1.3.2016 HANKETUKIEN TUKIKELPOISUUS JA MAKSATUS Kaakkois-Suomen ELY-keskuksen ohje tuensaajille Mahdollisuuksien maaseutu Kaakkois-Suomi
Sisällys Sivu 1. Tukikelpoisuuden säädösperusta ja edellytykset 1 2. Maksatuksen hakuaika ja maksuerät 1 3. Maksuhakemus, liitteet ja kustannusten esittäminen 2 4. Hankintamenettelyselvitykset 4 5. Tukikelpoisuus ja todentamismateriaali kustannuslajeittain 5 6. Sanktiointi 7 7. Rahoitusosuudet ja tulot maksuhakemuksessa 8 8. Rakentamishankkeissa huomioitavaa 8 9. Tiedotusmateriaalin vaatimukset 8 10. Dokumentointi ja materiaalin säilyttäminen 9 11. Listaus tukikelvottomista kustannuksista 10 12. Maksatuksen yhteystiedot 10
1. TUKIKELPOISUUDEN SÄÄDÖSPERUSTA JA EDELLYTYKSET Hanketukien säädösperustan muodostavat mm. laki maaseudun kehittämisen tukemisesta 28/2014 ja valtioneuvoston asetus maaseudun hanketoiminnan tukemisesta 1174/2014. Viimeksi mainittua asetusta on muutettu valtioneuvoston asetuksella 539/2015. Tukiehtojen mukaisesti noudatettavaksi tulevat myös mm. laki julkisista hankinnoista 348/2007 ja kirjanpitolaki 1336/1997. Maaseutuvirasto on antanut lain 28/2014 nojalla määräyksen no 53/15 maksun hakemisesta. Tuen maksamisen edellytyksenä on, että tuensaaja on noudattanut tuen ehtoja. Tämän vuoksi on ehdottoman tärkeää, että tukipäätöksen sisältöön tutustutaan huolella. Tuen ehdot tulee olla sekä hankkeen toteutuksesta että hankkeen kirjanpidosta vastaavan henkilön tiedossa. Pääsääntöisesti jokaiselle hankkeelle järjestetään aloituskokous, jossa ELY-keskuksen henkilöt antavat opastusta tuen ehdoista. Tukipäätöksellä hyväksytään hankesuunnitelma, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma, joiden mukaan hanke on toteutettava. Jos mihin tahansa mainituista osioista tulee muutoksia, on syytä ottaa yhteyttä ELY-keskukseen. Merkittävät muutokset edellyttävät muutospäätöstä. Muutoksen merkittävyys tulee harkittavaksi tapauskohteisesti, esim. mitään prosenttirajaa ei kustannuslajien välisille poikkeamille voida asettaa. Muutoksista aiheutuvat kustannukset voivat olla tukikelpoisia vain, mikäli muutoshakemus toimitetaan ELY-keskukseen etukäteen (ennen kustannusten syntymistä) ja ELY-keskus hyväksyy muutoksen tekemällä muutospäätöksen. Vaikka tuensaaja arvioisi muutoksen vähäiseksi, on syytä olla yhteydessä ELY-keskukseen. Sähköpostia käyttämällä saa vähäistä muutosta koskevan keskustelun dokumentoitua. Jokaiseen välimaksuhakemukseen liitetään selvitys tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelman toteuttamisesta maksuhakemuksen ajalta. Vuosittaista väliraportteja ei tarvitse laatia. Viimeisen maksuhakemukseen liitetään loppuraportti, mikäli sitä ei ole jo aiemmin ELY-keskukseen toimitettu. Viimeistä maksuerää haettaessa tuensaajan tulee toimittaa myös hankkeen viimeiset seurantatiedot. Hankkeen käynnissä ollessa seurantatiedot toimitetaan kuluneen vuoden osalta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Huomioitavaa on, että tuensaajan on viivytyksettä ilmoitettava ELY-keskukselle sellaisista asemaansa, toimintaansa tai tuettavaa toimenpidettä koskevista muutoksista, joilla voi olla vaikutusta tuen maksamisen edellytyksiin tai jotka voivat johtaa tuen takaisinperintään. 2. MAKSATUKSEN HAKUAIKA JA MAKSUERÄT Maksua pitää hakea vähintään kerran vuodessa. Jos hankkeen kestoaika on enintään 24 kuukautta, maksua voidaan hakea harvemmin. Viimeisen erän maksamista on haettava neljän kuukauden kuluessa hankkeelle määrätyn toteuttamisajan päättymisestä. Päättymisen jälkeen maksettavan lomarahan, - palkan tai korvauksen osalta maksua on haettava kuukauden kuluessa siitä, kun mainittu palkkaerä on työsuhteen perusteella viimeistään maksettava. Tukea maksetaan vuosittain enintään neljässä erässä. Investointihankkeen osalta maksueriä voi kuitenkin olla yhteensä enintään kuusi. Investointihankkeen viimeinen maksuerä on oltava vähintään 20% myönnetystä tuesta. Ennakkoa maksetaan vain poikkeustapauksissa. Ennakon maksu edellyttää, että siitä on kirjaus tukipäätöksessä. Ennakko on enimmillään 20% tuen määrästä eikä se voi ylittää 100 000 euroa. Ennakonmaksu luetaan yhdeksi maksueräksi. Seuraavissa erissä sitä kuitataan kussakin 30% tuen määrästä. Tuensaajan ilmoituksella prosenttiosuutta voidaan myös nostaa. 1
