Seurakuntaneuvosto ESITYSLISTA 2 / 2014 Aika 11.3.2014 klo 17.30 (kahvi klo 17.00) Paikka Olarin kirkon kerhosiiven kokoushuone Läsnä Viitapohja, Salla-Maria puheenjohtaja Tapanainen, Riikka varapuheenjohtaja Aromaa, Kirsi Finskas, Matti Grönholm, Bo Hiltunen, Leo Järvenpää, Pertti Kotiranta, Pirjo Kuokka, Anneli Lankinen, Timo Luukkonen, Elsa Mäki, Anneli Paimela, Helena Palosaari, Heikki Saloheimo, Raisa Suntio, Hannu Tallqvist, Tarja Nurmi, Mari sihteeri KÄSITELTÄVÄT ASIAT: KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALITSEMINEN Vuorossa ovat Anneli Mäki ja Helena Paimela.
2 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 1 ILMOITUSASIAT 3 2 KIRKKOHERRAN PÄÄTÖKSET 3 3 VUODEN 2013 TOIMINTAKERTOMUKSEN KÄSITTELY 3 4 VAALILAUTAKUNNAN VALITSEMINEN 3 5 GRAAFISEN ILMEEN UUDISTAMINEN 5 6 VOKAATION ANTAMINEN TEOLOGIAN MAISTERILLE 9 Espoo 4.3.2014 Puheenjohtaja Salla-Maria Viitapohja
3 1 ILMOITUSASIAT 1. Niittykappelin sisäilmatutkimus. 2. Luottamushenkilöiden terveiset. Merkitään tiedoksi. 2 KIRKKOHERRAN PÄÄTÖKSET Kirkkoherran päätökset 20-46/2014 ovat liitteenä. Merkitään tiedoksi. 3 VUODEN 2013 TOIMINTAKERTOMUKSEN KÄSITTELY Tiimit ovat valmistelleet lähiesimiesten johdolla vuoden 2013 toimintasuunnitelmiin liittyvät työalojen toimintakertomukset seurakuntaneuvoston käsittelyä ja hyväksymistä varten. Toimintakertomuksista on käyty keskustelua myös julistuksen, kasvatuksen ja palvelun vastuuryhmissä sekä lähiesimiesten muodostamassa johtoryhmässä. Lisäksi käsitellään kirkkoherran laatima Olarin seurakunta 2013 katsaus ja toimistoesimies Jussi Salon laatimat toimintatilastot. Seurakuntaneuvosto hyväksyy Olarin seurakunnan vuoden 2013 toimintakertomuksen. 4 VAALILAUTAKUNNAN VALITSEMINEN Seurakuntavaalit toimitetaan joka neljäs vuosi marraskuussa, seuraava vaali järjestetään 9.11.2014 ja ennakkoäänestys 27.-31.10.2014.
4 Seurakuntaneuvoston tehtävänä on kirkon vaalijärjestyksen mukaan valita seurakuntavaaleja varten vaalilautakunta. Sen asettamisesta KVJ 2:1 toteaa: Vaalit toimittaa vaalilautakunta, jonka kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto valitsee viimeistään toukokuussa sinä vuonna, jona seurakuntavaalit toimitetaan. Kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajan. Vaalilautakunta valitsee ensimmäisessä kokouksessa itselleen varapuheenjohtajan. (12.5.2005/239/2006) Vaalilautakuntaan kuuluu kirkkoherran virkansa puolesta. Lisäksi olisi hyvä olla ainakin neljä muuta tä ja heillä varaet. Varaet eivät ole henkilökohtaisia. Seurakuntaneuvosto valitsi kokouksessaan 7/2013 Olarin seurakunnan vaalilautakuntaan iksi Kirsi Aromaan, Leo Hiltusen, Pertti Järvenpään ja Timo Lankisen ja varaiksi Elsa Luukkosen, Raija Meriläisen, Helena Paimelan ja Raisa Saloheimon. Kirkkohallitus antoi yleiskirjeessään 3/2014 ohjeet vaalilautakunnan en esteellisyydestä. Ohjeissa sanotaan : Kirkolliskokous on linjannut lakivaliokunnan näkemyksen mukaisesti, että kirkollisissa vaaleissa esteellisyyskysymyksiin suhtaudutaan samalla tavalla kuin yleisissä vaaleissa, minkä vuoksi kirkollisissa vaaleissa vaalilautakunnan en esteellisyyttä on arvioitava samoin kuin