6.8.2008 TUKIKELPOISET KUSTANNUKSET Keski-Suomen liitto myöntää kehittämisavustusta EAKR- ja ESR hankkeille. Avustusten käyttöä ja päätöksentekoa ohjaavat kansalliset ja Euroopan unionin säädökset ja ohjeet. Kansallisia säädöksiä ja ohjeita ovat - työ- ja elinkeinoministeriön ohje tukikelpoisista menoista rakennerahastoprojekteissa 8.7.2008 - valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettujen menojen tukikelpoisuudesta (1079/2007) - valtioneuvoston asetus rakennerahastoista (311/2007) - rakennerahastolaki (1401/2006) - Sisäasiainministeriön ohje alueellisen kehittämistuen käytöstä 14.1.2004 - valtioneuvoston asetus alueiden kehittämistoimenpiteiden rahoituksesta (1225/2002) - alueiden kehittämislaki (602/2002) - valtionavustuslaki (688/2001) Euroopan unionin säädöksiä ovat - täytäntöönpanoasetus (1828/2006) - EAKR -asetus (1080/2006) - ESR -asetus (1081/2006) - yleisasetus (1083/2006) Säädökset ja ohjeet löytyvät Keski-Suomen liiton internet sivuilta www.keskisuomi.fi Hankerahoitus Ohjeet.
TUKIKELPOISUUDEN YLEISET PERUSTEET Tukikelpoisia ovat menot, jotka - sisältyvät hankesuunnitelmaan - ovat Keski-Suomen liiton rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä - aiheutuvat hankkeen toteuttamisesta - syntyvät hankkeen toteutusaikana - ovat tuensaajan tosiasiallisesti maksamia (poikkeuksena poistot, yleiskustannukset ja luontoissuoritukset) - ovat hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisia - ovat määrältään kohtuullisia - johtuvat hanketyyppisestä, organisaation tavanomaisesta toiminnasta poikkeavasta toiminnasta. Kustannusten tukikelpoisuus voi alkaa aikaisintaan hankehakemuksen vireille tulosta eli Keski- Suomen liiton diaariin kirjaamisen jälkeen. Ennen hakemuksen jättämistä syntyneitä kustannuksia ei voida korvata tukikelpoisina. Kehittämistuen hyväksyttäviä kustannuksia ovat seuraavat, kohtuulliset kustannukset: - asiantuntija- ja koulutuspalvelujen hankinnat - henkilöstön palkka- ja matkakustannukset - kehittämishankkeesta välittömästi aiheutuvat muut eritellyt menot - välittömät kustannukset liittyvät suoraan toteuttajan yksittäiseen toimenpiteeseen - kustannusten välitön yhteys toimenpiteeseen voidaan helposti todentaa - kehittämisen kannalta välttämättömät, vähäiset käyttöomaisuuden hankintamenot tai vaihtoehtoisesti niiden poistot - EAKR -hankkeissa käyttöomaisuuden osuus voi olla enintään puolet hankkeen hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista - ESR hankkeissa vain poistot ovat hyväksyttäviä - luontoissuoritukset esim. talkootyö - arvonlisävero, jos tuen saaja ei saa hyvityksenä arvonlisäveroa takaisin omassa verotuksessaan - kuntien palautusmenettelyn kautta takaisin saatavat arvonlisäverot ovat tukikelpoisia.
