Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: 3.11.2004 klo 13:10-15:20 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, Ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Kai Ekholm Nanna Hakala (sihteeri) Annu Jauhiainen (esittelijä) Ari Muhonen (puheenjohtaja) Tuulikki Nurminen Maria Schröder (13:35->) Anja Ukkola Poissa: Juha Hakala (esittelijä) Pirjo Rajakiili Kuno Öhrman 1. Kokouksen avaus Ari Muhonen avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous lailliseksi. Todettiin kokous myös päätösvaltaiseksi sen jälkeen kun Maria Schröder on saapunut paikalle. Sitä ennen ei käsitelty päätösasioita. 3. Ohjausryhmän kokoonpano Todettiin Kristel Sarlinin jääneen pois ohjausryhmästä ja Kuno Öhrmanin tulleen hänen tilalleen. 4. Tiedotusasioita 4.1 Ohjelmiston hyväksymisprosessi ja maksuaikataulu Ohjelmisto on hyväksytty elokuussa 2004, kesällä 2002 tehdyn suunnitelman mukaisesti. Kaikki hyväksymisen ehtona olleet asiat on todettu toimiviksi Unicode-versiossa. Kirjastot ovat myös viimein saaneet oikeat laskut eli 25 % hankintahinnasta. 20 % on edelleen maksamatta: 10 % on sidottu Unicode-versioon ja loput 10 % on sidottu kahteen eri ryhmään korjauksia, joiden korjaamiseen Endeavor ei ole toistaiseksi osoittanut erityistä kiinnostusta. Yhteisluettelo (UC) on vielä kokonaan hyväksymättä, ja sen hyväksyy aikanaan HYK. 4.2 Unicode-versio Unicode-versiota on testattu Esa Kurjen johdolla. Ainoastaan
skandinaavisissa merkeissä on ongelmia. Mitään muita uusia virheitä ei ole havaittu. Unicode-version General Release on jo julkistettu lokakuussa, mutta meille luvatulle skandivirheet korjaavalle paikkaukselle ei ole vielä aikataulua. Käyttöönoton piti tapahtua Linnea-kirjastoissa vuoden vaihteessa. Sitä kuitenkin päätettiin lykätä, koska skandikorjausten aikataulu ei ole selvä. Voi olla että ne on korjattu jo vuodenvaihteessa, mutta versiovaihdon aikataulut olisi pitänyt voida sopia jo lokakuussa. Tällä hetkellä aikatauluna on kesä 2005. Järjestelmän versiovaihdon yhteydessä päivitetään myös Solaris ja Oracle, ja kaiken täytyy tapahtua suhteellisen samoihin aikoihin. Tällä kertaa versiovaihdon tulee tekemään Endeavor ja työ sisältyy tukimaksuun. Aiemmat versiovaihdot on tehnyt CSC, koska ne on haluttu viikonlopuille, jolloin Endeavor ei suostu tekemään töitä. Aiemmin esitettiin ajatus, että vuoden 2005 alusta kyrillinen aineisto luetteloitaisiin Unicode-testitietokantaan, jotta pääsisimme eroon Otaniemessä sijaitsevasta vanhasta VTLS-tietokannasta ja HP-koneesta, joita on nyt käytetty tähän tarkoitukseen. Nyt on kuitenkin todettu, että tietueiden vieminen Unicode-testitietokannasta kirjastojen tietokantoihin vaatisi liian paljon konversioita (=työtä) vain puolen vuoden vuoksi. Niinpä on järkevämpää jatkaa vanhaa käytäntöä kunnes saamme Unicode-version tuotantokäyttöön. Ongelmana on kuitenkin se, että TKK on jo ehtinyt irtisanoa HP-koneen ylläpitosopimuksen. Ari Muhonen selvittää voiko irtisanomisen perua. 