26.1.2009 1 (45) VAPA-järjestelmä VAPA--v03
26.1.2009 2 (45) Sisällysluettelo 1 n sisältö ja rajaukset... 4 1.1 Tietopakettien kuvaaminen... 4 2 VAPA-järjestelmä... 4 2.1 Toimintamalli... 5 2.2 Määritelmät... 7 3 Liittyvät järjestelmät... 8 4 Sidosryhmät... 11 5 Aineiston elinkaari... 13 6 Vastaanotto... 14 6.1 Vastaanottopalvelut... 15 6.2 Rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot... 17 6.3 Vaatimukset... 18 7 Datanhallinta... 18 7.1 Informaatiovirrat... 19 7.2 Datanhallinnan ja tiedonhallinnan looginen yhteys... 20 7.3 Online- ja offline-media... 20 7.4 Aineiston säilyttävä kopiointi ja migraatio... 20 7.5 Rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot... 21 7.6 Vaatimukset... 24 8 Tiedonhallinta... 24 8.1 Informaatiovirrat... 25 8.2 Kuvailutietojen muodostaminen... 25 8.3 Tiedonhallinnan ja datanhallinnan looginen yhteys... 26 8.4 Rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot... 27 8.5 Vaatimukset... 30 9 Hallinnointi... 30 9.1 Asiakkuuksien hallinta... 30 9.1.1 Sopimukset... 30 9.1.2 Käyttöoikeudet... 31 9.1.3 Käyttöluvat... 32 9.1.4 Laskutusperusteet... 32 9.2 Lokitapahtumat... 32 9.3 Aineistoon kohdistuvat toimenpiteet... 33 9.4 VAPA-järjestelmän ylläpito... 35 9.4.1 Palvelutasovaatimukset... 35 9.4.2 Organisointi... 35 9.4.3 Käyttäjätuki ja palvelupyyntöjen vastaanotto... 35 9.4.4 Hälytysrajat... 36 9.4.5 Varmistukset ja palautukset... 36 VAPA--v03
26.1.2009 3 (45) 9.4.6 Tietoturva... 36 9.4.7 Eheys... 36 9.4.8 Häiriönselvitys ja vikaviestintä... 36 9.4.9 Dokumentointi ja raportointi... 36 9.4.10 Versiointi... 36 10 Pääsy... 37 10.1 Palvelut... 38 10.2 Rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot... 39 10.3 Vaatimukset... 40 11 Liite 1: Vastaanotto Prosessin kuvaus... 41 12 Liite 2: Pääsy Prosessin kuvaus... 44 Liite 3: VAPA-järjestelmän vaatimukset (VAPA-Vaatimukset.xls) Lähteet: [1] Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). 2002. Reference Model for an Open Archival Information System. (ISO 14721). http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf [2] RLG-NARA Digital Repository Certification Task Force. Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist. Versio 1.0, helmikuu 2007. http://www.crl.edu/pdf/trac.pdf [3] SÄHKE2-määräys. Arkistolaitos. http://www.narc.fi/arkistolaitos/a/tiedostot/pdf/normiteksti.pdf [4] PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata version 2.0. http://www.loc.gov/standards/premis/ VAPA--v03
26.1.2009 4 (45) VAPA-vaatimusmäärittely 1 n sisältö ja rajaukset Tässä vaatimusmäärittelyssä on kuvattu arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) palvelut, sidosryhmät ja liittyvät järjestelmät, sisäiset palvelut ja toiminnot sekä vaatimukset. VAPA-järjestelmän päätoiminnot noudattavat OAIS-viitekehystä (Open Archival Information System [1]), joka on yleinen viitekehys aineiston pitkäaikaissäilytyksen ja käytön järjestelmälle. Samaa jaottelua on käytetty myös vaatimusmäärittelyn rakenteena. Luvussa kaksi on kuvattu VAPA-järjestelmä ja toimintamalli sekä VAPAsanasto. Luvussa kolme on esitelty VAPA-järjestelmäkokonaisuus ja siihen liittyvät järjestelmät. VAPA:n sidosryhmät on kuvattu luvussa neljä. Luvussa viisi on kuvattu VAPA-aineiston elinkaari. Luvussa kuusi on kuvattu aineiston vastaanottamiseen liittyvät palvelut ja käyttötapaukset sekä vastaanoton rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot. Vastaanotetusta aineistosta muodostetaan säilytyspaketti, joka tallennetaan järjestelmään. Tallennusta on kuvattu tarkemmin luvussa seitsemän. Tallennettuun aineistoon kohdistuu tiedonhallinnan toimintoja, jotka on kuvattu luvussa kahdeksan. VAPA-järjestelmän hallinnointitoimintoja on kuvattu luvussa yhdeksän. Luvussa kymmenen on kuvattu aineiston hyödyntämiseen eli pääsyyn liittyvät palvelut ja käyttötapaukset sekä rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot. 1.1 Tietopakettien kuvaaminen 2 VAPA-järjestelmä Tässä vaatimusmäärittelyssä tarkastellaan säilytettävää informaatiota