Paikka: Tampereen teknillinen yliopisto, Kampusareenan auditorio ja Päärakennuksen neuvottelutila PA 103

Transkriptio

1 Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Muistio Neuvoston kokous 3/2015 Aika: klo Paikka: Tampereen teknillinen yliopisto, Kampusareenan auditorio ja Päärakennuksen neuvottelutila PA 103 Osallistujat: Minna Abrahamsson-Sipponen, Oulun yliopiston kirjasto Christina Flemming, Tritonia Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskolans bibliotek Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Irmeli Koskimies, Taideyliopiston kirjasto Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopiston kirjasto Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto Ulla Ohvo, Lappeenrannan tiedekirjasto Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto Matti Raatikainen, Aalto-yliopiston kirjasto Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Pia Södergård, Åbo Akademis bibliotek Kimmo Tuominen, Helsingin yliopiston kirjasto (puheenjohtaja) Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Jussi Piipponen (sihteeri) Asiantuntijat: Taina Maukonen, Hansel Sari Ylipalo, Hansel Marja-Liisa Seppälä, Kansalliskirjasto Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto 1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Christina Flemming ja Pia Södergård. 2. Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. Sovittiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi Kokouspaikka on Turun yliopisto.

2 3. Edellisen kokouksen muistio Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio 4. Uusien kokousedustajien esittely Christina Flemming, Matti Raatikainen ja Minna Abrahamsson-Sipponen esittäytyivät. Christina Flemming toimii Tritonian määräaikaisena johtaja, ja hän jatkaa tehtävässä vuoden 2015 loppuun saakka. Matti Raatikainen toimii Aalto-yliopiston vt. kirjastonjohtajana vuoden 2016 loppuun asti. Otaniemeen on valmistumassa ensi vuoden lopulla uusi oppimiskeskus. Minna Abrahamsson-Sipponen on hiljattain aloittanut Oulun yliopiston kirjastonjohtajana. Hänellä on aikaisempaa kokemusta niin Oulun yliopiston kirjastosta kuin yritysmaailmastakin. 5. Tampereen teknillisen yliopiston kirjaston kuulumiset Riitta Lähdemäki kertoi kirjaston kuulumisia. TTY:ssa on tehty tukipalvelujen uudelleen organisointi, joka on astunut voimaan tämän vuoden alusta. Kirjasto on nyt osa Tutkiitukipalveluja, ja kirjastonjohtajan esimiehenä on nyt tutkimuksen vararehtori. Kirjasto muutti uusiin tiloihin kesällä Kirjastossa on käytössä uusi asiakaspalvelukonsepti, ja tämän myötä kirjaston tilat ovat jatkuvasti opiskelijoiden käytössä. Tiloista on tullut myönteistä palautetta. Muuton myötä kirjastossa on ryhdytty satsaamaan itsepalveluun ja uuteen tekniikkaan aiempaa enemmän. 6. Kausijulkaisuihin ja kirjoihin liittyvät puitesopimukset SYNin kokouksessa 2/2015 käsiteltiin kausijulkaisuihin ja kirjoihin liittyvien puitesopimusten problematiikkaa ja päätettiin pyytää Hanselin edustaja keskustelemaan asiasta SYNin kokoukseen. Työvaliokunnan kokouksessa 3/2015 todettiin, että SYNin kokouksessa olisi hyvä kuulla Hanselin edustajilta ajankohtaisten kilpailutusten esittelyä. Lisäksi pidettiin toivottavana keskustelua hinnoittelusta sekä keskustelua yliopistokirjastojen ja Hanselin välisen yhteistyön kehittämisestä Asiakkuuspäällikkö Taina Maukonen ja toimialapäällikkö Sari Ylipalo Hanselista esittelivät puitesopimuksia ja niihin liittyviä kilpailutuksia (liite 1). Taina Maukonen kertoi puitesopimusten taustasta. Yliopistojen puitejärjestelyistä kausijulkaisujen välitys on arvoltaan viidenneksi suurin (n. 5 miljoonaa vuodessa). Kausijulkaisujen ja kirjojen puitesopimukset ovat vuosittain arvoltaan yhteensä 7,5 miljoonaa euroa. Sari Ylipalo kertoi välityspalveluiden kilpailutuksesta ja välittäjien toiminnasta. Kustantajat vahvistavat aineistojen hinnat usein vasta loppuvuodesta, minkä vuoksi aineistonvälittäjät ilmoittavat ennen tätä aineiston arviohinnan. Hintavertailuissa tulisi käyttää todellisia, vahvistettuja hintoja. Todettiin, että kilpailutuksiin on mahdollista vaikuttaa aktiivisella osallistumisella asiakastyöryhmiin.

