NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 1 (22) KOKOUSTIEDOT Aika Paikka KÄSITELTÄVÄT ASIAT Keskiviikko 25.5.2016 klo 15.30-18.37, tauko klo 17.55-18.00 Seurakuntakeskus, pieni kokoushuone KN 48 KOKOUKSEN AVAUS 3 KN 49 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 3 KN 50 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT 3 KN 51 KOKOUKSEN KÄSITTELYJÄRJESTYKSEN VAHVISTAMINEN 3 KN 52 POISTETTU 4 KN 53 NOKIAN SEURAKUNNAN TILINPÄÄTÖS 1.1.-31.12.2015 4 KN 54 TILINTARKASTUSMUISTIO 2015 6 KN 55 TALOUSKATSAUS 7 KN 56 TALOUSARVION 2017 SEKÄ TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMAN 2017-2019 LAATIMINEN 8 KN 57 TULOVEROPROSENTIN VAHVISTAMINEN VUODELLE 2017 10 KN 58 KIINTEISTÖPÄÄLLIKÖN VALINTA 11 KN 59 STRATEGIATYÖRYHMÄN PERUSTAMINEN 13 KN 60 NIMIKKOLÄHETYSSOPIMUKSEN MUUTTAMINEN 14 KN 61 KOLEHDIT HEINÄ-JOULUKUUSSA 2016 15 KN 62 OSTOLASKUJEN VASTAANOTTAMINEN JA HYVÄKSYMINEN KIPASSA 16 KN 63 TUKITIIMIEN KATSAUKSET 18 KN 64 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 19 KN 65 ILMOITUSASIAT 20 KN 66 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA KOKOUKSEN PÄÄTÖS 22 Puheenjohtaja Timo Uotila
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 2 (22) KOKOUSTIEDOT Aika Keskiviikko 25.5.2016 klo 15.30-18.37, tauko klo 17.55-18.00 Paikka OSALLISTUJAT Päätöksentekijät Seurakuntakeskus, pieni kokoushuone Uotila Timo, vs. kirkkoherra Hautakoski Kaija Krannila Vuokko Kuoppala Jorma Laurila Seija Pihlajamaa Pirkko Puustinen Erkki Saarinen Seppo Setälä Unto puheenjohtaja 48-51, 53-66 48-58, poistui klo 17.30 59 aikana Muut osallistujat Ojala Erjaleena, kirkkovaltuuston varapj Vaittinen Hannele, kirkkovaltuuston pj 52-66 Pispa Heli, talousjohtaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Timo Uotila PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Aika ja paikka Nokialla 2.6.2016 Heli Pispa Allekirjoitukset Jorma Kuoppala Seija Laurila PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Aika ja paikka Kirkkoherranvirastossa 3.6.-16.6.2016 Todistaa Timo Uotila
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 3 (22) KN 48 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja piti alkuhartauden ja avasi kokouksen. KN 49 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouskutsu on lähetetty kirkkoneuvoston jäsenille 18.5.2016. Todetaan läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. KN 50 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Valitaan pöytäkirjan tarkastajat. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jorma Kuoppala ja Seija Laurila. KN 51 KOKOUKSEN KÄSITTELYJÄRJESTYKSEN VAHVISTAMINEN Hyväksytään kokouksen käsittelyjärjestys. Kokouksen käsittelyjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen asioiden käsittelyjärjestys.
