TEHTÄVÄLUOKKA Tehtävä Alatehtävä sivu 1 (10) 02. 02.00 Talousasioiden ohjaus Taloussääntö Sisältyy kuntayhtymän hallintosääntöön julk. ei voa. + 2 v. Dynasty aika pap./säh. tsto III sisäinen tarkastus ja valvonta julk. ei voa. + 2 v. Dynasty diaarin:o pap./säh. tsto III sisäinen tarkastus ja valvonta 02.02 Talouden suunnittelu ja seuranta 02 02 00 Talousarvion valmistelu 02 02 00.1 Valtuuston hyväksymä talousarvioasetelma 02 02 00.2 Hallituksen antamat talousarviokehykset ja laadintaohjeet 02 02 00.3 Hyväksytty taloussuunnitelma ja talousarvio julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001, pöytäkirjan liite Talousarvion täytäntöönpanoohjeet Taloushallinnon antamat muut ohjeet ja määräykset Käyttösuunnitelma julk. ei 5 v. aika pap./säh. tsto III Kuntaliiton suositus; toteutuma tilinpäätöksessä Toimintayksiköiden/lautakuntien toiminta- ja taloussuunn.esitykset julk. ei 2-5 v. aika pap. yks. III säil. oman tarpeen mukaan
sivu 2 (10) 02 02 01 Sisäinen ja ulkoinen tilintarkastus 02 02 01.1 Tilintarkastuskertomus julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 02 02 01.1 Arviointikertomus julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 KA 158/43/02 02 02 01.1 Tilintarkastajien tarkastuskauden aikana haliitukselle antamat muut raportit ja esitykset 02 02 02 Talouden seuranta julk. ei 2 v. sp. aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 Talouden seurannan julk. ei 2-3 v. aika pap./säh. III säil. oman tarpeen mukaan raportit/tulosteet Talousarvion toteumavertailut julk. ei 2-3 v. aika pap./säh. III säil. oman tarpeen mukaan 02 02 02.1 Maisema-raportit ja yhteenvedot (koko vuosi) julk. ei 10 v. aika säh. tsto/yks. Kuntamaise ma sp. II Kuntamaisemassa sähköisenä pysyvästi Maisema-raportit ja yhteenvedot (neljännesvuosi) julk. ei 2-3 v. aika säh. tsto/yks. III säil. oman tarpeen mukaan Palvelutuotannon raportit julk. ei 2-3 v. aika säh. tsto/yks. III säil. oman tarpeen mukaan (neljännesvuosi) Talousraportti (kuukausi) julk. ei 2-3 v. aika säh. tsto/yks. III säil. oman tarpeen mukaan 02.05 Rahoitus ja varainhallinta 02 05 00 Maksuperusteiden määrääminen ja määräytyminen Hyväksytyt maksut ja taksat julk. ei voa 10 v. Dynasty aika pap./säh. työpiste I/III VanhA 32/1869
Valmisteluun liittyvä pohjaaineisto julk. ei oma tarve aika pap./säh. työpiste III Ohjeisto ja hinnasto julk. ei voa. + 2 v. aika pap./säh. työpiste III Kuntayhtymän rahoitukseen julk. ei 2 v. 10 v. aika pap./säh. tsto/ III tilinpäätösasiakirjoja liittyvien maksuosuuksien tilityksiin ja raportointiin liittyvät asiakirjat sivu 3 (10) 02 05 01 Tuet ja avustukset Avustushakemukset liitteineen (selvitykset ja laskelmat) 02 05 01.1 Päätökset avustusten myöntämisestä ja maksatuksesta (lahjoitukset, stipendit) Työllistämistuen/palkkatuen hakemiseen liittyvät asiakirjat: hakemus, päätös, maksutilitys Rintamaveteraanien kuntoutukseen ja sotainvalidien avopalveluihin liittyvät tilitykset Valtiokonttorille Perustoimeentulotuen valtionosuushakemus ja selvitys Maahanmuuttajista ja pakolaisista aiheutuneiden korvausten hakemukset ja päätökset (kopiot) julk. ei 2 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ III sis. valvonta ja seur. 2 v. tositeluonteiset 10 v. julk. kyllä 3 v. sp. Dynasty aika pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 (myöntävän toimielimen pöytäk.) (julk.) kyllä 2 v. 10 v. Dynasty aika pap./säh. työpiste tsto/ julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika pap./säh. yksikkö III julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika pap./säh. yksikkö III III Kuntaliiton suositus (VanhA 32/1868): 10 v. viimeisestä maksatuksesta sal. kyllä 2 v. 2 v. aika pap./säh. kp-tsto III Kotikunta hakee korvaukset ja tilittää kuntayhtymälle, säil. oman tarpeen mukaan
