Linnea2-ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: klo Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Ylikirjastonhoitajan huone, Unioninkatu 36 Läsnä: Kai Ekholm Juha Hakala (esittelijä) Nanna Hakala (sihteeri) Annu Jauhiainen (esittelijä) Ari Muhonen (puheenjohtaja) Tuulikki Nurminen Pirjo Rajakiili Kristel Sarlin (kohdat 1-8 ja 12) Maria Schröder Anja Ukkola 1. Kokouksen avaus Ari Muhonen avasi kokouksen. Toivotettiin Pirjo Rajakiili tervetulleeksi uutena ohjausryhmän jäsenenä. Tästä lähtien Nanna Hakala toimii Linnea2-konsortion sihteerinä. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita 3.1 Ohjelmiston hyväksymisprosessi Pitkään vireillä ollut ohjelmiston hyväksymisprosessi on edistynyt ja on loppusuoralla. Kaksi hyväksymisen edellyttämää korjausta on vielä tällä hetkellä tekemättä: toinen liittyy web-uusintojen määrään ja toinen asiakastietojen diakriitteihin. Esa Kurki testaa näitä UNICODE-versiossa heti, kun maaliskuussa saadaan testipalvelimelle ohjelmiston uusi versio, jossa Endeavor on jo itse todennut korjanneensa nämä kaksi virhettä. Muut hyväksymisen edellytyksenä olleet asiat on meilläkin todettu korjatuiksi. Kun nämä kaksi jäljellä olevaa virhettä on korjattu, ohjelmiston hinnasta voidaan maksaa 25 %. Loput 20 % hinnasta on sidottu kolmeen korjausvaiheeseen. UNICODE-versioon sidottu summa tullee maksettavaksi tämän vuoden aikana ja loput kaksi seuraavina vuosina. Nyt tähdätään ohjelmiston viralliseen hyväksymiseen, eikä sen vuoksi ole kovin paljon puhuttu muista korjaustarpeista, toistaiseksi. Endeavor lähetti tämän vuoden tukimaksuista kirjastoille vuodenvaihteessa laskut, joita ei ensin oltu tarkistettu Annulla, kuten tavallisesti. Laskuissa oli virheitä, joten Endeavorilta on pyydetty uusi lasku, joka jaetaan kirjastojen osuuksiin HYKssa. Uutta laskua ei ole vielä tullut.

2 3.2 Versiopäivitykset Versiopäivitykset ovat vaikeutuneet kerta kerralta ja tämän vuoden alussa tehdyt versiopäivitykset ovat olleet todella hankalia. HELKAssa on ollut versio kesästä 2003 lähtien, muut tuotantokannat päivitettiin siihen tammikuun alussa ja helmikuun puolivälissä alkaen kaikki ovat samassa versiossa, jonka seikan piti Endeavorin mukaan korjata LINDAssa versiopäivityksen jälkeen alkaneet ongelmat. Näin ei kuitenkaan tapahtunut. 3.3 UNICODE-versio UNICODE-versio valmistunee kevään 2004 aikana. Joulukuussa 2003 versio on saatu testipalvelimelle, ja sen testaus on aloitettu Linneapalveluissa. Aluksi on keskitytty hyväksymisasioihin. Myös merkistöjä on hieman tarkasteltu ja skandeissa näyttää olevan ongelmia edelleen. On ihmeellistä, ettei näitä virheitä huomattu esim. Kongressin kirjaston testeissä. Varsinainen UNICODE-testaus alkaa hyväksymisasioiden korjatuksitoteamisen jälkeen. Testaukseen tulee osallistumaan asiantuntijoita Linnea-kirjastoista. 3.4 Endeavor-käyttäjäryhmät ja Linnea-työryhmät Suomen käyttäjäryhmän kokous pidetään toukokuussa ( ) Espoossa, TKK:n tiloissa. Varattuun saliin mahtuu n. 500 henkeä, joten tilaa riittänee kaikille halukkaille. Työryhmille on varattu pienempiä saleja. Sponsorit ovat osoittaneet kiinnostusta kokoukseen. Ohjelma, josta Linnea-palvelut vastaa, on vielä kehitteillä. Uudet Linnea-työryhmät on perustettu vuoden alussa, kahden vuoden toimikaudeksi. Linnea2:n laitteisto- ja ohjelmistoryhmien toimikausi päättyi 2003 lopussa. Digitaalisen kirjaston kokonaisuuden kaikille sovelluksille yhteiset ryhmät ovat perusteilla, joten asiaan palataan kun niistä on päätetty. Euroopan käyttäjäryhmän [E-EndUser] kokous on syyskuussa ( ) Englannissa, Cambridgessa. Listoilla on pyydetty koulutustoiveita ja ohjelmavinkkejä. Kansainvälisen käyttäjäryhmän [EndUser] kokous pidetään huhtikuussa ( ) Yhdysvalloissa, Chicagossa. EndUser Board'in jäsenten valinta on meneillään. Annu Jauhiaisen kaksivuotiskausi loppuu ja nyt Suomesta on ehdolla AMKIT-konsortion Voyager-projektipäällikkö Katri Vänttinen. Kannattaa keskittää äänet suomalaiselle ehdokkaalle. Endeavorin aloitteesta EndUser Board on perustamassa strategista neuvostoa. Ehdokkaita aletaan etsiä huhtikuussa. Tällä hetkellä erilaisia strategiaryhmiä toimii Endeavorin apuna niin monenlaisia, että halutaan yksi ryhmä, joka vetää yhteen asioita ja näkemyksiä. 3.5 European Libraries Advisory Board ELAB kokoontuu ensimmäistä kertaa Lontoossa Kai Ekholm osallistuu kokoukseen suomalaisena edustajana. Advisory Board'in jäsenet on valittu kaksivuotiskaudeksi. Ryhmään kuuluu lisäksi Libriksen johtaja Mats Herder Ruotsista ja neljä brittijäsentä. 3.6 CSC-yhteistyö

3 Sopimus CSC:n kanssa uudistettiin keväällä 2003 ja sitä muokattiin vielä hieman lisää vuoden 2003 lopussa. Nyt täsmennettiin hintoja ja tietoturva-asioita. Sopimukset on lähetetty kirjastoille tiedoksi. CSC:n uudeksi toimitusjohtajaksi on valittu Kimmo Koski, eläkkeelle jäävän Matti Ihamuotilan seuraajaksi. 3.7 Digitaalisten objektien hallintajärjestelmän tilannekatsaus Sopimus Endeavorin ENCompass-tuotteen ostamisesta allekirjoitettiin vuoden 2003 lopussa. Tällä hetkellä ovat käynnissä CSC:n kanssa palvelimen ylläpidosta solmittavan sopimuksen valmistelu sekä palvelimen hankinta. Kone asennetaan todennäköisesti keväällä, jonka jälkeen voidaan aloittaa ohjelmiston asennus ja määrittelyt. Koulutukset ja tuotantokäyttö on tarkoitus aloittaa versiolla 3.5, johon on tulossa monta meidän kannaltamme tärkeätä piirrettä. DOMS-hankkeen toinen suunnittelija Pasi Kurvinen aloitti työnsä HYKssa helmikuussa. 3.8 Portaaliprojektin tilannekatsaus 3.9. TEL MetaLib-ohjelmisto on valmiina tuotantokäyttöön. Osa yliopistoista käyttää jo SFX-palvelua. Voyagerin versio tukee OpenURL-standardia. MetaLib otetaan "kunnolla" käyttöön syksyllä, kun siitä saadaan versio 3, joka tuo mukanaan tarpeellisia uusia piirteitä. Portaalin käyttöliittymä on siinä vaiheessa rakennettava uusiksi, joten nykyiseen version ei kannata juurikaan panostaa. Useat kirjastot lanseeraavatkin portaalin kokonaisuudessaan vasta syksyllä. Portaalin LDAP-käyttö sujuu testien mukaan hyvin, sitä on kokeiltu Helsingin ja Turun yliopistoissa. Digitaalisen kirjaston kokonaisuus eli triangeli on rakentumassa hyvää vauhtia - todella tuotannossa oltaneen vuonna Jokaisessa Kansalliskirjasto tiedottaa -lehdessä tulee vastaisuudessa olemaan tilannekatsaus DOMS- ja portaaliasioista. The European Library -hankeen jäsenet eli joukko eurooppalaisia kansalliskirjastoja ovat allekirjoittaneet TEL-sopimuksen. Tavoitteena on käyttää kansalliskirjastojen digitaalisia kokoelmia osin keskitetyn indeksin kautta ja osittain suoraan. 4. Konsortion varat (liitteet 1 ja 2) Tuloja on nyt enemmän kuin ennen, koska on saatu liittymismaksuja ja lisää käyttömaksuja. Testipalvelimen tukimaksua ja testilisenssin tukimaksua ei ole vielä hyväksytty ohjausryhmässä. Päätös: Hyväksytään maksettaviksi konsortion varoista. Hyväksytäänkö liitännäisjäsenten palvelimen käyttömaksu jatkuvaluonteiseksi? Päätös: Hyväksytään. PCI-tietokanta on avattu kaikkien konsortion jäsenten käyttöön tammikuussa. Ehdotetaan (liite 2), että PCI ei muuttaisi kirjastojen maksuosuuksia ennen kuin vuoden lopussa päästään näkemään millaista ko. tietokannan käyttö on. Päätös: Ehdotus hyväksytään. Ehdotetaan (liite 2), että Lahden korkeakoulukirjastoa kohdellaan