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 4 (22) KN 52 POISTETTU KN 53 NOKIAN SEURAKUNNAN TILINPÄÄTÖS 1.1.-31.12.2015 Kirkkoneuvoston on laadittava kirkkojärjestyksen (KJ 15:5 ) säännösten mukaisesti tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätös sisältää toimintakertomuksen, talousarvion toteutumisvertailut, tilinpäätöslaskelmat (tuloslaskelma, tase ja rahoituslaskelma) sekä liitetiedot. Kirkkoneuvoston tulee päivätä ja allekirjoittaa tilinpäätös sekä tehdä esitys kirkkovaltuustolle tilikauden tuloksen käsittelystä. Tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille sen valmistuttua. Kirkkovaltuuston on päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta kesäkuun loppuun mennessä. Nokian seurakunnan tilikauden 2015 ylijäämä on 166.557,03 euroa. Taseen loppusumma on 12.921.171,12 euroa. Kirkkoneuvosto esittää, että tilikauden ylijäämä 166.557,03 euroa siirretään omaan pääomaan. Hautainhoitorahaston tilikauden ylijäämä on 30.911,52 euroa ja taseen loppusumma 1.133.122,17 euroa. Kirkkoneuvosto esittää, että tilikauden ylijäämä 30.911,52 euroa siirretään hautainhoitorahaston omaan pääomaan. Kirkkoneuvosto ja muut tilivelvolliset ovat vastuussa seurakunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta tilikaudella. Kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija vastaavat tilinpäätöksen laatimisesta ja siitä, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot seurakunnan toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti. Kirkkoneuvosto hyväksyi Nokian seurakunnan tilinpäätöksen 1.1.-31.12.2015 ja päätti jättää tilinpäätöksen tilintarkastajille (KN 30.3.2016 35). Nokian seurakunnan tilintarkastuksen tilivuodelta 2015 on suorittanut KPMG Oy Ab päävastuullisena tarkastajanaan KHT Frans Kärki. Tilintarkastaja esittää tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tarkastamaltaan tilikaudelta. Liite 1 Tilintarkastuskertomus tilivuodelta 2015
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 5 (22) Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että 1. seurakunnan vuoden 2015 ylijäämä 166.557,03 euroa siirretään yli-/alijäämätilille. 2. vuoden 2015 tilinpäätös vahvistetaan ja tilivelvollisille myönnetään vastuuvapaus vuodelta 2015. 3. hautainhoitorahaston vuoden 2015 ylijäämä 30.911,52 euroa siirretään hautainhoitorahaston omaan pääomaan. 4. hautainhoitorahaston vuoden 2015 tilinpäätös vahvistetaan ja tilivelvollisille myönnetään vastuuvapaus vuodelta 2015. Ehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 6 (22) KN 54 TILINTARKASTUSMUISTIO 2015 Tilintarkastusyhteisö laatii muistion yhteenvetona Nokian seurakunnan tilikauden tilintarkastuksen aikana tehdyistä merkittävistä havainnoista. Tavoitteena on tarkastuksen yhteydessä seurakunnasta saatuja tietoja hyväksi käyttäen antaa tarvittaessa suosituksia ja parannusehdotuksia seurakunnan harkittavaksi. Tarkastuksen eräänä tavoitteena on myös tutkia, onko seurakunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Mahdollisten suositusten tavoitteena on parantaa sisäisiä prosesseja ja välttää sisäisen valvonnan puutteita. Muistio on tarkoitettu yksinomaan seurakunnan johdon käyttöön, eikä sitä tule antaa muille osapuolille eikä sisältöä tule lainata osittain tai kokonaisuudessaan ilman tilintarkastusyhteisöltä etukäteen saatua kirjallista suostumusta. Vuoden 2015 tilintarkastusmuistio on päivätty 3.5.2016. Muistio on tarkoitettu seurakunnan sisäiseen käyttöön eikä se sisällä Kirkkojärjestyksen 14 luvun 13 :n mukaisia huomautuksia tai muistutuksia. Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa - kirkkoneuvosto tutustuu kokouksessa tilintarkastusmuistioon 2015. Kirkkoneuvosto tutustui tilintarkastusmuistioon 2015. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 7 (22) KN 55 TALOUSKATSAUS Verotulot Vuonna 2016 seurakunnalle on kertynyt verotuloja ja valtionrahoitusta tammihuhtikuulta 2.312.340 euroa. Vastaavalta ajalta vuonna 2015 verotuloja kertyi 2.238.362 euroa. Vuoden 2016 kumulatiivinen kertymä on 3,3 % suurempi kuin edellisenä vuonna. Ansio- ja pääomatuloverokertymä on 2.071.496 euroa, joka on samalla tasolla kuin edellisenä vuonna (2.070.597 euroa). Veroa maksavien jäsenten menetys ja taloudellisen tilanteen heikentyminen näkyy Nokian seurakunnan ansio- ja pääomatuloveron kertymässä. Yhteisöveron tilalle tuli 1.1.2016 alkaen valtionrahoitusta, joka on keskimääräisen yhteisöverotuoton suuruinen tai hieman sitä suurempi. Valtionrahoitusta tulee 53.527 euroa kuukaudessa ja kumulatiivinen kertymä huhtikuun loppuun mennessä on 214.108 euroa. Yhteisöverotuotto on 26.736 euroa (167.765 euroa). Ansio- ja pääomaverotuoton alenemaa on seurattava tarkasti. On mahdollista, että verotuotot vähenevät jatkossa ja tämä on otettava huomioon tulevien vuosien toimintasuunnittelussa, henkilöstösuunnittelussa ja budjetoinnissa. Liite 2 Verotulot ja valtion rahoitus 30.4.2016 Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa - merkitään tiedoksi talouskatsaus ja esitetään se kirkkovaltuustolle. Talouskatsaus merkittiin tiedoksi ja päätettiin esittää se edelleen kirkkovaltuustolle. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 8 (22) KN 56 TALOUSARVION 2017 SEKÄ TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMAN 2017-2019 LAATIMINEN Seurakunnassa laaditaan vuoden 2017 talousarvioehdotus perusteluineen ja kolmea vuotta (2017-2019) koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset seurakunnan tehtävien hoitamiseen turvataan. Koko seurakunnan toiminnan ja talouden suunnittelu tapahtuu samanaikaisesti ja suunnittelu perustuu pitkän aikavälin strategiaan. Vuosittain tehtävä talousarvio on strategisen suunnitelman jatke ja se pakottaa vähintään kerran vuodessa miettimään, tehdäänkö seurakunnassa oikeita asioita asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma edellyttää tehtäväalueilta toiminnan ja talouden lyhyen aikavälin (3 vuotta) suunnittelua. Se on kirkkovaltuuston tärkein toiminnan ohjaamisen ja seurannan väline. Toiminnan ja talouden suunnittelun tehtävänä on auttaa seurakuntaa toteuttamaan perustehtäväänsä ja selviytymään tulevista haasteista. Talousarvion avulla seurakunnan tehtäväalueiden talous nivotaan yhteen. Kaikkien Kipaan (Kirkon palvelukeskus) 1.1.2017 siirtyvien seurakuntien budjetit on oltava valmiina marraskuun puoliväliin mennessä, jotta ne ehditään konvertoida uuteen järjestelmään (budjetit laaditaan nykyisillä järjestelmillä). Vaatimus on otettu huomioon budjetin laadinnan aikatauluehdotuksessa (KV käsittely 9.11.2016). Talousarvioprosessin aikataulu: - 05-09/2016 työalojen työskentely yhdessä tukitiimien ja luottamushenkilöiden kanssa talousarvion laadintaa varten - KN 25.5.2016: ohjeet talousarvion 2017 sekä toiminta- ja taloussuunnitelmien 2017-2019 laadintaa varten, KN päätös vuoden 2017 vero%:sta - KV 15.6.2016: tilinpäätös 2015, KV päätös vuoden 2017 vero%:sta - 30.6.2016 mennessä verkossa lomakkeet ja ohjeet budjetointia varten sekä käyttöoikeudet Statukseen - 06-08/2016 koulutusta ja keskustelut budjettivastuullisten kanssa (taloussihteeri/talousjohtaja käyvät keskustelut budjettivastuullisten kanssa, budjettivastuulliset ohjeistavat omat alaisensa) - 12.9.2016 mennessä: toiminta- ja taloussuunnitelmaesitykset sekä talousarvioehdotukset selvityksineen ja perusteluineen taloussihteerille - 28.9.2016 KN kokous: 1. budjettikäsittely - tukitiimien käsittelyt tarvittaessa neuvoston kokousten välissä - 26.10.2016 KN kokous: 2. budjettikäsittely - 9.11.2016 KV kokous: TA, TTS (vero% ilmoitettava verottajalle viimeistään 17.11. ja luvut Kipalle marraskuun puoliväliin mennessä)
