Yhdessä ainutlaatuisia INNER WHEEL SUOMI FINLAND KANSALLISEN NEUVOSTON KOKOUS pöytäkirja Aika: 23.1.2016 Paikka: Finlaysonin palatsi Kuninkaankatu 1 Tampere Läsnä: Marja Kyrölä KN:n presidentti Kaija Keijola Marja-Leena Virta-Kangas Päivi Lahti Anne Röyttä Pirkko Haario Pikke Ritsilä Tuula kareinen Merja Lehtinen Leena Sinn Lea Asp KN:n vice presidentti KN:n past presidentti rahastonhoitaja sihteeri nettivastaava piirin 139 puheenjohtaja piirin 140 puheenjohtaja piirin 141 puheenjohtaja piirin 141 varapuheenjohtaja piirin 142 puheenjohtaja 1. Kokouksen avaus Presidentti avasi kokouksen klo 11.15 2. Kokouksen järjestäytyminen Kokouksen puheenjohtajana toimii Kansallisen Neuvoston presidentti Marja Kyrölä ja sihteerinä KN: sihteeri Anne Röyttä 3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Esityslista on lähetetty kaikille osallistujille sähköpostitse kaksi viikkoa ennen kokousta ja kaikki viralliset edustajat ovat paikalla. Kokous on laillinen ja päätösvaltainen
4. Esityslistan hyväksymien Esityslista hyväksyttiin 5. Esittäytyminen Kokouksen osallistujat esittäytyivät kertoen hieman itsestään ja Inner Wheel historiastaan. 6. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty osallistujille ja se on myös luettavissa Inner Wheelin kotisivuilta. Pöytäkirja hyväksyttiin. 7. Budjetti 2016 2017 ja jäsenmaksuehdotus kaudelle 2016 2017 Rahastonhoitaja Päivi Lahti kävi läpi budjetin, jonka piiripuheenjohtajat esittävät kevään piirikokouksille hyväksyttäväksi. (liite 1) Piirikokouksille esitetään kauden 2016 2017 Kansalliselle Neuvostolle maksettavanjäsenmaksun pitämistä edelleen 12 / jäsen. Jäsenmaksun korotukselle on paineita. Jäsenmäärä laskee ja kustannukset nousevat. Muutaman viimeisen vuoden aikana on Suomessa kolme klubia lopettanut toimintansa. Tämä on merkinnyt lähes 50 jäsenen poistumista toiminnasta. Myös toimivien klubien jäsenmäärä on vähentynyt eikä uusia ole ollut helppoa saada mukaan. Suoraan on ollut siis seurausta myös jäsenmaksujen väheneminen. Kansainvälisten kokousten, joihin KN:n edustajat osallistuvat, kustannukset nousevat koko ajan. Nettisivujen kehitys- ja ylläpitokustannusten taso ei ole vielä tasapainottunut. KN:n pääasiallinen tulo kertyy jäsenmaksuista. Nyt on kerätty lisätuloja past presidentti Marja- Leena Virta Kankaan tekemillä korteilla. Salon Rallyn järjestävä klubi on maksanut 3000 lainansa takaisin. Verohallinnon matkakorvaus oman auton käytöstä on laskenut 0,43 euroon kilometriä kohden. Meillä käytettävä matkakorvaus on 0,22 euroa. 8. Toiminnantarkastus Rahastonhoitaja esitti tilikauden 2014-2015 toiminnantarkastuskertomuksen esitettäväksi piirikokouksille. Tilinpäätös 2014-2015, joka on jo esitetty edellisessä piirikokouksessa, hyväksytään kevään piirikokouksissa. (Liite 2) 9. Ehdotukset piirikokouksille tuleviksi virkailijoiksi ja toiminnantarkastajiksi Kansallinen Neuvosto 2016-2017 Presidentti Kaija Keijola Varapresidentti Tuula Kareinen Past presidentti Marja Kyrölä Rahastonhoitaja Päivi Lahti Sihteeri Anne Röyttä Viestintävastaava/National Editor Pirkko Haario Piiri 139 Asta Kotiaho Piiri 140 Marika Marttila Piiri 141 Leena Sinn Piiri 142 Riitta Nissinen Toiminnantarkastaja Helena Pihlava (Rauma) ja varalle Irja Suominen (Eurajoki).
