Henkilöstöpalvelut Helmikuu 2015. Rekrytointiopas

Henkilöstöpalvelut Helmikuu 2015 Rekrytointiopas

Tekstit: Henkilöstöpalvelut Taitto: Suvi Lantta Kuvitus: Kouvolan kaupunki Kouvolan kaupungin julkaisu 2015 REKRYTOINTIOPAS

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO...4 2 HENKILÖSTÖSUUNNITELMA...4 3 REKRYTOINTIPROSESSI...5 3.1 Suunnittelu...5 3.1.1 Täyttölupa ja tehtävänkuvaus...6 3.1.2 Palvelussuhteen laji ja pysyvyys...6 3.1.3 Kelpoisuusvaatimukset...7 3.1.4 Palkkaus...7 3.1.5 Hakutavan valinta...7 3.2 Rekrytoinnin toteuttaminen...8 3.2.1 Sisäinen siirto...8 3.2.2 Suppea eli ns. sisäinen haku...8 3.2.3 Laaja eli ulkoinen haku...8 3.2.4 Rekrytoinnin toteuttaminen sähköisen järjestelmän avulla...8 3.2.5 Työpaikkailmoituksen laatiminen...9 3.2.6 Sähköinen työpaikkailmoitus rekrytointijärjestelmässä...9 3.2.7 Lehti-ilmoitus...9 3.2.8 Rekrytointijärjestelmän pääkäyttäjät ja työpaikkailmoittajat...10 3.3 Hakemusten käsittely ja niiden julkisuus...10 3.4 Haastattelu...11 3.5 Henkilöarviointi...12 4 PÄÄTÖKSENTEKO...13 4.1 Yhteenveto/ansiovertailu hakijoista...13 4.2 Päätöksenteko...13 4.3 Viranhoitomääräys vai työsopimus...14 5 PALVELUSSUHTEEN ALKAMINEN...14 6 PALVELUSSUHTEEN PÄÄTTYMINEN...15 6.1 LÄHTÖHAASTATTELU...15 6.2 Muutosturva...15 7 PALKKATUELLA TYÖLLISTÄMINEN...16 8 KESÄTYÖT JA TYÖHARJOITTELU...16 9 KAUPUNGIN REKRYTOINTIPROSESSIN ARVIOIMINEN...16 5.1 Työhöntulotarkastus (virka- ja työsuhteiset)...14 5.2 Tiedottaminen...15 5.3 Perehdyttäminen ja tulohaastattelu...15 REKRYTOINTIOPAS

1 JOHDANTO Yksi Kouvolan kaupungin strategisista päämääristä on palveleva Kouvola. Tähän päämäärään liittyvä yhteinen menestystekijä on osaava ja hyvinvoiva henkilöstö. Pitkän aikavälin tavoitteena on, että palveluja tuottaa riittävä määrä osaavaa henkilöstöä. Kouvolan kaupungin henkilöstöpoliittisena tavoitteena on löytää keinoja, joilla tulevaisuudessakin saadaan palvelukseen mahdollisimman hyvät ja kyvykkäät työntekijät. Kouvolan kaupungin tulee rakentaa ja ylläpitää hyvää työnantajamainetta. Hyvä työnantajakuva, vakaa henkilöstöpolitiikka sekä hyvät henkilöstöjohtamisen käytännöt auttavat rekrytoimaan uusia osaajia myös tulevaisuudessa. hakijoiden oikeusturvaan liittyvät kysymykset. Asioiden valmisteluun ja valintoihin liittyvä julkisuus asettaa omat vaatimuksensa sekä rekrytointiprosessille että päätöksenteolle. Tämä rekrytointiopas on laadittu työvälineeksi Kouvolan kaupungin esimiehille ja henkilöstöasioita hoitaville. Tässä oppaassa on määritelty Kouvolan kaupungin rekrytointia ohjaavia periaatteita ja sääntöjä. 2 HENKILÖSTÖSUUNNITELMA Rekrytointi perustuu hyvään henkilöstösuunnitteluun. Se on osa strategista henkilöstöjohtamista ja ennakoivaa henkilöstösuunnittelua. Kouvolan kaupunki haluaa työnantajana tarjota nykyiselle henkilöstölleen mahdollisuuksia ura- ja tehtäväkiertoon sekä kannustaa sitä kautta henkilöstöään oman osaamisensa jatkuvaan kehittämiseen. Tämä tukee tehokkaasti oppimiseen ja kehittymiseen kannustavaa kulttuuria. Tarvittavaa osaamista ei kuitenkaan löydy aina oman organisaation sisältä, jolloin on turvauduttava ulkoiseen rekrytointiin. Onnistunut rekrytointi on pitkäjänteistä ja suunniteltua toimintaa. Uuden työntekijän palkkaaminen on aina suuri investointi, eikä puhe työvoimapulasta saa johtaa harkitsemattomaan rekrytointiin. Ennen uuden henkilön palkkaamista on selvitettävä muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Kouvolan kaupungin tuleekin lähivuosina panostaa erityisesti henkilöstövoimavarojen hallintaan kohdentamalla henkilöstöä sinne, missä tarve on suurin. Henkilöstön rakenne ja määrä tulee mitoittaa vastaamaan asetettuja palvelutavoitteita. Tarpeen ja osaamisvaatimusten tulee ohjata rekrytointia nyt ja tulevaisuudessa. Erilaiset säännöt ja määräykset ohjaavat julkisen sektorin rekrytointia. Henkilöstöpolitiikan kannalta tavoitteena on joustava menettely, mutta sen ohella tulee muistaa myös Osaamispainotteisessa henkilöstösuunnittelussa tarkastellaan, millaisia osaajia yksikössä tarvitaan (tiedot ja taidot), miten tarvittava osaaminen hankitaan ja miten henkilöstön osaamista ylläpidetään ja kehitetään (perehdyttäminen, arviointi ja kehittämisjärjestelmät). Organisaation osaamisen tunnistamisessa ja henkilöstösuunnittelun työkaluna hyödynnetään erityisesti kehityskeskusteluja, osaamiskartoituksia, henkilökohtaisia kehittämissuunnitelmia ja urasuunnitelmia. Henkilöstösuunnittelun avulla: huolehditaan henkilöstön oikeasta määrästä ja laadusta kaupungin tavoitteiden saavuttamiseksi, turvataan riittävä osaaminen, ennakoidaan osaamisen kehittämistarpeet sekä ennakoidaan henkilöstökustannuksia. Rekrytointitarpeen on perustuttava aina kaupungin/ toimialan henkilöstösuunnitelmaan, jossa on huomioitu talousarvion ja käyttösuunnitelman suomat mahdollisuudet. Henkilöstösuunnitelma laaditaan valtuustokaudeksi ja päivitetään vuosittain talousarvioprosessin yhteydessä. Strategisen ja osaamislähtöisen henkilöstösuunnitelman lähtökohtana ovat toimialan toiminta-ajatus ja 4 REKRYTOINTIOPAS

