Linnea2-ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: klo Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Ylikirjastonhoitajan huone, Unioninkatu 36 Läsnä: Kai Ekholm (puheenjohtaja kohdat 1-4) Ari Muhonen (puheenjohtaja kohdat 5-15) Tuulikki Nurminen Kristel Sarlin Maria Schröder Anja Ukkola Annu Jauhiainen Irma Reijonen (sihteeri) 1. Kokouksen avaus Kai Ekholm avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Asialistan hyväksyminen Hyväksyttiin. 4. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta kuluvalle kaudelle Ari Muhonen valittiin puheenjohtajaksi. Varapuheenjohtajaksi valittiin Tuulikki Nurminen. 5. Sinikka Luokkasen paikan täyttäminen ohjausryhmässä Helsingin yliopistoa edustanut Sinikka Luokkanen on siirtynyt Hämeen ammattikorkeakoulun palvelukseen eikä voi olla enää Linnea2-konsortion ohjausryhmässä. Ohjausryhmän jäsenet valitsee konsortion yleiskokous. Seuraava yleiskokous voidaan pitää Joensuussa neuvoston kokouksen yhteydessä. Annu Jauhiainen valmistelee asiaa yleiskokoukselle. 6. Tiedotusasioita 6.1. Ohjelmiston hyväksymisprosessi Annu Jauhiainen kertoi, että neuvotteluja Endeavorin kanssa on käyty eloja syyskuussa ja asia on edennyt. Hyväksymisen edellytyksenä on vielä

2 kolme korjausta: osakohteiden määrään liittyvä ongelma, lainojen uudistaminen verkon kautta, jos lainoja enemmän kuin 100, ja hankinnan valuuttaongelma. Endeavorin ilmoituksen mukaan nämä korjaukset tulevat Unicode-versioon, joka saadaan testipalvelimelle vielä tämän syksyn aikana. Jos saatavasta versiosta pystytään todentamaan korjaukset, on mahdollista hyväksyä ohjelmisto vuoden loppuun mennessä. 25 % ohjelmiston hinnasta maksetaan hyväksymisen yhteydessä. 10 % on sidottu Unicode-versioon, jonka pitäisi ratkaista merkistöongelmat. Maksettavaksi jää vielä yhteensä 10 % alkuperäisestä hinnasta. Tämä on sidottu loppuihin korjauksiin, jotka saadaan kahdessa erässä Päivitykset versioon Helka on ainoana tietokantana päivitetty tähän versioon. Kaksi isoa virhettä on korjattava, ennen kuin muut tietokannat päivitetään. Toinen virheistä liittyy työasemien maa-asetuksiin ja se ilmenee siten, että muut kuin amerikkalaiset maa-asetukset nollaavat lainauksen matriisit. Toinen virhe estää kopioluetteloinnin, sillä skandinaaviset merkit eivät kopioidu. Kaikkien kirjastojen harjoitustietokannat on jo päivitetty. Tuotantotietokannoissa version vaihto voidaan tehdä joululomien aikaan edellyttäen, että virheet on korjattu. Muuten päivitys siirtynee seuraavaan loma-aikaan (pääsiäinen tai kesä). Ohjausryhmä esitti painokkaasti vaatimuksen, että Endeavorin pitää ottaa huomioon kansainvälisyys ohjelman kehityksessä ja testauksessa Unicode-testaus Annu Jauhiainen kertoi, että on luovuttu suunnitelmasta testata Unicodeversiota tuotantokäytössä, sillä testaus olisi liian hankala toteuttaa meidän ympäristössämme. Testaus tehdään testipalvelimella, sillä on tärkeää, että siinä voidaan ottaa huomioon ohjelmiston suomalaiset piirteet. Pelkästään merkistöjen ja niihin liittyvien asioiden testaamien ei riitä, vaan on testattava kaikki järjestelmän toiminnot, sillä merkistön vaihto vaikuttaa niihin kaikkiin. Käytännön järjestelyt testaamisen aloittamiseksi ovat käynnissä. Unicode-versio julkistettaneen vuoden vaihteessa. Unicodeversio voidaan ottaa meillä käyttöön aikaisintaan kesällä 2004, mutta todennäköisesti käyttöönotto lykkääntyy joulukuulle Lindan tilanne Annu Jauhiainen kertoi, että Lindan osalta ollaan edelleenkin käyttöönottovaiheessa, kuitenkin jo loppusuoralla. Helkaa