Hallintosääntö voimaan 1.2.2013 1
Sisällys 1. LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 3 1 Hallintosäännön soveltaminen 4 2. LUKU KUNNAN ORGANISAATIORAKENNE JA JOHTAMISEN JA HALLINNON JÄRJESTÄMISEN YLEISET PERIAATTET 4 2 Luottamushenkilötoimielimet 4 3 Kunnan palveluorganisaatio 5 4 Lautakunnan yleiset tehtävät 5 5 Johtamisperiaatteet 6 6 Toiminnan ja talouden suunnittelu 6 7 Kunnanjohtaja 6 8 Toimialajohtaja 6 9 Toimialajohtajan tehtävät ja asema 7 10 Tulosalueen vastuuhenkilön tehtävät 7 11 Tulosyksikön vastuuhenkilön tehtävät 7 3. LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 7 12 Luvun määräysten soveltaminen 8 13 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi 8 14 Virkojen ja toimien avoimeksi julistaminen 8 15 Henkilöstön kelpoisuusehdot 8 16 Henkilöstövalinnat ja koeajasta päättäminen 8 17 Palkkaus 9 18 Henkilökunnan siirrot 9 19 Palvelussuhteen päättäminen ja lomauttaminen 9 20 Sivutoimilupa ja -ilmoitus 10 21 Virantoimituksesta pidättäminen 10 22 Viran- tai toimenhaltijan tehtävänkuvaus 10 23 Ratkaisuvalta henkilöstöasioissa 10 4. LUKU KUNNAN TALOUS 11 24 Toimintaperiaatteet 11 25 Talouden suunnittelu 12 26 Talousarvion täytäntöönpano 12 2
27 Talousarvion muuttaminen 13 28 Talousarvion toteutumisen seuranta ja raportointi 13 29 Hankinnat 13 30 Poistosuunnitelman hyväksyminen 13 31 Rahatoimien hoitaminen 14 32 Riskienhallinta 15 5. LUKU KOKOUSMENETTELY 15 33 Luvun määräysten soveltaminen 15 34 Kokousaika ja paikka 15 35 Kokouksen koollekutsuminen 15 36 Sähköinen viestinvälitys 16 37 Jatkokokous 16 38 Varajäsenen kutsuminen 16 39 Kokouksen pitäminen 16 40 Kokouksen johtaminen 16 41 Tilapäinen puheenjohtaja 17 42 Läsnäolo- ja puheoikeus toimielinten kokouksissa 17 43 Esittely 17 44 Esteellisyyden toteaminen 17 45 Äänestys ja vaalit 18 46 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen 18 47 Kunnanhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus 19 48 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen 19 49 Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden tekemät päätökset 19 6. LUKU JOHTORYHMÄT 20 50 Johtoryhmät 20 7. LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET 20 51 Kaksikielisyys 21 52 Viestintä 21 53 Kunnan nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen 21 54 Asiakirjojen antamisesta päättäminen 22 55 Asiakirjojen lunastus 22 56 Tarkastussääntö 22 8. LUKU VOIMAANTULO 22 3
Hyväksytty Kv 15.12.2013 138, astuu voimaan 1.2.2013 Muutettu Kv 13.5.2013 82, muutos astuu voimaan 21.5.2013 Muutettu Kv 8.2.2016 6, muutos astuu voimaan 15.2.2016 1. LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen Kirkkonummen kunnan hallintosäännössä määrätään kunnan päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kunnan toimintaa ohjataan seuraavilla säännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: kunnanvaltuuston työjärjestys kunnanhallituksen johtosääntö perusturvan toimialan johtosääntö sivistystoimen toimialan johtosääntö yhdyskuntatekniikan toimialan johtosääntö luottamushenkilöiden palkkiosääntö yhteistoimintasopimus muut valtuuston hyväksymät johtosäännöt kunnanhallituksen hyväksymät säännöt tarkastussääntö 4
2. LUKU KUNNAN ORGANISAATIORAKENNE JA JOHTAMISEN JA HALLINNON JÄRJESTÄMISEN YLEISET PERIAATTET 2 Luottamushenkilötoimielimet Luottamushenkilöorganisaatio käsittää kunnallisvaaleilla valitun kunnanvaltuuston ja seuraavat toimielimet. Valtuusto valitsee luottamushenkilöt toimielimiin, ellei johtosäännöillä ole muuta määrätty. Valtuusto valitsee lautakunnan jäsenten keskuudesta puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Tarkastuslautakunta (8) Kunnanvaltuuston valmistelutoimikunta (11) Luottamushenkilötoimikunta (8) Kunnanhallitus (13) Konsernijaosto (7) Henkilöstöjaosto (7) Keskusvaalilautakunta (5) Perusturvan toimiala Perusturvalautakunta (11) Perusturvajaosto (5) Sivistystoimen toimiala Sivistyslautakunta (11) Suomenkielinen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunta (11) Ruotsinkielinen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunta (9) Liikuntalautakunta (7) Nuorisolautakunta (7) Yhdyskuntatekniikan toimiala Yhdyskuntatekniikan lautakunta (11) Rakennus- ja ympäristölautakunta (9) Palvelutuotannon lautakunta (11) Tiejaosto (3) Eerikinkartanon johtokunta (5) 3 Kunnan palveluorganisaatio Kunnan palveluorganisaatio muodostuu seuraavista toimialoista: Konsernihallinto Perusturva Sivistystoimi Yhdyskuntatekniikka 5