HENKILÖSTÖN PALKKAKUSTANNUKSET Tukikelpoisia palkkakustannuksia ovat hankkeeseen tehdystä työstä aiheutuvat välittömät ja välilliset lakisääteiset kustannukset: - henkilön varsinainen palkka - palkkaan liittyvät lakisääteiset menot kuten - sosiaali- ja eläketurvakustannukset - henkilövakuutukset - lomapalkka - lomaraha tai sen varaus. Palkkojen on oltava tarpeellisia hankkeen toteuttamiseksi ja määrältään kohtuullisia. Kohtuullisuus perustuu työhön sovellettavaan virka- tai työehtosopimukseen tai vastaavasta työstä yleensä maksettavaan palkkaan. Henkilöstökuluissa lähtökohtana on normaali työaika. Ylityö voi olla tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua ylityömääräykseen. Hankkeen henkilöstöllä on oltava kirjalliset toimenkuvat, jossa määritellään tehtävä työ. Hankkeessa kokoaikaisesti työskentelevän henkilön toimenkuvaan ei voi kuulua muita kuin hankkeeseen liittyviä tehtäviä. Jos vain osa henkilön työpanoksesta liittyy hankkeeseen, on palkan tukikelpoisuuden ehtona työaikakirjanpito. Osa-aikaisesti työskentelevän henkilön työajan käytöstä on pidettävä työajanseuranta, josta selviää sekä kokonaistyöaika että hankkeelle tehdyt päivittäiset työtunnit työselostuksineen. Esimies varmentaa tuntikirjanpidon allekirjoituksellaan. Työajan seurantatiedot liitetään aina maksatushakemukseen. Organisaation johto on vastuussa koko organisaation toiminnasta ilman erillistä panostusta yksittäiseen hankkeeseen. Siksi johdon työpanos voi vain poikkeustapauksissa sisältyä hankkeen kustannuksiin. HANKINNAT Kaikissa hankinnoissa hinnan on oltava kohtuullinen. Kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydettävä riittävä määrä tarjouksia. Julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) ja hankinta-asetusta (614/2007) noudatetaan säädösten soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan ensisijaisesti toteuttajaorganisaation omia hankintaohjeita. Jos hankkeen toteuttajan ohjeet ovat yleispiirteisemmät tai omia ohjeita ei ole, noudatetaan Keski- Suomen liiton ohjeita hankintojen kilpailuttamisesta. LASKENNALLISET KUSTANNUKSET Laskennalliset kustannukset ovat poikkeus pääsäännöstä, jonka mukaan kustannusten on oltava tuensaajan tosiasiallisesti maksamia. Laskennallisia kustannuksia ovat poistot, yleiskustannukset tai luontoissuoritukset. Myös laskennalliset kustannukset on voitava todentaa
hankekirjanpidosta, joka sisältää sekä laskennalliset kustannukset että toteuttajan kirjanpidon mukaiset kustannukset. Poistot Käyttöomaisuuden, esimerkiksi tietokoneiden tai muiden laitteiden, hankintakustannukset hyväksytään pääsääntöisesti poistoina. Poiston hyväksymisen edellytyksenä on, että sen määrä voidaan todeta kirjanpidosta. Ehtona on myös, ettei poiston kohteena olevaan hankintaan ole saatu julkista tukea. Poistot lasketaan voimassa olevien kirjanpitosääntöjen tai vastaavan, tuensaajaa koskevan muun säännöstön perusteella. Poistot ovat tukikelpoisia ainoastaan hankkeen toteuttamisajalta. ESR -hankkeissa käyttöomaisuuden hankintaa voidaan rahoittaa vain poistoina. Yleiskustannukset Yleiskustannusten eli välillisten kustannusten kohdentaminen suoraan yksittäiseen toimenpiteeseen perustuu laskentaan, koska kustannukset hyödyttävät samalla organisaation muuta toimintaa ja muita tulosyksiköitä. Tällaisia kustannuksia voivat olla esim. kirjanpito, sihteeripalvelu ja siivous. Useita menoja voidaan käsitellä sekä välittöminä että välillisinä kustannuksina. Olennaista on, ettei samoja menoja voida hyväksyä molemmin tavoin. Yleiskustannusten hyväksymisen perustana on aiheuttamisperiaate eli vain hanketta aidosti hyödyttävät kustannukset ovat hyväksyttäviä. Samoin kustannusten on oltava kohtuullisia. Yleiskustannusten tukikelpoisuus ratkaistaan hankkeen rahoituspäätöksessä. Päätöstä ennen Keski-Suomen liitto varmistaa, että hankkeen toteuttajan kustannuslaskentajärjestelmä on rakennerahastojen tukikelpoisuussääntöjen mukainen. Toteuttajan on osoitettava, että kustannukset jakautuvat asianmukaisesti hankkeen ja muiden toimien välillä. Luontoissuoritukset Luontoissuorituksia ovat esim. talkootyö tai hankkeelle luovutettu tuotantopanos. Suosituksena on, että luontoissuorituksia käytetään vain hyvin harkiten. Näin kevennetään hallinnollista työtä niin hankkeeseen osallistuvien, hankkeen hallinnoijan kuin rahoittavan viranomaisen hyödyksi. Luontoissuorituksen rahallinen arvo tai laskentaperusteet hyväksytään rahoituspäätöksessä. Luontoissuorituksen arvoksi hyväksytään enintään aiheutuneet kustannukset. Tuotantopanosten arvoksi huomioidaan palvelun tai tuotteen käypä arvo. Luontoissuorituksen kertymisestä on tehtävä selvitys. Työajasta on pidettävä kirjanpitoa. Työn arvo voidaan määritellä käytetyn ajan ja tehdystä työstä yleisesti maksettavan tunti- tai päiväpalkan mukaan. Työstä, joka ei vaadi erityistä ammattitaitoa, tuntipalkkana voidaan käyttää 10 /h. Talkoona tehdyn konetyön arvo on 30 /h. Luontoissuoritukset lasketaan hankkeelle sekä menoksi että rahoitukseksi. Hankkeen omarahoitusosuudesta enintään puolet voi olla luontoissuoritusta. Loput on oltava rahaa.
