Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi

2 KOULUTUKSEN JÄRJESTÄJIEN TIEDONHALLINNAN OPASMALLI SISÄLLYSLUETTELO 1 TAUSTAA JA LÄHTÖKOHTIA TIEDONHALLINNAN OPASMALLIN KÄYTÖLLE...3 2 TIEDONHALLINNAN KÄSITE JA TAVOITE...4 3 TIEDONHALLINNAN SUUNNITTELU...5 4 ORGANISOINTI JA VASTUUT ASIAKIRJAHALLINNOSSA JA ARKISTOTOIMESSA...6 5 ASIAKIRJOJEN LAADINTA JA KÄSITTELY...7 5.1 ASIAKIRJA 7 5.2 SÄHKÖINEN DOKUMENTTI JA METATIEDOT 7 5.3 ASIAKIRJOJEN LAADINTA 8 5.3.1 Asiakirjan tunniste- ja viitetiedot 8 5.3.2 Kieli ja oikeinkirjoitus 9 5.3.3 Allekirjoitukset 10 5.3.4 Asiakirjojen laadinnassa käytettävät materiaalit ja menetelmät 10 5.4 SAAPUVAN JA LÄHTEVÄN ASIAKIRJAN KÄSITTELY 10 5.4.1 Asiakirjojen tiedoksianto 12 5.4.2 Asiakirjoista perittävät maksut 13 5.5 KIRJAAMINEN 13 5.6 ORGANISAATION REKISTERIT, TIETOSISÄLLÖT JA VASTUUT 15 6 TIETOSUOJA JA TIETOTURVA... 16 6.1 JULKISUUS JA SALASSAPITO 17 6.1.1 Julkisuus 17 6.1.2 Salaisten asioiden käsittely 17 7 ARKISTOTOIMI... 18 7.1 ARKISTOINNIN TOIMINTAPERIAATTEET 18 7.2 ARKISTOINNIN YLEISET OHJEET 18 7.3 ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA (AMS) 19 7.4 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSTAVAT 19 7.5 ARVONMÄÄRITYS, SEULONTA JA HÄVITTÄMINEN 20 7.6 ARKISTON JÄRJESTÄMINEN 21 7.7 ARKISTON PÄÄTTÄMINEN 21 7.8 LUETTELOINTI JA KUVAILU 22 7.8.1 Luettelointi 22 7.8.2 Kuvailu 23 7.9 ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ, LAINAAMINEN JA SIIRTO 23 7.10 TIETOPALVELUTEHTÄVÄ 24 7.11 ARKISTOTILAT 25 7.12 ASIAKIRJOJEN SUOJAAMINEN POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA 25 7.13 SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 26 8 SANASTO... 27 9 TIETOLÄHTEET... 29 10 LIITTEET... 30

3 1 Taustaa ja lähtökohtia tiedonhallinnan opasmallin käytölle Asianhallinta on organisaation operatiivisen tiedonhallinnan runko. Asiakirjahallinto turvaa organisaation toimintaedellytykset ja on osa organisaation pääomaa. Organisaation tietovarannot on hallittava suunnitelmallisesti. Myös tieto vaatii johtamista. Koulutuksen järjestäjien yhdistyksen (KJY) Asianhallintaverkosto on KJY:n hallituksen alainen asiantuntijaelin, jonka tavoitteena on kehittää koulutuksen järjestäjien asianhallintaan, asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen sekä prosesseihin liittyvää toimintaa, kerätä ja levittää hyväksi havaittuja toimintamalleja. Käsissäsi oleva tiedonhallinnan opasmalli on yksi verkoston keskeinen tulos erinomaisesta toimintamallista. Tämän tiedonhallinnan oppaan tarkoituksena on helpottaa koulutuksen järjestäjien asiakirjahallinnon järjestämistä ja ohjausta. Opasta voi käyttää mallia laadittaessa organisaation koko asiakirjahallinnon kattavaa ohjeistusta. Opasmalli on tarkoitettu kaikille manuaalisia ja sähköisiä asiakirjoja laativille ja niiden käsittelyyn osallistuville eli koko henkilökunnalle. Opasmalliin on kirjoitettu aiheesta yleisteksti ja käytännön esimerkki. Aiheeseen liittyviin säädöksiin, ohjeisiin ja suosituksiin on linkit. Lisäksi opasmalliin voidaan linkittää koulutuksen järjestäjien olemassa olevia ohjeita ja KJY:n Asianhallintaverkoston laatimia malleja. Opasmallin on laatinut verkoston työvaliokunta siten, että luonnosta on käsitelty verkoston tapaamisessa 15.11.2007 Helsingissä. Verkostotapaamisen palautteen jälkeen työvaliokunta valmisteli lopullisen mallin, joka julkaistaan KJY:n Koulutuksen järjestäjien verkostotoiminnan vaikuttavuusseminaarissa 20. 21.2.2008 Helsingissä. Lisätietoja sopimusmallista antavat työvaliokunnan jäsenet: hallintosihteeri Jaana Nihtilä, Päijät-Hämeen koulutuskonserni Puh 044 708 0078, Sähköposti jaana.nihtila@phkk.fi arkistoasiantuntija Merja Kankaanpää, Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Puh 040 830 2436, Sähköposti merja.kankaanpaa@sedu.fi hallinnon assistentti Nina Kuismin, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia Puh 043 8200090, Sähköposti nina.kuismin@omnia.fi hallintosihteeri Eija Nylund, Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä Puh 050 044 725 0003, Sähköposti eija.nylund@pkedu.fi vs. hallintosihteeri Heli Pirhonen, Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Puh 050 326 1719, Sähköposti heli.pirhonen@pkky.fi arkistosihteeri Eeva Pyykkönen, Etelä-Savon koulutuskuntayhtymä Puh 044 711 5214, Sähköposti eeva.pyykkonen@esedu.fi projektipäällikkö Riikka-Maria Yli-Suomu, Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Puh 050 348 6544, Sähköposti riikka-maria.yli-suomu@kjy.fi

4 2 Tiedonhallinnan käsite ja tavoite Kokonaisvaltaiseen tiedonhallintaan kuuluu asiakirjahallinto ja arkistotoimi, jotka ovat kiinteä osa organisaation tietohallintoa. Asiakirjahallinto alkaa jo asiakirjojen ja tietojärjestelmien suunnittelusta. Asiakirjahallintoon kuuluu tiedon tuottaminen, tiedon siirto ja kopiointi, tietopalvelu, julkisuus- ja salassapitonäkökohdat, tietoturvallisuus ja hyvä tiedonhallintatapa. Asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista. Asiakirjahallinnon kokonaisuus voidaan kuvata organisaation toiminnasta syntyvien kaikkien eri tietojen/asiakirjojen elämänkaarella, eli tiedon kululla niiden suunnittelusta ja synty-/vastaanottohetkestä hävittämiseen tai pysyvään arkistointiin saakka. Arkistotoimeen kuuluvia tehtäviä ovat mm. arkistointi, siirtäminen päätearkistoon, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen, järjestäminen, kuvailu ja luettelointi. Kokonaisvaltaisen tiedonhallinnan tavoitteena on oikea tieto oikeaan aikaan, oikeassa paikassa, oikeassa muodossa, mahdollisimman vähin kustannuksin, mahdollisimman vähin toimenpitein sekä varmistaen jokapäiväisen toiminnan sujuvuus. Organisaation tiedonhallinta Asiakirjahallinto Arkistotoimi Kuva: Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon asema organisaation tiedonhallinnassa (Jaana Kilkki: Asiakirjahallinnon standardien julkistamistilaisuus 5.9.2007.) Tiedonhallintaa säätelevät lait, asetukset ja määräykset: Tiedonhallintaa säätelevät useat lait, asetukset sekä viranomaisten määräykset. Noudatettavien säännösten laajuutta kuvaa hyvin alla oleva lakikukkanen.