4.3 European Libraries Advisory Board Kai Ekholm kertoi ELAB-ryhmän toiminnasta. Se on kokoontunut tähän mennessä kaksi kertaa ja keskusteluissa on käsitelty lähinnä Endeavorin yritysimagoa ja ongelmia asiakassuhteissa. Australian vastaavan ryhmän kanssa on tarkoitus pitää kokous ensi tammikuussa Chicagossa. Aiheena tulee olemaan ainakin elektronisen aineiston pitkäaikaissäilytys. 4.4. Roland Dietzin vierailu Endeavorin toimitusjohtaja Roland Dietz vieraili Kai Ekholmin luona 28.10.2004. Dietzille oli listattu Voyageriin ja Endeavoriin liittyviä yleisiä ongelmia. Keskustelussa oli peräänkuulutettu parempaa palveluasennetta Endeavorin taholta. Triangeli ja sen ongelmat oli ollut myös yhtenä aiheena. Monista standardeista Endeavor tuntuu olevan sitä mieltä että ne ovat liian vanhanaikaisia. Myöskään FRBR-ominaisuuksien kehittäminen ei kiinnosta Endeavoria, koska heidän mukaansa asiakkaat eivät ole siitä tarpeeksi kiinnostuneita. Tähän Ekholm oli suositellut markkinatutkimusta. Oli suunniteltu, että helmikuussa 2005 järjestettäisiin puolen päivän strategiapalaveri suomalaisten ja Endeavorin kesken - näin saataisiin käytännön tasolta viestiä suoraan Endeavorin johdolle. Annu Jauhiainen valmistelee helmikuun tapaamista. 5. Kaukopalvelun selvitystyöryhmän tilannekatsaus (liite 1) Kaukopalvelun selvitystyöryhmä on aloittanut toimintansa syyskuussa. NVBF:n kaukopalvelukokous Trondheimissa oli työryhmän ensimmäinen konkreettinen tehtävä. Kokous antoi erittäin hyvän kuvan siitä mitä pohjoismaissa sekä vähän muuallakin on tekeillä kaukopalvelun suhteen. Työryhmän raportista (liite 1) selviävät keskeisimmät asiat. Kokouksesta saatu yleisnäkemys oli, että mitään erityisen ihmeellistä ei ole muualla tapahtumassa, emmekä me Suomessa ole muita jäljessä, vaikka toisaalta emme edelläkään. Selvitystyöryhmämme on perustettu juuri sopivaan aikaan miettimään kaukopalvelun käytäntöjä ja politiikkaa.
Kysyttiin miten selvitystyöryhmässä otetaan huomioon henkilötietosuojalaki. Työryhmä lähtee miettimään asioita lähinnä Voyagerin ja kaukopalvelun lähtökohdista. Norjassa näitä asioita on jo mietitty, kun siellä ollaan rakentamassa kansallisesti keskitettyä asiakasrekisteriä. Asiakastoimisuus tulee entistä tärkeämmäksi. Se edellyttää, että sekä asiakkaiden että kirjastojen taloudellinen vastuu pitää selvittää. Toivottiin myös, että kuljetuksiin etsittäisiin muitakin tapoja kuin posti (esimerkiksi USAssa on käytetty kuljetusfirmojen palveluita). Seuraavaksi työryhmä osallistuu Kööpenhaminassa 26.11. pidettävään kokoukseen, jossa aiheena on asiakastoiminen kaukopalvelu. Toivottiin, että selvitystyöryhmän esityksessä olisi mukana arvioita tarvittavista rahamääristä, koska muuten niitä on vaikea viedä eteenpäin budjettineuvotteluissa. Ehdotukset on saatava mukaan neuvotteluihin maaliskuussa 2006 ja vuoden 2007 budjettiin. 