Tietokannat PERUSMATERIAALI Microsoft Access 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty 28.9.2009 materiaalimyynti@piuha.fi Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright
Tietokannat Microsoft Access 2007 2/26 Materiaalin tekijänoikeus Tämän materiaalin tekijänoikeuden omistaa Piuha Atk-koulutus- ja suunnittelu Iisakki Pirilä. Materiaalin tekstin ja kuvien jäljentäminen ilman lupaa painamalla, monistamalla, skannaamalla tai muilla tavoin kielletään tekijänoikeuslain mukaisesti. Myös materiaalin jakaminen verkkopalvelussa sekä materiaalin osien julkaiseminen verkkosivuilla ilman tekijän lupaa on kielletty. Materiaalissa käytetyt valmistaja- ja tuotenimet ovat omistajiensa rekisteröityjä tavaramerkkejä. Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset Mahdolliset korjaukset ja parannusehdotukset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen materiaalimyynti@piuha.fi
Tietokannat Microsoft Access 2007 3/26 Sisällysluettelo MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 4 ACCESSIN KÄYNNISTÄMINEN... 4 TIETOKANTOJEN PERUSTEET... 5 MIKÄ ON TIETOKANTA?... 5 TIETOKANNAN OSAT... 5 Taulukko... 5 Tietue... 6 Kenttä... 6 RELAATIOMALLI... 7 Perusavain... 7 Viiteavain... 8 Yhteydet... 8 ACCESS 2007:N UUDET OMINAISUUDET... 9 ALOITUSSIVU JA VALMIIT TIETOKANTAMALLIT... 9 KENTTÄ- JA TAULUKKOMALLIT... 9 ACCESS 2007:N TALLENNUSMUOTO JA YHTEENSOPIVUUS... 10 KOHTEEN MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON... 10 UUDISTETTU KÄYTTÖLIITTYMÄ... 10 VALINTANAUHA (RIBBON) JA VÄLILEHDET... 10 TIEDOSTOJEN LIITEKENTÄT... 12 NÄKYMÄT JA UUSI ASETTELUNÄKYMÄ LOMAKKEISSA JA RAPORTEISSA... 12 OFFICE-PAINIKE (OFFICE BUTTON)... 13 PIKATYÖKALURIVI (QUICK ACCESS TOOLBAR)... 13 PIKANÄPPÄIMET... 14 SIIRTYMISRUUTU... 14 TIETOKANTAOBJEKTIT VÄLILEHTINÄ... 14 ACCESSIN PERUSTOIMINTOJA... 14 UUDEN TIETUEEN LISÄÄMINEN TAULUKKONÄKYMÄSSÄ... 15 TIETOJEN MUUTTAMINEN SUORAAN TAULUKKOON... 15 TIETUEEN POISTAMINEN... 15 TIETOJEN LAJITTELU, ETSIMINEN JA SUODATTAMINEN... 15 UUDEN TIETOKANNAN LUOMINEN JA TAULUKOIDEN LUOMINEN... 17 UUDEN TIETOKANNAN LUOMINEN... 17 UUDEN TAULUKON LUOMINEN RAKENNENÄKYMÄSSÄ... 17 KYSELYT... 20 HAKUKYSELYN LUOMINEN RAKENNENÄKYMÄSSÄ... 20 HAKUEHDOISSA USEIN TARVITTAVIA OPERAATTOREITA... 24 PERUSLOMAKKEEN LUOMINEN JA KÄYTTÄMINEN... 25 LOMAKKEEN LUOMINEN NOPEASTI... 25 RAPORTTIEN LUOMINEN JA MUOKKAAMINEN... 26 RAPORTIN LUOMINEN HELPOSTI... 26 RAPORTIN RYHMITTELY, LAJITTELU JA SUMMAT... 26
Tietokannat Microsoft Access 2007 4/26 Materiaalin versiosoveltuvuus ja kieli Materiaalin kuvat ja esimerkit ovat suomenkielisen Microsoft Accessin versiosta 2007. Toimintojen ja termien englanninkieliset nimet on pääosin jätetty pois, jotta materiaali pysyisi tiiviinä. Avaintermit löytyvät myös englanniksi. Mikäli käytössä on Office-paketin monikielinen versio, saa käyttöliittymän halutessaan vaihdettua kokonaisuudessaan suomenkieliseksi apuohjelmalla, joka löytyy: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Tools Microsoft Office 2007 Language settings Uusi kieli tulee käyttöön, kun Office-sovellukset seuraavan kerran käynnistetään. Accessin käynnistäminen Saat käynnistettyä Access-tietokantaohjelman mm. 1. Käynnistä-valikosta Access-käynnistyy aloitussivulle 2. Kaksoisnapsauttamalla Access-tietokantaa tiedostohallinnassa Access käynnistyy ja avaa suoraan valitsemasi tietokannan. (Joihinkin koneisiin on työpöydälle lisätty myös pikakuvakkeet Accessiin ja muihin Officesovelluksiin.)
