OSA 1: TYÖPAIKKAOHJAUKSEN PROSESSI JA PEREHDYTTÄMINEN 21.5. klo 9-12
SISÄLLÖT Työpaikkaohjaajan tehtävät ja osaaminen Mitä työhönvalmennus on? Mitä osaamista edellytetään valmentajalta/ohjaajalta? Työkokeilijan/työntekijän yksilöllinen vastaanotto ja perehdytys Ohjauksen välineitä Ohjauksen prosessi Ohjauskeskustelut Perehdytyksen etukäteissuunnittelu, vaiheittainen perehdytysmalli Sirpa Mertala 2
LÄHTÖKOHTANA: MAAILMANKUVA JA IHMISKÄSITYS Vuorovaikutustekniikat ja mallit hyviä apuvälineitä, jotka toimivat parhaiten kun on tietoinen omasta kokemuksestaan, tilanteestaan, persoonallisuudestaan, arvoistaan, ajattelutavoistaan (logiikka, uskomukset ) ja tunteistaan kun tekniikat ja mallit tuntuvat omilta ja luontevilta (niitä voi ja tulee harjoitella, voi oppia) kun syntyy aito oivallus, joka koskee myös itseä
LÄHTÖKOHTANA: MAAILMANKUVA JA IHMISKÄSITYS Kenen tavoitetta kohti ohjataan? Mitkä ulkoiset paineet saattavat vaikuttaa ohjattavan valintoihin ja toimintaan? Mistä tuntemukset ja kokemukset syntyvät? Onko ihminen pohjimmiltaan hyvä tai paha, tasa-arvoinen ja arvokas sinänsä, ahkera vai laiska, luova, aloitteellinen ja ajatteleva toimija, ohjaamisen passiivinen kohde? Uskomukset vaikuttavat havaintoihin ja tulkintaan muiden käyttäytymisen vaikuttimista ja syy-seuraussuhteista: Mitkä ovat ohjaajan uskomuksia?
TYÖPAIKKAOHJAUS/TYÖVALMENNUS: TARVE JA TAUSTA Työllistymistä ja työhön paluuta tukeva toimintamalli Yhteiskunnallisen arvoperustan muutostrendi: osallistava ja tukeva työn ja sen tekijän kohtaamisen helpottaminen Yhtäältä taustalla arvojen muutos Toisaalta taloudellinen paine mm. sote-palveluiden kustannusrakenne Työelämän monitasoiset muutokset: työn saannin vaikeutuminen, työn sisältöjen ja tekemisen tapojen muutokset, työpaikkoja, ammatteja, työtehtäviä häviää; uutta ei tule riittävästi tilalle Työelämään tai opiskelemaan pääseminen tai työssä jatkaminen edellyttävät joskus monipuolista ja taitavaa apua, tukea, ohjausta, valmennusta: MIKSI? Työhön, työpaikkaan perehdyttämisen velvollisuus työnantajalla: työn sujumisen edellytyksenä
LAINSÄÄDÄNNÖLLINEN TAUSTA JA TYÖVALMENNUKSEN KYTKÖS Monia nimityksiä työpaikkaohjaajan rinnalla, esim. TE-hallinto työvalmentajat, kunnat, työterveyshuolto ja Kela myös työkykykoordinaattorit ja neuvojat, ammatillisen kuntoutuksen palvelu Kelan kuntoutuslaki Laki julkisista työvoima- ja yrityspalveluista Käytännössä tehtävä on eri muodoissaan laajentunut näiden ulkopuolelle osallistavien työelämäkäytäntöjen ja työelämään siirtymien mahdollistamiseksi Kuntoutussäätiöllä suuri rooli työvalmennuksen kehittämisessä, työvalmentajien kouluttamisessa ja työvalmennuksen käytäntöjen tutkimisessa (esim. Ala-Kauhaluoma, Mika 2007).