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 9 (22) Liite 3 Talousarvion 2017 laadintaohje Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa - Kirkkoneuvosto käy lähetekeskustelun talousarvion laadintaa koskevista suuntaviivoista ja antaa tarvittavan ohjeistuksen talousarvion ja toimintaja taloussuunnitelmien laatimista varten. Kirkkoneuvosto kävi lähetekeskustelun talousarvion laadintaa koskevista suuntaviivoista ja päätti antaa seuraavan lausunnon: Suunnittelun lähtökohtana on kirkollisveroprosentin säilyttäminen nykyisellä tasolla 1,50 %. Talousarviotavoitteena on se, että tulos on positiivinen ennen kertaluonteisia eriä. Tämän tavoitteen saavuttaminen edellyttää, että toimintakulut ovat enintään noin 5,8-5,9 miljoonaa euroa, mikäli verotulojen, toimintatulojen ja rahoitustulojen tuotot pysyvät vuonna 2017 vähintään nykyisellä tasollaan. Verotulokertymä 2015 tilinpäätöksessä oli 6,058 miljoonaa euroa ja vuodelle 2016 on budjetoitu 6,280 miljoonaa euroa. Seurakunta on menettänyt vuosittain jäsenistöään, joten verotulot on budjetoitava varovaisesti. Suunnittelussa huomioidaan talouden tasapainoa koskevat vaatimukset. Seurakunnan on huolehdittava siitä, että talous säilyy jatkossakin tasapainossa. Kirkkoneuvosto päätti, että talousarvioprosessissa edetään suunnitellun aikataulun mukaisesti. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 10 (22) KN 57 TULOVEROPROSENTIN VAHVISTAMINEN VUODELLE 2017 Kirkkolain 15. luvun 2 1 mom. mukaan seurakunnan jäsenten tulee osallistua niiden varojen hankkimiseen, joita tarvitaan 1 :ssä mainittuihin menoihin. Kirkkolain 15. luvun 2 2 mom. mukaan se määrä, mikä kirkkovaltuuston vuosittain hyväksymän talousarvion mukaan muiden tulojen lisäksi tarvitaan menojen suorittamiseen, kootaan varainhoitovuoden kirkollisverona. Kirkkolain 15. luvun 2 3 mom. mukaan kirkkovaltuusto päättää tuloveroprosentin. Tuloveroprosentti vahvistetaan lähimpään 0,05 prosenttiyksikköön. Verotusmenettelystä annetun lain mukaan seurakunnan tulee ilmoittaa tuloveroprosentin suuruus verohallitukselle viimeistään verovuotta edeltävän vuoden marraskuun 17. päivään mennessä. Nokian seurakunnan tuloveroprosentti oli 1,40 % vuosina 2002-2005, 1,35 % vuosina 2006-2007, 1,3 % vuonna 2008, 1,40 % vuosina 2009-2010 ja vuodesta 2011 lähtien veroprosentti on ollut 1,50 %. Tampereen hiippakunnan alueella seurakuntien veroprosentit vaihtelevat välillä 1,25-1,85 %. Veroprosentti vuonna 2015 on ollut Tampereella 1,25 %, Kangasalla 1,40 %, Pirkkalassa, 1,40 %, Lempäälässä 1,45 %, Hämeenkyrössä 1,50 %, Ylöjärvellä 1,70 %, Ikaalisissa 1,85 % ja Jämijärvellä 1,85 %. Toiminta- ja taloussuunnitelman 2016-2018 suunnittelulukujen pohjaksi on myös vuosille 2017-2018 käytetty verotulojen budjetoinnissa veroprosenttina 1,50 %. Veroprosentin säilyttäminen nykyisellä tasolla on perusteltua, jotta seurakunnan talous saadaan säilymään tasapainossa. Liite 4 Tuloslaskelma: toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille 2016-2018 (Talousarvio 2016 ja toiminta- ja taloussuunnitelma 2016-2018, sivu 55, KV 11.11.2015 44) Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa - Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Nokian seurakunnan tuloveroprosentiksi vuodelle 2017 vahvistetaan 1,50 %. Ehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 11 (22) KN 58 KIINTEISTÖPÄÄLLIKÖN VALINTA Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 26.1.2016 7 julistaa kiinteistöpäällikön viran haettavaksi määräaikaisena 31.12.2018 asti. Kirkkoneuvosto perusti työryhmän hoitamaan viran hakuprosessin. Työryhmään kirkkoneuvosto valitsi talousjohtaja Heli Pispan, henkilöstöpäällikkö Virpi Jokelan, kirkkoneuvoston