qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTO wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg SOLMUTYÖSKENTELY KIRJASTOSSA -HANKKEEN hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc LOPPURARORTTI vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq Toiminnan, kehityksen ja oppimisen tutkimusyksikkö CRADLE wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Yrjö Engeström, Heli Kaatrakoski, Anne Laitinen, Heli Myllys, Juhana Rantavuori opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm 0 qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty
Sisällys 1. Solmutyöskentely kirjastossa hanke... 2 2. Kehittämishankkeen tulokset... 5 3. Seurantavaiheen anti... 10 4. Suositukset kirjastolle... 12 5. Tulosten levittäminen... 14 1
1. Solmutyöskentely kirjastossa -hanke Solmutyöskentely kirjastossa on kolmivuotinen vuonna 2009 alkanut tutkimus- ja kehittämishanke, joka toteutettiin kaksivaiheisesti Helsingin yliopiston kahdessa kampuskirjastossa. Ensimmäinen vaihe vietiin läpi Viikin tiedekirjastossa vuosina 2009 ja 2010 ja toinen vaihe keskustakampuksen kirjastossa vuosina 2010 ja 2011. Hankkeen päätavoitteena oli kehittämisintervention avulla mallintaa, testata käytännössä ja arvioida kirjastotyöntekijöiden ja tutkimusryhmien uudenlaisen kumppanuustoiminnan, ns. solmutyöskentelyn toteuttamistapoja ja vaatimuksia. Tämän lisäksi tavoitteena oli keskustakampuksen kirjaston osalta edistää tuolloin erillisissä tiloissa toimivien laitos- ja tiedekuntakirjastojen yhdistymistä kuin myös nivoa yhteen solmumaisen työskentelytavan vaatimukset uuden kirjastotalon tilaratkaisuihin. Solmutyöskentely kirjastossa -hanke on siis erityisesti keskustakampuksen kirjaston osalta ollut tiiviissä yhteydessä uuden Kaisa-talon kirjaston rakentamiseen. Kehittämishankkeen ja rakennusprojektin yhteen nivoutuminen näkyy mm. siten, että Helsingin yliopiston tila- ja kiinteistökeskus, joka vastaa Helsingin yliopiston kiinteistöjen kehittämisestä sekä rakennushankkeiden toteuttamisesta, on ollut Solmu-hankkeen päärahoittaja. Uuden kirjastotilan suunnittelu kirjaston, yliopiston tila- ja kiinteistökeskuksen sekä pilottitutkijaryhmien yhteistyönä onkin edustanut uudenlaista suunnittelu- ja kehittämiskulttuuria parhaimmillaan. Keskustakampuksen kirjaston hankkeelle koottiin ohjausryhmä, johon kuului yhteensä 12 jäsentä. Tila- ja kiinteistökeskuksesta mukana olivat toimitilajohtaja Anna-Maija Lukkari, tila- ja kiinteistöhallinnon johtaja Teppo Salmikivi sekä yliarkkitehti Eija Vuori. Kirjastoa edustivat ohjausryhmässä johtava tietoasiantuntija Maria Forsman, keskustakampuksen kirjaston johtaja Pälvi Kaiponen, tietoasiantuntija Johanna Lahikainen sekä yliopiston kirjastotoimen johtaja Kaisa Sinikara. Kehittämis- ja tutkimusryhmää edustivat käyttäytymistieteellisen tiedekunnan Toiminnan, kehityksen ja oppimisen tutkimusyksiköstä CRADLEsta professori Yrjö Engeström sekä tohtorikoulutettavat Heli Kaatrakoski, Anne Laitinen ja Juhana Rantavuori. Erityisasiantuntijana ja tutkimusryhmän edustajana toimi entinen Viikin kampuskirjaston johtaja Heli Myllys. 2
Kuva 1. Solmutyöskentely kirjastossa -hankkeen ohjausryhmän kokous 16.12.2011 Käytännön kehittämistoiminta toteutettiin kehittävään työntutkimukseen pohjautuvalla muutoslaboratoriomenetelmällä, jota on laajalti käytetty useiden erityyppisten organisaatioiden kehittämistoimissa jo vuosien ajan. Kehittämisen koordinoinnista vastasi professori Yrjö Engeström CRADLE:sta Solmu-tutkimusryhmänsä kanssa. Muutoslaboratoriomenetelmän mukaisesti kirjaston edustajilta ja pilottitutkimusryhmiltä kerättiin ns. peiliaineistoa haastattelujen muodossa. Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että ennen varsinaisia kehittämisistuntoja kartoitettiin tutkimusryhmäläisten sekä kirjaston edustajien käsityksiä kirjastotyön ja sen kohteen muutoksesta sekä tutkimusryhmien tiedontarpeiden haasteista. Haastattelut toimivat tutkijoiden kehittämishaasteita koskevan analyysin pohjana. Peiliaineistoa eli haastatteluotteita käytettiin myös istunnoissa keskustelun virittämiseksi. Viikissä muutoslaboratorio koostui kuudesta varsinaisesta istunnosta vuonna 2009 sekä yhdestä seurantaistunnosta vuonna 2010. Viikin hankkeen pilottitutkimusryhmiksi valikoituivat suoekologian tutkimusryhmä metsäekologian laitokselta sekä syanobakteerien tutkimusryhmä soveltavan kemian ja mikrobiologian laitokselta. 3
