Naantalin kaupunki Tilapalvelut SIIVOUSPALVELUIDEN KEHITYSHANKE
1 SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISKUVAUS SIIVOUSPALVELUIDEN NYKYTILANTEESTA... 3 1.1 ylläpitosiivous / perussiivous... 3 1.2 ostettavat siivouspalvelut... 3 1.3 siivottavat kohteet ja niiden mahdolliset erityispiirteet... 4 (ulkoiset asiakkaat lihavoitu)... 4 1.3.1 Päiväkodit ja ryhmähoitopaikat (20 kohdetta)... 4 1.3.2 Koulut (11 kohdetta, 4 ap-ip tilaa, jotka eivät ole koulun tilojen yhteydessä)... 5 1.3.3 Terveydenhuollontilat ja hoivalaitokset (10 kohdetta)... 5 1.3.4 Virastot/toimistot (6 kohdetta)... 6 1.3.5 Vapaa-ajan tilat (21 kohdetta)... 6 1.3.6 Porrassiivous (22 kohdetta)... 6 1.3.7 Sekalaiset kiinteistöt (21 kohdetta)... 7 1.3.8 Muut erityispiirteet... 7 2. PERUSTIEDOT SIIVOUSPALVELUISTA... 8 2.1 siivottavat neliöt tilatyypeittäin sekä kokonaisuus... 8 2.2 siivoustunnit tilatyypeittäin sekä kokonaisuus... 8 2.3 henkilökunnan kokonaislukumäärä... 8 2.3 henkilöstön ammatillinen koulutus ja oppisopimusopiskelijat... 9 2.4 henkilöstön ikäjakautuma ja keski-ikä... 10 2.5 henkilöstön pysyvyys (vaihtuvuus)... 10 2.7 uudelleensijoitusyksikkö... 10 2.8 HENKILÖSTÖN TIIVISTETYT TOIMENKUVAT... 11 2.9 SIIVOUSPALVELUjen talouden tunnusluvut 2012 ja 2013... 12 3. KUNTIEN VERTAILUTIEDOT SIIVOUSKUSTANNUKSISTA 2013... 14 4. SIIVOUKSEN LAATU... 15 4.1 Laatutason määrittely... 15 4.2 laatutason ylläpito ja siihen vaikuttavat seikat... 15 4.2.1 Tilojen siivottavuus (rakenteelliset ratkaisut)... 15 4.2.2 Materiaalit... 16 4.2.3 Siivousvälineet ja -koneet... 16
2 5. SIIVOUSMITOITUKSET... 17 5.1 tiivistelmä siivousmitoituksesta ja sen tarkoituksesta... 17 5.2 siivoustehot tilatyypeittäin... 17 6. PALVELUN VAIHTOEHTOISET TUOTTAMISTAVAT... 18 Huomioitavia seikkoja eri vaihtoehtojen osalta... 23 7. JOHTOPÄÄTÖKSET... 24 LIITE 1: Siivottavien kohteiden sijainti kartalla... 26 LIITE 2: Palvelukuvaus ja palvelusopimusmalli... 27 LIITE 3: Asiakaskysely 2013... 42 LIITE 4: Kone- ja laiteluettelo... 44
3 1. YLEISKUVAUS SIIVOUSPALVELUIDEN NYKYTILANTEESTA 1.1 YLLÄPITOSIIVOUS / PERUSSIIVOUS Ylläpitosiivous on säännöllisin väliajoin tehtävä siivous, jolla ylläpidetään ennalta määritelty puhtaustaso. Ylläpitosiivouksella puhdistetaan lattia- ja tasopintoja käsi- tai konemenetelmin. Siivous kohdistuu vapaisiin pintoihin, kuten lattia-, taso- ja kosketuspintoihin. Ylläpitosiivoukseen voi kuulua myös: - Tarkistussiivouksia; ylläpitosiivouskertojen välillä tapahtuvaa puhtaustason varmistamista (esimerkiksi pitkäaikaishoidon yksikössä olevan asukkaan huone) - Välisiivouksia; esimerkiksi terveydenhuollon tiloissa toimenpidehuoneen siivous toimenpiteiden välillä tai kosketuseristyksen jälkeen suoritettava siivous Siivouspalveluissa työskennellään pääsääntöisesti arkisin klo 6.00-16.30 välisenä aikana. Vuorotyötä tehdään ainoastaan terveyskeskuksessa (Titania työvuorosuunnitteluohjelma). Perussiivous on harvoin ja perusteellisesti suoritettava kertaluonteinen siivous, jolla tilaan palautetaan sovittu puhtaustaso. Perussiivouksessa poistetaan pinttynyt ja kiinnittynyt lika, jota ylläpitosiivouksen avulla ei saada poistettua. Perussiivousta voi olla esimerkiksi lattian peruspesu, vahanpoisto ja vahaus, ikkunoiden pesu ja kalusteiden puhdistus. Perussiivouksen avulla tilassa saavutetaan puhtaat pinnat ja vahauksen jälkeen kulutusta kestävä ja materiaalia suojaava lattiapinta. Perussiivousta tehdään kaikissa kohteissa pääsääntöisesti kesällä. Kouluissa perussiivous kokonaistyömäärästä on n. 15 % ylläpitosiivous n. 85 %. Päiväkodeissa perussiivous jakautuu ylläpitosiivoukseen nähden n. 10 % / 90 %. Näissä kohteissa perussiivous on helppo toteuttaa, koska ne ovat kesällä suljettuna. Poikkeuksen kesällä tekevät päivystävät päiväkodit, joissa perussiivous pitää suunnitella toteutettavaksi muun toiminnan ohella. Terveydenhuollon tiloissa sekä hoivalaitoksissa perussiivous painottuu kesälle, mutta sitä on sisällytetty tehtäväksi tasaisesti koko vuodelle, koska kyseessä on tilat, jotka eivät tyhjene koskaan. Virastoissa ja toimistoissa pyritään perussiivoukset tekemään silloin, kun toimistohenkilöt ovat lomalla. Muutamissa kiinteistöissä perussiivouksia tehdään vain tilauksesta. 1.2 OSTETTAVAT SIIVOUSPALVELUT Ulkopuolisilta palveluntuottajilta ostetaan sellaiset palvelut, joihin ei ole järkevää hankkia omaa kalustoa tai henkilöstöä.