Tietokannat Microsoft Access 2007 5/26 Tietokantojen perusteet Mikä on tietokanta? Tietokanta on tiettyyn tarpeeseen tai ongelmaan suunniteltu tietovarasto, johon voidaan tallentaa kaikki aiheen kannalta oleellinen tieto. Tietokanta eroaa Excel-työkirjasta monessakin suhteessa: Jokainen tietokanta on suunniteltu johonkin tiettyyn käyttöön: Aluksi mietitään tarkkaan mitä toimintoja tietokannalta halutaan ja minkälaista tietoa siihen tullaan syöttämään Hyvin suunniteltu ja käyttöliittymältään viimeistelty tietokanta helpottaa tavallista käyttäjää o Tiedon syöttäminen ja päivittäminen valmiilla lomakkeella on helppoa o Tietokanta pitää huolen tiedon eheydestä o Vääränmuotoisen tiedon syöttäminen on estetty o Käyttäjiä ja päivittäjiä voi ongelmitta olla useita Tietokannasta voidaan tehdä mm. hakukyselyjä tehokkaan kyselykielen (SQL) avulla Tietokannasta saadaan helposti erilaisia raportteja Tietokannan osat Taulukko Taulukko (table) on tietokannan perusosa, kaikki tietokannan sisältämä tieto on järjestetty taulukoiksi. Taulukko on kokoelma yhteen asiaan liittyviä tietoja. Excelin tapaan taulukko koostuu riveistä (tietokannassa tietue) ja sarakkeista (tietokannassa kenttä).
Tietokannat Microsoft Access 2007 6/26 Taulukko: Asiakkaat TIETUE KENTTÄ Tietue Taulukon vaakasuorasta rivistä käytetään tietokannoista nimitystä tietue (record). Tietue sisältää aina yksittäisen asian kaikki tiedot, esimerkiksi Asiakkaat-taulukossa yksi tietue sisältää aina yhden asiakkaan kaikki tiedot (nimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero jne.) Suurten tietokantojen taulukot saattavat sisältää tuhansia tai jopa miljoonia rivejä eli tietueita. Kenttä Taulukon pystysuorista sarakkeista käytetään tietokannassa nimitystä kenttä. Suunnitteluvaiheessa päätetään, mitä kenttiä taulukossa tarvitaan eli mitä tietoja siihen tullaan syöttämään. Esimerkin Asiakkaat-taulukossa kenttiä ovat Asiakasnro, Yrityksen nimi, Sukunimi, Etunimi, Lähiosoite, Postinro ja Postitoimipaikka. Kenttään syötettävä tieto voidaan määritellä tietynlaiseksi. Esimerkiksi Asiakasnumerokenttään valitaan tietotyypiksi Luku ja Yritys-kenttään puolestaan tietotyypiksi valitaan Teksti. Erilaisista tietotyypeistä on taulukko sivulla 19.
Tietokannat Microsoft Access 2007 7/26 Relaatiomalli Tietokannassa pyritään välttämään tietojen toistamista ja sitä, että muuttuva tieto jouduttaisiin päivittämään useisiin paikkoihin. Tämän takia esimerkiksi pidettäessä kirjaa tilauksista ei toimita näin (kuten esimerkiksi Excel-taulukossa saatettaisiin toimia), koska sama asiakas toistuu usean tilauksen kohdalla: Yllä olevassa toistuvat mm. saman asiakkaan kohdalla aina samat yhteystiedot. Asiakkaat yhteystietoineen on järkevä tallentaa omaan taulukkoon Asiakkaat, jolloin yhteystietojen päivityskin voidaan tehdä vain yhteen paikkaan. Tilaustaulukossa ilmoitetaan vain tilauksen tehneen asiakkaan asiakasnumero: Asiakasnumero on Asiakkaat-taulukossa yksikäsitteinen. Koska kahdella asiakkaalla ei voi olla samaa asiakasnumeroa, Asiakasnro-kenttää voidaan käyttää viitattaessa tiettyyn asiakkaaseen. Perusavain Tietokannassa jokaisella taulukolla pitää olla vastaava yksikäsitteinen kenttä, jota kutsutaan perusavaimeksi (Primary Key). Perusavain yksilöi tietyn tietueen, se ei voi olla kahdella tietueella sama.