toiminnalliset tavoitteet, toimintaympäristön muutokset sekä palvelustrategia. Toimialat määrittävät palvelustrategiansa edellyttämät tehtäväkohtaiset henkilöstöresurssit ja tunnistavat tämän mukaisesti avainhenkilöryhmät, ydinosaamis- ja kehittämistarpeet sekä henkilöstökustannukset. Henkilöstösuunnitelmat tuottavat mm. seuraavia tietoja: rekrytointitarve sisäiset siirrot määräaikaisten vakinaistaminen tehtävien uudelleenjärjestelyt sijais- ja varahenkilösuunnitelmat seuraajasuunnitelma kehittämis- ja urasuunnitelmat. Määrälliset suunnitelmat ja taloudellinen tilanne ovat koko henkilöstösuunnittelun perusta, mutta yhtä tärkeää on arvioida myös toiminnan edellyttämän osaamisen tarvetta. Uuden henkilön tulisi omalla ammattitaidollaan täydentää yksikön muiden jäsenten osaamista. Jokainen uusi rekrytointi on osa koko kaupungin kehittämistä. Ennen hakumenettelyn käynnistämistä tulee selvittää myös muut mahdollisuudet työvoimavajeen hoitamiseksi (esim. tehtävien uudelleenjärjestelyt työyksikön muun henkilöstön kesken). Rekrytointiprosessi suunnitellaan aina huolella ja jokaisen rekrytoinnin yhteydessä tarkistetaan rekrytoinnin kriittiset kohdat. Koko prosessiin kuluva aika on syytä arvioida ja ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa. Päävastuu henkilöstösuunnittelusta on toimialoilla sekä jokaisen työyksikön esimiehellä omalla toimialueellaan. Koordinoinnista huolehtii henkilöstöpalvelut ja kyseisen toimialan rekrytoinnista vastaavat. 3 REKRYTOINTIPROSESSI Rekrytointiprosessi alkaa henkilöstösuunnitelmasta. Yksinkertaisimmillaan rekrytointiprosessi sisältää seuraavat vaiheet: suunnittelu (henkilöstö- ja osaamistarpeen arviointi, hakumenettelyn ja -kanavien valinta) toteuttaminen (hakemusten käsittely, haastattelu ja mahdolliset soveltuvuustutkimukset) päätöksenteko (hakijoiden vertailu ja viranhaltijan/ työntekijän valinta) Rekrytointi on prosessi, josta syntyy aina kustannuksia. Kustannukset koostuvat mm. ilmoittelusta, rekrytointiin käytettävästä ajasta, testaus- ja haastattelukuluista sekä muista palveluista. Jokaisen rekrytoinnin yhteydessä harkitaan ja vertaillaan rekrytoinnin kustannuksia ja tavoitettavuutta. Kallista ilmoitusta ei kannata laittaa sellaiseen mediaan, jota tavoiteltu kohderyhmä ei käytä. Vaikka rekrytointi-ilmoittelu toimii myös markkinointikeinona, tulee kuitenkin muistaa, että ilmoituksen pääasiallinen tarkoitus on houkutella osaavia hakijoita. 3.1 Suunnittelu Ennen varsinaisen rekrytoinnin aloittamista/täyttöluvan hakemista arvioidaan: Mitkä ovat tehtävässä tarvittavat keskeiset tiedot ja taidot sekä henkilökohtaiset ominaisuudet: Rekrytointi perustuu aina toimialan ja yksikön päivitettyyn henkilöstösuunnitelmaan. Vaikka henkilöstösuunnitelma osoittaisikin rekrytointitarvetta, on juuri sen hetkinen rekrytointitarve varmistettava. Olosuhteet ja suunnitelmat palveluiden tuottamisesta ovat saattaneet muuttua. koulutus ammatilliset tiedot ja taidot yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot kielitaito ja kansainvälisyys kirjallinen ilmaisutaito paineensietokyky aloitteellisuus REKRYTOINTIOPAS 5

muut tehtävän hoitamisessa tarvittavat tiedot ja taidot tehtävässä vaadittu osaaminen tulevaisuudessa kyseiseen tehtävään vaikuttavat mahdolliset organisaatiomuutokset. Osaamistarpeen määrittely vaikuttaa toimenkuvaan. Siihen voi liittyä velvoitteita, jotka on helpompi muuttaa ennen rekrytointia kuin sen jälkeen. 3.1.1 Täyttölupa ja tehtävänkuvaus Täyttölupamenettelyllä varmistetaan rekrytointitarpeen huolellinen arviointi yksiköissä. pääasialliset tehtävät (vastuut) kelpoisuusvaatimukset. Tehtävänkuvaus laitetaan täyttölupahakemuksen liitteeksi. Tehtävänkuvauslomake löytyy Kontista kohdasta Henkilöstö/Lomakkeet sekä kohdasta Henkilöstö/ Henkilöstösuunnittelu, rekrytointi ja työllistäminen/ Täyttölupamenettely. Täyttölupamenettelyn osalta noudatetaan kaupunginhallituksen 28.1.2013 57 hyväksymiä ohjeita. Lisäksi kaupunginhallitus päätti 13.1.2014 3 tarkentaa täyttölupamenettelyä hallinto- ja toimistohenkilöstön osalta siten, että kaikkiin yli kuukauden kestäviin määräaikaisiin virka-/työsuhteisiin (koskee myös sijaisuuksia) on haettava täyttölupa. Avoimeksi tulleen viran tai tehtävän täyttäminen edellyttää täyttölupaa. Jokaisen avautuvan vakanssin yhteydessä tulee selvittää vaihtoehtoiset palvelujen tuotantotavat ennen sen uudelleen täyttämistä. Ennen täyttöluvan myöntämistä tulee analysoida perusteellisesti sitä, tarvitaanko enää kyseistä tehtävää vai onko työt mahdollista järjestää toisin. Työyksikön olosuhteet ovat saattaneet muuttua ja siksi kaikkien vaihtoehtojen perusteellinen tarkastelu on jokaisen vakanssin vapautuessa erittäin tärkeää. Ennen täyttöluvan hakua määritellään tehtäväkuvaus sekä mietitään, onko sisäinen täyttö mahdollista. Viran tai tehtävän avoimeksi tuleminen antaa kaupungille mahdollisuuden tarkastella osaamistarvettaan, joten automaattinen tehtävän täyttäminen entisin toimenkuvin ja pätevyysvaatimuksin ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Yksikön/tiimin/yksittäisen tehtävän osaamistarve arvioidaan aina ennen rekrytointia. Täyttölupa-anomus tehdään Kuntarekry-järjestelmässä. Tehtävänkuvaukseen kirjataan mm.: tehtävänimike, palkkatekijät (palkkahinnoittelu) alaiset ja esimiehet (alaisten määrä, esimies) viran/tehtävän tarkoitus (miksi se on olemassa, keitä varten työtä tehdään) Vakituiseen tehtävään rekrytointi edellyttää aina täyttölupaa. Johtavassa asemassa olevan henkilöstön osalta täyttöluvan myöntää toimialallaan kaupunginhallitus, lautakunta tai liikelaitoksen johtokunta. Hallinto- ja toimistohenkilöstön täyttöluvan myöntää henkilöstöjohtaja sen jälkeen, kun asianomaisen viran tai tehtävän täyttäminen on käsitelty kaupungin johtoryhmässä. Muun henkilöstön osalta täyttöluvan myöntää toimialallaan toimialajohtaja. Täyttölupamenettely koskee myös vähintään vuoden kestäviä määräaikaisia palvelussuhteita, joissa ei ole kyse vakinaisen viranhaltijan/työntekijän sijaisuudesta (koskee muita paitsi hallinto- ja toimistohenkilöstöä) eikä tuntiopettajista. Kaupunginhallituksen päätöksen 28.1.2013 57 mukaan täyttölupamenettely ei koske seuraaviin ammattiryhmiin kuuluvia: opetushenkilöstö, lääkärit, sosiaalityöntekijät, psykologit ja puheterapeutit. Täyttölupamenettelyä koskevat ohjeet löytyvät Kontista kohdasta Henkilöstö/Henkilöstösuunnittelu, rekrytointi ja työllistäminen/täyttölupamenettely. 3.1.2 Palvelussuhteen laji ja pysyvyys Kuntalain 44 :n mukaan kunnan palveluksessa oleva 6 REKRYTOINTIOPAS

