeena on ammatillisen koulutuksen reformin toteuttaminen, jonka mukaan ammatillisen koulutuksen toimintoja ja rahoitusta yhdenmukaistetaan siten, että häivytetään raja-aitoja nuorten ja aikuisten ammatillisen koulutuksen sekä oppisopimuksen osalta. Lisäksi reformi edellyttää, että koulutuksen järjestäjien tulee tiivistää tilojen käyttöä opetusjärjestelyillä sekä lisäämällä työssäoppimista. 5
Yhtenä muutoksen taustalla vaikuttavana tekijänä on myös tavoite rakentaa aikuisten osaamiskeskittymää, kun vuoden 2015 alusta Omnian toimintaan tulivat mukaan Espoon työväenopisto ja Espoon aikuislukio. Tulevassa taloussuunnitelmassa tulee ottaa huomioon toimiminen kilpailuilla markkinoilla ja sen asettamat vaatimukset eli kilpailuneutraliteetin varmistaminen. Omnian toiminnan ja talouden tasapainotus- ja uudistamisohjelma 2016-2020 tulee toimimaan kuntayhtymän strategisena ohjelmana. Vuoden 2017 talousarvio tulee perustumaan yhteen oppilaitokseen, jossa toiminnallisesti on kaksi tulosyksikköä. Tulosyksiköiden rakenne tulee täsmentymään niin, että ne ottavat huomioon reformin, aikuisten osaamiskeskittymän edellyttämät vaatimukset sekä muut toiminnalliset muutokset kuten voimakkaasti kasvaneiden maahanmuuttajien määrän ja siihen liittyvien palveluiden tehostaminen. Tällä toimintamallilla voidaan myös varmistaa se, että Omnian palvelutarjonta perustuu jatkossakin ammatilliseen koulutukseen, vapaaseen sivistystyöhön, aikuislukiokoulutukseen sekä työpajatoimintaan. Oppilaitoksen toimintaa tukee palveluryhmäkokonaisuus (yhteiset palvelut). Talousarvion tavoiteasetanta tulee rakentumaan tulosyksiköiden ja palveluryhmäkokonaisuustasolle. Muutoksessa varmistetaan myös se, että osittain jäsenkuntien rahoittamien toimintojen (nuorten työpajat, vapaa sivistystyö ja aikuislukiotoiminta) taloutta voidaan seurata ja raportoida jäsenkunnille erikseen sovitulla tavalla. Yhden oppilaitoksen malliin siirtyminen tulee edellyttämään toiminnallisia ja tehtäväkuviin liittyviä muutoksia ja johtamisjärjestelmän muutosta. Nämä henkilöstöön vaikuttavat muutokset neuvotellaan yhteistoimintamenettelyn mukaisesti. Yhden oppilaitoksen rakenne tukee yhtäältä valtakunnallisena kärkihankkeena toteutettavaa reformia, mutta myös toiminnan tehostamista erityisesti hakeutumisen, tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluiden, prosessien yhtenäistämisen ja selkiyttämisen sekä järjestelmien yhtenäistämisen näkökulmasta. Koulutusta ja toiminnan kehittämistä voidaan yhden oppilaitoksen mallilla aiempaa joustavammin toteuttaa ottaen huomioon niin oppijoiden kuin työ- ja elinkeinoelämän tarpeet. Yhden oppilaitoksen mallin tarkempi esittely tehdään kokouksessa. Hallitus päättää vahvistaa toiminnan ja talouden suunnittelun lähtökohdat vuosille 2017-2020 siten, että 1. taloussuunnitelma laaditaan käsittäen vuodet 2017-2020, josta ensimmäinen vuosi on talousarviovuosi 2. taloussuunnitelmassa talous on tasapainossa vuoden 2020 loppuun mennessä toiminnan ja talouden tasapainotus- ja uudistamisohjelman tavoitteiden mukaisesti 3. vuoden 2017 talousarvion valmistelu tulee perustumaan yhteen oppilaitokseen, jossa toiminnallisesti on kaksi tulosyksikköä. 8 JAOSTEN JA TOIMIKUNTIEN PÄÄTÖSTEN TÄYTÄNTÖÖNPANO 6