yleisten vaalien keskusvaalilautakunnan yyttä. Seurakuntavaaleissa paikallinen vaalilautakunta hoitaa sekä kuntien vaalilautakunnan että keskusvaalilautakunnan tehtäviä. seurakuntavaalin ehdokas tai hänen läheisensä voi kirkkohallituksen tulkinnan mukaan toimia vaalilautakunnan enä rajoitetusti. Vaalilautakunnan on esteellinen ottamaan osaa sellaisen päätöksen tekemiseen vaalilautakunnassa, joka koskee häntä itseään tai hänen läheistään tai muutoin muodostaa hallintolain 28 : ssä säädetyn esteellisyyden. Jos vaalilautakunnan tai hänen läheisensä on ehdokkaana vaaleissa, hän ei voi osallistua äänestyslippujen hylkäämistä koskevaan päätöksentekoon, vaalin tuloksen määräämiseen eikä vaalin tuloksen vahvistamiseen. Vaalilautakunnan päätösvaltaisuuden varmistamiseksi on suositeltavaa, että vaalilautakunnan istä enemmän kuin puolet on muita kuin ehdokkaita tai heidän läheisiään. Tämä uuden ohjeistuksen seurauksena Olarin seurakuntaneuvoston tulee kumota aiempi päätös vaalilautakunnan valitsemisesta ja valita vaalilautakunta uudelleen siten, että se on Kirkkohallituksen tulkintaohjeiden mukainen. Toimistoesimies Jussi Salo on vaalikelpoinen Olarin seurakunnassa ja hänet voidaan valita vaalilautakunnan varsinaiseksi eksi.
5 Seurakuntaneuvosto a) Kumoaa kokouksessa 7/2013 46 tekemänsä päätöksen Olarin seurakunnan vaalilautakunnan ten ja varaten valitsemisesta sekä vaalilautakunnan puheenjohtajan valitsemisesta. b) Valitsee toimistoesimies Jussi Salon Olarin seurakunnan vaalilautakunnan varsinaiseksi eksi ja hänen lisäkseen kolme muuta tä, joista yksi on mies ja kaksi naista. c) Valitsee viisi varatä Olarin seurakunnan vaalilautakuntaan. d) Toteaa, että kirkkoherra Salla-Maria Viitapohja on vaalilautakunnan varsinainen virkansa puolesta. e) Nimeää jonkun viidestä varsinaisesta estä vaalilautakunnan puheenjohtajaksi. 5 GRAAFISEN ILMEEN UUDISTAMINEN Espoon seurakuntien yhteinen kirkkoneuvosto on tehnyt kokouksessaan 24.2.2014 (tähän kokouksen ja pykälän numero) päätöksen Espoon seurakuntien graafisen ilmeen uudistamisesta. Viestintäpäällikkö Urpu Sarlin on esitellyt uudistusta seuraavasti: Tiivistelmä: Seurakuntayhtymän graafinen ohjeisto on vuodelta 2002. Ilme on vuosien varrella rapautunut. Seurakunnista kahdella on olemassa graafinen ohjeisto. Kokonaisuutena seurakuntien ja seurakuntayhtymän visuaalinen ilme on tällä hetkellä hyvin kirjava. Nykyinen mediaympäristö korostaa visuaalisuuden merkitystä. Yhtenäisellä ilmeellä seurakuntien olisi mahdollista erottua paremmin. Seurakunnissa ja yhtymän virastossa on selvitetty erilaisia vaihtoehtoja ilmeen yhtenäistämiseksi. Viestinnällisesti ja taloudellisesti paras vaihtoehto on liittyminen kokonaiskirkon uuteen yhteiseen ilmeeseen. Jos Espoon seurakunnat ja seurakuntayhtymä ottavat käyttöön kirkon tarjoaman yhteisen ilmeen, se tukee niin kaikkien Espoon seurakuntien kuin kirkonkin viestintää. Seurakuntayhtymässä on valmius ottaa käyttöön yhteinen ilme syksyllä 2014, kun seurakuntavaalien kampanja tuo kirkon ilmeen muutenkin katukuvaan. Samassa yhteydessä voidaan ottaa käyttöön Espoon seurakuntien strategian mukainen Kirkko Espoossa -tunnus.