henkilöstö on virkasuhteessa tai työsopimussuhteessa kuntaan. Tehtävää, jossa käytetään julkista valtaa, hoidetaan virkasuhteessa. Tällaista tehtävää varten perustetaan virka. Mikäli tehtävässä ei käytetä julkista valtaa, henkilö palkataan työsopimussuhteeseen. Tehtävä voidaan täyttää toistaiseksi tai määräaikaisesti. Määräaikainen sopimus voidaan tehdä ainoastaan silloin, kun siihen on laissa tarkoitettu perusteltu syy. Tämä määräaikaisuuden peruste on myös yksilöitävä selkeästi työsopimuksessa. Määräaikaisuudelle on aina määriteltävä päättymispäivä, mikäli se on tiedossa. Mikäli päättymispäivä ei ole tiedossa, määritellään päättyminen muutoin (esim. projektin arvioitu kesto ilmoitetaan työsopimuksen lisätiedoissa ja päättyminen merkitään kunnes tietty erikseen määritelty työ valmistuu ). Määräaikaisuuden perusteita ovat mm.: sijaisuus (yksilöitävä kenen sijainen) työn luonne (projekti, kausiluonteisuus) harjoittelu muu edellä mainittuihin rinnastettava syy muu kunnan toimintaan liittyvä perusteltu syy viranhaltijoiden osalta avoinna olevaan virkaan kuuluvien tehtävien hoito muu lakiin ja/tai asetukseen perustuva syy työntekijän oma pyyntö. 3.1.3 Kelpoisuusvaatimukset Kaupunginjohtajan, toimialajohtajien sekä palveluketjujen ja pavelukokonaisuuksien johtajien kelpoisuusvaatimukset määritellään hallintosäännössä. Muilta osin virkojen kelpoisuudesta päätetään viran perustamisen yhteydessä ja kelpoisuusehtojen muuttamisesta kaupunginhallituksen henkilöstöjaostossa. Työsuhteisten toimien kelpoisuudesta päättää toimen täyttävä viranomainen. Viran tai tehtävän kelpoisuusvaatimukset on tarkistettava aina rekrytointia harkittaessa, koska niiden tulee perustua osaamistarpeeseen. (Hallintosääntö 22 ). Perustuslain 125 :n 2 momentin mukaiset yleiset nimitysperusteet julkisiin virkoihin ovat taito, kyky ja koeteltu kansalaiskunto. Taidolla tarkoitetaan lähinnä koulutuksen tai työkokemuksen avulla hankittuja tietoja ja taitoja. Kyvyllä viitataan yleisesti tuloksellisen työskentelyn edellyttämiin henkilökohtaisiin ominaisuuksiin, kuten luontaiseen lahjakkuuteen, järjestelykykyyn, aloitteellisuuteen ja muihin vastaaviin tehtävien hoitamisen kannalta tarpeellisiin kykyihin. Koetellulla kansalaiskunnolla tarkoitetaan yleisessä kansalaistoiminnassa saatuja viranhoidon kannalta merkityksellisiä ansioita sekä nuhteetonta käytöstä. Yleisten kelpoisuusvaatimusten lisäksi kelpoisuudesta voi olla vielä erikseen säädetty lailla tai asetuksella tai kunta on saattanut päättää erityisestä kelpoisuudesta sekä virkojen että työsuhteisten osalta. Kelpoisuusehtojen on käytävä ilmi työpaikkailmoituksesta. Valintapäätöksen on perustuttava työpaikkailmoituksessa mainittuun kelpoisuuteen. 3.1.4 Palkkaus Palkkaus perustuu virka- ja työehtosopimusten hinnoitteluun, jollei kyseessä ole hinnoittelun ulkopuolinen tehtävä. Kunta-alan palkkausjärjestelmä edellyttää työn vaativuuden arviointia tehtäväkohtaisen palkan määrittelyssä. Palkkaukseen otetaan kantaa jo täyttölupaa haettaessa. Palkkaa ei tarvitse ilmoittaa työpaikkailmoituksessa. Palkkaukseen liittyvissä kysymyksissä saa apua henkilöstöpalveluista. Alkupalkan määrittelee valinnan tekevä viranomainen. Valtuuston valitseman viranhaltijan osalta alkupalkasta päättää kaupunginhallitus (HS 26 ). 3.1.5 Hakutavan valinta Kaupunki rekrytoi kolmella eri tavalla: sisäinen siirto suppea hakumenettely (ns. sisäinen haku) laaja hakumenettely (ulkoinen haku). REKRYTOINTIOPAS 7