edustajaksi Aki Morikan sekä kiinteistö- ja hautaustoimen tukitiimin edustajaksi Jorma Niemisen. Jorma Niemisen varahenkilöksi valittiin Osmo Kirstua. Määräaikaan mennessä virkaan tuli 18 hakemusta. Hakuprosessiin valittu työryhmä haastatteli viisi hakijaa. Työryhmä päätti keskeyttää määräaikaisen viranhoidon hakuprosessin. Työryhmän yksimielisen näkemyksen mukaan virka tulisi julistaa auki vakituisena. Koska kyseessä on uusi hakuprosessi, aiemmin määräaikaista virkaa hakeneiden hakemuksia ei oteta huomioon. Mikäli aiemmin määräaikaista virkaa hakenut on kiinnostunut tehtävästä, hänen tulee lähettää uusi hakemus. Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 7.4.2016 44 julistaa vakituisen kiinteistöpäällikön viran haettavaksi. Lisäksi kirkkoneuvosto päätti, että aikaisemmin valittu työryhmä hoitaa hakuprosessin ja käytetään ulkopuolista konsulttia ja soveltuvuusarviointia. Kiinteistöpäällikön hakuilmoitus julkaistiin TE -palveluiden ja kirkon avoimet työpaikat-sivustolla, Nokian seurakunnan omilla internetsivuilla ja Mercury Urvalin sekä heidän yhteistyökumppaneidensa työpaikkahakusivustoilla. Kiinteistöpäällikkömme Pasi siirtyi uusiin haasteisiin ja etsimme nyt sinua KIINTEISTÖPÄÄLLIKKÖ Kiinteistöpäällikkönä vastaat seurakunnan kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta sekä valmistelet investoinnit ja hankinnat. Tehtäviisi kuuluu valvoa kiinteistöjen kuntoa, huolehtia uudis- ja korjausrakentamishankkeista, vastata kiinteistö-, ravinto- ja suntio-vahtimestaripalveluiden toimialajohtamisesta sekä talousarvioiden ja toimintasuunnitelmien laadinnasta. Lisäksi monipuolisiin tehtäviisi kuuluu vastata metsien sekä maa- ja vesialueiden hoidosta sekä huolehtia kiinteistö- ja toimitilaturvallisuudesta. Käytettävissäsi on lähiesimiesten johdolla toimivat moniammatilliset tiimit. Esimiehenäsi toimii talousjohtaja. Sinulla on tehtäviä tukeva koulutus rakentamisen tai kiinteistöalan alueelta (esim. AMK tai vastaava tutkinto) ja kokemusta vastaavista tehtävistä. Tehtävissä hyödynnät johtamis- ja yhteistyötaitojasi sekä talous- ja julkishallinnon tuntemusta. Olet myös valmis käärimään hihat ja toimimaan aktiivisesti projektien toteutuksissa. Oman auton käyttö on välttämätöntä tehtävien hoitami-
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 12 (22) sessa. Tehtävä on virka, jonka haltijan on oltava konfirmoitu evankelis-luterilaisen kirkon jäsen. Tehtäväkohtainen palkka määräytyy vaativuusryhmän 603 mukaisesti. Peruspalkan lisäksi voidaan maksaa vuosisidonnaista henkilökohtaista palkanosaa enintään 15 % peruspalkasta. Tarjoamme monipuolisen ja vastuullisen tehtävän ja mahdollisuuden päästä kehittämään seurakunnan tilapalveluita ja vaalimaan seurakunnan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita rakennuksia. Kiinteistöpäällikkönä vastaat 2,3 miljoonan euron investoinneista ja hankinnoista vuosia 2016-2018 koskevan investointisuunnitelmakauden aikana. Pääset mukaan kehittämään kiinteistöhallinnon toimintojen yhteistä hoitamista lähialueen seurakuntien kanssa. Kiinteistöpäällikön virkaan tuli määräaikaan mennessä 45 hakemusta. Haastatteluun kutsuttiin Juha Anttila, Hannu Boman, Soili Männistö, Juhani Puhakka, Johanna Valento ja Jari Viitasalo. Haastattelut suoritettiin 3.5. ja 4.5.2016. Haastatteluiden perusteella soveltuvuusarviointiin lähetettiin Anttila, Boman ja Puhakka. Soveltuvuusarvioinnit suoritti Mercuri Urval ja arvioinnit tehnyt konsultti esitteli tulokset työryhmälle 24.5.2016. Hakemusten, haastatteluiden ja soveltuvuusarvioiden tulosten perusteella kirkkoneuvoston valitsema työryhmä on yksimielinen siitä, että kiinteistöpäällikön virkaan tulee valita Hannu Boman. liite 5 liite 6 Hakijayhteenveto Ansiovertailu Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa - Kirkkoneuvosto päättää, että kiinteistöpäällikön virkaan valitaan Hannu Boman 1.8.2016 alkaen. Valinta on ehdollinen kunnes valittu on toimittanut hyväksyttävän lääkärintodistuksen terveydentilastaan. Ehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Nokian seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3). Tiedoksi Valittu, muut hakijat, palkanlaskenta