3. MAKSUHAKEMUS, LIITTEET JA KUSTANNUSTEN ESITTÄMINEN Maksuhakemus laaditaan sähköisessä Hyrrä-järjestelmässä. Myös liitteet toimitetaan Hyrrä-järjestelmän kautta. Maksua voi hakea myös paperilomakkeella, jos Hyrrä-järjestelmän käyttäminen ei ole tuensaajalle mahdollista. Jos tukihakemus on toimitettu sähköisesti, myös maksuhakemus toimitetaan sähköisesti. Maksuhakemukseen liitetään (ks poikkeukset jäljempänä) - selvitys tukipäätöksellä hyväksytyn suunnitelman toteuttamisesta maksuhakemuksen ajalta tai hankkeen loppuraportti - ote pääkirjasta maksuhakemuksen kaudelta - kopiot menotositteista - maksutositteet - hankintamenettelyselvitykset - muut tarpeelliset asiakirjat maksuhakemuksen käsittelemiseksi (vaihtelee maksuhakemuksittain) Hyväksyttäviä kustannuksia ovat hankkeen toteuttamisesta aiheutuneet välttämättömät, kohtuulliset, todennettavissa olevat tuensaajan maksamat kustannukset. Jos kustannus ei kohdennu koko arvostaan hankkeelle, jako pitää tehdä perustellulla, oikeudenmukaisella ja tasapuolisella tavalla. Kustannukset pitää olla kirjattuina tuensaajan kirjanpitoon hankkeen menoksi. Kustannusten pitää olla hankkeen hyväksyttynä toteutusaikana syntyneitä. Poikkeuksen muodostavat kuitenkin investoinnin suunnittelukustannukset, jotka voidaan hyväksyä vaikka ne olisivat syntyneet ennen hankkeelle hyväksyttyä toteutusaikaa. Maksuhakemuksessa esitettyjen kustannusten euromäärän pitää vastata pääkirjanotteen kustannusten määrää, mikäli hankkeen kustannukset on valittu esitettäväksi todellisten kustannusten mukaisina. Jos hankkeelle on valittu prosenttimääräinen korvausmalli (flat rate), maksuhakemuksen ja pääkirjanotteen euromäärät eivät kaikilta osin vastaa toisiaan. Valittu kustannusmalli ilmenee tukipäätöksestä. Sitä ei voi hankkeen aikana muuttaa. Prosenttimääräinen korvausmalli (flat rate) tarkoittaa hankkeen kustannusten jakamista välittömiin ja välillisiin. Välittömät kustannukset ilmoitetaan maksuhakemuksessa sen mukaisesti kuin niitä on maksuhakemuksen kaudella syntynyt. Välittömät kustannukset todennetaan pääkirjanotteella, tositekopioilla ja maksutositteilla. Lisäksi toimitetaan hankintamenettelyselvitykset. Välilliset kustannukset ovat joko 24% ja 15% hankkeen palkkakustannuksista. Välillisistä kustannuksista ei liitetä todentamisaineistoa maksuhakemukseen. Prosenttimääräisessä korvausmallissa on tärkeää, että tuensaaja varmistaa ettei maksuhakemuksessa ole miltään osin esitetty välillisiin kustannuksiin kuuluvia eriä hankkeen välittöminä kustannuksina. Välillisiin kustannuksiin sisältyvät toimistokustannukset, hankehenkilöstön matkakustannukset, hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin, hankehenkilöstön työterveyskustannukset, hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset, tarjoilukustannukset sekä hankkeen ohjausryhmän kustannukset. 24% ja 15% flat raten ero on, että jälkimmäisessä välillisiin kustannuksiin eivät sisälly hankehenkilöstön matkakustannukset. 2