4 Nostolavan avulla joudutaan pesemään rakenteellisten ominaisuuksien vuoksi seuraavien kiinteistöjen ikkunoita ainakin osittain; Kaupungintalo, Sivistysvirasto, Pääkirjasto, Maijamäen koulu, Suopellon koulu, Lietsalan koulu, Kuparivuoren koulu, Karvetin koulu, Taimon koulun kattoikkunat, Rymättylän kirjasto, Terveyskeskus, Keskusvarikko, Urheilutalo, Vapaa-aikatulli, Keskustan vuoropäiväkoti, Birgittakoti, Katavakoti, Velkuan koulu, Taimon päiväkoti, Viialan päiväkoti, Raatihuoneen päiväkoti, Tammiston päiväkoti, Rymättylän päiväkoti, Merimaskun koulu, Merimaskun päiväkoti, Kummelin palvelukeskus Kaupungintalon kalkkikivilattioiden hoito- ja suojauskäsittely eli kristallointi Siivoushenkilöstön sijaisia hankitaan tarvittaessa VMP Groupista ja Rymättylässä yrityksestä Otavan siivous ja ommel 1.3 SIIVOTTAVAT KOHTEET JA NIIDEN MAHDOLLISET ERITYISPIIRTEET (ULKOISET ASIAKKAAT LIHAVOITU) 1.3.1 PÄIVÄKODIT JA RYHMÄHOITOPAIKAT (20 KOHDETTA) Keskusta, Raatihuone, Kreivinniitty (kaksi rakennusta), Karvetti, Karvetin pikkutalo, Tammisto, Nuhjala, Suovuori, Taimo, Ruona (kaksi rakennusta), Viiala, Soininen, Merimasku, Rymättylä (Kunnatupa), Keskustan vuorohoito, Karvetin päärakennus (Viskari), Karvetin avoin väentupa, Kummelin ryhmäperhepäiväkoti, (Kultarannan päiväkoti toiminta päättyi 06/2014), (Haikarinkadun varahoitokoti toiminta päättyi 08/2014) Päiväkodeissa työskentelee ammattinimikkeeltään palveluvastaavia, jotka tekevät ateria - ja siivouspalvelun yhdistelmätyötä. Erityispiirteet: Erityishuomio on kiinnitettävä aseptiseen työjärjestykseen (puhtaasta likaiseen), ettei lika pääse siirtymään ruokiin/elintarvikkeisiin eikä keittiön pinnoille. Suojautuminen ja käsihygienia ovat erittäin tärkeitä. Palveluvastaavilla on koulutus joko siivous- tai keittiöpuolelle (osalla molempiin) ja asiantuntemus esimerkiksi ruoka-aineallergioista on välttämätön. Kaikilla palveluvastaavilla pitää olla voimassaoleva hygieniapassi. Päiväkodin rytmi määrittelee vaatimukset ateria- ja siivouspalvelujen työtehtävien aikatauluille. Poissaolotilanteissa tarvitaan aina sijainen paikalle, koska ei ole työparia, joka voisi hetkellisesti sijaistaa. Vuoropäiväkodissa tehdään viikonloppuisin tarkistussiivous. Päiväkodeissa on ajoittain epidemioita, joita pyritään hillitsemään oikeanlaisella siivouksella mm. täi- ja kihomatoepidemiat.
5 1.3.2 KOULUT (11 KOHDETTA, 4 AP-IP TILAA, JOTKA EIVÄT OLE KOULUN TILOJEN YHTEYDESSÄ) Maijamäki, Suopelto, Kalevanniemi (Raseko ostaa osan koulun tilojen siivouksesta), Kultaranta, Kuparivuori, Karvetti, Taimo, Lietsala (kaksi rakennusta), Merimasku, Rymättylä, Velkua, aamu-iltapäivätoiminta tilat; Vapaa-aikatulli, Monitoimitalo, Kensu, Kuparivuoren koulun parakki. Kouluissa työskentelee ammattinimikkeeltään siivoojia, joista kolme osallistuu myös keittiön astiahuoltoon. Erityispiirteet: Kouluissa on huomioitava epidemiatilanteet, esim. vatsatautiepidemiat ja täiongelmat vaativat erityishuomiota siivouksessa. Liikuntatiloissa on tärkeää lattioiden säännöllinen pesu, joka ehkäisee liukkautta. Kouluissa myös muulla henkilökunnalla on vastuu oheiskasvatusroolissa. Koulujen siivoushenkilöstöstä annetaan myös poissaolotilanteissa apua koulujen keittiöihin sekä tarvittaessa muihin siivouskohteisiin, joissa tarvitaan apua äkillisissä poissaolotapauksissa. Osassa kouluja liikuntatilat ovat käytössä koko kesän, samoin koulujen yhteydessä olevat sivukirjastot/palvelupisteet ovat kesällä auki, vaikka koulut ovat kiinni. Lisäksi kouluilla järjestetään kesäisin erilaisten seurojen ja yhdistysten toimesta leirejä/tapahtumia, joihin tarvittaessa myydään ylläpitosiivous sekä aina loppusiivous leirin päätyttyä. 1.3.3 TERVEYDENHUOLLONTILAT JA HOIVALAITOKSET (10 KOHDETTA) Naantalin terveyskeskus, Merimaskun terveysasema, Rymättylän terveysasema, Birgittakoti, Katavakoti, Kummeli, Viialan ryhmäkoti, Myllynkiventien ryhmäkoti, Työterveyshuolto, vanha terveystalo (mielenterveystyön vastaanotto) Terveydenhuollon tiloissa ja hoivalaitoksissa työskentelee ammattinimikkeeltään pääsääntöisesti laitoshuoltajia. Erityispiirteet: Terveydenhuollon kohteissa sekä pitkäaikaishoidon yksiköissä on hallittava eristyssiivous. Kosketuseristyksen piiriin kuuluvat sairaudet jakautuvat useaan eri ryhmään. Terveyskeskuksen avosairaanhoidossa yleisimmin esiintyvät moniresistentit (usealle antibiootille vastustuskykyiset) mikrobit ovat MRSA ja ESBL. Pitkäaikaishoidon yksiköissä toteutetaan päivittäin eristyssiivousta yleisimmin ESBL-kantajan huoneissa. Lisäksi ajoittain liikkeellä on mm. Norovirus epidemioita, joka aiheuttaa ripuli- ja oksennustaudin. Epidemiatilanteissa siivouksella on suuri merkitys tartuntareittien katkaisussa. Mikrobien ja infektioiden leviämistä ei voi ehkäistä pelkästään siivouksen keinoin, mutta siivous tukee aseptista työskentelyä ja hygienian toteutumista. Siivouksen tavoitteen toteutuminen edellyttää, että siivoustyötä tekevä tuntee osaston tai työalueen toiminnan ja siitä aiheutuvat erityisvaatimukset siivoukselle. Laitoshuoltajan täytyy tuntea