6. Digitaalisen kirjaston palvelujen ohjausjärjestelmä (liite 2) Digitaalisen kirjaston palvelujen ohjausjärjestelmän valmistelu käynnistyi alkuvuodesta 2003. Ohjausjärjestelmän kehittäminen on välttämätöntä koko digitaalisen palvelukokonaisuuden kehittämiseksi kaikkien käyttäjäryhmien tarpeet huomioiden. Ohjausjärjestelmää on valmistellut Kristiina Hormia-Poutasen johdolla työryhmä, johon on kuulunut yliopistokirjastojen työvaliokunnan edustaja, AMKIT-konsortion edustaja, kansalliskirjaston asiantuntijoita sekä viime vaiheessa myös CSC:n edustaja. Ohjausjärjestelmästä on keskusteltu ja siihen on saatu palautetta yliopistokirjastojen neuvoston kokouksissa. Annu Jauhiainen halusi esitellä suunnitelman ja sen vaikutukset Linnea2- konsortioon myös ohjausryhmälle. Jäsenet, päätöksentekoprosessi ja säännöt säilyvät ennallaan ainakin toistaiseksi. Uutta ovat yhteistyöelimet eli verkkopalveluryhmä ja erilaiset asiantuntijaryhmät. Linnea2-konsortion ohjelmisto- ja laitteistoryhmä tulivat toimikautensa päähän jo vuosi sitten, eikä niitä uudistettu koska uuden mallin piti valmistua nopeammin. Toisaalta noita ryhmiä ei olisi tänä aikana paljon tarvittukaan. Kirjastot voivat esittää ehdokkaita uusiin yhteistyöelimiin, jotka sitten nimittää Kansalliskirjasto. Pidettiin hyvänä, että asioiden valmistelu laajenee suuremmalle porukalle, koska se tukee Kansalliskirjaston toimialalaajennusta. Uuden ohjausjärjestelmän toimikauden piti alkaa 2005 alusta, mutta se tulee viivästymään hiukan. Ensimmäinen kausi kestäisi todennäköisesti 2006 loppuun alkamisajasta riippumatta ja seuraava kausi olisi kaksivuotinen. 7. Palvelimen hankinta v. 2007 (liite 3) Uuden palvelimen hankinnasta keskustellaan neuvoston kokouksessa ensi viikolla. Sanni-palvelin on tarkoitus uusia vuonna 2007. Samalla selvitetään mahdollisuudet keskittää digitaalisen kirjaston ohjelmistot yhteiselle laitteistolle sekä se, voisiko CSC:n palveluihinkin saada keskitettyä rahaa. Näistä asioista on jo keskusteltu Anne Luoto-Halvarin ja Hannele Hermusen kanssa. Mietittiin, kuuluuko tämä asia enemmän yliopistokirjastojen neuvostolle vai Linnea2-ohjausryhmälle. Päädyttiin siihen, että kaikkia Triangelin osia koskevan palvelimen asiat sopivat paremmin neuvostolle. Ohjausryhmä voi seurata asian etenemistä Voyagerin kannalta. 8. Konsortion varat (liite 4)
Maaliskuun kokouksessaan yleiskokous päätti, että konsortion varojen tarkastelussa halutaan siirtyä vuosittaiseen budjettimalliin. Nyt katsottiin varojen tilanne vielä vanhalla mallilla seuraavia kohtia varten, joissa pitää päättää menoista. Myös ohjausryhmä kannatti budjettimuotoa, jonka Annu Jauhiainen valmistelee yleiskokoukseen mennessä. 9. SSL-kiihdyttimen hankinta (liitteet 5, 6 ja 7) Linnea-systeemi -työryhmä esittää (liite 5), että kirjastojärjestelmämme laiteympäristöön hankitaan suojattujen selainyhteyksien mahdollistamiseksi 2 kpl Alteon SSL-kiihdyttimiä. Nykyisessä tilanteessa WebVoyagén käyttäjien henkilötiedot (nimi, osoite ja puhelinnumerot) sekä tiedot käyttäjien lainoista, varauksista, sakoista ja hauista liikkuvat verkossa suojaamattomalla yhteydellä ja voivat sen johdosta helposti joutua vääriin käsiin. Tämän voidaan katsoa olevan henkilötietolain 32. pykälän vastaista (liite 6). Asiakkailta on tullut tästä epäkohdasta hyvin kriittistä palautetta. He eivät halua että heidän yksityisasiansa liikkuvat verkossa suojaamattomilla yhteyksillä. Jos kiihdytintä ei