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 13 (22) KN 59 STRATEGIATYÖRYHMÄN PERUSTAMINEN Nokian seurakunnan strategia on laadittu vuosille 2012-2017. Sen pohjaksi tehdyssä toimintaympäristön analyysissä todetaan muutostekijöinä - kristillisen tiedon ja tavan oheneminen - uskonnollisen kentän hajaantuminen - ikä- ja perherakenteen muutokset - yhteiskunnan turvattomuus - väestön sijoittuminen Nokialla - rakennemuutosten mahdollisuus - sosiaalinen media Nämä tekijät ovat säilyneet varsin samoina. Näin ollen tarvetta strategian kokonaisuudistukseen ei välttämättä ole, vaan nykyisen strategian tarkistaminen ja päivittäminen riittää. Strategian päivitysprosessin tavoiteaikataulu: - Kevät 2016 valmistelutyöryhmän nimeäminen - Syyskuu 2016 työryhmä tekee pohjaselvityksen strategian päivittämisestä - Loka-marraskuu 2016 tukitiimit ja seurakunnan työalat käyvät läpi pohjaselvitystä ja antavat siitä lausuntonsa - Joulukuu 2016 valmistelutyöryhmä kokoaa eri tahojen valmistelun pohjalta ehdotuksen strategiaksi 2018-2022 - Tammikuu 2017kKirkkoneuvosto käsittelee strategiaehdotuksen ja valmistelee sen kirkkovaltuuston päätettäväksi - Helmikuu 2017 kirkkovaltuusto hyväksyy seurakunnan strategian - Kevät 2017 strategiasta nousevien näköalojen tuominen seurakunnan suunnitteluprosessin osaksi Ehdotus Kirkkoherra ehdottaa - Kirkkoneuvosto nimeää kaksi luottamushenkilöiden edustajaa Nokian seurakunnan strategiaa 2018-2022 valmistelevaan työryhmään. Kirkkoneuvosto päätti valita Nokian seurakunnan strategiaa 2018-2022 valmistelevaan työryhmään Pirkko Pihlajamaan ja Unto Setälän. Kirkkoherra toimii työryhmän kokoonkutsujana. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Kirkkoneuvosto piti tauon klo 17.55-18.00.
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 14 (22) KN 60 NIMIKKOLÄHETYSSOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Nimikkolähettimme Maritta Taylor on palaamassa kesällä 2016 Suomeen eläkkeelle. Nykyisen kaltainen nimikkosopimus Kansanlähetyksen kanssa olisi luontevin tapa jatkaa. Seurakuntapastori Pekka Laihia on valmistellut asiaa seuraavasti: Suomen Evankelisluterilaisen Kansanlähetyksen nimikkosopimus (10.000e) muutetaan Maritta Taylorilta Arni ja Eeva Hukarille. Arni ja Eeva Hukari toimivat seurakuntatyössä Japanissa. Arni työskentelee pastorina ja Eeva aloittaa myös seurakuntatyössä japanin opintojen jälkeen. Lapset Ester ja Naomi ovat perheen mukana lähetystyössä. Nykyiset nimikkosopimukset: SLS Riitta Granroth SANSA Mikael Tunér SLS Angolan ev.lut.kirkko SEKL Maritta Taylor SEKL Pirkko ja Raimo Tuppurainen SLEY Kari Tynkkynen Kylväjä Arja Halttunen SPS Raamattujen painaminen Intiassa Ehdotettu tilanne: SLS Riitta Granroth SANSA Mikael Tunér SLS Angolan ev.lut.kirkko SEKL Arni ja Eeva Hukari SEKL Pirkko ja Raimo Tuppurainen SLEY Kari Tynkkynen Kylväjä Arja Halttunen SPS Raamattujen painaminen Intiassa Ehdotus Kirkkoherra ehdottaa - Kirkkoneuvosto päättää nimikkosopimuksen muuttamisesta. Suomen evankelisluterilaisen kansanlähetyksen lähetti Maritta Taylorin kannatussopimus siirretään Arni ja Eeva Hukarille. Ehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Nokian seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3). Tiedoksi Suomen ev.lut. Kansanlähetys, lähetys- ja aikuistyön koordinaattori, taloustoimisto