vain ulkoisesti. Tietopakettien (AIP ja DIP) rakenne on kuvattu tarkemmin liitteissä. Vastaanotettava tietopaketti on lähtökohtaisesti SÄHKE2-määritysten mukainen siirtokokonaisuus, mutta tulevaisuudessa rakenne voi noudattaa myös jotain muuta VAPA-järjestelmään vastaanotettavaksi hyväksyttyä tietorakennetta. Säilytyspaketille, joka koostuu varsinaisesta sisällöstä ja sen säilytysinformaatiosta, määritellään palvelut vastaanottamiseen, tallentamiseen, hakemiseen ja hallinnointiin. Säilytyspaketin sisäistä rakennetta (esim. tiedot, tietotyypit ja arvojoukot) ei määritellä tässä dokumentissa vaan se esitetään geneerisempänä entiteettinä. Luvussa kahdeksan kappaleessa Kuvailutietojen muodostaminen on kuitenkin esitetty säilytyspaketin sisäisten tietojen looginen rakenne OAIS-mallin mukaisesti, jonka mukaisesti kuvailutiedot tulee muodostaa. VAPA-järjestelmä tarjoaa luotettavan ja pitkäaikaisen säilytyksen ja pääsyn digitaalisiin aineistoihin. Luotettavuuteen liittyvät pitkäaikaissäilytyksen vaatimusten mukaiset digitaalisten aineistojen hallintatavat, tekninen infrastruktuuri ja tietoturva. Pitkäaikaisen säilytyksen on turvattava aineistojen käytettävyys huomioimalla ja torjumalla järjestelmään ja sen tekniseen toteutukseen kohdistuvat uhat ja riskit jatkuvalla seurannalla, suunnittelulla ja ylläpidolla. Pitkäaikaissäilytykseen luovutetun aineiston omistusoikeudet ovat arkistolaitoksella. Pitkäaikaissäilytyksen lisäksi VAPA-järjestelmä ottaa vastaan myös määräajan VAPA--v03
26.1.2009 5 (45) 2.1 Toimintamalli säilytettävää aineistoa. Säilytykseen siirretyn aineiston omistusoikeudet ovat organisaatiolla ja omistusoikeuden siirto arkistolaitokselle määritellään sopimuksessa. Säilytykseen siirrettyjä aineistoja (määräajan ja pysyvästi säilytettävää) voidaan hallinnoida VAPA-järjestelmään sisältyvien extranet-palveluiden kautta. VAPA-järjestelmän keskeiset tehtävät ovat: Aineiston vastaanottaminen voimassaolevien sopimusten mukaisesti. Sopimukset tehdään aineiston siirtäjien ja luovuttajien kanssa. Säilytykseen siirretyn ja luovutetun aineiston käytettävyyden kontrolloiminen ja ylläpitäminen. Asiakkaiden ja aineiston käyttötarpeiden määrittely eli miten aineistoa tallennetaan, jotta se on ymmärrettävää ja käytettävissä. Aineiston tallentaminen siten, että sen sisältämä informaatio on ymmärrettävissä eli aineiston sisältämä tieto on ymmärrettävissä ilman tiedon tuottajaa Periaatteiden ja toimintatapojen dokumentointi ja noudattaminen siten, että aineiston säilyminen on kaikissa tilanteissa varmistettu ja että aineistosta voidaan tuottaa alkuperäisen aineiston autenttisia kopioita. Aineistojen tarjoaminen asiakkaiden käyttöön. VAPA-toimintojen ja vaatimusmäärittelyn runkona on OAIS-viitekehys eli VAPAjärjestelmän toiminta ja siihen liittyvät vaatimukset on kuvattu OAIS-päätoimintojen mukaisesti. Kuvassa 1 on esitetty VAPAn toimintamalli, joka kuvaa VAPA-järjestelmään sisältyvät OAIS-viitekehyksen mukaiset päätoiminnot sekä aineistopalvelut ja saatavuus-toiminnot. Kuvassa on rajattu harmaalla VAPA-järjestelmän ydin, jonka toimintoja on kuvattu tässä vaatimusmäärittelyssä. VAPA--v03
26.1.2009 6 (45) Kuva 1. VAPAn toimintamalli Aineistopalvelut-toiminnossa aineiston siirtäjä tai luovuttaja muodostaa aineistosta arkistolaitoksen ohjeiden mukaisen siirtokokonaisuuden, joka siirretään/luovutetaan arkistolaitokseen ja otetaan vastaan VAPA-järjestelmän vastaanottopalvelussa. Vastaanotto on päätoiminto, joka kattaa palvelut ja toiminnot, joiden avulla vastaanotetaan luovutuspaketit (Submission Information Package, SIP) tiedon siirtäjiltä ja luovuttajilta ja valmistellaan säilytyspaketit (Archival Information Package, AIP) säilyttämistä varten. Lisäksi varmistetaan, että säilytyspaketit ja niitä täydentävät kuvailutiedot tulevat asianmukaisesti tallennetuiksi. Digitaalinen aineisto tallennetaan ja haetaan datanhallintaan sisältyvien palveluiden ja toimintojen avulla. Tiedonhallinta kattaa palvelut ja toiminnot, joiden avulla hallitaan