Keskustakampuksen kirjastossa muutoslaboratorio koostui kahdeksasta varsinaisesta istunnosta vuonna 2010 sekä kahdesta seurantaistunnosta vuonna 2011. Myös keskustakampukselta kerättiin peiliaineistoa ennen varsinaisia kehittämisistuntoja. Keskustakampuksen pilottitutkimusryhmiä oli neljä: kognitiotieteen oppiaine, suomen kielen Mallilukijaa tekemässä -tutkimusryhmä 1, uusi mediaympäristö haasteet tekijänoikeudelle -tutkimusryhmä sekä sukupuolentutkimuksen oppiaineesta Filosofian ja sukupuolen politiikka -tutkimusryhmä (Politics of Philosophy and Gender). Alla olevassa kuvassa (kuva 2) on tiivistetysti esitetty Solmutyöskentely kirjastossa -hankkeen aikajana sisältöineen. Projektin aloitus Hanke jatkuu keskustakampuksella Suunnittelukokous 6/2010, keskustakampus Haastattelut keskustakampuksella Istunnot (8) Keskustakampuksella Seuranta keskusta- Kampuksella (2) Tulosten levittäminen 2009 4/2009 9-11/2009 2010 4/2010 04-10/2010 10-11/2010 2011 12/2011 Haastattelut Viikissä Istunnot (6) Seuranta Viikissä (1) Tulosten levittäminen Projekti päättyy Hankkeen jatkon tiedotus- ja esittely 6/2009 Suunnittelukokous 9/2009, Viikki Kuva 2. Solmutyöskentely kirjastossa -hankkeen ajallinen kuvaus Projektin päätyttyä tutkimusryhmä jatkaa Solmutyöskentely kirjastossa -hankkeen parissa työskentelyä levittämällä kehittämis- ja tutkimustuloksia julkaisujen sekä muun tieteellisen toiminnan kautta. 1 Suomen kielen oppiaineesta haastateltiin hankkeen alussa Helsingin puhekieltä tutkivan projektin avainhenkilöitä (4), mutta projekti vetäytyi Solmu-hankkeesta syksyllä 2010. Tilalle valikoitui Mallilukijaa tekemässä projektin tutkimusryhmä. 4
2. Kehittämishankkeen tulokset Solmutyöskentely kirjastossa -hankkeesta voidaan nostaa kolme päätulosta: tutkijapalveluiden palvelutarjottimen kehittely muutos kirjastoammattilaisten työtavoissa keskustakampuksen kirjaston uusi organisaatiomalli Tutkijapalveluiden palvelutarjotin Viikissä Viikin kampuskirjastossa pilottitutkimusryhmien tarpeiden pohjalta kehitetty palvelutarjotin eli tarjottavien palvelujen kokonaisuus koostui neljästä eri osiosta: TUHAT-tutkimustietojärjestelmä, tiedonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata, tutkimusryhmän näkyvyys sekä koulutus, neuvonta, kaukopalvelu ja uutuusseuranta. Alla olevassa kuvassa (kuva 3) on tiivistetty mallinnus palvelutarjottimesta. Viikin kampuskirjaston palvelut tutkimusryhmille TUHAT-tutkimustietojärjestelmä Kirjasto tuo viitteitä tai tukee viitteiden tuontia viitetietokannoista (WoS, CAB Abstracts, Pubmed). Kirjasto opastaa kokotekstin tallennusta TUHATjärjestelmään. Kirjasto neuvoo ja edistää lehtien julkaisuarkistokäytäntöjen selvittämistä Sherpa/Romeo -palvelusta. Tiedonhallintasuunnitelma ja tutkimusdata Kirjasto tarjoaa tukea tutkimusaineistojen hallinnoimisessa ja auttaa tiedonhallintasuunnitelman teossa: tuki aineiston keräämistä, sisältöä ja pitkäaikaissäilytystä kuvaavan metadatan tuottamisessa (esim. asiasanoitus) sekä tutkimusaineistojen säilyttämistä ja omistusoikeuksia koskevissa kysymyksissä Kirjasto tukee tutkimusaineistojen löydettävyyttä tiedottamalla aineistoista ja tuomalla niitä esille. Kirjasto tarjoaa tietoaineistojen hallinnan koulutusta opiskelun ja tutkimuksen sopivissa vaiheissa. Kirjasto toimii yhteydenpitäjänä tutkimusaineiston kotimaisiin ja kansainvälisiin säilytysorganisaatioihin. Helda 28.10.2009 Suoekologia Syanobakteeri Tutkimusryhmän näkyvyys Kirjasto selvittää tutkimusryhmän verkkonäkyvyyttä, esim. eri organisaatioiden sivuilla. Kirjasto selvittää, mistä tietokannoista tutkijan/ryhmän julkaisuja löytyy ja ovatko ne avoimesti saatavilla ns. open accessjulkaisuina. Kirjasto tekee bibliometrisia analyyseja ja opastaa niiden tekemisessä: mm. kuinka paljon ja missä tutkimuksiin viitataan. Kirjasto antaa neuvontaa avoimeen julkaisemiseen liittyvissä asioissa (erit. yliopiston julkaisuarkisto Helda) Kirjasto selvittää, onko tutkimushanke Tuhtissa tai Tuhat-järjestelmässä (Helsingin yliopiston tutkimustietokanta) ja opastaa hankkeiden kuvailussa. Kirjasto koordinoi luonnonvara-alojen tutkimushankekuvausten verkkopalvelua Hankehaavia, jossa tutkimusryhmän hankkeet tulevat haettaviksi Tuhtin/Tuhatin kautta. Koulutus, neuvonta, kaukopalvelu, uutuusseuranta Räätälöity koulutus tutkimusryhmille Tietoiskut Kaikille avoimet kurssit Kutsu tietoasiantuntija -henkilökohtainen neuvonta Neuvonta internetissä Feednavigator -uutuusseuraurantapalvelu Kaukopalvelu Tiedonhaku Kuva 3. Viikin kirjaston palvelutarjotin tutkimusryhmille Kiinnostaviksi esimerkeiksi Viikin tutkijapalveluiden palvelutarjottimesta voidaan nostaa aineistonhallintasuunnitelman sekä uutuusseurantavälineen FeedNavigatorin kehittäminen ja käyttöönotto. 5