3 Sari Ylipalo ja Taina Maukonen kertoivat myös, että tarvittaessa on mahdollista lähettää aineiston välittäjille reklamaatio. Reklamaatio ja välittäjille suunnatut muut kommentit kannattaa lähettää samalla tiedoksi Hanseliin. 7. SYNin uudet verkkosivut SYNin uudet verkkosivut (yliopistokirjastot.fi) julkistettiin Käsiteltiin lyhyesti verkkosivujen toteuttamiseen liittynyttä työtä. Pia Södergårdin vetämä työryhmä suunnitteli sivuston rakennetta. Työryhmään kuuluivat vetäjän lisäksi Margareta Danielsson Hankenin kirjastosta ja yhteistyösihteeri Jussi Piipponen. Paula Kassinen Lapin yliopiston kirjastosta suunnitteli SYNin uuden logon. Antti Rantala Helsingin yliopiston kirjastosta auttoi sivuston ulkoasun kanssa. Sivuston rakentamiseen liittyvästä käytännön työstä vastasi yhteistyösihteeri. Todettiin, että SYNin blogin siirtäminen verkkosivujen yhteyteen on hyvä ratkaisu. 8. Sisällönkuvailuverkoston lakkauttamisen aikataulu ja verkoston tulevaisuus Klo lounas Kokouksessa 2/2015 SYNin sisällönkuvailuverkoston lakkauttamisesta tehtiin periaatepäätös, mutta lakkauttamisen aikataulu päätettiin jättää vahvistettavaksi syksyn kokouksessa. Kokouksessa 2/2015 sovittiin myös, että Kansalliskirjasto tuo verkoston tulevaisuuteen ja toiminnan koordinointiin liittyvän ehdotuksen SYNin syksyn kokoukseen. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli Kansalliskirjaston ehdotuksen verkoston tulevaisuuteen liittyen (liite 2). Ehdotuksessa verkoston tilalle tulisi Kansalliskirjaston koordinoima sisällönkuvailuryhmä vuoden 2016 alusta alkaen. Tiedonhallinnan ohjausryhmä nimittäisi ryhmän kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Ryhmän puheenjohtaja ja sihteeri tulisivat kirjastoista ja asiantuntijajäsenet Kansalliskirjastosta. Jäseniä ryhmässä olisi Ryhmä olisi osa kuvailun kokonaisuutta, jonka muita osia ovat Kuvailustandardien kansallinen kehittämisryhmä ja Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä. Päätettiin lakkauttaa SYNin verkosto vuoden 2015 lopussa. Päätettiin kannattaa Kansalliskirjaston ehdotusta sisällönkuvailuryhmän perustamisesta. 9. Finnan uusi palvelusopimus ja e-aineistojen metadataan liittyvät lisenssikysymykset Sovittiin, että vastaisuudessa Kansalliskirjasto lähettää SYNin yhteistyösihteerille pyynnön Finnan sopimukseen ja vastaaviin asioihin liittyvästä kommentoinnista. Yhteistyösihteeri välittää kommenttipyynnön edelleen eteenpäin SYNin käsittelyyn. SYNin kokouksessa 2/2015 sovitun mukaisesti Kristiina Hormia-Poutanen esitteli Kansalliskirjaston laatimaa tilannekatsausta ja ohjeistusta e-aineistojen metadatan lisenssikysymyksiin liittyen (liitteet 4-6). OCLC on antanut luvan yliopistokirjastojen metadatan avoimeen julkaisemiseen Finnassa ja Melindassa. Sovittiin, että FinElibin Terhi Manninen toimittaa SYNin yhteistyösihteerille OCLC:n myöntämän luvan ja siihen liittyvän sähköpostikirjeenvaihdon sekä muiden kustantajien ja