6 Taustaa Espoon seurakuntayhtymän graafista ilmettä uudistettiin vuonna 2002 ja yhtymälle tehtiin graafinen ohjeisto. Samaan aikaan Tapiolan seurakunta, Leppävaaran seurakunta, Espoon tuomiokirkkoseurakunta ja Esbo svenska församling ottivat käyttöön omat uudet yhteisötunnuksensa. Tapiolassa ja Leppävaarassa luotiin samalla myös graafinen ohjeisto. Olarissa ja Espoonlahdessa pitäydyttiin olemassa olevissa tunnuksissa. Seurakuntayhtymän visuaalista ilmettä on vuosien kuluessa muokattu, eikä se enää vastaa vuonna 2002 tehtyä graafista ohjeistoa. Ohjeisto keskittyy tunnuksen käyttöön, lomakkeisiin ja virallisiin lehti-ilmoituksiin. Markkinoinnin, kampanjoinnin tai verkkoviestinnän tarpeisiin ohjeisto ei anna suuntaviivoja. Seurakunnat ja yhtymän virasto tuottavat runsaasti erilaista esite- ja mainosmateriaalia sekä muuta aineistoa niin painettuna kuin sähköisenä. Tällä hetkellä seurakuntien ja seurakuntayhtymän visuaalinen ilme on hyvin kirjava. Erilaiset ilmeet ja tunnukset eivät tue toisiaan. Samaan aikaan yhteiskunnassa mainonnan ja viestinnän visuaalisuuden merkitys kasvaa. On tärkeää, että seurakunnat olisivat mahdollisimman tunnistettava toimija muuttuvassa mediaympäristössä. Seurakuntayhtymän graafisen ilmeen yhtenäistäminen on toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytty viestintäpalveluiden toiminnallinen tavoite vuodelle 2014. Se on kirjattu myös yhteisen kirkkoneuvoston hyväksymään viestintäohjelmaan vuosille 2013 2014. Valmistelu Espoon seurakuntayhtymän graafisen ilmeen yhtenäistämistä on valmisteltu seurakunnissa ja seurakuntayhtymän virastossa vuoden 2013 aikana. Kirkkoherrat ja seurakuntayhtymän johtoryhmä ovat olleet mukana keskusteluissa ja asettaneet edustajansa työryhmään, joka on selvittänyt eri vaihtoehtoja ilmeen yhtenäistämiseksi. Visuaalisen viestinnän asiantuntijana on toiminut seurakuntayhtymän sopimusgraafikko Elina Orpana. Selvityksen lähtökohtana on ollut tunnustettu tarve yhtenäiselle ilmeelle. Osalla seurakunnista on toimiva tunnus ja ilme, mutta osalta ne puuttuvat. Kartoituksen pohjana on ollut kokonaiskirkon uusi yhteinen ilme, mutta työskentelyssä käytiin läpi myös muita vaihtoehtoja, kuten kokonaan uuden yhteisen tunnuksen luominen tai nykyisten tunnusten uudistaminen yhtenäiseksi tunnusperheeksi. Kirkon graafiseen ilmeeseen liittymisen todettiin olevan vaihtoehdoista kannattavin seuraavin perusteluin:
7 1. Mahdollisimman vahva brändi. Kaikki kirkon yhteiset kampanjat, kuten myös vuoden 2014 seurakuntavaalit, toteutetaan kirkon yhteisellä ilmeellä. Kampanjoiden myötä ilme tulee tutuksi. Tavoitetila koko kirkon osalta olisi yksi, yhteinen visuaalinen ilme. Jos Espoossa otetaan kirkon yhteinen ilme käyttöön edes osittain, se on merkittävä tuki kokonaisuuden kannalta. Nykyisessä mediaympäristössä erottumiseen vaaditaan vahvaa brändiä ja yhteinen vahva brändi on myös Espoon etu. 2. Sisältö. Kirkon yhteinen ilme perustuu ikiaikaisen ristin käyttämiseen modernilla tavalla. Ristissä ilmenee kristinuskon ydinsanoma ja se on globaalisti tuttu kristinuskon symboli. Ristin käyttäminen yläviitteenä on mielenkiintoisella tavalla nykyaikainen ratkaisu. 