Pöytäkirjat ovat esityslistan liitteenä. Hallitus päättää merkitä tiedoksi seuraavat pöytäkirjat ja olla ottamatta kuntalain 51 :n mukaisesti niissä olevia päätöksiä hallituksen käsiteltäväksi: - aikuisjaos 2.2.2016 ja 12.5.2016 - nuorisojaos 3.5.2016 - rakentamis- ja tilatoimikunta 17.3.2016 - ammattiosaamisen toimikunta 17.5.2016 - yhteistoimintaryhmä 28.1.2016, 7.3.2016 ja 14.4.2016 9 PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJOJEN TÄYTÄNTÖÖNPANO Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa. Hallitus päättää merkitä tiedoksi seuraavat päätöspöytäkirjat ja olla ottamatta kuntalain 51 :n mukaisesti niissä olevia päätöksiä hallituksen käsiteltäväksi: - kuntayhtymän johtaja Tapio Siukonen 31/2016 ja 35-37/2016 - tietohallintojohtaja Jarmo Tapio 1/2016 - hankepalvelupäällikkö Kati Valtonen 5/2016 - työpankkitoiminnan johtaja Aarne Kuusi 3/2016 - ammattiopiston rehtori Maija Aaltola 16/2016 - apulaisrehtori Merja Puolakka 1-2/2016 - apulaisrehtori Kari Mäenpää 3-4/2016 - koulutuspäällikkö Hannu Karjalainen 1/2016 - koulutuspäällikkö Kaisa Penttinen 2/2016 - aikuiskoulutusjohtaja Tommy Mård 18/2016 - vs. työväenopiston rehtori Annukka Wiikinkoski 11/2016 - vs. työväenopiston opetuspäällikkö Anna-Maija Iskanius 4/2016 - oppisopimusjohtaja Tarmo Välikoski 8/2016,10/2016,12-16/2016 Päätösesitykseen lisättiin seuraavat päätöspöytäkirjat: - kuntayhtymän johtaja Tapio Siukonen 39-42/2016 - oppimiskumppanuuksien johtaja Mervi Jansson 2/2016 - ammattiopiston rehtori Maija Aaltola 17-19/2016 - apulaisrehtori Kari Mäenpää 5/2016 - työpajajohtaja Lisbet Salomonsson-Manninen 2/2016 - aikuiskoulutusjohtaja Tommy Mård 19/2016 - vs. työväenopiston rehtori Annukka Wiikinkoski 12/2016 - oppisopimusjohtaja Tarmo Välikoski 17/2016 7
LISÄASIA 10 OMN/38/02.07.00/2016 KIRKKONUMMEN TOIMIPISTEEN PERUSPARANNUSHANKE Hankinnan kohteena on Omnian Kirkkonummen toimipisteen (Purotie 6) rakennusurakka jaettuna urakkana, jossa sivu-urakat alistetaan pääurakoitsijalle. Kokonaisurakka sisältää rakennustekniset työt (pääurakoitsija), sähköurakan (sivuurakka) ja lvi-urakan (sivu-urakka). Rakennuskohteeseen sisältyvät aulan ja toimistotilojen perusparannus, A- ja B rakennusten IV-koneet ja uudet ilmastointikonehuoneet sekä vesikatteen uusiminen kohteen osalta. Hankinnasta julkaistiin kansallinen hankintailmoitus 8.4.2016 Hilma-järjestelmässä, josta oli linkitys Pris-järjestelmään tarjousasiakirjojen lataamista varten. Tarjousasiakirjat kävi noutamassa yhteensä 21 yritystä. Tarjousten palautusajaksi oli ilmoitettu 13.5.2016 klo 12.00. Tarjousaikana ei esitetty tarkentavia kysymyksiä. Tarjousten avaus suoritettiin 13.5.2016 klo 13.00. Määräaikaan mennessä tarjouksia saatiin viisi kappaletta, joista pääurakkaan saapui kolme tarjousta sekä sähkö- ja