4 Lautakunnan yleiset tehtävät Lautakunnan tehtävänä on omalla toimialallaan: 1 vastata toimialansa toiminnan, talouden ja organisaation kehittämisestä, 2 asettaa toiminnan tavoitteet ja ohjata sitä, 3 valvoa, että toimintaa johdetaan tarkoituksenmukaisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti, 4 vastata sisäisen valvonnan järjestämisestä ja riskienhallinnasta 5 seurata toiminnan tuloksia 6 päättää hallinnassaan olevien kiinteistöjen, toimitilojen, laitosten ja alueiden käyttöperiaatteista ja aukioloajoista 7 päättää toimintayksiköidensä nimistä 8 päättää yleisavustusten jakoperusteista ja myöntämisestä sekä tehtäväalueelleen varattujen erityisavustusmäärärahojen myöntämisestä lautakunnan määrärahoista päättää avustusten jakoperusteista ja avustusten myöntämisestä lautakunnalle osoitetuista määrärahoista (muutettu Kv 13.5.2013 82) 9 asettaa tehtäväalueensa toimikunnat ja työryhmät 10 valvoa kunnan etua ja käyttää kunnan puhevaltaa toimivaltaansa kuuluvissa asioissa päättämällä mm. valitusoikeuden käyttämisestä, antamalla selityksiä ja vastineita valitusten, oikaisuvaatimusten ja kanteluiden johdosta, jotka koskevat lautakunnassa tai sen alaisessa viranomaisessa ratkaistua asiaa 11 nimeää toimialansa tulosalueiden vastuuhenkilöt. Lautakunta voi siirtää edellä 1 momentin 6, 7 ja 10 kohdassa mainittua toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle. Lautakunta voi siirtää edellä 1 momentin 6, 7, 8 ja 10 kohdassa mainittua toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle (muutettu Kv 13.5.2013 82) Lautakunnan, jaoston ja johtokunnan yksityiskohtaiset tehtävät on määritelty sitä koskevassa johtosäännössä. Hallintosäännön 4 :n määräyksiä noudatetaan soveltuvin osin jaostoissa ja johtokunnassa. 6
5 Johtamisperiaatteet Kuntaa johdetaan hyväksytyn strategian, sen arvojen ja päämäärien mukaisesti yhtenä kokonaisuutena siten, että kullekin organisaatiotasolle on määritelty selkeä vastuu ja toimivalta. 6 Toiminnan ja talouden suunnittelu Kunnanvaltuusto hyväksyy valtuustokausittain toiminnan kehittämistä ohjaavan kuntastrategian. Strategiaa tarkistetaan tarvittaessa. Valtuustokausittain hyväksyttävässä kuntastrategiassa määritellään kunnan visio, arvot, strategiset päämäärät ja tavoitteet. Tavoitteiden toteutumista seurataan vuosittain. Talousarvio toteuttaa strategian linjauksia ja tavoitteita. Talousarviossa määritellään kunnan vuosittaiset tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi käytettävissä olevat voimavarat. Taloussuunnitelma laaditaan kolmeksi vuodeksi, joista ensimmäinen vuosi on talousarviovuosi. 7 Kunnanjohtaja Kunnan hallintoa, taloudenhoitoa sekä muuta toimintaa johtaa kunnanhallituksen antamien ohjeiden mukaan kunnanjohtaja. Kunnan ylimpänä viranhaltijana kunnanjohtaja vastaa valtuuston ja kunnanhallituksen asettamien tavoitteiden ja päätösten toteuttamisesta. 8 Toimialajohtaja Toimialajohtajalla tarkoitetaan hallintosäännön 3 :n mukaisen toimialan ylintä johtavaa viranhaltijaa. Toimialajohtajalla on puhe- ja läsnäolo-oikeus toimialansa toimielimissä. Tehtäviä hoitavat Konsernihallinnon toimialajohtajana hallintojohtaja Sivistystoimen toimialajohtajana sivistystoimenjohtaja Perusturvan toimialajohtajana perusturvajohtaja Yhdyskuntatekniikan toimialajohtajana yhdyskuntatekniikan johtaja Toimialajohtajan sijaisen määrää kunnanjohtaja. 9 Toimialajohtajan tehtävät ja asema Toimialajohtaja johtaa, valvoo ja koordinoi kunnanhallituksen alaisena toimialan toimintaa ja vastaa sen kehittämisestä, taloudesta ja toiminnasta sekä asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta sekä päättää toimialan jakamisesta tulosalueisiin ja tulosyksiköihin. Toimialajohtaja nimeää oman 7