hankita, tietosuojavaltuuttu voi pakottaa meidän hankkimaan sen. Sunin tarjous kiihdyttimistä on liitteenä (liite 7). Ehdotettiin, että kiihdyttimet maksetaan joko konsortion varoista tai sitten hinta jyvitetään kirjastoille. Kannatettiin SSL-kiihdyttimien hankkimista ja kustantamista konsortion varoista. Toivottiin, että tarjouksessa annettu summa ei paljon nousisi, koska pelivaraa ei ole paljon. Nyt tarjouksessa lukee, että mahdolliset lisätyöt veloitetaan toteutuman mukaan. 10. Matka-avustuksia 10.1 EndUser2005 / kehittämistyöryhmien jäsenet Kahtena edellisenä vuonna konsortion varoista on maksettu matkaavustuksia huhtikuisiin Chicagon EndUser-kokouksiin ns. virallisille edustajille, joilla on ollut joko jäsenyys jossakin ryhmässä tai esitys. Annu Jauhiainen ehdotti, että matka-avustuksia jatketaan mutta että jatkossa priorisoitaisiin kehittämistyöryhmien jäsenet, mikäli rahaa ei riitä kaikille. Periaate on, että Linnea2-konsortioon kuuluvia kehittämistyöryhmien jäseniä tuetaan jatkossakin ja summa tarkistetaan vuosittain. Esiintyjien tukemista harkitaan vuosikohtaisesti. Tämä päätös on saatettava Linnea2- kirjastojen tiedoksi. 10.2 E-ICOCL Linnea2-konsortio on ollut jäsenenä ICOLC-ryhmässä (International Coalition of Library Consortia) jo pari vuotta. Ryhmän kokous pidetään kaksi kertaa vuodessa, syksyisin Euroopassa ja keväisin Amerikassa. Annu Jauhiainen oli Linnea2-konsortion edustajana mukana Euroopan ICOLCkokouksessa Barcelonassa lokakuussa 2004. Esitettiin toive, että konsortio maksaisi Jauhiaisen osallistumismaksun. Annu Jauhiainen kertoi kokouksen annista. Ohjelmassa oli jonkin verran kirjastojärjestelmiin liittyvää asiaa, vaikka painopiste oli elektronisen aineiston lisensoinnissa. Kuitenkin kokouksesta sai irti paljon yleisesti hyödyllistä konsortioasiaa.
Hyväksyttiin Annu Jauhiaisen osallistumismaksu maksettavaksi konsortion varoista, mutta huomautettiin että maksuja ei myönnetä enää toista kertaa jälkikäteen. 11. Kustannusten jakamismallin uudistaminen Edellisessä yleiskokouksessa sovittiin, että konsortion kustannusten jakamisesta tehdään uusi malli vuoden loppuun mennessä. Annu Jauhiainen totesi, että nyt on liian myöhäistä tehdä esitys ensi vuodelle, sillä budjettineuvottelut ovat jo menneet. Ensi vuosi täytyy vielä jatkaa vanhalla mallilla ja uusi esitys tehdään ensi keväänä, jolloin se ehtii vuodelle 2006. Valmistelevaa työtä on jo tehty ja parhaalta mallilta vaikuttaa se, joka on nyt käytössä Voyager-maksuissa. Tosin siinä käytetyt kirjastojen tiedot täytyy päivittää. Ehdotettiin, että esim. tietokantojen koot tarkistettaisiin jollakin tavalla keskitetysti. Aiemmin tuli ongelmia siitä, että kirjastot ilmoittivat lukujaan itse ja laskentatavoissa oli eroja. 