lukuun ottamatta kaikki kirjastot ovat jo jatkuvan automaattisen päivityksen piirissä. Ohjelmistossa on monia yhteisluetteloon liittyviä ongelmia, sillä Endeavor ei ole onnistunut korjaamaan raportoituja virheitä. Väliaikaaineiston tuplia siivotaan edelleen Linnea-palveluissa. Voyager-Lindan ylläpito vaatii huomattavasti enemmän työtä kuin VTLS:n aikana Voyager-maksut v Endeavorin maksuissa oletus on, että ne nousevat sopimuksessa määritellyt 8 %. Sunin tukimaksut nousevat hiukan, koska on hankittu uusia laitteita CSC-sopimuksen tarkistus CSC-sopimusta tarkistetaan vuodelle 2004 sekä hinnan osalta että sisällöllisesti. Nykyisessä sopimuksessa mainittu työmäärä riittää, mutta työn tuntihinta nousee yleiskustannus- ja sivukulukertoimen nousun takia. Sopimuksen tarkistuksessa nostetaan esille tietoturva-asioita. Yhteistyö CSC:n kanssa sujuu hyvin. Kansalliskirjasto on laatimassa pitkän aikavälin

3 strategiaa yhteistyössä CSC:n kanssa. Sunin tekemässä raportissa CSC saa hyvät arviot ylläpidon tasosta. Raportin mukaan ainoat heikot kohdat ovat Alteon-kytkin (kahdennuksen puuttumisen takia) sekä varajärjestelmän puuttuminen DOMS-neuvottelut 6.8. ELAB Sopimusta ENCompassin hankinnasta on neuvoteltu ja se on ollut muuten jo lähes valmis paitsi kehittämispiirteiden osalta. Kehittämispiirteistä tärkeimpään eli portaaliohjelmiston (MetaLib) ja ENCompassin yhteistoimintaan ja yhteensopivuuteen on haettu ratkaisua. Endeavor on nyt sitoutunut kehittämään tuen ZING:ille, joka takaa yhteensopivuuden. Ensimmäisessä vaiheessa mukaan tulevia kirjastoja ovat HYK:n lisäksi Lappeenranta, TaiK ja Jyväskylä. Kuopio ja TKK harkitsevat asiaa. Myös Helsingin yliopistossa keskustellaan DOMSin käyttömahdollisuuksista. Hinta pysyy tarjouksen mukaisena 2005 vuoden loppuun saakka. Endeavor kokoaa European Library Advisory Boardia yleistason politiikkalinjausten määrittelemiseen eurooppalaisten kirjastojen näkökulmasta. Ehdokkaita on pyydetty kirjastoilta HYK NISO:n jäsen HYK on hyväksytty NISO:n ensimmäiseksi ei-amerikkalaiseksi jäseneksi. Tämä antaa mahdollisuuden vaikuttaa amerikkalaisiin standardeihin eurooppalaisesta näkökulmasta. 7. Konsortion varat Annu Jauhiainen selosti raportin pohjalta (liitteenä) konsortion varojen tilannetta. Varmistusnauhuri, system boardit ja Netrojen muistilaajennus on hankittu. Toteutumatta oleva Alteon-kytkimen hankinta vielä varauksissa. Käyttämättömiä varoja on Lisätuloja saadaan liitännäiskirjastojen maksuista ja jäsenten lisätietokannoista. Annu Jauhiainen valmistelee ehdotuksen Lahden korkeakoulukirjaston liittymismaksusta. Kyseessä on konsortion jäsenten lisätietokanta, mutta Lahden korkeakoulukirjasto on kuitenkin itsenäinen taloudellinen yksikkö. Ohjausryhmä päätti myöntää 1700 matka-avustuksia niille EndUser2004 osanottajille, joilla on siellä virallinen tehtävä eli työryhmien jäsenille, esitelmän pitäjille ja virallisille edustajille. Osallistujilta pyydetään raporttia. 8. Laitteistotilanne ja hankinnat Annu Jauhiainen kertoi, että CSC on valmistellut Alteon-kytkimen hankintaa. Tarve on täsmentynyt siten, että Alteon-kytkimen kahdennuksen lisäksi myös seuraavat kytkimet on kahdennettava ja hankittava 5 uutta verkkokorttia Sanniin. Kustannukset kasvavat arvioidusta :sta :aan :oon. Lisäksi Annu Jauhiainen kertoi, että System Boardit domaineihin 1 ja 3 on asennettu. Siitä huolimatta Turussa on huomattava verkkokäytön vasteaikaongelma. Selityksenä tähän voisi olla Netrojen puutteellinen kuormantasaus. CSC jatkaa ongelmien selvittelyä.