4 välittäjien myöntämät luvat. Yliopistokirjastot ovat allekirjoittaneet useita sopimuksia esimerkiksi OCLC:n kanssa, jossa OCLC nimenomaan kieltää metadatan levittämisen muihin kuin kirjastojen omiin palveluihin. Nostettiin esille seuraavat metadatan avaamiseen liittyvät kysymykset: Milloin Finnan metadata avataan? Mitä metadatan avaaminen edellyttää? Miten tämä toteutetaan teknisesti? Kuinka metadatan avaamisesta tiedotetaan siten, että kaikkien metadatan tuottajien rooli käy selville (Kansalliskirjastohan ei suunnittele avaavansa pelkästään omaa metadataansa)? Sovittiin, että Kansalliskirjasto selvittää vastaukset kysymyksiin ja ilmoittaa ne SYNille. Todettiin, että e-kirjojen metadata muuttaa perustavanlaatuisesti tilannetta kirjastojärjestelmissä, sillä aineistot ja niihin liittyvät kuvailut eivät ole välttämättä pysyvästi kirjastojen hallussa. E-kirjojen metadataan liittyviä asioita käsitellään edelleen SYNin työvaliokunnassa, joka ottaa kantaa mm. Kansalliskirjaston luonnostelemaan e-kirjojen hankintaa koskevaan ohjeistukseen. 10. RDA:han siirtyminen Kehittämispäällikkö Marja-Liisa Seppälä Kansalliskirjastosta esitteli RDA:ta ja sen käyttöönottoa (liite 7). Keskustelussa mm. kysyttiin, tehostaako RDA luettelointia ja vähentääkö se resurssien tarvetta. Marja-Liisa Seppälä arveli, että pitkällä tähtäyksellä näin voi olla, mutta ensi vaiheessa tarve tuskin vähenee. RDA:han siirtymiseen liittyvä päätös tehdään Linnea2-konsortiossa. Todettiin, että konsortio voisi tehdä päätöksen jo melko pikaisesti ja tarvittaessa myös sähköpostitse tapahtuvan keskustelun myötä. 11. Kansalliskirjaston strategiatyön ja ohjausjärjestelmän esittely Kristiina Hormia-Poutanen esitteli Kansalliskirjaston strategiatyötä (liite 8). Strategiatyö käsittää sekä Kansalliskirjaston strategian että FinELibin ja Finnan strategiat. Keskustelussa nostettiin esille se, että strategiatyössä jää osin avoimeksi Kansalliskirjaston rooli suhteessa yliopistokirjastoihin: milloin yliopistokirjastot ovat Kansalliskirjaston kumppaneita ja milloin asiakkaita, joilla on myös asiakkaan valta? Todettiin myös, että Kansalliskirjaston toiminnassa pitäisi huomioida myös yliopistokirjastojen erityiset tarpeet. FinELibin strategian uudistamiseen liittyen keskusteltiin muun muassa ajatuksesta hajauttaa aineistoneuvotteluita yliopistoille niin, että yksittäinen yliopisto voisi neuvotella joissain tapauksissa aineiston koko konsortion saataville. Tässä nähtiin riskejä, mutta sitä myös pidettiin joidenkin aineistojen osalta mahdollisena ajatuksena. Keskusteltiin myös siitä, onko yliopistosairaaloilla tarve liittyä konsortioon. Kristiina Hormia-Poutanen sanoi, että SYN:in edustajien esittämä kritiikki Tarjoamme tutkimukselle sen tarvitsemat tietosisällöt -päämäärän suhteen otetaan strategian viimeistelyssä huomioon. Nykymuodossaan päämäärä unohtaa esimerkiksi yliopistojen ja niiden kirjastojen roolin e-aineistojen hankkijoina ja käyttöönasettajina.