Flat rate 24% Välittömät Palkkakustannukset Palkkakustannukset, jotka aiheutuvat hankkeen toteutuksesta ja jotka voidaan osoittaa kuuluvan hankkeelle kokoaikaisella tuntikirjanpidolla. Palkkiot Esim. palkkiot, jotka maksetaan asiantuntijoille, kouluttajille. Vuokrat Ulkopuolisten tilojen vuokrat, esim. koulutus- tai infotilaisuuteen. Ostopalvelut Esim. palkanlaskenta ja kirjanpito, mikäli eivät sisälly palkkakustannuksiin, muut ostopalvelut. Muut välittömät kulut Muut matkakulut kuin hankehenkilöstön ja ohjausryhmän matkakulut, viestintäkulut (kotisivujen päivitys ja ylläpito, esitteet, lehdet, tiedotteet, ilmoituskulut, pienet mainostuotteet, esim. kynät, karkit). Flat rate 15%: Välittömät Palkkakustannukset Palkkakustannukset, jotka aiheutuvat hankkeen toteutuksesta ja jotka voidaan osoittaa kuuluvan hankkeelle kokoaikaisella tuntikirjanpidolla. Palkkiot Esim. palkkiot, jotka maksetaan asiantuntijoille, kouluttajille. Matkakustannukset Hankkeen kotimaan- ja ulkomaanmatkakustannukset ml. päivärahat ja majoituskulut lukuun ottamatta ohjausryhmän matkakuluja. Vuokrat Ulkopuolisten tilojen vuokrat, esim. koulutus- tai infotilaisuuteen. Ostopalvelut Esim. palkanlaskenta ja kirjanpito, mikäli eivät sisälly palkkakustannuksiin, muut ostopalvelut. Muut välittömät kulut Viestintäkulut (kotisivujen päivitys ja ylläpito, esitteet, lehdet, tiedotteet, ilmoituskulut, pienet mainostuotteet, esim. kynät, karkit). Välilliset Toimistokustannukset Toimiston siivous, tietopalvelu esim. ylläpito, sähköposti, tietoturva, palvelintilan vuokra, toimistotarvike- ja kalustehankinnat, posti- ja kopiokulut, toimiston vakuutukset. Hankehenkilöstön matkakustannukset Vain hankehenkilöstön kotimaan- ja ulkomaanmatkakustannukset ml. päivärahat ja majoituskulut. Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin Vain hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin. Hankehenkilöstön työterveyskustannukset Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista ja laitteista aiheutuvat kustannukset Toimitilojen vuokrakustannukset, kone- ja laitehankinnat, puhelinkulut ja puhelimet. Tarjoilukustannukset Kaikki tarjoilukustannukset, myös eri tilaisuuksien tarjoilut ja talkootarjoilut. Ohjausryhmän kustannukset Sis. ohjausryhmän matkakulut, ohjausryhmän palkkiot, ohjausryhmän tarjoilut. Välilliset Toimistokustannukset Toimiston siivous, tietopalvelu esim. ylläpito, sähköposti, tietoturva, palvelintilan vuokra, toimistotarvikeja kalustehankinnat, posti- ja kopiokulut, toimiston vakuutukset. Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin Vain hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin. Hankehenkilöstön työterveyskustannukset Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista ja laitteista aiheutuvat kustannukset Toimitilojen vuokrakustannukset, kone- ja laitehankinnat, puhelinkulut ja puhelimet. Tarjoilukustannukset Kaikki tarjoilukustannukset, myös eri tilaisuuksien tarjoilut ja talkootarjoilut. Ohjausryhmän kustannukset Sis. ohjausryhmän matkakulut, ohjausryhmän palkkiot, ohjausryhmän tarjoilut 3
Välittömät kustannukset pitää siis olla todennettavissa pääkirjanotteelta. Tositekopioihin tulee merkitä tositenumerot, jotta ne voidaan yhdistää kirjanpidon vienteihin. Maksutositteet pitää olla selkeästi yhdistettyinä tositekopioihin. Tositeaineisto liitetään maksuhakemukseen kustannuslajijärjestyksessä seuraavasti: 1) Palkat 2) Palkkiot 3) Vuokrat 4) Ostopalvelut 5) Matkakulut 6) Muut välittömät kulut Hankkeen kustannuksiin voi esittää vain tukipäätöksen mukaisia kustannuslajeja, joten kaikki yllä mainitut kustannuslajit eivät välttämättä ole käytössä. Matkakuluja ei voi esittää, jos hankkeen kustannusmalli on flat rate 24%. Maksettujen kustannusten lisäksi hankkeelle saattaa olla hyväksytty vastikkeettoman työn kustannus. Sen ilmoittamista varten on olemassa lomake 3322L. Jos pääkirjanotteen tilien otsikoista ei käy selkeästi ilmi, mihin kustannuslajiin kunkin tilin viennit kuuluvat, otteelle voi tehdä selventäviä merkintöjä. Toinen vaihtoehto on käyttää pääkirjan avainta. Maksuhakemuksen käsittely edellyttää, että jokainen esitetty tosite on jäljitettävissä kirjanpidon viennin kautta johonkin maksuhakemuksen kustannuslajiin. 