Viestintä 2.0 yliopistossa Marja Jokinen 15.3.2016
Yliopiston uudistuminen haastaa viestinnän joka rintamalla - Uusi strategia - Uusi johto - Uusi organisaatio - Uusi brändi
11 15.3.2016 Lisää tarvittaessa alatunnisteteksti
Näin uusi logo syntyi 12 15.3.2016 Lisää tarvittaessa alatunnisteteksti
Yliopiston viestinnän kehittäminen Viestinnän perustehtävä ja ydinprosessit Sidosryhmät Viestinnän palveluprosessit - Palvelut sidosryhmittäin - Viestinnän palveluvalikko Kehityksen roadmap
Mistä viestintätoiminnon arvo tulee? Viestimisen linjaukset, kanavat, prosessit ja työkalut Sidosryhmä- ja vaikutusnäkökulma päätöksentekoon Ydintoiminnassa tapahtuvan viestimisen tukeminen Organisaation viestinnän infran rakentaminen ja ylläpitäminen Miten viestintätoiminto tukee organisaatiota tavoitteiden saavuttamisessa? Sisäinen konsultti ja partneri Maineen johtaminen Ymmärrys sidosryhmien tavoittamisesta & kanava-/ foorumiosaaminen Päätösten ja asioiden kiteyttäminen Ymmärrys kielestä ja kulttuureista Dialogin mahdollistaminen Rautalangasta vääntäminen Ccea Oy
Viestintätoiminnon kypsyystasot 4. Menestyksen mahdollistaja Minimitaso 1. Organisaation palokunta Organisaation virallinen selittelijä ja viestien kirjoittaja johdon sanelun pohjalta 2. Toimiva tiedotuskoneisto Johdon ajatusten tulkitsija ja viestien tehokas ja arvostettu kirjoittaja 3. Tavoitteellinen tukiyksikkö Systemaattinen ja tavoitteellinen viestijä, organisaation tavoitteiden edistäjä ja organisaation viestintäpoliisi Viestivän organisaation tuki, maineen johtaja, sisäinen konsultti ja johdon korvaamaton sparraaja 18 Ccea Oy
Kypsyystasojen tunnuspiirteet 4. Menestyksen mahdollistaja 1. Organisaation palokunta Selitellään jo tapahtuneita asioita Roolitus, suunnitelmallisuus ja johdon ohjaus puuttuvat (ad hoc) 2. Toimiva tiedotuskoneisto Tuotetaan yksittäisiä, laadukkaita toimenpiteitä Viestintä luonteeltaan yksisuuntaista ja tiedottavaa Tarve muuttaa viestintää sidosryhmälähtöisemmäksi Roolitus kanavien mukaan Suunnitelmia alkaa olla, mutta systemaattisuus ja johdon ohjaus alkutekijöissään Viestintä mukana osassa tietovirtoja 3. Tavoitteellinen tukiyksikkö Organisaation tavoitteet alkavat ohjata viestintää Ymmärrys sidosryhmistä ohjaa viestinnän käytännön suunnittelua Viestintä mukana kaikissa keskeisissä tietovirroissa Roolitus viestinnän osa-alueiden mukaan Suunnittelu systemaattista ja iteratiivista Viestintä usein keskitettyä Viestinnän ohjauskäytännöt ja mittareita olemassa Prosessien ja rakenteiden tarpeellisuus tiedostettu ja yksittäisiä prosesseja olemassa Organisaation tavoitteet ja sidosryhmät ohjaavat viestintää Viestintäyksikkö kehittää ja ylläpitää viestinnän rakenteita ja toimii sisäisenä konsulttina Viestiminen osa toiminnan prosesseja ja jokaisen roolia Toimintaa tukeva viestiminen hajautettua; maineen johtaminen keskitettyä Vahva rooli muutosten mahdollistajana Roolitus organisaation toiminnan ja viestinnän tavoitteiden mukaan Prosessit valtaosassa toistuvia aktiviteettejä 19 Ccea Oy
Viestinnän perustehtävä Viestintäpalvelut tukee yliopiston tavoitteiden saavuttamista viestinnän strategisen suunnittelun, laadukkaiden sisältöjen, tavoittavien kanavien sekä yliopiston johdon ja henkilöstön tuloksellista viestintää tukevien palveluiden avulla. Viestintäpalveluiden tavoitteena on tukea yliopiston johtamista, strategian toteuttamista ja yhteisöllisyyden kehittymistä, kasvattaa n tunnettuutta ja johtaa vetovoimaista yliopistobrändiä sekä luoda ja ylläpitää tavoitteellisia vuorovaikutussuhteita eri sidosryhmien kanssa.