Rekrytointitilanteessa harkitaan aina tapauskohtaisesti: voidaanko tehtävää mahdollisesti hoitanut määräaikainen vakinaistaa tehtävään (työsuhteiset tehtävät) löytyykö kyseiseen tehtävään organisaation sisältä potentiaalisia uudelleenkoulutettavia tai -sijoitettavia työntekijöitä. onko ylipäätään mahdollista löytää henkilö tehtävään organisaation sisältä. Vasta kun nämä mahdollisuudet on kartoitettu, eivätkä ne ole tuottaneet haluttua tulosta, siirrytään laajaan eli ulkoiseen hakuun. 3.2 Rekrytoinnin toteuttaminen 3.2.1 Sisäinen siirto Ennen muita rekrytointitoimenpiteitä työnantajan on otettava huomioon kunnallisessa viranhaltijalaissa (KVhL 5 luku 22 ) ja työsopimuslaissa (TSL 2 luku 5 ) olevat velvoitteet tarjota tehtäviä osa-aikaiselle viranhaltijalle tai työntekijälle. Sisäinen siirto voi tapahtua myös vapaaehtoiseen henkilöstön urapalveluun ilmoittautumisen kautta. Halukkaita työpaikan vaihtajia kaupungin sisällä kootaan sisäiseen rekrytointijärjestelmään, johon voi ilmoittautua intranetissä kohdassa Henkilöstö/Avoimet työpaikat ja urapalvelu. Työntekijöitä rekrytoivat esimiehet saavat tarvitessaan tietoja tähän palveluun ilmoittautuneista henkilöistä henkilöstöpalvelujen henkilöstösuunnittelupäälliköltä tai henkilöstöasiantuntijalta. Esimiehet kartoittavat halukkuutta uusiin tehtäviin myös kehityskeskusteluissa, palavereissa ja johtoryhmissä. Virkojen osalta on otettava huomioon kunnallisen viranhaltijalain 4 :n julkista hakumenettelyä koskevat määräykset. 3.2.2 Suppea eli ns. sisäinen haku Suppea eli sisäinen hakumenettely on usein nopea tapa täyttää avoinna oleva tehtävä. Lisäksi se on riskittömämpi vaihtoehto, sillä yleensä henkilö ja hänen osaamisensa tunnetaan organisaatiossa. Sisäinen rekrytointi on perusteltua usein silloin, kun halutaan tarjota työkierto- ja urakehitysmahdollisuuksia palveluksessa olevalle henkilöstölle. Sisäinen rekrytointi tapahtuu kaupungin sähköisellä rekrytointijärjestelmällä. Järjestelmään laaditaan tehtäväilmoitus, jonka otsikossa mainitaan, että kyseessä on sisäinen haku. Sisäisen rekrytoinnin ilmoitus näkyy intranetissä kohdassa Henkilöstö/Avoimet työpaikat ja urapalvelu koko organisaatiolle. Lisäksi sisäisessä haussa olevat vakinaiset virat ja tehtävät ilmoitetaan myös kaupungin ilmoitustaululla, ilmoitusaika on vähintään 14 vuorokautta virkojen osalta. Kuntarekrypääkäyttäjät vastaavat ilmoituksen toimittamisesta ilmoitustaululle. 3.2.3 Laaja eli ulkoinen haku Laajassa eli ulkoisessa hakumenettelyssä virka tai tehtävä laitetaan laajaan julkiseen hakuun. Tällöin haettavana olevasta virasta tai tehtävästä ilmoitetaan kaupungin virallisen ilmoitustaulun lisäksi kaupungin nettisivuilla, te-palvelut.fi-sivustolla, Kuntarekry.fisivustolla sekä esimerkiksi lehdissä. 3.2.4 Rekrytoinnin toteuttaminen sähköisen järjestelmän avulla Kaupungilla on käytössä sähköinen Kuntarekryjärjestelmä, jonka avulla kaupungin työpaikkoja on mahdollista hakea sähköisellä lomakkeella kaupungin internetsivujen kautta www.kouvola.fi/rekry tai Kuntarekry.fi-palvelusssa. Sähköisen rekrytoinnin tarkoituksena on tehostaa rekrytointiin liittyvien rutiinitehtävien hoitamista. Järjestelmän avulla hakijoista saadaan erilaisia raportteja ja yhteenvetoja valittujen tietojen tai työn edellyttämien vaatimusten perusteella tai sen avulla voidaan esim. 8 REKRYTOINTIOPAS

karsia ne hakemukset, jotka eivät täytä hakukriteerejä. Järjestelmän työnhakulomakkeissa on valmiita vastausvaihtoehtoja sisältäviä kysymyksiä sekä avoimia kysymyksiä, jotka on räätälöity toimialojen erityistarpeet huomioiden. Sähköisen hakemuksen mukana voi myös lähettää esim. ansioluettelon, mikäli hakulomakkeelle on valittu liitetiedoston lisäämismahdollisuus. Järjestelmä antaa hakijalle vahvistuksen hakemuksen perillemenosta välittömästi. Hakijat, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa, saavat lisäksi pidemmän kiitosviestin omaan sähköpostiinsa. Avoin hakemus Kouvolan kaupungille jätetään Kuntarekryn CV-pankin kautta. Myös avoimen paperi- tai sähköpostihakemuksen kaupungille laittaneet henkilöt ohjataan jättämään CV Kuntarekryyn. 3.2.5 Työpaikkailmoituksen laatiminen Työpaikkailmoitukset laaditaan seuraavasti: Kaupungin työpaikkailmoitukset laaditaan intranetja internetsivuille sekä työvoimatoimiston (www. te-palvelut.fi) ja Kuntarekryn internetsivuille (www. kuntarekry.fi) rekrytointijärjestelmän kautta. Työpaikkailmoitukset tehdään kaupungin graafisen ilmeen mukaisesti. Hakuaika virkojen kohdalla on vähintään 14 kalenteripäivää (kaksi työviikkoa ei riitä). Työsuhteisten kohdalla hakuaika voi olla perustellusta syystä kahta viikkoa lyhyempikin. Vakinaiset virat ja tehtävät ilmoitetaan kaupungintalon virallisten kuulutusten ilmoitustaululla. Ilmoitustaululle laitettava työpaikkailmoitus toimitetaan kaupungintalon kirjaamoon sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kouvola.fi. Muiden kanavien käyttöä harkitaan aina tapauskohtaisesti (esim. kunta-alan lehdet, Kouvolan Sanomat, paikallislehdet, Helsingin Sanomat, ammattilehdet, oppilaitosjulkaisut, Facebook jne.). Verkossa julkaistaan aina täydellinen työpaikkailmoitus. Lehti-ilmoitus voi olla suppeampi. Työtehtävien ja työpaikkailmoitusten tulee edistää molempien sukupuolten tasapuolista hakeutumista ja sijoittumista eri tehtäviin. Työpaikkailmoituksissa mainitaan, että Kouvolan kaupunki on savuton työpaikka. 3.2.6 Sähköinen työpaikkailmoitus rekrytointijärjestelmässä Rekrytointijärjestelmän rekrytointisuunnitelmanäkymään määritetään rekrytoinnin vastuuhenkilöt, jotka ovat mukana rekrytoinnissa ja joiden tulee nähdä ko. rekrytointi järjestelmässä. Rekrytoiva esimies täyttää Kuntarekryssä Täyttölupahakemus, Rekrytointisuunnitelma ja Hallinnolliset tiedot -välilehdet. Toimialan pääkäyttäjä vastaa Työpaikkailmoitus ja Hakulomake -välilehdistä sekä julkaisusta. Julkaisu-välilehdellä valitaan julkaisukanavat (internet, intranet, Kuntarekry.fi, te-palvelut.fi). Kuntarekry-käyttöoppaat löytyvät järjestelmästä kohdasta Ohjeet ja materiaalit. 3.2.7 Lehti-ilmoitus Lehteen laitettavassa työpaikkailmoituksessa voidaan mainita mm. seuraavia asioita: Työpaikkailmoituksen otsikko: Kuvaava ja ytimekäs, mutta painopiste tehtäväkuvauksessa Hakuaika: Milloin haku alkaa ja päättyy. Tehtävänimike: Mikä on tehtävänimike, vaadittu koulutus, mahdollinen työnkuvaus (Lähihoitaja päiväkotiin, Insinööri (AMK) vesihuollon tarkistustehtäviin, Pysäköinnintarkastajan virka, Sairaanhoitajan sijaisuus (sitä millaisesta sijaisuudesta on kyse, ei saa mainita työpaikkailmoituksessa). Työpaikka: Mihin toimialaan ja työyksikköön tehtävä kuuluu. Tehtävänkuvaus: Millaisiin tehtäviin tekijää haetaan, tärkeimmät työtehtävät, mitä muita tehtäviä henkilön REKRYTOINTIOPAS 9