5 Suunnittelupäällikkö Minna-Liisa Kivinen esitteli Kansalliskirjaston ohjausjärjestelmää (liite 9). Esityksen pohjalta nostettiin esille kysymys, olisiko FINTOn ohjausryhmässä syytä olla SYNin edustus. Kristiina Hormia-Poutanen totesi, että tarvittaessa asiantuntijaedustuksen järjestäminen onnistuisi nopeasti. Sovittiin, että Kansalliskirjasto lähettää tiedustelun edustuksesta SYNille. 12. SYNin ehdokas Kuvailustandardien kansalliseen kehittämisryhmään 13. SYN 20 vuotta Kansalliskirjasto on kutsunut kirjastosektoreita nimeämään edustajansa Kuvailustandardien kansalliseen kehittämisryhmään (aiemmin Kansallinen kirjastoaineistojen kuvailun ohjausryhmä) (liite 10). Edustajat nimetään kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Päätettiin valita Jarmo Saarti SYNin edustajaksi Kuvailustandardien kansalliseen kehittämisryhmään. SYN täyttää 20 vuotta vuonna Päätettiin työvaliokunnan esityksen mukaisesti, että työvaliokunta toimii juhlatoimikuntana. Työvaliokunta delegoi tarvittaessa juhlavuoden valmisteluun liittyviä tehtäviä. 14. Asiakaskyselyt 15. Ilmoitusasiat Ulla Nygrén johtaa LIBERin Research and Education -työryhmää, joka toimii Reshaping The Research Library -komitean alaisuudessa. Työryhmä on käynnistämässä asiakaskyselyihin liittyvää hanketta, johon etsitään osallistujia. Hankkeessa on mukana pilottikirjastoja työryhmän jäsenten maista. Pilottikirjastot toteuttavat asiakaskyselyn yliopistossaan. Suomesta on mukana Turun yliopisto, joka toteuttaa kyselyn tammikuussa. Ulla Nygrén kutsui yliopistokirjastoja mukaan pilottiin. Kysely on mahdollista toteuttaa tämän vuoden puolella tai alkuvuodesta. Hankkeessa käytettävän kyselyn lisenssi maksaa 1500 e. Osallistumisesta kiinnostuneet voivat ottaa yhteyttä Ulla Nygréniin. Kansallisen käyttäjäkyselyn toteuttaminen on auki johtuen siitä, että Kansalliskirjasto ei ole saanut Helsingin yliopistolta lupaa rekrytoida uutta asiantuntijaa kyselyä koordinoimaan. SYN on jo aiemmin valinnut oman edustajansa kyselytyöryhmään. - Kansalliskirjaston strategiatyöpaja kirjastosektoreille pidettiin Strategiailtapäivään osallistuivat Kimmo Tuominen, Ulla Nygrén, Riitta Lähdemäki ja Minna Niemi-Grundström. - FinELib-konsortion sopimusneuvotteluihin liittyvä tiedote on lähetetty SYNin sähköpostilistalle ja julkaisu myös SYNin verkkosivuilla ( - SYN on allekirjoittanut Elsevierin tiukentunutta rinnakkaistallennuspolitiikkaa koskevan julkilausuman: - Kimmo Tuominen ja Jussi Piipponen vierailivat Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluissa 1.9. kirjastoverkkopalveluiden johdon ja SYNin edustajien vuosittaisen tapaamisen merkeissä.