Aineistonhallintasuunnitelma Aineistonhallintasuunnitelman 2 kehittäminen liittyi palvelutarjottimen kohtaan neljä eli tutkimusaineiston hallinnointiin. Suunnitelma kehitettiin Viikissä yhdessä syanobakteerien tutkimusryhmän kanssa. Yksi ryhmän tutkijoista oli laatimassa Suomen Akatemialle hakemusta, jonka liitteeksi vaadittiin aineistonhallintasuunnitelma. Hankkeen hakemukseen liitettävä suunnitelma päätettiin ottaa yhteiskehittelyn pilotiksi. Suomen Akatemian edellyttämä liite oli uusi myös kirjastoammattilaisille, eikä heillä ollut tarjota valmiita työkaluja suunnitelman laatimiseksi. Suunnitelma kehitettiin osittain yhden tutkijan ja kahden tietoasiantuntijan tiiviinä vuoropuolena sähköpostin välityksellä, osittain laajemmissa kokouksissa useiden kirjaston edustajien kanssa. Kirjaston edustajat päivittivät yhteiskehittelyn aikana osaamistaan mm. osallistumalla asiaa käsittelevään seminaariin sekä tutustumalla kansainvälisiin käytäntöihin. Tuloksena syntyi kaavio, jossa kiteytyi kyseisen tutkimuksen tutkimusaineiston eri lajit ja säilytyspaikat. Aineistonhallintasuunnitelman pohjalta kirjastolaiset kehittivät myös aineistonhallinnan verkkosivut, jotka löytyvät osoitteesta: https://wiki.helsinki.fi/display/luonnonvara/luonnonvara-alojen+avoimia+tutkimusaineistoja FeedNavigator Viikin muutoslaboratorioistunnoissa käsiteltiin FeedNavigatoria ja sen sopivuutta pilottitutkimusryhmien tarpeisiin. FeedNavigator on Meilahden kampuskirjaston Terkon kehittämä uutuusseurantapalvelu. Sen avulla käyttäjä saa ajantasaisten, itse asettamiensa avainsanojen mukaan haettujen julkaisujen viitteitä suoraan sähköpostiinsa. Yksi kirjaston edustajista otti aktiivisen roolin ja selvitti yhdessä Terkon kanssa FeedNavigatorin käyttöönottoa Viikin kampuksella. Hän myös markkinoi palvelua tehokkaasti tutkijoille istunnoissa mm. tarjoamalla tutkijoille mahdollisuutta omien lehtien viemistä palvelun piiriin. Hankkeen aikana palvelua päivitettiin kattavasti biotieteiden julkaisujen osalta. 2 Yksityiskohtaisempi kuvaus aineistonhallintasuunnitelmasta löytyy Viikin väliraportista osoitteessa: http://www.helsinki.fi/kirjasto/julkaisut/solmu_valiraportti_viikki.pdf 6
Tutkijapalveluiden palvelutarjotin keskustakampuksella Edellä esitelty Viikin palvelutarjotin sekä keskustakampuksen palvelutarjotin olivat rakenteellisesti hieman erilaiset, mutta sisällöllisesti hyvin samankaltaiset. Alla on kirjaston kiteyttämä kuva (kuva 4) tutkijapalveluiden palvelutarjottimesta. KIRJASTON TARJOUKSET TUTKIMUSRYHMILLE SK=suomen kieli SP=sukupuolentutkimus KT=kognitiotiede VO=viestintäoikeus Tutkimusaineiston hallinnointi Kirjasto jatkaa aineistonhallintasivuston kehittämistä (tieteenalakohtaiset alasivut, kansallisten ja kansainvälisten arkistojen listaus) KT: Tehdään yhdessä kognitiotieteen huoneentaulu Kirjasto auttaa metadatan käyttöönotossa Kirjasto auttaa sopivan arkiston löytämisessä SK: Kirjasto tutustuu Kielipankin toimintaan Tutkijan tarvitsema kirjallisuus ja tiedon hankinta FeedNavigator kirjasto tallentaa lehtiä, antaa tietoiskuja, auttaa käyttöönotossa Kirjasto tutkii julkaisemattomien teosten ja oikeustapausten uutuusseurannan mahdollisuuksia (Choice Reviews, Books in Print) tehdään seurantaprofiili ryhmälle Virtuaalikokoelman täydentäminen? Tietoisku e-kirjoista (esimerkkinä Dawsonera) Ongelmia aineistojen kanssa? Kirjasto pyrkii pilottiin (FinElib) SK: Räätälöityjä tiedonhakuja Lasse KT: Kommentit hankintalomakkeesta otetaan huomioon Koulutus tukea tutkijan työhön Molemminpuolinen tiedonkulku Kirjasto osana tutkijan tutkimus- ja opetustaitojen kehittymistä Miten? Ohjattu opetus, tietoiskut ja tapaamiset Kenelle? Tutkimusavustajille, koko ryhmälle, henkilökohtaisesti Mitä? SK, SP, VO: Tietoiskut ja vierihoito TUHAT, FeedNavigator, VO:RefWorks Tutkijan ja tutkimusryhmän näkyvyys tiedeyhteisössä TUHAT ja Open access Kirjasto neuvoo puhelimitse, sähköpostitse ja paikan päällä Kirjasto järjestää tallennustyöpajoja Kirjasto välittää eteenpäin parannusehdotuksia TUHAT-pajat/tietoiskut: SK, SP Tutkimuksen arvioinnin työkalut TUHAT-profiili mahdollisimman hyvään ja monipuoliseen kuntoon! Oltava valmis 31.1.2011 mennessä TUHAT antaa tulevaisuudessa arvioinnin työkaluja Kirjasto perustanut bibliometriikkaverkoston Kuva 4. Keskustakampuksen kirjaston