4 Ohjausryhmä hyväksyi Alteon-kytkimen kahdennuksen lisäkustannuksen. Kahdennus viedään loppuun hankkimalla esitetyt laitteiston laajennukset konsortion varoin. 9. Kaukopalvelumoduulin hankinta Annu Jauhiainen kertoi, että jo pitkään suunniteltua Voyager-CLIOn hankintaa on viivyttänyt se, ettei ohjelmistosta ole riittävän hyvin toimivaa versiota. Rahat hankinnalle on varattu ja uusimmasta CLIOn versiosta (4.0) saatu demoja. Ainakin kolme kirjastoa (TaY, TuKKK, ÅA) on kiinnostunut kokeilemaan. Ohjelmiston käyttö kaukopalvelussa ei ole ongelmatonta, mutta toisaalta parempiakaan vaihtoehtoja ei ole tarjolla. Ohjelmiston kehittämisryhmiin pääsemiseksi on välttämätöntä, että ohjelmisto on tuotantokäytössä. Mukaan tulevia kirjastoja voi olla jatkossa enemmänkin. Keskusteltiin siitä, helpottaako ohjelmisto kaukopalvelun maksuliikennettä, mutta siitä ei ollut käytettävissä tarkkaa tietoa. Päätettiin hankkia Voyagerin kaukopalveluohjelmisto CLIO. Selvitetään, onko TaY:n TuKKK:n ja ÅA:n lisäksi kirjastoja, jotka ovat kiinnostuneita ottamaan sen käyttöön. Käyttöönottavia kirjastoja ja kaukopalvelutyöryhmää kannustetaan aktiiviseen vaikuttamiseen ohjelmiston kehittämiseen. 10. Liitännäiskirjastoja ja lisätietokantoja Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti on anonut Linnea2-konsortion liitännäisjäsenyyttä. Valtaosa instituutin kirjaston aineistosta on kyrillistä. Perusteluina liittymiselle ovat Voyageriin tulossa oleva kyrilliikan tuki sekä kiinteä yhteistyö ja yhteiset asiakkaat yliopistokirjastojen kanssa. Rahoitus on luvassa OPM:ltä Annu Jauhiaisen mukaan nykyiset laitteistoresurssit riittävät kirjaston tietokannan lisäämiseen palvelimelle, sillä domain5:ssä on tilaa. Ohjausryhmä hyväksyi Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin konsortion liitännäisjäseneksi Helsingin yliopiston julkaisutietokanta JULKI Helsingin yliopisto on anonut lisätietokantaa JULKI-julkaisutietokannalle. Nykyinen JULKI on TRIP-tietokanta, jota on päivitetty eräajona kaksi kertaa vuodessa Voyager-tietokannoista. Yhteen järjestelmään siirtyminen olisi edullista sekä käyttäjille että tietokannan ylläpitäjille. JULKIn hyväksyminen lisätietokannaksi kasvattaisi HY:n osuutta laitteisto- ja tukimaksuissa. Todettiin, että Voyagerin käyttäminen julkaisurekisterin tuottamiseen on kiinnostava ratkaisu muidenkin yliopistojen julkaisutietokantojen kannalta. Ohjausryhmä hyväksyi Helsingin yliopiston anomuksen lisätietokannasta. Lisäksi ohjausryhmä edellyttää raporttia siitä, miten JULKIn toimintojen suunnitellaan toimivan Voyagerissa. 11. Turun yliopiston kirjaston aloite: Kansallisbibliografia-aineisto vapaakappalekirjastoille

5 Turun yliopiston kirjasto esittää Linnea2-konsortion ohjausryhmälle, että vapaakappaleaineiston luetteloinnin hyvän sujuvuuden edistämiseksi kirjastotietokantoihin ja Linda-tietokantaan Helsingin yliopiston kirjasto antaisi Turun yliopiston kirjastolle ja tarvittaessa muillekin halukkaille vapaakappalekirjastoille kansallisbibliografia-aineiston bibliografiset tietueet Edis-ajona kirjastotietokantoihin siinäkin tilanteessa, kun vapaakappalekirjasto ei suorita kansallisbibliografialuettelointia. Keskusteltiin siitä, onko asia konsortion ohjausryhmän päätettävissä vai kuuluuko