5 Kainuun hallintokokeilu Seutuyhteistyökokeilu Arkistolaki Kuntalaki Osakeyhtiölaki Säätiölaki, -asetus Yhdistyslaki Hallintolaki Kunta- ja palvelurakenneuudistus Ympäristölainsäädäntö Asetus VO:n toim.julk ja hyvästä HYVÄ TIEDON- HALLINTA- TAPA - halu, tahto, tieto, taito -kurinalaisuus -yhteistyö -vastuut Erityislainsäädäntö Sähköisen viestinnän tietosuojalaki Laki viranom. toiminnan julkisuudesta Arkistolaitoksen, muiden ohjeet, määräykset tiedonhallintatavasta Henkilötietolaki Henkilökorttilaki Teleliikennelaki Laki yksityisyyden suojasta työelämässä Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa Laki sähköisestä allekirjoituksesta Kuvio 2: Tiedonhallintaa ohjaavat lait (Kansallisarkisto, Raili Oittinen 2007) 3 Tiedonhallinnan suunnittelu Tiedonhallinnan suunnittelun lähtökohtana tulee olla ensisijaisesti organisaation tehtävät (prosessit) ja tarpeet. Organisaation prosesseja kuvattaessa (tehtävän kulun kuvaukset) on tärkeää kartoittaa myös tehtävistä syntyvät asiakirjat. Tietojärjestelmien käyttöönotossa ja suunnittelussa tulee ottaa huomioon myös tiedonhallinnan näkökulma. Siksi atk-järjestelmistä, tietohallinnosta ja asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tiivis yhteistyö on erityisen tärkeää. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetyn lain mukaan kuntien, kuntayhtymien ja muiden viranomaisten tulee hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi huolehtia asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisätyvien tietojen saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Arkistolain mukaan jokaisella julkisella organisaatiolla on oltava ajantasainen arkistonmuodostussuunnitelma (tiedonhallintasuunnitelma). Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. Hyvän hallintotavan ja asiakirjahallinnon mukainen asiointi viranomaisessa sekä hallintoasian käsittely on määritelty hallintolaissa. Suunnittelussa on otettava huomioon opiskelijan, työntekijöiden ja organisaation oikeusturva. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintatapaohjeet säätelevät useimpien viran- ja toimenhaltijoiden päivittäistä työtä. Selkeät ohjeet, joissa vastuut on määritelty, mahdollistavat tehokkaan, laadukkaan ja taloudellisen toiminnan. Näin säästyy resursseja ydintoimintaan. Ohjeille asetettavia vaatimuksia ovat kattavuus, ajantasaisuus, oikeellisuus, käytännöllisyys, tunnettavuus ja vastuullisuus.

6 4 Organisointi ja vastuut asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa Arkistotoimen järjestäminen kunnissa/kuntayhtymässä kuuluu hallituksille. Hallituksen tulee nimetä arkistotointa johtava viran-/toimenhaltija, joka vastaa asiakirjahallinnon suunnittelusta ja käytännön järjestämisestä (http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831). Arkistonmuodostaja = orgaani, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton asiakirjakokonaisuus. Arkistotointa johtava viran-/toimenhaltija johtaa koko kuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista valmistelee alansa asiat hallitukselle ohjaa, neuvoo, tiedottaa, kouluttaa, koordinoi ja valvoo osallistuu arkistonmuodostajien kanssa arkistonmuodostussuunnitelmien laatimiseen ja ajan tasalla pitämiseen sekä säilytysaikojen määrittelyyn on mukana tietohallinnon ja asiakirjahallinnon tehtävissä, jotka kuuluvat arkistolain mukaan arkistotointa johtavalle Viranhaltijat nimeävät toimialueensa arkistovastaavat, jotka vastaavat toimialueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta. Arkistovastaavat omalla toimialueellaan samat tehtävät kuin arkistotointa johtavalla viran/toimenhaltijalla arkistonmuodostussuunnitelmien laatiminen yhteistyössä tehtävää hoitavien henkilöiden ja arkistotointa johtavan viran/toimenhaltijan kanssa samoin kuin säilytysaikojen määrittelyyn osallistuminen varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto huolehtia, että toimialueen pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittu ja tiedot tallennettu pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen, siten kuin arkistolaitos erikseen määrää huolehtia siitä, että asiakirjat ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä huolehtia siitä, että pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja säilytetään sellaisissa arkistotiloissa, kuin arkistolaitos erikseen määrää. Lisäksi organisaatiokohtaisesti voidaan nimetä erilaisia tiedonhallinnan kehittämistyöryhmiä ja vastuuhenkilöitä, joiden vastuut määritellään organisaation omissa ohjeissa. Jokaisen työntekijän on ymmärrettävä oma vastuunsa: noudattaa asiakirjastandardeja ja käyttää valmiita lomakepohjia vastata tietojen oikeellisuudesta ja sisällöstä

7 vastata henkilökohtaisessa postissa saapuneiden asiakirjojen toimittamisesta rekisteröitäväksi vastata tietojen/asiakirjojen oikeasta säilyttämisestä noudattaa asiakirjojen julkisuudesta annetut määräykset noudattaa arkistonmuodostussuunnitelmaa ja muita ohjeita seuloa ja hävittää omat asiakirjat annettujen ohjeiden mukaan toimittaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoivaksi osallistua omalta osaltaan arkistonmuodostussuunnitelmien laadintaan ja säilytysaikojen määrittelyyn. Päättäjän/esittelijän vastuu vastaa laatimiensa asiakirjojen käsittelystä. 5 Asiakirjojen laadinta ja käsittely 5.1 Asiakirja Asiakirja on tiedon siirron väline. Asiakirjalla tarkoitetaan sekä paperi- että sähköisiä asiakirjoja. Juridisesti paperi- ja sähköiset asiakirjat ovat samanarvoisia. Suomessa asiakirja määritetään virallisesti arkisto- ja julkisuuslaeissa. Arkistolaissa asiakirjaa kuvataan esityksenä: asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Sähköinen asiakirja voi olla esim. sähköposti, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantamiseen. Asiakirjallinen tieto on ns. toiminnallista tietoa. Sitä kertyy organisaation ja sen henkilöstön toiminnan tuloksena. Asiakirjallinen tieto on todiste organisaation tai yksilön toiminnasta, mistä seuraa, että tiedolla on sekä juridista että tieteelliseen tutkimukseen liittyvää merkitystä. Asiakirjallisella tiedolla on elinkaari, joka ulottuu laatimisesta/vastaanottamisesta eri käsittelyvaiheiden kautta pysyvään säilytykseen tai hävitykseen. 5.2 Sähköinen dokumentti ja metatiedot Sähköinen dokumentti (rakenteinen asiakirja) ei ole paperiasiakirjan kaltainen fyysinen, yhtenäinen kokonaisuus, vaan se koostuu bittijoukosta, jotka voivat sijaita eri paikoissa tietovälineellä, jopa eri tietovälineillä. Vasta ohjelmisto kokoaa nämä osaset kokonaisuudeksi ihmiselle ymmärrettävään muotoon. Metatieto on tietoa tiedosta = määrittävää tietoa jostakin tietovarannosta tai sisältöyksiköstä.