palvelutarjotin tutkimusryhmille Viikin ja keskustakampuksen palvelutarjottimet erosivat mm. siten, että keskustakampuksella tutkijan tarvitsema kirjallisuus ja tiedon hankinta mukaan lukien FeedNavigator-palvelu - nostettiin omaksi erilliseksi kokonaisuudekseen. Viikissä se oli sisällytetty koulutus, neuvonta, kaukopalvelu ja uutuusseuranta -osion alaisuuteen. Lisäksi keskustakampuksella koulutusasiat nähtiin enemmänkin kaikkia muita osioita läpäisevänä kokonaisuutena kuin erillisenä palveluteemana kuten Viikin mallinnuksessa. Keskustakampuksella kehitelty palvelutarjotin koostui viidestä eri osiosta: kirjallisuus ja tiedonhankinta, tutkimusryhmien näkyvyys tiedeyhteisössä, tutkimuksen arvioinnin työkalut (TUHAT), tutkimusaineiston hallinnointi ja näihin osioihin liittyvä koulutus. Keskustakampuksen palvelutarjottimen sisällöstä ja siihen liittyvästä yhteiskehittelystä nousi esiin kaksi kiinnostavaa esimerkkiä. Ensimmäisenä esimerkkinä on Viikin kokemusten innoittama FeedNavigatorin kehittäminen ja käyttöönotto sekä toisena esimerkkinä huoneentaulun luominen ja testaus. 7
FeedNavigator Kehittämisistuntojen aikana kirjaston edustajat esittelivät tutkimusryhmille FeedNavigator-palvelua ja alkoivat pikaisella aikataululla viedä tutkijoiden tarvitsemia lehtiä palveluun. FeedNavigatorin käyttö keskustakampuksella lähti laajenemaan kehittämisistuntojen myötä. Palvelua on päivitetty monelta osin pilottitutkimusryhmiltä saadun palautteen kautta ja näin myös kehitetty määrätietoisesti yhteistyössä Terkon kanssa keskustakampuksen tieteenalojen tarpeisiin. Tutkijoiden osoittaman kiinnostuksen innoittamana keskustakampuksen kirjastolla on lähtenyt suunnittelemaan palveluun liittyviä markkinointitoimia lisätäkseen palvelun leviämistä edelleenkin keskustakampuksella. Erityisen aktiivisia FeedNavigatorin kehittämisessä ovat olleet mm. viestintäoikeuden tutkimusryhmän kanssa työskentelevät kirjastoammattilaiset. Huoneentaulu Huoneentaulun 3 kehittäminen liittyi kognitiotieteen tutkimusryhmän tutkimusaineistonhallinnan, erityisesti dokumentoinnin tarpeisiin. Huoneentaulun ideana oli toimia ohjenuorana tutkijoille tutkimusaineiston käsittelyn eri vaiheissa, ja se koostui kolmesta osiosta: tutkimuksen ja aineistokokonaisuuden kuvailutiedot, tutkimuskertojen kuvailutiedot sekä tallenteiden kuvailutiedot. Kirjastolla ei ollut käytettävissään valmiita ratkaisuja tarjottavaksi kognitiotieteen aineistonhallinnan tarpeisiin, vaan he työskentelivät aktiivisesti hakien tietoa eri lähteistä paneutuen samalla syvällisesti tutkimusryhmän tarpeisiin. Käytännössä yhteiskehittely eteni siten, että tutkimusryhmän ongelmat ja haasteet tunnistettiin yhteisissä istunnoissa, mutta varsinainen yhteiskehittely lähti etenemään pienryhmätapaamisissa istuntojen ulkopuolella. Yksi kognitiotieteen tutkijoista on testannut ja myös käyttänyt huoneentaulua onnistuneesti. Hän on myös ehdottanut sen levittämistä muiden tutkimusryhmien käyttöön. Muutos kirjastoammattilaisten työtavoissa Keskeisenä tuloksena sekä Viikin että keskustakampuksen kirjaston kehittämishankkeissa voidaan pitää työtapaa, jossa kirjastoammattilaiset jalkautuivat omista työpisteistään tutkijoiden pariin laitoksiin ja tiedekuntiin. Hyvänä esimerkkinä uudesta työtavasta on edellä mainittujen palvelujen yhteiskehittely. Lisäksi Viikissä kirjastolaiset järjestivät tutkijoiden pyynnöstä viikoittain epämuodollisia tietoiskuja laitoksen tiloissa. Tavoitteena oli parantaa tiedonkulkua kirjaston ja tutkimusryhmien välillä. Keskustakampuksella pienimuotoiset tapaamiset kirjastolaisten ja tutkimusryhmien välillä keskittyivät mm. tutkijoiden tarpeiden kartoittamiseen sekä esimerkiksi TUHAT-tutkimustietokantaan liittyvään koulutukseen. Uuden työtavan ja siihen liittyvien tapaamisten tavoitteena oli löytää uusia ratkaisuja, joilla voitaisiin vastata tutkijoiden muuttuviin palvelutarpeisiin. Tapaamisten kautta kirjastoammattilaiset pystyivät solmimaan henkilökohtaisia suhteita tutkijoihin ja oppivat tuntemaan paremmin 3 Yksityiskohtainen kuvaus huoneentaulusta löytyy keskustakampuksen väliraportissa Engeström & al. (2011). Solmutyöskentely kirjastossa. Raportti Helsingin yliopiston ja keskustakampuksen kirjaston ja pilottitutkimusryhmien kehittämishankkeesta. Työpapereita 8/2011. Helsinki: Toiminnan, kehityksen ja oppimisen tutkimusyksikkö CRADLE. http://www.helsinki.fi/kirjasto/julkaisut/solmuty%c3%b6skentely_kirjastossa%20_julkaisu.pdf 8