sivu 4 (10) 02 05 02 Hankerahoitus Työpisteessä säilytys 1 v. hankkeen/projektin päättymisestä (viimeisestä maksatuksesta) 02 05 02.1 Projektisuunnitelma, rahoitushakemus ja myönteinen rahoituspäätös julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o, hankkeittain pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 Hakemusta koskeva päätös toimielimen pöytäkirjassa sp. Asiakirjat sähköisinä Eurajärjestelmässä, paperiversiot sp. 02 05 02.1 Rahoittajan antamat erilliset ohjeet ja ehdot julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ II sisältyvät rahoituspäätökseen Rahoitushakemus/ projektisuunnitelma ja kielteinen rahoituspäätös 02 05 02.1 Projekti-/hankearviointiin liittyvät arviointiraportit ja selvitykset julk. ei 1 v. 5 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001, Sähköisenä Eurassa, paperiversio sp. 02 05 02.1 Väli- ja loppuraportit julk. ei 1 v. sp. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001, Sähköisenä Eurassa, paperiversio sp. Kirjanpidon raportit, päiväkirjat ja tositeaineisto (julk.) ei 1 v. 10 + v. Rondo hankkeittain pap./säh. tsto/k-pito III 10 v. viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien tai rahoittajan ohjeistuksen mukaan. Sähk. Rondossa, yli 15 v. paperituloste (tositteet voivat sisältää henkilötietoja)
sivu 5 (10) 02 05 03 Antolainaus Päätökset lainan myöntämisestä, takaussitoumuksista ja vakuuksista ao. toimielimen pöytäkirjassa sp. Antolainavelkakirjat sal. ei voa. + 2 v. aakkos pap. tsto II kassakaapissa 02 05 04 Ottolainaus Päätökset pitkä- ja lyhytaikaisesta lainanotosta ja takaisinmaksusta ao. toimielimen pöytäkirjassa sp. Ottolainavelkakirjat ei voa. + 2 v. aika pap. tsto II alkuper. palautuu luottolaitokselta, aktiiviaikana jäljennös Ottolainojen luettelot ei 10 v. lainan aika pap. tsto II luottolaitoksittain maksusta Lainanotto ja takaisinmaksusuunnitelmat ei voa. + 2 v. aika pap. tsto III 02 05 05 Sijoitustoiminta Osakekirjat, osuustodistukset ei Omistusaika + 2v. aika pap. tsto II kassakaapissa yms. Talletus- ja sijoitustodistukset ei Voa. + 2 v. aika pap. tsto II kassakaapissa 02 05 06 Takauksien ja vakuuksien hallinta Takauksiin liittyvät sopimukset ei Voa. + 2 v. aika pap. tsto II 02.06 Kirjanpito ja maksuliikenne 02 06 00 Pankkipalveluiden hallinta Pankkitililuettelo sal. ei 10 v. 10 v. aika pap. tsto I VanhA 32/1868
Luettelo tilien käyttöoikeuksista julk. ei 10 v. 10 v. aika pap. tsto I VanhA 32/1868 Pankin tiliotteet sal. ei 2 v. 10 v. aika pap./säh. kirjanpito III Rahahuolto-, maksupääte-, ym. hark. ei voa. + 6 v. aika pap. tsto III sopimukset Rahalaitoksissa olevien asiakasvarojen yhteis-tileihin liittyvät asiakirjat: tilien luettelot, käyttöoikeuksien luettelot, valtakirjat tms. BasWare - maksuliikenne ja palvelukassajärjestelmä 02 06 01 Kirjanpito JulkL. 24 (17) liikesalaisuus VanhA 32/1868 sal. ei voa. 10 v. aika pap. yksikkö III JulkL. 