Tietokannat Microsoft Access 2007 8/26 Kaikkiin taulukoihin määritellään perusavain. Jos taulukosta ei löydy hyvää yksilöllistä kenttää (numeromuotoinen on tehokkain), sellainen luodaan juoksevalla numeroinnilla, joka Accessissa kannattaa tehdä Laskuri-tietotyypillä. Viiteavain Kun perusavainta käytetään hyväksi jossakin toisessa taulukossa, sitä kutsutaan viiteavaimeksi (Foreign Key). Esimerkissä Tilaukset-taulukossa taulukossa käytetään Asiakasnro-kenttää viittaamaan tiettyyn asiakkaaseen. Asiakasnro on tällöin viiteavaimena Tilaukset-taulukossa. Yhteydet Taulukoiden välille voidaan luoda erilaisia yhteyksiä. Kun yksi tietue taulukossa vastaa yhtä tietuetta toisessa taulukossa, kysymyksessä on yksi yhteen-yhteys. Tyypillisin yhteys on yksi moneen-yhteys, jollainen on mm esimerkin yhteys Tilaukset- ja Asiakkaat-taulukon välillä: Yhdellä asiakkaalla voi olla monta tilausta, mutta yhdessä tilauksessa voi olla vain yksi asiakas. Monimutkaisin yhteystyyppi on monta moneen-yhteys. Jos esimerkkiä laajennettaisiin vielä Tuotteet-taulukolla, joka sisältäisi yhtiön kaikki tuotteet tuotenumeroittain, tulisi Tilaukset- ja Tuotteet-taulukon välille monta moneen-yhteys. Yhdessä tilauksessa voi olla monta tuotetta, mutta yksi tuote voi myös olla monessa tilauksessa. Yleensä monta-moneen yhteys puretaan luomalla ylimääräinen taulukko, johon yhdelle riville tulee molempien taulukoiden perusavaimet (tässä esim. Tuotenro ja Tilausnro). Tällaista taulukkoa kutsutaan apu- tai liitostaulukoksi. Access 2007 sisältää kuitenkin uuden tietotyypin nimeltä moniarvokenttä. Kun valitset kentät tietotyypiksi moniarvokenttä, Access luo tarvittavan tietorakenteen monta moneenautomaattisesti. Accessin yhteydet avataan Tietokantatyökalut-välilehden Yhteydet-painikkeella. Uusi yhteys luodaan raahaamalla hiirellä: tartu kiinni perusavaimesta ja raahaa se toiseen taulukkoon sen kentän päälle, johon yhteys luodaan. Yhteyden voi poistaa valitsemalla yhteysviivan ja painamalla Delete-näppäintä.
Tietokannat Microsoft Access 2007 9/26 Access 2007:n uudet ominaisuudet Aloitussivu ja valmiit tietokantamallit Kun käynnistät Access 2007:n, esiin tulee uusi aloitussivu, josta voit valita käyttöösi jonkin uusista valmiista tietokantamalleista, luoda kokonaan uuden tyhjän tietokannan tai avata jonkin viimeksi käytetyistä tietokannoista: Valmiit mallit on luokiteltu käyttötarkoituksen mukaan pääset nopeasti alkuun, jos löydät näistä suoraan sopivan. Malli sisältää valmiiksi määriteltyjä taulukoita, lomakkeita, raportteja, makroja ja yhteyksiä. Valmiita malleja pystyy myös helposti muokkaamaan. Voit esimerkiksi poistaa turhat kentät ja lisätä tarvitsemasi uudet kentät. Jos sopivaa valmista mallia ei löydy, parhaaseen lopputulokseen pääsee usein suunnittelemalla tietokannan juuri tarvittuun käyttötarkoitukseen. Kenttä- ja taulukkomallit Access 2007 sisältää valmiita kenttämalleja, joilla voi nopeuttaa tietokannan suunnittelua. Ne ovat valmiita kenttiä, joilla on nimi, tietotyyppi, pituus ja valmiiksi määritetyt ominaisuudet. Voit vetää tarvitsemasi kentät suoraan Kenttämallit-ruudusta taulukkoon. Toinen uusi mallityyppi on taulukkomalli yksittäisten kenttien sijaan voit lisätä kerralla kokonaisen taulukon käyttämällä valmiita taulukkomalleja. Tyypillinen esimerkki on Yhteystiedot-taulukko, joka toistuu usein samankaltaisena eri tietokannoissa (etunimi, sukunimi, puhelinnumero, osoitekentät jne.).