10. Domainin innerwheel.fi omistus / yhteyshenkilö Viestintävirastoon Inner Wheel Suomi Finland Kansallinen Neuvosto nimeää Pirkko Haarion yhteyshenkilöksi Viestintävirastoon, samalla edellinen yhteyshenkilö Raija Hänninen poistetaan. Tehdään palvelusopimus Caudillo Oy:n kanssa. Palvelun myyjä on Caudillo Oy (Jari Laakkio) ja palvelun ostaja on Inner Wheel Finland/ Kansallinen Neuvosto. KN:n yhteyshenkilönä toimii viestintävastaava, tällä hetkellä Pirkko Haario. Keskusteltiin sivujen ylläpidon laskutuksesta. Laskutettavia kuukausia ovat automaattisesti olleet tammi-toukokuu ja elo-joulukuu. Kaikkina kuukausina ei ole ollut kiireellisiä ylläpitoa vaativia tehtäviä, joten keskusteltiin voitaisiinko joitakin tehtäviä siirtää tehtäväksi seuraavana kuukautena, jolloin laskutettavia kuukausia ei tule niin montaa. Kansallinen Neuvosto valtuuttaa osapuolet - Caudillo Oy Jari Laakkio ja KN Marja Kyrölä - allekirjoittamaan sopimuksen mikäli siihen ei myyjän taholta tule merkittäviä muutospyyntöjä. Kaikki klubeilta tulevat palvelupyynnöt / toimeksiannot tulee laittaa viestintävastaavalle, joka on yhteydessä Caudillo Oy:hyn. (Liite 3) Jos vielä tarvitaan koulutusta, klubit tai piirit voivat niitä järjestään omalla kustannuksellaan Kansallinen Neuvosto ei enää osallistu kustannuksiin. Koulutuksia voitaisiin järjestää vaikka yhtenä klubi-iltana oman jäsenistön kesken tai vaikka toisen klubin kanssa yhdessä. 11. Kevätpiirikokoukset Piiri 139 19.3.2016 Tampere Finlaysonin palatsi, kokoukseen osallistuu Marja Kyrölä Piiri 140 19.3.2016 Kajaani, kokoukseen osallistuu Marja-Leena Virta - Kangas Piiri 141 12.3.2016 Picnic-risteily Turku-Maarianhamina-Turku, kokoukseen osallistuu Marja Kyrölä Piiri 142 19.3.2016 Helsinki Yliopiston kirjasto, Kaisa-talo, kokoukseen osallistuu Kaija Keijola 12. Kansainväliset asiat European Meeting, Italia, Varese 7. 10.7.2016 virallisena edustajana KN presidentti Kaija Keijola ja past presidentti Marja Kyrölä. Pohjoismainen Rally, Skagen, Tanska 16. 18.9.2016. Ei virallista edustajaa. Osallistuimme Malawin tulva-alueen auttamiseen, nyt Marja Kyrölä on Malawin klubin facebook kaveri. Suomen tv:ssä uutisoitu, että siellä on myyty lapsia orjiksi. Facebookin kautta asia varmistui valitettavasti todeksi. Orvoksi jääneiden lasten sukulaiset myyvät lapset orjiksi. Milloin kutsua IIW:n presidentti käymään Suomeen? Paras tilaisuus on tapahtuma, johon pääsee paljon sisaria tapaamaan ja näkemään hänet, esim. Rally olisi hyvä tilaisuus. IIW presidentin kaikki kulut Suomessa maksaa Kansallinen Neuvosto. Vain Kansallisen Neuvoston presidentti voi hänet kutsua. Databace = matrikkeli 2016-2017. Piirin sihteerit lähettävät Klubien, ja piirien puheenjohtajien ja sihteerien tiedot viestintävastaavalle Pirkko Haariolle maaliskuun piirikokousten jälkeen. Tarvittavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä IW klubin nimi. Pirkko päivittää ja laittaa tiedot tarvitseville (KN:n presidentti, rahastonhoitaja ja sihteeri).
13. Viestinnän kehittäminen ja kustannukset (Pirkko Haario) Klubien ja piirien nettisivujen tietosisältö on parantunut. Pääsääntöisesti kaikkien klubien ohjelma on sivuilla. Ohjelma saattaa olla vähän eri paikoissa. Kaivataan ohjetta siitä, mitä minnekin laitetaan, jotta saadaan sivuista yhtenevät. Pirkko ohjeistaa IT-vastaavia. Blogikirjoitusten määrä ei ole kasvanut. Jäsentietotarkkuus on melko hyvä. Päivityspäivämäärä täytyy aina muistaa laittaa, silloin tiedetään tietojen olevan ajan tasalla! Viestintävastaavan tehtäviin kuuluvat KN:n viestintä, verkkosivujen tilanteen seuranta ja niiden päivitykset mahdollisuuksien mukaan, klubien neuvonta ja Databace tietokanta. Viestintävastaavan tehtäväkuvaus liitetään uuteen käsikirjaan. 