3. Taloudellisuus. Yhteiseen ilmeeseen liittymisen kustannukset ovat merkittävästi pienemmät kuin kokonaan uuden luomisessa. Lomakkeiden tai tunnusten suunnitteluun ei tarvitse käyttää varoja, koska kirkkohallitus tarjoaa niihin valmiit pohjat. Resurssit voidaan suunnata muiden graafisten tuotteiden, kuten esitteiden ja markkinointimateriaalin, yhteisen visuaalisuuden suunnitteluun. Uuden ilmeen siirtäminen verkkosivuille ei vaadi juurikaan investointeja. Myös kirkon verkkohankkeen myötä kaikkien seurakuntien käyttöön tulevat yhteiset verkkosivut ovat kirkon ilmeen mukaiset. 4. Jatkuvuus. Ilmeen yhtenäistäminen voidaan toteuttaa niin, että nykyiset tunnukset säilyvät jatkossakin graafisina elementteinä seurakuntien painotuotteissa. Tällöin seurakuntalaisten mahdollinen suhde nykyiseen tunnukseen ei katkea. Osalla seurakunnista on omat tunnusvärit ja nämä voidaan ottaa huomioon myös uudessa, yhtenäisessä ilmeessä. 5. Yhteistyö Muiden kirkon toimijoiden kanssa on nykyisen viestintästrategian kantavia linjauksia. Myös mahdollisissa kunta- ja seurakuntaliitoksissa kirkon yhteinen ilme on hyvä pohja uusien seurakuntien liittyä. Näitä etuja ei voida saavuttaa muilla vaihtoehdoilla. Työryhmän arvio on, että kirkon yhteinen ilme tarjoaa toimivan graafisen ohjeiston ja hyvät elementit Espoon seurakuntayhtymän yhtenäisen visuaalisen ilmeen pohjaksi.
8 Kirkon yhteinen ilme ja sen soveltaminen Espoossa Kirkkohallitus lanseerasi vuonna 2012 kokonaiskirkolle uuden yhteisötunnuksen ja ilmeen, joka kulkee nimellä "pienin yhteinen nimittäjä". Tunnus muodostuu kirkolle erikseen suunnitellusta Martti-fontista ja värillisestä yläviiterististä. Kirkkohallitus tarjoaa tunnuksen ja ilmeen myös seurakuntayhtymien ja seurakuntien käyttöön. Tavoitteena on valtakunnallisesti ja paikallisesti tunnistettava, evankelis-luterilainen kirkko. Kirkon graafisesta ohjeistosta löytyvät valmiit pohjat tarvittaviin lomakkeisiin ja osin myös mainos- ja kampanjamateriaaleihin. Esimerkkisovellukset siitä, miltä Espoon seurakuntayhtymän ja seurakuntien tunnukset näyttäisivät, löytyvät liitteestä. Niissä on käytetty joko seurakuntien nykyisiä tunnusvärejä tai kirkon graafisesta ohjeesta löytyviä vastaavia värejä. Niille seurakunnille, joilla tunnusväriä ei ole entuudestaan ollut, on sellaiset ehdotettu seurakunnan toiveiden mukaan. Jos kaikki seurakunnat ottavat käyttöön yhtenäisen ilmeen, muodostamme yhdessä vahvan tunnistettavan yhteisön. Tällöin kaikki seurakuntien visuaalinen viestintä ja markkinointi tukevat toinen toistaan. Yhdessä ne luovat ja vahvistavat mielikuvaa monipuolisesta ja dynaamisesta toimijasta. Espoon seurakunnat Kirkko Espoossa Espoon seurakuntien yhteisessä viestinnässä on käytetty nimeä Espoon seurakunnat. Yhtenäistä ilmettä valmistelleen työryhmän kanta on, että Espoossa kannattaisi ottaa käyttöön strategian mukainen markkinointinimi Kirkko Espoossa. Näin vahvistaisimme strategian mukaista ajatusta siitä, seurakunnat toimivat yhdessä ja niillä on yhteisiä tavoitteita. Nimi on myös viestinnällisesti ytimekäs ja jämäkkä. Sanapari on tuttu erityisesti Helsingistä, jossa seurakuntien brändi on Kirkko Helsingissä. Nämä pääkaupunkiseudun kirkkobrändit tukisivat toisiaan. Eteneminen ja tavoiteaikataulu Syksyn 2014 seurakuntavaalit tuovat kirkon yhteisen ilmeen katukuvaan ja mediaan. Siksi syksy 2014 olisi hyvä aika ottaa käyttöön myös Espoon seurakuntien yhtenäinen ilme. Ensi vaiheessa uudistus koskisi verkkosivuja, ajankohtaisia painotuotteita ja seurakuntavaaliviestintää. Yhteisten elementtien ympärille tullaan luomaan yhteinen espoolainen ilme, joka liittää seurakuntien esitteet, mainokset ja verkkoympäristöt samaan, tunnistettavaan perheeseen. Graafinen ohjeisto laajennetaan ja muokataan Espoon seurakuntien aineistojen mukaiseksi. Graafisesta toteutuksesta vastaa