tutkijoiden työtä. Vastaavasti pilottitutkimusryhmäläiset pääsivät tutustumaan paremmin kirjastotyön arkeen. Kirjastolaiset joutuivat myös hankkeeseen osallistumisen myötä työskentelemään epätäydellisessä ympäristössä ja rohkeammin levittämään tietoa keskeneräisistä välineistä. Uuteen työtapaan liittyi olennaisesti myös omasta työstä oppiminen ja oman työn analysointi uudella tavalla. Solmumaisen työskentelytavan soveltaminen näkyi Viikissä kehittämishankkeen aikana siten, että palveluyksiköksi ehdotettiin tietoasiantuntijoiden ja kirjastosihteereiden muodostamia kolmikoita. Keskustakampuksella solmumainen työskentelytapa alkoi näyttäytyä solmuina, joita kirjastolaiset olivat omatoimisesti ryhtyneet erilaisten haasteiden ja ongelmien ympärille muodostamaan. Keskustakampuksen kirjaston uusi organisaatiomalli Solmutyöskentely kirjastossa hanke on osaltaan edesauttanut keskustakampuksen kirjaston uuden organisaatiomallin luomisessa sekä tukenut vuoden 2012 henkilöstösuunnitelman tekemisessä. Solmutyöskentelyhän ei ole ainoastaan työtä ohjaava toimintamalli, vaan sen käyttöönotto vaikuttaa koko organisaatioon ja henkilöstöön. Hankkeen myötävaikutuksesta kirjasto-organisaatiota lähdettiin systemaattisesti kehittämään solmumaisen työskentelytavan mahdollistavaan suuntaan. Tavoitteena on siirtyminen hierarkkisesta kohti litteää organisaatiota. Yksi esimerkki käytännön muutoksista on kahden johtavan tietoasiantuntijan malli, joka on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi ja vienyt organisaatiota kohti solmumaisempaa työskentelytapaa. Toisena esimerkkinä voidaan nostaa se, että hallinnollisten esimiesten (yliopiston palkkausjärjestelmä) lukumäärä tulee vähenemään 17:sta noin 10:een tai jopa sen alle. 9
Alla olevassa kuvassa (kuva 5) on mallinnus tämänhetkisestä keskustakampuksen kirjaston organisaatiosta. Palveluorganisaatio Asiakas näkee palvelun mitä sen takana on, ei ole kiinnostavaa Asiakas Asiakas Asiakas Asiakas Asiakas Palveluryhmä Palveluryhmä Palveluryhmä Johto Osasto / Henkilön nimi / Esityksen nimi www.helsinki.fi/yliopisto 16.2.2012 1 Kuva 5. Mallinnus keskustakampuksen organisaatiosta Hankkeen loppuvaiheessa kävi ilmi, että organisaatiossa oli käynnissä lupaavia solmutyöskentelymalleja. Se kuinka koko kirjasto-organisaatio ottaa solmutyöskentelyn toimintatavakseen sekä kirjaston eri toimijoiden välisessä työnjaossa että kaikissa kampuskirjastoissa sekä onnistuu resursoimaan palvelut tarpeen mukaan on yksi tutkimuksellisesti mielenkiintoinen aihe. Tätä Solmu-tutkimusryhmä tulee todennäköisesti seuraamaan ja analysoimaan tulevaisuudessa. 3. Seurantavaiheen anti Helsingin yliopiston kirjastotoimi elää kaiken kaikkiaan erittäin haasteellista aikaa, johon liittyvät erilaiset muutokset ja organisointitehtävät. Hallinnollisella tasolla kirjaston kehittämisen lähtöajatuksena on resurssien vähentäminen vuoteen 2015 mennessä. Budjettia on kiristetty ja henkilöstömäärän kehitys tulee olemaan laskeva. Haasteelliseksi tilanteen tekee se, että samanaikaisesti kirjastolta odotetaan uusia avauksia ja näyttöä innovatiivisesta palvelutarjonnasta. Uuden kirjastorakennuksen myötä kirjasto-organisaation kustannukset ovat kasvaneet erityisesti tilojen osalta. 10
Keskustakampuksen kirjaston osalta isoja haasteita ovat myös muutto uuteen Kaisa-taloon keväällä 2012 ja sen myötä uuden keskustakampuksen kirjaston toiminnan aloittaminen syksyllä 2012. Samanaikaisesti Helsingissä pidetään laaja kansainvälinen IFLA (The International Federation of Library Associations and Institutions) kongressi, mikä vaatii kirjastolta suurta työpanosta edellä mainitun lisäksi. Nämä seikat huomioon ottaen Solmu-hanke on päättynyt keskustakampuksen kirjaston toiminnan ja sen seuraamisen kannalta hyvin epäedulliseen aikaan. Tämä tarkoittaa sitä, että tästä eteenpäin kirjaston tulee enenevässä määrin toimia itsenäisesti, ilman aktiivista tukea solmutyöskentelyn kehittämisessä. Hankkeen seurantavaiheen aikana kävi kuitenkin ilmi, että kirjastolla on halu ja pyrkimys sitoutua keskustakampuksella uuden solmumaisen työtavan käyttöönottoon. Keskustakampuksen kirjaston varsinaiset kehittämisistunnot päättyivät marraskuussa 2010, jonka jälkeen toiminnan kehittymistä seurattiin kahdessa seurantaistunnossa 13.5.2011 ja 4.11.2011. Kirjaston edustajat kertoivat yhteistyön jatkuneen pilottitutkimusryhmien kanssa, mutta vähemmän aktiivisesti kuin kehittämisistuntojen aikana. Käytännön toimiin liittyen raportoitiin, että kognitiotieteen tutkimusryhmässä yksi