halutaan hoitavan (tehtävä kuvataan kiinnostavasti, mutta realistisesti) Kelpoisuusvaatimukset: vaadittava tutkinto, osaamisen, tietojen ja taitojen kuvauksia Osaamista voidaan edellyttää, toivoa, arvostaa ja odottaa. Sanamuotoon on kiinnitettävä huomiota, sillä edellyttää sitoo enemmän kuin arvostaa. Hakeminen: Miten tehtävää voi hakea. Esimerkki: Tehtävää haetaan ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella Kouvolan kaupungin internetosoitteessa: www.kouvola.fi/rekry. Hakemuksen voi toimittaa Kouvolan kaupungin xx, PL xx, 45101 Kouvola tai käyntiosoitteeseen Torikatu 10. Kuoreen tunnus Tiedottaja. Palkkaus ja työaika: Mihin virka- tai työehtosopimukseen palkkaus perustuu. Lisätietoja: Keneltä saa lisätietoja tehtävästä (nimike, nimi ja puhelinnumero). Muuta: Ilmoituksessa tulee mainita, mitä muita valintaan vaikuttavia asioita tarkistetaan ennen valintapäätöstä (terveydentila, rikostausta, hygieniavaatimukset, yms.). Suositeltavaa on mainita myös koeajasta. Lisätietoja tehtävästä voidaan antaa myös www-sivuilla. Työpaikkailmoituksissa mainitaan, että Kouvolan kaupunki on savuton työpaikka. Kokonaisuudessaan julkinen työpaikkailmoitus on aina luettavissa kaupungin internetsivuilla kohdassa www. kouvola.fi/rekry. Toimialat vastaavat itse työpaikkailmoituksistaan (viestintävastaavat). Tarvittaessa apua voi pyytää konsernipalvelujen viestintäpalveluista. Lehti-ilmoitukset tulee laatia graafisen ohjeistuksen mukaisesti. Valintapäätöksen tulee perustua pääasiassa työpaikkailmoituksessa mainittuihin kriteereihin. Kaikki esitetyt kriteerit täyttävät hakijat ovat kelpoisia, mutta myös hakijoiden muu sopivuus täytettävään tehtävään tulee huomioida. 3.2.8 Rekrytointijärjestelmän pääkäyttäjät ja työpaikkailmoittajat Kuntarekry-pääkäyttäjien yhteystiedot löytyvät intranetistä kohdasta Henkilöstö/Henkilöstösuunnittelu, rekrytointi ja työllistäminen/kuntarekry/kuntarekry pääkäyttäjät. Järjestelmään pääseminen edellyttää aina kirjautumisen eli käyttäjätunnuksen ja salasanan. Esimiehet saavat oman toimialansa pääkäyttäjiltä rekrytointitilanteessa käyttäjätunnuksen ja opastusta järjestelmän käytössä. Toimialan pääkäyttäjät vastaavat järjestelmän käytön opastuksesta omalla toimialallaan. Tietosuojasyistä toimialojen pääkäyttäjillä on oikeus käsitellä vain oman toimialansa työhakemuksia ja rekrytoinnista vastaavalla esimiehellä vain oman yksikköönsä tai hänen vastuullaan olevaan rekrytointiin liittyviä työhakemuksia. Työpaikkailmoittajat laativat työpaikkailmoitukset sähköiseen rekrytointijärjestelmään osoitteessa https:// www.kuntarekrytointi.fi/skillsweb/. Työpaikkailmoitus tulee näkyviin kaupungin internetsivuille kohtaan Avoimet työpaikat ja intranetiin kohtaan Henkilöstö/Avoimet työpaikat ja urapalvelu. Työpaikkailmoituksessa hakija ohjataan ensisijaisesti hakemaan työpaikkaa kaupungin internetsivujen kautta sähköisesti. Aina on kuitenkin mahdollistettava myös kirjallinen haku. Sähköpostina tai faksina tullut hakemus voidaan myös hyväksyä. Postitse lähetetyt paperihakemukset tulee tallentaa järjestelmään, jolloin kaikki hakemukset saadaan keskenään vertailukelpoisiksi. Toinen vaivattomampi ja suositeltavampi vaihtoehto on, että paperihakemuksen lähettäneet hakijat ohjataan aina täyttämään sähköinen hakemus internetissä. Järjestelmän käyttöön liittyvissä mahdollisissa ongelmatilanteissa yhteyttä otetaan ensisijaisesti oman toimialan pääkäyttäjään. 3.3 Hakemusten käsittely ja niiden julkisuus Kun hakemus tulee kirjaamoon, se kirjataan saapuneeksi 10 REKRYTOINTIOPAS

Dynasty-ohjelmaan. Sähköpostitse tullutta hakemusta käsitellään samalla tavalla kuin se olisi saapunut tavallisena postina. Diaariin kirjattu tieto säilytetään pysyvästi. Mikäli hakija on esittänyt toiveen, ettei hänen nimeään anneta julkisuuteen, hänelle kerrotaan, että toivetta kunnioitetaan mahdollisuuksien mukaan. Tiedot ovat kuitenkin hakemuksen saapumisen jälkeen julkisia, joten esimerkiksi medialla ja muilla hakijoilla on oikeus halutessaan saada tietää hakijoista (hakemukset liitteineen nähtävillä kaikille halukkaille). Hakemuksiin vastaaminen ja hakuprosessin keskeisistä vaiheista ilmoittaminen kaikille hakijoille luo hyvää työnantajakuvaa. Sähköisen rekrytointijärjestelmän avulla hakijoille voidaan lähettää ryhmäsähköposti rekrytointiprosessin etenemisestä, esimerkiksi tietoa koko rekrytointiprosessin aikataulusta, hakijoiden lukumäärästä, haastatteluun kutsutuista (lukumäärä ja aikataulu), soveltuvuusarviointien toteuttamisesta ja valinnan tekemisestä. Kohtelias kirjeenvaihto ja asiointi hakijoiden kanssa ovat erittäin tärkeitä. Kaikille hakijoille ilmoitetaan tehdystä valinnasta, mikä on varsin helppoa sähköisen rekrytointijärjestelmän avulla, jos hakijoilla on sähköposti. työnantajasta ja haettavana olevasta tehtävästä. Haastattelija taas selvittää hakijakandidaatin kyvyt ja sopivuuden kyseiseen tehtävään sekä arvioi hänen sopivuutensa työyhteisöön. Haastatteluun tulee valmistautua huolella. Haastattelun tarkoituksena on saada kuva haastateltavan sopivuudesta tulevaan työhön. Haastattelu voidaan toteuttaa etukäteen laaditun asia- ja kysymyslistan perusteella. Kaikkien haastateltavien kanssa käydään läpi samat teemat tai kysymykset, jolloin on mahdollisuus vertailla haastateltavia. Valmiiden kysymyslistojen huono puoli on kuitenkin niiden persoonattomuus ja jäykkyys. Avoimessa haastattelussa edetään tilanteen mukaan ilman yksityiskohtaisia suunnitelmia. Vaikka haastattelussa ei käytetä systemaattista kysymysrunkoa, käydään kaikki tehtävän ja haun kannalta tärkeät asiat läpi. Avoin haastattelu sopii silloin, kun hakijajoukko on pieni ja yhtenäinen. Riskinä on saadun tiedon epätarkkuus, joka vaikeuttaa hakijoiden vertailua. Haastattelussa selvitettäviä asioita: Hakijaan liittyen: Verkkorekrytoinnin vakioidut hakulomakkeet helpottavat hakijoiden ja hakemusten luokittelua sekä valintaa. Hakemusten perusteella voidaan kuitenkin tarkastella vain objektiivisesti osoitettavissa olevia kriteereitä (koulutus, muodollinen pätevyys ja työkokemus). Henkilökohtaisia ominaisuuksia (sosiaalisuus, esimies-, vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot sekä ammatillinen osaaminen) voidaan selvittää haastattelun ja soveltuvuusarvioinnin avulla. koulutus työkokemus hakijan omat toiveet ja odotukset henkilökohtaiset ominaisuudet (esim. viestintä- ja vuorovaikutustaidot) hakijan vahvuudet ja kehittämiskohteet urasuunnitelmat. Tehtävään liittyen: 3.4 Haastattelu Työhaastattelu on rekrytointiprosessin tärkein vaihe, koska siinä luodaan ensimmäiset käsitykset molemmin puolin. Haastatteluun kutsutaan aina hakemusten perusteella ansioituneimmat hakijat. Hakija saa kuvan tiedot työnantajasta ja toimialasta/työyksiköstä tehtävään ja toimenkuvaan liittyvät asiat vastuut työympäristö ja verkostot työvälineet, resurssit ja kehittymismahdollisuudet. REKRYTOINTIOPAS 11