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 15 (22) KN 61 KOLEHDIT HEINÄ-JOULUKUUSSA 2016 Jumalanpalveluksissa sekä muissa seurakunnallisissa tilaisuuksissa voidaan kerätä kolehti kirkon ja seurakunnan toiminnan sekä niiden tehtävää vastaavien tarkoitusten tukemiseksi (KL 4:2, 2). Seurakunnassa tulee laatia suunnitelma vuoden aikana koottavista kolehdeista. Kirkkoneuvosto tai seurakuntaneuvosto vahvistaa suunnitelman päiväjumalanpalveluksissa kannettavista kolehdeista (KJ 2:8). Suunnitelma voidaan laatia koko vuodeksi tai työkausittain (talvi-, kesä- ja syyskausi). Suunnitelman tulee sisältää kirkkohallituksen ja tuomiokapitulin päättämät kolehdit. Nokian seurakunnassa suunnitelma on tehty puolivuosittain. Kirkkohallituksen ja tuomiokapitulin määräämien kolehtien kantopäiviä tulee noudattaa, ellei ole erityisen painavaa syytä siirtää virallista kolehtia toiselle pyhäpäivälle. Liite 7 Kolehtisuunnitelma heinä-joulukuu 2016 Ehdotus Kirkkoherra ehdottaa - Kirkkoneuvosto vahvistaa kolehtisuunnitelmaehdotuksen Nokian kirkkoa varten heinä-joulukuu 2016 liitteen mukaisesti. Ehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Nokian seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 16 (22) KN 62 OSTOLASKUJEN VASTAANOTTAMINEN JA HYVÄKSYMINEN KIPASSA Nokian seurakunta siirtyy Kirkon palvelukeskuksen (KIPA) asiakkaaksi 1.1.2017. Siirtymäprojekti asiakkuuteen on alkanut. Taloustoimistolla on työntäyteinen vuosi: koulutukset, työpajat, projektipalaverit, konversiot, henkilökunnan koulutus uusien ohjelmien käytössä yms. aiheuttavat runsaasti lisätyötä. Kipan hoidettavaksi siirtyy osa taloushallinnon rutiineista, kuten osto- ja matkalaskujen käsittely, palkanlaskennan rutiinit ja maksuliikenteen hoitaminen. Siirtymä edellyttää talousprosessien, rutiinien ja kontrollien läpikäymistä ja joiltain osin niiden muuttamista. Siirtymisen jälkeenkin vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta ja taloudenhoidon asianmukaisuudesta on seurakunnalla ja sen tilivelvollisilla. Kipan asiakkuus lisää talous- ja henkilöstöhallinnon hoitamisesta aiheutuvia kustannuksia merkittävästi. Kipan järjestelmät ja toimintatavat eivät tällä hetkellä palvele Nokian seurakuntaa optimaalisella tavalla. Kipan järjestelmien toiminnassa on useita puutteita, joiden korjaamisen mahdollisuudet ja aikataulut ovat epäselviä. Kipan ostolaskujen käsittelyyn liittyvä laskujen sähköinen kierrätysjärjestelmä toimii tällä hetkellä hyvin eri tavalla kuin Nokian seurakunnalla oleva järjestelmä. Kipan järjestelmästä puuttuu taloustoimiston suorittama tarkastus- ja korjausmahdollisuus laskun hyväksymisen jälkeen. Kipan järjestelmä ei näin ollen mahdollista sisäisen valvonnan tarkastuksia yhtä hyvin kuin seurakunnalla nyt käytössä olevat järjestelmät ja toimintatavat. Nokian seurakunnalla on tarve joiltakin osin poiketa Kipan määrittämistä toimintatavoista. Ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä Nokian seurakunnassa ostolaskujen vastaanottajana ja hyväksyjänä voi tarvittaessa olla sama henkilö. Näiden vaiheiden jälkeen on maksumääräysvaihe, jossa voidaan tarkastaa ennakonpidätysja eläketilitysvaatimukset, hankintavaltuudet yms. ja tehdä muutoksia esim. tiliöintiin, arvonlisäkirjauksiin ja tositteen kirjanpitokauteen sekä voidaan vaatia lisäselvityksiä tositteisiin. Tämä vaihe puuttuu Kipan järjestelmästä. Nokian seurakunta pitää tärkeänä, että Kipa pystyy kehittämään omaan järjestelmäänsä hyväksymisen jälkeen tapahtuvan controller-vaiheen. Kipan prosessin perusohjeen mukaan vastaanottaja ja hyväksyjä eivät voi olla sama henkilö. Nokian seurakunnassa on tarpeen, että samalla henkilöllä voi olla molemmat roolit, joskus myös samalla laskulla. Sisäinen valvonta hoidetaan muulla tavalla kuin estämällä näiden kahden roolin voimassaolo samalla henkilöllä.