tutkija on käyttänyt aktiivisesti kehitettyä huoneentaulua ja kokenut sen hyödylliseksi. Hän myös katsoi, että kyseistä tutkimusdataohjetta voisi levittää laajemminkin. Varmuustallennuksen osalta kognitiotieteen ryhmä katsoi, että ongelman ratkaisemiseksi tarvittaisiin toimijoita laajemmalti kuten esim. laitostasoiselta ja useamman yksikön yhteenliittymältä. Suomen kielen ryhmän kanssa yhteistyö on jatkunut tiiviinä. Hankkeeseen osallistumisen myötä e-kirjatilaukset olivat lisääntyneet ja kirjasto- ja FeedNavigator-esittelyt tulivat uutena muotona toimintaan. Yhteistyö viestintäoikeuden ryhmän kanssa oli virittänyt tiedekunnan kehittelemään yhteistyössä kirjaston kanssa jatko-opiskelijoiden tiedonhankintakoulutusta. Oikeus muuttuvassa maailmassa tutkijakoululle on suunniteltu räätälöityä tutkijapalvelupakettia. Sukupuolentutkimuksen ryhmän kanssa kirjastolla on ollut useita epämuodollisia tapaamisia ja työn alla on myös koulutuksen järjestämistä. Seurantajakson aikana syntyi myös uusia ituja solmutyöskentelyn leviämiseen. Kirjastolaiset kokeilivat solmutyöskentelyssä oppimaansa lähestymistapaa professori Jussi Pakkasvirran vetämän tutkimusryhmän kanssa. Tutkimusryhmä POLITOUR (Policies and Practicies of Tourism Industry A Comparative and Interdisciplinary Study on Central America) toimii valtiotieteellisessä tiedekunnassa. Seurantaistunnoissa nousi esiin, että Solmu-hankkeeseen osallistuneet kirjastoammattilaiset olivat omaksuneet solmutyöskentelylle tyypillisen työtavan. Päivittäisten rutiinien lisäksi he ovat oppineet ratkaisemaan ongelmia solmutyöskentelyn avulla. Esimerkkinä tästä ovat bibliometriikkaan, pro gradu -töihin sekä Kaisa-talon pelisääntöihin liittyvät haasteet ja ponnistelut niiden ratkaisemiseksi. Lisäksi on suunniteltu markkinointiponnistuksia uusien tutkijapalveluiden tunnetuksi tekemiseksi ja uuden kirjastorakennuksen esittelemiseksi. 11
4. Suositukset kirjastolle Keskustakampuksen kirjasto on ottanut hyvin vastaan solmumaisen työtavan ja sen tuomat mahdollisuudet uudenlaiseen työnorganisointiin ja työnjakoon. Erityisen vahvasti on noussut esiin, että se haluaa järjestää palvelujaan nimenomaan asiakkaiden tarpeita vastaaviksi ja asiakkaiden tarpeista käsin. Kirjasto haluaa myös näyttäytyä tietynlaisen palvelutoimintakulttuurin edelläkävijänä yliopistolla. Toiminnan ja palvelujen kehittäminen on tärkeää, koska yliopisto odottaa uudelta kirjasto-organisaatiolta myös tuloksia isojen investointipanosten vastineeksi. Solmumaisen työtavan käyttö on kuitenkin vielä luomisvaiheessa, joten sen laaja-alainen käyttöönotto ja levittäminen vaativat keskustakampuksen kirjastolta määrätietoista työotetta ja johdon tukea. Lisähaasteen tähän tuo se seikka, että kaikissa neljässä kampuskirjastossa ei ole vielä paneuduttu solmutyöskentelymalliin. Solmutyöskentely kirjastossa -hankkeen vastuullinen tutkimusryhmä esittää kirjastotoimelle kaksi projektin aikana esiin noussutta keskeistä suositusta koskien kaikkia neljää kampuskirjastoa. Kolmas suositus nousi esiin ns. sivutuotteena projektin kuluessa ja se liittyy keskustakampuksen kirjaston tila-asioihin. Nämä suositukset ovat: 1. Solmutyöskentelymallin sitouttaminen koko kirjasto-organisaatioon 2. Kirjaston työnjako ja resurssitarve solmutyöskentelyn toteuttamiseksi 3. Tutkijatilojen määrittely uudessa Kaisa-talon kirjastossa Solmutyöskentely mallin sitouttaminen koko kirjasto-organisaatioon Tutkimusryhmä suosittelee solmutyöskentelyn ja sitä mahdollistavan organisaatiomallin sitouttamista kaikkiin Helsingin yliopiston kampuskirjastoihin. Ensimmäisenä konkreettisena toimenpiteenä kirjasto-organisaation tulisi markkinoina Solmu-mallia koko henkilöstölle kaikilla kampuskirjastoilla. Keskustakampuksen kirjaston tehtäväksi on jäänyt suunnitella kaksivaiheinen seminaari, joka todennäköisesti järjestettäisiin vuoden 2012 aikana. Seminaarin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on esitellä Solmu-hanketta muille kampuskirjastoille sekä kirjaston laajennetulle johtoryhmälle. Toisen vaiheen kohderyhmänä on koko kirjasto-organisaation henkilökunta kaikissa neljässä kampuskirjastossa. Solmutyöskentelymallin sitouttamisen toinen konkreettinen toimenpide on jatkorahoituksen haku Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskukselta Tekesiltä vuosille 2013 ja 2014. Tulevaisuuden tuki kohdistunee kolmelle alueelle: solmutyöskentelymallin levittäminen tutkimusryhmiin, solmutyöskentelymallin levittäminen kaikkiin kampuskirjastoihin sekä solmutyöskentelymallin levittäminen keskustakampuksen kirjaston sisällä. Kirjastoa tukevan kehittämistyön lisäksi suunnitteilla olevalla projektilla on tutkimuksellinen ulottuvuus. Solmutyöskentely kirjastossa -projektin myötä yhdeksi kiinnostavaksi tutkimuskohteeksi nousi kirjastotyön asiakkuus ja asiakkuuden muutos. 12
