Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Muistio Neuvoston kokous 4/2015 Aika: 4.12.2015 klo 10 16 Paikka: Turun yliopisto, Feeniks-kirjasto, Koskenniemi-kokoushuone Osallistujat: Minna Abrahamsson-Sipponen, Oulun yliopiston kirjasto Christina Flemming, Tritonia Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskolans bibliotek Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Irmeli Koskimies, Taideyliopiston kirjasto Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopiston kirjasto Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto Iris Tahvanainen, Lappeenrannan tiedekirjasto Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto Matti Raatikainen, Aalto-yliopiston kirjasto Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Pia Södergård, Åbo Akademis bibliotek Kimmo Tuominen, Helsingin yliopiston kirjasto (puheenjohtaja) Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (poistui klo 12) Jussi Piipponen (sihteeri) 1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.00. Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Jarmo Saarti ja Susanna Parikka. 2. Esityslistan hyväksyminen Muut asiat -kohdassa käsiteltäväksi asiaksi lisättiin Nelli-palvelun tilanne. Hyväksyttiin esityslista. 3. Edellisen kokouksen muistio Muistio löytyy verkosta osoitteesta http://www.yliopistokirjastot.fi/toiminta/kokoukset. Muistio hyväksyttiin. 4. Turun yliopiston kirjaston kuulumiset Ulla Nygrén kertoi kirjaston kuulumisia. Esille nousivat erityisesti tila-asiat, organisaatiomuutos sekä kirjaston osallistuminen yliopiston tutkimuksen kokonaisarviointiin.
Kirjaston käytössä olevat tilat ovat vähentyneet voimakkaasta viime vuosien aikana. Kirjaston kokoelmia on karsittu ja yksiköiden määrä on vähentynyt 19:stä kuuteen. Uusitut henkilökunnan toimitilat ovat avotoimistoja. Asiakastiloja on myös uudistettu: tiskit on purettu ja tilalla ovat asiakaspalvelualueet. Organisaatiomuutoksen myötä on otettu käyttöön ns. rotatoivan asiakaspalvelun konsepti. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakaspalvelun työntekijät siirtyvät toimipisteestä toiseen. Kirjasto on ollut aktiivisesti mukana yliopiston tutkimuksen kokonaisarvioinnin toteuttamisessa. Kirjasto toteuttaa osan taustatyöstä. Lisäksi kirjasto on mukana Open UTU -projektissa, jossa edistetään avoimen tieteen käytäntöjä yliopistossa. Muun muassa datapolitiikka on parhaillaan työn alla yliopistossa. 5. Työvaliokunnan kokoonpano Tiina Järvinen on ollut kaksi kautta työvaliokunnan jäsenenä. Tiina Järvisen tilalle työvaliokuntaan päätettiin valita Pia Södergård kaudelle 2016-2017. 6. Suunnitelmat Varastokirjaston ja Kansalliskirjaston yhdistämisestä Pentti Vattulainen kertoi suunnitelmista, jotka tähtäävät Varastokirjaston liittämiseen osaksi Kansalliskirjastoa (liite 1). Suunnitelmien taustalla on OKM:n muistio ja Virsu-hankkeen raportti. Virsun suositukset on päätetty toteuttaa Sipilän hallituksen ohjelmassa. Helsingin yliopisto asetti selvitystyöryhmän syksyllä 2015 käsittelemään suunnitelmia yhdistämisestä. Työryhmä ehdottaa Varastokirjaston uudeksi sijoituspaikaksi Mikkeliä. Asian valmistelu jatkunee OKM:n johdolla. Kansalliskirjasto on laatinut tiekartan suunnitelman etenemisestä. Kysymyksiä ja huolta herättävät muun muassa Varastokirjaston palveluiden mahdollinen maksullisuus tulevaisuudessa ja Varastokirjaston kokoelmien omistus, joka siirtyisi Helsingin yliopistolle. Todettiin, että Varastokirjaston johtokunta ottaa kantaa suunnitelmiin. Tämän jälkeen SYN on yhteydessä muihin sektoreihin ja kysyy heidän näkemyksiään asiaan. Tarvittaessa voidaan myös kartoittaa mahdollisuutta sektoreiden yhteiseen kannanottoon. 7. Toimintakertomus Keskusteltiin vuoden 2015 toimintakertomuksesta (liite 2) ja vuoden 2015 toimintasuunnitelman toteutumisesta. Toimintakertomus hyväksyttiin seuraavin tarkennuksin ja korjauksin: Lisätään SYNin edustusten listaan Tutkimus-PAS -ryhmä ja Hanna Värri (LUT) ryhmän edustajaksi. Tarkistetaan, onko Tuuli-projekti mainittu kahteen kertaan toimintakertomuksessa, ja muotoillaan tarvittaessa tekstiä uudelleen.
