VIHERVALVONNAN DOKUMENTOINTI VIHERVALVOJAKOULUTUS 12.11.2015 HEIDI JÄRKKÄ
ASIANTUNTIJAVALVONTA VS. TILAAJAVALVONTA ASIANTUNTIJAVALVONTA Asiantuntijavalvontaa voi viherurakassa tehdä esimerkiksi: Ympäristösuunnittelija Sähkösuunnittelija Erityisrakenteiden valvoja jne Valvoo tyypillisesti rajattua osaa urakasta
ASIANTUNTIJAVALVONTA VS. TILAAJAVALVONTA TILAAJAVALVONTA Kokonaisvaltaisempaa valvontaa, valvojakonsulttina toimimista, projektinhallintaa Valvoo urakkaa tilaajan puolesta, toimii tilaajan oikeana kätenä Valvontatehtävät sovitaan hankekohtaisesti
ASIANTUNTIJAVALVOJA Osallistuu työmaakokouksiin suunnittelijana, mukana hankkeessa tarvittaessa Kommentoi ja ohjeistaa suunnitelmiin liittyvissä kysymyksissä On yhteyshenkilö suunnitteluasioissa Huolehtii, että urakka toteutetaan suunnitelmien mukaisesti Kokoaa lopuksi suunnitelma-asiat, kuten suunnitelmamuutokset ja suunnitelmien luovutusaineiston VALVOJAKONSULTTI Osallistuu työmaakokouksiin valvojakonsulttina, mukana hankkeessa säännöllisesti Kokonaisvaltaista projektinhallintaa, mahdollisesti myös rakennuttamisen tehtäviä Yhteyshenkilö kaikkien hankkeen osapuolten välillä Huolehtii osaltaan hankkeen etenemisestä (kts. valvojan tehtäväluettelo seuraava dia) Ei ota kantaa suunnitelmien sisältöön Kokoaa hankkeen aikana ja lopuksi kattavasti kaiken aineiston
VIHERVALVOJAN TEHTÄVÄT -MAA- JA VESIRAKENNUSTYÖN TYÖMAAVALVONNAN TEHTÄVÄLUETTELON MUKAAN Taloudellinen valvonta Turvallisuuden ja ympäristön valvonta Takuuajan tehtävät Teknisen laadun valvonta Ajallinen valvonta Dokumentointi Yleisvalvonta Vastaanottomenettely Muut valvontatoimenpiteet Käytönopastuksen valvonta
VIHERVALVONNAN DOKUMENTOINTI Dokumentoinnin tarkoituksena on asioiden kirjaaminen ja tallentaminen myöhempää käyttöä varten Tehtäväluettelon mukaan dokumentoinnilla 1. Varmistetaan, että urakoitsijat dokumentoivat olennaiset tiedot, materiaalit ja tapahtumat. 2. Varmistetaan, että urakoitsijat tekevät heille kuuluvan laadunvalvonnan ja muun omavalvonnan dokumentoinnin. 3. Varmistetaan, että urakoitsijat dokumentoivat mittaus- ja koetulokset, johtokartat sekä tarkemittaukset ja piirustukset. 4. Kirjataan sopimuksesta poikkeamiset ja selvitetään niiden vaikutukset yhteistyössä muiden osapuolten kanssa.
VIHERVALVONNAN DOKUMENTOINTI jatkuu 5. Varmistetaan, että urakoitsija pitää työmaapäiväkirjaa. 6. Hoidetaan omien valvontavastuualueiden katselmusten ja tarkastusten sihteerin tehtävät. 7. Kirjataan työtä koskevat huomautukset työmaapäiväkirjaan, tarkastusasiakirjaan tai muuhun asiakirjaan. 8. Arkistoidaan valvontatehtäviin liittyvät pöytäkirjat ja asiapaperit. 9. Huolehditaan tärkeiden rakennusvaiheiden riittävästä dokumentoinnista, esimerkiksi valokuvin. 10. Laaditaan tarkastusten virheluettelot.