Kirjaston työnjako ja resurssitarve solmutyöskentelyn toteuttamiseksi Viikin ja keskustakampuksen kirjastoissa vuosina 2009-2011 toteutettujen pilottien tulosten pohjalta esitetään apuväline kirjaston tutkijapalvelujen resurssitarpeen arvioimiseksi. Arvioinnin apuvälinettä voidaan käyttää, kun tavoitteena on rekrytoida uusia tutkimusryhmiä mukaan keskustakampuksen kirjaston solmumaisten tutkijapalvelujen piiriin. Tässä esitetty laskukaava nojautuu pilottien raporttitietoihin yhteiskehittelyistuntojen lukumääristä, kestosta ja osallistujamääristä sekä kehittelyn vaiheistuksesta. Vaihemalli uuden tutkijaryhmän mukaan ottamisesta pohjautuu muutoslaboratorion vaiheisiin. Keskustakampuksella on n. 60 tutkimusryhmää, jotka ovat kirjautuneet tutkimusryhminä yliopiston TUHAT-järjestelmään. Lähtökohtaisesti voidaan olettaa, että suuri osa tutkimusryhmistä on halukkaita aloittamaan uudentyyppisen yhteistyön kirjaston kanssa saadakseen tarvitsemaansa palvelua. Yhden uuden tutkimusryhmän ottaminen mukaan yhteiskehittelyyn ja sen kautta palveluiden muokkaamiseen ryhmän tarpeiden pohjalta edellyttää keskimäärin yhden työviikon/ryhmä. Tämä koostuu kolmen kirjastohenkilön työpanoksesta eli 2 tuntia x 3 istuntoa, joka on yhteensä 18 tuntia. Lisäksi on huomioitava yhtä iso panos ns. välikehittelyyn ja alkukartoitukseen, joka tarkoittaa siis 18 lisätuntia. Yhteensä tarvitaan siis 36 tunnin työpanos, joka vastaa yhtä kokonaista työviikkoa. Mikäli halutaan aivan uusi palvelu, yhteiskehittelyyn tarvitaan enemmän aikaa. Toisaalta kaikki ryhmät eivät ehkä halua mukaan, jolloin tarve tasoittuu ajan käytön suhteen. Yhden uuden tutkijaryhmän mukaan ottaminen kuukaudessa vie siten viikon työpanoksen kirjastolta. Jotta työ voitaisiin suorittaa järkevissä puitteissa suuren tutkijaryhmämäärän kannalta, on tarpeen osoittaa tähän tehtävään ylimääräistä työvoimaa yhden henkilötyövuoden verran vuodessa. Tutkijaryhmien aikatauluhaasteiden takia yhteiskehittely jaksotetaan vähintään kahdelle viikolle. Käytännössä kirjaston olisi mahdollista ottaa käsittelyyn kaksi ryhmää kuukaudessa. Tämä tarkoittaisi vuoden aikana 22 tutkijaryhmän käsittelyä ja yhtä henkilötyövuotta kirjastolta resurssina. Mikäli solmutyöskentelyyn otetaan mukaan esitetyt 60 tutkimusryhmää, ensimmäiseen palvelukierrokseen menisi aikaa noin 2,5 3 vuotta. Suosittelemme keskustakampuksen tutkimusryhmien rekrytoimista tutkijapalveluiden piiriin soveltaen edellä esitettyä kaavaa (viikko/ryhmä). Palvelutarjonnan pohjana tulee olla kehittämisistunnoissa kehitetty palvelutarjotin, jota muokataan tutkimusryhmien tarpeiden pohjalta. Tämä edellyttää aktiivista markkinointia ja markkinointisuunnitelman työstämistä. Markkinoinnissa tulee ottaa huomioon Solmu-hankkeen tieteelliset tuotokset kuten työn alla olevat väitöskirjat sekä tieteelliset artikkelit. Palvelujensa markkinoinnin lisäksi kirjaston tulisi paneutua tutkimusryhmän käsitteen määrittelemiseen sekä kehittää työvälinettä tutkimusryhmien kartoittamiseksi. Tähän liittyy myös kysymys TUHAT-tutkimustietojärjestelmän kehittämisestä sisältämään tietoa, jota voi hakea tutkimusryhmätasolla. Tällöin TUHAT palvelisi tarkoituksenmukaisesti myös kirjaston asiakastietokantana. 13
Tutkijatilojen määrittely uudessa Kaisa-talon kirjastossa Helsingin yliopistoa niin kuin muitakin Suomen yliopistoja voidaan pitää edelläkävijöinä tietotekniikan palveluiden kehittäjänä ja tarjoajana. Yliopiston kirjasto on keskittynyt digitaalisten oppimisympäristöjen kehittämiseen, mutta haasteita on vielä jäljellä tutkijaryhmien palveluiden kehittämisessä mm. digitaalisen neuvottelu- ja työkulttuurin tarpeisiin. Solmu-tutkimusryhmä esitti hankkeen ohjausryhmälle, että uuden Kaisa-talon kirjaston seitsemännen kerrokseen suunnitteilla oleva tutkijoiden tarpeisiin liittyvä tila tarvitsee oman houkuttimensa, jotta sen potentiaaliset käyttäjät ottaisivat sen omakseen. Osalle keskustakampuksen tutkijoistahan siirtyminen omista laitoskirjastoista keskitettyyn palveluun on suuri. Uusi kirjasto on saattanut jo leimautua lähinnä opiskelijoiden kirjastoksi lukuisine kirjarivistökerroksineen. Esimerkiksi oppimiskeskus