4. HANKINTAMENETTELYSELVITYKSET Kustannusten kohtuullisuus todennetaan hankintamenettelyselvitysten avulla. Pääsääntöisesti kustannusten kohtuullisuus arvioidaan jo tukihakemusvaiheessa. Maksuhakemukseen liitetään hankintamenettelyselvitykset siltä osin kuin niitä ei ole tukea haettaessa toimitettu ELY-keskukseen. 2 500 euron tai sen alittavissa hankinnoissa ei selvitystä tarvitse antaa. Poikkeuksena ovat kuitenkin hankinnat, jotka on tehty tuensaajalta, hänen perheenjäseneltään, tuensaajan tai hänen perheenjäsenensä määräysvallassa olevalta yritykseltä tai tuensaajan yrityksen johtavassa asemassa olevalta henkilöltä. Näissä ns. sisäpiirihankinnoissa tukikelpoisuuden edellytyksenä on aina, että on hankittu riittävä määrä (pääsääntöisesti kolme) tarjouksia muilta asianmukaisilta tahoilta. Huomioitavaa on, että esim. yhdistyksen ollessa tuensaajana sisäpiirihankinnaksi voidaan tulkita yhdistyksen jäsenen yritykseltä tehty hankinta. Tuensaajan edun mukaista on siis hankkia aina muita tarjouksia, mikäli on riskinä, että hankinta tulkitaan sisäpiirihankinnaksi. Laki julkisista hankinnoista tulee noudatettavaksi silloin kun hankinnan ennakoitu arvo on tavara- ja palveluhankinnoissa vähintään 30 000 euroa ja rakennusurakoissa vähintään 150 000 euroa (kynnysarvot ajalta 1.1.2016, muutokset mahdollisia) ja hankinnan tekijä on hankintalain 6 :ssä määritelty hankintayksikkö. On tärkeää huomata, että mikä tahansa hankinnan tekijä on hankintayksikkö mm. silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta valtion viranomaiselta. Jos hankintalaki tulee edellä mainituilla perusteilla sovellettavaksi hankkeessa tehtävässä hankinnassa, on erityisen tärkeää selvittää hankintalain määräykset hankintamenettelylle. Neuvontaa julkisiin hankintoihin liittyen antaa Suomen Kuntaliiton ja Työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä Julkisten hankintojen neuvontayksikkö (www.hankinnat.fi). Hankintalain noudattaminen on tukipäätökseen kirjattu yleisehto. Hankintalain vastaisesti tehdyn hankinnan kustannuksiin ei voida maksaa tukea. Jos hankintalaki ei tule sovellettavaksi, ja hankinta on arvoltaan yli 2 500 euroa, voi kustannusten kohtuullisuuden todentaa useammalla tavalla. Jos hankintaan on käytettävissä viitekustannukset, kohtuullisuus voidaan perustella niiden avulla. Jos viitekustannuksia ei ole käytettävissä, hankinnan 4
kohtuullisuus on perusteltava antamalla selvitys tavanomaisesta hintatasosta tai hankkimalla riittävä (pääsääntäisesti kolme) määrä tarjouksia. Selvitykset pitää dokumentoida, eli esim. netistä hankituista hintaselvityksistä pitää tallettaa tulosteet ja mahdollisista suullisista tarjouksista tehdä muistio. Kirjallinen tarjouspyyntö ja kirjallisena pyydetyt tarjoukset on suositeltava tapa varmistaa kustannusten kohtuullisuus silloin kuin hankinnan arvo on huomattava. Maksuhakemukseen liitetään hankintamenettelyselvitykset. Selvityksen tulee sisältää vähintään hintavertailut. Isommissa hankinnoissa on hyvä toimittaa kopiot tarjouspyynnöstä ja saaduista tarjouksista. Hankintalain mukaisissa hankinnoissa tarvitaan enemmän aineistoa, jotta maksuhakemuskäsittelyssä voidaan varmistua hankintalain noudattamisesta. Toimitettavat asiakirjakopiot ovat seuraavat: Hilma-ilmoitus, tarjouspyyntö, valittu tarjous, tarjousten vertailutaulukko, hankintapäätös ja hankintasopimus. 