8 Metatieto kuvaa tiedon synty- ja käsittely-yhteyttä, sisältöä, rakennetta, tiedon ja asiakirjan hallintaa sekä käsittelyä koko elinkaaren ajan. Metatietojen avulla voidaan helpottaa aineiston hakua, paikallistamista, tunnistamista, säilyttämistä sähköisessä ympäristössä, asiakirjojen laatimis-, käsittely- ja tallennusvaiheiden automatisointia sekä luoda yhteyksiä eri järjestelmien välille. Metatiedot jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen metatietoon. Sisäissä metatiedoissa kuvailut liitetään suoraan sähköisiin asiakirjoihin eli kuvailu on osa asiakirjaa (esim. perinteisten paperiasiakirjojen tunnistetiedot ja/tai asiakirjarekisteriön sisältämät tiedot, ks. kohta 5.3.1). Ulkoisilla metatiedoilla voidaan liittää asioita ja asiakirjoja organisaation prosesseihin ja saada selvyys asioiden käsittelyvaiheista eli tuottaa rekisterinäkymä asioista ja niiden käsittelyvaiheista sekä erilaiset ilmenemis- ja säilytysmuodot. 5.3 Asiakirjojen laadinta Asiakirjoja laadittaessa tulee noudattaa organisaation ohjeita asiakirjojen asettelusta ja sisällöstä ja käyttää olemassa olevia graafisen ohjeen mukaisia pohjia. Myös lainsäädännössä on vaatimuksia asiakirjojen sisällölle, mm. hallintolaissa päätöksen sisällöstä ja hankintalaissa tarjouspyynnön sisällöstä http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434. Tehokas toimistotyö edellyttää asiakirjastandardien noudattamista(www.sfs.fi). Suomen standardisoimisliiton SFS-käsikirja 76 sisältää tärkeimmät asiakirjoja käsittelevät standardit. Käsikirjan standardien avulla on helpompaa sekä suunnitella yhdenmukaisia lomakkeita että laatia yhdenmukaisia asiakirjoja. Sisäasiainministeriön alaisuudessa toimivan julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA antaa myös suosituksia (www.jhs-suositukset.fi). 5.3.1 Asiakirjan tunniste- ja viitetiedot Asiakirjan tunniste- ja viitetiedoilla tarkoitetaan asiakirjan johdonmukaisesti samoille paikoille sijoitettuja tietoja, jotka yksilöivät asiakirjan ja nopeuttavat sen käsittelyä. Tunnistetiedot ovat välttämättömiä asiakirjan haun kannalta varsinkin sähköisissä käyttöjärjestelmissä. Kullekin tunnistetiedolle on varattu asiakirjassa oma paikkansa. Tunnistetiedot kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja toistetaan asiakirjan jokaisella sivulla. Laatijaorganisaatiosta esitetään tunnistetiedoissa nimi tai nimen lyhenne joko tavallisena tekstinä tai logona. Kun tunnistetieto on tekstiä, voidaan laatijaorganisaation nimi kirjoittaa lihavoituna. Viite on viittaus aiempaan yhteydenottoon tai asiakirjaan.

9 Asiakirjan ylätunnistetiedoissa (sisäiset metatiedot, ks. 5.2.) tulee olla vähintään asiakirjan laatija, asiakirjatyyppi, laatimispäivämäärä ja yli sivun pituisissa sivunumero. Tunnisteeseen merkitään myös asiatunnus (kirjaamistunnus) ja tarvittaessa merkintä: salassa pidettävä, luottamuksellinen, jäljennös tms. Laatijaorganisaatio Asiakirjatyyppi Numero Snro Osoite Tyypin täydenne Liitetieto Yksikkö Asiakirjan luonne Asiakirjatunnus Laatija, puhelinnumero Päivämäärä Julkisuus Alatunnistetietoihin sivun alareunaan sijoitetaan laatijaorganisaation yhteystiedot: organisaation nimi, postiosoite, käyntiosoite, puhelinnumero, faksi, sähköposti- ja verkko-osoite. Tarvittaessa lisätään myös Y-tunnus ja pankkiyhteystiedot. Kirjasinkoko voi olla 1-2 pistettä pienempi kuin asiasisällön kirjasinkoko. SFS ry PL 116 Maistraatinportti 2 Puhelin (09) 149 9331 www.sfs.fi Y-tunnus 0202290-8 00241 Helsinki 00240 Helsinki Faksi (09) 146 4914 etunimi.sukunimi@sfs.fi Kotipaikka Helsinki Sähköisten asiakirjojen rakennetta selvitetään tarkemmin luvussa 5.2. Sähköinen dokumentti ja metatiedot. 5.3.2 Kieli ja oikeinkirjoitus Asiakirjan laatija vastaa sisällön lisäksi myös asiakirjan kieliasusta. Kieliasultaan huolellisesti laadittu asiakirja antaa myönteisen kuvan lähettäjästä. Hyvä teksti on lyhyttä ja ytimekästä. Kirjoitettaessa on vastaanottaja otettava huomioon. Esim. ammattislangia ja lyhenteitä ei pidä käyttää varsinkaan ulkoisessa viestinnässä. Asiakirjan oikeinkirjoituksessa noudatetaan suomen kielen kielioppisääntöjä. Kotimaisten kielten tutkimuskeskus ja sen julkaisema kielenhuollon tiedotuslehti Kielikello http://www.kielikello.fi/haku/index.html ja Standardoimisliitto http://www.sfs.fi/ ovat hyviä oikeakielisyyden tietolähteitä. Kielilaki http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030423 tähtää siihen, että ihmiset saavat myös käytännössä viranomaispalvelut omalla äidinkielellään suomeksi tai ruotsiksi. Hyvä asiakirja on luotettava asiallinen ja kieliasultaan täsmällinen selkeä ja johdonmukainen

10 lyhyt kieliasultaan virheetön ja ulkoasultaan siisti sisältää tunnistetiedot. Käyttökelpoinen sääntö: yhteen asiakirjaan vain yksi asia tai asiakokonaisuus. 5.3.3 Allekirjoitukset Paperiasiakirjan aitouden takeena on pidetty allekirjoitusta. Asiakirjan aitouden ja todistusvoimaisuuden vahvistaa asiakirjan sitominen käsittelyprosessiin esim. merkitsemällä se diaariin. Hallintolain mukaan asiakirjassa on mainittava lähettäjän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Viranomaiselle saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä. Allekirjoittajan/allekirjoittajien nimikirjoitus asiakirjassa on selvennettävä. Allekirjoituksen yhteyteen tulee merkitä myös virka-asema, mikäli erityiset syyt eivät edellytä sen poisjättämistä. Nimenkirjoitusoikeus määritellään organisaation säännöissä ja ohjeissa. Lisätietoja Harjula & Prättälä/ Kuntalaki ja taustat ja tulkinnat sekä kuntalaki 50 Hallintosääntö: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1995/19950365 Jos organisaatiosi tarjoaa sähköisiä palveluja, joihin tarvitaan sähköistä allekirjoitusta, lisätietoja löydät laista sähköisistä allekirjoituksista 4/2003 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030014. 5.3.4 Asiakirjojen laadinnassa käytettävät materiaalit ja menetelmät Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä käyttäen. Asiakirjojen allekirjoittamisessa, esim. päättötodistuksessa, on käytettävä arkistokelpoista kynää, jonka jälki on pysyvä. Lyijykynät ja kaikki mainoskynät eivät ole arkistokelpoisia. Tarvikehankinnoista vastaavat huolehtivat toimistotarvikkeiden ja papereiden arkistokelpoisuudesta. Viime kädessä vastuu on asiakirjan laatijalla. Arkistolaitos ylläpitää verkkosivuillaan http://www.narc.fi/paatos.html luetteloa arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä, jotka on todettu soveltuviksi asiakirjojen valmistukseen. 5.4 Saapuvan ja lähtevän asiakirjan käsittely Saapuvan ja lähtevän postin käsittelystä ja vastaanottamisesta tulee organisaation laatia erillinen ohje. Ohjeeseen sisällytetään mm. seuraavia asioita:

11 kuvaus siitä, mikä katsotaan viralliseksi postiksi ja kuinka sen käsittely ja kirjaaminen organisaatiossa ohjeistetaan kuvaus siitä, kuinka organisaation lähtevä posti käsitellään (esim. valmiiksi postimaksettujen kuorien käyttö, frankeerauskoneen käyttö, postin laskutuspalvelu, kuka vie postin postiin) sisäisen postin jakelukäytäntö postitusmerkintöjen tekeminen arkistoon jäävään asiakirjaan ja/tai diaariin. Postittajan poissaolon varalta on nimettävä varahenkilö. Huomioitava on myös, että postin käsittelijä ei saa avata henkilölle osoitettua kirjettä ilman lupaa. Tämä koskee myös sähköpostia. Standardi SFS 2488 http://www.sfs.fi/ määrittelee kirjekuorien ja kirjepussien koot sekä paperin ja materiaalin laadun. JHS 106 määrittelee postilähetyksissä käytettävien osoitetietojen rakenne- ja merkintätavat. Suosituksessa annetaan ohjeita myös osoitetietojärjestelmien rakenteesta sekä osoitetietojen konekielisestä tiedonsiirrosta, tietojen muodosta ja tulostamisesta (http://docs.jhs-suositukset.fi/jhssuositukset/jhs106/jhs106.html#h1). Itella Oyj:n suositukset osoitepinnan jaosta ja muita tarkempia tietoja postituksesta löytyy osoitteesta http://www.itella.fi. Asiakirja voidaan toimittaa vastaanottajalle postitse kirjeenä, kirjattuna kirjeenä, postiennakkokirjeenä, pikakirjeenä tai saantitodistuskirjeenä sekä suuremmat lähetykset pakettina. Kirjelähetyksille soveltuvin maksutapa riippuu usein esim. lähetysten määrästä, huomioarvosta tai palvelun helppokäyttöisyydestä. Kirjekuoret ja kirjepussit kannattaa valita huolella, jotta jokainen lähetys saadaan mahdollisimman nopeasti, turvallisesti ja taloudellisesti vastaanottajalle. Vastauslähetyskuoria voidaan käyttää, kun lähetetään esim. opiskelijan työharjoittelusopimus harjoittelupaikkaan täytettäväksi ja allekirjoitettavaksi. Kuoreen laitetaan vastauskuori, jossa postimerkin kohdalla lukee Vastaanottaja maksaa postimaksun sekä sopimuksen numero, vastaanottajan kohdalla omat yhteystiedot. Näin sopimus palautuu lähettäjälle ilmaiseksi oikeaan osoitteeseen. Sähköpostilla lähetettäessä asian voi kirjoittaa joko sähköpostiin tai liittää sähköpostiin liitetiedostona. Sisäisessä jakelussa liitetiedostojen käyttöä kannattaa välttää. Mikäli tiedosto on esimerkiksi intrassa, voi sähköpostilla lähettää vain linkin kyseiseen asiakirjaan. Sähköpostiviestissä käytetään otsikkoa, joka kertoo lukijalle heti, mitä viesti käsittelee. Sähköpostiviesteissä käytetään usein automaattista allekirjoitusta, eli kaikkien lähtevien postien loppuun lisätään automaattisesti lähettäjän nimi, organisaatio ja muut yhteystiedot. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salaisiksi luokiteltujen tietojen lähettämisessä. Organisaatiolla on hyvä olla sähköpostin käyttöohjeet eli Netiketti sekä faksin käyttöohjeet. Faksilla lähetettäessä asiakirjan liitteeksi laitetaan lähete, josta ilmenee lähettäjä ja vastaanottaja yhteystietoineen, asia sekä lähetettävien sivujen määrä lähete mukaan lukien. Lähetetyn asiakirjan säilyttää lähettäjä. Asiakirjan voi myös viedä vastaanottajalle kuriiripostina. Tätä voi käyttää esimerkiksi, jos hallituksen esityslista täytyy saada perille samana päivänä, kun se valmistuu. Saapuneet asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Tämä koskee myös sähköisesti saapuneita asiakirjoja. Asia voidaan laittaa vireille viranomaisen suostu-

12 muksella myös suullisesti, esimerkiksi puhelimitse, el-lei erityislainsäädännössä edellytetä kirjallista muotoa. Asiakirjaan tehtävät vastaanotto-, käsittely- ja toimenpidemerkinnät ovat apuna tehtyjä toimia selvitettäessä sekä asiakirjojen eheyden ja alkuperäisyyden todentamisessa. Saapumismerkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta, tieto mahdollisesta rekisteröinnistä, jakelusta ja jakelun suorittajan nimikirjaimet. Asiakirjoihin, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä, on hyvä tehdä merkintä aa. (ad acta). Merkintä tarkoittaa, että asiakirja voidaan arkistoida. Salassa pidettäviin asiakirjoihin tulee tehdä asiaa koskevat merkinnät, katso kohta 6.1.2. Virallinen saapuva sähköposti pyydetään lähettämään organisaation yleiseen sähköpostiosoitteeseen, ei henkilökohtaiseen osoitteeseen. Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi, kun se on käytettävissä organisaation tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asiakas vastaa itse viestin perillemenosta mahdollisen määräajan kuluessa. Sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta on tehtävä vastaanottokuittaus lähettäjälle. Asiakkaalle lähetettävä vastaanottokuittaus ei sellaisenaan merkitse sitä, että asia on tullut organisaatiossa vireille. Mikäli sähköpostia tms. ei saada avattua tai se on muuten puutteellinen, tulee tästä ilmoittaa viestin lähettäjälle. Edellytyksenä on kuitenkin se, että lähettäjän yhteystiedot ovat selvillä. Erityisesti on huomioitava, että sähköpostiviesti voi olla asiakirja, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantamiseen, jolloin asiakirja täytyy kirjata ja säilyttää arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2003/20030013 5.4.1 Asiakirjojen tiedoksianto Viranomaisen on tiedoksiantovelvollisuuden mukaan annettava tekemänsä päätös (pöytäkirjanote oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen) viipymättä tiedoksi asianosaiselle ja muulle tiedossa olevalle, jolla on oikeus hakea siihen oikaisua tai muutosta valittamalla. Viranomaisen on annettava tiedoksi myös sellainen päätös, johon liittyy muutoksenhakukielto. Tarkemmin tiedoksiantomenettelystä säädetään hallintolaissa ( 54-59) http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434. Sen mukaan voidaan käyttää mm. seuraavia tiedoksiantotapoja: Tavallinen tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle. Vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Asian katsotaan tulleen viranomaisen tietoon kuitenkin kirjeen saapumispäivänä. Todisteellinen tiedoksianto on toimitettava postitse saantitodistusta vastaan, jos se koskee velvoittavaa päätöstä, jonka tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika. Saantitodistusta voidaan käyttää myös, jos se on muusta syystä tarpeen asianosaisen oikeuksien turvaamiseksi. Saantitodistuksesta on käytävä ilmi tiedoksiannon toimittaja ja vastaanottaja sekä tiedoksisaannin ajankohta.