Aleksandriahan on nimenomaan mielletty opiskelijapalveluksi. Keskustakampuksen kirjasto voisi kehitellä uudentyyppisen tutkijoiden tukikerroksen, joka kokoaisi yhteen kaikki tutkijoiden tarvitsemat palvelut: uusimmat tekniset ja digitaaliset yhteysvälineet ja tilan sekä niiden edellyttämän tietotuen uusimpia tieteellisiä lehtiä unohtamatta. Tässä yhteydessä voidaan viitata Meilahden kampuksen digitaaliseen leikkaussaliin, jossa opiskelijoilla on mahdollisuus suorittaa lääketieteellisiä toimenpiteitä digitaalisessa ympäristössä. Tämän lisäksi heille on kirjastossa tarjolla Lux Humana eli humanistinen tieto- ja kaunokirjakokoelma, joka tarjoaa materiaalia niin opetuksen ja vuorovaikutuksen kehittämiseen kuin oman työn näkökulmien laajentamiseen asiakastyössä. Tutkijaryhmille tarjotuissa tiloissa tutkijat voisivat nopeasti tavoittaa sekä kotimaassa että ulkomailla olevat kollegansa yhteisen kehittelyn äärelle. Tarkoituksenmukaisten välineiden tarjoaminen tutkijoille yhdessä paikassa kampuksen kirjastossa mahdollistaa keskittymisen olennaiseen ilman siirtymistä fyysisesti paikasta toiseen. Lisäksi uudet välineet sovellettuina uusiin työtapoihin, kuten solmutyöskentelyyn kansainvälisessä tutkijayhteisössä, mahdollistavat uusien innovaatioiden syntymisen. Keskustakampuksen kirjaston resursseja, työnjakoa ja toimenkuvia suunniteltaessa olisi erittäin tärkeää panostaa myös tutkijoiden tietotekniseen tukeen. Kirjasto voisi kehitellä solmutyön avulla uudenlaista tukipalvelua tietotuesta tutkijaryhmille. Verkkoaikakautena neuvonta verkossa on luontevaa, mutta ihmiskontaktiakin tarvitaan erityisesti silloin kun lanseerataan uusien välineiden käyttöä ja kun on kyse sukupolvista, jotka eivät ole diginatiiveja. Keskustakampuksen kirjasto suhtautui Solmu-tutkimusryhmän tiloihin liittyvään esitykseen varauksellisesti, joskin osin myönteisesti. 5. Tulosten levittäminen Vuoden 2011 aikana hanketta ja sen tuloksia on esitelty paitsi kirjaston omassa lehdessä myös kansainvälisissä alan konferensseissa. Vuonna 2011 julkaistiin väliraportti keskustakampuksen kehittämishankkeen varsinaisten istuntojen tulosten pohjalta. Hankkeesta on julkaisuprosessissa seuraavat julkaisut: Towards knotworking in Academic Libraries, QQML 2010 Proceedings book Knotworking in Academic Libraries: two case studies from the University of Helsinki, Liber Quarterly e-journal 14
Tämän lisäksi on työn alla sekä tieteellisiä että yleistajuisia julkaisuja: Artikkeli kirjaston Juhlakirjaan Knotworking in the library: findings and challenges from a longitudinal interventionist study in the Helsinki University Library. Artikkeli kansainväliseen vertaisarvioituun kirjastoalan lehteen; esittelee yleisellä tasolla Solmutyöskentely kirjastossa -hanketta Rantavuori, Engeström & Kerosuo, abstrakti hyväksytty lehden Vocations and Learning: Studies in Professional and Vocational Education erikoisnumeroon "Workplace Learning". Sisäänjättö talvella 2012, artikkeli julkaistaan vuonna 2013 Elokuussa 2012 järjestetään Helsingissä IFLA:n (International Federation of Library Associations) kongressi (World Library and Information Congress). Yrjö Engeström esiintyy kongressissa plenary -puhujana. Suunnitteilla on myös hankkeen esittely IFLA:ssa teemaryhmässä Continuing Professional Development and Workplace Learning Section (Kaatrakoski ja Rantavuori). Juhana Rantavuori on jättänyt Solmu-hankkeeseen liittyvän abstraktin konferenssiin: International Conference on Organizational Learning, Knowledge and Capabilities, OLKC 2012 Valencia, Espanja. Heli Kaatrakoski on lähdössä keväällä 2012 kahden viikon tutkijavaihtoon Pietarin valtiolliseen yliopistoon. Ohjelmassa on mm. muutoslaboratoriomenetelmän sekä Solmutyöskentely kirjastossa - hankkeen esittely. Tämän lisäksi tutkimusryhmälle on esitetty puhujapyyntö Biblioteca Baltican vuosikokoukseen Tallinnassa lokakuussa 2012. Tutkimusryhmä on lupautunut lähettämään yhden osallistujan tilaisuuteen. Yliopiston kirjastotoimelle on erityisen tärkeää, että myös kirjastotyötä tutkitaan ja tutkimuksen tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Solmu-hankkeen kaltaiset tutkimusprojektit edellyttävät kuitenkin pitkää aikajännettä ja siten myös pitkää sitoutumista jo ennen kattavien tulosten näkymistä. Tämä lisää osaltaan kirjaston haasteita tilanteessa, jossa uusi organisaatiorakenne ja uusi toimitila mittavina investointeina oikeuttavat yliopiston johdon odottamaan kirjastolta tehokkuutta ja uusia palveluita. 15