4 maksujen osalta liitännäiskirjastona. Ohjelmiston hankintahinnan osuutta ehdotetaan sovellettavaksi tapauskohtaisesti. Päätös: Kannatetaan esitettyä ehdotusta kokonaisuudessaan. Vastaisuudessa eri maksujen laskentakaavojen tulee olla läpinäkyviä, jotta niitä voidaan tulkita samalla tavalla kaikkien kohdalla. Matkakorvauksista: Chicagon huhtikuun käyttäjäryhmän kokoukseen on lähdössä kuusi henkilöä (Tua Hindersson-Söderholm, Ulla Ikäheimo, Annu Jauhiainen, Katri Kananen, Esa-Pekka Keskitalo, Tapio Ryhänen) pitämään esityksiä tai osallistumaan muihin vastuullisiin tehtäviin. Heille ohjausryhmä on myöntänyt matka-avustukset konsortion varoista jo aiemmin. Voidaanko myöntää avustusta myös Euroopan käyttäjäryhmän kokoukseen lähtijöille? Päätös: Myönnetään avustukset esitelmien pitäjille ja toimintokohtaisille yhteyshenkilöille kulujen mukaan, kuitenkin enintään 300. Päivärahat eivät kuulu avustukseen, vaan ne kirjaston tulee maksaa itse. 5. Laitteistohankinnat v (liite 3) Tietokannat kasvavat ja samoin käyttö. Joka vuosi tulee olemaan tarpeita lisähankinnoille. Näistä hankintaehdotuksista on keskusteltu sekä SUNin, CSC:n että Endeavorin kanssa. Eri tahoilta saadut mielipiteet ja ohjeet ovat olleet hieman erilaisia, ja siksi myös lopputulokseen pääseminen on ollut hankalaa. a. Levypäivityksellä on tällä hetkellä korkein prioriteetti. Sannin 1 domainin päivitystarve on akuutti ja domain 3 kannattaa myös hoitaa nyt, ettei UNICODE-versiossa jouduta ongelmiin. Ehdotetaan kahden uuden disk arrayn (Sun 6120) hankintaa. b. Doimainin 1 muistia ehdotetaan laajennettavaksi 2 GB:llä (10 GB -> 12 GB), koska muistille on tarvetta ja koska domain 1:een mahtuu sen verran ilman että täytyy vielä hankkia uutta system boardia. c. Ehdotetaan nykyiset seitsemän Netra T3 -laitetta korvattaviksi kahdeksalla Sun Fire V240-palvelimella. Maaliskuun loppuun saakka niistä on Sunilla tarjous "kaksi yhden hinnalla". Uuden klusterin kapasiteetti olisi vanhaan verrattuna CPU-tehon osalta nelinkertainen ja muistin sekä levytilan osalta kaksinkertainen vanhaan verrattuna. Puolet hinnasta maksetaan HYKn maksullisen palvelun tuloista. Vuonna 2005 päivitetään loput levyistä. Kun palvelin uusitaan vuonna 2006, nyt hankittaviksi ehdotetut levyt sopivat siihen. Tarkoitus on selvittää tuolloin mahdollisuus saada triangelin kaikki ohjelmistot samalle palvelimelle. Uusien laitteistojen asennustöihin päästäneen muutaman viikon sisällä, riippuen levytoimituksen nopeudesta ja CSC:n sekä kirjastojen aikatauluista. Päätös: Hyväksytään ehdotetut laitteistohankinnat tehtäviksi konsortion varoista. Kaikki esitetyt laitteistosuunnitelmat ja ehdotukset ovat hyväksytyn laitteistostrategian mukaisia. Laitteistolaajennus ratkaisee kuitenkin vain osan ongelmista ja ohjelmiston ongelmat ovat asia erikseen. Ohjausryhmä kehotti panostamaan tiedotukseen, jossa korostetaan että laitteistopuolella on tehty voitava ongelmien ratkaisemiseksi. CSC:n kanssa on keskusteltu tarkemman seurantaohjelmiston hankinnasta. DOMSia varten ostetaan todennäköisesti Sun V480-palvelin maaliskuussa ja samalla saadaan toinen samanlainen ilmaiseksi (Sunin tarjous). Tämä