Klo 12 13 lounas Poistetaan toinen maininta vaikuttavuuden arviointiryhmästä edustusten listasta. 8. Verkostojen, työryhmien ja työryhmäedustajien raportit SYNin verkostoilta ja työryhmiltä sekä SYNin edustajilta työryhmissä kerättiin raportit vuoden 2015 toiminnasta (liitteet 3 ja 4). Kokouksessa paikalla olleet verkostojen ja työryhmien vetäjät sekä SYNin edustajat työryhmissä kertoivat vuoden 2015 toiminnasta. Keskusteltiin tarkemmin joistakin verkostojen ja työryhmien toimintaan liittyvistä asioista: Pia Södergård kertoi, että tietoaineistoverkostolta on puuttunut selkeä toimeksianto. Todettiin, että SYNin toimintasuunnitelman käsittelyn yhteydessä voidaan keskustella verkoston tilanteesta ja tavoitteista. Strategiassa on selkänojaa verkoston toiminnalle, ja esimerkiksi lehtipakettineuvotteluihin liittyen verkostolle voisi löytyä tehtävää. Lisäksi nostettiin esille verkoston mahdollinen rooli hankinnan ja aineistovälittäjien toiminnan analysoinnissa. Ulla Nygrén kertoi toiminnastaan Kansalliskirjaston johtokunnassa ja FinELibin johtoryhmässä. Sekä johtokunnassa että FinELibin johtoryhmässä strategian valmistelu on työllistänyt. Keskustelussa esille nousivat FinELibin viestintään liittyvät kysymykset ja se, missä määrin FinELib näyttäytyy vain Kansalliskirjaston aikaansaannoksena. Minna Niemi-Grundström kertoi Tiedonhallinnan ohjausryhmän tilanteesta. Kysymyksiä on herättänyt se, että ryhmään tulee tärkeitä asioita ilmoitusasioina. Huomautettiin, että Kansalliskirjaston palveluiden ohjausjärjestelmä näyttäytyy osin epäselvänä. 9. Varajohtajien foorumin tilanne ja tulevaisuus Risto Heikkinen kertoi varajohtajien foorumin näkemyksistä liittyen foorumin tulevaisuuden toimintaan ja asemaan (liite 5). Varajohtajien foorumin marraskuussa järjestämä johtamisosaamisen tilaisuus oli onnistunut. Lisäksi kehittävästä dialogista ja osaamisen kehittämisestä yleisemmin on tulossa Signumiin varajohtajien tekemä kirjoitus. Varajohtajien foorumissa on keskusteltu verkoston tulevaisuudesta. On huomattu, että kaikki kirjastot eivät osallistu aktiivisesti verkoston toimintaan. Foorumissa nähdään, että tulevaisuuden vaihtoehtoina ovat strategisia tavoitteita toteuttava verkosto tai epävirallinen vertaistuen ryhmä. Todettiin, että nimekkeiden pohjalta muodostettujen verkostojen ja ryhmien perustaminen ei ole ylipäänsä suotavaa. Verkoston toiminnan taustalla tulisi olla selkeitä SYNin tavoitteita, vaikka verkoston avulla saatu vertaistukikin on tärkeää. Johtamisosaamisen ja osaamisen kehittämisen teemat nähdään edelleen tärkeinä. Harkittavaksi voidaan ottaa se, että teemoja käsittelevän ryhmän vetäjä olisi kirjastonjohtaja.