päätös kansalliskirjastolle. Keskusteltiin myös siitä, kuinka paljon automaattinen tietueiden kopiointi todella helpottaisi luettelointia, koska aineiston käsittelyssä tietue on joka tapauksessa haettava esiin. Lindan ylläpidon kannalta automaattinen kopiointi on ongelmallinen, koska kirjaston tietokannasta tuleva tietue ei välttämättä kohtaa Lindassa jo entuudestaan olevaa tietuetta tuplakontrollin puutteellisuuden takia. Ohjausryhmä totesi, että asian päättäminen kuuluu kansalliskirjastolle. Ohjausryhmä suosittelee, että kansalliskirjasto laatii raportin asiasta Turun yliopiston kirjastolle ja antaa sen myös ohjausryhmälle tiedoksi marraskuun loppuun mennessä. 12. Linnea-työryhmät Konsortion sääntöjen mukaan ohjausryhmä voi asettaa toimintokohtaisia ryhmiä. Linnea-työryhmät ovat olleet tällaisia ryhmiä. Ammattikorkeakoulukirjastojen tultua mukaan Voyager-yhteistyöhön olisi perusteltua ottaa heidän edustajiaan mukaan näihin työryhmiin. Annu Jauhiainen kertoi, että Linnea-palveluissa työryhmien uudistusta on valmisteltu tältä pohjalta siten, että pääosa ryhmien jäsenistä olisi edelleen Linnea-kirjastoista, mutta kuhunkin työryhmään tulisi 1-3 edustajaa ammattikorkeakoulukirjastoista. Ryhmien koon yläraja olisi 10 henkilöä. Jäsenyyksistä ei ole toistaiseksi tarvinnut äänestää, vaan niistä on pystytty sopimaan. Annu Jauhiainen ehdotti, että Linnea-palvelut valitsisi kirjastojen ehdokkaista ryhmien jäsenet niin, että ryhmiin tulee edustajia erikokoisista ja erilaisista kirjastoista. Jäsenten valinnassa otetaan huomioon mm. kirjaston monialaisuus ja erikoistuminen, hajautettu tai keskitetty rakenne, kielet ja maantieteelliset seikat. Osa paikoista varattaisiin ammattikorkeakoulukirjastoille. Lisäksi jokaiseen ryhmään tulisi Linnea-palveluiden edustus. Keskusteltiin siitä, olisivatko ryhmät edelleen Linnea2-ohjausryhmän asettamia vai Voyagerkäyttäjäryhmän alaisuudessa toimivia ryhmiä. Valtuutettiin Linnea-palvelut hoitamaan työryhmien kokoaminen ehdotetulla tavalla. Ryhmät ovat edelleen ohjausryhmän alaisia ja ohjausryhmä vahvistaa niiden kokoonpanon. Vahvistus voidaan hoitaa sähköpostitse. Kunkin jäsenen osalta tarvitaan kirjastonjohtajan suostumus, koska kukin organisaatio vastaa kustannuksista. Työryhmien toimikausi on edelleen kaksi vuotta. 13. Seuraava ohjausryhmän kokous ja vuosikokous Vuosikokous on sääntöjen mukaan pidettävä maalis-huhtikuussa ja sitä ennen tarvitaan valmisteleva ohjausryhmän kokous. Ohjausryhmän seuraava kokous pidetään maanantaina klo 10.

6 Vuosikokousaika sovitaan Joensuun kokouksessa. Kokous pyritään pitämään yliopistokirjastojen neuvoston kokouksen yhteydessä. 14. Muut mahdolliset asiat Voyager-käyttäjäryhmän kokous Voyager-käyttäjäryhmän kokous pidetään touko-kesäkuussa Espoossa TKK:lla. TKK isännöi kokousta Tiedottaminen Tiedotus Linnea-asioista koettu puutteelliseksi erityisesti HY:ssä. Sähköpostitiedotusta parannetaan HYK:n palvelusopimukset Keskusteltiin HYK:n palvelusopimuksista. FinELib-palveluista ollaan tekemässä palvelusopimuksia myös yliopistojen kanssa. Annu Jauhiainen kertoi, että Linnea-palveluissa ei toistaiseksi ole suunnitelmia muuttaa aiempaa käytäntöä. 15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Irma Reijonen sihteeri päivitetty AJ/LH