VIHERVALVONNAN DOKUMENTOINTI YSE 1998 (Rakennusurakan yleiset sopimusehdot) edellyttää dokumentointia urakan aikana, mm. seuraavat kohdat: 63 Urakkaneuvottelu 66 Työmaakokoukset 71 Rakennuskohteen vastaanottotarkastus 73 Taloudellinen loppuselvitys 75 Työmaapäiväkirja ja siihen tehtävät huomautukset 76 Tarkastuspöytäkirjat Kaikista tarkastustoimituksista on pidettävä pöytäkirjaa
KETÄ VARTEN DOKUMENTOINTIA TEHDÄÄN? Hankkeen kaikkia osapuolia varten Dokumentoinnista hyötyy tilaajan ja valvojan lisäksi myös urakoitsija Dokumentoinnista sen määrästä, käytännöistä, dokumenttien toimittamisesta kannattaa sopia jo tarjous- ja neuvotteluvaiheissa Myös muiden kuin valvojan tekemä dokumentointi sovitaan urakan alussa Sekä viherrakentamisen että ylläpidon urakoissa
VIHERVALVOJAN TUOTTAMA DOKUMENTOINTI URAKAN AIKANA Hankkeen yhteystiedot Aloituskokouspöytäkirja Vastaanottopöytäkirja Kasvuunlähtökatselmuksen pöytäkirja Työmaakokousja katselmuspöytäkirjat Yhteydenpito; sähköposti ym. Vihervalvon taraportti Valokuvat
URAKOITSIJAN TUOTTAMA DOKUMENTOINTI URAKAN AIKANA Perehdytys ja työhönopastus Aikataulu Työmaan turvallisuuden tarkistus Lisä- ja muutostyötarjoukset Laatu/ Taloudellinen loppuselvitys Hankekansio Valokuvat Työvaiheilmoitus Käyttöön ottotarkistus Omavalvonta MVRlomake Työmaapäiväkirja Itselle luovutus Poikkeama raportti
MITÄ DOKUMENTOIDAAN, MITEN PALJON JA MITEN USEIN? Dokumentointi on urakkakohtaista Keskeiset ja haastavat rakennusvaiheet kannattaa dokumentoida Tyypillisesti valokuvataan peittyvät rakenteet, kuten putket, perustukset, rakenteiden rajapinnat jne. Valokuvat ovat tärkeitä, mutta myös muuta dokumentointia kannattaa tehdä Milloin dokumentoidaan epäkohdat ja milloin onnistunut työ..?
VIHERVALVONTARAPORTTI Erinomainen työkalu sekä valvojan että tilaajan näkökulmasta, ja myös urakoitsija voi hyötyä siitä Voidaan laatia valmiille pohjalle esim. viikoittain tai tarvittaessa Säännöllisesti raportit pitävät yllä jouhevaa valvontaa Raporttien jakelusta voidaan sopia Hyvä valvonnan myynnin työkalu
SÄHKÖISET JÄRJESTELMÄT VALVONNAN DOKUMENTOINNISSA Sähköiset projektipankit ja -järjestelmät Markkinoilla useita erilaisia: mm. SokoPro, Buildercom, Raksanet, FimX, NiiniFM, Urakkanet Osa järjestelmistä on tarkoitettu asiakirjojen jakamista ja tallentamista varten, osa esim. kiinteistö- tai viherhuollon tarpeita varten Sähköisten dokumentointijärjestelmien hyötyjä: Läpinäkyvyys, ajantasaisuus, saavutettavuus, valmiit asiakirjapohjat Järjestelmät ovat toimiessaan hyviä työkaluja, mutta valvojan urakoitsijan tai tilaajan tulee kuitenkin itse luoda dokumentit
DOKUMENTOINNIN HYÖTYJÄ JA HAASTEITA HYÖTYJÄ Tarkoituksenmukainen ja läpinäkyvä dokumentointi edistää hankkeen läpivientiä Jälkikäteen selvitettävissä tilanteissa etenkin ristiriidoissa dokumenteista voidaan pyrkiä selvittämään puolueettomasti asian laita Kaikille osapuolille jää dokumentti tehdystä työstä HAASTEITA Järjestelmällinen ja riittävä dokumentointi Ajan ja rahoituksen löytäminen dokumentointityölle Dokumenttien läpinäkyvyys, ajantasaisuus, saatavuus Dokumentoinnin tekemisen mielekkyys erityisesti urakoitsija
DOKUMENTOINNIN KOOSTAMINEN Valvojan kannattaa pitää itsellään hyvin järjesteltyä projektikansiota sähköisesti tietokoneella, mikäli käytössä ei ole yhteistä projektipankkia Hankkeen lopuksi hyvä tapa on koota ns. luovutusaineisto kaikesta dokumentoinnista asiakkaalle, esimerkiksi lajiteltuina aiheittain muistitikulle Urakoitsija kokoaa tekemänsä dokumentoinnin tilaajan tai valvojan ohjeiden mukaisesti ns. hankemappiin
VIHERVALVOJAN KYSYMYKSET KURSSILAISILLE Miten urakoitsijat kokevat dokumentoinnin? Tekisivätkö urakoitsijat dokumentointia samalla tavalla, jos valvoja ei pyytäisi dokumentteja? Onko dokumenteista ollut hyötyä urakoitsijoille/valvojille/tilaajille/rakenn uttajille? Vai tuntuuko dokumentointi usein turhalta? Miten dokumentointia voitaisiin kehittää? Millainen dokumentointi olisi mielekästä ja hyödyllistä?
KIITOS! Heidi Järkkä Ramboll Finland Oy - Ympäristösuunnittelija ja pätevöitetty vihertyön valvoja Puh. 040 487 2681 heidi.jarkka@gmail.com www.ramboll.fi