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 17 (22) Ehdotus Talousjohtaja ehdottaa - Kirkkoneuvosto päättää, että Kipan sähköisessä laskujen kierrätysjärjestelmässä Nokian seurakunnassa ostolaskujen vastaanottajana ja hyväksyjänä voi tarvittaessa olla sama henkilö. Sisäisen valvonnan toteutus on Nokian seurakunnan vastuulla. Nokian seurakunta pitää tärkeänä, että Kipa pystyy kehittämään omaan järjestelmäänsä ostolaskun hyväksymisen jälkeen tapahtuvan controller-vaiheen. Ehdotus hyväksyttiin. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5). Tiedoksi Kirkon palvelukeskus
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 18 (22) KN 63 TUKITIIMIEN KATSAUKSET Kirkkoneuvoston kokouksessa esitellään lyhyet katsaukset tukitiimien kokoontumisista. Kirkkoherra ehdottaa - merkitään tiedoksi tukitiimien muistiot ja kirkkoneuvoston edustajien raportit tukitiimien toiminnasta. Merkittiin tiedoksi, että tukitiimien muistioita ei ollut tähän kokoukseen. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 19 (22) KN 64 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Viranhaltija numerot Kirkkoherra 2-45/2016 Talousjohtaja 6-28/2016 Henkilöstöpäällikkö 40-101/2016 Diakonian työalajohtaja Ehdotus Kirkkoherra ehdottaa - merkitään viranhaltijapäätökset tiedoksi. Merkittiin tiedoksi viranhaltijapäätökset. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 20 (22) KN 65 ILMOITUSASIAT Merkitään tiedoksi ilmoitusasiat Kirkkoneuvoston kokouksia vuonna 2015-2016 - ke 8.6.2016 klo 12 - ke 28.9.2016 klo 15: budjetti I ja 26.10.2016 klo 15: budjetti II - lisäksi muut tarpeelliset kokouspäivät Kirkkovaltuuston kokouksia vuonna 2015-2016 - keskiviikko 15.6.2016 klo 18: tilinpäätös ja vero% 2017 - alustava suunnitelma: ke 9.11.2016 klo 18: budjetti (ja tarvittaessa vero%) - lisäksi muut tarpeelliset kokouspäivät Hautausmaan esittelykierros 16.6.2016 klo 17.30 Kirkkokierros luottamushenkilöille 31.8.2016 Ilmoitus päävastuullisen tilintarkastajan vaihtumisesta Nokian seurakunnan tilintarkastajaksi on valittu KHT-yhteisö KPMG Oy Ab, päävastuullisena tarkastajana Frans Kärki (KV 15.4.2015 18). Kirkkolain tilintarkastusta koskevia säännöksiä on muutettu 1.1.2016. Tilintarkastuslain uudistuksen myötä KPMG Oy Ab on rekisteröitynyt uuden lain mukaiseksi tilintarkastusyhteisöksi. Nokian seurakunnan päävastuulliseksi tilintarkastajaksi on vaihdettu JHT, KHT Milja Leino. KHT Frans Kärki jatkaa Nokian seurakunnan tilintarkastuksessa asiakasvastuullisena tilintarkastajana. Muutos ei edellytä seurakunnalta toimenpiteitä. Ilmoitus haudan huoltopalvelujen aloittamisesta KL 17 luvun mukaan seurakunta voi korvausta vastaan ottaa haudan määräajaksi hoidettavakseen. Hautaoikeuden haltija voi tehdä haudan hoitamisesta sopimuksen myös kyseistä palvelua tarjoavan yrittäjän tai yrityksen kanssa. Hautoja hoitavan yrittäjän tulee tehdä ilmoitus asiasta seurakunnalle. Seurakunnan ja yrittäjän välisellä sopimuksella yrittäjä voi käyttää työssään seurakunnan tarvikkeita tai muita hautausmaan palveluja. Kiviliike Sairanen Oy on 5.4.2016 ilmoittanut aloittavansa haudan huoltopalveluiden markkinoimisen ja tarjoamisen Nokian 01-04 hautausmailla. Huoltosopimukset ovat kahden tai kolmen vuoden mittaisia. Yrittäjä on ilmoittanut, ettei käytä seurakunnan tarvikkeita tai muita palveluja esim. vettä tai jätehuoltoa. Yrittäjä on toimittanut seurakuntapuutarhurille myyntiesitteen asiasta. Kirkkohallituksen yleiskirje 7/2016 Luonnos kirkkolainsäädännön kodifiomiseksi valmistui
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 21 (22) Kirkkohallituksen yleiskirje 8/2016 Esitykset Pro Ecclesia mitalien ja ritarikuntien kunniamerkkien saajiksi itsenäisyyspäivänä 2016 Kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirje A2/2016 Palkanmaksupäiviä koskeviin KirVESTES:n määräyksiin muutoksia 1.1.2017 alkaen Kirkkohallituksen ja kirkon työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet löytyvät www-sivuilta osoitteesta: http://sakasti/evl.fi Merkittiin ilmoitusasiat tiedoksi. Muutoksenhaku Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5).
NOKIAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2016 22 (22) KN 66 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA KOKOUKSEN PÄÄTÖS Puheenjohtaja antoi kirkkolain mukaisen muutoksenhakuohjauksen ja päätti kokouksen.