5. TUKIKELPOISUUS JA TODENTAMISMATERIAALI KUSTANNUSLAJEITTAIN Kohdissa 3. ja 4. kerrottujen tukikelpoisuusehtojen ja todentamismateriaalivaatimusten lisäksi eri kustannuslajeissa on erityispiirteitä, jotka on tärkeä ottaa huomioon hankkeen toteutuksessa ja maksuhakemuksen laatimisessa. Palkat Tukikelpoisia ovat hankkeesta aiheutuvat palkkauskustannukset ja niihin liittyvät lakisääteiset sekä työehtosopimuksesta johtuvat kustannukset. Luontoisedut eivät kuitenkaan ole tukikelpoisia. Lomapalkat, -rahat ja korvaukset ovat tukikelpoisia sen mukaan kuin ne ovat hanketyöstä kertyneet ja tosiasiallisesti maksettu. Varauksia ei voida hyväksyä. Hankkeelle hyväksyttävä palkka ei voi ylittää vastaavasta tehtävästä yleisesti maksettavaa palkan määrää. Hankkeelle tehty työ todennetaan päiväkohtaisella tuntikirjanpidolla. Tarkoitusta varten on olemassa lomake 3321L. Tuntien lisäksi lomakkeeseen täytetään päiväkohtaisesti selite tehdystä työstä. Pelkkä hanketyö ei ole riittävä selite. Huomioitavaa on, että tuntikirjanpito täytetään vaikka henkilö tekisi 100% hankkeen työtä. Maksuhakemukseen liitetään kopiot työsopimuksista sekä muista tarpeellisista asiakirjoista, joista ilmenevät palkkojen määrät ja niiden perusteet. Lakisääteisistä sivukuluprosenteista on aiheellista toimittaa listaus. Lisäksi lomapalkkojen, -rahojen ja korvausten kohdentamisesta hankkeelle tulee toimittaa selvitys. Jos hankkeen työntekijä ei ole tukea haettaessa ollut tuensaajan vakinaisen viran haltija tai toistaiseksi voimassa olevassa kokoaikaisessa työsuhteessa oleva työntekijä ja virka tai toimi täytetään yli vuodeksi: Henkilön palkkakulu voi olla tukikelpoista vain, jos virka tai toimi on ollut julkisesti haettavana. Julkinen haku todennetaan toimittamalla tuloste te-palvelut.fi -sivustolta tai kopio lehti-ilmoituksesta. Henkilön tehdessä hankkeen työtä vain osan työajastaan julkisen haun vaatimus tulee kyseeseen jos henkilön hanketyön kokonaismäärä ylittää yhden vuoden. Palkkojen osalta menotositteena hyväksytään varsinainen menotosite, vaihtoehtoisesti voidaan hyväksyä ote pääkirjasta tai palkkakirjanpidosta, jossa on näkyvissä palkkojen ja sivukulujen meno- ja velkakirjaukset. 5
Prosenttiperusteisessa kustannusmallissa palkkakustannukset ovat pohjana välillisten kustannusten laskennalle. Laskennallisina yleiskuluina esitetään joko 24% tai 15% palkkakustannusten määrästä. Mahdolliset tukikelvottomat palkkakustannukset pienentävät yleiskulujen hyväksyttävää määrää. Palkkiot Hankkeelle hyväksyttävä palkkio ei voi ylittää vastaavasta tehtävästä yleisesti maksettavaa palkkion määrää. Tämä asia tuensaajan on voitava todentaa, esim. esittämällä yleisesti käytössä oleva palkkiohinnasto. Palkkioiden osalta menotositteena hyväksytään varsinainen menotosite, vaihtoehtoisesti voidaan hyväksyä ote pääkirjasta tai palkkakirjanpidosta, jossa on näkyvissä palkkion ja sivukulujen meno- ja velkakirjaukset. Vuokrat Prosenttiperusteisen kustannusmallin mukaan hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista aiheutuvat kustannukset kuuluvat välillisiin kustannuksiin. Välittömiin kuuluvat ulkopuolisten tilojen vuokrat, esim. koulutus- tai tiedotustilaisuuksissa. Jos yksittäisen tilaisuuden tai yhtenä hankintana tehdyn tilaisuussarjan vuokra ylittää 2 500 euroa, on maksuhakemuksen liitteenä toimitettava hankintamenettelyselvitys. Menotosite on vuokralasku. Koulutus- tai tiedotustilaisuuden kyseessä ollessa laskuun liitetään tilaisuuden ohjelma ja osallistujalista. Jos flat rate ei ole käytössä, hankehenkilöstön tilavuokrat kirjataan hankkeen välittömiin kustannuksiin perustellulla, oikeudenmukaisella ja tasapuolisella tavalla. Menotositteet liitetään maksuhakemukseen. Ostopalvelut Ostopalveluissa on tärkeää oikean hankintamenettelyn valinta ja sen dokumentointi (ks. kohta 4 hankintamenettelyselvitykset). Menotosite on ostolasku. Laskuun liitetään hankintamenettelyselvitys