Tietokannat Microsoft Access 2007 10/26 Access 2007:n tallennusmuoto ja yhteensopivuus Access 2007 käyttää uutta tallennusmuotoa, joka ei ole yhteensopiva vanhojen versioiden kanssa. Uudella tallennusmuodolla on tiedostopääte.accdb (vanhan pääte oli.mdb). Vanhemmat versiot eivät avaa Access 2007:lla tehtyjä tietokantoja. Jos puolestaan avaat Access 2007:ssa vanhemman Access 97 2003 -versiolla tehdyn tietokannan, ensimmäisellä kerralla kysytään, halutaanko tietokanta muuntaa uuteen.accdb-tiedostomuotoon. Uuden tiedostomuodon käyttäminen on suositeltavaa, koska tällöin käytössä on kaikki uuden version ominaisuudet (mm. moniarvokentät ja liitetiedostot). Kohteen muuntaminen PDF-muotoon Microsoftin www-sivulta voit ladata ilmaiseksi myös apuohjelman Microsoftin PDF- tai XPStiedostona tallentaminen (www.microsoft.fi ja hakusanaksi Office PDF). Tämän avulla voit muuntaa esim. raportin suoraan PDF-muotoon: Office-painike Tallenna nimellä PDF tai XPS. Vaihtoehtoisesti voit käyttää jotakin muuta PDF-muunninta (esim. Adoben maksullinen AdobePDF tai avoimen lähdekoodin ilmainen PDFCreator). Ne asentavat koneelle tyypillisesti uuden PDF-virtuaalitulostimen, jolloin PDF:n luonti voidaan tehdä: Office-painike Tulosta Tulosta ja valitsemalla tulostimeksi PDF-tulostin. Uudistettu käyttöliittymä Valintanauha (Ribbon) ja välilehdet Office 2007:n uudistetussa käyttöliittymässä on luovuttu perinteisistä valikoista. Niiden sijaan käyttäjälle pyritään järjestämään helposti saataville aina kuhunkin työvaiheeseen läheisimmin kuuluvat työkalut. Access 2007:n valintanauhalla on neljä aina käytössä olevaa välilehteä ja lisäksi tilannekohtaisia lisävälilehtiä. Kuvassa ollaan näkyvissä taulukkotyökalujen Taulukko-lisävälilehti, koska valittuna on taulukko-objekti:
Tietokannat Microsoft Access 2007 11/26 Accessin välilehtiä Komentovälilehti Tehtäviä, joita välilehden avulla voidaan tehdä Aloitus (Home) Eri näkymän valitseminen Kopioiminen ja liittäminen leikepöydältä Nykyisen fontin ominaisuuksien määrittäminen Nykyisen fontin tasauksen määrittäminen Rich Text -muotoilun käyttäminen memo-kentässä Tietueiden käsitteleminen (Päivitä, Uusi, Tallenna, Poista, Summat, Oikeinkirjoitus, Lisää) Tietueiden lajitteleminen ja suodattaminen Tietueiden etsiminen Luo (Create) Uuden tyhjän taulukon luominen Uuden taulukon luominen käyttämällä taulukkomallia Uuden tyhjän taulukon luominen rakennenäkymässä Uuden lomakkeen luominen aktiivisen taulukon tai kyselyn perusteella Uuden pivot-taulukon tai kaavion luominen Uuden raportin luominen aktiivisen taulukon tai kyselyn perusteella Uuden kyselyn, makron, moduulin tai luokkamoduulin luominen Ulkoiset tiedot (External Data) Ulkoisten tietojen tuominen tai linkittäminen ulkoisiin tietoihin Tietojen vieminen Tietojen kerääminen ja päivittäminen sähköpostitse Tallennettujen tuontien ja tallennettujen vientien luominen Tietokantatyökalut (Database Tools) Visual Basic -editorin käynnistäminen tai makron suorittaminen Taulukon yhteyksien luominen ja tarkasteleminen Objektin riippuvuuksien tai ominaisuusikkunan näyttäminen tai piilottaminen Tietokannan dokumentoinnin suorittaminen tai suorituskyvyn analysoiminen Tietojen siirtäminen Microsoft SQL Server- tai Access-tietokantaan (vain taulukot) Linkitettyjen taulukoiden hallinnan suorittaminen Access apuohjelmien hallinta Visual Basic for Applications (VBA) -moduulin luominen tai muokkaaminen Taulukko-lisävälilehti (Datasheet) Näkymän valitseminen Uuden kentän lisääminen Kentän tietotyypin vaihtaminen Yhteyksien näyttäminen
Tietokannat Microsoft Access 2007 12/26 Tiedostojen liitekentät Uuden Liite-tietotyypin avulla tietokantaan voi helposti tallentaa kaikentyyppisiä asiakirjoja ja binääritiedostoja suurentamatta tietokannan kokoa tarpeettomasti. Access 2007 pakkaa liitteet automaattisesti tilan käytön optimoimiseksi. Liitetiedostot voivat olla esimerkiksi Wordasiakirjoja, Excel-työkirjoja, PowerPoint-esityksiä tai kuvatiedostoja.yhteen tietueeseen voi liittää useampia tiedostoja. Näkymät ja uusi asettelunäkymä lomakkeissa ja raporteissa Access 2007 sisältää monia näkymiä eri käyttötarkoituksiin. Näkymää vaihdetaan Näytäpainikkeella, joka löytyy Aloitus-välilehden alusta tai tilannekohtaisen välilehden alusta. Uusi asettelunäkymä nopeuttaa helpottaa lomakkeiden ja raporttien asettelua huomattavasti. Kuvake Näkymä Taulukkonäkymä Rakennenäkymä SQL-näkymä Lomakenäkymä Raporttinäkymä Esikatselu Asettelunäkymä Pivot-taulukkonäkymä Käyttötarkoitus Voit päivittää ja lisätä tietoja suoraan taulukkoon Voit muokata aktiivisen objetkin kaikkia ominaisuuksia Näytä kyselyn SQL-kielinen lauseke Lomakkeen käyttäminen: tietojen lisääminen ja päivitys Raportin näyttäminen yhtenä pitkänä listauksena Raportin katselu sivutettuna ennen tulostamista Lomakkeen tai raportin asettelun kätevä muokkaaminen Voit luoda objektin tiedoista Pivot-taulukon Pivot-kaavionäkymä Voit luoda objektin tiedoista Pivot-kaavion
Tietokannat Microsoft Access 2007 13/26 Office-painike (Office Button) Myös Accessin asetukset löytyvät nyt täältä! Vasemmasta kulmasta löytyvä, kaikille Office 2007 -ohjelmille yhteinen Office-painike sisältää tyypillisimmät työtiedostoihin liittyvät toiminnot: Avaaminen Tallentaminen Tulostaminen ja esikatselu Sähköpostin liitteenä lähettäminen Julkaiseminen mm. PDF-muotoon Lisäksi Office-valikosta pääsee säätämään ohjelman asetuksia mieleisekseen (aiemmin valikkokomennolla Työkalut Asetukset) Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) Nuolesta klikkaamalla pääset mukauttamaan pikatyökaluriviä!