24 (25), sisältää salassapidettäviä henkilöä koskevia tietoja julk./sal. ei voa. voa. ATK säh. talouspalv. sisältää salassapidettäviä henkilöä koskevia tietoja sivu 6 (10) 02 06 01.1 Tasekirja/tilinpäätöskirja, sis. toimintakertomus, tilinpäätöslaskelmat, liitetiedot julk. ei 2 v. sp. aika pap. tsto/ I/II laitoksen päätös 3.9.2001 02 06 01.1 Tililuettelo (tilikartta) julk. ei ajantasainen 02 06 01.1 Kirjaussuunnitelma: luettelo kirjanpitokirjoista ja tositelajeista Tase-erittelyt, lisätietojen erittelyt Kirjanpitoaineisto: meno- ja tulotositteet, tilierittelyt sp. aika pap./säh. työpiste/ II laitoksen päätös 3.9.2001 (sis. tilinpäätöskirjaan) julk. ei sp. aika pap./säh. II laitoksen päätös 3.9.2001 KA 158/43/02 (sis. tilinpäätöskirjaan) julk. ei 2 v. 10 v. aika pap. kirjanpito/ III vuosittain omat kansiot, KirjanpitoL 1336/1997 2.10 (julk.) ei 10 v. Rondo aika säh. kirjanpito/ III Rondossa (tositteet voivat sisältää henkilötietoja) VanhA 32/1869
Kirjanpitoaineisto: meno- ja tulotositteet, tilierittelyt (EUprojektit) (julk.) ei 10+ v. Rondo aika säh./pap. kirjanpito/ III sivu 7 (10) 10 v. viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien. Sähk. Rondossa, yli 15 v. pap. (tositteet voivat sisältää henkilötietoja) VanhA 32/1870 Kirjanpidon tositeaineisto: sisäiset muistiotositteet (julk.) ei 2 v. 10 v. aika pap. kirjanpito/ III voivat sisältää henkilöä koskevia tietoja Kirjanpidon tositeaineisto: sisäiset muistiotositteet (EUprojektit) (julk.) ei 2 v. 10+ v. aika pap. kirjanpito/ III 10 v. viimeisestä maksatuksesta ohjelmakauden päättymisestä lukien, voivat sisältää henkilöä koskevia tietoja Tositteista erillään olevat salassapidettävät laskujen liitteet sal. kyllä 2 v. 2 v. aika pap. toimintayksikkö III JulkL 24 (24), PotL 13, sisäinen valvonta ja tarkastus 2 v. III KirjanpitoL 1336/1997 2.10 / Sähköinen Rondossa III KirjanpitoL 1336/1997, 2.10 / Sähköinen Rondossa III KirjanpitoL 1336/1997 ja A 1339/1997, VanhA 32/1868 III KirjanpitoL 1336/1997 ja A 1339/1997, VanhA 32/1868 III KirjanpitoL 1336/1997 ja A 1339/1997, VanhA 32/1869 Päiväkirja (vuositason) julk. ei 2 v. 10 v. Rondo aika säh. kirjanpito/ Pääkirja (vuositason) julk. ei 2 v. 10 v. Rondo aika säh. kirjanpito/ ALV-tilitykset julk. ei 2 v. 10 v. aika pap./säh. kirjanpito/ Laskupäiväkirja ja siirto-luettelo sal. ei 2 v. 10 v. tosite n:o pap./säh. kirjanpito/ laskulajeittain Suoraveloituksen sal. ei 2 v. 10 v. tosite n:o pap./säh. kirjanpito/ pankkiaineistolista Osto- ja myyntireskontran sal. kyllä ajantasainen aakkos säh. kirjanpito ProEconomicassa ja Rondossa, asiakasrekisteri sisältää salassapid. henkilötietoja
Rondotaloushallinnanjärjestelmä ProEconomicakirjanpitojärjestelmä 02 06 02 Kassatoiminnot Kassakirjat tai vastaavat, tilitykset, kassanauhat julk./sal. ei voa. voa. ATK säh. talouspalv. sisältää myös salassapid. henkilötietoja julk./sal. ei/kyllä voa. voa. ATK säh. talouspalv. sisältää myös salassapid. henkilötietoja ei 2 v. 10 v. aika yksikkö III VanhA 32/1868 Pankin maksatusaineisto ei 2 v. 10 v. aika pap. 02 06 04 Perintä ja maksukyvyttömyysasiat kirjanpito/ III VanhA 32/1869 sivu 8 (10) Maksujen vapautus- ja lykkäysanomus perusteluineen, vastine ja päätös sal. kyllä 10 v. aakkos pap. työpiste III Ulosottoihin liittyvät asiakirjat sal. kyllä 10 v. aakkos pap./säh. kirjanpito III Velkajärjestelyasiakirjat sal. kyllä 10 v. aakkos pap./säh. kirjanpito III JulkL. 24 (23) VanhA32/1868 JulkL. 24 (23) perimisestä JulkL. 24 (23) perimisestä 10v.saatavan 10v.saatavan 02.07 Omaisuuden hallinta 02 07 00 Kiinteän omaisuuden hallinta Käyttöomaisuusluettelot julk. ei ajantasainen + 10 v. aika säh. kirjanpito III ProEconomica 02 07 00.1 Kauppakirjat julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika/ diaari pap./säh. tsto/ II n:o Vuokrasopimukset julk. ei 2 v. 5 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto II 5 v. lasketaan sopimuksen päättymisestä 02 07 01 Irtaimen ja käyttöomaisuuden hallinta