13 Asiakirja voidaan myös luovuttaa tiedoksiannon vastaanottajalle tai tämän edustajalle. Tiedoksiannosta on tällöin laadittava kirjallinen todistus, josta on käytävä ilmi tiedoksiannon toimittaja ja vastaanottaja sekä tiedoksiannon ajankohta. Päätös voidaan antaa tiedoksi sähköisesti, mikäli asianomainen on antanut tähän suostumuksensa. Päätöksen tiedoksi antamistapa merkitään diaariin. Ohjeita tiedoksiantoon liittyen on myös Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030013 ja Kuntalaissa http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1995/19950365. 5.4.2 Asiakirjoista perittävät maksut Kuntalain 50 :n 1 mom. 10 kohdan mukaan kunnan/kuntayhtymän valtuusto antaa tarpeelliset määräykset asiakirjoista perittävistä lunastuksista (http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1995/19950365). Oikeus on voitu hallintosäännön määräyksillä siirtää valtuuston alaisen viranomaisen päätettäväksi. Viranomaisen on määriteltävä asiakirjakopioista ja tulosteista perittävät maksut etukäteen ja julkaistava ne myös yleisessä tietoverkossa. Kopioista ja tulosteista voidaan periä maksu, joka vastaa tiedon antamisesta viranomaiselle aiheutuvien kustannusten määrää. Julkisuuslain 34 :ssä http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621 määrätään, milloin tiedon antamisesta ei peritä maksua ja minkälaisia maksuja voidaan periä. Asiakirjan antamisesta 9 ja 11 :n nojalla ei peritä maksua, kun 1. asiakirjasta annetaan tieto suullisesti 2. asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi 3. julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle tai asianomaiselle sähköpostitse 4. pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin. Kuntaliitto on määritellyt perusteet maksujen määräytymiselle yleiskirjeessään 16.9.2005/19/80 www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;29;63;375;75765;86906;86907. Maksujen määräytymiselle on määritelty kolme perustetta: 1. tavanomaisen tiedon antaminen 2. erityistoimenpiteitä vaativa tiedon antaminen 3. kiireellinen haku. 5.5 Kirjaaminen Kirjaaminen palvelee asiakasta ja jokapäiväistä toimintaa. Se helpottaa asiakirjojen järjestämisessä, jäljittämisessä, alkuperäisyyden ja eheyden todentamisessa sekä tilasto- ja suoritetietojen saamisessa. Kir-

14 jaaminen auttaa hyvän tiedonhallinnan periaatteiden toteuttamisessa, tiedonhaun nopeuttamisessa, asiakirjojen käsittelyvaiheiden ja päätöksenteon prosessin seurannassa, julkisuusperiaatteiden toteuttamisessa, oikeusturvan varmistamisessa, tiedonkulussa sekä helpottaa asiakirjojen lajittelua, jakelua, arkistointia, seulontaa sekä toimii arkistohakemistona. Asioiden käsittelyvaiheiden seurannan ja valvonnan päivittäisten tehtävien helpottamiseksi rekisteröinti ja muut asiakirjalliset prosessit etenevät säännönmukaisesti ja luotettavasti. Aktiivivaiheen käsittelyn oikeellisuus takaa asiakirjojen eheyden, alkuperäisyyden, todistusvoimaisuuden, oikeudellisen merkityksen, oikeusturvan, julkisuusperiaatteen noudattamisen, tiedon saatavuuden ja käytettävyyden sekä suojauksen ja laadun. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2003/20030013 edellyttää, että saapuneet viralliset, sähköiset asiakirjat (faksi, sähköinen lomake, sähköposti) on kirjattava tai muulla luotettavalla tavalla kirjattava. Kirjauksesta on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä varmistuminen asiakirjan eheydestä ja oikeasta alkuperäisyydestä. asiakirjan alkuperäisyys = asiakirjan lähettäjä on juuri se taho tai henkilö, joka on merkitty viestin lähettäjäksi. asiakirjan eheys = alkuperäistä asiakirjaa ei ole tahallisesti tai tahattomasti muokattu (tietoa ei ole lisätty, poistettu tai muutettu). Kaikki hallinnon kirjattavat asiakirjat samoin kuin saapuva posti kulkevat kirjaajan kautta. Asiaa valmistelevalla henkilöillä on kirjaamisvelvollisuus. Kirjaamiskaudella tarkoitetaan ajanjaksoa, jonka aikana samaa asiaa voidaan käsitellä samalla diaarinumerolla. Kirjaamiskauden päättyessä keskeneräisille asioille avataan uusi diaarikortti. Vanhaan ja uuteen diaarikorttiin tehdään merkinnät, joista ilmenee asian edellinen/uusi diaarinumero. Asiat ovat aktiivikannassa XXX vuotta, jonka jälkeen vielä vireillä oleva asia avataan uudella numerolla ja viitteet merkitään vanhaan numeroon.

15 Kuvio 3: Esimerkki kirjaamisprosessista (Nina Kuismin, Omnia, 2007) 5.6 Organisaation rekisterit, tietosisällöt ja vastuut Päijät-Hämeen koulutuskonsernissa on käytössä diaarin (asianhallintajärjestelmä) lisäksi jäljempänä selostettavat tietojärjestelmät. Tietojärjestelmien tarkemmat tietosisällöt ilmenevät tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteista. Tietojärjestelmäseloste Julkisia asiakirjoja ja julkisia tietoja käsittelevistä tietojärjestelmistä tulee aina laatia tietojärjestelmäseloste julkisuuslain 621/1999 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621 mukaisesti. Samoin harkinnanvaraisesti julkisia asiakirjoja/tietoja käsittelevät tietojärjestelmät kuuluvat tähän ryhmään. Myös niistä tietojärjestelmistä, joissa käsitellään sekä julkista että salaista tietoa tai joiden käsittelemistä tiedoista ei voida etukäteen päätellä tiedon salassa pidettävyyttä, laaditaan tietojärjestelmäseloste. Työkaluohjelmistoja, kuten tekstinkäsittely-, piirros-, taulukkolaskenta- tai sähköpostiohjelmistoja, ei pidetä julkisuuslain tarkoittamina tietojärjestelminä, koska niiden tuottamat tietokannat eivät ole vakiosisältöisiä eikä niiden tuottamat asiakirjat/tuotokset ole automaattisesti julkisuuslain piirissä. Viranomaisen sisäiset tiedotusjärjestelmät (intranet) eivät kuulu julkisuuslain piiriin silloin, kun ne käsittelevät viranomaiseen sisäiseen työskentelyyn tarkoitettuja ohjeita, tietoja ja vastaavaa.