Tietokannat Microsoft Access 2007 14/26 Office-painikkeen vierestä löytyvä pikatyökalurivi sisältää monissa työvaiheissa tarvittavia yleisiä toimintoja. Kuvassa ovat oletustyökalut Tallentaminen, Kumoa ja Tee uudelleen pikatyökaluriville voi myös itse valita haluamansa useimmin käytetyt toiminnot. Pikanäppäimet Yleisimmät aiemmista versioista tutut pikanäppäinkomennot on säilytetty (esim. CTRL + S tallentaa, CTRL + P tulostaa). Tämän lisäksi ALT-näppäimen painaminen tuo työkalun päälle näkyviin kunkin työkalun uuden näppäinkomennon, joka toimii ALT-näppäimen kanssa yhtä aikaa tai erikseen ensin ALT ja sitten haluttu kirjan/numero. Siirtymisruutu Kun avaat tietokannan tai luot uuden tietokannan, vasempaan laitaan ilmesttyy uusi siirtymisruutu. Tässä ruudussa näkyvät kaikki tietokannan objektit eli esimerkiksi taulukot, lomakkeet ja raportit. Siirtymisruudusta napsauttamalla voit avata haluamasi kohteen. Siirtymisruutu korvaa Accessin aiemmissa versioissa käytetyn tietokantaikkunan. Jos käytit aiemmassa versiossa jonkin tehtävän suorittamisessa tietokantaikkunaa, käytä Access 2007 -versiossa siirtymisruutua. Jos haluat esimerkiksi lisätä taulukkoon rivin taulukkonäkymässä, avaa taulukko siirtymisruudusta. Tietokantaobjektit välilehtinä Access 2007:n oletustapa on näyttää avoinna olevat tietokantaobjektit välilehtinä: Saat perinteiset päällekkäiset ikkunat käyttöön Office-painike Accessin asetukset Avoinna oleva tietokanta. Accessin perustoimintoja Seuraavassa esitellään joitakin Accessin perustoimintoja, jotka voit tehdä suoraan taulukkonäkymässä. Valitse haluamasi taulukko siirtymisruudusta.
Tietokannat Microsoft Access 2007 15/26 Uuden tietueen lisääminen taulukkonäkymässä Taulukon viimeisellä rivillä on valmiiksi tähdellä varustettu tyhjä rivi, johon voit syöttää uuden tietueen: Saat uuden tietueen rivin näkymiin nopeasti myös napsauttamalla tähti-kuvaketta siirtymispainikkeista. Jos ensimmäisen kentän tietotyyppi on Laskuri, kentässä lukee teksti Uusi etkä voi itse kirjoittaa siihen arvoa, vaan Access ottaa seuraavan arvon automaattisesti, kun siirryt toiseen kenttään: Kenttien välillä voi siirtyä hiirellä ja nuolinäppäimillä. Sarkain-näppäimellä voi siirtyä seuraavan kenttään. Huomaa, että et voi syöttää kenttään tietotyyppiin sopimatonta tietoa. Myös syöttörajoitteilla ja kelpoisuussäännöillä on voitu rajoittaa, mitä tietoa kenttään voi kirjoittaa. Jos puolestaan kenttään on tehty määritys Arvo tarvitaan, et voi jättää kenttää tyhjäksi. Tietojen muuttaminen suoraan taulukkoon Samassa näkymässä voit muuttaa taulukossa jo olevia tietoja siirtymällä haluttuun kenttään ja kirjoittamalla uuden arvon. Uusi arvo tallentuu tietokantaan välittömästi, kun arvo on syötetty ja hyväksytty. Tässä suhteessa tietokanta eroaa muiden sovelluksien tiedostoista, sillä syötettyjä tietoja ei tarvitse erikseen tallentaa, vaan ne menevät välittömästi tietokantaan. Tietueen poistaminen Voit poistaa tietueen taulukkonäkymässä napsauttamalla hiiren oikealla haluamasi tietueen edessä valintaneliön päällä ja valitsemalla apuvalikosta hiiren oikealla Poista tietue. Useamman tietueen voit poistaa valitsemalla ne rivien alussa olevilla valintaneliöillä ja painamalla Delete-näppäintä. Tietojen lajittelu, etsiminen ja suodattaminen Tietokannan toiminnan kannalta on yhdentekevää, missä järjestyksessä tietueet taulukkonäkymässä ovat. Laskuri-tyyppisestä perusavainkentästä saattaa myös hyvin kokonaan puuttua välistä tiettyjä numeroita, koska tietokantojen laskurit eivät täytä tyhjiä