säilytyspakettien kuvailutietoja ja haetaan säilytyspaketteja datanhallinnasta. Pääsy on päätoiminto, joka kattaa aineiston ja siihen liittyvien palveluiden tarjoamisen asiakkaille. Pääsy muodostaa kyselyn mukaisen jakelupaketin (Dissemination Information Package, DIP) noutamalla säilytyspaketin datanhallinnasta ja jakelupaketin kuvailutiedot tiedonhallinnasta. VAPA-järjestelmän ja sen osien hallintaan ja ylläpitoon tarvittavat työkalut sisältyvät hallinnointiin. Päätoiminto kattaa myös käyttäjätuen ja on-line neuvonnan sekä järjestelmän turvallisuuden hallinnan ja käyttäjien pääsynhallinnan. Saatavuus-toiminnolla asiakas (esim. kansalainen, kansallinen portaali) hyödyntää VAPA-järjestelmän pääsypalveluita. Säilytyksen suunnittelu on päätoiminto, joka käsittää ne palvelut ja toiminnot, joilla VAPA-järjestelmän ympäristöä seurataan ja joiden avulla laaditaan VAPA--v03
26.1.2009 7 (45) 2.2 Määritelmät pitkäaikaissäilyttämiseen liittyviä suosituksia. Suositusten avulla pyritään varmistamaan aineiston käytettävyys, vaikka alkuperäinen tietotekninen ympäristö vanhentuisi. Päätoimintoon sisältyy myös teknologiaympäristön seuraaminen miten standardien, teknologian ja palveluvaatimuksien muuttuminen vaikuttaa arkistoidun aineiston käyttöedellytyksiin. Päätoimintoa ei ole kuvattu tarkemmin tässä vaatimusmäärittelyssä, koska sen sisältämät toiminnot ovat hallinnollisia, eikä VAPA-järjestelmän toimintoja. ssä käytetyt termit ja käsitteet perustuvat SÄHKE2- ja OAISterminologiaan ([3],[1]). Seuraavassa on määritelty muita, erityisesti VAPA-järjestelmään liittyviä käsitteitä. Aineistotilaus <määritelmä> Hybridiaineisto <määritelmä> Kuvailutieto <määritelmä> Käyttölupa <määritelmä> Luettelotieto <määritelmä> Luovutus <määritelmä> Omistusoikeus <määritelmä> Pitkäaikaissäilyttäminen <määritelmä> Siirto <määritelmä> VAPA--v03
26.1.2009 8 (45) Tiedon eheydestä <määritelmä> VAPA-aineisto <määritelmä> 3 Liittyvät järjestelmät OAIS-päätoimintojen lisäksi VAPA-kokonaisuuteen liittyy palveluita, joilla hallinnoidaan mm. käyttöoikeuksia, sopimuksia, säilytykseen siirrettyjä aineistoja sekä käyttölupia. VAPA-järjestelmäkokonaisuus on esitetty kuvassa 2. VAPA--v03
26.1.2009 9 (45) Kuva 2. VAPA-järjestelmäkokonaisuus Tässä vaatimusmäärittelyssä on kuvattu VAPA-toiminnot, extranet-palvelut ja niihin liittyvät palvelut ja järjestelmät. Liittymät on kuvattu vaatimuksina eli mitä palveluita VAPA-järjestelmä tuottaa tai käyttää liittyville järjestelmille ja palveluille. Kuvassa 2 esitetyt Palvelut asiakkaille on huomioitu VAPA:n näkökulmasta (eli mitä palveluita VAPA tarjoaa). Ulkoiset palvelut eivät sisälly tähän vaatimusmäärittelyyn. VAPA--v03
26.1.2009 10 (45) Seuraavassa taulukossa on esitelty VAPA-kokonaisuuteen liittyvät palvelut ja järjestelmät. Liittyvä palvelu/ järjestelmä Asiakkuuden hallinta/käyttöluvat Kuvaus Tunnistautunut asiakas voi hakea käyttölupaa. Lupa voi kohdistua yhteen tai useampaan arkistonmuodostajaan, arkistoon (myös yksityisarkisto), tehtäväluokkaan, asiakirjallisen tiedon käsittelyyn, asiakirjaan. Käyttö- ja näyttörajoitetun aineiston lataaminen edellyttää käyttölupaa. Tunnistautunut käyttäjä hakee käyttölupaa, josta tallennetaan tiedot käyttäjän tutkimussalkkuun. Käyttölupa on määräaikainen. Käyttöluvat käsitellään asianhallintajärjestelmässä (Tweb) ja tallennetaan käyttöluparekisteriin (tavoitetila). Asiakkuuden hallinta/sopimukset Aineistoa säilytykseen siirtävä/luovuttava organisaatio tekee arkistolaitoksen kanssa sopimuksen, johon määritellään aineistoon ja sen siirtoon/luovutukseen liittyvät yksityiskohdat. Vastaanotettu aineisto tarkastetaan, että se noudattaa voimassaolevaa sopimusta. Sopimukset hallinnoidaan alkuvaiheessa asianhallintajärjestelmässä (tavoitetilassa sopimusrekisterissä ja -järjestelmässä). Extranet-palvelut Käyttäjähallinta Hakupalvelu Tilausjärjestelmä Taloushallinnon tietojärjestelmä Ulkoiset palvelut/vtj Ulkoiset palvelut/ Vetuma/Virtu Ulkoiset palvelut/ Asiointitili VAKKA Rajapinta, jonka avulla organisaatiot siirtävät aineistoa säilytykseen. Omistusoikeus säilyy siirtäjällä. Aineistoa voidaan hallinnoida (hakea, muokata) extranet-palveluiden kautta. Arkistolaitoksen keskitetty käyttäjähallinta, jota VAPA-järjestelmä käyttää. Arkistolaitoksen hakupalvelukerros, joka käyttää VAPA-järjestelmään tallennettuja aineistoja. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tallentaa hakuja ja aineistoja omaan tutkimussalkuunsa. Tunnistautunut käyttäjä tekee tilauksen aineistosta, joka on tilattavissa käyttöoikeuksiensa mukaisesti. Tilaus välitetään tilausjärjestelmään. Tiedot tilauksesta tallennetaan käyttäjän tutkimussalkkuun. Mahdollisista laskuperusteisista tapahtumista (esim. aineistotilaukset) välitetään tiedot taloushallinnon järjestelmään. Tässä vaiheessa ei ole tunnistettu laskutusperusteisia tapahtumia. Esimerkki ulkoisesta järjestelmästä, joka voi tuottaa aineiston säilytysaikaan tai salassapitoaikaan liittyvän laskentaperusteen. Tunnistautumispalvelu, jonka avulla käyttäjä voi tunnistautua. Palvelu, johon tallennetaan tunnistautuneen käyttäjän asiointitietoja, esimerkiksi aineistotilauksen käsittelytiedot. VAKKA-arkistotietokanta sisältää luettelo- ja kuvailutiedot Kansallisarkistossa ja maakunta-arkistoissa säilytettävästä paperiasiakirja-aineistosta. VAKKAarkistotietokantaan tallennetaan VAPA-järjestelmään tallennettujen hybridiaineistojen fyysisten aineistojen sijaintipaikkatiedot. VAPA--v03
26.1.2009 11 (45) Liittyvä palvelu/ järjestelmä Digitaaliarkisto PAS KDK Kuvaus Kuvatietokanta, johon digitoitu aineisto tallennetaan. Digitaaliarkistosta on yhteys VAKKA-arkistotietokantaan. Kansallinen pitkäaikaissäilyttämisen järjestelmä eli PAS. Tulevaisuudessa VAPAaineistoa voidaan tallentaa PAS-järjestelmään. Esimerkki kansallisesta portaalista, joihin VAPA liittyy. VAPA-järjestelmään tallennettua aineistoa tarjotaan eri portaalipalveluille, myös kansainvälisesti (esim. Europeana) 4 Sidosryhmät VAPA-järjestelmään vastaanotetaan aineistoja, jotka on tallennettu ja siirretty tai luovutettu VAPA-järjestelmään arkistolaitoksen ohjeiden mukaisesti. Aineistoja siirtävät ja luovuttavat organisaatiot (viranomaiset, yksityiset tahot), joilla on voimassa oleva sopimus. Järjestelmään tallennettuja aineistoja käytetään pääsypalveluiden kautta, joita tarjotaan järjestelmän käyttäjille. Käyttäjät voivat olla anonyymeja, rekisteröityjä tai tunnistettuja käyttäjiä. VAPA-järjestelmän sidosryhmät on esitelty seuraavassa taulukossa. Sidosryhmä Siirtäjä Kuvaus Organisaatio tai yksityinen henkilö, joka siirtää sähköistä määräajan ja/tai pitkäaikaisesti säilytettävää asiakirjallista tietoa sopimuksen mukaisesti VAPAjärjestelmään. Siirtäjällä on omistusoikeudet säilytykseen siirrettyihin aineistoihin. Siirtäjä voi hallinnoida (hakea, muokata) säilytykseen siirrettyä aineistoa extranet-palveluiden kautta. Ajankohta, jolloin aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolaitokselle, määritellään sopimuksessa. Luovuttaja Organisaatio tai yksityinen henkilö, joka luovuttaa sähköistä pitkäaikaisesti säilytettävää asiakirjallista tietoa sopimuksen mukaisesti VAPA-järjestelmään. Pitkäaikaissäilytykseen siirrettävä aineisto voi olla hybridiaineistoa. Luovuttaja voi olla myös yksityisarkistoja luovuttava taho. VAPA-henkilöstö Tietopalvelu Rekisteröitynyt käyttäjä Arkistolaitoksen henkilöstö, jonka tehtävänä on hoitaa VAPA-aineiston hallinnointi. Arkistolaitoksen henkilöstö, jonka tehtävänä on hoitaa tietopalvelua. Käyttäjä, joka on rekisteröitynyt eli luonut käyttäjätunnuksen, jolla on pääsy VAPAjärjestelmään. Rekisteröitynyt käyttäjä voi kirjatua järjestelmään VAPA--v03