16 Tietojärjestelmäseloste liitetään osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa on tiedot mm. siitä, mitä diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asiakirjahallinnon rekistereitä viranomaisella on tai miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista muuten voidaan löytää. Henkilörekisteriseloste Henkilötietolaki 523/1999 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523 edellyttää, että rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot; henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä; mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle; sekä kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista. Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Tästä velvollisuudesta voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä valtion turvallisuuden, puolustuksen tai yleisen järjestyksen ja turvallisuuden vuoksi, rikosten ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi taikka verotukseen tai julkiseen talouteen liittyvän valvontatehtävän vuoksi. Tietojärjestelmät = rekisterit Esimerkkejä: Economa, käyttöomaisuuskirjanpito on organisaation yhteiskäytössä oleva käyttöomaisuuskirjanpitojärjestelmä, jossa ylläpidetään käyttöomaisuuden ja luetteloitavan kaluston seurantaa. Rondo on paperittoman kirjanpidon järjestelmä. Rondo on ostolaskujen paperittomaan käsittelyyn ja sähköiseen arkistointiin tarkoitettu ohjelma. Rondoon arkistoidaan kirjanpidon virallisia tilikirjoja sekä järjestelmässä käsitellyt laskut linkki selosteeseen. 6 Tietosuoja ja tietoturva Laki yksityisyyden suojasta, henkilötietolaki ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta asettavat tietoturvallisuutta korostavia vaatimuksia tietojen käsittelylle. Tietoturvaan ja tietosuojaan on kiinnitettävä huomiota koko asiakirjan elinkaaren ajan. Tietosuojalla tarkoitetaan mm. oikeutta luovuttaa henkilötietoja sekä tietojen ja tietojärjestelmien teknistä suojaamista, velvollisuutta laatia käytössä olevista rekistereistä nähtävillä pidettävä rekisteriseloste sekä antaa rekisteröidylle tämän pyytäessä häntä koskevat tiedot.

17 Tietosuojan yleislaki on henkilötietolaki http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523. Lain tavoitteena on suojata kansalaisten yksityisyyttä, turvata kansalaisten edut ja oikeudet, varmistaa turvallisuus sekä saada aikaan hyvä rekisteritapa ja lisätä rekisterinpidon avoimuutta. Tietosuojaperiaatteen mukaan tiedot on kerättävä laillisesti ja rehdein keinoin. Tallentamista tulee rajoittaa ja vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja tulee tallentaa. Lisäksi tietojen tulee olla virheettömiä ja ajan tasalla sekä jokaisen tulee saada tietää rekisterin käyttötarkoitus ja tietosisältö. Tietoturvalla tarkoitetaan keinoja, joilla varmistetaan tietojen, palvelujen järjestelmien ja tietoliikenteen suojaaminen. Koulutuksen järjestäjät käsittelevät runsaasti luottamuksellista tietoa, esimerkiksi ihmisten henkilötietoja, taloustietoja ja opiskelijarekistereitä. Tieto ei saa joutua asiattomien käsiin. Myös julkista tietoa on käsiteltävä huolellisesti siten, että se on tarkoituksenmukaisesti saatavilla ja ettei sitä päästä luvattomasti muuttamaan. Tietojärjestelmien luotettava toiminta on välttämätöntä. Ulospäin lähtevän tiedon on oltava luotettavaa. Paras suoja haittaohjelmia (virukset, madot ja troijalaiset), tietomurtoja ja tahatonta tai tahallista vahingontekoa vastaan on kaikkien tietojärjestelmien huolellinen ylläpito ja käyttö. Suurimmat tietoturvallisuuden ongelmat liittyvät yleisesti huolimattomuuteen ja osaamattomuuteen. Tietoturvallisuus on juuri niin hyvää kuin sen heikoin lenkki ei siis vain tekniikka vaan myös jokapäiväiset toimintatapamme ja asenteemme. Tietoturvallisuudesta huolehtiminen on jokaisen työskentelevän ja opiskelevan velvollisuus. Valtionhallinnossa on luotu VAHTI- tietoturvaohje www.vm.fi/vahti, jota hyödynnetään valtionhallinnon lisäksi kunnallishallinnossa. 6.1 Julkisuus ja salassapito 6.1.1 Julkisuus Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa toisin määrätä. Asiakirjojen julkisuudesta on säädetty julkisuuslaissa (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Viranomaisen asiakirjana pidetään asiakirjaa, joka on viranomaisen laatima tai toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten. Asiakirjoista, joita ei pidetä viranomaisen asiakirjoina, löytyy luettelo julkisuuslaissa http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621. 6.1.2 Salaisten asioiden käsittely Salaiseen asiakirjaan on tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä, salassapidon peruste sekä salassapidon päättymisaika (pääsääntö 25 vuotta). Salaisia tietoja saavat käsitellä vain henkilöt, jotka tehtävässään niitä tietoja tarvitsevat eikä salassa pidettäviä asiakirjoja saa jättää lukitsemattomaan paikkaan edes taukojen ajaksi. Sähköisessä aineistossa salassapidon toteuttaminen tarkoittaa asiakirjallisten tietojen käyttöoikeuksien ja rajoitusten määrittelyä. Salassa pidettävät asiakirjat säilytetään ja arkistoidaan erillään julkisista asiakirjoista, kunnes salassapito lakkaa. Salassa pidettäviä tietoja ja asiakirjoja ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Jos asiakirja sisältää vain joitakin salaisia tietoja, tiedot annetaan asiakirjan julkisesta osasta peittämällä salaiset osat. Asioiden ja asiakirjojen salassapitovelvoitteista on säädetty

18 julkisuuslain 22-25 :ssä ja salassa pidettävän tiedon antamisperusteista 26-30 :ssä http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621 Salaisten ja harkinnanvaraisesti julkisten tietojen hävittämisessä on noudatettava erityistä huolellisuutta. Organisaation tulee ohjeistaa niiden käyttö, säilyttäminen ja hävittäminen. 7 Arkistotoimi 7.1 Arkistoinnin toimintaperiaatteet Arkistotoimen hoidossa tulee noudattaa arkistolakia http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831, arkistolaitoksen määräyksiä ja organisaation omia toimintaohjeita. Asiakirjat kuuluvat arkistotoimen piiriin jo syntyvaiheessaan. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon jo tällöin pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen osalta. Arkistolaki edellyttää arkistotoimen eri osa-alueiden koordinoimista kokonaisvaltaiseksi asiakirjahallinnoksi niin, että asiakirjat palvelevat tiedon lähteinä koko elinaikansa. Arkistotoimeen kuuluu asiakirjojen liittäminen arkistoon, arkistointi, asiakirjojen järjestäminen, luettelointi, asiakirjojen säilytys ja tarpeettomien asiakirjojen hävittäminen. Arkistotoimi on asiakirjahallinnon rinnakkainen toiminto, joka tallentaa, seuloo, säilyttää ja saattaa käyttöön arkistoja sekä hoitaa niihin liittyvää tietopalvelua eli tekee sitä, mitä asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa. Jokainen viran-/toimenhaltija seuloo, luetteloi, hävittää ja arkistoi omat asiakirjansa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti sekä osallistuu arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan sekä säilytysaikojen määrittelyyn yhdessä arkistovastaavan ja arkistotointa johtavan viran-/toimenhaltijan kanssa. 7.2 Arkistoinnin yleiset ohjeet Käsiarkistossa olevat asiakirjat voidaan säilyttää toimistomapeissa, riippukansioissa tai muissa säilytysvälineissä. Pysyvästi tai pitkään (yli 10 v) säilytettävät asiakirjat säilytetään ja arkistoidaan arkistokoteloissa; irralliset asiakirjat laitetaan ph-neutraalien vaippalehtien väliin. Klemmareita, kumilenkkejä ja muovitaskuja ei saa jättää pysyvästi ja pitkään säilytettäviin asiakirjoihin. Arkistokotelot pakataan riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Pöytäkirjat, tilinpäätökset ja muut tärkeät asiakirjat säilytetään yleensä sidottuina. Sidoksen paksuus saa olla enintään 7-8 cm. Kartat ja piirustukset säilytetään vaaka- tai pystyasennossa, suurikokoiset voidaan kääriä rullalle. Koteloihin, laatikoihin, rulliin ja muihin säilytysyksiköihin kirjoitetaan tunnistetiedoiksi vähintään arkistonmuodostajan ja asiakirjasarjan nimi, aikaväli sekä arkistotunnus. Määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on tulostettava arkistokelpoiselle materiaalille (paperi tai mikrofilmi). Arkistolaitos