Tietokannat Microsoft Access 2007 16/26 välejä, vaikka jokin tietue poistettaisiinkin. Oleellista on, että tietyllä perusavaimella löytyy oikea tietue, esimerkiksi tietyllä asiakasnumerolla oikean asiakkaan tiedot. Taulukon tietojen tarkastelua ja tietojen etsimistä varten on kuitenkin usein hyödyllistä lajitella tietueet tiettyyn järjestykseen. Access 2007:ssa taulukkonäkymässä tämä on helppoa: napsauta haluaamaasi kentän nimeä taulukon ylälaidassa, niin saat Excel 2007:stä tutun valikon, josta voit lajitella tiedot nousevasti/laskevasti tai suodattaa vain haluamasi kohteet. Mikäli kenttä on tekstityyppinen, käytössäsi on myös monipuolisia tekstisuodattimia. Numerokentillä on taas käytössä erilaisia tehokkaita numerosuodattimia. Voit käyttää tietojen etsimiseen taulukosta myös Aloitus-välilehdeltä löytyvää Etsi-toimintoa:
Tietokannat Microsoft Access 2007 17/26 Uuden tietokannan luominen ja taulukoiden luominen Uuden tietokannan luominen Voit luoda uuden tyhjän tietokannan Aloitus-sivulta (Office-painike Uusi): 1. Valitse Tyhjä tietokanta: 2. Kirjoita uuden tietokannan tiedostonimi sille varattuun kenttään ja napsauta Luo: Voit vaihtaa myös tallennuskansion Uuden taulukon luominen rakennenäkymässä Ensimmäisenä tehtävänä uudessa tietokannassa on yleensä taulukkojen luominen suunnitellun rakenteen mukaan. Uusi tyhjä tietokanta sisältää jo yhden tyhjän taulukon nimeltä Taulukko1. Voit käyttää tätä tai luoda taulukon Luo-välilehden Taulukon rakennenäkymä - painikkeella. Jo olemassa olevassa taulukossa pääset rakennenäkymään Näytä Rakennenäkymä. Rakennenäkymässä pystyt vapaasti päättämään kaikki taulukon kentät ja niiden ominaisuudet:
Tietokannat Microsoft Access 2007 18/26 Taulukkoon tulevat kentät kirjoitetaan allekkain omille riveilleen. Perusavaimeksi määriteltävä kenttä kannattaa olla ensimmäisenä ja muut loogisessa syöttöjärjestyksessä. Kentän nimen jälkeen valitaan kentän tietotyyppi valmiista luettelosta nuolta napsauttamalla. Kuvaus-kohtaan voi kirjoittaa, mitä tarkoitusta varten kenttä on tietokannasa ja ylimääräisiä kommentteja siihen liittyen. Tietotyyppi Kentän sisältö
Tietokannat Microsoft Access 2007 19/26 Accessin tietotyypit Tietotyyppi Teksti Memo Luku Pvm./klo Valuutta Laskuri Kyllä/Ei OLE-objekti Hyperlinkki Tiedostoliite Ohjattu haku Käyttötarkoitus Tekstiä tai lukuja, merkkejä enintään 255 kpl Pitkä teksti, merkkejä enintään 65 535 kpl Numeerisia arvoja (voidaan käyttää laskutoimituksissa) Päivämäärä ja/tai aika Rahamäärää kuvaava arvo Automaattinen laskuri, joka kasvaa yhdellä, kun taulukkoon lisätään uusi tietue Kenttään voidaan syöttää vain Kyllä tai Ei Linkitetty tai upotettu Word-asiakirja, Excel-taulukko, kaavio, kuva, multimediatiedosto yms. Kenttä, josta voidaan siirtyä esimerkiksi WWW-sivulle Voit liittää tietokantaan minkä tahansa tiedoston. Haluttaessa tiedostoa voidaan myös muokata. Joustavampi ja tehokkaammin pakkautuva kuin OLE-objekti. Kenttään haetaan arvo jostain toisesta taulukosta Lisäksi kullekin kentälle voidaan tyypistä riippuen määritellä monia ominaisuuksia: Tekstimuotoisessa tiedossa Kentän koko määrittelee, montako merkkiä kenttään voidaan syöttää. Tietokannan koon ja tehokkuuden takia ylisuurta kokoa on turha varata. Muoto vaikuttaa vain arvon esittämistapaan, esim, >-merkillä kaikki kirjaimet näytetään isolla. Oletusarvo voidaan antaa, jos halutaan, että kenttään tulee uuttaa tietuetta lisättäessä valmiiksi jokin arvo, vaikka kenttään ei syötettäisikään mitään. Arvo tarvitaan määrittää, voiko kentän jättää tyhjäksi.