TYÖPAIKKAOHJAAJA Esityksen oletus, että työpaikkaohjaaja työskentelee organisaatiossa, jossa ohjaa Muitakin vaihtoehtoja on. Tällöin näkökulma tehtävään on joissakin kohtaa toisenlainen. Vrt. Organisaation sisällä Organisaation ulkopuolelta tuleva ohjauksen/valmennuksen osaaja
TYÖPAIKKAOHJAAJAT Suppeimmillaan työtehtäviin ja työpaikkaan perehdyttäminen Laajimmillaan työelämän asiantuntijoita painopiste oman organisaation ja sen tehtävien tuntemisessa, mutta laajempi työelämätuntemus tarpeen Palvelujärjestelmän tuntijoita missä määrin tulee tuntea? Esim. jos työpaikkaohjaajan tehtävä on määrätty ohjaamaan oppisopimusopiskelijoita ja heidän työtehtäväänsä perehtymistä opintojen ohella, painopiste on työn ja koulutuksen maisemassa Hyvän vuorovaikutuksen, ihmisen auttamisen ja tukemisen osaajia Työelämän ihmissuhdetaidot Tekniset ja taloudelliset taidot Suunnittelu-, arviointi- ja kehittämistaidot
TYÖPAIKKAOHJAAJA toimii yhdyshenkilönä työpaikan ja työhön tutustuvan välillä varmistaa, että työpaikka on turvallinen ja laadukas oppimisympäristö suunnittelee työpaikalla tapahtuvaa oppimista sekä osallistuu tarvittaessa ammattiosaamisen näytöistä sopimiseen (jos ohjauksen liittyy opintoja) toteuttaa ohjausta ja arviointia laadittujen suunnitelmien mukaan ohjaa ja tukee työntekijää, antaa palautetta kannustaa työpaikalla oppimiseen, kehittymiseen ja työuran edistämiseen
TYÖPAIKKAOHJAAJAN PÄÄTEHTÄVÄT Perehdyttäminen Työpaikan työtehtäväkartoituksen tekeminen Työssä oppimisen suunnitelman laatiminen Työssä oppimisen järjestelyistä sopiminen Ohjaus Arviointi
MUUTA HUOMIOITAVAA: työssäoppijan tehtävien määritteleminen tehtävien antaminen työssäoppijoille tehtävien ottaminen pois/tehtävien siirtäminen työssäoppijalta tehtävien antaminen ja jakaminen useiden työssäoppijoiden kesken tulevaisuuteen vaikuttavien päätösten tekemisen tukeminen Oman toimivallan tietäminen? Onko tarpeen keskustella oman esimiehesi kanssa työpaikkaohjaajan toimivallan laajuudesta? Oletko itse esimies? Miten otat huomioon muun työyhteisön? Saatko itse tukea tehtävässäsi? Kenen kanssa voit keskustella, keneltä saat palautetta, jotta voit tarkistaa menettelytapojasi?
KESKUSTELUTEHTÄVÄ ED. DIASTA Mitä ajatuksia syntyy tehtävien jakoon, siirtämiseen jne. liittyen? Entä oma toimivalta? Miten muu työyhteisö otetaan huomioon? Mitä tukea työpaikkaohjaaja tarvitsee? Mistä hän sitä saa?
OHJAUKSEN VÄLINEITÄ Yksilöllisesti kehittävät työtehtävät ja riittävä tuki Jatkuva palaute oppimisesta ja onnistumisista, rakentava korjaava palaute Henkilökohtainen edistymissuunnitelma Oppimispäiväkirja erityisesti silloin, jos työtehtäviin liittyy opiskelu (esim. opso) Oppimistehtävät, kohdennetut harjoituksen paikat Opinnäytekansio eli portfolio, jos soveltuu tehtäväalaan: hyötyä työnhaussa Arviointi- ja kehityskeskustelut, ohjauskeskustelut MYÖNTEINEN VUOROVAIKUTUS
OHJAUSKESKUSTELUT Tavoitteena tukea ammatillista kasvua Palautteen antaminen olennaista, päivittäistä Palautteen antamisen käytäntöjä toisella koulutuskerralla Kysymyksiä ohjauskeskusteluun (muista kuitenkin, että luonteva vuorovaikutus on tärkeää, ei pelkkä tekniikka) Mitä ajattelet? Mitä mieltä olet? Mihin mielestäsi perustuu? Mikä on mielestäsi keskeistä? Mitä siitä seuraa? Miten ymmärrät? Miten voisi soveltaa? Miksi näin toimitaan? Miten mielestäsi kannattaisi tehdä ja toimia?