toimialansa tulosyksiköiden vastuuhenkilöt. Toimialajohtaja huolehtii toimialan toiminnan yhteensovittamisesta kunnan muun toiminnan ja muiden yhteisöjen toiminnan kanssa. Toimialajohtajan tulee sen lisäksi, mitä kunnanhallituksen tai toimialan johtosäännössä on määrätty, suorittaa kunnanhallituksen ja kunnanjohtajan määräämät tehtävät sekä huolehtia siitä, että hänen johtamallaan toimialalla noudatetaan kunnanhallituksen johtosäännössä mainittujen viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa antamia yleisiä menettelytapa- ja toimintaohjeita. Kunnanjohtaja ja konsernihallinnon tässä hallintosäännössä mainitut viranhaltijat ovat kunnanhallituksen ja viimeksi mainitut myös kunnanjohtajan alaisia. 10 Tulosalueen vastuuhenkilön tehtävät Tulosalueen vastuuhenkilö valvoo ja koordinoi tulosalueensa toimintaa ja vastaa sen kehittämisestä, taloudesta ja toiminnasta sekä asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Tulosalueen vastuuhenkilön tulee lisäksi suorittaa muut toimialajohtajan määräämät tehtävät. 11 Tulosyksikön vastuuhenkilön tehtävät Tulosyksikön vastuuhenkilö valvoo ja koordinoi tulosyksikkönsä toimintaa ja vastaa sen kehittämisestä, taloudesta ja toiminnasta sekä asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta. Tulosyksikön vastuuhenkilön tulee lisäksi suorittaa muut esimiehensä määräämät tehtävät. 3. LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 12 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kunnanhallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. 13 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Kunnanhallitus päättää hyväksytyn talousarvion puitteissa virkojen ja toimien perustamisesta ja 8
lakkauttamisesta. 14 Virkojen ja toimien avoimeksi julistaminen Viran tai toimen julistaa haettavaksi se viranomainen, jonka tehtävänä on valita viran- tai toimenhaltija avoinna olevaan virkaan tai toimeen. Viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kunnanhallitus. Henkilöstöyksikkö pitää viroista ja toimista vakanssirekisteriä. 15 Henkilöstön kelpoisuusehdot Kunnanhallitus päättää henkilöstön kelpoisuusehdoista viran/ toimen perustamisen yhteydessä. Kunnanhallitus tarkistaa tarvittaessa kelpoisuusehdot viran/ toimen täyttämisen yhteydessä. Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2 momentin mukaisesti. Henkilöstöyksikkö pitää erillistä luetteloa henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta. 16 Henkilöstövalinnat ja koeajasta päättäminen Henkilöstö otetaan Kirkkonummen kunnan palvelukseen. Ellei laissa, asetuksessa tai johtosäännössä ole toisin määrätty, seuraavat viranomaiset päättävät vakinaisen henkilökunnan valinnasta: Kunnanvaltuusto Kunnanjohtaja Kunnanhallitus Hallintojohtaja, talousjohtaja, henkilöstöjohtaja henkilöstöpäällikkö, kunnansihteeri, elinkeinotoimenjohtaja perusturvajohtaja, sivistystoimenjohtaja ja yhdyskuntatekniikan johtaja, kunnanarkkitehti, johtava rakennustarkastaja. (muutettu Kv 8.2.2016 6) Muiden virkojen tai toimien haltijan ottamisesta päättää toimialajohtaja, ellei asianomaisen toimialan tai kunnanhallituksen johtosäännössä muuta määrätä. Toimialajohtaja voi siirtää toimivaltaansa alaiselleen viranhaltijalle. 9
Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. 17 Palkkaus Palkkaava viranomainen päättää valittavan henkilön palkan voimassa olevien palkkausohjeiden mukaisesti. Kunnanhallitus päättää valtuuston täyttämän viran palkkauksesta. Toimialajohtajat päättävät kunnanhallituksen henkilöstöjaoston antamien ohjeiden mukaisesti alaisensa henkilöstön harkinnanvaraisista palkoista kuten henkilökohtaisesta lisästä, kielilisästä ja tulospalkkiosta. Muut palkkausta koskevat harkinnanvaraiset palkkauspäätösten periaatteet ja linjaukset päättää kunnanhallituksen henkilöstöjaosto. Palveluaikaan ja kokemukseen perustuvan lisän myöntää henkilöstöjohtaja henkilöstöpäällikkö tai hänen määräämänsä muu viranhaltija. (muutettu Kv 8.2.2016 6) 18 Henkilökunnan siirrot Kunnanjohtaja päättää henkilöstöjohtajan hallintojohtajan esityksestä, toimialajohtajia kuultuaan, virkojen, toimien ja henkilöstön siirroista toimialojen välillä. Toimialajohtajien tulee kuulla henkilöstöä siirroista yhteistoimintalain mukaisesti. (muutettu Kv 8.2.2016 6) Toimialajohtajat päättävät virkojen, toimien ja henkilöstön siirroista toimialallaan. Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää kunnanhallitus tai ne viranomaiset, jotka päättävät molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. 19 Palvelussuhteen päättäminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättämisestä päättää se viranomainen, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Taloudellisesta tai tuotannollisesta syystä tapahtuvasta lomauttamisesta tai irtisanomisesta päättää kunnanhallitus. 20 Sivutoimilupa ja -ilmoitus Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää 10