Tietokannat Microsoft Access 2007 20/26 Napsauttamalla jotakin kohtaa rakennenäkymässä ja painamalla F1, saat kohtaan liittyvän hyödyllisen ohjeen (mm. tietotyypit ja syöttörajoitteet). Perusavain määritellään valitsemalla haluttu kenttä ja napsauttamalla Rakennelisävälilehdeltä Perusavain-painiketta. Kun olet syöttänyt tarvittavat kentät, asettanut perusavaimen, määrittänyt kenttien tietotyypit ja tarvittaessa kenttien lisäominaisuudet, uusi taulukko tallennetaan valitsemalla esim. Office-painike Tallenna. Taulukolle annetaan nimi ja napsautetaan OK. Access myös kysyy taulukon tallentamisesta, jos sitä yritetään sulkea tallentamatta. Jos et ole määrittänyt perusavainta, Access tarjoutuu tekemään uuden laskurityyppisen perusavainkentän. Kyselyt Hakukyselyn luominen rakennenäkymässä Hakukyselyn tarkoitus on hakea tietokannasta tietueet, jotka täyttävät annetut ehdot. Monipuolisimmin kyselyä pääsee muokkaamaan rakennenäkymässä napsauttamalla Luo-välilehden Kyselyn rakennenäkymä -painiketta. Ensin valitaan taulukot, jotka halutaan ottaa kyselyyn mukaan. Napsauta lisättävän taulukon nimeä listasta ja Lisää. Valitse kaikki ne taulukot, joista tarvitset tietoja. Lopuksi napsauta Sulje.
Tietokannat Microsoft Access 2007 21/26 Lisää seuraavaksi kyselyyn kaikki ne kentät, joista tarvitset tietoja tai joita käytät hakuehdoissa. Kenttä lisätään kyselyyn raahaamalla tai kaksoisnapsauttamalla halutun kentän nimeä: Kirjoita Ehdot-riville ja haluttuun sarakkeeseen ehto, jonka pitää täyttyä, jotta tietue tulee mukaan hakukyselyn tuloksiin. Alla olevassa esimerkissä on valittu Kirjat-taulukosta kentät KirjanNimi, Sukunimi, Julkaisuvuosi, Kustantaja ja Kovakantinen. Ehdoiksi on laitettu Sukunimi: Calvino ja Kovakantinen: Ei. Access tekee lainausmerkit merkkijonoihin automaattisesti, Kyllä/Ei-tyyppisen kenttään voi hakuehdoksi kirjoittaa suoraan joko Kyllä tai Ei. Nyt kysely hakee vain pehmeäkantisia kirjoja, joissa tekijän sukunimi on Calvino:
Tietokannat Microsoft Access 2007 22/26 Lopuksi valitaan, mitkä kentät halutaan näkymään hakutuloksissa: onko kentän kohdalla ruksi Näytä-rivillä. Hakutulokset kannattaa myös lajitella järkevästi haluamansa kentän mukaan klikkaamalla kenttää Lajittelu-rivillä ja valitsemalla Nouseva/Laskeva. Esimerkissä ei näytetä kenttiä Sukunimi ja Kovakantinen (hakuehdoissahan niitä toki käytetään). Lisäksi lajitellaan tulokset nousevasti julkaisuvuoden mukaan: Lopuksi suoritetaan kysely napsauttamalla huutomerkillä varustettua Suoritapainiketta. Hakuehdot täyttäviä tuloksia saadaan esimerkissä viisi ja niistä näytetään edellisessä kohdassa valitut kentät: Jos tulokset eivät vaikuta oikeilta tai hakukyselyä halutaan muokata,rakennenäkymään pääsee takaisin Näytä-painikkeella.
Tietokannat Microsoft Access 2007 23/26 Kyselystä voi poistaa kentän valitsemalla sen hiirellä ylälaidasta ja painamalla Deletenäppäintä. Kyselyssä mukana olevien kenttien järjestystä voi muuttaa hiirellä raahaamalla, ylälaidasta tarttumalla: Lopuksi kysely kannattaa tallentaa myöhempää käyttöä varten (Officepainike Tallenna). Tämän jälkeen löydät kyselyn siirtymisruudusta.