5 on tarkoitus valjastaa Sannin uudeksi ohjaustyöasemaksi nykyisen Sun Ultra S -työaseman paikalle. 6. Kaukopalveluohjelmiston hankinta CLIOn hankinta meni jäihin, koska Endeavorin hinta nousi kohtuuttomasti. Annu Jauhiainen on tehnyt pienen kartoituksen kirjastojen kesken ja selvisi, että 11 kirjastoa ei käytä tällä hetkellä mitään ohjelmistoa kaukolainoihin. Ohjelman tarpeellisuudesta ollaan montaa mieltä, enimmäkseen pienet kirjastot eivät tunne tarvitsevansa sellaista lainkaan. On kuitenkin suunniteltu, että kaukopalveluohjelmiston hankinnasta on seuraavaksi järjestettävä tarjouskilpailu. Päätös: Ohjausryhmä suosittaa tarjouskilpailun käynnistämistä. Ehdotus on käsiteltävä yleiskokouksessa. Annu valmistelee asiaa seuraavalle yleiskokoukselle. 7. Liitännäiskirjastot 7.1 Maanpuolustuskorkeakoulu ja maasotakoulu Maanpuolustuskorkeakoulu ja Maasotakoulu ovat anoneet pääsyä liitännäisjäseniksi Linnea2-konsortioon. Todettiin, että Maanpuolustuskorkeakoulu on ainoa yliopistokirjasto, joka on vielä Linnea2-konsortion ulkopuolella. Päätös: Hyväksytään liitännäisjäseniksi. Aikataulut ovat vielä auki. 7.2 Arkistolaitos + muut erikoiskirjastot Tieteellisten kirjastojen atk-neuvottelukunta on hyväksynyt arkistolaitoksen mukaan jo ennen konsortion perustamista. Pitäisikö arkistolaitoksen anoa jäsenyyttä vielä erikseen vai hyväksytäänkö Tieteellisten kirjastojen atk-neuvottelukunnan aikoinaan tekemä päätös? Arkistolaitos olisi jo valmis laittamaan "pyörät pyörimään". Kansalliskirjasto on aikeissa perustaa erikoiskirjastojen lisätietokannan, johon arkistolaitos ja muita pieniä erikoiskirjastoja tulisi mukaan. Myös yliopiston ulkopuoliset olisi mahdollista siirtää HELKAsta tähän erikoiskirjastojen yhteistietokantaan. Päätös: Arkistolaitoksen ei tarvitse anoa jäsenyyttä erikseen. Se tulee mukaan tämän vuoden aikana. 8. Raportti järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta (liitteet 4 ja 5) Kirjallisesta raportista on sovittu, että siinä noudatetaan samaa rakennetta vuosittain. Tästä lähtien raportin ensimmäinen osio on hieman muuttunut; ennen puhuttiin käyttöönotosta, nyt enimmäkseen konsortion laajenemisesta. Kustannusten jakautumisesta puuttuvat vielä Endeavorin tukimaksut. Toivottavasti ne saadaan mukaan laskelmiin ennen yleiskokousta. Sunin tukimaksut vuodelle 2003 ovat nousseet uuden system boardin ja nauharobotin hankinnan vuoksi. Päätös: Hyväksyttiin raportti. 9. Ohjausryhmän raportti edellisestä toimintavuodesta

6 Annu Jauhiainen ei lähettänyt luonnosta etukäteen, koska siitä puuttuvat vielä tämän kokouksen tiedot. Raportissa todetaan viime vuotiseen tapaan ohjausryhmän kokoonpano ja tehtävät sekä käsitellyt asiat. Annu toimittaa raporttiluonnoksen ohjausryhmälle tämän kokouksen jälkeen ja sitä kommentoidaan sähköpostitse. 10. Toimintasuunnitelma vuodelle 2004 (liite 6) Annu Jauhiainen esitteli luonnoksen, johon toivoi kommentteja. Kysyttiin pitäisikö toimintasuunnitelmassa puhua tiedotuksesta, sekä konsortion sisäisestä että ulkopuolelle suuntautuvasta. Konsortion tiedotussuunnitelma on tehty vuonna 2002 ja se voidaan mainita toimintasuunnitelmassa. 11. Muut asiat Yleiskokouksen ajankohta, joka näillä näkymin on 1.4., on vielä hieman epäselvä. Samana päivänä on yliopistokirjastojen neuvoston kokous, jossa on paljon asioita käsiteltävänä, joten molempien kokousten sopiminen samalle päivälle on epävarmaa. Varapäiväksi valittiin klo 9.30 alkaen. HYKn järjestämä varainhankintailtapäivä on samana päivänä klo alkaen. Annu Jauhiainen selvittää aikatauluja. Yleiskokouksessa on palattava mm. tukimaksujen jakamisperiaatteisiin, niihin on sovittu palattavaksi kahden vuoden kuluttua siitä, kun niistä viimeksi sovittiin. 12. Seuraavan kokouksen ajankohta Varattiin 7.6. klo 10. Perutaan, jos kokous ei olekaan tarpeen. Sama paikka. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Hakala sihteeri päivitetty NH