JYYn tapahtumanjärjestäjäkoulutus 2016 Anna Silvola Priska Pennanen Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta
Sisältö Tapahtuman suunnittelu ja valmistelu Vastuunjako Talousarvion laatiminen & avustukset Tiedottaminen Aikataulutus Riskit & turvallisuus Lait ja luvat Jälkityöt JYYn kulttuurivaliokunta
Suunnittelu & valmistelu -Mitä, miksi ja kenelle? -Ajankohta, päällekkäisyydet? (esim JYYn kalenteri) -Tekijät, vastuun jakaminen -Tila: sijainti, toimivuus, varusteet, vuokra, esteettömyys -Mistä tila? Tilapalvelut, JYY, ravintolat, muita? -Ohjelma: kohderyhmä, hinta, paljonko odotetaan osallistujia -Huolellinen aikataulutus & alustava budjetti -Tiedottaminen ulos ja sisään -Luvat -Yritysyhteistyö ja avustukset
Vastuunjako Tapahtumalle kannattaa valita työryhmä, jonka kesken jaetaan vastuu Työryhmän johtaja Tilavastaava Ruoka- ja juomavastaava Ohjelmavastaava Tiedotus...ja niin edelleen Ympäristönäkökulman huomioiminen
Talousarvion laatiminen - Kenellä taloudellinen vastuu? Hallituksen päätös tapahtumasta - Budjetti laadittava realistisesti - Hintojen kilpailutus - Yllättäviin kuluihin varautuminen - Peruutukset
Talousarvion laatiminen TULOT Järjestön budjetti, avustukset, sponsoritulot, pääsymaksut MENOT Ohjelma, tila- ja välinevuokrat, ruoka ja juoma, yllättävät kulut, palkinnot, tekijöiden palkitseminen
Avustukset -Muista tärkeät liitteet: talousarvio ja toimintasuunnitelma/ projektisuunnitelma -Tee hakemukset ajoissa! -Epävarma tulonlähde
Mistä avustuksia: - JYYn järjestämis- ja osallistumisavustuksia: voi hakea ympäri vuoden, yksittäisiin tapahtumiin http://jyy.fi/wp- content/uploads/2011/09/avustushakemus-lomake- jyy.pdf - Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset (muutaman kerran vuodessa) - Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset - Säätiöt Muista yritysyhteistyö!
Tiedottaminen Tiedote sähköpostilistalle ja someen Muut sähköpostilistat ja FB-ryhmät Someherutus, kuvia Sähköiset tapahtumakalenterit, Jyytiset Muu media: paperilehdet, paikallisradiot Julistemarkkinointi, flaijerit Muista pitää muut tekijät ajan tasalla siitä, mitä teet tämä tekee delegoinnista helpompaa!
Aikataulutus - Tilavaraukset ja rahoitus hoidettava hyvissä ajoin! - Projektin läpiviemisen aikataulutus etukäteen - tapahtuman käsikirjoitus - Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi ja arvioi myös osallistujien aikataulu: älä aloita tapahtumaa tarpeettoman aikaisin / myöhään - Mieti myös omaa aikatauluasi.
Riskit Huono sää Yhteistyötahojen tai tekijöiden peruutukset Väkivalta ja pakokauhu Onnettomuudet ja tapaturmat Yllättävän suuri/pieni yleisömäärä Laimea meno
Turvallisuus Riskien miettiminen etukäteen Ensiapu ja järjestyksenvalvonta tarvittaessa Turvallisuus on muutakin kuin onnettomuuksien ehkäisyä!
Lakitietoa Yleisötilaisuudella tarkoitetaan yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia, joita ei ole pidettävä yleisinä kokouksina. Jos tilaisuuteen osallistuminen edellyttää kutsua tai määrätyn yhteisön jäsenyyttä, sovelletaan siihen tämän lain säännöksiä yleisötilaisuudesta, jollei tilaisuutta osanottajien lukumäärän, tilaisuuden laadun tai muiden erityisten syiden perusteella voida pitää luonteeltaan yksityisenä. Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. (T. Kytät) - Kirjallinen ilmoitus poliisille vähintään 5 vrk ennen - Maanomistajan lupa
Tekijänoikeudet Musiikin esittäminen yleisötilaisuuksissa ilman lupia esimerkiksi Spotifyn kautta on kiellettyä. Lupia voi hankkia Teostolta/Gramexilta. Leffojen esittäminen järjestöjen tapahtumissa on niin ikään harmaata aluetta. Elokuvalisenssi.fi, KSEK
Anniskelulainsäädäntö Alkoholijuomien anniskelu ilman lupaa on kielletty. Anniskeluksi voidaan mieltää sellainen toiminta, jossa alkoholia saa rahaa vastaan. Järjestöjen tapahtumat/toiminta eivät ole yksityistilaisuuksia. Omia juomia ei saa mainostaa!
Jälkityöt Tapahtumapaikan siivous ja sen ennakointi! Budjetin päivittäminen ja laskut Kiitosten lähettäminen tekijöille ja yhteistyötahoille, mahdollinen palkitseminen
Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Ilokivellä voi järjestää tapahtumia taas syksyllä! Ravintoloitsijat hoitavat tapahtumailtojen käytännön järjestelyt ja anniskelun. Yhteydenotot: Maailmalopun ravintola Tilojen kapasiteetit (ennen remonttia): alakerta 440 hlö, yläkerta 280 hlö, terassi 120 hlö.
JYYltä lainattavia asioita: -Kestoastiat -Pelejä -Joulupukin asu -Ympäristövaliokunnan lainattavien tavaroiden lista drivessä
JYYn kulttuurivaliokunta Aktiivinen valiokunta Kokoukset (noin 10 kpl/vuosi) Tapahtumat, kurssit, ekskursiot, näyttelytoiminta, kirpputorit ja myyjäiset, Kampus Kino ja Vapaa Kino JYYn/ Ilokiven avajaisbileet (alustavasti lokakuun alussa) JYYn pikkujoulujen järjestelyapuna Kirpputorit Kulttuurimatka Kurssit (mm. järjestyksenvalvoja-, valokuvaus-, leffaprojektori-, kuvankäsittely- ja DJ-kurssit)
JYYn kulttuurivaliokunta Tule paikalle ja tuo kaveritkin! Liity Facebook-yhteisöön (JYYn kulttuurivaliokuntalaiset) Sähköpostilistalle (kulttuurivaliokunta@lists.jyu.fi) Ehdota rohkeasti omia ideoita ja kysele Osallistu meneillään oleviin projekteihin ja hanki kokemusta Ensimmäinen kokous ensi keskiviikkona klo 16 Vakiopaineessa!
Muita tapoja hankkia kokemusta Jyrock huhtikuussa (Talkoolaiset, haku alkaa helmikuussa?, työryhmä) Amazing Race (Rastinpitäjät, talkoolaiset)
Kysymyksiä? 1. Mikä on paras tapahtuma johon olet osallistunut? 2. Millainen on hyvä tapahtuma ja miksi? 3. Mikä on järjestönne paras tapahtuma? 4. Mitä uutta haluaisit järjestää? 5. Mitä toivot JYYn kulttuurivaliokunnalta / muita terveisiä? 6. Muuta?