Tietokannat Microsoft Access 2007 24/26 Hakuehdoissa usein tarvittavia operaattoreita Hakulauseissa tarvittavia operaattoreita Operaattori Selitys Esimerkki = Yhtä suuri kuin Tuotteen hinta: =5000 > Suurempi kuin Tuntipalkka: >22,50 < Pienempi kuin Tuntipalkka: <22,50 >= Suurempi tai yhtä suuri Nolla tai positiivinen: >=0 <= Pienempi tai yhtä suuri Nolla tai negatiivinen: <=0 <> Erisuuri kuin Ei nolla: <>0 * Korvaa minkä tahansa merkkijonon K-kirjaimella alkavat teokset: K*? Korvaa minkä tahansa Esim. nimet Tuomi, Suomi, Luomi:?uomi yksittäisen merkin NOT Negaatio Muut postitoimipaikat kuin Espoo: NOT espoo AND Ja Postitoimipaikka Helsinki ja yritysmuoto OY: [ptpaikka] = helsinki AND [yritysmuoto] = oy OR Tai Vantaalaiset ja helsinkiläiset asiakkaat: vantaa OR helsinki YES NO Kyllä/Ei-kentän arvo on Kyllä Kyllä/Ei-kentän arvo on Ei NULL Tyhjä kenttä Työsuhde ei ole päättynyt: [lopetuspvm] IS NULL DATE() Tämä päivä Tänään kirjatut: date() IN Jokin luetelluista IN ( helsinki ; espoo ; vantaa ) BETWEEN- AND Määritellyltä väliltä Tuntipalkka 10-25 euron välillä: BETWEEN 10 AND 25 Taulukon operaattoreita voi vapaasti yhdistellä halutunlaisen kyselyn tekemiseksi. Alla olevassa esimerkissä haetaan kaikki kirjat, joiden julkaisuvuosi on ennen vuotta 1970, joiden tekijä loppuu -nen tai -la ja jotka ovat kovakantisia: Eri kenttiin laitettujen ehtojen tulee siis kaikkien täyttyä (Access käyttää siis tässä JAoperaattoria), jotta tietue tulee mukaan tuloksiin. Allekkain tiettyyn kenttään laitetuista ehdoista puolestaan jonkun tulee täyttyä (OR-operaattori).
Tietokannat Microsoft Access 2007 25/26 Peruslomakkeen luominen ja käyttäminen Lomakkeen luominen nopeasti Access 2007:ssa on lukuisia tapoja luoda ja muokata lomakkeita, mutta eräs helppo konsti luoda lomake halutun taulukon päivittämiseen on valita taulukko siirtymäruudusta ja napsauttaa Luo-välilehdeltä löytyvää Lomake-painiketta: Saat automaattisesti lomakkeen, jossa on kaikki valitun taulukon kentät: Lomake tallennetaan samalla tavalla kuin kysely sivulla 23. Käytössä on valmiina uusi Asettelunäkymä (Näytä-painike), jossa voit raahata lomakkeen kentät haluamaasi järjestykseen ja poistaa turhat kentät Delete-näppäimellä. Lomakkeen asettelutyökalut -välilehdeltä voit myös valita lomakkeelle haluamasi ulkoasun automaattisen muotoilun valikoimista. Lomakkeen alalaidasta löydät seuraavat painikkeet: Ensimmäinen tietue Edellinen tietue Seuraava tietue Viimeinen tietue Uusi tietue
Tietokannat Microsoft Access 2007 26/26 Raporttien luominen ja muokkaaminen Raportin luominen helposti Nopeimmin pääset raportin luonnissa alkuun valitsemalla siirtymisruudusta taulukon tai kyselyn, jonka tiedoista haluat luoda raportin. Napsauta sitten Luovälilehden Raportti-painiketta. Raportti luodaan automaattisesta ja se avautuu Asettelunäkymään: Raportti tallennetaan samalla tavalla kuin kysely sivulla 23. Asettelunäkymässä voit poistaa kenttiä valitsemalla ja painamalla Delete-näppäintä. Voit myös raahata kenttiä uuteen järjestykseen ja vetää niitä leveämmäksi/kapeammaksi. Paperin reunukset näet harmaalla katkoviivalla. Raportin ryhmittely, lajittelu ja summat Napsauta Lisää ryhmittely ja valitse sitten, kenttä, jonka mukaan haluat ryhmitellä tiedot. Raportin ollessa aktiivisena löydät Muotoile-lisävälilehdeltä painikkeen Ryhmittele ja lajittele. Kun tämä on napsautettu päälle, raportin alapuolelle tulee ruutu, josta voit lisätä ryhmittelytason (esim. asiakkaat kaupungin mukaan) tai lajittelun haluamallesi tasolle. Summat-painikkeella voit mm. laskea mm. ryhmä-/kokonaissummat, keskiarvot tai lukumäärät.