Omarahoitusosuus tarkoittaa kaikkea hankkeen kirjanpitoon avustuksen lisäksi tulevaa rahoitusta. Omarahoitusosuus on yleensä vähintään 30 % hankkeen hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista. Avustus ei koskaan voi ylittää tukikelpoisten menojen kokonaismäärää luontoissuoritusten arvolla vähennettynä. TULOT Hankkeen rahoitus koostuu avustuksesta, osallistujien rahoitusosuuksista ja mahdollisesti tuloista. Hankkeelle voi syntyä tuloa esim. kehitettyjen palvelujen tai tapahtuman pääsylippujen myynnistä. Hankkeeseen yksityisiltä yrityksiltä laskutetut osallistumismaksut eivät ole tuloa vaan yksityistä rahoitusosuutta hankkeelle. Hankkeen tuloja seurataan, jotta voidaan estää hankkeen mahdollinen ylirahoittaminen. Rahoitushakemuksessa hankkeen toteuttaja esittää arvion tuloista. Hankkeen menoista vähennetään aina hankkeeseen välittömästi kohdistuvat tulot, jonka jälkeen lasketaan avustuksen osuus. Jokaisessa maksatushakemuksessa on esitettävä ko. ajanjakson toteutuneet tukikelpoiset kustannukset eli kustannukset vähennettyinä hankesuunnitelmaan sisältyneistä ja sisältymättömistä tuloista. Tuloja tuottavien hankkeiden viiden vuoden erityisseuranta koskee hankkeita, joihin liittyy palvelujen suorittaminen maksua vastaan tai infrastruktuuri-investointeja, joiden käytöstä syntyy tilan käyttäjien maksettavaksi tulevia maksuja. Käytännössä Keski-Suomen liiton rahoittamissa hankkeissa vain ensimmäinen vaihtoehto on mahdollinen. Tuensaaja on velvollinen ilmoittamaan hankkeen päättymispäivää seuraavina viitenä vuotena hankkeesta syntyneet tulot Keski-Suomen liitolle. Jos tuloja ei pystytä objektiivisesti arvioimaan rahoitussuunnitelmassa ja hankkeen maksatuksissa, toteuttajan on tilitettävä viiden vuoden ajanjaksolla hankkeen päättymisestä saadut nettotulot Keski-Suomen liitolle. ARVONLISÄVERO JA RAHOITUSKULUT Arvonlisävero on tukikelpoinen, jos tuensaaja on maksanut veron ja se on jäänyt hänelle lopulliseksi kustannukseksi. Arvonlisäverolain 10 luvun nojalla vähennyskelpoinen arvonlisävero ei voi olla hyväksyttävä kustannus, vaikka tuensaaja ei veroa tosiasiassa olisi vähentänyt. Kuntien arvonlisäveron tukikelpoisuus vaihtelee hyvitys- ja palautusmenettelyn mukaan: - Kun kunta harjoittaa verollista liiketoimintaa, noudatetaan arvonlisäverolain mukaista vähennysoikeutta. Tällöin hyvityksenä saatu arvonlisävero ei ole tukikelpoista. - Kunnan lakisääteisestä toiminnasta aiheutuva arvonlisävero jää kunnan lopulliseksi kustannukseksi, huolimatta siitä, että kunta saa arvonlisäveron palautuksena takaisin. Tällöin arvonlisävero on tukikelpoinen meno. Tukikelvottomia ovat kaikki rahoitukseen liittyvät menot, esim. pankin palvelumaksut.