OHJAUKSEN PROSESSI Työntekijän valintaprosessi Etukäteissuunnittelu: oma henkilökohtainen valmistautuminen, tehtäväkartoitus, työyhteisön valmistaminen uuteen työntekijään (=informointi), kirjallinen vaiheistettu perehdytyssuunnitelma Työntekijän vastaanotto, keskustelut tavoitteista, hänen henkilökohtainen suunnitelmansa, perehdytysprosessin käynnistäminen Palautteen anto ja palautteen vastaanotto: myös työntekijälle mahdollisuus antaa palautetta ja osallistua arviointeihin väli-arvioinnit, tarvittava tuki arjessa Arvioinneissa tärkeää tulevaisuussuunnitelmista keskustelu ja suunnitelmien tukeminen Loppuarviointi/kehittävä ja myönteinen palaute
VAIHEISTUKSEN MERKITYS Ei kaikkea kerralla, opittavien asioiden paloittelu VALMISTA (etukäteissuunnittelu ja työntekijän orientaatio tehtävään) OPETA (näytä, kerro, opasta, ymmärrettävät ohjeet, oikeat ja turvalliset työtavat) KOKEILE TAITOA (itsenäisen työskentelyn vahvistaminen, itsenäinen tiedonhankinta ja ongelmanratkaisu) TARKISTA EDISTYMISTÄ JA TAVOITTEITA (tue, seuraa, anna mahdollisuus kysyä, anna palautetta, tee suunnitelmaan korjaus tarvittaessa, itsearvioinnit)
PEREHDYTTÄMISSUUNNITELMAN SISÄLTÖ: työpaikka: organisaatio, tavat, toiminta-ajatus työyhteisö: työtoverit, sidosryhmät työympäristö: koneet, laitteet, tilat tehtävä: mitä kuuluu vastuisiin, mitä välineitä, työturvallisuus ja muut säännöt
PEREHDYTYS JA TYÖSUHTEEN KESTO LYHYT (esim. alle kuukausi): työsuhdeasiat (työaika, poissaolot, tauot ja tilat), tiivistetty työnopastus (tehtävät, työtavat, koneet, laitteet, turvallisuus), työpari (jos mahdollista tai työpaikkaohjaaja), tarvittava työyhteisö- ja organisaatioinformaatio Esim. työyhteisössä noudatettavat arvot PIDEMMÄT: laajempi kytkeminen organisaation kokonaisuuteen Toimintatavat, muut organisaation tehtävät, toiminta, palvelut, tuotteet Aikataulut TEHTÄVÄN VAIHTAMINEN SAMASSA ORGANISAATIOSSA Riittävän yksityiskohtainen uusien tehtäviin perehdyttäminen ja Muutoksen tarkastelu
MUUTA HUOMIOITAVAA Eri kulttuurit: Suomi-osio Ryhmäperehdytys: kullekin varattava myös yksilöllisen keskustelun ja tuen mahdollisuus Tervetuloa taloon opas tai muu materiaali itsenäisesti tutustuttavaksi, työajan käyttö perehtymiseen
ETUKÄTEISSUUNNITTELUSSA HUOMIOITAVIA ASIOITA: MIKÄ ON OMALLE ORGANISAATIOLLE OLENNAISTA? HUOM. PALKKATUELLA TYÖLLISTETYN KANNUSTAMINEN JATKOON 1. Perehdytyksen tavoitteet Organisaation, perehdytettävän ja muun henkilöstön kannalta 2. Kohderyhmät Vakituinen, määräaikainen, tehtävän vaihto, kiertävä työntekijä, sijainen, alihankkija, etätyön tekijä (kysymys keskusteluun: onko merkitystä sillä, että on työssä esim. palkkatuella tai työkokeilussa? Jos, niin mitä merkitystä?) 3. Sisältö (ks. muistilista jäljempänä laajempaan perehdytykseen) ajoitus ja ohjelma pääkohdittain eli kuka (vastuuhlöt, voidaan myös jakaa monelle ja kirjataan tämä ohjelmaan), kenelle, mitä, missä vaiheessa ja kuinka kauan Ennen työsuhteen alkua tapahtuvat toimet: haku, haastattelu, valinnasta ilmoittaminen ja kirjallinen materiaali Yksikkö ja sen toiminta: organisaatio, tehtävät, tavoitteet, toimintatavat ja käytännöt sekä niveltyminen muuhun organisaatioon Tutustumiskäynnit ja esittelyt: tärkeät tilat, ihmiset ja yksiköt Työtehtävät: oma vastuualue, työvälineet, menetelmät, säännöt ja ohjeet sekä vastuukysymykset ja tietolähteet
4. Alkukeskustelu ja päätöskeskustelu Selvennetään molemminpuoliset odotukset sekä tarkennetaan tehtäväkuva ja lisäkoulutuksen tarve 5. Seuranta (perehdytyksen aikana, heti sen jälkeen ja n. vuoden päästä) Onko perehdyttämisohjelma toteutunut? Onko kesto oikea? Ovatko aineisto ja menetelmät tarkoituksenmukaisia? Onko tarvetta kertaukseen? Onko painopiste oikea? Onko lisättävää/poistettavaa/muutettavaa?