26.1.2009 12 (45) Sidosryhmä Kuvaus käyttäjätunnus/salansana -yhdistelmällä. Rekisteröitynyt käyttäjä voi hakea ja käyttää julkista aineistoa. Tunnistettu käyttäjä Anonyymikäyttäjä Rekisteröitynyt käyttäjä tai järjestelmä, joka on identifioitu tunnistautumispalvelun avulla (VETUMA, VIRTU, VIRTU(K)). Tunnistettu käyttäjä voi hakea ja käyttää julkista aineistoa sekä hakea käyttölupaa näyttö- ja käyttörajoitettuun aineistoon. Rekisteröitymätön käyttäjä, joka voi hakea ja käyttää julkista aineistoa. Seuraavassa kuvassa (kuva 3) on kuvattu sidosryhmät ja toimenpideoikeudet, joita aineistoihin voi kohdistua sidosryhmittäin. VAPA Sidosryhmät ja tiedot R=Read W=Write Tiedot Julkinen aineisto Sopimuksen mukaisen julkisen aineiston säilyttäminen Sopimuksen mukaisen julkisen aineiston luovuttaminen Sidosryhmät Siirtäjä Luovuttaja VAPA-henkilöstö Tietopalvelu Anonyymikäyttäjä Rekisteröity käyttäjä Tunnistettu käyttäjä RW - RW R R R R - R RW RW R R R HUOM! Käyttörajoitettu aineisto Sopimuksen mukaisen salassapidettävän aineiston säilyttäminen Sopimuksen mukaisen salassapidettävän aineiston luovuttaminen RW - RW R* - - R* - R RW R* - - R* *luvanvarainen *luvanvarainen Kuva 3. Sidosryhmät ja tiedot VAPA-järjestelmän päätoiminnot on muodostettu OAIS-mallin mukaisesti. Nämä päätoiminnot on lueteltu seuraavassa kuvassa (kuva 4) kohdennettuna sidosryhmittäin eli mihin sidosryhmiin päätoiminnot liittyvät. VAPA--v03
26.1.2009 13 (45) Päätoiminnot Vastaanotto Tiedonhallinta Datanhallinta Hallinnointi Pääsy Sidosryhmät Siirtäjä Luovuttaja VAPA-henkilöstö Tietopalvelu Anonyymikäyttäjä Rekisteröity käyttäjä Tunnistettu käyttäjä Kuva 4. VAPA-päätoiminnot ja sidosryhmät 5 Aineiston elinkaari Seuraavassa kuvassa (kuva 5) on esitetty VAPA-aineiston elinkaari. Vastaanotettu aineisto tallennetaan järjestelmän työtilaan, jossa sille tehdään tekninen tarkastus. Jos aineistossa on virheitä, siitä tuotetaan ilmoitus siirtäjälle/luovuttajalle, joka voi korjata virheet ja lähettää aineiston uudelleen. Vastaanotettu aineisto tallennetaan sopimustietojen mukaisesti: aineisto on siirretty tai luovutettu. Siirretyn aineiston omistusoikeus säilyy siirtäjällä ja luovutetun aineiston omistusoikeus siirtyy vastaanottajalle. Säilytykseen siirretty aineisto siirretään pitkäaikaissäilytykseen (=luovutettu aineisto) sopimuksen mukaisesti. Määräajan säilytettävä aineisto hävitetään säilytysajan umpeuduttua. VAPA--v03
26.1.2009 14 (45) Kuva 5. VAPA-aineiston elinkaari 6 Vastaanotto Vastaanotto (OAIS: Ingest) tarjoaa palvelut ja toiminnot, joiden avulla asiakirjallista tietoa siirretään tai luovutetaan VAPA-järjestelmään. Siirtokokonaisuus (OAIS: luovutuspaketti, SIP) muotoillaan säilyttämistä varten (OAIS: säilytyspaketti, AIP) ja varmistetaan, että säilytyspaketit ja niitä täydentävät kuvailutiedot tulevat asianmukaisesti tallennetuiksi VAPA-järjestelmään. Vastaanottoprosessin sidosryhmiä ovat siirtäjä tai luovuttaja eli aineistoa siirtävä tai luovuttava organisaatio. Luovuttaja voi olla myös yksityinen taho, joka luovuttaa esim. yksityisarkiston. Vastaanottoprosessin lopputuloksena on siirretty tai luovutettu aineisto, joka on tarkastettu (tekninen, rakenne, sisältö) ja muunnettu tallennettavaan muotoon (säilytyspaketti, AIP). Vastaanottoprosessiin liittyviä tukijärjestelmiä ovat asianhallintajärjestelmä (tavoitetilassa sopimusjärjestelmä) ja taloushallinnon tietojärjestelmä. Sopimusjärjestelmässä hallitaan ja tarkastetaan siirtäjän/luovuttajan sopimustiedot. Vastaanottoprosessi voi tuottaa laskutustietoja taloushallinnon tietojärjestelmään. VAPA--v03
26.1.2009 15 (45) Vastaanottoprosessi on esitetty kaaviona seuravassa kuvassa (kuva 6) ja tehtäväkohtaiset kuvaukset on liitteessä 1. 6.1 Vastaanottopalvelut Kuva 6. Vastaanotto Palveluita, joiden avulla aineiston siirtäjä siirtää tai luovuttaja luovuttaa aineiston VAPAjärjestelmään, kutsutaan vastaanottopalveluiksi. Nämä palvelut on kuvattu käyttötapauskaaviossa (kuva 7). Kaaviossa on kuvattu aktorina myös VAPA-henkilöstö, joka käsittelee luovutettuja aineistoja, voi keskeyttää siirron ja voi selata luovutettuja aineistoja. VAPA--v03