Työhaastattelussa kerrotaan työnhakijalle, että Kouvolan kaupunki on savuton työpaikka sekä selvitetään savuttoman työpaikan periaatteet. Tehtävästä ja tarpeesta riippuen haastatteluja voi olla useitakin. Ensimmäinen haastattelukierros käydään hakemusten perusteella ansioituneimpien hakijoiden kanssa. Tasavertaisten hakijoiden välillä voidaan joutua vielä lopulliseen päätökseen tähtääviin haastatteluihin. Haastatteluihin voidaan yhdistää myös kirjallisia tehtäviä, ennakkotehtäviä ja työnäytteitä. Esimerkkilistoja haastattelukysymyksistä saa konsernipalvelujen henkilöstöpalveluista. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä ohjaa haastattelussa kysyttäviä asioita. Työnantaja saa käsitellä haastattelussa vain palvelussuhteen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekrytointitilanteessa on lailla kielletty syrjintä iän, sukupuolen, etnisen syntyperän, kansalaisuuden, uskonnon, vammaisuuden, sukupuolisen suuntautuneisuuden tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat tiedot ensisijassa hakijalta itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin hakijalta itseltään, työnhakijalta on saatava suostumus tietojen keräämiseen. Laki ei koske kuitenkaan työnantajien välisiä keskusteluja. Jos työnhakija nimeää itse hakemuksessaan tai haastattelussa entisen tai nykyisen työnantajansa edustajia tai muita henkilöitä suosittelijoikseen tai lisätietojen antajiksi, voidaan kyseisiin tahoihin olla yhteydessä. Entisen työnantajan antamat lausunnot eivät kuitenkaan saa näkyä valintaperusteissa. muutosta päätökseen hakeville. He saavat vain päätöksen perusteluineen ja tehdyn yhteenvedon hakijoista. Haastattelijan muistilista: Haastatteluun valmistautuessa suunnittele ennakkoon: -- ketkä osallistuvat haastatteluun ja heidän työnjakonsa (esim. toinen haastattelee ja toinen kirjaa ylös) -- haastatteluaika, paikka (rauhallinen tila) ja kesto -- haastattelun peruskysymykset (mitä haastattelussa pyritään selvittämään, sitä tukevien kysymysten kirjaaminen ja vastausten muistiinpanot) Sovi haastattelut ja ilmoita niistä hakijalle ajoissa (aika, paikka, kesto sekä haastattelutapa: yksilö- vai ryhmähaastattelu) Pyydä hakijaa tuomaan mukanaan haastatteluun opinto- ja työtodistukset Varaa riittävästi aikaa haastattelulle. Perehdy haastateltavan hakemukseen ja tarvittaviin taustatietoihin. Tee haastattelusta selkeät muistiinpanot. Kerro, milloin päätös tehdään sekä milloin ja miten siitä ilmoitetaan hakijoille. Tee päätökset harkiten, mutta mahdollisimman nopeasti. 3.5 Henkilöarviointi Kaupunki voi käyttää soveltuvuustutkimuksia ja henkilöarviointia lähinnä johto-, asiantuntija- ja esimiestehtäviin rekrytoitaessa. Henkilöarviointien tarkoituksena on täydentää tutkintotodistusten, työkokemuksen ja haastattelun avulla tehtyä arviointia. Henkilötietoja tulee käsitellä laillisesti, noudattaen huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei hakijan yksityiselämän suojaa loukata. Arvioitavalla on myös oikeus tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja henkilörekisteriin on talletettu. Haastattelussa tehdyt muistiinpanot ovat vain työnantajaa varten, eikä niitä anneta missään tapauksessa esim. Esimiestehtävään soveltuvuus on arvioitava sisäisissä rekrytoinneissa yhtä perusteellisesti kuin ulkoisissakin. Soveltuvuusarviointien käyttöä ei näin ollen voida rajata vain uusiin työntekijöihin. Henkilöarvioinnin tavoitteena on saada konkreettinen kuvaus, arvio tai ennuste siitä, miten arvioitava henkilö käyttäytyy tai suoriutuu työtehtävissä. Henkilöarviointi on pääsääntöisesti osaamispohjaista arviointia. 12 REKRYTOINTIOPAS