6 mikrobien torjunta sekä omattava vahva hygieeninen ja aseptinen toimintatapa. Pitkien pyhien aikana hoivalaitoksiin on järjestetty siivous myös arkivapaina. Terveydenhuollon henkilökuntaa koskee ehdoton salassapitovelvollisuus siivoushenkilöstö mukaan lukien. 1.3.4 VIRASTOT/TOIMISTOT (6 KOHDETTA) Kaupungintalo, Sivistysvirasto (Tullikatu 11), Naantalin virastotalo (Tuulensuunkatu 8, useita toimijoita esim. soten eri palveluja ja Naantalin Energian tsto), satamatoimisto,nvt:n toimisto, Opintien toimistot, (Karawatskin suunnittelutoimisto päättyy 12/2014) Virastoissa ja toimistoissa työskentelee ammattinimikkeeltään siivoojia. Erityispiirteet: Ehdoton salassapitovelvollisuus, koska virastoissa käsitellään paljon henkilötietoja ja ei julkisia asiakirjoja. Kaupungintalolla järjestetään edustus- ja juhlatilaisuuksia, joissa huomioidaan siivouksen toteutuminen aina ennen ja jälkeen tilaisuuden. 1.3.5 VAPAA-AJAN TILAT (21 KOHDETTA) Pääkirjasto ja sivukirjastot (Rymättylä, Merimasku, Velkua ja Suopelto), Karvetin Monitoimitalo, Vapaa-aikatulli, Rymättylän nuorisotila, Kensu, Maijamäen liikuntahalli, Urheilutalo, Jäähallin pukusuojat (kaksi rakennusta), Urheilukenttien pukusuojat (Kuparivuoren kenttä, Kirkkopuisto, Teljentie, Karvetin -, Merimaskun - ja Rymättylän kenttä + kuntosali), Haijaisten kuntokeskus, Nunnalahden- ja Taimon uimarannan tilat, Aaholli. Lisäksi ennen kesää käyttöönottosiivous tehdään Apajalla (kolme rakennusta) ja Salorannan leirikeskuksessa (10 rakennusta). Tilauksesta kohteita siivotaan myös kesän aikana. Vapaa-ajan tiloissa työskentelee ammattinimikkeeltään siivoojia. Erityispiirteet: Viikonloppusiivous on säännöllistä Maijamäen liikuntahallissa sekä Jäähallin - ja Kuparivuoren urheilukentän pukusuojissa. Kesäisin myös Nunnalahden uimarannan pukusuojat siivotaan viikonloppuisin. Vapaa-ajantiloissa tehdään tarvittaessa siivousta myös viikonloppuisin tilankäyttöpäätösten mukaan. Lisäksi jos tiloja ei ole jätetty asianmukaiseen kuntoon, laskutetaan käyttäjää ylimääräisestä työstä ja mahdollinen ilkivalta ilmoitetaan eteenpäin. 1.3.6 PORRASSIIVOUS (22 KOHDETTA) Orkonkatu 1, 5, Myllynkiventie 7, 9, 10, Haikarinkatu 2, 4, 5, Sienipolku 6 A-B, Kastovuorenkatu 14 A-C, Alppilanhovi (päättyy 12/2014), Nuhjalantie 5 A-B, Isotalontie 9, Karvetinkatu 5, Luostarinkatu 31, Käsityöläiskatu 4-6, Alppilankatu 8, Kurkelankatu 2 A-F, Isännäntie 3 A-C, Kiinteistö Oy Naantalin virastotalo A-B, Voimatie 7-9
7 Porrassiivouksessa työskentelee ammattinimikkeeltään siivoojia. Erityispiirteet: Perussiivouksessa lattian peruspesut ja vahaukset ovat hankalia toteuttaa. Tiloissa liikkuu jatkuvasti ihmisiä, joten tapaturmavaarat lisääntyvät ja mahdollisesti työn lopputulos kärsii. Kaikissa taloissa ei ole hissiä, jolloin koneiden siirtely kerroksesta toiseen on hankalaa. 1.3.7 SEKALAISET KIINTEISTÖT (21 KOHDETTA) Naantalin Energian muuntoasema ja autohalli, Ahtaajien taukotupa, hiililaiturin sosiaalitila, sataman sosiaalitila ja valvomo, puutavaralaiturin sosiaalitila, rekkawc:t, Loisto (sataman pääportti), keskusvarikko, viheryksikön varikko, Rymättylän varikko (päättyi 06/2014), yleiset wc:t (kolme rakennusta), museo (kolme rakennusta), Humppi, museon varastotila Almu, taidehuone, pelastuslaitos (siivous päättyy viimeistään 12/2014), Kailon kokoustilat, lisäksi asuntosiivoukset ennen seuraavaa vuokraajaa, silloin kun asunto on erityisen likainen tai jos asunto menee myyntiin eli ns. esittelykuntoon saattaminen (kaupunki ja NVT). Sekalaisissa kohteissa työskentelee ammattinimikkeeltään siivoojia. Erityispiirteet: Kesän sesonkiaikana rannan yleisten vessojen siivousmäärää lisätään huomattavasti, siivous kolme kertaa päivässä seitsemänä päivänä viikossa. Joissakin kohteissa mm. yleisissä vessoissa työskennellään toisinaan yksin sekä aikaisin aamulla, jolloin työntekijä saattaa joutua tilanteeseen, jossa kohtaa päihteiden vaikutuksen alaisena olevan tai aggressiivisesti käyttäytyvän