26.1.2009 16 (45) Kuva 7. Vastaanoton käyttötapaukset Käyttötapauskaaviossa kuvatut vastaanottopalvelut on esitelty seuraavassa taulukossa. Vastaanottopalvelu Aineiston siirtäminen Aineiston luovuttaminen Kuvailemattoman aineiston kuvaileminen Kuvaus Siirtävä organisaatio siirtää aineiston säilytettäväksi arkistolaitoksen VAPAjärjestelmään. Aineisto siirretään sähköisenä siirtona. Aineiston omistusoikeus säilyy siirtäjällä. Aineisto ja kuvailutiedot otetaan vastaan ja tallennetaan työtilaan, josta se siirretään järjestelmään, tarkastetaan sisältö ja muodostetaan säilytyspaketti (AIP). Luovuttava organisaatio luovuttaa aineiston arkistolaitoksen VAPAjärjestelmään. Aineisto luovutetaan sähköisenä tai off-line siirtona tai aineisto voi muuttua säilytyksestä luovutukseksi. Aineisto voi olla hybridiaineistoa (sähköiset metatiedot ja aineisto, joka voi olla sähköisessä muodossa ja fyysistä). Aineiston omistusoikeus siirtyy arkistolaitokselle. Aineisto ja kuvailutiedot otetaan vastaan ja tallennetaan työtilaan, josta se siirretään järjestelmään, tarkastetaan sisältö ja muodostetaan säilytyspaketti (AIP). Aineistoon (esim. yksityisarkisto), jota ei ole kuvailtu, liitetään tarvittavat metatiedot aineiston luovutusvaiheessa. Aineisto ja kuvailutiedot otetaan VAPA--v03
26.1.2009 17 (45) Vastaanottopalvelu Kuvaus vastaan ja tallennetaan työtilaan, josta se siirretään järjestelmään, tarkastetaan sisältö ja muodostetaan säilytyspaketti (AIP). Aineistojen käsitteleminen Tietojen selaaminen Aineiston hyväksyminen/hylkääminen, ilmoituksen tuottaminen Luovutustietojen selaaminen Ilmoituksen vastaanottaminen Siirron/luovutuksen keskeyttäminen VAPA-henkilöstö ottaa vastaan ja käsittelee aineistoja tarvittaessa (esim. hybridikokonaisuuteen sisältyvien fyysisten aineistojen käsittely). Aineisto voi olla tallennettuna medialle ja/tai fyysistä. Aineisto tarkastetaan (tekninen, rakenne, sisältö). Osa siirtokokonaisuudesta ohjataan arkistolaitoksen virkailijan (sisällöllinen tarkastus) tarkastettavaksi satunnaisotannalla tms. tilastollisella poimintamenettelyllä. Menettelytapa voidaan määritellä VAPAjärjestelmän parametritietoihin. Organisaatio, joka on siirtänyt/luovuttanut aineistoja, voi selata siirrettyjen/luovutettujen aineistojen siirtohistoriatietoja. VAPA-henkilöstö ilmoittaa siirtäjälle/luovuttajalle vastaanotetun aineiston tarkastuksen tuloksesta eli löytyikö aineistosta virheitä vai vastaanotettiinko se hyväksytysti järjestelmään. Ilmoitus lähetetään siirtäjälle/luovuttajalle sopimustietoihin tallennetun yhteysmenettelyn mukaisesti (siirtohistoriatietoihin, sähköpostitse). VAPA-henkilöstö voi selata vastaanotettujen aineistojen siirtotietoja. Tietoja voi hakea hakuehdoilla (siirtäjä/luovuttaja, siirtoajankohta). Siirtäjä/luovuttaja vastaanottaa ilmoituksen siirtotapahtuman onnistumisesta. Jos aineistossa oli virheitä, ne on kuvailtu ilmoituksessa ja aineisto pyydetään korjaamaan ja lähettämään uudelleen. Ilmoitus vastaanotetaan sopimustietojen mukaisesti (yhteydenottotapa). Siirtäjä, luovuttaja ja VAPA-henkilöstö voi keskeyttää aineiston siirtotapahtuman. Keskeytys voi perustua siirrossa tapahtuneeseen virheeseen. Keskeytyksestä tuotetaan ilmoitus siirtäjälle/luovuttajalle ja lokitapahtuma VAPA-järjestelmään (siirtohistoriatiedot). 6.2 Rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot Vastaanoton prosessikaavion ja OAIS-viitekehyksen mukaiset rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot on kuvattu seuraavassa taulukossa ([1]). Rajapintapalvelu / sis. toiminto Vastaanota siirto/luovutus (Receive submission, SIP) Laadunvarmennus (Quality asscurance) Lähetä ilmoitus Kuvaus Tarjoaa tallennustilan (tai -välineen) vastaanotetulle aineistolle. Siirto/luovutus voi tapahtua tietoliikennesiirtona (esim. (S)FTP, välityspalvelu) tai medialta. Siirtäjälle/luovuttajalle lähetetään ilmoitus siirto-/luovutuspaketin (SIP) vastaanottamisesta Siirron/luovutuksen laadunvarmennus eli tieto siitä, miten säilytyspaketin (AIP) siirto tallennusalueelle onnistui. Sähköisesti siirretyn aineiston eheys tarkastetaan (CRC, tarkistussummat). Vastaanotetulle aineistolle tehdään tekninen ja sisällöllinen tarkastus. Jos aineisto ei läpäise tarkastusta hyväksytysti, siirtäjälle/luovuttajalle lähetetään VAPA--v03