6 16. Muut asiat - Päivi Kytömäki on jäänyt eläkkeelle. SYN muisti Päiviä kukkatervehdyksellä ja lahjakortilla Avoin tiede -seminaarin yhteydessä Työvaliokunnan kokouksessa 3/2015 päätettiin, että SYN ehdottaa Riitta Lähdemäkeä julkaisufoorumin ohjausryhmän jäseneksi kaudelle Työvaliokunnan kokouksessa 3/2015 päätettiin, että SYN ehdottaa Minna Niemi-Grundströmiä vaikuttavuuden arviointiryhmän jäseneksi Marita Aholan tilalle jäljellä olevalla kaudelle. Nykyisen ryhmän toimikausi jatkuu vuoden 2015 loppuun. - Kimmo Tuominen, Kristiina Hormia-Poutanen ja Arja Tuuliniemi vierailivat 17.9 UNIFIn kokouksessa kertomassa suurista lehtipaketeista ja niiden hankinnasta. - Oppimisen tuen verkoston toimintaa koordinoimaan tulee informaatikko Marja Talikka Lappeenrannan tiedekirjastosta. Toiminta on käynnistynyt aloitusseminaarilla Verkoston ohjausryhmän valinta päätettiin työvaliokunnan kokouksessa 3/2015 siirtää seuraavaan työvaliokunnan kokoukseen. - Vuoden 2015 bibliometriikkaseminaari järjestetään Helsingissä Seminaaripäivän teemana on tutkimuksen arviointi bibliometriikan näkökulmasta. SYN on mukana järjestämässä seminaaria yhdessä OKM:n ja CSC:n kanssa ( - Open Science Workshop järjestetään Helsingissä Lisätietoja osoitteessa - SYNin varajohtajien foorumi ja Turun yliopiston kirjasto järjestävät johtamisosaamisen teemapäivän (klo ) Turussa. Päivän aiheena on tulevaisuuteen johtaminen. Ohjelmassa on mm. Turun yliopiston tulevaisuuden tutkimuskeskuksen esitelmä, esitelmä kirjastojen tulevaisuudesta ja työryhmätyöskentelyä. Tapahtuma on suunnattu SYNin jäsenorganisaatioille. Lisää infoa myöhemmin SYNin verkkosivuilla. - Yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO järjesti digitaalisiin aineistoihin liittyvän tilaisuuden Turussa, johon Ulla Nygrén osallistui. Aiheeseen liittyen ollaan valmistelemassa kyselyä, joka todennäköisesti lähetetään myös SYNille. - Muistutettiin ensi kesän LIBER-konferenssista, jossa suomalaisten yliopistokirjastojen toivottiin olevan vahvasti esillä. Konferenssin teema liittyy avoimeen tieteeseen. Call for Papers jatkuu tammikuun loppuun. 17. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

7 Liitteet: 1 Kausijulkaisujen ja kirjallisuuden välityspalveluiden puitejärjestelyt 2 Kansalliskirjaston ehdotus sisällönkuvailuverkoston tulevaisuudesta 3 Finnan palvelusopimusta koskevia huomioita 4 Kansalliskirjaston esitys e-aineistojen metadatan lisensseihin liittyen 5 Kooste ulkomaisten e-kirjojen metatiedosta 6 -pohja kirjastojen käyttöön 7 RDA:n käyttöönotto yliopistokirjastoissa 8 Kansalliskirjaston strategiatyö 9 Kansalliskirjaston keskitettyjen palveluiden ohjausjärjestelmä 10 Tuula Haapamäen kuvaus Kuvailustandardien kansallisesta kehittämisryhmästä Kimmo Tuominen Puheenjohtaja Jussi Piipponen Sihteeri Christina Flemming Pöytäkirjantarkastaja Pia Södergård Pöytäkirjantarkastaja