tarpeellisine asiakirjoineen. Matkakulut Prosenttiperusteisen kustannusmallin flat rate 24% mukaan hankehenkilöstön ja ohjausryhmän matkakulut kuuluvat välillisiin kustannuksiin. Muut kuin hankehenkilöstön ja ohjausryhmän matkakulut esitetään kustannuslajissa Muut välittömät kustannukset. Prosenttiperusteisen kustannusmallin flat rate 15% mukaan kaikki matkakulut lukuunottamatta ohjausryhmän matkakuluja kuuluvat välittömiin kustannuksiin. Siltä osin kuin matkakulut kuuluvat välittömiin kustannuksiin, niistä toimitetaan menotositteet maksuhakemuksessa. Menotosite voi olla ostolasku tai hyväksytty matkalasku. Matkalaskun voi tehdä lomakkeelle 3320L. Jos ostopalvelun (esim. matkatoimiston laskut kyseisestä matkasta) arvo ylittää 2 500 euroa, on maksuhakemuksen liitteenä toimitettava hankintamenettelyselvitys. Matkalaskuihin liitetään koulutusmatkan tai seminaariin osallistumisen kyseessä ollessa tilaisuuden ohjelma. Matkakustannukset hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisina. Matkustussäännön mukaan matkat on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin huomioon ottaen matkan ja hoidettavaksi määrättyjen tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen on mahdollista. Pääsääntöisesti on käytettävä julkisia kulkuneuvoja, oman auton käyttö vaatii hyväksyttävän perusteen. 6
Matkustussääntö rajaa myös pysäköinnin korvattavuutta: lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton seisontapaikkamaksu korvataan enintään kolmelta päivältä matkaa kohti. Ulkomaan matkojen kulut ovat tukikelpoisia vain, jos hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan on kirjattu ulkomaanmatkoja. Ulkomaan matkoista on laadittava matkakertomus, joka toimitetaan ELY-keskukseen viimeistään maksatusta haettaessa. Virkamiehen matkakustannukset ovat tukikelvottomia, jos tehtävä kuuluu viranhoitoon. Maksutositteet Maksutositteena hyväksytään pankin antama tiliote, pankin antama maksutosite tai maksun saajan antama yksilöity kuitti. Jos tuensaajana on julkisoikeudellinen yhteisö, maksu voidaan maksutositteen sijaan todentaa otteilla ostovelkatilistä, palkkojen, ennakonpidätyksen ja palkkojen sivukulujen velkatileistä sekä kirjanpidon pankkitililtä. Mainittu toimintatapa on perustellusta syystä mahdollista myös kun on kyse yksityisoikeudellisen yhteisön laajasta hankkeesta. Käteiskuittien osalta rahan lähde on osoitettava kirjanpitokirjauksilla tai tiliotteilla, silloin kun hankinnan arvo on merkittävä. Vastikkeeton työ Vastikkeettoman työn arvo todennetaan vastikkeetta tehdyn työn tuntikirjanpidosta. Tarkoitusta varten on olemassa lomake 3322L. Työn arvoa ei kirjata tuensaajan kirjanpitoon. Hyväksyttävää on hankkeen toteuttamiseksi tehty tarpeellinen työ, kun tekijä on yli 15-vuotias. Henkilötyön arvo on 15 euroa tunnilta, traktorilla tai vastaavalla työkoneella tehty työ lisäksi 30 euroa tunnilta (yhteensä 45 euroa tunnilta). Vastikkeettoman työn arvo ilmoitetaan maksuhakemuksessa samansuuruisena sekä kustannus- että rahoitus-osiossa. Pienhankinnat Kehittämishanketuen hyväksyttäviin kustannuksiin on mahdollista sisällyttää pienhankintoja. Pienhankinnalla tarkoitetaan vähäistä kaluste- tai laitehankintaa, ml infotaulut. Laki elinkeinotulon verottamisesta 33 määrittää yksittäisen pienhankinnan ylärajaksi 850 euroa ja pienhankintojen vuosirajaksi 2 500 euroa. 6. SANKTIOINTI On tuensaajan edun mukaista, ettei maksuhakemukseen sisällytetä tukikelvottomia kustannuksia. Mikäli tukikelvottomia kustannuksia on enemmän kuin 10 % hyväksyttävästä kustannusten määrästä, voi kyseeseen tulla sanktiomenettely. Menettelyssä hylätään tukikelvottomat kustannukset ja lisäksi samansuuruinen erä hyväksyttävistä kustannuksista. Menettelyä ei kuitenkaan sovelleta, jos voidaan vakuuttua siitä, ettei tukikelvottomien menojen esittäminen ole ollut tuensaajan syytä. 7