Työvaliokunta käsittelee asia ja mahdollisesti tuo asiaan liittyvän esityksen seuraavaan neuvoston kokoukseen. 10. Vuoden 2016 toiminnan suunnittelu Keskusteltiin vuoden 2016 toiminnasta toimintasuunnitelman laadinnan evästykseksi. Mitkä asiat ovat keskeisiä SYNin toiminnassa vuonna 2016? Seuraavat teemat nähtiin tärkeiksi: avoin tiede ja avoin data, metadatan avaaminen, tutkimuksen tuki, yhteistyö korkeakoulukentällä, kirjastojärjestelmä, Varastokirjaston tulevaisuus, vaikuttaminen SYNille tärkeisiin asioihin sekä aineistopaketit ja Open Access. Lisäksi nostettiin esille kesän LIBER-konferenssi ja kysymys siitä, haluaako SYN olla esillä konferenssissa. Työvaliokunta valmistelee vuoden 2016 toimintasuunnitelmaa ottaen huomioon kokouksen keskustelun. Toimintasuunnitelma käsitellään kokouksessa 1/2016. 11. SYNin juhlavuoden valmistelut Työvaliokunta esittää, että juhlatilaisuus pidettäisiin Helsingin yliopiston pääkirjastossa Kaisatalossa. Työvaliokunta esittää, että juhlan ensimmäiseksi puhujaksi kutsutaan opetusministeri. Lisäksi juhlapuhujiksi voitaisiin kysyä Association of Research Libraries -järjestön johdon edustaja ja UNIFIn puheenjohtaja. Työvaliokunta esittää, että kaikki SYN-kirjastot osallistuisivat juhlan kustannusten kattamiseen. Päätettiin edetä työvaliokunnan esittämän suunnitelman mukaisesti. Alustavasti sopivana ajankohtana pidettiin lokakuuta. Selvitään ensin opetusministerin mahdollisuutta osallistua tilaisuuteen, ja päätetään tämän jälkeen tarkemmasta ajankohdasta. Pohditaan vielä tilaisuuden teemaa. Päätettiin, että tilaisuuden arvioidut kustannukset sisällytetään vuoden 2016 budjettiin, josta päätetään kokouksessa 1/2016. 12. Opinnäytteiden digitaalisten versioiden pysyvä säilyttäminen Pia Södergård on tehnyt aloitteen yliopistojen sähköisten opinnäytteiden pysyvää säilyttämistä koskevan päätöksen kiirehtimiseksi (liite 6). Tavoitteena on, että opinnäytteiden säilyttämisessä digitaalinen versio olisi riittävä. Aloitteessa ehdotetaan, että SYN kiirehtisi asian käsittelyä arkistolaitoksessa, joka määrittelee säilytettävien opinnäytteiden vaatimustason. Työvaliokunta kannatti kokouksessa 4/2015 aloitetta. Työvaliokunta esittää, että yhteistyösihteeri selvittäisi, miten aloitteen laatimisessa kannattaa edetä. Yhteistyösihteeri olisi tarvittaessa yhteydessä yliopistokirjastoihin ja AMKIT-konsortioon (jolla jo on hyväksyntä digitaalisten versioiden säilytykselle) ja laatisi mahdollisen kirjelmän arkistolaitokselle. Päätettiin, että edetään asiassa työvaliokunnan esittämällä tavalla. Muistutettiin myös, että voidaan ottaa selvää PAS-järjestelmän tarjoamista mahdollisuuksista.
13. Ilmoitusasiat - Työvaliokunta on nimittänyt Oppimisen tuen verkoston ohjausryhmään verkostoa vetävän Ulla Ohvon ja koordinaattorina toimivan Marja Talikan lisäksi Kirsi Luukkasen (HY), Eija Ramön (Aalto) ja Heidi Trobergin (Tritonia). - Työvaliokunta on päättänyt päivittää Tutkimuksen tuen verkoston tavoitteita ja tehtäviä verkoston ohjausryhmän ehdotuksen mukaisesti. Päivitetyt tavoitteet ja tehtävät ovat luettavissa verkoston verkkosivulta (http://yliopistokirjastot.fi/verkostot/tutkimuksen-tuen-verkosto/). - Työvaliokunta on nimittänyt Iris Tahvanaisen SYNin edustajaksi Tutkimus-PAS-ryhmään Hanna Värrin tilalle. - Työvaliokunta on valinnut Jarmo Saartin ja Terhi Sandgrenin (HY) SYNin edustajiksi Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmään. Toimikausi on 1.1.2016-31.12.2018. - Työvaliokunta esittää OKM:lle Ari Muhosta ja Minna Abrahamsson-Sipposta SYNin edustajiksi Varastokirjaston johtokuntaan kaudeksi 1.3.2016-28.2.2019. - Työvaliokunta on nimittänyt