henkilön. Yleisissä vessoissa tehdään myös usein eritesiivouksia. Kailon kokoustilojen siivous pitää myös suorittaa aamuisin ennen Muumimaailman aukeamista, koska sen jälkeen huoltoautolla on mahdotonta liikkua Kailon sillalla. Keskusvarikolla työskenneltäessä pitää kiinnittää huomiota erityisesti työturvallisuuteen, koska tiloissa on paljon käynnissä olevia erilaisia työkoneita ja laitteita. LIITE 1 Siivottavat kohteet kartalla 1.3.8 MUUT ERITYISPIIRTEET Siivouspalvelut tuottaa myös varsinaiseen siivouspalveluun kuulumattomia palveluita, kuten rakennusosaston-, mittaosaston-, vesilaitoksen- ja konevarikonhenkilökunnan työvaatteiden pesua. Työtunteja myydään resurssien salliessa esim. ateriapalvelulle kouluissa ja varhaiskasvatukseen päiväkodeissa. Tarvittaessa toimitetaan asiakkaan laskuun mattoja (vaihtomatot sis.palveluun), ikkunaverhoja ja näyttämöverhoja pesulaan. Keskusvarastolta tilataan osittain tarvikkeita, jotka eivät sisälly siivouspalveluun, mutta joiden menekkiä seuraamme esim. päiväkodeissa käsidesit ja talouspaperit. Joissakin kohteissa siivouspalvelut vastaa myös viherkasvien hoidosta. Kaupungin sisäisille yksiköille vuokrataan ja tarvittaessa toimitetaan erilaisia siivouskoneita. Esim. kesäisin jäähallin kentän pesuun käytetään liikuntahallin isoa päältä ajettavaa yhdistelmäkonetta.
8 Rakentamisen tai peruskorjauksen jälkeen suoritettava hallittu käyttöönottosiivous sekä pintamateriaalien asianmukainen käyttöönottopesu ja tarvittaessa suojaus ovat myös osa siivouspalvelun toimintaa. Remontin jälkeen sisäilmaongelmakohteissa suoritetaan tehostettua siivousta. Siivoustyönjohto hoitaa myös rakennuksen loppusiivouksen toteutuksen laadunvalvontaa, mikäli palvelun tuottaa ulkopuolinen toimija. Jatkuvasti käytössä olevien tilojen lattioiden suojaukset (peruspesu ja vahaus) tehdään viikonloppuisin esim. kaupungintalon kerrosten käytävä - ja avotoimistotiloissa sekä pääkirjastossa. 2. PERUSTIEDOT SIIVOUSPALVELUISTA 2.1 SIIVOTTAVAT NELIÖT TILATYYPEITTÄIN SEKÄ KOKONAISUUS Säännöllisesti siivottavien kiinteistöjen siivottava pinta-ala yhteensä 75 430 m2 koulut 35 498 m2 porrassiivoukset 8 270 hoivalaitokset 7 813 virastot 7 381 päiväkodit 5 001 vapaa-ajantilat 4 815 terveyskeskukset 3 786 sekalaiset 2 867 2.2 SIIVOUSTUNNIT TILATYYPEITTÄIN SEKÄ KOKONAISUUS Säännöllisesti siivottavien kiinteistöjen siivoustunnit yhteensä 375,4 h/päivä koulut 175,4 h hoivat 39,3 terveyskeskus 39,1 päiväkodit 38,8 virastot 25,0 porrassiivous 23,7 vapaa-ajantilat 22,2 sekalaiset 11,9 2.3 HENKILÖKUNNAN KOKONAISLUKUMÄÄRÄ palvelupäällikkö 0,5 henkilöä siivoustyönjohtaja 1 siivoustyönohjaaja 1
9 siivoojia 41 palveluvastaavia 15 laitoshuoltajia 9 YHTEENSÄ 67,5 HENKILÖÄ 2.3 HENKILÖSTÖN AMMATILLINEN KOULUTUS JA OPPISOPIMUSOPISKELIJAT Siivoushenkilöstöstä 83 %:lla on alan ammatillinen koulutus, joko perustutkinto tai ammattitutkinto tai niitä vastaava koulumuotoinen tutkinto. Esimiehillä on kaikilla teknikon tutkinto. toimitilahuoltajan perustutkinto 9 hlöä 15,3 % koko henkilöstöstä laitoshuoltajan ammattitutkinto 35 hlöä 59,3 % kotitalousyrittäjän ammattitutkinto 2 hlöä 3,4 % laitossiivoojan tutkinto 3 hlöä 5,1 %
10 catering-alan perus- tai ammattitutkinto 3 hlöä 5,1 % Oppisopimuskoulutuksessa oli kuusi henkilöä, jotka valmistuivat kevään 2014 aikana toimitilahuoltajiksi (hoitavat avoimia vakansseja määrä-aikaisina vuoden loppuun). Kolmella henkilöllä on lisäksi siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinto. 2.4 HENKILÖSTÖN IKÄJAKAUTUMA JA KESKI-IKÄ alle 35 vuotiaita 8,20 % henkilöstöstä 36-45 vuotiaita 34,43 % 46-55 vuotiaita 32,79 % yli 55 vuotiaita 24,58 % Siivoushenkilöstön keski-ikä on 47,7 vuotta. Alhainen keski-ikä alalla! 2.5 HENKILÖSTÖN PYSYVYYS (VAIHTUVUUS) Siivouspalveluista eläköityvät 2014 2023 (olettamana 64 vuoden eläköitymisikä) 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023-1 - 2 2 2 2 4-2 Siivouspalveluissa henkilöstön vaihtuvuus on todella vähäistä, pääasiassa eläköitymisiä joko vanhuuseläkkeelle tai työkyvyttömyyseläkkeelle. 2.7 UUDELLEENSIJOITUSYKSIKKÖ Henkilöstöhallinnon alaisuudessa toimiva uudelleensijoituspankki on käyttänyt siivouspalvelua useamman henkilön kohdalla uudelleensijoituskohteena. Oppisopimuskoulutuksella on järjestetty henkilölle uusi, paremmin soveltuva työ. Siivoustoimeen on sijoitettu myös velvoitetyöllistettyjä ja tukityöllistettyjä sekä avohuollon työtoiminnassa olevia henkilöitä. Tästä toiminnasta syntyy merkittäviä kokonaissäästöjä kaupungin tasolla.