19 ylläpitää luetteloa niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan pysyvästi säilytettävän asiakirjan valmistamiseen. Ohje löytyy osoitteesta http://www.narc.fi/paatos.html. 7.3 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Arkistolain :n 8 http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831 mukaisesti jokaisen arkistonmuodostajan on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistonmuodostussuunnitelma antaa julkista tietoa etsivälle kokonaiskuvan organisaation asiakirjoista ja tietojärjestelmistä sekä ohjaa koko organisaation tiedonhallintaa. Arkistonmuodostussuunnitelmasta voidaankin käyttää nimeä tiedonhallintasuunnitelma. Sen rakenne ja sisältö on seuraava: tehtävän käsittelyn kulun kuvaus = prosessikuvaus tehtävän käsittelyn kussakin vaiheessa syntyvät tiedot/asiakirjat rekisteröinti arkistointitapa säilytystapa/-muoto tietojen/asiakirjojen säilytysaika vastuuhenkilö säilytyspaikka lisätiedot: käyttörajoitukset, käyttöoikeudet jne. tietojärjestelmäseloste, henkilörekisteriseloste, vastuuhenkilö tietoturvaluokka suojeluluokka arkistosarja. 7.4 Asiakirjojen säilytystavat Arkistonmuodostaja arkistonmuodostuksen yhteydessä määrää ja määrittelee tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytys- eli arkistointitavat (sarjat, asiakirjat jne.). Asiakirja arkistoidaan, kun asia, johon asiakirja liittyy, on käsitelty ja valmis. Paperiaineiston arkistoinnissa asiakirja sijoitetaan arkistonmuodostussuunnitelman osoittamalle paikalle tiettyyn asiakirjakokonaisuuteen, ryhmään tai sarjaan. Sähköisen aineiston arkistoinnissa asiakirjallisen tiedon kontekstin määräävät asiakirjaan liitetyt metatiedot (ks. kohta 5.2.) Huolellinen arkistointi on tärkeää, koska arkistoon sisältyvällä tiedolla on todistusvoima vain alkuperäisessä tehtäväyhteydessä. Sähköisten asiakirjojen todistusvoimaisuus tietojärjestelmässä taataan asiakirjojen hallinnan metatietomäärittelyllä ja sillä, että organisaatio noudattaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon ohjeita päivittäisessä toiminnassaan. Keskeisten asiakirjojen, pöytäkirjojen, niiden liitteiden ja muiden päätösasioiden käsittelyyn liittyvien asiakirjojen arkistointi perustuu seuraaviin periaatteisiin:

20 1. Asiakirjat arkistoi se yksikkö, joka on tehnyt asiassa lopullisen päätöksen tai ellei tämä ole selvästi todettavissa, se yksikkö, joka on asian viimeksi käsitellyt. 2. Asiakirjaa, joka arkistoidaan pysyvästi tietyn yksikön arkistoon, ei säilytetä pysyvästi muissa yksiköissä. 3. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat (esim. pöytäkirjat) laaditaan siten, että niiden liitteeksi ei oteta määräajan säilytettäviä asiakirjoja. 4. Salassa pidettäviin ja tietosuojan alaisiin asioihin liittyvät asiakirjat arkistoidaan omana kokonaisuutena. 7.5 Arvonmääritys, seulonta ja hävittäminen Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvään säilytykseen, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Säilytysaikamäärittelyn lähtökohtana ovat ne tehtävät ja käyttötarkoitukset, joiden tuloksena asiakirjalliset tiedot organisaatioon kertyvät. Arvonmäärityksen yleiset perusteet tulevat lainsäädännöstä, asiakirjan todistusarvosta ja informaatioarvosta sekä asiakirjan historiallisesta merkityksestä. Sähköisten asiakirjojen säilytysarvon määrittelystä arkistolaitos on antanut erillisen ohjeensa http://www.narc.fi/arkistolaitos/a/tiedostot/pdf/opas02112005.pdf. Asiakirjojen seulonnan tavoitteena on ennen kaikkea edistää merkittävien tietojen hakumahdollisuutta ja käytettävyyttä. Säilytyskustannukset ja tilatarpeet pysyvät kurissa sekä päällekkäissäilytystä ei tapahdu (kopiot jne.). Seulonnan ja hävittämisen periaatteena on, että jäljennökset ja lukukelvottomat hävitetään. Julkaisuihin liittyvät asiakirjat hävitetään, kun julkaisu on ilmestynyt. Sellaiset asiakirjat, joita on käytetty tutkimustai muihin vastaaviin tarkoituksiin, säilytetään pitkään tai pysyvästi, sillä varsinainen toiminta on kiinnostavampi kuin hallinto. Omat tärkeät päätökset ja hakemistot säilytetään niin kauan, kuin niihin liittyvät tiedot säilytetään. Asiakirjat, joilla on tärkeä yhteiskunnallinen tehtävä tai joihin sisältyy tietoja suuresta määrästä henkilöitä ja asioita, säilytetään pitkään tai pysyvästi. Asiakirjojen säilytysajat lasketaan lopullisesta päätöksestä / toimenpiteen päiväyksestä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on saapunut, tilinpitoaineisto tilivuoden päättymisestä tai sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen tehty viimeinen merkintä. Salassa pidettävät on hävitettävä tietosuojasta huolehtien. Hävitettävistä tehdään hävittämissopimus, jossa kerrotaan, kuka vastaa kuljetuksesta, ketkä toteuttavat hävittämisen, miten asiakirjat tuhotaan ja mitten kuljetus lähtöpaikasta hävittämispaikkaan hoidetaan. Asiakirjojen hävittäminen on hyvä rekisteröidä tarkoituksenmukaisella tavalla esim. pitämällä hävitysluetteloa. Jos arkistonmuodostussuunnitelmaan on kirjattu määräajan säilytettävät asiakirjasarjat ja -ryhmät ja niiden säilytysajat ei erillistä hävityksen rekisteröintiä tarvitse tehdä. Arkistolaitoksen antaman ohjeen mukaan kirjanpidon tilikirjojen ja -tositteiden hävittäminen on aina dokumentoitava niille vahvistetun säilytysajan pituudesta riippumatta.