7. RAHOITUSOSUUDET JA TULOT MAKSUHAKEMUKSESSA Maksuhakemuksessa ilmoitetaan maksuhakemuskaudella toteutuneet rahoituserät: toimintaryhmän kuntaraha, kunnan suora rahoitus hankkeeseen, muu julkinen tuki, yksityinen rahoitus, vastikkeettoman työn arvo ja tulot. Tuki maksetaan enintään tukitasoa ja myönnettyä tukea vastaavana osuutena maksuhakemuksen hyväksyttävistä kustannuksista. Muulta osin kustannukset katetaan tukipäätöksen rahoitussuunnitelman mukaisilla rahoitusosuuksilla. Jos tuensaajan tietoon tulee, että rahoitusosuudet tulevat poikkeamaan tukipäätöksen rahoitussuunnitelmasta, on otettava yhteyttä ELY-keskukseen. Muutoshakemus ja muutospäätös voivat tulla tällöin kyseeseen. Rahoitusosuuksien kertyminen todennetaan ensisijaisesti pääkirjanotteen avulla. Lisäksi maksuhakemukseen tulee liittää selvitys rahoitusosuuksien toteutumisesta maksuhakemuksen kaudella. Selvitykseen tarvitaan tiedot maksajatahoista, maksusuoritusten euromääristä ja maksupäivistä. Hankkeen tulot kirjataan hankkeen kirjanpitoon. Hankkeen toteutusaikana saadut tulot ilmoitetaan maksuhakemuksissa. Hankkeen tuloja ovat hankkeen toteuttamiseksi hankittujen tavaroiden ja palvelujen sekä hankkeen tuotosten myynnistä saadut tulot sekä hankkeen hyödykkeistä ja toimitiloista saadut käyttökorvaukset. Hankkeessa, jossa tuki maksetaan toteutuneiden kustannusten perusteella ja tukikelpoiset kustannukset ovat enintään 50 000 euroa, tuloja ei tarvitse ilmoittaa. Hankkeessa, jossa tukikelpoiset kustannukset ylittävät 1 000 000 euroa, tulot saattavat tulla huomioitaviksi myös hankkeen päättymisen jälkeiseltä ajalta. Tällaisessa tapauksessa asiasta on kirjaus tukipäätöksen ehdoissa. 8. RAKENTAMISHANKKEISSA HUOMIOITAVAA Viranomaisluvista ja rekisteröintimaksuista aiheutuvat kustannukset ovat rakentamishankkeissa tukikelpoisia, samoin kuin hankkeen toteutusaikaan kohdistuvat palo- ja talkoovakuutusmaksut. Maksuhakemukseen tulee liittää kopiot rakennuslupapäätöksessä edellytettyjen katselmusten pöytäkirjoista. Tuen viimeisen erän maksamisen edellytyksenä on, että loppukatselmus on hyväksytysti suoritettu. Tuen viimeinen erä on vähintään 20% myönnetyn tuen määrästä. Jos julkisen tuen määrä rakentamishankkeessa tai muussa investoinnissa ylittää 50 000 euroa, tuensaajan on kiinnitettävä tiedotuskyltti kohteeseen näkyvälle paikalle hankkeen toteuttamisajaksi. Jos julkisen tuen kokonaismäärä ylittää 500 000 euroa, tiedotuskyltin on oltava paikoillaan hankkeen toteuttamisajan lisäksi viisi vuotta loppumaksun ajankohdasta eteenpäin. Kyltit saa ELY-keskukselta tai Leader-ryhmältä. 9. TIEDOTUSMATERIAALIN VAATIMUKSET Tiedotusmateriaalissa on käytettävä EU-lippua ja maaseuturahaston tunnuslausetta seuraavasti: Jos hankkeen rahoitus on tullut Leader-ryhmän kautta, on käytettävä myös EU:n Leader-logoa. 8
Lisäksi tiedottamisessa voi käyttää ohjelmakaudelle 2014-2020 suunniteltua graafista ilmettä ja maaseutu2020-logoa. Tiedotusmateriaalilla tarkoitetaan nettisivuja, julkaisuja, esitteitä, PR-materiaalia, lehti-ilmoituksia ja muuta vastaavaa materiaalia. Julkaisuissa EU-lippu ja rahaston tunnuslause sijoitetaan nimilehdelle. Jos on kyse pienistä esineistä, esim. mainoskynistä, rahaston tunnuslauseen sijaan voi käyttää sanaa Maaseuturahasto. Jos julkisen tuen määrä hankkeessa ylittää 10 000 euroa, on hanketta ja sille saatavaa EU-tukea esittelevä A3-kokoinen juliste sijoitettava näkyvälle paikalle. Julistepohjan saa osoitteesta www.maaseutu.fi (-> hakijalle > tuensaajan viestintäohjeet). KaakonKantri-hanke tiedottaa Kaakkois-Suomessa Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman tarjoamista mahdollisuuksista ja nostaa