11 2.8 HENKILÖSTÖN TIIVISTETYT TOIMENKUVAT Palvelupäällikkö siivous- ja ateriapalvelut - toiminnan kehittäminen - budjetointi ja taloushallinto - laskujen hyväksyminen - hankintojen hyväksyminen - tarjouspyynnöt - henkilöstöhallinto - oppisopimusopiskelijoiden ohjaus ja arviointi (jet, siivousteknikot) - sopimukset - koulutus- ja tyhysuunnitelmien hyväksyminen - tiedottaminen ja konsultointi Siivoustyönjohtaja - siivouspalvelun henkilöstöhallinto - laskujen tarkistaminen ja tiliöinti - työsopimusasiat - koulutus- ja tyhysuunnitelmien valmistelu - hankintojen suunnittelu / kilpailutus - työajanseuranta (Flexim) ja työvuorosuunnittelu (Titania) - puhtaustason seuranta (asiakaskyselyt, reklamaatiot) - oppisopimusopiskelijoiden ohjaus ja arviointi (siivoustyönohjaajat, siivousteknikot) - kehityskeskustelut + varhainen tuki - tiedottaminen ja konsultointi Siivoustyönohjaaja - sijaisjärjestelyt - tehtävien organisointi, opastus, perehdytys ja työaikaseuranta käytännössä - oppisopimusopiskelijoiden ohjaus ja arviointi (toimitilahuoltajat, laitoshuoltajat) - varastotilaukset / pientarvike hankinnat ja tarvittaessa kilpailutus - siivoustarvikkeiden ja -koneiden kuljetukset sekä korjaus-/huoltojärjestelyt - siivouspalvelun auton käyttö- ja huoltojärjestelyt - siivoustyön mitoitus ja siivousohjeiden laatiminen - tiedottaminen ja konsultointi Siivoojat - ylläpitosiivous - perussiivous - tekstiilien huolto - asiakaspalvelu / oheiskasvatus - ateriapalvelun tehtävät (muutamassa koulussa)
12 Palveluvastaavat - ylläpitosiivous - perussiivous - ateriapalvelun tehtävät - tekstiilien huolto - asiakaspalvelu - (- varhaiskasvatuksen ostamat tunnit ) Laitoshuoltajat - ylläpitosiivous - perussiivous - tekstiilien huolto - apuvälinehuolto - asiakaspalvelu - asiakkaan avustaminen 2.9 SIIVOUSPALVELUJEN TALOUDEN TUNNUSLUVUT 2012 JA 2013 TP 2012 TP 2013 TOIMINTATULOT YHT. 2 279 869,38 2 395 106,08 Myyntituotot 240 917,70 242 070,23 Sisäiset myyntituotot 2 038 951,68 2 153 035,85 TOIMINTAMENOT YHT. 2 048 831,28 2 178 220,10 Henkilöstökulut 1 759 067,46 1 904 469,64 Palvelujen ostot 79 490,10 78 220,83 Sisäiset palvelut 77 746,48 64 327,50 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 85 666,95 93 396,79 Sisäiset aineet, tarvikkeet 9 534,91 9 401,18 Vuokrakulut 6 560,25 7 300,27 Vuokrakulut tilalaitokselle 21 836,85 11 673,66 Muut sisäiset vuokrakulut 8 592,88 9 168,48 Muut toimintakulut 335,40 261,75 TOIMINTAKATE 231 038,10 216 885,98 Poistot ja arvonalentumiset -1,04 Laskennalliset erät -9 256,96-9 488,51 TOIMINNAN YLI/ALIJÄÄMÄ 221 780,10 207 397,47
13 30,00 25,00 20,00 15,00 10,00 5,00 0,00 2010 2011 2012 2013 menot e/m2/vuosi 27,21 27,77 27,07 27,87 menot e/siivoustunti 20,63 20,90 21,03 21,96 Toimintakulut vuonna 2013 /siivoustunti /siivottava m2/vuosi %-osuus kustannuksista henkilöstökulut 1 904 470 19,11 24,26 87,0 palvelujen ostot 142 548 1,43 1,82 6,5 aineet ja tarvikkeet 102 798 1,03 1,31 4,7 vuokrat 28 142 0,29 0,36 1,3 muut toimintakulut 262 0,00 0,00 vyörytyserät 9 489 0,10 0,12 0,5 Yhteensä 2 187 708 21,96 27,87 100% 5 % 1 % 0 % 1 % 6 % 87 % henkilöstökulut palvelujen ostot aineet ja tarvikkeet vuokrat muut toimintakulut vyörytyserät
14 3. KUNTIEN VERTAILUTIEDOT SIIVOUSKUSTANNUKSISTA 2013 vertailukuntina Raisio, Kaarina, Paimio, Uusikaupunki, Hanko ja Parainen taustatiedot siivouspalveluista, toimintakulut, siivouskustannukset /m2/vuosi ja /siivoustunti, tehokkuus siivottavat m2/tunti jne. kunta HANKO PARAINEN NAANTALI UKI RAISIO KAARINA PAIMIO asukasluku (31.12.2013) 9 117 15 511 18 859 15 475 24 593 31 808 10 595 TAUSTATIEDOT si i votta va t m 2 42 131 54 200 78 502 66 724 66 254 97 480 36 325 siivoojien lukumäärä 25 40 62 35 40 69 27 siivoustunnit/vuosi (sis. kiertävät) 45 760 49 710 99 646 56 649 79 211 126 649 48 048 sairauspoissaolopäivät/vuosi 306 1 592 450 1 100 1 507 1 268 muut poissaolopäivät/vuosi 1 640 338 977 669 siivoojien keski-ikä 49,0 49,0 47,7 52,3 51,0 50,1 työnjohdon lukumäärä htv 1 1 2,5 2,5 3 3 1,5 