lviurakka saapui molempiin yksi tarjous. Tarjouksen jättivät Ilmastointi C. Johnsson Oy, Inlook Sisustus Oy, Pylon Oy, Rakennusliike Teuvo Hautala Oy ja Sähköarina Oy. Avauksen jälkeen siirryttiin tarkistamaan tarjoajien soveltuvuusehtoja ja tarjouspyynnön mukaisuutta. Kaikkien tarjoajien osalta tehtiin lisäselvityspyyntöjä (tarkennuksia) tarjouksiin. Lisäselvityspyyntöjen edellytyksenä oli, että tarjoaja oli jättänyt kyseisen tiedon, mutta se oli epäselvästi tulkittavissa. Mikäli tarjoukseen ei ollut ollenkaan liitetty asiakirjaa tai selvitystä kyseistä kohtaa koskien, katsottiin tarjouksen olevan siltä osin tarjouspyynnön vastainen, eikä lisäselvityspyyntöä voitu tehdä. Tällä tavalla varmistettiin hankintalain mukainen kaikkien tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Soveltuvuusvaatimusten osalta Rakennusliike Teuvo Hautala Oy:n tarjous ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia vastuuvakuutusvaatimuksen, vastuuhenkilön kokemusvaatimuksen ja liikevaihtovaatimuksen osalta. Tarjous oli näiltä osin siis tarjouspyynnön vastainen. Lisäksi Rakennusliike Teuvo Hautala Oy:n tarjous oli hinnoittelun osalta tarjouspyynnön vastainen. Perustelut edellä mainituille löytyvät liitteistä 1 ja 2. Näiden seikkojen vuoksi Rakennusliike Teuvo Hautala Oy:n tarjous on hylättävä ja jätettävä tarjousvertailun ulkopuolelle tarjouspyynnön vastaisena. Muiden osalta kaikki soveltuvuusvaatimukset ja tarjouspyynnön ehdot täyttyivät. Selvyyden vuoksi todetaan, että hankintalain mukaan ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Hankintayksikön velvollisuus on myös hylätä tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous. Tarjousten valintaperusteena oli tarjouspyynnön mukaisesti halvin hinta kunkin urakan osalta erikseen laskettuna. Pääurakan osalta halvimman hinnan tarjosi Inlook Sisustus Oy tarjoushinnalla 1.290.000 alv 0 %. Pylon Rakennus Oy tarjosi urakkaa hintaan 1.520.034 alv 0 %. Sähköurakan osalta ainoan tarjouksen jättänyt Sähköarina Oy tarjosi urakkaa hintaan 107.300 alv 0 %. LVI-urakan osalta ainoan tarjouksen jättänyt Ilmastointi C. Johnsson Oy tarjosi urakkaa hintaan 356.300 alv 0 %. Tarjoajien tarjoushinnat löytyvät urakkakohtaisesti liitteestä 3. 8
Asia käsiteltiin Omnian rakentamis- ja tilatoimikunnan kokouksessa ja kokouksessa oli mukana Omnian hankintapäällikkö Matti Hissa. Rakentamis- ja tilatoimikunta päätti esittää asia päätettäväksi kuntayhtymän hallituksen kokouksessa 26.5.2016. Hallitus päättää 1. hylätä rakennusliike Teuvo Hautala Oy:n tarjouksen selostusosassa mainituin ja liitteissä tarkennetuin perustein, 2. valita pääurakan toteuttajaksi Inlook Sisustus Oy, 3. valita sähköurakan toteuttajaksi sivu-urakkana Sähköarina Oy ja 4. valita LVI-urakan toteuttajaksi sivu-urakkana Ilmastointi C. Johnsson Oy:n 5. oikeuttaa kuntayhtymän johtajan allekirjoittamaan kohtien 2-4 mukaiset urakkasopimukset, ellei selontekoneuvotteluissa ilmene sellaista, joka estäisi urakkasopimuksien hyväksymistä vaaditussa muodossa. 9