esiin ohjelman tuloksia. Tähän viestintävälineeseen voi tutustua osoitteessa www.kaakonkantri.fi. 10. DOKUMENTOINTI JA MATERIAALIN SÄILYTTÄMINEN Tuensaajan on säilytettävä kirjanpito, muistiinpanot ja tositteet vähintään kolme vuotta siitä, kun Euroopan komissio suorittaa ohjelman viimeisen rahoitusosuuden maksun, arvion mukaan vuoden 2027 loppuun. Maa- ja metsätalousministeriö ja Maaseutuvirasto suorittavat tarkastuksia tuen myöntämiseen, maksamiseen ja käyttöön liittyvien edellytysten noudattamisen valvomiseksi. ELY-keskuksella on vastaava oikeus tuensaajien osalta. Kirjanpitomateriaalin ohella on tärkeää säilyttää muu materiaali, jolla tuen ehtojen noudattaminen voidaan todentaa. Muistinvaraisesti todentamista ei voi tehdä, vaan kaikki dokumentointi tulee olla kirjallista. Tositeaineistoon on aiheellista liittää tarpeelliset dokumentit jo kun kuluja viedään kirjanpitoon. Tärkeimpiä ovat hankintamenettelyasiakirjat. Matkakuluja kirjattaessa laskuihin on mahdollisesti liitettävä koulutustilaisuuden ohjelma tai ulkomaanmatkan kyseessä ollessa matkakertomus. Lehtiilmoituslaskuun on aiheellista liittää kopio ilmoituksesta. Koulutus- tai tiedotustilaisuuksien kuluja kirjattaessa on tarpeen liittää laskuun tilaisuuden ohjelma ja osallistujalista. Esitehankinnoissa tositteeseen on hyvä liittää mallikappale esitteestä. 11. LISTAUS TUKIKELVOTTOMISTA KUSTANNUKSISTA Tukea ei myönnetä: 1) sellaisten hankintojen kustannuksiin, jotka on tehty hakijalta, hänen perheenjäseneltään, hakijan tai hänen perheenjäsentensä määräysvallassa olevalta yritykseltä tai hakijan yrityksen johtavassa asemassa olevalta henkilöltä, jollei hankinnasta ole hankittu riittävästi tarjouksia muilta asianmukaisilta tahoilta 2) korkoihin, provisioihin ja varainsiirtoveroon sekä muihin investoinnin tai muun toimenpiteen rahoituksesta aiheutuviin kustannuksiin 9
3) leasingkustannuksiin, jos sopimuksen kohteena oleva kone tai laite sopimusehtojen mukaisesti siirtyy hakijan omistukseen 4) osamaksulla hankittavan koneen tai laitteen maksueriin, jos hankitun omaisuuden omistusoikeus ei siirry hankkeen toteutusaikana 5) arvonlisäveroon, joka ei jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi ja hakija ei esitä selvitystä siitä, että kustannuksesta ei ole mahdollista saada arvonlisäveron palautusta 6) kustannuksiin, jotka eivät jää hakijan lopulliseksi menoksi palautuksen, hyvityksen tai muun vastaavan syyn johdosta 7) kustannuksiin, jotka aiheutuvat hakijan muusta kuin hankkeen toteuttamiseen liittyvästä säännöllisestä tavanomaisesta toiminnasta tai siihen liittyvästä suhdetoiminnasta 8) palkkoihin ja palkkioihin siltä osin, kuin ne ylittävät vastaavasta tehtävästä yleisesti maksettavan palkan ja palkkion määrän 9) muihin palkkaukseen kuuluviin kustannuksiin kuin lakisääteisistä tai työnantajaa velvoittavasta työehtosopimuksesta johtuviin kustannuksiin 10) matkakustannuksiin siltä osin, kuin ne ylittävät määrän, joka korvattaisiin matkan suorittamisen aikana voimassa olevan valtion matkustussäännön mukaan 11) sellaisen työntekijän palkkauksesta aiheutuviin kustannuksiin, joka ei ole tukea haettaessa ollut hakijan vakinaisen viran haltija tai toistaiseksi voimassa olevassa kokoaikaisessa työsuhteessa oleva työntekijä, jos virka tai toimi täytetään yli vuodeksi eikä kyseinen virka tai toimi ole ollut julkisesti haettavana 12) virkamiehen matkakustannuksiin ja kokouspalkkioihin, jos tehtävä kuuluu virkamiehen viranhoitoon Listaus ei ole kattava. KAAKKOIS-SUOMEN ELY-KESKUKSEN MAKSATUKSEN YHTEYSTIEDOT Maksatusta koskevissa asioissa voitte ottaa yhteyttä ELY-keskuksen maksatustarkastajiin: Kirsi Hyrkäs Arja Jaakkola Tuula Puolakka 0295 029 104 0295 029 048 0295 029 125 etunimi.sukunimi@ely-keskus.fi 10