Psykologisiin arviointeihin edellytetään psykologin pätevyyttä. Tällöin havaintojen ja testien perusteella tehdään päätelmiä siitä, millaiset tekijät vaikuttavat henkilön työkäyttäytymiseen nyt ja tulevaisuudessa. Soveltuvuusarviointien käytöstä ja suorittavista yrityksistä saa tietoja henkilöstöpalveluista. Henkilöarviointien tulokset ovat salassapidettäviä eikä henkilöarvioinnin perusteella saatuja tietoja saa ilmaista sivullisille. Esittelijän velvollisuutena on korostaa tätä asiaa valintapäätöksen tekevälle monijäseniselle toimielimelle. 4 PÄÄTÖKSENTEKO 4.1 Yhteenveto/ansiovertailu hakijoista Virkavaalin suorittavalla toimielimellä tai valintapäätöksen tekevällä viranhaltijalla on oltava tieto kaikista hakijoista ja kaikki tiedossa olevat heitä koskevat asiaan vaikuttavat seikat päätöstä tehdessään. Hakijoista tehdään yhteenveto, johon on koottu hakijoiden yhteystiedot (nimi ja postiosoite), koulutus ja työkokemus. Yhteenvetoa hakijoista voidaan tarkentaa osaamisen osalta vielä organisaation toiminnan tuntemuksen, tehtäväkentän ja erityistaitojen arvioinnilla. Yhteenvetoon kirjataan vain ne asiat, joilla on merkitystä valinnassa. Yhteenvedot hakijoista voidaan tehdä rekrytointijärjestelmän avulla niiden osalta, jotka ovat jättäneet tehtävään sähköisen hakemuksen. Myös paperihakemuksen jättäneistä hakijoista voidaan yhteenvetoa varten syöttää tarvittavat tiedot rekrytointijärjestelmään. Yhteenveto on julkinen vasta valintapäätöksen jälkeen. Viranhaltijan päätöksen liitteeksi ei hakijayhteenvetoa tarvitse liittää. Yhteenveto toimitetaan hakijalle vain tämän pyynnöstä. Jos tehtävään on tullut runsaasti hakemuksia eikä sähköisiä hakulomakkeita ole jostain syystä käytetty, voidaan yhteenveto hakijoista tehdä vain loppusuoralle (haastatteluun saakka) päässeistä hakijoista. 4.2 Päätöksenteko Vakinaiseen virka- ja työsuhteeseen ottaminen edellyttää aina päätöksen tekemistä Dynasty-ohjelmalla. Päätös on julkinen asiakirja, jonka on oltava nähtävillä toimialojen päättämällä tavalla. Päätös muutoksenhakuohjeineen lähetetään aina kaikille hakijoille. Enintään vuoden kestäviin määräaikaisiin palvelussuhteisiin, jotka eivät ole olleet sisäisesti tai ulkoisesti haettavana, ottaminen tapahtuu tekemällä viranhoitomääräys/työsopimus. Muuta erillistä päätöstä valinnasta ei tällöin tehdä. Valintapäätöksestä on käytävä ilmi seuraavat tiedot: virka- ja tehtävänimike hinnoittelu kelpoisuusehdot selvitys hakijoista (hakijoiden lukumäärä, kelpoisuusehtojen täyttäminen, montako haastateltiin jne.) tieto palkkauksesta koeaika (työsuhteisilla enintään 4 kk ja virkasuhteisilla enintään 6 kk, HUOM: kuitenkin enintään puolet palvelussuhteen kestosta) ehtolause terveydentilasta maininta varalle valituista (tärkeä) virka- tai työsuhteen alkamisaika maininta rikosrekisteriotteen esittämisestä, mikäli tätä edellytetään. Huomioita: Valintapäätös on aina perusteltava. Perusteluista on käytävä ilmi, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet valintaan (miten valituksi tullut hakija täyttää kelpoisuusvaatimukset ja muut edellytykset paremmin kuin muut). Monijäsenisen toimielimen suorittaman virkavaalin osalta on suositeltavaa lyhyt perustelu, vaikka perustelut voitaisiinkin esittää vasta muutoksenhakuvaiheessa. Valintapäätöksen on perustuttava hakuilmoituksessa mainit- REKRYTOINTIOPAS 13

tuun kelpoisuuteen ja lisäansioihin. Koulutuksen ja työkokemuksen ohella otetaan huomioon tehtävän hoitamisen kannalta merkitykselliset henkilökohtaiset ominaisuudet, jotka valinnassa ovat usein ratkaisevia. Tällaiset tiedot ovat usein salassa pidettäviä, minkä vuoksi perustelut voivat jäädä melko yleiselle tasolle. Ansiovertailussa huomioon otettavien taitojen ja tietojen tulee olla objektiivisesti osoitettavissa. Ansioitunein hakija voi olla myös sellainen, jolla on vähiten työkokemusta, jos muodollinen pätevyys on kunnossa. Esimerkiksi henkilökohtaiset ominaisuudet voivat ratkaista valinnassa. Huomattavilla palvelusvuosieroilla voi kuitenkin olla merkitystä (esim. 1,5 v. 12 v.). Ammattikokemuksella (=tietyssä työssä hankittu kokemus) on suurempi merkitys kuin työkokemuksella yleensä. Valintapäätökseen liitetään aina muutoksenhakuohjeet. Virkavaali vahvistetaan vasta, kun valittu on esittänyt hyväksyttävän terveydentilaa koskevan todistuksen. Terveydentilaa koskevassa todistuksessa on oltava maininta, mitä työtehtävää varten todistus on hankittu. Työhöntulotarkastus suoritetaan kaikille uusille vakinaisille työntekijöille. Rikosrekisteriote lasten kanssa työskentelevillä ei saa olla kuutta (6) kuukautta vanhempi. Rikosrekisteriote on palautettava ao. henkilölle viipymättä sen jälkeen, kun työnantaja ei enää tarvitse otetta valintamenettelyn täytäntöönpanemiseksi. Virkoihin ja vakinaisiin työsuhteisiin valittujen hakemukset liitteineen säilytetään pysyvästi paperimuodossa (kansallisarkiston päätös 3.9.2001). Mikäli valituksi tulleen asiakirjat ovat saapuneet kaupungille ainoastaan sähköisessä muodossa, niin viimeistään valitusajan umpeuduttua tai henkilön otettua palvelussuhteen vastaan asiakirjat tulee tulostaa paperille. Tällöin niihin liitetään myös kopiot tarvittavista opinto- ja työtodistuksista. Valitsematta jääneiden hakemukset liitteineen säilytetään kaksi (2) vuotta (perustuu lakiin naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta). Nämä asiakirjat voidaan säilyttää joko sähköisessä muodossa rekrytointijärjestelmässä tai paperiasiakirjoina. Sijaisten, tilapäisten, kesätyöntekijöiden ja harjoittelijoiden hakemukset liitteineen säilytetään kaksi (2) vuotta. 4.3 Viranhoitomääräys vai työsopimus Virkaan valitulle annetaan viranhoitomääräys (ESSvirkamääräys), jonka allekirjoittaa ainoastaan työnantajan edustaja. Työsuhteeseen otetun kanssa tehdään työsopimus (ESS). Työsopimusta laadittaessa esimies ja työntekijä sopivat työsuhteen ehdoista. Työsopimus käydään työntekijän kanssa läpi ennen allekirjoittamista, jotta varmistutaan siitä, että työntekijä tietää, mihin on sitoutumassa. Työsopimuksen allekirjoittaa aina ensin työnantajan edustaja. 5 PALVELUSSUHTEEN ALKAMINEN 5.1 Työhöntulotarkastus (virka- ja työsuhteiset) Ennen uuden vakinaisen viranhaltijan/työntekijän palvelussuhteen alkamista suoritetaan työhöntulotarkastus. Terveydentilaa koskevalla todistuksella osoitetaan viranhaltijan/työntekijän työkykyisyys ja se toimitetaan esimiehelle. Esimiesten tulee huolehtia siitä, että työsuhteisen työntekijän osalta todistus esitetään jo ennen työsopimuksen tekemistä. Viranhaltijoilla terveydentilaa koskevan todistuksen esittämisvelvollisuudesta ja raukeamismahdollisuudesta on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa. Työhöntulotarkastus tehdään Kouvolan kaupungin työterveydessä (suositus). Työhöntulotarkastus tehdään myös kaikille uusille yli 6 kuukauden palvelussuhteeseen tuleville viranhaltijoille/ työntekijöille. 14 REKRYTOINTIOPAS