Minna Niemi-Grundströmin SYNin edustajaksi ja Ulla Ohvon varaedustajaksi Finnan konsortioryhmään kaudelle 2016-2017. - Työvaliokunta on nimittänyt SYNin edustajiksi Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmään Ville Huhtalan (HY), Mirja Lampolan (Aalto), Anne-Mari Salmelan (TY) ja Anne Anderssonin (Åbo). - Vuoden 2015 bibliometriikkaseminaari järjestettiin Helsingissä 16.10.2015. Seminaaripäivän teemana oli tutkimuksen arviointi bibliometriikan näkökulmasta. SYN oli mukana järjestämässä seminaaria yhdessä OKM:n ja CSC:n kanssa - Open Science Workshop järjestettiin Helsingissä 20.10. Workshopissa pidetyt esitykset ovat saatavilla osoitteessa https://wiki.helsinki.fi/display/oaviikko/open+science+workshop+20.10.2015. - Arene ry, UNIFI ry ja Kopiosto ry ovat sopineet keskitetysti vuoden 2016 kopiointikorvauksista. Sopimus koskee kaikkia Arenen ja Unifin jäsenkorkeakouluja ja on voimassa 31.12.2016 saakka. Tekeillä on selvitys, joka kartoittaa kopioinnin laajuutta. Selvitys tulee mahdollisesti vaikuttamaan vuoden 2017 kopiointikorvauksiin. - Kimmo Tuominen ja Jussi Piipponen osallistuivat sektorikokoukseen 4.11. Kansalliskirjastossa. - SYNin varajohtajien foorumi ja Turun yliopiston kirjasto järjestivät johtamisosaamisen teemapäivän 5.11. Turussa. Päivän aiheena oli tulevaisuuteen johtaminen. Ohjelmassa oli mm. Turun yliopiston tulevaisuuden tutkimuskeskuksen esitelmä, esitelmä kirjastojen tulevaisuudesta ja työryhmätyöskentelyä. - LERU on julkaissut julkilausuman avoimen ja reilun tiedekustantamisen puolesta: http://www.leru.org/index.php/public/extra/signthelerustatement. Sekä organisaatiot että yksityishenkilöt voivat allekirjoittaa julkilausuman. Tulevan Hollannin EU-puheenjohtajuuden yksi teemoista on avoin tiede, ja tavoitteena ovat yhtenäiset OA-käytännöt Euroopan maissa. Toivottavaa on, että yliopistot allekirjoittaisivat julkilausuman, joka osaltaan tukee Hollannin EUpuheenjohtajuuden tavoitteita. - SYN on antanut lausunnon luonnoksesta tekijänoikeuslain muuttamisesta, jossa ehdotetaan lainauskorvauksen laajentamista yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastoihin (liite 7). - Keskuskirjastokokous pidetään 28.1. Ulla Ohvo osallistuu kokoukseen. - Ulla Nygrén johtaman LIBERin Research and Education -työryhmän järjestämään asiakaskyselyyn voi edelleen ilmoittautua mukaan pilottikirjastoksi.
14. Muut asiat Keskusteltiin Nelli-palvelussa ilmenneistä ongelmista, joiden taustalla on palvelussa käytetyn ohjelmiston ja palvelimien epäsopivuus. Todettiin, että Nellin tilanteesta tiedottaminen herättää kysymyksiä. Kansalliskirjaston Tiedonhallinnan ohjausryhmä kokoontuu viikolla 50. Tämän kokouksen odotetaan selvittävän Nellin tilannetta ja ongelmien taustoja. 15. Kokouksen päättäminen Seuraava neuvoston kokous sovittiin pidettäväksi Tampereen yliopistolla 22.1. klo 9-16. Varsinainen kokous on klo 9-12 ja tämän jälkeen yliopistokirjastojen johtajat keskustelevat keskenään kirjastojärjestelmäasioista klo 13-16. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.15. Liitteet: 1 Suunnitelmat Varastokirjaston ja Kansalliskirjaston yhdistämisestä 2 Toimintakertomus 2015 3 Kooste verkostojen, työryhmien ja työryhmäedustajien raporteista vuoden 2015 toiminnasta 4 Raportti tietohuoltokomitean toiminnasta 2015 5 Varajohtajien foorumin tilanne ja tulevaisuus 6 Aloite yliopistojen sähköisten opinnäytteiden pysyvää säilyttämistä koskevan päätöksen kiirehtimiseksi 7 Lausunto luonnoksesta tekijänoikeuslain muuttamisesta Kimmo Tuominen Puheenjohtaja Jussi Piipponen Sihteeri Susanna Parikka Pöytäkirjantarkastaja Jarmo Saarti Pöytäkirjantarkastaja