9 seurakuntayhtymän sopimusgraafikko yhdessä nimetyn työryhmän kanssa. Graafinen työ sisältyy viestintäpalvelujen talousarviomäärärahoihin, eikä siitä aiheudu seurakunnille kustannuksia. Kirjekuoret ja muut lomakkeet uusitaan yhteishankinnoin normaalin hankinta-aikataulun mukaan. Nyt käynnissä olevan esteettömyyskartoituksen myötä kirkkojen ja muiden tilojen opasteisiin tulee muutoksia. Projekti tarjoaa ekonomisen tavan saada uusi ilme näkymään myös toimitilojen opasteissa. Yhteinen kirkkoneuvosto voi tehdä seurakuntayhtymän ja yhteisen viestinnän osalta päätöksen kirkon yhteiseen ilmeeseen liittymisestä. Seurakunnat ratkaisevat asian omalta osaltaan. Mahdollisimman suuren tunnettuus-hyödyn saavuttamiseksi olisi tärkeää, että asiassa saataisiin aikaan yhtenäinen päätös. Graafisen ilmeen suunnittelutyöryhmässä ovat olleet: Jussi Koski (Olari), Hans- Christian Daniel (Espoonlahti), Maarit Malinen ja Risto Saarinen (tuomiokirkkoseurakunta), Sheila Liljeberg-Elgert (Esbo svenska), Sonja Grönqvist (Tapiola), Laura Vähäsarja (Leppävaara), Urpu Sarlin ja Elina Orpana (yhtymänvirasto). ESITTELYN LIITTEET A.Kirkon yhteinen ilme Espoossa. Esimerkkejä siitä, miten ilmettä voidaan soveltaa. Seurakuntaneuvosto päättää, että a) Olarin seurakunta liittyy Espoon seurakuntien yhteisen kirkkoneuvoston tekemään päätökseen Espoon seurakuntayhtymän graafisen ilmeen uudistamisesta liittymällä kirkon yhteiseen ilmeeseen ja ottamalla sen käyttöön soveltuvin osin, b) Olarin seurakunta ottaa markkinoinnissaan käyttöön Kirkko Espoossa tunnuksen. 6 VOKAATION ANTAMINEN TEOLOGIAN MAISTERILLE Olarin seurakunnassa tarvitaan seurakuntapastoria kesä syyskaudelle virkavapauksien ja vuosilomien sijaisuuksien hoitamiseksi. Seurakunnalla on mahdollisuus antaa vokaatio teologian maisterille siten, että hän voi aloittaa työnsä 8.6.2014 tapahtuvan pappisvihkimyksen myötä ja olla seurakunnan palveluksessa vuoden loppuun asti. Uuden seurakuntapastorin työ painottuu kirkollisiin toimituksiin ja jumalanpalveluselämään ja näin työ tarjoaa hyvän mahdollisuuden perehtyä papin perustyöhön.
10 Espoon hiippakunnan tuomiokapituli on toimittanut seurakunnalle niiden teologian maistereiden ja teologian ylioppilaiden ilmoittautumiskirjeet, jotka etsivät töitä Espoon hiippakunnan alueelta. Haastatteluun kutsutut on valittu näiden henkilöiden joukosta. Kirkkoherra Salla-Maria Viitapohja ja kappalainen Kimmo Ansamaa ovat haastatelleet tehtävää varten seuraavat henkilöt: TM Marjut Mulari, teol.yo Visa Viljamaa, TM Jarna Leino ja TM Johanna Talvitie. Haastattelijoiden esitys tuodaan seurakuntaneuvoston kokoukseen. Seurakuntaneuvosto a) antaa vokaation Olarin seurakunnan VII seurakuntapastorin virkaan ajalle 8.6.- 31.12.2014. b) esittää lausuntonsa vokaation saajasta c) tarkastaa tämän pykälän kokouksessa ILTAHARTAUS Vuorossa on Heikki Palosaari.