Käyttöomaisuusluettelot julk. ei ajantasainen + 10 v. aika säh. kirjanpito III ProEconomica Irtaimistoon liittyvät käyttö- ja julk. ei voa. + 2 v. Dynasty diaari n:o pap. tsto II 2 v. lasketaan sopimuksen vuokra-sopimukset päättymisestä Poistopäätökset ja muu julk. ei 2 v. 2 v. Dynasty aika pap. tsto III kirjeenvaihto 02 07 02 Perintö- ja lahjoitusasiat sivu 9 (10) 02 07 02.1 Testamentti, lahja- ja lahjoituskirjat ja niihin liittyvät määräykset ja säännöt (julk.) ei 2 v. sp. Dynasty aika/ diaarin:o pap. tsto/ II laitoksen päätös 3.9.2001 02.08 Hankintatoimi 02 08 00 Hankintatoimi (palvelujen ja tavaroiden hankinta-asiakirjat) Kuhunkin hankintaan liittyvät asiakirjat muodostavat asiakirjakokonaisuuden samalla diaarinumerolla, hankintasopimus omana asiakirjana Dynasty-sopimushallinnassa. Projektien hankinta-asiakirjat kuten muutkin ao. projektia koskevat, rahoittajan ohjeen mukaan. Palvelun tai tavaran ostoon liittyvät tarjouspyynnöt, tarjoukset ja tarjouksien täydennykset Avauspöytäkirjat, vertailut, arvioinnit (julk.) ei 10 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap. tsto III julk. ei 10 v. 10 v. aika pap./säh. tsto III Tarjousasiakirjat päätöksentekoon asti ei-julkisia; voivat sisältää myös salassapidettävää tietoa (liikesalaisuus) JulkL 24 (20), Hylätyt tarjoukset säilytetään muiden hankintaa koskevien asiakirjojen yhteydessä. Kuhunkin hankintaan kuulu-vat asiakirjat säilytetään hankintakohtaisesti yhdistettynä 10 vuotta sen vuoden päättymisestä kun tilaus on tehty.
Palvelun tai tavaroiden ostoon liittyvä hankintapäätös (toimielin) Palvelun tai tavaroiden ostoon liittyvä hankinta-päätös (viranhaltija) sivu 10 (10) julk. ei 2 v. sp. Dynasty aika/ pap./säh. tsto/ II julkinen muutoksenhakuajan umpeuduttua, asianosaisille pöytäkirjan tarkastuksen jälkeen, säil. ao. toimielimen pöytäkirjassa julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika/ säh. tsto/yks. III julkinen oikaisuvaatimusajan umpeuduttua Hankintasopimus, tilaus julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika/ n:o pap./säh. tsto III Hankintasopimus Dynasty sopimustenhallintajärjestelmässä Reklamaatiot ja niihin liittyvät lausunnot ja selvitykset sekä muut tarjoukseen liittyvät asiakirjat julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty diaari n:o pap./säh. tsto III/II Valituksiin liittyvät päätökset ao. toimielimen pöytäkirjassa sp. Takuutodistukset julk. ei voa. + 2 v. aika pap. tsto/yks. III säilytetään työpisteessä Tilausvahvistukset, pakkauslistat, kuormakirjat julk. ei oma tarve aika pap. tsto/yks. III säilytetään työpisteessä oman tarpeen mukaan, laskut säh. Rondo-järjestelmässä Laskujäljennökset julk. ei oma tarve aika pap. tsto/yks. III säilytetään työpisteessä oman tarpeen mukaan, laskut säh. Rondo-järjestelmässä 02 08 01 Omien kuljetusten järjestäminen Autoja koskevat sopimukset julk. ei voa. + 2 v. Dynasty auto pap. tsto II mm. leasingsopimukset - ja katsastustodistukset julk. ei voa. + 2 v. auto pap. ao.yksikkö II auton huoltokansiossa Käyttö- ja huoltokirjat julk. ei voa. + 2 v. auto pap. ao.yksikkö II auton huoltokansiossa Vaurioilmoitukset ja 10 v. asian käsittelyn liikennevahinkoasiakirjat julk. ei 10 v. 10 v. Dynasty aika pap. tsto II päättymisestä Ajopäiväkirjat julk. ei 5 v. 5 v. auto pap. tsto III