21 Arkistolaitoksen antama määräys ja ohje 2.6.2003 (KA 216/40/03). Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen. Helsinki 2003. 47 s. ISBN 951-53-2531-5. http://www.narc.fi/arkistolaitos/pdfohjeet/seulontanormi.pdf. Sähköisten asiakirjojen osalta tietojärjestelmistä tulee poistaa määräajan umpeuduttua asiakirjat. Em. syystä tietojärjestelmissä tulee olla hävitystoiminnallisuus, jonka kautta voidaan tuottaa hävitysesitys, johon sisältyy ainoastaan ne asiakirjat, joiden säilytysaika on päättynyt. Metatietojen täytyy jäädä pysyvään säilytykseen myös hävitetyistä asiakirjoista. 7.6 Arkiston järjestäminen Arkiston järjestäminen on epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen alkuperäisen yhteyden palauttamista tai alun perin vailla tyydyttävää järjestystä olleiden asiakirjojen sijoittamista sopivaan järjestykseen. Kukin arkisto järjestetään kunkin ajan hyväksyttyjen, vahvistettujen ja käyttöönotettujen arkistokaavojen yms. mukaisesti. Järjestämisvaiheet ovat olemassa olevien ohjeistojen kerääminen, tutustuminen arkistonmuodostajaan, järjestettävien asiakirjojen kokoaminen, asiakirjojen inventoiminen, järjestelykaavan muodostaminen, tarpeettoman aineiston pois seulonta, rikkinäisten asiakirjojen korjaaminen, asiakirjojen ryhmittely sarjoiksi, asiakirjojen järjestäminen sarjan sisällä, kansiointi, nimiöinti ja lopuksi arkistoon jäävän aineiston luettelointi. 7.7 Arkiston päättäminen Kun organisaation tai luottamuselimen toiminta lakkaa, ei sen arkistoa yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation/yksikön arkistoon, vaan arkisto tulee päättää. Toimintaa jatkavan velvollisuutena on säilyttää arkisto omana kokonaisuutena. Kun organisaation sisäisiä yksiköitä lakkautetaan, ei käytännössä välttämättä tarvitse päättää kaikkien lakkautettavien yksikköjen arkistoja. Mikäli ratkaisu on toiminnan kannalta tarkoituksenmukainen (jopa nimenmuutoksesta huolimatta), voi uusi organisaatio jatkaa jonkun edeltäjänsä arkiston muodostamista muiden arkistojen tullessa päätettäviksi. Lakkautettujen organisaatioyksiköiden arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat pitkäaikaislainoina uudelle organisaatiolle. Näin menetellään myös silloin, kun vain osa viranomaisen tehtävistä siirretään toiselle. Pitkän ajan tarvittavat asiakirjakokonaisuudet, joita ei voida jakaa, voidaan kuitenkin pysyvästi jättää uudelle arkistonmuodostajalle. Toimintaa jatkavalle yksikölle jäävät myös asiakirjat, joiden perusteella se tekee päätöksen asiassa, joka on pantu vireille lakkautetun organisaation aikana.

22 7.8 Luettelointi ja kuvailu 7.8.1 Luettelointi Arkistoluettelo palvelee sekä aineiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua. Arkistoluettelo toimii arkiston tietopalvelun apuvälineenä, luovutusluettelona asiakirjoja siirrettäessä päätearkistoon sekä asiakirjojen fyysisen hallinnan välineenä, ts. mitä asiakirjoja kuuluu arkistoon ja missä järjestyksessä ne säilytetään. Arkistoa siirreltäessä arkistoluettelo on aineiston kontrolloimisväline. Ilman luetteloa aineiston häviämistä on vaikea havaita. Arkistoluettelo tulee tehdä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistonhoidon helpottamiseksi se voidaan tehdä myös määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Manuaalisen arkiston arkistoluetteloon merkitään: sarjan nimi (selkeä, monikkomuotoon) arkistoyksiköt (mikäli tarvetta) säilytysyksiköt laatu (sidos, kotelo tms.) aikarajaus arkistotunnus sijoituspaikkatiedot (jos muu kuin päätearkisto) asiakirjojen mahdollinen alkaminen/jatkuminen muissa sarjoissa mahdollinen salassapito lisätietoja tarpeen mukaan. Piirrustukset, kartat, kuvakokoelmat ym. erityisaineistot voidaan luetteloida yksityiskohtaisemmin omaan hakemistoonsa. Tällöinkin arkistoluetteloon tulee merkitä tieto ao. aineistosta ja sitä koskevasta erillishakemistosta. Säilytysyksiköitä ryhmiteltäessä käytetään apuna arkistokaavaa, joko perinteistä pääsarja- ja sarjajakoa kirjaintunnuksineen tai arkistonmuodostussuunnitelman mukaista tehtäväpohjaista luokittelua numerotunnuksineen. Organisaation asialuokittelukaava toimii sekä hallintodiaarin asiaryhmityksenä että arkistonhallinnan arkistorakenteena ja päätearkiston arkistokaavana. Kunkin arkistonmuodostajan ja osaarkistonmuodostajan asiakirjat luetteloidaan omana kokonaisuutenaan.

23 Malleja arkistojen arkistoluetteloista on arkistolaitoksen ohjeessa Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt. Helsinki 1997. 51 s. ISBN 951-53-1290-6. http://www.narc.fi/arkistolaitos/pdf-ohjeet/arkistkuvailu-jaluettsaannot3.pdf. 7.8.2 Kuvailu Kuvailu tarkoittaa tietoja, jotka yksilöivät ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston. Arkiston kuvailu tähtää arkistoaineiston sisällön hallintaan. Kuvailussa erotetaan arkistonmuodostaja ja aineisto. Kuvailun tavoitteena on parantaa tietopalvelua, arkistoaineiston käytettävyyttä ja yhdenmukaistaa kuvailua ja luettelointia siten, että tietojen haku sähköisissä tietoverkoissa olisi mahdollista. Kuvailu koostuu neljästä tasosta: arkistonmuodostaja, arkisto, sarja ja yksikkö. Aineiston tuottanutta yhteisöä tai henkilöä koskevat tiedot esitetään arkistonmuodostajatasolla, aineistoa koskevat tiedot hierarkkisesti arkisto-, sarja- ja yksikkötasolla. Viides taso, ns. yleistaso, on myös mahdollinen. Se tulee kysymykseen silloin, kun halutaan esittää kuvailutietoa, joka koskee yhteisesti useita arkistonmuodostajia tai arkistoja/sarjoja/yksiköitä. Tietotekniikan kehitys ja siihen liittyvä standardoinnin vaatimus on ollut tärkeänä kannustimena arkistoja kuvailuun. Arkistoaineiston kuvailuun liittyy omia erityispiirteitä. Arkistoaineisto on monikerroksista ja siihen liittyy erilaisia suhdeverkostoja. Yksittäistä asiakirjaa, sarjaa tai muuta osakokonaisuutta ei voi ymmärtää irrallaan arkiston kokonaisuudesta. Ks. Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt http://www.narc.fi/arkistolaitos/pdf-ohjeet/arkistkuvailu-jaluettsaannot1.pdf. 7.9 Asiakirjojen käyttö, lainaaminen ja siirto Organisaatio voi lainata asiakirjoja tehtävien hoitamista varten toiselle viranomaiselle, mutta ei yksityiselle. Lainatusta asiakirjasta laaditaan kuitti lainatun aineiston tilalle arkistoon. Kuitissa tulee olla seuraavat tiedot: mitä lainattu, kuka lainannut ja milloin lainannut. Samat ohjeet koskevat työhuoneista lainaamista toisiin työhuoneisiin. Luetteloitujen asiakirjojen lainaamisesta ja siirtämisestä toiseen arkistoon on aina tehtävä merkinnät arkistoluetteloon.