ESIMERKKEJÄ TUKIKELPOISISTA KUSTANNUKSISTA Kustannusten tukikelpoisuuden arviointi on harkinnanvaraista. Rahoittaja arvioi kustannusten tukikelpoisuuden suhteessa hankesuunnitelmaan ja rahoituspäätökseen. Ohjausryhmä yksinään ei voi tehdä päätöksiä hankkeelle kuuluvista kustannuksista. Henkilöstökustannukset Tukikelpoisia ovat palkkakustannukset, jotka aiheutuvat suoraan hankkeessa työskentelevän henkilön palkoista. Hankkeen henkilöstöllä on oltava kirjalliset toimenkuvat, jossa määritellään tehtävä työ. Hankkeessa kokoaikaisesti työskentelevän henkilön toimenkuvaan ei voi kuulua muita kuin hankkeeseen liittyviä tehtäviä. Hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevän henkilön työajasta on pidettävä kokonaistyöajanseuranta ja päiväkohtainen työajanseuranta. Tukikelpoisia henkilöstökustannuksia ovat mm: - kohtuulliset palkat, palkkiot tai korvaukset sivukuluineen projektihenkilöstölle - ohjausryhmän jäsenille maksettavat mahdolliset palkkiot ja ansionmenetyskorvaukset - kokouspalkkion suuruus voi olla korkeintaan 80 euroa - kokouspalkkiota ei makseta henkilölle, jonka virka- tai työtehtäviin ohjausryhmään osallistuminen kuuluu. Ostopalvelut - hankkeen toteuttamiseen liittyvien asiantuntija- ja koulutuspalvelujen hankintamenot - hankkeen vaikuttavuuden arviointiin ja seurantaan liittyvät kustannukset - muut hankkeen toteuttamiseksi ostetut palvelut. Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) noudatetaan sen soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankkeissa noudatetaan Keski-Suomen liiton erillisiä hankintaohjeita. Matkakustannukset (koti- ja ulkomaan matka- ja majoituskustannukset) - projektihenkilöstön kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset ja päivärahat verohallituksen vuosittain vahvistamien verovapaiden matkakustannusten mukaisesti - matkojen on liityttävä oleellisesti hankkeen toteutukseen - ulkomaan matkojen on sisällyttävä hankesuunnitelmaan tai niihin on pyydettävä etukäteen Keski-Suomen liiton hyväksyminen - ulkopuolisen opetus-, koulutus- ja tukihenkilöstön matkakustannukset - ohjausryhmän kotimaan matkakustannukset - jos ohjausryhmän jäsenen matka liittyy hänen virka- tai työtehtäviinsä ja työnantaja on velvollinen vastaamaan siitä, kustannukset eivät ole tukikelpoisia Huom! Ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset eivät ole tukikelpoisia.
Vähäiset kone- ja laitehankinnat - hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisen käyttöomaisuuden (tietokone, matkapuhelin yms.) hankintakustannukset, mikäli hankinnassa on noudatettu Keski-Suomen liiton antamia ohjeita hankintojen kilpailuttamisesta - käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset hyväksytään vain poikkeustapauksissa. Vuokrakustannukset (tila- ja laitevuokrat) - hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeellisten toimitilojen, koneiden ja laitteiden vuokraustai leasingkustannukset - kustannukset on eriteltävä ja esitettävä laskentaperusteet, esim. toimitilojen neliövuokra. Toimistokulut - esimerkiksi puhelin-, posti- ja kopiointikulut ja toimistotarvikkeet. Muut kustannukset (poistot ym. kustannukset, joita ei kirjata muille kustannusluokille) - käyttöomaisuuden kirjanpitolain mukaiset poistot, mikäli poiston kohteena olevan omaisuuden hankintaan ei ole saatu julkista tukea - yleiskustannukset esim. puhelimen ja sähkön käytöstä aiheutuneet kustannukset, kirjanpito-, vuokra- ja siivouskustannukset, toimistokulut yms. silloin, kun ne voidaan kohdentaa projektille, mutta niitä ei ole ilmoitettu välittöminä kustannuksina - projektihenkilöstön