16 :ssä mainittujen viranhaltijoiden osalta kunnanjohtaja ja muiden viranhaltijoiden osalta toimialajohtaja. Sivutoimilupahakemus ja ilmoitus tehdään toimialajohtajien osalta kunnanjohtajalle ja muiden viranhaltijoiden osalta toimialajohtajalle. Työsuhteessa olevan henkilöstön työsopimuslain 3 luvun 3 :n mukaisen kilpailevan toiminnan tai muun kuin kunnan palveluksessa tehtävän työn hyväksyttävyydestä päättää toimialajohtaja. 21 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää kunnanhallitus. Väliaikaisesta pidättämisestä päättää toimialajohtaja. 22 Viran- tai toimenhaltijan tehtävänkuvaus Tehtävänkuvauksessa määritellään henkilön asema organisaatiossa ja hänen tehtävänsä. Tehtävänkuvauksen laatii lähiesimies ja hyväksyy tulosalueen vastuuhenkilö. Tulosalueen vastuuhenkilön tehtävänkuvauksen hyväksyy toimialajohtaja. Toimialajohtajien ja konsernihallinnon johtavien viranhaltijoiden tehtävänkuvauksen hyväksyy kunnanjohtaja. Tehtävänkuvauksessa määritellään sijaisuudet. 23 Ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kunnanjohtaja ja toimialajohtajat ratkaisevat alaisiaan koskevat seuraavat palvelusuhdeasiat: 1. myöntävät vuosiloman; 2. myöntävät sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla tai työntekijällä on lainsäädännön ja virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus; 3. antavat alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle virka-/työmatkamääräyksen; 4. päättävät alaisensa osallistumisesta koulutukseen; 5. määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon; 11
6. päättävät terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja määräävät terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin; 7. päättävät harkinnanvaraisista virka- ja työvapaista henkilöstöjaoston antamien ohjeiden pohjalta. Kunnanhallituksen puheenjohtaja ratkaisee kunnanjohtajan osalta edellä 1 7 kohdassa mainitut palvelussuhdeasiat. Sijaisen määrää tarvittaessa viranhaltija, joka myöntää virka- tai työvapaan. Sama viranhaltija päättää myös sijaisen palkkauksesta. Kunnanjohtaja ja toimialajohtajat voivat siirtää toimivaltaansa 23 koskevissa asioissa alaiselleen viranhaltijalle ja 1 momentin 1 4 kohtien osalta myös työsuhteiselle alaiselleen. 4. LUKU KUNNAN TALOUS 24 Toimintaperiaatteet Kunnan toiminnot on järjestettävä ja tehtävät hoidettava taloudellisesti, vaikuttavasti ja kustannustehokkaasti siten, että 1. kunnanvaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan 2. kunnan talous pysyy tasapainossa 3. vastuu kunkin tulosalueen ja tulosyksikön toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä 4. organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta ja että vastuu asianmukaisen valvonnan toteuttamisesta on kullakin toimielimellä ja jokaisella esimiesasemassa olevalla henkilöllä 5. toiminnallisten, taloudellisten ja muiden riskien olemassaolo selvitetään ja niitä vältetään sekä varaudutaan vahinkoihin niin, etteivät niiden kustannukset aiheuta häiriöitä kunnan toiminnalle ja rahoitukselle 6. 12
maksuliike, rahoitustoiminta ja sijoitustoiminta hoidetaan tuottavasti, turvaavasti ja taloudellisesti 7. vieraan pääoman käyttöön turvaudutaan ainoastaan silloin, kun se on toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua 8. varainhoidossa ja varainkäytössä kiinnitetään huomiota siihen, että toimintoihin sitoutuu mahdollisimman vähän pääomaa. 25 Talouden suunnittelu Talousarvio on kunnanvaltuuston hyväksymä, kunnan toimielimiä, tulosalueita ja tulosyksikköjä sitova suunnitelma talousarviovuoden toiminnasta ja taloudesta. Taloussuunnitelma, jonka ensimmäinen vuosi on talousarvio, laaditaan kolmeksi vuodeksi. Taloussuunnitelmaan sisältyvä investointiohjelma laaditaan viideksi vuodeksi. Kunnanvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimille toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviotavoitteet. Talousarvioon otetaan toiminnallisten tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot sekä osoitetaan, miten rahoitustarve katetaan. Talousarvion sitovuudesta määrätään sen perusteluissa. 