14. Piirin 142 tilanne Keskusteltiin piirin tilanteesta, jonka ratkaiseminen on haasteellista, sillä asian alullepanneet eivät kuulu Kansallisen Neuvoston hallitukseen eivätkä ole enää piirihallituksessakaan tämän kuluvan kauden jälkeen. Piirin jäseniä on ollut suoraan yhteydessä KN:n presidenttiin. Piirin 142 puheenjohtaja Lea Asp toi piirin säännöt Kansallisen Neuvoston tietoon. Kevään 2016 piirin 142 piirikokouksessa asiaa käsitellään. Tällä hetkellä piiri 142 ry:n jäsenenä on vain kolme rekisteröitynyttä klubia. Piirin 142 ry:n säännöt 3 Rekisteröityneen Inner Wheel piiri 142 ry:n jäseninä jatkavat edelleen kaikki rekisteröitymättömään piiriin aiemmin kuuluneet klubit. Rekisteröityneen piirin jäseniksi voivat liittyä piirin alueella toimivat rekisteröidyt klubit. Piirihallitus hyväksyy klubien jäsenyyden. Piirin rajat vahvistaa International Inner Wheelin hallitus. Klubit maksavat piirille jäsenmaksun Piirin sääntöjen nykyinen muutospykälä 15 PIIRIN SÄÄNTÖJEN MUUTOSEHDOTUKSET Kansallinen neuvosto, piirikokous ja klubit voivat tehdä muutosehdotuksia näihin sääntöihin. Klubien ja piirin hyväksymät muutosehdotukset on tuotava piirihallituksen kautta Kansallisen neuvoston käsiteltäväksi toukokuun loppuun mennessä. Neuvoston tarkastamat ehdotukset tuodaan piirikokousten päätettäväksi tai järjestetään postiäänestys klubeille. Muutoksen hyväksyminen vaatii 2/3 kaikista annetuista äänistä. Mikäli muutos hyväksytään, se lähetetään IIW:n hallituksen hyväksyttäväksi. Sääntöjen mukaan piiri 142 tuo KN:n käsiteltäväksi piirikokouksen 19.03.2016 kannanoton. Kansallinen Neuvosto käsittelee asian ja lähettää ehdotukset piirikokousten käsiteltäväksi. Mikäli muutos hyväksytään, se lähetetään IIW:n hallituksen hyväksyttäväksi. (Liite 4) 15. Sääntöjen uudistus Säännöt kaipaavat päivitystä. Uudistusta tekemään nimetään työryhmä, johon kuuluvat Ritva-Liisa Hovi (past Board Director, IW Turku ry). Raija Makkonen (Inner Whwwl Kajaani) ja Päivi Lahti (KN rahastonhoitaja, IW Eurajoki). Sääntöjen uudistuksessa käytetään Patentti ja Rekisterihaalituksen sääntömallia mahdollisuuksien mukaan, jotta klubin/piirin rekisteröityminen olisi yksinkertaista. Työryhmä ottaa vastaan kommentteja ja ehdotuksia.
16. Muut asiat Seuraava Rally pidetään Oulussa 14. 15.102017 IW Oulu ry on järjestelyvastuussa. KN - kokousten osallistumiskustannukset: hallituksen jäsenten kustannukset maksaa KN. Piirien varapuheenjohtajien kustannukset hoitaa piiri. Presidentti ja tuleva presidentti ovat lahjoittaneet VUOHI projektiin 20. Tällä summalla saadaan yksi vuohi Mosambikilaiselle nuorelle hoidettavaksi. Vuohesta saadaan maitoa perheelle ja myytäväksi muille. Kotisivuilta löytyy tietoa Norjassa järjestettävästä alle 28-vuotiaille liikuntavammaisille nuorille järjestettävästä leiristä. Leiristä ei tule nuorelle kustannuksia. Nordic Meeting pidetään syyskuussa 2017 Helsingissä. Meetingissä käydään mm läpi Conventionissa päätettävät sääntömuutokset. Keskustellaan mitä äänestetään. Keskusteltiin voitaisiinko kerätä tiedot klubien lahjoituksista vuosittain. Kerättäisiin tiedot lahjoituskohteesta ja kuinka suuri summa. Tiedot kerättäisiin klubeittain, mutta lahjoitettu rahasumma ilmoitettaisiin koko piirin ja koko maan tasolla. Yksittäisen klubin lahjoitusmäärää ei ilmoitettaisi. Tiedot kerättäisiin kausilta 2013 14, 2014 15, 2015 16 ja tästä eteenpäin. Tiedoista saattaisi tulla ideoita lahjoituskohteista toisille klubeille. Ruusukortteja (1,50 ), joulukortteja (1,50 ) ja adresseja (8,00 ) saa Kansallisen Neuvoston presidentiltä. Kansallisen neuvoston tilinumero FI52 1572 3000 3563 11, Viitenumerot adressit 1025, ruusukortit 1012, joulukortit 1038 17. Seuraavan kokouksen aika ja paikka Seuraava kokous pidetään la 20.8.2016 klo 11 alkaen Finlaysonin Palatsi, Kuninkaankatu 1, Tampere 18. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.10 Turku 29.1.2016 Marja Kyrölä KN presidentti Anne Röyttä KN sihteeri LIITTEET 1) Budjetti 2016 2017 2) Toiminnantarkastuskertomus 3) Palvelusopimus 4) Yhdistyksen säännöt