sairauspoissaolo% 0,00 4,71 12,22 6,08 10,62 9,10 20,19 TOIMINTAKULUT henkilöstökulut 819 369,53 518 851,00 1 904 469,64 1 145 599,00 1 566 340,00 2 269 451,00 787 435,00 palvelujen ostot 45 944,84 607 970,00 142 548,33 177 404,00 120 029,00 333 103,00 32 922,00 aineet, tarvikkeet, tavarat 76 106,49 34 932,00 102 797,97 42 356,00 96 383,00 185 809,00 49 992,00 vuokrat 3 274,49 0,00 28 906,45 4 626,00 25 056,00 237,00 0,00 muut toimintakulut 5 723,17 4 633,00 261,75 325,00 11 890,00 0,00 3 902,00 pois tot ja arvona lentumi set 0,00 0,00 0,00 0,00 8 342,00 0,00 0,00 laskennalliset korot ja poistot 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 vyörytys erät 0,00 0,00 9 488,51 0,00 0,00 69 438,00 0,00 TOIMINTAKULUT YHTEENSÄ 950 418,52 1 166 386,00 2 188 472,65 1 370 310,00 1 828 040,00 2 858 038,00 874 251,00 siivouskustannukset /m 2 /vuosi 22,56 21,52 27,88 20,54 27,59 29,32 24,07 siivouskustannukset /siivoustunti 20,77 23,46 21,96 24,19 23,08 22,57 18,20 siivouskustannukset /m2/vuosi ilman vuokria, poistoja, korkoja, vyörytyseriä ja muita kuluja 22,35 21,43 27,39 20,46 26,91 28,60 23,96 siivouskustannukset /asukas/vuosi 104,25 75,20 116,04 88,55 74,33 89,85 82,52 tehokkuus: siivottavat m 2 /tunti 239 283 205 306 217 200 197 tehokkuus: siivottavat m2/hlö/päivä 1 831 2 169 1 567 2 343 1 664 1 531 1 504 henkilöstökulut /siivoustunti 17,91 10,44 19,11 20,22 19,77 17,92 16,39 henkilöstökulut /s iivottava m 2 /vuosi 19,45 9,57 24,26 17,17 23,64 23,28 21,68 tarvikekulut /siivoustunti 1,66 0,70 1,03 0,75 1,22 1,47 1,04 tarvikekulut /siivottava m 2 /vuosi 1,81 0,64 1,31 0,63 1,45 1,91 1,38 palvelujen ostot /siivottava m 2 1,09 11,22 1,82 2,66 1,81 3,42 0,91 tarvikekulujen osuus kustannuksista % 8,01 2,99 4,70 3,09 5,27 6,50 5,72 henkilöstökulujen osuus kustannuksista % 86,21 44,48 87,02 83,60 85,68 79,41 90,07 sis. Ostopalvelut, sl-päivät ja lisätty sanitettikeski-ikä vain Paraisten omat siivoojat sis. ostopalvelut kustannukset
15 4. SIIVOUKSEN LAATU 4.1 LAATUTASON MÄÄRITTELY Siivouspalveluissa laatutason määrittelyn pohjana on käytetty KiinteistöRYL 2009:ssä määriteltyjä yleisiä puhtaustasovaatimuksia; välttävä, tyydyttävä, siisti, puhdas ja edustava sekä puhdas ja hygieeninen (liite palvelusopimukset osiossa) Tarkoituksenmukainen puhtaustaso määritellään tilakohtaisesti tilojen käyttötarkoituksen mukaan, huomioimalla hygieenisyys, terveellisyys, turvallisuus ja viihtyisyys Kiinteistöjen puhtaustasot - Terveyskeskuksen käytössä olevissa toimenpidetiloissa on käytössä puhtaustaso Puhdas ja hygieeninen taso 5 - Edustustiloissa ja vastaavissa sekä hoivalaitoksissa on käytössä puhtaustaso Puhdas ja edustava taso 4 - Peruskouluissa ja lukioissa, päiväkodeissa, liikuntatiloissa sekä virastoissa ja vastaavissa laitoksissa sekä porrassiivouksessa on käytössä puhtaustaso Siisti taso 3 - Verstastiloissa, varastoissa ja vastaavissa kiinteistöissä on käytössä puhtaus-taso Tyydyttävä taso 2 LIITE 2 Palvelukuvaus ja palvelusopimusmalli 4.2 LAATUTASON YLLÄPITO JA SIIHEN VAIKUTTAVAT SEIKAT Siivous suunnitellaan ja toteutetaan siten, että tilassa tapahtuva toiminta on mahdollista ja tavoitteena on ylläpitää sovittu siivoustaso Työmäärien määrittelyssä käytössä ATOPs-siivousmitoitusohjelma (tarkemmin kohdassa 5) Asiakaskyselyt tehdään vuosittain Digium-ohjelmalla LIITE 3 Asiakaskysely 2013 4.2.1 TILOJEN SIIVOTTAVUUS (RAKENTEELLISET RATKAISUT) Siivottavia pintoja on helposti ja vaikeasti luokse päästäviä; - helppoja ovat kaikki vapaat tasopinnat, -sisusteet sekä -pystysuorat pinnat (1,8m) sekä esteettömät lattiapinnat