kohtuulliset työterveysmaksut - tarjoilukustannuksista hyväksytään pääasiallisesti vain ohjausryhmän kahvitarjoilut - koko päivän kestävien tilaisuuksien ruokatarjoilu voidaan hyväksyä - kohderyhmille järjestettyjen koulutusten ruokailut eivät ole tukikelpoisia - tilintarkastuskustannukset ovat tukikelpoisia vain, jos Keski-Suomen liitto edellyttää hankkeen tilintarkastusta Luontoissuoritukset - palkaton vapaaehtoistyö, jonka arvo määritellään käytetyn ajan ja tehdystä työstä yleisesti maksettavan tunti- tai päiväpalkan mukaan (esim. TES:n mukaisesti) - työstä, joka ei vaadi erityistä ammattitaitoa, tuntipalkka voi olla 10 /h - talkoona tehdyn konetyön arvo on 30 /h. - tuotantopanokset, jotka muodostuvat työpanoksen, koneiden, laitteiden tai raaka-aineiden luovuttamisesta hankkeen käyttöön. Luontoissuorituksiin projekti ei voi saada avustusta. Kustannukset muodostavat kuitenkin osan projektin kokonaiskustannuksista ja ovat myös tulopuolella osa omarahoitusosuutta. Luontoissuoritusten tulee näkyä projektin tulo- ja menoarviossa ja ne on raportoitava Keski- Suomen liitolle.
ESR -hankkeiden erikseen raportoitavat kustannukset ESR hankkeissa ns. erikseen raportoitavat kustannukset muodostavat osan hankkeen kokonaiskustannuksista ja ovat omarahoitusosuutta, joka näkyy hankkeen rahoitussuunnitelmassa. Kustannukset on raportoitava Keski-Suomen liitolle maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeella. Erikseen raportoitaviin kustannuksiin hanke ei saa avustusta. Kustannuksista on pidettävä kirjanpitoa ja niiden arvo on voitava riippumattomasti todeta ja tarkastaa. - osallistujien palkka- ja matkakustannukset koulutusajalta - koulutukseen, ohjaukseen ja neuvontaan jne. osallistuvien palkat ja palkkiot sivukuluineen - matka- ja majoituskulut osallistuttaessa ulkopuolisiin kursseihin, mikäli ne on hakemuksessa merkitty kunnan, muun julkisen tai yksityisen organisaation maksettaviksi - matkakustannukset hyväksytään verohallituksen vuosittain vahvistamien verovapaiden matkakustannusten mukaisesti - talkootyö ja muut luontoissuoritukset - palkaton vapaaehtoistyö (talkootyö), jonka arvo määritellään käytetyn ajan ja tehdystä työstä yleisesti maksettavan tunti- tai päiväpalkan mukaan (esim. TES:n mukaisesti). - työstä, joka ei vaadi erityistä ammattitaitoa, tuntipalkka voi olla 10 /h - talkoona tehdyn konetyön arvo on 30 /h. - esim. tutkimus-, opetus- tai muu ammattitoiminnan kustannukset, mikäli ne on hakemuksessa merkitty kunnan, muun julkisen tai yksityisen organisaation maksettaviksi - kustannuserät, jotka muodostuvat työpanoksen, maan tai kiinteistön, koneiden, laitteiden tai raaka-aineiden luovuttamisesta hankkeen käyttöön. - maan tai kiinteistön osalta arvon määrittelee riippumaton ja pätevä arvioija tai asianmukaisesti valtuutettu viranomainen.
ESIMERKKEJÄ TUKIKELVOTTOMISTA KUSTANNUKSISTA - kustannukset, jotka eivät perustu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan tai rahoituspäätökseen tai niistä ei ole rahoittajaviranomaisen kanssa sovittu neuvotteluissa - tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät - yleinen henkilöstökoulutus - ohjausryhmän ulkomaan matkakustannukset - sakot, rangaistusmaksut ja oikeudenkäyntikulut - rahoituskulut: velan korot, rahoitustapahtumiin liittyvät maksut, valuutanvaihtopalkkiot, kurssitappiot, leasingkorot, luottokortin käyttömaksut ja muut puhtaasti rahoitukseen liittyvät kustannukset - arvonlisävero, josta saa hyvityksen tai joka korvataan jollain muulla tapaa - ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot - edustuskulut.