Toimintayhpäristö Sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien tarpeet Visio, strategia & arvot Seuranta ja arviointi Organisaation tuloksellinen viestintä Yliopiston saavutetut tavoitteet Yliopiston viestinnän ydinprosessit Strategiaprosessi Yliopiston johto Strateginen ohjaus Viestinnän suunnittelu Sisällöntuotanto- ja julkaiseminen Viestinnän arviointi- ja mittaaminen Viestintäyksikön palveluprosessit Toiminnan ja palveluiden jatkuva kehittäminen
Yliopiston viestinnän ydinprosessit Viestinnän suunnittelu Pääviestit ja visuaalinen ilme: Strategiaan pohjautuvien yliopiston sidosryhmien, pääviestien, brändin ja digitaalisen presenssin määrittely ja päivitys Strategisen viestinnän rullaava suunnittelu: Ulkoisen ja sisäisen viestinnän suunnitelmat nivottuna yliopiston johtamiseen sekä strategisten tutkimusohjelmien, muutoshankkeiden ja palveluyksiköiden toimintasuunnitelmiin Sisällöntuotanto- ja julkaiseminen Sisällön tuotannon prosessit: Yliopistotason strategisten ja ajankohtaisten sisältöjen tuottaminen ja julkaisu (ulkoinen ja sisäinen) Yliopiston sisäiset ja ulkoiset viestintäkanavat: Keinot, kanavat ja foorumit, joilla sisällöt tavoittavat sidosryhmät, joihin tulee vaikuttaa yliopiston tavoitteiden saavuttamiseksi Pohjat ja ohjeet Viestinnän arviointi- ja mittaaminen Viestinnän mittarit: Tavoitteista johdetut mittarit, joilla seurataan viestinnän onnistumista ja joiden pohjalta yksikön toimintaa johdetaan Palvelumittarit: Palvelulupauksista johdetut mittarit, joilla seurataan viestintäpalveluiden tarjoamien palveluiden onnistumista
Yliopiston sidosryhmät Ulkoiset sidosryhmät Suuri yleisö Yhteiskunta Tiedeyhteisöt Media Opiskelijat (koko elinkaaren ajan) Päättäjät Rahoittajat Sisäiset sidosryhmät Tutkimus Ylin johto Esimiesroolissa toimivat Tiedekuntajohto Palveluyksiköt Koko henkilöstö 23
Sidosryhmille tarjottavat palvelut Koko henkilöstö Viestintäkanavat ja julkaisualustat ohjeineen Strategiaan pohjautuvat pääviestit ja yliopiston päivittyvä perusesitys (ppt) Dokumenttipohjat, tiedotepohjat ja muut sisällön tuottamisen ja julkaisun pohjat ohjeineen Tapahtumajärjestä jän tukipaketti Yliopiston kuvaja materiaalipankki Lahjatavaravalikoima ja ohjeet Viestinnän ja markkinoinnin kumppaniverkoston palveluiden kuvaus Tutkijat Mediatiedusteluiden ja -haastatteluiden tuki Viestintäsuunnitelmien ja materiaalien kommentointi Viestintä- ja markkinointimateriaalien graafinen toteutus Asiantuntijoiden media- ja viestintäkoulutus Yliopiston johtoryhmä Päätöksenteon konsultointi viestinnän näkökulmasta Konsultointipalvelu haastaviin viestintätilanteisiin Viestintäsuunnitelmien ja materiaalien kommentointi Mediatiedustelujen ja haastatteluiden tuki Johdon media- ja viestintäkoulutus Kielenhuollon palvelu ulkoisen viestinnän materiaaleille Palveluyksiköt Päätöksenteon konsultointi viestinnän näkökulmasta Konsultointipalvelu haastaviin viestintätilanteisiin Viestintäsuunnitelmien ja materiaalien kommentointi Hankkeiden viestintätarpeen arviointikäytännöt Ilmoitusmateriaali en graafinen toteutus Sisäisten kampanjoiden taittopohjat Kielenhuollon palvelu ulkoisen viestinnän materiaaleille Esimiesroolissa toimivat Viestintäpaketit päätöksistä ja viestittävistä asioista Sisäisen viestinnän tukipaketti esimiehille Media Ajantasainen asiantuntijalista Asiantuntijoiden hakeminen median käyttöön Tietopaketit ja taustoittavat haastattelut ajankohtaisista asioista Mediatiedotteet Mediatiedusteluih in vastaaminen Kuva- ja materiaalipankk i
Tärkeimmät kehitysprojektit juuri nyt Strategiaprosessi & strategian viestintä Yliopiston brändin uudistaminen Digitaalisen viestinnän strategiatyö Verkkosivuston ja intranetin uudistaminen Viestinnän prosessit tehokkaiksi Työnjako tiimin sisällä Osaamisen kehittäminen, tekijästä mahdollistajaksi
Kiitos!