26 Talousarvion täytäntöönpano Kunnanhallitus vahvistaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. Kunnanhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat ja organisaatiorakenteeseen sopeutuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa alaisilleen viranhaltijoille. Käyttösuunnitelmassaan kukin toimielin 1 jakaa talousarvion tehtävä- ja hankekohtaiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot edelleen osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi 2 päättää osamäärärahojen ja tuloarvioiden sitovuudesta 3 määrää jokaiselle käyttösuunnitelman osatavoitteelle, osa-määrärahalle ja osatuloarviolle vastuuhenkilön 4 päättää käyttösuunnitelman toteuttamiseen liittyvän toimivallan siirtämisestä vastuuhenkilöille mahdollisine rajoituksineen. 13
27 Talousarvion muuttaminen Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä kunnanvaltuustolle ennen asianomaisen talousarviovuoden päättymistä. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita ja tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Kunnanhallituksella on oikeus päättää kuntaa sitovan ja kiireellisen maksun suorittamisesta, vaikka tarkoitukseen ei ole määrärahaa käytettävissä. Kunnanhallituksen on tällöin viipymättä tehtävä kunnanvaltuustolle esitys määrärahan myöntämisestä tai korottamisesta. 28 Talousarvion toteutumisen seuranta ja raportointi Kunnanvaltuusto päättää talousarvion yhteydessä sen toteutumisen seurannasta ja raportoinnista. Toimialojen, toimielinten, tulosalueiden ja tulosyksiköiden on järjestettävä toiminnan ja talouden seuranta siten, että kunnanvaltuusto ja kunnanhallitus saavat toiminnan ja talouden ohjauksessa tarvittavat tiedot. 29 Hankinnat Kunnanvaltuusto vahvistaa toimielinten ja viranhaltijoiden hankintavaltuudet vuosittain talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Hankintavaltuudet määräytyvät hankinnan kokonaishinnan tai sopimuskauden ennakoidun hankintaarvon pohjalta. Hankinta-arvo ei tarkoita vain yhden vuoden aikana tehtäviä hankintoja. Hankintaarvoon on laskettava mukaan myös hankinnan mahdolliset optiot eli hankintaan sisältyvä mahdollinen lisähankinta tai sopimuskauden pidennys. Hankinta-arvoon ei lasketa mukaan arvonlisäveroa. Palveluhankintojen osalta hankinnan arvo lasketaan neljän ensimmäisen vuoden ajalta, vaikka sopimus olisi toistaiseksi voimassa tai sen voimassaoloaika olisi yli neljä vuotta. Julkisista hankinnoista annetun lain ja ns. erityisalojen hankintalain tarkoittamasta hankintaoikaisusta päättää kunnanhallitus, lautakunta ja viranhaltija tekemänsä hankintapäätöksen osalta, mikäli hankintaoikaisu tehdään hankintayksikön aloitteesta. Mikäli hankintaoikaisu tehdään asianosaisen vaatimuksesta, päätöksen koskien hankintaoikaisua tekee kunnanhallitus omista ja konsernihallinnon viranhaltijoiden hankintapäätöksestä ja lautakunta toimialan omien hankintojen osalta. Kunnanhallitus vahvistaa kunnan yleiset hankintaohjeet. 14
30 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelman mukaisella poistolla tarkoitetaan poistonalaisten investointien hankintamenon ja muiden pitkävaikutteisten menojen kirjaamista kuluksi niiden taloudellisen vaikutuksen kuluessa. Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy kunnanvaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Kunnanvaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kunnanhallitus hyväksyy hyödyke- ja hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat ja antaa poistonalaista omaisuutta koskevat tarpeelliset kirjanpito-ohjeet. Kunnanhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankinta-rajan. 31 Rahatoimien hoitaminen Rahoitus ja sijoitustoiminta Kunnanvaltuusto päättää lainan ottamisesta sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja suunnitelman hyväksymisen yhteydessä kunnanvaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muusta rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kunnanhallitus, jollei johtosäännössä toisin määrätä. Maksut Kunnanvaltuusto päättää maksujen yleisistä ja kunnanhallitus tarvittaessa yksityiskohtaisista perusteista, ellei toimielimen johtosäännössä toisin määrätä. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kunnanhallitus, lautakunnat ja jaostot päättävät toimialallaan, kunnanvaltuuston päättämien yleisten ja kunnanhallituksen mahdollisesti päättämien yksityiskohtaisten perusteiden puitteissa, kunnan perimistä julkis- ja yksityisoikeudellisista maksuista. Kunnanhallitus, lautakunnat ja jaostot päättävät toimialallaan vapautuksen, helpotuksen tai lykkäyksen myöntämisestä yksittäistapauksessa julkis- ja yksityisoikeudellisen maksun suorittamisesta Em. toimielimet voivat delegoida päätösvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle. Maksuvalmius Maksuvalmius ennakoidaan jatkuvalla maksuvalmiussuunnitelmalla. Ohjeet maksuvalmiussuunnittelusta antaa talousjohtaja. Maksuliikenne Rahalaitoksissa avattavista kunnan tileistä ja niiden lopettamisesta päättää talousjohtaja, joka huolehtii myös siitä, että kaikista näistä tileistä ja niiden käyttäjistä pidetään luetteloa. 15
Sen, jonka tehtävänä on hyväksyä kunnan menoja ja ottaa vastaan tuloja, on huolehdittava siitä, että menot hyväksytään maksettaviksi ajallaan ja tulot kannetaan oikeanmääräisinä ja ajallaan. Käteisvarat Talousjohtaja päättää alitilittäjän kassan perustamisesta ja kassan suuruudesta sekä antaa myös ohjeet käteisvarojen käytöstä ja käytöstä laadittavasta tilityksestä. Taloudenhoito-ohjeet Kunnanhallitus ja talousyksikkö antavat tarvittaessa tarkempia ohjeita kunnan taloudenhoidosta. 32 Riskienhallinta Kunnanvaltuusto päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kunnanhallitus päättää sisäisen valvonnan ohjeet, vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta sekä yhteensovittamisesta. Kunnanhallitus päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kunnanhallitus sekä muut toimielimet seuraavat ja arvioivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanoa ja tuloksellisuutta. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Lautakunnat päättävät toimialallaan enintään 20 000 euron vahingonkorvausten vaatimisesta ja suorittamisesta. 5. LUKU KOKOUSMENETTELY 33 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kunnanvaltuustoa lukuun ottamatta kunnan toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 34 Kokousaika ja paikka Toimielin pitää kokouksensa päättäminään ajankohtina ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 16
35 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu lähetetään, mikäli mahdollista neljä päivää ennen kokousta. Esityslista, jossa tulee olla selostus ja päätöksenteon perustelut kustakin käsiteltävästä asiasta, lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, lähetetään saajan toimielimen sihteerille ilmoittamaan sähköposti-, posti- tai käyntiosoitteeseen. Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, voidaan poikkeuksellisesti toimittaa myös puhelimitse tai tekstiviestinä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 36 Sähköinen viestinvälitys Toimielimen kokousasiakirjat, esityslistat, pöytäkirjat ja esityslistan liitteet sekä toimielimen alaisten viranomaisten päätökset ja ilmoitukset voidaan lähettää ja saattaa tiedoksi sähköisen viestinvälityksen avulla siinä laajuudessa kuin toimielin päättää ja asianosainen on antanut tähän suostumuksensa. Salassa pidettäviä ja ei vielä julkisia asiakirjoja ei saa lähettää sähköisesti muutoin kuin suojatussa verkossa. 37 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 38 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän on velvollinen hyvissä ajoin kutsumaan varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään tai tulemaan sijaisekseen kokoukseen. Poikkeustapauksessa puheenjohtaja, esittelijä tai sihteeri voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 39 Kokouksen pitäminen 17
Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. (lisäys: Kv 13.5.2013 82) 40 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 41 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, toimielin valitsee tilapäisen puheenjohtajan toimielimen jäsenistä. 42 Läsnäolo- ja puheoikeus toimielinten kokouksissa Kunnan eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kunnanhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa kunnanhallituksen puheenjohtajalla, kunnanjohtajalla sekä kunnanhallituksen edustajalla, toimialallaan toimialajohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Kunnanhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. Kunnanhallituksen edustajan tehtävänä on välittää kunnanhallituksen näkemys toimielimelle ja vastaavasti tarvittaessa informoida kunnanhallitusta toimielimessä vireillä olevista asioista ja siellä tehdyistä päätöksistä. Kunnanhallitus voi tarkentaa edustajan tehtäviä erillisellä päätöksellä. 43 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjaehdotus. Esittelijä voi peruuttaa ehdotuksena tai muuttaa sitä 18
ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta. Jos ehdotus on peruutettu ennen päätöksen tekemistä, asia on poistettava esityslistalta, ellei toimielin toisin päätä. Jos esittelijä muuttaa ehdotustaan, pohjaehdotuksena on muutettu ehdotus. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimialan johtosäännössä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman esittelijän esittelyä. 44 Esteellisyyden toteaminen Esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Pöytäkirjaan merkitään esteellisyyden peruste. 45 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 46 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen Kokouksen pöytäkirja rakentuu esityslistan pohjalle. Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti. Sähköisen tarkastamisen käyttöönotosta ja tarkemmasta menettelytavasta päättää asianomainen toimielin. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: toimielimen nimi; kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina: asiaotsikko; selostus asiasta; asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu päätösehdotus ja sen perustelut; esteellisyys ja sen peruste; tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu; 19
kuultavat ja lausunnon antajat; toimielimen pyytämät lausunnot; äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos; vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos; päätöksen toteaminen; sekä eriävä mielipide mahdollisesti esitettyine perusteluineen (jotka ovat osa pöytäkirjaa) 3) laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; puheenjohtajan allekirjoitus; pöytäkirjanpitäjän varmennus; merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa tai valitusosoituksessa annetaan tarpeelliset ohjeet muutosvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. Salassa pidettäviin asiakirjoihin on merkittävä, mihin lainkohtaan salassapito perustuu. 47 Kunnanhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kunnanhallituksen käsiteltäväksi päättää kunnanhallitus, kunnanhallituksen puheenjohtaja tai kunnanjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi päättää lautakunta, sen puheenjohtaja tai esittelijä. 48 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kunnanhallituksen alaisen toimielimen, viranomaisen ja toimialajohtajan hallintosääntöön perustuvan toimivallan nojalla tekemien päätösten osalta on ilmoitettava kunnanhallitukselle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta hallintosäännön 23 :ssä mainittuja asioita tai asiaryhmiä, joista kunnanhallitus on päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Yhdyskuntatekniikan johtaja on yhdyskuntatekniikan johtosäännön 19 :ssä tarkoitetuissa asioissa Eerikinkartanon johtokunnan alainen. Ilmoitus on tehtävä neljän arkipäivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Lautakunnan alaisen viranomaisen on neljän arkipäivän kuluessa ilmoitettava lautakunnalle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista lautakunta on 20
ilmoittanut, että se ei käytä otto-oikeuttaan. Ottamiseen oikeutetun viranomaisen on ilmoitettava asian ottamisesta käsiteltäväkseen päättämässään ajassa siitä, kun se on saanut päätöksestä tiedon ottaen huomioon, mitä erikseen on säädetty. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kunnanhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. 49 Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden tekemät päätökset Luottamushenkilön ja viranhaltijan päätöksistä pidetään kuntalain 62 :n 2 momentin mukaan pöytäkirjaa, mikäli se ei ole päätöksen luonteen johdosta tarpeetonta. Päätöspöytäkirja on tehtävä aina silloin, kun päätös koskee julkisen vallan käyttämistä, mikäli tässä säännössä ei ole toisin määrätty. Päätöspöytäkirjaan merkitään viranomaisen nimike päätöksentekijän nimi ja virka-asema, jossa päätös on tehty päiväys pykälänumerointi otsikko selostus asiasta perusteluineen varsinainen päätös allekirjoitus jakelutiedot ja muutoksenhakuosoitus. Tässä pykälässä määrätyn lisäksi päätöspöytäkirja on tehtävä silloin, kun muutoksenhakuun oikeutettu ilmoittaa tekevänsä päätöksestä oikaisuvaatimuksen tai valituksen ja pyytää tätä varten pöytäkirjanotteen. Pyyntö voidaan tehdä myös ennen päätöksen tekemistä. Esittely ja eriävä mielipide Päätös tehdään esittelystä vain, jos niin on johtosäännössä tai toimintasäännössä määrätty. Mikäli päätös tehdään johto- tai toimintasäännön nojalla esittelystä, esittelijällä on oikeus merkitä eriävä mielipiteensä pöytäkirjaan tai päätökseen. 21