MUISTILISTA PEREHDYTTÄJÄLLE - LAAJEMPI PEREHDYTYS 1. TIETO ORGANISAATIOSTA Tervetuloa taloon! Syvyys riippuu työsuhteen kestosta Historia ja sidosryhmät Arvot, toiminta-ajatus, visio ja strategiset painopisteet Hallinto ja organisaatio, tietoa henkilöstöstä Tehtävät yksiköittäin Toimintasuunnitelma Tuotteet, palvelut, perustoiminnat 2. Palvelussuhde Työntekijän työtehtävät, vastuut Alku :työehto- ja muut sopimukset, koeaika, terveys- ym. todistukset Palkka: määräytyminen, lisät, maksu, yhteyshenkilö laskennassa Osa-aikaisuus ja sivutoimet Vuosiloma Työajat, etätyö ja matkustamiskäytäntö, poissaolokäytännöt: ilmoitus/todistus, lomakäytäntö, matkalaskut Työsuojelu ja kriisitoiminta Työterveyshuolto Vakuutukset Yhteistoiminta: sopimus, organisaatio sekä luottamusmiehet ja neuvottelumenettely
MUISTILISTA JATKUU 3. Muut käytännöt Asiakaspalvelu Hankinnat ja talous Henkilökortti, henkilöstöedut ja merkkipäivät Henkilöstöpalvelut: strategia, kehittäminen ja koulutus Kirjasto- ja tietopalvelut sekä julkaisut Posti ja puhelin Tietohallintopalvelu: sovellukset, tunnukset, tietoturva ja tuki Tilat: Sijainti ja kulkeminen Viestintä ja markkinointi Virkistystoiminta 4. Alan käyttämät lyhenteet ja erityissanasto 5. Muuta Asiakkaat ja heidän odotuksensa Toimintaan liittyvä aineisto, esitteet
KERTAUS: VAIHEET ETUKÄTEISSUUNNITTELU REKRYTOINTI VASTAANOTTO JA PEREHDYTTÄMINEN TYÖNOPASTUS OPPIMISEN SEURANTA JATKUVA MOLEMMINPUOLINEN PALAUTE
VUOROVAIKUTUSTAIDOT RYHMÄTEHTÄVÄ VUOROVAIKUTUSTILANTEISSA TARVITTAVIA TAITOJA: MITÄ TYÖPAIKKAOHJAAJA NÄISTÄ ERITYISESTI TARVITSEE? non-verbaalinen taito verbaalinen taito kuuntelemisen taito taito arvioida kuulemaansa ja havaitsemaansa taito arvostaa toista ihmistä yhteistyötaito argumentointitaito: taito vaikuttaa kuulijoiden mielipiteisiin havainnointitaito koordinointitaito taito luoda myönteinen ilmapiiri neuvottelutaito puheenvuorojen linkittämisen taito: liittää puheenvuorot toisiinsa, hyödyntää toisten sanomaa taito olla läsnä taito tiivistää ja tehdä yhteenvetoja empatiataito ja toiminnan eettisyys luennointi- ja esittämistaidot taito ottaa ja pitää puheenvuoroja taito käydä avointa dialogia ja reflektoida ratkaisu- ja päätöksentekotaidot taito havaita toisen vahvuudet ja kehityskyky esiintymistaito taito ylläpitää keskustelua taito toimia win-winperiaatteella ongelmienratkaisutaito motivointitaito: taito rohkaista, kannustaa ja tukea paineensietokyky ja taito sietää ristiriitaa taito tuoda esille mielipiteensä ja puolustaa niitä taitoa innostua ja innostaa taito erottaa olennainen kuulemastaan taito antaa rakentavaa ajantasaista palautetta joustavuus: hyväksyä ja ymmärtää erilaiset ihmiset ja mielipiteet kysymystentekotaito: kysyä, pyytää täsmennyksiä ja perusteluja sitoutumisen taito ideointi- ja innovointikyky: ratkaisuvaihtoehtojen esittämis-, kehittely- ja analysointitaidot taito kohdistaa palaute ja kritiikki asiaan eikä ihmiseen vastaamisen taito konfliktienhallintaito taito ottaa vastaan palautetta