Henkilöstön terveystietoja saavat käsitellä vain esimiehet, henkilöstöasioita hoitavat ja palkanlaskentahenkilöstö. 5.2 Tiedottaminen Uuden työntekijän valinnasta tiedotetaan myös työyhteisölle esim. sähköpostijakeluna. Tieto uudesta työntekijästä ilmoitetaan kaikille tarvittaville tahoille, esimerkiksi vahtimestareille, puhelinvaihteeseen ja postitukseen. Rekrytointi on asiantuntijatyötä, jota on hyvä arvioida. Rekrytointiprosessin kehittämisen kannalta rekrytoidulta tulisi pyytää palautetta rekrytoinnista esimerkiksi ensimmäisessä kehityskeskustelussa. 6 PALVELUSSUHTEEN PÄÄTTYMINEN 5.3 Perehdyttäminen ja tulohaastattelu Kaupunki vaikuttaa työnantajakuvaansa sillä, kuinka se ottaa vastaan uudet työntekijänsä. Uuden työntekijän perehdyttäminen on tehtävästä riippuen pitkä ja monipuolinen prosessi. Tähän sisältyy kaupunkiorganisaatioon ja omaan toimintaympäristöön sekä tehtäviin ja työyhteisöön perehtyminen. Lisäksi siihen sisältyy työtovereihin, työturvallisuuteen, yhteistoimintaan ja muihin työolosuhteisiin sekä henkilöstöpalveluihin tutustuminen. Hyvä perehdytys työhön on merkittävä työturvallisuusasia. Kouvolan kaupungilla on perehdytysopas ja Tervetuloa töihin Kouvolan kaupungille -opas, jotka löytyvät intranetistä Henkilöstö/ Perehdyttäminen. Uusi työntekijä tuo usein mukanaan tuoreen koulutustaustan varustamia ajantasaisia tietoja tai muun työkokemuksen kartuttamia taitoja. Uudella työntekijällä on myös kyky arvioida tuorein silmin organisaation toimintaa. Tähän arviointiin tulisi perehdyttämisvaiheessa myös kannustaa. Perehdyttäminen koskee kaikkia rekrytoitavia henkilöitä, myös harjoittelijoita, sijaisia, opinnäytetyön tekijöitä, organisaation sisällä uusiin tehtäviin siirtyneitä sekä pitkältä virka- tai työvapaalta palaavia henkilöitä. Uuden työntekijän kohdalla korostuu kaupunkiorganisaatioon perehdyttäminen, kun taas uusiin tehtäviin siirryttäessä painotetaan työtehtäviä. Perehdyttämisen toimivuus tulee tarkistettavaksi viimeistään kehityskeskustelussa. 6.1 Lähtöhaastattelu Kaupunkiorganisaatio oppii myös lähtijöiltään, joten palvelussuhteen päättymisenkin yhteydessä on tärkeää keskustella lähtijän kanssa ja pyytää palautetta esimerkiksi työnantajasta ja työtehtävästä. Työyhteisön kannalta ei lähtijöidenkään kohtelu ole yhdentekevää, sillä lähtö kuntaorganisaatiosta voi johtaa paluuseen entistä pätevämpänä. Henkilökohtainen haastattelu voi antaa syvempää tietoa myös lähdön syistä. Se on syytä tehdä ainakin yllättävissä tapauksissa. 6.2 Muutosturva Työllistymistä ja muutosturvaa koskeva toimintamalli parantaa työntekijän asemaa tilanteissa, joissa hän on vaarassa tulla irtisanotuksi tai hänet on irtisanottu taloudellisten tai tuotannollisten syiden perusteella. Muutosturvan toimintamalli koskee myös määräaikaisessa työsuhteessa olevia ja 180 päivän ajaksi lomautettuja tai lomautettuina olleita. Toimintamalli tehostaa työntekijöiden, työnantajien ja työ- ja elinkeinotoimistojen (TE-toimistojen) yhteistyötä. Muutosturvan toimintamalli sisältää irtisanotun palkallisen vapaan uuden työn etsimistä varten työllistymistä edistävien palveluiden ajalta maksettavan työttömyyspäivärahan korotusosan tai korotetun ansio-osan REKRYTOINTIOPAS 15

työllistymissuunnitelman. Muutosturvan toimintamallissa on lisätty myös työnantajan ilmoitus- ja neuvotteluvelvollisuutta. TE-toimisto toteuttaa muutosturvaa tehostetuilla palveluillaan. Lisätietoja TE-palvelujen sivuilta: http://www.te-palvelut.fi/te/fi/tyonantajalle/henkiloston_kehittaminen/muutosturva/index.html 7 PALKKATUELLA TYÖLLISTÄMINEN Kaupunki palkkaa määrärahojen puitteissa palkkatuella henkilöitä pääsääntöisesti 6 kuukauden työsuhteisiin. Työllistämisasiat hoidetaan keskitetysti hyvinvointipalvelujen palkkatuetun työn yksikössä yhteistyössä toimialojen/työyksiköiden kanssa. Ohje Kouvolan kaupungin työllistämiskäytännöistä on intranetissä kohdassa Henkilöstö/Henkilöstösuunnittelu, rekrytointi ja työllistäminen/työllistäminen. 9 KAUPUNGIN REKRYTOINTIPROSESSIN ARVIOIMINEN Kaupungin rekrytointitavat ja -prosessin sujuvuus vaikuttavat kaupungin työnantajakuvaan ja -maineeseen. Rekrytoinnin arvioinnissa kiinnitetään huomiota rekrytointiin käytettyyn aikaan, hakijoiden määrään, pätevyyteen, tarkoituksenmukaisen hakukanavan käyttöön, haastattelun ja päätöksenteon sujuvuuteen ja kustannuksiin. Kouvolan kaupungin henkilöstöpalvelut kehittää rekrytointiprosesseja yhteistyössä toimialojen kanssa, joten palautetta otetaan mielellään vastaan. Lähteet: Hirvonen, K. & Mäkinen, E. 2006. Kunnallinen viranhaltija. Oikeudellisen aseman sääntely. Helsinki: Edita. Rainio, P. Rekrytointiopas kunta-alalle. Kuntaliitto, KTL, KEVA. 8 KESÄTYÖT JA TYÖHARJOITTELU Kaupunki tarjoaa kesätyötä 16 20-vuotiaille koululaisille ja opiskelijoille. Valittavan tulee täyttää vähintään 16 vuotta kyseisen vuoden aikana. Koululaisten palvelussuhteen kesto on kuukausi. Hakuaika kaupungin kesätyöpaikkoihin on vuosittain helmi maaliskuussa. Työpaikkoja haetaan kaupungin kotisivujen kautta. (www.kouvola.fi/rekry). Kesätyöpaikat hoidetaan keskitetysti hyvinvointipalvelujen palkkatuetun työn yksikössä yhteistyössä toimialojen/työyksiköiden kanssa. Ohje Kouvolan kaupungin työllistämiskäytännöistä on intranetissä kohdassa Henkilöstö/Henkilöstösuunnittelu, rekrytointi ja työllistäminen/työllistäminen. Lisäksi toimialat/työyksiköt voivat palkata tarpeen mukaan ja määrärahojen puitteissa kesäharjoittelijoiksi ja sijaisiksi alan opiskelijoita. 16 REKRYTOINTIOPAS

REKRYTOINTIOPAS 17

Lisätietoja: Konsernipalvelut / Henkilöstöpalvelut