12. CSC-kustannukset v. 2005 (liitteet 8 ja 9) Tämän vuoden sopimus (liite 9) ja ehdotus ensi vuodelle (liite 8) ovat liitteinä. Tilakustannukset ja kiinteät kulut nousevat ensi vuonna, mutta työkuukausien määrä pysyy samana. CSC:n muutto ja konesalikustannukset nostavat hintoja; uudesta konesalista käyttöömme varattu pinta-ala kasvaa ja neliövuokra nousee. Ehdotuksen mukaan hinta nousisi 28 % verrattuna tähän vuoteen. Keskusteltiin kallista hinnoista. CSC voitti aikanaan tarjouskilpailun huomattavasti halvemmilla hinnoilla kuin muut. Luultavasti kilpailijoillakin hinnat ovat nousseet samaa tahtia. Silti tuntuu huonolta olla näissä asioissa yhden toimittajan varassa. Jossakin vaiheessa voitaisiin ehkä kilpailuttaa uudestaan ja tarkistaa onko CSC edelleen halvin. Strateginen kumppanuus CSC:n kanssa on kuitenkin tekijä, joka täytyy pitää mielessä. Tuulikki Nurminen sanoi, että yhteistyö CSC:n kanssa on kannatettavaa, mutta konesalineliövuokra tuntuu aivan kohtuuttomalta. Hinnat lähentelevät kohta sitä, mitä kirjasto aiemmin joutui maksamaan omalle henkilöstölleen koneen ylläpidosta. Ja ainakin kalliita viikonlopputöitä pitäisi pystyä välttämään. Käydään vielä ylimääräinen neuvottelukierros CSC:n kanssa ja pyydetään lisäselvitystä hintoihin. Kun kaikki mahdolliset alennukset on saatu, ohjausryhmä valtuutti Kansalliskirjaston allekirjoittamaan sopimuksen. Lisäksi olisi yritettävä saada CSC:ltä jonkinlaista lupausta siitä, että tulevina vuosina hinnat eivät enää kovin paljon nousisi. 13. Turun yliopiston, Turun ammattikorkeakoulun ja Åbo Akademis bibliotekin yhteinen ICT-kirjasto (liite 10) Turun yliopiston kirjasto, Åbo Akademis bibliotek ja Turun ammattikorkeakoulun kirjasto suunnittelevat yhteisen tietotekniikkakirjaston - ICT-kirjaston - perustamista 1.1.2006 lähtien. ICT-kirjasto tulee olemaan osa TY:n, ÅA:n ja Turun amkin kirjastoja, mutta operatiivisesti kirjasto esitetään sijoitettavaksi ÅAB:n yhteyteen. ICT-kirjastoon siirretään osallistuvien korkeakoulujen tietotekniikan kirjastojen kokoelmat, jotka on suunniteltu luetteloitavaksi ÅAB:n kirjastotietokantaan ja lainaustoiminta hoidettavaksi tämän tietokannan avulla. Linnea2-ohjausryhmältä pyydettiin lupaa esitettyyn tietokantaratkaisuun ja samalla esitettiin, että ICT-kirjaston tietokannasta
ei tarvitsisi maksaa konsortiolle muita maksuja kuin ÅAB:n tietokannastaan sen koon mukaan normaalisti maksamat maksut. Esitys hyväksyttiin sellaisenaan. 14. Muut asiat Filosofian maisteri Ilkka Siissalosta tulee Helsingin yliopiston uusi tietohallintojohtaja ja yliopiston tietotekniikkaosaston vetäjä, kun viran nykyinen haltija Martti Tammisto jää eläkkeelle helmikuun lopussa 2005. Siissalo aloittaa virassa vuoden 2005 alussa. Hänellä on 10 vuoden kokemus tietohallintotyöskentelystä ja 15 vuoden kokemus tietotekniikka-alan esimiestehtävistä. Yliopistoyhteistyöstä hän on saanut kokemusta vetäessään CSC:llä yliopistojen yhteisen Funet-verkon verkkopalvelua 1990-luvun puolivälissä. 15. Seuraavan ohjausryhmän kokouksen sekä yleiskokouksen 2005 ajankohta Seuraavan ohjausryhmän kokouksen ajankohdaksi sovittiin alustavasti torstai 10.3.2005 klo 10 alkaen samassa paikassa. Tähdätään siihen, että yleiskokous olisi huhtikuussa, koska kaukolainaselvitystyöryhmällä on aikaa maaliskuun loppuun. 16. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:20. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Hakala sihteeri päivitetty 7.12.2004 NH