16 - vaikeasti luokse päästäviä pintoja ei pysty siivoamaan ilman epäergonomisia työasentoja tai niihin ei ulotu ilman apuvälineitä tai -laitteita (jatkovarsi, tikkaat, nosturi /nostolava) 4.2.2 MATERIAALIT Siivouspalvelun tehtävä on varmistaa, että pinnat hoidetaan ja suojataan asianmukaisesti, jotta pinnat kestävät suunnitellun elinkaarensa ajan - siivouskohteissa on esimerkiksi seuraavanlaisia lattiamateriaaleja; muovimatot ja - laatat, linoli, kumi, korkki, kalkkikivi, mosaiikkibetoni, parketti, laminaatti, klinkkeri, flotex, antistaattinen muovimatto, kaakelit ja erilaiset muovimassalattiat. Kaikilla näillä on omat hoito-ohjeensa. - kovat kalustemateriaalit ovat hoidettavissa nykyään nihkeillä ja kosteilla menetelmillä, suojausta tarvitaan ainoastaan käsittelemättömillä puupinnoilla. - tekstiilipinnat imuroidaan ja pestään, tarvittaessa voidaan käsitellä suoja-aineilla 4.2.3 SIIVOUSVÄLINEET JA -KONEET käytössä ovat ajanmukaiset siivousvälineet sekä mikrokuituliinat ja -mopit Siivouspalveluilla on konekannassa; - pölynimureita sekä yhdistettyjä veden- ja pölynimureita + Verticat (lisäosat ikkunoiden kuivaukseen), lattianhoitokoneita (hidas- ja nopeakierroksisia), yhdistelmäkoneita (erikokoisilla vesisäiliöillä joko akkukäyttöisinä tai verkkovirtaisina käyttökohteesta riippuen), painhuutelulaitteita (tekstiilipintojen pesuun), painepesuri, höyrypesuri, lakaisukone ja Flotex lattian pesuun tarkoitettu painehuuhtelulaite, sähkökäyttöisiä mattomikkoja - tekstiilien huoltoa varten on joka kohteessa pesukone + kuivausrumpu ja osassa kohteita on myös kuivauskaappi - Kone- ja laitekannan arvo on uushankintahinnaltaan n. 250 000 euroa LIITE 4 Kone- ja laiteluettelo
17 5. SIIVOUSMITOITUKSET 5.1 TIIVISTELMÄ SIIVOUSMITOITUKSESTA JA SEN TARKOITUKSESTA Siivousmitoitus on työmenetelmä- ja työaikatutkimukseen perustuvaa siivoustyön määrälaskentaa joko käsin laskemalla tai ohjelmistosovelluksen avulla. Markkinoilla on erilaisia mitoitusohjelmia, joista meillä on käytössä ATOPs. Mitä suurempi ja monipuolisempi siivottava kohde on esim. kalusteiltaan ja pintamateriaaleiltaan, sen vaikeampaa on realistisesti arvioida siivoustyöhön tarvittavia resursseja. Mitoituksen tarkoituksena ei ole pelkästään siivousajan määrittely vaan laadukkaan siivoustyön toteuttaminen mahdollisimman tehokkaasti ja taloudellisesti. Mitoitus lähtee liikkeelle tilojen kartoituksesta. Tilakartoituksen yhteydessä tarkennetaan käyttöolosuhteet, siivoukseen vaikuttavat tekijät, tilojen erityispiirteet ja asiakkaan toiveet. Tämän jälkeen lasketaan pohjapiirustuksen perusteella tiloille työmäärä. Lopputuloksena saadaan selkeät ja toimivat työohjeet työaikoineen sekä työn suorittajalle, työnantajalle että asiakkaalle. Ohjelma tuottaa myös erilaisia räätälöityjä raportteja mm. kustannuslaskennan tarpeisiin. Työohjeen muuttaminen on hyvin helppoa, jos jokin osa-alue muuttuu (tilaan lisätään kalusteita, materiaaleja muutetaan tai tilan käyttötarkoitus muuttuu). Työohjeet ovat saatavilla useilla kielillä. 5.2 SIIVOUSTEHOT TILATYYPEITTÄIN Siivouksen tehokkuuden kasvu vuosina 1990 2013 m2/h m2 h/vuosi htv m2/htv 1990 33 852 87 516 44,00 769 2000 48 057 82 570 41,51 1 158 2001 47 794 85 961 43,22 1 106 2002 48 169 76 447 38,43 1 253 2003 50 560 78 383 39,41 1 283 2004 50 531 76 064 38,24 1 321
18 2005 52 719 77 702 39,07 1 349 2006 54 150 72 255 36,33 1 491 2007 53 478 74 443 37,43 1 429 2008 56 294 74 443 37,43 1 504 2009 70 836 96 837 48,69 1 455 2010 73 256 96 603 48,57 1 508 2011 73 934 98 209 49,38 1 497 2012 74 456 97 149 48,84 1 524 2013 78 502 99 646 50,1 1 567 +35,3% kasvu vuodesta 2000 ja +103,8% vuodesta 1990!!! 6. PALVELUN VAIHTOEHTOISET TUOTTAMISTAVAT VE0 Tehostetaan toimintaa nykyisen toimintamallin pohjalta Todetaan, että henkilöstömäärä ja tehtävät ovat muotoutuneet ja kehittyneet nykyistä tarvetta vastaavaksi laaditun siivousmitoituksen mukaisesti. Palvelu tuotetaan pääsääntöisesti omana työnä. Ulkoisena palveluna hankitaan esim. kristalloinnit, nostolavalta tapahtuvat ikkunan pesut ja sijaisresursseja sekä Kailon uimarannan saunarakennuksen siivous. Toiminnan suunnittelulla on saavutettu tehokkuuden kasvua. Tämä näkyy mm. siinä, että siivoojan siivousalueen koko on kasvanut 104 % verrattaessa vuoden 1990 ja vuoden 2013 siivousalueiden kokoja. Samalla, kun tehokkuuden kasvattamiseen on kiinnitetty huomiota, on myös laaduntarkkailuun panostettu. Asiakkaille suunnatuissa tyytyväisyyskyselyissä