6. LUKU JOHTORYHMÄT 50 Johtoryhmät Kunnan hallinnossa toimivat kunnanjohtajan nimeämä kunnan johtoryhmä, konsernihallinnon, perusturvan, sivistystoimen ja yhdyskuntatekniikan toimialojen johtoryhmät. Toimialajohtajat päättävät omien toimialojensa johtoryhmien kokoonpanosta. 7. LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET Kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämisessä sekä tiedottamisessa on otettava molempien kieliryhmien tarpeet tasapuolisesti huomioon. Kunnan palvelut on järjestettävä niin, että asukkaita pystytään palvelemaan suomeksi ja ruotsiksi kaikilla kunnan tehtäväalueilla. Viranhaltijoilta ja työntekijöiltä vaadittavasta kielitaidosta on voimassa, mitä siitä erikseen on määrätty tai päätetty. Kunnanvaltuuston esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan sekä suomeksi että ruotsiksi. Kunnanhallituksen sekä lautakuntien esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan käsittelykielellä ja käännetään toiselle kotimaiselle kielelle lukuun ottamatta varhaiskasvatus- ja opetuslautakuntien esityslistoja ja pöytäkirjoja. 51 Kaksikielisyys Kunnan hallinnon ja toiminnan järjestämisessä sekä tiedottamisessa on otettava molempien kieliryhmien tarpeet tasapuolisesti huomioon. Kunnan palvelut on järjestettävä niin, että asukkaita pystytään palvelemaan suomeksi ja ruotsiksi kaikilla kunnan tehtäväalueilla. Viranhaltijoilta ja työntekijöiltä vaadittavasta kielitaidosta on voimassa, mitä siitä erikseen on määrätty tai päätetty. Kunnanvaltuuston esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan sekä suomeksi että ruotsiksi. Kunnanhallituksen sekä lautakuntien esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan käsittelykielellä ja käännetään toiselle kotimaiselle kielelle lukuun ottamatta varhaiskasvatus- ja opetuslautakuntien esityslistoja ja pöytäkirjoja. 22
52 Viestintä Kunnan tiedottamisesta vastaa kunnanhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kunnan tiedottamisen periaatteista. 53 Kunnan nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kunnanhallituksen puolesta tehtävät sopimukset, annettavat sitoumukset, toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa kunnanjohtaja ja varmentaa kunnansihteeri, talousjohtaja, henkilöstöjohtaja henkilöstöpäällikkö tai hallintojohtaja ellei kunnanhallitus ole valtuuttanut tähän toisia henkilöitä. (muutettu Kv 8.2.2016 6) Toimielimen puolesta tehtävät sopimukset, annettavat sitoumukset, toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittavat ja varmentavat viranhaltijat, jotka toimielin on tehtävään valtuuttanut. Valtuutus voi olla yleinen tai tiettyä asiaa varten annettu ja toistaiseksi voimassa oleva tai ajallisesti rajattu. Viranhaltijapäätösten perusteella tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa viranhaltijapäätöksen tekijä. Toimielimen hallussa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset allekirjoittaa lautakunnan/toimielimen pöytäkirjanpitäjä, arkistovastaava tai sihteeri taikka toimialan kirjaaja. 54 Asiakirjojen antamisesta päättäminen Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 ja 14 :n 1 momentissa tarkoitettu kunnallinen toimielin voi siirtää toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle. 55 Asiakirjojen lunastus Valtuusto päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kunnalle lunastusta. Asiakirjojen lunastuksessa noudatetaan kunnanhallituksen hyväksymää taksaa. 56 Tarkastussääntö Hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä. 8. LUKU VOIMAANTULO 23
57 Tämä hallintosääntö tulee voimaan 1.2.2013. Samalla kumotaan aiempi 25.9.2008 vahvistettu hallintosääntö. 24