26.1.2009 18 (45) Rajapintapalvelu / sis. toiminto Kuvaus ilmoitus ja uudelleenlähetyspyyntö. Kun aineisto on vastaanotettu hyväksytysti, niin siitä lähetetään ilmoitus siirtäjälle/luovuttajalle. Ylläpidä lokitietoja Tuota laskutustiedot Muodosta säilytyspaketti (AIP) (Generate AIP) Luo kuvailutieto (Generate descriptive info) Yhteistyö, päivitys (Co-ordinate updates) Vastaanottotapahtumista tallennetaan tieto tapahtuma- ja muutoslokiin. Organisaation siirtämistä/luovuttamista aineistosta tuotetaan laskutustietoja, jotka käsitellään taloushallinnon järjestelmässä. Tässä vaiheessa VAPAjärjestelmästä ei ole tunnistettu laskutustietoja tuottavia tapahtumia. Vastaanotto muuntaa yhden tai useamman siirto-/luovutuspaketin (SIP) yhdeksi tai useammaksi säilytyspaketiksi (AIP) määritellyn tietorakenteen mukaisesti. Säilytyspaketin muodostamiseen voi liittyä aineiston konvertointia, metatietojen konvertointia/uudelleen järjestelyä. Toiminto voi kysyä ja saada tietoja AIP:n kuvailutietojen muodostamiseen tiedonhallinnasta (Data management). Luo kuvailutieto poimii säilytyspaketin (AIP) kuvailutiedot ja kerää kuvailutietoa muista lähteistä. Kuvailutiedot siirretään yhteistyö/päivitys toiminnolle ja sitä kautta tiedonhallintaan (Data management). Toiminto siirtää säilytyspaketit (AIP) datanhallintaan (Archival storage) ja kuvailutiedot tiedonhallintaan (Data management). Datanhallinta palauttaa tiedon säilytyspaketin tunnisteen (the storage identification information for the AIP). Yhteistyö/päivitys liittää tunnisteen säilytyspaketin kuvailutietoihin ja siirtää tiedon tiedonhallintaan (Data management) yhdessä tietokantapäivityspyynnön (database update request) kanssa. Tiedonhallinta palauttaa tiedot päivityksestä (database update response). Tietokantapäivitys voidaan tehdä ilman aineiston siirtoa datanhallintaan, jos säilytyspaketti sisältää jo tallennettuun aineistoon liittyvää kuvailutietoa. 6.3 Vaatimukset 7 Datanhallinta Vastaanottoon liittyvät vaatimukset on kuvattu liitteen 3 kohdassa 3 Vastaanotto. Tässä luvussa kuvataan datanhallinta-päätoiminto (OAIS: Archival Storage), jonka tehtävänä on vastata digitaalisten aineistojen ja niiden metatietojen turvallisesta säilyttämisestä. Seuraavassa kuvassa on esitetty datanhallinnan suhde muihin päätoimintoihin. VAPA--v03
26.1.2009 19 (45) 7.1 Informaatiovirrat Kuva 8. VAPA-järjestelmän päätoiminnot Datanhallinta keskustelee suoraan vastaanotto-, pääsy- ja hallinnointi-päätoimintojen kanssa. Datanhallinnan ja tiedonhallinnan välillä on looginen yhteys metatietojen ja varsinaisten aineistojen yhdistämiseksi. VAPA-järjestelmän datanhallinta voi mahdollisesti tulevaisuudessa tulla korvatuksi laajempaan käyttöön tarkoitetulla säilytysratkaisulla (PAS-järjestelmä). On myös mahdollista, että VAPA-järjestelmän datanhallinta ja PAS-järjestelmä ovat molemmat käytössä ja integroidut. VAPA-järjestelmän datahallinnan teknisessä suunnittelussa ja toteutuksessa tulee huomioida nämä vaihtoehdot. Siirretty/luovutettu aineisto (SIP) muutetaan säilytyksen vaatimaan muotoon (AIP) vastaanotossa. Datanhallinnassa tiedot vastaanotetaan AIP-paketteina ja ne tallennetaan sellaisenaan. Pääsy saa tiedot datanhallinnasta AIP-muodossa, mutta tarjoaa tiedot asiakkaille jakelupaketteina (DIP, Dissemination Information Package). Jakelupaketti ei ole samasta aineistosta aina samanlainen, vaan se muodostetaan käytettyjen hakujen mukaisesti pyyntökohtaisesti. VAPA--v03