tulokset ovat olleet korkealla tasolla (viimeisimmän kyselyn keskiarvo oli 4,3 asteikolla 1=huono ja 5=kiitettävä, tulokset liiteaineistossa). Nykyisen toiminnan jatkaminen tarkoittaa, että henkilöstön määrä pääosin säilyy, mutta toiminnan kehittämisen ja tehostumisen sekä toimintaympäristön muutosten myötä resurssitarpeeseen voi tulla pieniä muutoksia. Mikäli henkilöstömäärän vähentämiseen kuitenkin asetetaan tavoitteita, on tämä mahdollista alentamalla tavoiteltavaa laatutasoa. Laatutasosta on kuitenkin sovittava yhdessä asiakkaiden kanssa, ettei tyytyväisyys siivouspalveluun kärsi kohtuuttomasti eriävien odotusten/näkemysten takia. Alentamalla laatutasoa voidaan karkeasti arvioiden saavuttaa n. kolmen henkilötyövuoden työpanos henkilöstökustannuksissa. Tällöin tulee tarkastella kriittisesti kaikkia siivouskohteita ja huolehtia siitä, ettei siivouksen tason laskulla aiheuteta sisäilmaongelmia missään kohteessa. Nykyisen toiminnan jatkamisella voidaan parhaiten hyödyntää palveluksessa olevan henkilöstön hyvä ammatillinen koulutus, alueiden ja organisaation sekä asiakkaiden tuntemus ja sujuva yhteistyö tilalaitoksen ylläpidon kanssa, jolloin myös kaupungin omistamien kiinteistöjen
19 pitkäaikaiskestävyys tulee parhaiten huomioiduksi. Kaupungin kannalta kokonaisuutena Siivouspalvelut voi toimia jatkossakin merkittävänä uudelleen koulutettavien sekä työllistämistuella työllistettävien sijoitusyksikkönä. Ulkoisten tulojen rajoittaminen lainsäädännön mukaisesti tulee tuottamaan nykyisen kokonaistaloudellisen mallin uudelleen suunnittelua ja heikentää osaltaan toiminnan taloudellisuutta. Näiden ulkoisten asiakkaiden osuus on kuitenkin kokonaisuuteen nähden marginaalinen, jos konserniyhtiöiden siivouspalvelua jatketaan (1,4 % siivottavasta kokonaispinta-alasta). Nykyistä toimintaa jatkettaessa tulisi kiinnittää huomiota siihen, että toimintatapoja ja niiden uudelleen arviointia voidaan tehdä ennakkoluulottomasti ja luovasti ja että kehittäminen pidetään jatkossakin osana jokapäiväistä toimintaa. Tämän mahdollistaa sekä siivoojien että siivoustyönjohdon korkea koulutustaso ja ammatillisessa mielessä itsensä kehittämisen ilmapiiri. VE1 Oman toiminnan tehostaminen ja ostopalveluiden lisääminen Siivouspalvelut tuotetaan jatkossakin pääosin omana työnä, mutta henkilöstön määrää ei lisätä vaan tavoitteena on toiminnan tehostaminen siten, että henkilötyövuosien määrää vähenee siivottavaan pinta-alaan nähden yhteensä 25 % eli 15 henkilötyövuotta vuoteen 2023 mennessä. Tähän tavoitteeseen päästään järjestelemällä tehtäviä uudelleen, lopettamalla ydintehtävään kuulumattomia tehtäviä, ulkoistamalla kannattavuudeltaan haastavia kohteita ja erityisosaamista tai -laitteita vaativia kohteita. Palveluiden ostamista lisätään sitä mukaa, kun työntekijämäärä vähenee eläköitymisten tai mahdollisten irtisanoutumisten kautta. Tämän vaihtoehdon vahvuutena on, että toiminnat voivat jatkua saumattomasti eikä käyttäjälle tule siirtymävaiheesta johtuvia ongelmatilanteita. Uutta henkilöstöä ei juurikaan rekrytoida, joten perehdytykseen tai työn valvontaan ei tarvitse käyttää nykyistä enempää resursseja. Vastaavasti henkilöstön itseohjautuvuus sekä vastuut lisääntyvät ja työnjohtoresurssit ohjautuvat työn tehokkuuden edelleen kehittämiseen ja valvontaan. Henkilöstön vähentyminen noudattelisi täysin arvioitua eläkeiän saavuttamistavoitetta. Osittain omana työnä ja osittain palveluiden ostona syntyvän kokonaisuuden etuna on vertailtavuuden parantuminen. Myös oman resurssitarpeen tasaamisessa voidaan joustavasti hyödyntää ulkoisen palvelutarjoajan resursseja. Tämän vaihtoehdon heikkoutena on, että henkilöstön palkkaustason säilyessä henkilöstösäästöt realisoituvat vasta henkilöstömäärän vähentymisen kautta. Siivouspalvelun laatutason säilyttämisen ehtona on tilaajaosaamiseen ja valvontaresurssiin panostaminen, koska ulkoisen siivoushenkilöstön osaamiseen ei voida vaikuttaa, vaan lopputulos määräytyy tarjouspyynnön, sopimuksen ja valvonnan kautta.