26.1.2009 20 (45) VASTAANOTTO PÄÄSY Kuva 9. Datanhallinta, liittyvät päätoiminnot ja tietovirrat. Datanhallintaa käyttää vastaanotto- ja pääsy-päätoimintojen lisäksi myös hallinnointi tietovaraston hallinnallisten tehtävien suorittamiseksi. 7.2 Datanhallinnan ja tiedonhallinnan looginen yhteys Tiedonhallinta ei käytä suoraan datanhallinnan palveluita. Näiden kahden välillä on kuitenkin looginen yhteys, joka syntyy vastaanotossa. Datanhallinnassa jokaisella tallennetulla objektilla on oma yksikäsitteinen tallennustunniste. Tiedonhallinnassa on olemassa jokaiselle tallennetulle objektille metatietokuvaus ja yksikäsitteinen tallennustunniste varsinaisen tiedon löytämiseksi. Datanhallinnan luotettavuuden tulee olla korkea. Luotettava säilytys tarkoittaa aineiston säilyttämistä tallennusalustalla tietyssä paikassa, josta aineisto voidaan jäljittää/noutaa käyttämällä yksilöityä tallennustunnusta. Eheys tiedonhallinnan ja datanhallinnan välillä tulee olla turvattu. 7.3 Online- ja offline-media Datanhallinnassa kaikki tallennettava tieto, joka voi olla kyselyn kohteena, on tallennettuna online-medialle. Online-medialla tarkoitetaan säilytys- ja tallennustapaa sellaiselle medialle, joka mahdollistaa säilytysobjektin välittömän hakemisen ilman merkittävää viivettä. Offline-medialla tarkoitetaan säilytys- ja tallennustapaa sellaiselle medialle, joka ei mahdollista säilytysobjektin välitöntä hakemista. VAPA-järjestelmässä offline-mediaa, kuten nauhoja ja hyllyssä säilytettäviä kiintolevyjä, käytetään ainoastaan varmistuksiin. 7.4 Aineiston säilyttävä kopiointi ja migraatio Aineiston säilyttävällä kopioinnilla ja migraatiolla tarkoitetaan menetelmiä, joilla turvataan aineiston säilyvyys ja saanti hyvin pitkällä aikavälillä. Kopioinnilla ja VAPA--v03
26.1.2009 21 (45) migraatiolla voidaan turvata tietojen parempi säilyvyys, saavuttaa parempi kustannustehokkuus sekä tarjota uudentyyppisiä ja tehokkaampia palveluita asiakkaille. Aineisto on aika-ajoin muutettava eri medialle, eri laitteistolle ja/tai eri ohjelmistoympäristöihin mm. tietojärjestelmien kehittymisen myötä. Säilytyspaketin digitaalisella migraatiolla tarkoitetaan sisällön, säilytysinformaation tai paketointiinformaation minkä tahansa osan siirtoa samalle tai uudelle mediatyypille tarkoituksena korvata vastaava osa aikaisemmasta säilytyspaketista. VAPA-järjestelmään liittyy neljä ensisijaista kopiointi- ja migraatiotapaa. Seuraavassa on kuvattuna tavat, jotka eivät vaikuta sisältöön tai säilytysinformaatioon: Virkistys (refreshment) on operaatio, jossa tallennusalusta, jolla säilytyspaketit tai sen osat sijaitsevat, korvataan toisella samanlaisella tallennusalustalla, johon säilytyspakettien bitit kopioidaan. Virkistyksen jälkeen datanhallinta voi ilman muutoksia paikantaa säilytyspaketin ja käyttää sitä. Replikointi (replication) on kopiointi, jossa paketointi-, säilytysinformaatiota ja sisältöä ei muuteta. Informaatio-objektien bitit säilytetään muuttumattomina siirrossa saman- tai uudentyyppiselle tallennusalustalle. On huomioitava, että virkistys on myös replikointia, mutta replikointi saattaa vaatia muutoksia datanhallintaan. Uudelleenpaketointi (repackaking) on operaatio, jossa muutetaan paketointiinformaation bittejä. Uudelleenpaketointi voi vaatia muutoksia kuvailutietojen ja säilytyspakettien liitostietoihin. Migraatio (transformation) on operaatio, jossa muutetaan sisältöä tai säilytysinformaation bittejä, kun halutaan säilyttää koko informaatiosisältö. Tuloksena syntynyt uusi säilytyspaketti korvaa kokonaan vanhan säilytyspaketin. Usein muunnos vaatii myös kuvailutietojen muuttamista. Migraatio voi olla käänteisyyttä tukevaa tai tukematonta. Käänteisyyttä tukevassa migraatiossa alkuperäinen muoto voidaan tuottaa takaisin uudesta muodosta. Aineiston kopioinnin ja migraation myötä on mahdollista, että myös pääsyn palveluita on muutettava tukemaan muuttunutta aineistoa, esim. jakelupaketin muodostaminen - toiminto on muutettava ymmärtämään uutta säilytyspaketin rakennetta. Erityistä huomiota on kiinnitettävä ohjelmallisten rajapintojen säilyvyyteen asiakasrajapintapalveluina (esim. web service -rajapinnat). 7.5 Rajapintapalvelut ja sisäiset toiminnot Datanhallinnan tehtävänä on vastata aineiston turvallisesta säilyttämisestä. Datanhallinta vastaa tallennettujen tietojen eheydestä ja turvallisuudesta sekä vastaa sovitun mukaisesta palvelutason antamisesta. Datanhallinta monitoroi palveluidensa käyttöä sekä omaa sisäistä tilaansa ja tuottaa lokitietoa palveluidensa käytöstä ja mahdollisista virhetilanteista. VAPA--v03